Kundgørelse om forskrifter for Det centrale Pasregister

Bilag 1

Dataindholdet i Det centrale Pasregister

Registeret indeholder oplysninger om pas (nationalitetspas, rejsedokumenter for flygtninge, fællespas og fremmedpas) udstedt af danske myndigheder her i landet og i udlandet indtil 2 år efter passets udløbsdato eller senest 2 år efter pasindehaverens død. Oplysninger om udløbne pas, der er efterlyst som stjålne eller bortkomne, slettes senest 2 år efter pasindehaverens død og ellers først, når det af politiet skønnes hensigtsmæssigt.

Oplysninger om det enkelte pas

1. Pasnummer.

2. Paskategori.

3. Udstedelsesdato.

4. Udløbsdato.

5. Udstedende paskontor.

6. Anmærkninger, der er relevante for pasudstedelsen.

7. Salgsdato. Her registreres den dato, hvor bogføringen forekommer.

8. Markering for gebyrfrit pas.

9. Pasnummer for provisorisk pas.

10. Udstedelsesdato for provisorisk pas.

11. Udløbsdato for provisorisk pas.

12. Dato for aflevering af provisorisk pas.

13. Tidspunkt for mistet pas (periode).

14. Myndighed, som har indberettet et pas som mistet.

15. Dato for tilvejekomst af mistet pas.

16. Børn, der er optaget i passet (navne og personnumre).

17. Dato for afleveret/makuleret pas.

18. Rekvireringskode.

19. Statuskode (viser om et pas er under produktion, afsendt fra afdeling D, sat i bero

el. lign.).

20. Journalnummer, som har relation til selve passet.

21. Bemærkninger (f.eks. i forbindelse med et mistet pas).

Oplysninger om pasindehaverens person

22. Højde.

23. Adresseoplysninger i det omfang disse ikke fremgår af CPR-registeret.

24. Navn kan opdateres, hvis personen ønsker at bruge et adresseringsnavn, der er forskelligt fra indexnavnet.

Oplysninger om pasindehaverens personnummer, navn, fødselsregistreringssted, statsborgerskab og evt. dødsfald overføres maskinelt fra Politiets Indexregister.

Oplysninger om adresse overføres maskinelt fra Det centrale Personregister.

Kapitel 1

Registerets navn og formål

§ 1. Registerets navn er Det centrale Pasregister.

Stk. 2. Rigspolitichefen er registeransvarlig myndighed.

Bilag 2

Bilag 2 er ikke offentligt tilgængeligt.

Kapitel 2

Registerets indhold, anvendelse og sletning

§ 2. Registerets formål er, at

registrere oplysninger om pas (nationalitetspas, rejsedokumenter for flygtninge, fællespas og fremmedpas) udstedt af danske myndigheder her i landet og i udlandet,

danne uddata til brug for politiets pasproduktion,

tjene som grundlag for politiets efterforskningsmæssige virksomhed,

afgive bestilling på pas-stamkort,

udskrive statistiske oplysninger,

give meddelelse til Kongeriget Danmarks Hypotekbank og Finansforvaltning til brug i forbindelse med inddrivelse af restance hos personer, der formodes at opholde sig i udlandet.

Bilag 3

Oplysninger, der kan videregives til Kongeriget Danmarks Hypotekbank og Finansforvaltning

1. Pasnummer.

2. Udstedelsesdato.

3. Udløbsdato.

4. Udstedende paskontor (kode).

Kapitel 3

Sikkerhedsforanstaltninger

§ 3. Registeret føres på CSC Computer Management.

Kapitel 4

Øvrige sikkerhedsforanstaltninger

§ 4. Registeret indeholder oplysninger om personer, for hvem der er udstedt pas af danske myndigheder.

Kapitel 5

Registrerede personers adgang til oplysninger om sig selv

§ 5. I registeret optages de oplysninger, der er nævnt i bilag 1 til forskrifterne.

Kapitel 6

Videregivelse af oplysninger til private m.v.

§ 6. Indberetninger til registeret af oplysninger om udstedte pas eller ændringer i pas sker fra politiet og fra de danske diplomatiske og konsulære repræsentationer i udlandet.

Kapitel 7

Videregivelse af oplysninger til forskningsbrug

§ 7. Indberetning til registeret fra politiet skal ske ved brug af dataskærmterminal.

Stk. 2. Indberetning fra de danske diplomatiske og konsulære repræsentationer i udlandet skal ske skriftligt.

Kapitel 8

Videregivelse af oplysninger til offentlige myndigheder

§ 8. I forbindelse med indberetninger og forespørgsler til pasregisteret foretages der opslag i Indexregisteret, jf. de herfor fastsatte forskrifter.

Stk. 2. Fra Det centrale Personregister kan der overføres adresseoplysninger og oplysninger om dødsfald.

Stk. 3. I forbindelse med forespørgsler og opdateringer i registeret må der ske samkøring med Det centrale Kriminalregister med henblik på at give de i bilag 2 (udeladt) nævnte oplysninger. Bilag 2 er ikke offentligt tilgængeligt.

Kapitel 9

Straf og ikrafttræden

§ 9. Ved indsættelse af oplysninger i registeret via dataskærmterminaler foretages maskinel kontrol af, at indsættelsen kun sker med personkoder, der er godkendt hertil. Rigspolitichefen fastsætter, hvilke personkoder der skal have adgang til at indsætte oplysninger i registeret.

§ 10. Der skal udføres kontrol til sikring af, at der ikke registreres urigtige eller vildledende oplysninger, eller oplysninger som ikke har hjemmel i nærværende forskrifter. Oplysninger, som viser sig urigtige eller vildledende eller uden hjemmel i nærværende forskrifter, skal snarest muligt berigtiges eller slettes.

§ 11. Registeret skal ajourføres løbende med de modtagne oplysninger.

§ 12. Databehandlingen må kun bestå i ajourføring af de oplysninger, der findes i registeret, jf. § 5, samt bearbejdning af disse oplysninger med henblik på frembringelse af de i § 14 nævnte uddata. Registeret kan dog også tjene som grundlag for politiets efterforskningsmæssige virksomhed.

§ 13. Oplysninger i registeret skal slettes 2 år efter passets udløb eller senest 2 år efter pasindehaverens død.

Stk. 2. Oplysninger om pas, der er efterlyst som stjålne eller bortkomne, slettes senest 2 år efter pasindehaverens død og ellers først, når det af politiet skønnes hensigtsmæssigt.

§ 14. Fra registeret må kun udskrives skærmprint, fuldstændige udskrifter, statistiske oplysninger samt uddata, der tjener til brug for politiets efterforskningsmæssige virksomhed.

Stk. 2. Oplysninger til brug for Kongeriget Danmarks Hypotekbank og Finansforvaltning dannes ved elektronisk at sammenholde registerets identifikationsnumre og de personnumre, der fra Hypotekbanken modtages elektronisk eller på edb-læsbart medie.

Stk. 3. Den i stk. 2 nævnte sammenholdelse må kun ske i henhold til registerets driftsplan.

Stk. 4. Uddata, der dannes i medfør af stk. 2 kan overføres til diskette eller andet edb-læsbart medie med henblik på videregivelse efter reglerne i kapitel 9.

§ 15. Fra registeret kan der maskinelt overføres oplysninger til Politiets Indexregister.

Stk. 2. Fra registeret kan der ved filoverførsel tilføres Politiets register for Pas- og Kørekortproduktion de data, der er nødvendige for politiets produktion af pas.

Stk. 3. Til registeret kan der fra Politiets register for Pas- og Kørekortproduktion ved filoverførsel tilbageføres oplysninger om produktionsstatus vedrørende pas.

§ 16. Det centrale Pasregister opbevares på CSC Computer Management.

§ 17. Udskrivning af data finder sted på CSC Computer Management eller hos Rigspolitichefen.

§ 18. Rigspolitichefen har i "Sikkerhedshåndbog for politiet: Politiet og Edb-sikkerhed" fastsat nærmere regler om sikkerhedsforanstaltninger til uddybning af de regler, som er fastsat i disse forskrifter. Reglerne omfatter navnlig en beskrivelse af den fysiske sikkerhed, tilrettelæggelse af sikkerhedsarbejdet (sikkerhedsorganisation), adgangskontrolordning med hensyn til lokaler, hvori der opstilles terminaler, samt bestemmelser om tilsynet med overholdelse af de fastsatte regler og angivelse af, hvem der autoriseres til indsættelse og sletning af oplysninger i registeret samt til at rette forespørgsler til registeret.

Stk. 2. Rigspolitichefen er navnlig ansvarlig for iværksættelsen af og tilsynet med sikkerhedsforanstaltningerne i Rigspolitichefens afdelinger.

Stk. 3. Politimesteren (Politidirektøren i København) er ansvarlig for iværksættelsen af og tilsynet med sikkerhedsforanstaltningerne i den enkelte politikreds.

Stk. 4. Den i stk. 1 nævnte sikkerhedshåndbog for politiet er ikke offentlig tilgængelig.

§ 19. Kun de i politiet ansatte, for hvem det er nødvendigt at betjene terminaler i forbindelse med udførelsen af deres arbejdsopgave, skal have adgang til at rette forespørgsler til pasregisteret.

Stk. 2. Registreringer af oplysninger i pasregisteret må kun foretages af de i politiet ansatte, som efter en særlig uddannelse er godkendt hertil af den efter § 18, stk. 2 og 3, ansvarlige.

Stk. 3. Sletning af allerede registrerede data i pasregisteret må kun foretages af ansatte i Rigspolitichefens afdelinger, som særlig er godkendt hertil.

§ 20. Ansatte, der autoriseres til at betjene terminaler, skal tildeles en personlig autorisationskode med et tilhørende personligt og fortroligt kendeord.

Stk. 2. Autorisationskoden og det personlige og fortrolige kendeord skal anvendes ved enhver åbning af en terminal.

Stk. 3. Autorisationskoden og det personlige og fortrolige kendeord skal anvendes ved ethvert operatørskift.

Stk. 4. I stedet for indtastning af den personlige og fortrolige autorisationskode kan der til hver enkelt af de terminaler, der anvendes til varetagelse af politiets hastende operative opgaver, knyttes mindst én fortrolig autorisationskode, der indtastes ved åbning af terminalen.

Stk. 5. De i stk. 4 nævnte autorisationskoder må kun anvendes af ansatte, som er autoriseret til at udføre de funktioner, der knyttes til varetagelse af politiets hastende operative opgaver.

Stk. 6. Kun de i stk. 1 og 5 nævnte ansatte må have kendskab til autorisationskoderne for de terminaler, de skal betjene.

Stk. 7. Alle autorisationskoder skal begrænse brugerens adgang til registeret til de funktioner, der er tjenstlig behov for.

Stk. 8. Sletning af allerede registrerede data i registeret må kun foretages af ansatte i Rigspolitichefens afdelinger, som er godkendt hertil.

§ 21. Der skal mindst én gang om måneden udskrives en benyttelsesstatistik for hver enkelt autorisationskode. Statistikken skal angive, hvilke transaktioner der er blevet benyttet eller har været forsøgt benyttet fra den pågældende kode, og antallet af gange dette er sket.

Stk. 2. Benyttelsesstatistikken skal adresseres til Rigspolitichefen eller en medarbejder, der er bemyndiget til at modtage statistikken.

§ 22. Der skal foretages registrering (logning) af alle uautoriserede adgangsforsøg. Når der er registreret et nærmere fastsat antal adgangsforsøg fra samme personkode inden for en nærmere angiven periode, skal dette udskrives, og der skal foretages umiddelbar kontrol.

Stk. 2. Efter et nærmere fastsat antal uautoriserede adgangsforsøg med samme autorisationskode, inddrages koden, der først kan genudleveres, når der er foretaget umiddelbar kontrol.

§ 23. Der skal foretages registrering (logning) af alle forespørgsler, registreringer og korrektioner af registrerede oplysninger. Registreringen skal mindst indeholde oplysninger om tidspunkt, personkode, transaktionstype og angivelse af den person, oplysningerne vedrører.

Stk. 2. CSC Computer Management skal efter anmodning fremsende udskrift heraf til Rigspolitichefen.

Stk. 3. Den i stk. 1 nævnte registrering (log) skal opbevares i 1 år, hvorefter den slettes.

§ 24. Det til autorisationskoden knyttede kendeord skal indtastes ikke læsbart for skærmterminaler. Når en terminal forlades, skal der træffes sådanne foranstaltninger (log off), at fornyet opkald vil kræve indtastning af kendeord (log on).

Stk. 2. Rigspolitichefen kan foranledige udskiftning af kendeord. Kendeord skal udskiftes mindst én gang om året.

Stk. 3. Udskiftning af kendeord, der er knyttet til den personlige autorisationskode, foretages af den autoriserede person.

§ 25. Udskrifter, der indeholder oplysninger, som kan henføres til bestemte personer, må kun anvendes og opbevares hos politiet efter reglerne i § 26, medmindre udskrifterne udgør en del af en konkret sag i forvaltningen om enkelte registrerede personer.

§ 26. Udskrifterne skal opbevares aflåst, når de ikke benyttes.

Stk. 2. Selvstændige udskrifter må opbevares i 5 år, hvorefter de skal tilintetgøres.

§ 27. CSC Computer Management skal iagttage de sikkerhedsforanstaltninger, der er anført i "Sikkerhedsforskrift for CSC Computer Management".

§ 28. Udskrivning fra registeret, der ikke sker gennem anvendelse af edb-systemets terminaldel, skal ske ifølge en driftsplan. Denne skal angive tidspunkter for aflevering af inddatamateriale, kørselsdag og aflevering af uddatamateriale fra CSC Computer Management. Driftsplanen fastsættes af CSC Computer Management og sendes til Rigspolitichefen.

Stk. 2. Udskrivning, der ikke sker i henhold til driftsplanen, må kun ske efter skriftlig anmodning fra en af Rigspolitichefen bemyndiget person. CSC Computer Management skal gøres bekendt med, hvem der er berettiget til at rekvirere udskrivning.

Stk. 3. I undtagelsestilfælde kan anmodning som nævnt i stk. 2 fremsættes telefonisk. Forinden udskrivning og fremsendelse til politiet iværksættes, skal CSC Computer Management foretage kontrolopringning til en af de i stk. 2 nævnte personer. CSC Computer Management skal påse, at skriftlig anmodning, som nævnt i stk. 2 er CSC Computer Management i hænde senest 3 hverdage efter, at telefonisk anmodning er fremsat.

Stk. 4. CSC Computer Management skal adressere forsendelser til de personer, der i medfør af stk. 2 er berettiget til at rekvirere udskrifter.

§ 29. Fremsætter en registreret person begæring herom, skal Rigspolitichefen snarest muligt give den registrerede meddelelse om de oplysninger, der er registreret om ham.

Stk. 2. Udlevering af oplysninger kan kun finde sted, når vedkommende har legitimeret sig behørigt, eller når der på anden måde er skabt sikkerhed for, at den, der fremsætter begæringen, er identisk med den person, oplysningerne vedrører. Fremsættes begæringen af en anden end den registrerede, skal den registeransvarlige myndighed sikre sig, at den pågældende er berettiget til at handle på den registreredes vegne.

Stk. 3. Meddelelser i henhold til stk. 1 skal på forlangende ske skriftligt.

Stk. 4. En registreret person, der har fået meddelelse efter stk. 1, har ikke krav på ny meddelelse før 6 måneder efter sidste meddelelse, medmindre han kan godtgøre en særlig interesse heri.

§ 30. Rigspolitichefens beslutning med hensyn til meddelelse af oplysninger efter § 29 kan indbringes for Registertilsynet. Tilsynets afgørelse kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed.

§ 31. Oplysninger fra pasregisteret må, bortset fra reglerne i kapitel 5, ikke videregives til private personer eller virksomheder m.v., medmindre dette følger af §§ 32 og 33.

§ 32. Oplysninger må videregives, såfremt den registrerede eller den, der handler på hans vegne, har meddelt samtykke hertil.

Stk. 2. Samtykke skal meddeles skriftligt, og skal indeholde oplysninger om

hvilke typer oplysninger, der må videregives,

hvem oplysningerne må videregives til, og

hvorledes oplysningerne må anvendes af den angivne modtager.

Stk. 3. Samtykke bortfalder senest efter 1 års forløb.

§ 33. Til brug i konkrete retsforhold kan Rigspolitichefen på begæring videregive enkeltstående oplysninger til private personer og virksomheder, som kan godtgøre at have en retlig interesse i at få de pågældende oplysninger, som klart overstiger hensynet til hemmeligholdelse. Dette gælder dog ikke oplysninger, om hvilke der ved lov er fastsat særlige tavshedsforskrifter.

§ 34. Oplysninger kan af Rigspolitichefen videregives til brug ved konkrete forskningsprojekter på nærmere fastsatte vilkår.

§ 35. Oplysninger, der kan henføres til bestemte personer, må kun videregives til andre offentlige myndigheder i det omfang, som er fastsat i §§ 36 og 37, samt hvor de pågældende myndigheder i henhold til lov har adgang til at få oplysningerne.

§ 36. Oplysninger kan videregives til

Justitsministeriet.

Anklagemyndigheden.

Udlændingestyrelsen.

Folketingets ombudsmand.

Udenrigsministeriet.

De danske diplomatiske og konsulære repræsentationer i udlandet.

Toldvæsnet.

Statsskattedirektoratet til ligningsbrug.

Kongeriget Danmarks Hypotekbank og Finansforvaltning til brug i forbindelse med bankens restanceinddrivelse hos personer, der formodes at opholde sig i udlandet. Arten af oplysninger fremgår af bilag 3.

Udenlandsk politi, anklagemyndighed eller domstole i de nordiske lande eller i lande, der er medlemmer af Europarådet, til brug for offentlige straffesager i udlandet.

Stk. 2. Rigspolitichefen kan videregive oplysninger til udenlandsk politi, anklagemyndighed og domstole i lande, der ikke er medlemmer af Europarådet, til brug for offentlige straffesager i udlandet, såfremt det i det enkelte tilfælde ikke skønnes betænkeligt.

Stk. 3. Rigspolitichefen kan give oplysninger til udenlandsk politi eller udlændingemyndigheder til brug for paskontrol og udlændingekontrol i øvrigt, såfremt det i det enkelte tilfælde ikke skønnes betænkeligt.

§ 37. Til brug i konkrete retsforhold må der videregives enkeltstående oplysninger til andre offentlige myndigheder, der kan godtgøre at have en retlig interesse i at få de pågældende oplysninger, der klart overstiger hensynet til oplysningernes hemmeligholdelse. Dette gælder dog ikke oplysninger, om hvilke der ved lov er fastsat særlige tavshedsforskrifter.

§ 38. De i registeret indeholdte oplysninger danner grundlag for maskinelt udskrevne statistiske oplysninger.

§ 39. Overtrædelse af § 27 og § 28 straffes med bøde, medmindre højere straf er forskyldt efter lovgivningen i øvrigt.

§ 40. Forskrifterne træder i kraft den 9. august 1998.

Kundgørelse IX nr. 6 af 25. marts 1987 ophæves.

Rigspolitichefen, den 17. februar 1999

Boye

/Peter Carpentier

Kundgørelse om forskrifter for Det centrale Pasregister

I henhold til § 4, stk. 2, og § 29, stk. 2, i Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 654 af 20. september 1991 af lov om offentlige myndigheders registre fastsættes