Kundgørelse om forskrifter for Politiets Index-register

Bilag 1

De registre som Index-registeret indeholder personoplysninger fra.

1. Det Centrale Kriminalregister.

2. Det Centrale Kørekortregister.

3. Det Centrale Pasregister.

4. Politiets Våben- og Jagttegnsregister.

5. Det Centrale Rettighedsregister

6. Centralregisteret for Motorkøretøjer.

Kapitel 1

Registerets navn og formål m.v.

§ 1. Registerets navn er Politiets Index-register.

Stk.2. Rigspolitichefen er registeransvarlig myndighed.

Bilag 2

Registerets indhold, datatyper.

Udover tekniske markeringer for i hvilke(t) register, der er registreret oplysninger om personen, registreres følgende oplysninger

Navneoplysninger

Nationalitet

Fødedato (CPR-nr.) og fødested

Erhvervsregisternummer (SE-nr.)

Adresseoplysninger

Identitet Benyttet falsk af uidentificeret person.

Kapitel 2

Registerets indhold, anvendelse og sletning

§ 2. Registerets formål er på en teknisk og økonomisk hensigtsmæssig måde at opbevare de fælles personoplysninger, der vedrører de i bilag 1 nævnte registre samt at give en henvisning til de registre, i hvilke der findes yderligere oplysninger om en bestemt person.

Kapitel 3

Sikkerhedsforanstaltninger

§ 3. Registeret føres på CSC Computer Management A/S.

Kapitel 4

Øvrige sikkerhedsforanstaltninger

§ 4. Registeret må kun indeholde oplysninger om personer, om hvem der er registreret oplysninger i et eller flere af de i bilag 1 nævnte registre.

Stk.2. Registeret må kun indeholde de typer oplysninger, der er anført i bilag 2.

Kapitel 5

Registrerede personers adgang til oplysninger om sig selv, samt videregivelse af oplysninger

§ 5. Indberetning til registeret sker i overensstemmelse med de regler, der er fastsat herfor i forskrifterne for de i bilag 1 nævnte registre.

Kapitel 6

Straf og ikrafttræden

§ 6. I forbindelse med indberetninger og forespørgsler må registeret samkøres med Det centrale Personregister (CPR) og Told- og Skattestyrelsens stamregister over erhvervsdrivende (SE) med henblik på udskrivning af navne- og adresseoplysninger på terminaler og udskrifter.

Stk.2. Fra Det centrale Personregister (CPR) og Told- og Skattestyrelsens stamregister over erhvervsdrivende (SE) må der maskinelt overføres navneoplysninger samt oplysninger om eventuel døds- eller ophørsdato.

Stk.3. Fra de i bilag 1 nævnte registre må der maskinelt overføres oplysninger om, at der findes oplysninger om en given person i det pågældende register.

§ 7. Ved indsættelse af oplysninger i registeret foretages maskinel kontrol af, at indsættelsen sker fra terminaler og af personer, der er godkendt til indsættelse af oplysninger. Rigspolitichefen fastsætter hvilke terminaler og hvilke personer, der skal have adgang til indsættelse af oplysninger i registeret.

Stk.2. Der skal i øvrigt føres fornøden kontrol til sikring af, at der ikke sker registreringer, som er urigtige eller vildledende, eller som ikke har hjemmel i nærværende forskrifter. Oplysninger, der viser sig urigtige eller vildledende, skal snarest mulig berigtiges eller slettes.

§ 8. Ved indberetning af nye oplysninger til Index-registeret skal der foretages ajourføring af tidligere registrerede oplysninger.

§ 9. Sletning af oplysninger i Index-registeret skal ske i overensstemmelse med de bestemmelser om sletning, der er fastsat i forskrifterne for de i bilag 1 nævnte registre. Oplysninger om personer, om hvem der ikke længere er registreret oplysninger i et af de i bilag 1 nævnte registre, skal samtidig slettes.

Stk.2. Når det indberettes, at en registreret person er død, slettes den pågældende af registeret senest 2 år efter den pågældendes død.

§ 10. Fra registeret må kun udskrives oplysninger i forbindelse med de udskrifter eller skærmprint, der i henhold til forskrifterne for de i bilag 1 nævnte registre kan udskrives.

§ 11. Index-registeret opbevares på CSC Computer Management A/S.

§ 12. Rigspolitichefen har i "Sikkerhedshåndbogen for politiet: Politiet og Edb-sikkerhed fastsat nærmere regler om sikkerhedsforanstaltninger til uddybning af de regler, som er fastsat i disse forskrifter. Reglerne omfatter navnlig en beskrivelse af den fysiske sikkerhed, tilrettelæggelse af sikkerhedsarbejdet (sikkerhedsorganisation), adgangskontrolordning med hensyn til lokaler, hvori der er opstillet terminaler, samt bestemmelser om tilsynet med overholdelse af de fastsatte regler og angivelser af, hvem der autoriseres til indsættelse og sletning af oplysninger i og rette forespørgsler til registeret.

Stk.2. Direktøren for Kriminalforsorgen har på tilsvarende måde i "Sikkerhedshåndbog for Kriminalforsorgen: Kriminalforsorgen og Edb-sikkerhed" fastsat regler for direktoratet og Kriminalforsorgens anstalter.

Stk.3. Rigspolitichefen er ansvarlig for iværksættelsen af og tilsyn med sikkerhedsforanstaltningerne i Rigspolitichefens enkelte afdelinger.

Stk.4. Politimesteren (Politidirektøren i København) er ansvarlig for iværksættelsen af og tilsynet med sikkerhedsforanstaltningerne i den enkelte politikreds.

Stk.5. Chefen for Told- og Skattestyrelsen, direktøren for Færdselsstyrelsen, Generalauditøren, Rigsadvokaten og statsadvokaterne i de respektive statsadvokaturer skal fastsætte nærmere regler om sikkerhedsforanstaltninger til uddybning af de regler, der er fastsat i kapitel 3 - 5. Sikkerhedsforanstaltningerne skal navnlig indeholde en beskrivelse af den fysiske sikkerhed, tilrettelæggelsen af sikkerhedsarbejdet, adgangskontrolordning med hensyn til de lokaler, hvor der er opstillet terminaler, bestemmelser om tilsynet med overholdelse af de fastsatte regler og angivelse af, hvem der må autoriseres til at rette forespørgsel til systemet. De pågældende er ansvarlige for iværksættelse af tilsynet med myndighedens sikkerhedsforanstaltninger. Reglerne om sikkerhedsforanstaltningerne skal indsendes til Registertilsynet.

Stk.6. De i stk. 1 og 2 nævnte sikkerhedshåndbøger for politiet og Direktoratet for Kriminalforsorgen er ikke offentligt tilgængelige.

§ 13. Kun de i politiet ansatte, for hvem det er nødvendigt at betjene terminaler i forbindelse med udførelsen af deres arbejdsopgaver, skal have adgang til at rette forespørgsler til Index-registeret og indsætte oplysninger heri.

Stk.2. Kun ansatte i Told- og Skattestyrelsen, Færdselsstyrelsen, auditørembederne, Direktoratet for Kriminalforsorgen og i Kriminalforsorgens anstalter, i rigsadvokaturen og de enkelte statsadvokaturer, der af chefen for Told- og Skattestyrelsen, direktøren i Færdselsstyrelsen, Generalauditøren, direktøren for Kriminalforsorgen, Rigsadvokaten eller statsadvokaterne i de respektive statsadvokaturer autoriseres hertil, må i forbindelse med udførelsen af deres arbejde have adgang til at rette forespørgsler i Index-registeret. Autorisation må kun gives til ansatte, for hvem det er nødvendigt at benytte terminalerne i forbindelse med udførelsen af deres arbejde, og den enkelte person må ikke autoriseres til anvendelse, som denne ikke har behov for.

§ 14. Ansatte, der autoriseres til at betjene terminaler, skal tildeles en personlig autorisationskode med et tilhørende fortroligt kendeord.

Stk.2. Autorisationskoden og det fortrolige kendeord skal anvendes ved enhver åbning af en terminal.

Stk.3. Autorisationskoden og det fortrolige kendeord skal anvendes ved ethvert operatørskift.

Stk.4. I stedet for indtastning af den personlige og fortrolige autorisationskode kan der til terminaler, der anvendes til varetagelse af politiets hastende operative opgaver, til hver enkelt terminal knyttes mindst én fortrolig autorisationskode, der indtastes ved åbning af terminalen.

Stk.5. De i stk. 4 nævnte autorisationskoder må kun anvendes af ansatte, som er autoriseret til at udføre de funktioner, der knytter sig til varetagelse af politiets hastende operative opgaver.

Stk.6. Kun de i stk. 1 og 5 nævnte ansatte må have kendskab til autorisationskoderne for de terminaler, de skal betjene.

Stk.7. Alle autorisationskoder skal begrænse brugerens adgang til registeret til de funktioner, der er tjenstlig behov for.

Stk.8. Sletning af allerede registrerede data i registeret må kun foretages af ansatte i Rigspolitichefens afdelinger, som er godkendt hertil.

§ 15. Der skal foretages registrering af alle uautoriserede adgangsforsøg. Når der er registreret et nærmere fastsat antal adgangsforsøg inden for en nærmere angiven periode, skal dette udskrives, og der skal foretages umiddelbar kontrol.

Stk.2. Efter et nærmere fastsat antal uautoriserede adgangsforsøg med samme autorisationskode inddrages koden, der først kan genudleveres, når der er foretaget umiddelbar kontrol.

§ 16. Der skal mindst én gang om måneden udskrives en benyttelsesstatistik for hver enkelt autorisationskode. Statistikken skal angive hvilke transaktioner, der er blevet benyttet eller har været forsøgt benyttet fra den pågældende kode, og antallet af gange dette er sket.

Stk.2. Benyttelsesstatistikken skal adresseres til Rigspolitichefen eller til den medarbejder, der en bemyndiget til at modtage statistikken.

§ 17. Der skal foretages registrering (logning) af alle forespørgsler, registreringer og korrektioner af registrerede oplysninger. Registreringen skal mindst indeholde oplysning om tidspunkt, terminal, transaktionstype og angivelse af den person, oplysningerne vedrørte.

Stk.2. CSC Computer Management A/S skal efter anmodning fremsende udskrift heraf til Rigspolitichefen.

Stk.3. Der skal foretages stikprøvevis gennemgang og kontrol af forespørgsler, registreringer af data og sletninger af data i Index-registeret.

Stk.4. Den i stk. 1 nævnte registrering (log) skal opbevares i 1 år, hvorefter den slettes.

§ 18. Det til autorisationskoden knyttede kendeord skal indtastes ikke læsbart for skærmterminaler. Når en terminal forlades, skal der træffes sådanne foranstaltninger (log off), at fornyet opkald vil kræve indtastning af kendeord (log on).

§ 19. Kendeord skal udskiftes efter nærmere fastsatte procedurer, dog mindst én gang årligt.

Stk.2. Rigspolitichefen kan foranledige udskiftning af kendeord.

Stk.3. Udskiftning af kendeord, der er knyttet til den personlige autorisationskode, foretages af den autoriserede person.

§ 20. Udskrifter må kun anvendes og opbevares hos politiet efter reglerne i § 21, medmindre udskrifterne udgør en del af en konkret sag i forvaltningen om enkelte registrerede personer.

§ 21. Udskrifterne skal opbevares aflåst, når de ikke benyttes.

Stk.2. Selvstændige udskrifter må opbevares i 5 år, hvorefter de skal tilintetgøres.

§ 22. CSC Computer Management A/S skal iagttage de sikkerhedsforanstaltninger, der er anført i "Sikkerhedsforskrifter for CSC Computer Management A/S."

§ 23. Udskrivning fra registeret, der ikke sker gennem anvendelse af edb-systemets terminaldel, skal ske ifølge en driftsplan. Denne skal angive tidspunkter for aflevering af inddatamateriale, kørselsdag og aflevering af uddatamateriale fra CSC Computer Management A/S. Driftsplanen fastsættes af CSC Computer Management A/S og sendes til Rigspolitichefen.

Stk.2. Udskrivning, der ikke sker i henhold til driftsplanen, må kun ske efter skriftlig anmodning fra en af rigspolitichefen bemyndiget person. CSC Computer Management A/S skal gøres bekendt med, hvem der er berettiget til at rekvirere udskrivning.

Stk.3. I undtagelsestilfælde kan anmodning som nævnt i stk. 2 fremsættes telefonisk. Forinden udskrivning og fremsendelse til politiet iværksættes, skal CSC Computer Management A/S foretage kontrolopringning til en af de i stk. 2 nævnte personer. CSC Computer Management A/S skal påse, at skriftlig anmodning som nævnt i stk. 2 er CSC Computer Management A/S i hænde senest 3 hverdage efter, at telefonisk anmodning er fremsat.

Stk.4. CSC Computer Management A/S skal adressere forsendelser til en af de personer, der i medfør af stk. 2 er berettiget til at rekvirere udskrifter. Det kan dog i de enkelte forskrifter for de i bilag 1 nævnte registre bestemmes, at visse forsendelser kan sendes direkte til adressaten.

§ 24. En registreret person kan gives meddelelse om de oplysninger, der er i registreret om ham i det omfang, der er adgang hertil i medfør af forskrifterne for de i bilag 1 nævnte registre.

§ 25. Der kan i øvrigt kun videregives oplysninger fra Index-registeret i det omfang, der er adgang hertil i medfør af forskrifterne for de i bilag 1 nævnte registre.

§ 26. Overtrædelse af § 22 jf. "Sikkerhedsforskrifter for CSC Computer Management A/S" og § 23 straffes med bøde, medmindre højere straf er forskyldt efter lovgivningen i øvrigt.

§ 27. Justitsministeriets forskrifter for Politiets Index-register af 17. februar 1984 ophæves.

§ 28. Forskrifterne træder i kraft den 9. maj 1998.

Rigspolitichefen, den 26. august 1998

Boye

/Peter Carpentier

Kundgørelse om forskrifter for Politiets Index-register

I henhold til § 4, stk. 2, §13, stk. 5 og § 29, stk.2 i Justitsministeriets lovbekendtgørelse nr. 654 af 20. september 1991 om offentlige myndigheders registre fastsættes følgende