Cirkulæreskrivelse om retningslinier for godtgørelse i forbindelse med tjenesterejser

Bilag 1

Standardkoncept

Bilag 1

Standardkoncept

Under henvisning til aftale af 8. marts 1999 mellem finansministeriet og hovedorganisationerne om tjenesterejser meddeles De herved bemyndigelse til at benytte eget befordringsmiddel på tjenstlige rejser, således at der ydes Dem godtgørelse i overensstemmelse med aftalens § 15, stk. 2. (høj sats).

Bemyndigelsen omfatter kørsel til tjenesterejser i forbindelse med Deres arbejde som

på

Bemyndigelsen omfatter ikke kørsel i forbindelse med kurser, kørsel til møder, som ikke er et nødvendigt led i tjenestens udførelse (f.eks. ikke-obligatoriske orienteringsmøder eller tilsvarende), kørsel i forbindelse med udstationering eller midlertidig tjeneste ved andet tjenestested og lignende.

Godtgørelse ydes med virkning fra den .

Opmærksomheden henledes på, at offentlige transportmidler i videst muligt omfang skal benyttes på tjenesterejser.

Med venlig hilsen

1. Pgl.

Genpart til

2. direktoratets 1. kontor

3. Løn og Regnskabskontoret + cpr.nr.

Cirkulæreskrivelse om retningslinier for godtgørelse i forbindelse med tjenesterejser

I. Indledning

1. Den 25. marts 1999 udsendte direktoratet en kortfattet orientering om Finansministeriets aftale af 8. marts 1999 med hovedorganisationerne om nye regler på tjenesterejseområdet. Aftalen samt cirkulære om satsregulering blev samtidig udsendt. Baggrunden for ændringerne i tjenesterejseaftalen er særlig, at skattereglerne er ændret således, at en række standardydelser, der hidtil har været skattefri, bliver skattepligtig indkomst pr. 1. april 1999. Der indføres samtidig oplysningspligt til skattemyndighederne for time- og dagpenge, transportgodtgørelse og udokumenteret nattillæg.

Som nævnt i orienteringsbrevet ville direktoratet efter drøftelse med personaleorganisationerne vende tilbage med en mere detailleret information.

2. Nærværende cirkulæreskrivelse, som er blevet til efter drøftelse med personaleorganisationerne, erstatter cirkulæreskrivelse af 23. december 1993. Cirkulæreskrivelsen indeholder dels retningslinier, der svarer til, hvad der allerede er gældende på området, dels justeringer i visse henseender som følge af den nye tjenesterejseaftale. Der er endvidere i cirkulæreskrivelsen optaget reglerne for benyttelse af eget befordringsmiddel til tjenstlig kørsel. Reglerne svarer indholdsmæssigt til cirkulæreskrivelsen af 27. marts 1992, som samtidig bortfalder.

Det bemærkes, at der vil blive mulighed for nærmere vejledning og fortolkning om tjenesterejseaftalens bestemmelser i Finansministeriets personaleadministrative Vejledning (PAV) kap. 23, som er under revision. Ændringerne forventes dog ikke udsendt før hen på sommeren 1999.

Eventuelle spørgsmål om fortolkning af skattereglerne på området skal rettes til de lokale ligningsmyndigheder.

De nærmere regler om afregning af rejse- og befordringsgodtgørelse fremgår af retningslinier udsendt af direktoratets Løn- og Regnskabskontor.

II. Generelt

1. Det er fortsat tjenestestedet, der afgør, hvorledes tjenesterejsen skal tilrettelægges, jfr. tjenesterejseaftalens § 4. Tjenes testedet bør i den forbindelse søge at tilrettelægge rejsen på en sådan måde, at de dermed forbundne merudgifter, herunder medarbejdernes optjening af rejsetid, begrænses mest muligt. Kan en tjenesterejse efter tjenesterejseaftalens § 20 f.eks. lige så hensigtsmæssigt tilrettelægges således, at der kun falder et almindeligt måltidstidspunkt (f.eks. frokost) inden for rejsen frem for 2 (f.eks. frokost og aftensmåltid), bør førstnævnte alternativ som udgangspunkt vælges. Ved tilrettelæggelsen af tjenesterejsen bør der også foretages en rimelighedsvurdering i forhold til den enkelte medarbejders forhold.

2. Beregningen af en tjenesterejses længde (den strækning, for hvilken der kan udbetales transportgodtgørelse) og varighed (det tidsrum, for hvilket der kan udbetales time- og dagpenge) sker som hidtil på baggrund af en fælles og fleksibel regel, jfr. tjenesterejseaftalens § 5. Bestemmelsen i § 5 giver mulighed for, at boligen efter omstændighederne også kan vælges som udgangspunkt for tjenesterejsen.

3. Det følger af aftalens § 9, at medarbejderen kan få refunderet de merudgifter til transport, som tjenesterejsen har medført.

Det er udgangspunktet, at der skal benyttes offentlige befordringsmidler på tjenesterejser, jfr. § 10, stk. 1. Begrundelsen herfor er en forhåndsformodning om, at dette er det billigste.

Der skal ved valg af transportmiddel og rejseklasse lægges vægt på, hvad der i den konkrete situation er det mest hensigtsmæssige og økonomiske, jfr. tjenesterejseaftalens § 11.

4. Tilladelse til at benytte eget befordringsmiddel kan undtagelsesvis gives. Det er herved en forudsætning, at enhver sådan tilladelse gives efter en samlet vurdering, hvorefter det alt taget i betragtning vil være det mest hensigtsmæssige og økonomiske for tjenestestedet at lade medarbejderen benytte eget befordringsmiddel.

Hvis der med en stilling er forbundet regelmæssig kørsel af større omfang og/eller speciel art i egen bil eller på egen motorcykel, kan tjenestestedets leder give medarbejderen en skriftlig tilladelse (bemyndigelse) til kørsel med kørselsgodtgørelse efter aftalens § 15 ”høj sats”.

Skriftlig kørselsbemyndigelse er forbeholdt medarbejdere, der enten forudsættes at stille bil eller motorcykel til rådighed i tjenesten, eller som efter tjenestestedets vurdering kun vanskeligt vil kunne bestride denne, hvis der ikke benyttes eget transportmiddel. Vurderingen skal ikke baseres på en vejledende årlig kørselsmængde (tidligere mindst 5.000 km pr. år), men dette kriterium vil naturligt kunne indgå i vurderingen af, om der er tale om kørsel ”af større omfang”.

Kørselsbemyndigelsen skal være personlig og indeholde en afgrænsning af, hvilke tjenesterejser den omfatter. Tilladelsen kan normalt kun omfatte tjenesterejser i forbindelse med den pågældendes arbejde ved det pågældende tjenestested og kan ikke omfatte f.eks. kørsel i forbindelse med kursusdeltagelse, kørsel til møder, som ikke er et nødvendigt led i tjenestens udførelse (f.eks. ikke-obligatoriske orienteringsmøder eller tilsvarende), kørsel i forbindelse med udstationering eller midlertidig tjeneste ved andet tjenestested og lignende.

Kørsel, som ikke falder inden for bemyndigelsens ordlyd, afregnes efter lav sats under forudsætning af, at tjenestestedet har godkendt, at der anvendes eget befordringsmiddel på tjenesterejsen, jfr. nedenfor. Det kan dog i disse tilfælde også blive aktuelt at gå frem efter reglerne om ”maksimeret km-godtgørelse” efter tjenesterejseaftalens § 10, stk. 3, se nærmere nedenfor.

En kørselstilladelse er kun gældende, så længe den pågældende medarbejder forretter tjeneste i den stilling, der har dannet grundlag for tilladelsen. Hvis medarbejderen får anden tjeneste eller forflyttes til andet tjenestested, skal tilladelsen inddrages.

Hvis en medarbejder efter ændring af tjenesten eller forflyttelse til andet tjenestested fortsat opfylder betingelserne for at få kørselstilladelse, kan ny tilladelse udstedes.

Tilladelser og inddragelse af tilladelser meddeles skriftligt med genpart til direktoratets 1. kontor (standardkoncept vedlægges som bilag 1).

Efter anmodning fra Rigsrevisionen skal der endvidere på hvert enkelt tjenestested forefindes en samling af/oversigt over samtlige kørselstilladelser.

I følgende tilfælde skal spørgsmålet om kørselstilladelser efter aftalens § 15 forelægges direktoratet

a) Ansøgning om kørselstilladelse til vikarer og andre midlertidigt ansatte medarbejdere.

b) Ansøgning om kørselstilladelse til fængselsinspektører, afdelingsledere og pensionsforstandere.

Tjenestestedets leder kan give tilladelse til kørsel på tjenesterejser efter aftalens § 14 (lav sats)

a) til medarbejdere, der ikke har en skriftlig kørselstilladelse, eller hvor tjenesterejsen ikke er omfattet af kørselstilladelsen, og

b) til vikarer og andre midlertidigt ansatte medarbejdere.

Tilladelse kan gives, når det efter en konkret vurdering må antages, at dette er det mest hensigtsmæssige og økonomiske for tjenestestedet.

Tilladelse til kørsel i egen bil eller på egen motorcykel i forbindelse med kursusdeltagelse kan alene gives af Kriminalforsorgens Uddannelsescenter eller direktoratet.

Hvis en medarbejder i forbindelse med en tjenesterejse ønsker at benytte egen bil og samtidig medtager en eller flere kolleger, kan tjenestestedets leder (og i forbindelse med kurser Kriminalforsorgens Uddannelsescenter og Direktoratet for Kriminalforsorgen ) give tilladelse hertil. Den pågældende medarbejder vil i så fald være berettiget til km-godtgørelse efter lav takst samt dækning af eventuelle yderligere udgifter i forbindelse med transporten f.eks. udgifter til bropenge, færgebilletter m.v. efter dokumentation.

Tjenestestedets leder kan give tilladelse til tjenstlig kørsel med knallert eller cykel med godtgørelse efter aftalens § 17.

Ansøgninger om tilladelse til at benytte egen bil eller egen motorcykel ved tjenestekørsel i udlandet og om leje af bil uden fører skal altid forelægges direktoratet.

Det bemærkes, at det også vil kunne følge af overenskomst eller lignende aftale, at en medarbejder er berettiget til kørselsgodtgørelse. F.eks. er således fængsels- og arresthuslæger samt speciallægekonsulenter i staten berettiget til kørselsgodtgørelse med hjemmel i deres respektive overenskomster.

Tjenesterejseaftalen giver som hidtil mulighed for, at tjenestestedets leder kan tillade, at medarbejderen kan benytte egen bil i situationer, hvor offentlige befordringsmidler af økonomiske årsager som udgangspunkt skal anvendes på tjenesterejsen. Hvis tjenestestedet tillader benyttelse af egen bil, udgør kørselsgodtgørelsen maksimalt et beløb svarende til udgiften til billigste offentlige transportmulighed (”maksimeret km-godtgørelse”), jfr. § 10, stk. 3.

5. Efter tjenesterejseaftalens § 20 er udgangspunktet, at der ved tjenesterejser, der ikke er forbundet med overnatning, eller varer mindre end 24 timer, refunderes rimelige udgifter til måltider og lignende mod dokumentation. Reglerne om, at der på visse kortere tjenesterejser ikke er nogen mulighed for at få dækket udgifter, er nu ophævet. Dette betyder bl.a., at der nu med direkte hjemmel i selve tjenesterejseaftalen også kan gives dækning for rimelige merudgifter i forbindelse med kortere ledsagede udgange.

6. Det er tjenestestedet, der skønner, om det har været nødvendigt at afholde måltidsudgifter og i givet fald, hvor store udgifter, der kan refunderes i henhold til aftalens § 20.

Grundlæggende skal følgende betingelser være opfyldt

a) der har været afholdt dokumenterede merudgifter,

b) det har været rimeligt at afholde disse udgifter,

c) merudgiften har størrelsesmæssigt være rimelig,

d) rejsen må ikke have en vis ordinær/daglig karakter.

ad (a) Særaftalerne om faste godtgørelsesbeløb for så vidt angår narkohundeførere og hospitalsvagter udløber med udgangen af juni 1999. Herefter skal kravet om dokumentation iagttages i alle sammenhænge.

ad (b) Finder tjenesterejsen sted inden for medarbejderens almindelige arbejdstid, vil det som udgangspunkt kunne anses for rimeligt, at medarbejderen afholder udgifter til indkøb af sædvanligt frokostmåltid med refusion til følge. Dette gælder dog ikke, såfremt medarbejderen er blevet tilbudt frokost, og indtagelsen heraf naturligt vil kunne passes ind i planen for tjenesterejsen.

Hvis tjenesterejsen strækker sig ud over medarbejderens almindelige/sædvanlig arbejdstid, kan det være aktuelt at yde refusion for afholdte udgifter til sædvanlig morgen- og/eller aftensmåltid. Følgende betingelser skal være opfyldt, for at der kan ydes refusion for sådanne udgifter

· Tjenesterejsen skal påbegyndes før/afsluttes efter et tidspunkt, hvor det efter en almindelig vurdering klart vil være naturligt at indtage morgen-/aftensmåltid. I denne vurdering skal indgå, hvornår tjenesterejsen er begyndt respektive afsluttet.

· Indtagelsen af måltidet skal have været et naturligt led i tjenesterejsen.

ad (c) Merudgifterne i forbindelse med tjenesterejse skal være rimelige. Man skal her tage udgangspunkt i en vurdering, hvori der dels kan indgå størrelsen af det timebeløb medarbejderen kunne få, hvis han var berettiget til timepenge, dels de procentsatser, der gælder for fradrag af enkelte måltider.

Tjenestestedet bør ved vurderingen være opmærksom på, at udgifter afholdt i forbindelse med en tjenesterejse skal ses under et. Dette betyder, at der bør refunderes udgifter ved en tjenesterejse, uanset at enkelte måltidsudgifter klart overstiger de procentsatser, der gælder for fradrag af enkelte måltider, såfremt der er afholdt udgifter i mindre omfang i forbindelse med indtagelse af de øvrige måltider. Der bør endvidere gives en vis margin for en samlet overskridelse af de beløbsmaksima, der gælder for procentsatserne for måltidsudgifter respektive beregningen efter timepengeprincippet. F.eks. vil der kunne ske refusion i forbindelse med en tjenesterejse fra kl. 05.00 til kl. 20.00, hvor der er afholdt udgifter til morgenmad 80 kr., frokost 40 kr. og aftensmad 105 kr. i alt 225 kr. Efter dette eksempel kunne der efter reglerne om procentreduktion i fuldt dagpengebeløb have været afholdt udgifter for 75% ( 15% + 30% + 30%) x 271 kr. = 203,25 kr., mens timepengene kun ville have udgjort ca. 170 kr. Endvidere overstiger såvel udgift til morgen- og aftensmåltid klart de henholdsvis 15% og 30%, der er udgangspunktet for den procentuelle værdi af disse måltider i forhold til det fulde dagpengebeløb.

Medarbejderen kan ved rejser, der i øvrigt berettiger til refusion, altid gå ud fra, at der i hvert fald er dækning for dokumenterede merudgifter svarende til den højeste af følgende beregninger: timepengebeløb for rejsen + 10% eller de enkelte procentuelle måltidsbeløb + 10%. De 10% beregnes som henholdsvis 10% af det fulde timepengebeløb og 10% af værdien af de måltider, medarbejderne måtte være berettiget til, turens varighed taget i betragtning. Dette gælder, uanset om der måtte være blevet tilbudt medarbejderen måltider undervejs, for hvilke der i øvrigt skal ske fradrag. (En tjenesterejse varer f.eks. 10 timer, og medarbejderen får tilbudt frokost undervejs. Den pågældende vil kunne påregne at få dækket dokumenterede merudgifter for 10 x timepenge, forhøjet med 10%, reduceret med fradrag for frokost 81,30 kr.).

Udgifter herudover skal gøres til genstand for en mere nuanceret vurdering. Tjenestestedet har i den forbindelse mulighed for at reducere godtgørelsesbeløbet i forhold til regningens størrelse, dog ikke under det maksimale beløb efter ovenstående beregninger.

ad (d) Udgangspunktet er, at der ved en § 20 rejse ydes refusion for rimeligt afholdte måltidsudgifter m.v. mod dokumentation.

Er det åbenbart, at rejsen sker inden for vedkommende medarbejders almindelige, daglige eller naturlige geografisk/arbejdsbestemte område, er formodningen dog imod, at der kan refunderes eventuelle merudgifter, idet tjenesterejsen har været forudberegnelig for medarbejderen. I denne vurdering kan også indgå spørgsmålet om, hvorvidt rejsen er iværksat akut eller ej.

7. Hvis ikke andet er aftalt før tjenesterejsens begyndelse, refunderes på tjenesterejser til udlandet og Grønland , der er forbundet med overnatning, rimelige merudgifter til de tre hovedmåltider mod dokumentation, jfr. § 22, stk. 1. Der ydes herudover en særlig procentgodtgørelse til dækning af småfornødenheder, jfr. § 22, stk. 2. For så vidt angår vurderingen af ”rimelige merudgifter” gælder de ovenstående principper, herunder 10%-reglen ovenfor i pkt. II 6 ad (c).

III. Udstationering

1. For tydelighedens skyld bemærkes, at udstationering omfatter situationer, hvor der midlertidigt gøres tjeneste på et andet tjenestested med overnatning i en periode, der forudsættes at være mindst 28 dage. Anderledes er de situationer, hvor der midlertidigt gøres tjeneste på et andet tjenestested uden overnatning, d.v.s. med daglige hen- og tilbagerejser.

Kriteriet for, hvorvidt der skal træffes beslutning om udstationering, er, at tjenesten skal indebære en merrejsetid hver vej på 2 timer eller derover. Som hovedregel kræves endvidere, at der skal være mindst 70 km til det midlertidige tjenestested. I andre tilfælde skal tjenesten varetages ved daglige hen- og tilbagerejser. Det bemærkes, at dette kriterium også skal anvendes, når der er tale om tjenesterejser med overnatning i kortere tid end 28 dage.

Efter ibrugtagningen af Storebæltsbroen og – tunnelen samt af hurtigfærger mellem landsdelene vil rejsetiden i en række tilfælde kunne nedbringes væsentligt i forhold til tidligere.

På denne baggrund skal direktoratet anmode tjenestestederne om i nødvendigt omfang at vurdere, hvorvidt de ovennævnte betingelser for udstationering i hvert enkelt tilfælde er opfyldt. Det skal dog fortsat vurderes, hvilken ordning der er billigst for staten. Det er endvidere en forudsætning, at reglerne om hviletid iagttages.

I det omfang udstationerede medarbejdere som følge af de forbedrede trafikforbindelser ikke længere opfylder betingelserne for udstationering, skal udstationeringsvilkåret opsiges med et varsel af 3 måneder. Den pågældende skal efter varslets udløb overgå til tjeneste med daglige hen- og tilbagerejser.

Time- og dagpenge i forbindelse med udstationering i Danmark reduceres med ¼ fra og med den 29. dag, efter at udstationeringen er påbegyndt. Det samme gælder for hoteldispositionsbeløbet og det udokumenterede nattillæg.

*) Ophævet ved brev af 11. januar 2000

Det bemærkes, at det er en forudsætning for at få dækket dokumenterede overnatningsudgifter respektive udokumenteret nattillæg, at Kriminalforsorgen ikke har sørget for passende indkvarterings- og overnatningsmulighed.

2. I forbindelse med midlertidig tjeneste på andet tjenestested, hvor der ikke overnattes, men hvor tjenesten varetages ved daglige hen- og tilbagerejser, henledes opmærksomheden på, at det fremgår af ligningslovens § 9 B, at udgifter til befordring fra sædvanlig bopæl til en arbejdsplads i indtil 60 arbejdsdage inden for de forudgående 24 måneder kan fradrages i den skattepligtige indkomst. Det følger heraf, at befordringsgodtgørelse vil være skattefri i de første 60 arbejdsdage. Herefter henvises medarbejderen enten til de almindelige regler om kørselsfradrag i forbindelse med selvangivelse eller til at vælge fortsat at modtage befordringsgodtgørelse, der så vil være skattepligtig. Told- og Skattestyrelsen har oplyst, at 60-dagesreglen indebærer, at medarbejdere, der pr. 1. april 1999, allerede har foretaget hen- og tilbagerejser i 60 arbejdsdage, ikke længere vil være berettiget til skattefri befordringsgodtgørelse.

Det er direktoratets vurdering, at en vagt, der strækker sig over 2 arbejdsdage f.eks. fra kl. 22.00 til kl. 06.00, regnes som 2 arbejdsdage. Endvidere at der ved tjenesterejser med overnatning kun regnes 2 arbejdsdage med kørsel efter 60-dagesreglen, nemlig kørsel til pågældende tjenestested og den efterfølgende kørsel fra det midlertidige tjenestested. Hen- og tilbagerejse i forbindelse med orlovs- og hjemrejser regnes ikke med ved opgørelsen af de 60 dage, da disse forudsættes gennemført i fritiden. Det er yderligere direktoratets vurdering, at arbejdsdagens længde er uden betydning for 60-dagesreglen. således vil f.eks. en arresthuslæge med en ugentlig kørsel fra bopæl til arresthus, hvor der udføres 1 times tjeneste skulle beregne denne tjeneste som 1 arbejdsdag.

Det er direktoratets vurdering, at kørsel som medarbejdere i KIF foretager i forbindelse med klientbesøg m.v., ikke vil være omfattet af 60-dagesreglen. En afdelingsleders (regelmæssige) kørsel til et lokalkontor kan heller ikke forventes omfattet, hvis kørslen påbegyndes og afsluttes på afdelingskontoret og ikke fra vedkommendes bopæl.

Visse medarbejdere er ansat på et tjenestested, men gør tillige en eller flere dage om ugen tjeneste ved et andet tjenestested, f.eks. har visse fængselslærere også tjeneste i nærliggende arresthuse. Det er direktoratets vurdering, at 60-dagesreglen ikke vil finde anvendelse, hvis de kører fra deres hovedtjenestested, når de skal gøre tjeneste ved det andet tjenestested. Tilsvarende gælder efter direktoratets vurdering, hvor f.eks. en arresthuslæge kører fra sin klinik – og ikke bopæl – til vedkommende arresthus.

Direktoratet skal understrege, at den endelige fortolkning af 60-dagesreglen foretages af de lokale ligningsmyndigheder.

3. Direktoratet kan efter retningslinierne i brev af 29. juli 1992 godkende, at der udbetales indtil halvdelen af den merrejsetid, som optjenes ved hen- og tilbagerejse, når følgende er opfyldt

at merrejsetiden skal have en varighed på 1½ time pr. tjeneste og mindst samlet være på 25 timer pr. måned.

at udstationeringsperioden mindst skal have en varighed på 1 måned og

at det formodes, at merrejsetiden ikke kan afspadseres i den måned, hvor den er optjent eller inden udgangen af den efterfølgende måned.

Merrejsetiden kan udbetales månedsvis af medarbejdernes tjenestested, efter godkendelse af den enkeltes rejseplan og efter godkendelse i direktoratet.

Ved forelæggelse for direktoratet vedlægges tjenestestedets godkendte rejseplan.

Det forudsættes herved, at det er den faktiske optjente rejsetid, der udbetales, og ikke tidligere optjente timer, som er noteret i forbindelse med eksempelvis over- og merarbejde.

4. Der kan efter omstændighederne i udstationeringstilfælde dækkes dokumenterede udgifter til hotelværelse m.v. for samtlige nætter, uanset at den udstationerede på grund af tjenestetilrettelæggelsen ikke har overnattet på logiet enkelte nætter. Det er direktoratets vurdering, at tilsvarende efter omstændighederne også gælder for så vidt angår ydelse af udokumenteret nattillæg.

Vælger medarbejderen at tage et værelse eller lignende skal der enten afleveres kopi af lejekontrakt eller forevises en kvittering udfærdiget af udlejer, på den betalte husleje. Bilaget skal indeholde tydelig navn og adresse på udlejer. Det månedlige lejebeløb kan som udgangspunkt ikke overstige det udokumenterede nattillæg reduceret med ¼ for 1 måned + 10%. Udgifter herudover skal gøres til genstand for en mere nuanceret vurdering. I denne vurdering bør indgå det lokale almindelige prisleje for værelsesudlejning. Tjenestestedet har i den forbindelse mulighed for at reducere godtgørelsesbeløbet i forhold til lejebeløbets størrelse, dog ikke under det maksimale beløb beregnet ud for det reducerede nattillæg + 10%.

5. Ved vurderingen af hvilken medarbejder, der skal udstationeres til midlertidig tjeneste på et andet tjenestested, skal der også lægges vægt på de økonomiske omkostninger herved. Ved valget mellem flere medarbejdere, bør det således vurderes, hvorvidt en udstationering alt andet lige kan klares uden overnatning, dvs. med daglige hen- og tilbagerejser. Det vil således være i strid med tjenesterejsereglerne at administrere efter generelt fastsatte kriterier f.eks. de pågældendes anciennitet uden hensyntagen til omkostningerne ved valget af de pågældende personer.

IV. Udflugter og udgangsledsagelse m.v.

1. På grund af de helt særlige forhold, der gør sig gældende for udflugter (i lokalområdet) med indsatte, er det direktoratets opfattelse, at disse, typisk kortere ture, ikke skal betragtes som tjenesterejser, men som et led i den almindelige udførelse af tjenesten. På denne baggrund findes det hensigtsmæssigt, at udgifter, der er afholdt som et naturligt led i udflugten, til medarbejdernes eventuelle entré- og måltidsudgifter m.v. skal dækkes efter regning og konteres som en almindelig driftsudgift. Før udflugten påbegyndes, bør medarbejderne således aftale, hvilke udgifter, der må forventes at skulle afholdes.

2. Ledsagede udgange anses for tjenesterejser. Dette betyder, at der ikke vil kunne refunderes eventuelle måltidsudgifter, såfremt der er blevet tilbudt måltid på udgangsadressen. Omvendt skal der ikke anlægges en vurdering om, hvorvidt rejser er sket inden for medarbejderens almindelige, daglige eller naturlige geografiske/arbejdsbestemte område. Skal den indsatte som et naturligt led i udgangen indtage et måltid eller lignende på f.eks. en restaurant, vil udgangsledsageren have mulighed for at indkøbe og mod dokumentation få refunderet udgifterne for et tilsvarende måltid, også selvom maksimumbeløb efter pkt. II. 6. herved måtte blive overskredet.

Da indsattes måltidsindtagelse skal være et naturligt led i udgangen, vil der normalt ikke opstå spørgsmål om refusion ved udgangsledsagelse til tøjindkøb, til bistandskontor, retsmøde, lægebehandling eller lignende.

V. Specielt om kurser

1. Kurser arrangeret af Kriminalforsorgens uddannelsescenter

Her gælder de almindelige regler om refusion m.v. i forbindelse med tjenesterejser. Dette medfører bl.a. følgende

Såfremt kursusdeltagelsen ikke indebærer overnatning, fordi kursusforløbet gennemføres med daglige hen- og tilbagerejser, vil der kun kunne refunderes merudgifter efter reglerne i aftalens § 20. Tilbydes der i øvrigt måltider på kurset (f.eks. i forbindelse med enkeltstående temadage), vil medarbejderen som udgangspunkt ikke have merudgifter, der kan dækkes i henhold til aftalens § 20.

Hvis afstanden mellem medarbejderens tjenestested/bopæl og kursusstedet har været så stor, at tjenesterejsens varighed har gjort det påkrævet at indtage måltider på ud- og hjemrejsen, afgøres det efter en konkret vurdering, om der kan ydes dækning efter § 20.

Ved kursusdeltagelse med overnatning skal der efter reglerne i tjenesterejseaftalens § 19, ydes time- og dagpenge reduceret med tilbudte måltider.

Om anvendelse af egen bil i forbindelse med kurser se ovenfor pkt. I 4.

2. Andre kurser.

Der ydes alene refusion af rimelige merudgifter/time- og dagpenge i henhold til tjenesterejseaftalens regler i det omfang, dette fremgår af kursustilladelsen.

VI. Ikrafttræden

Retningslinierne i dette brev træder i kraft straks. Samtidig ophæves

– skrivelse af 25. marts 1999 om aftale om tjenesterejser.

– cirkulæreskrivelse af 23. december 1993 om retningslinier for godtgørelse i forbindelse med tjenesterejser.

– cirkulæreskrivelse af 27. marts 1992 om benyttelse af eget befordringsmiddel til tjenstlig kørsel.

Denne cirkulæreskrivelse vil blive optaget i Kriminalforsorgens administrative Regelsamling.

Direktoratet for Kriminalforsorgen, den 29. juni 1999

Søren Malling Olsen