Skrivelse om bestemmelser om bestemmelser for elektronisk post i forsvaret

Skrivelse om bestemmelser om bestemmelser for elektronisk post i forsvaret

Ref.

a. FKOBST 321-1 Forsvarets Arkivtjeneste.

b. FKOBST 305-1 Dokumenters udformning.

c. E-POST SSRS.

d. FITVEJL4: Installations- og driftsvejledning for Exchange peer server (site-server).

1. Formål

Nærværende bestemmelser har til formål at fastsætte retningslinier for forsvarets myndigheders anvendelse af elektronisk post (e-post).

2. Generelt

Bestemmelserne er gældende for e-post, der udveksles lokalt og internt mellem forsvarets myndigheder på Forsvarets Integrerede lnformatiknetværk (FIIN), samt for e-post, der udveksles over eksterne net.

Bestemmelserne kan suppleres med lokale bestemmelser fastsat af og gældende for den enkelte myndighed.

Bestemmelserne skal ses i sammenhæng med sikkerhedsbestemmelser, bestemmelser for systemadministration og -drift samt brugervejledninger.

X-post systemet, der kan anvendes til forsendelse af materiale, der er klassificeret til og med HEM/NS, er ikke omfattet af nærværende bestemmelser.

3. Definitioner

3.1. E-post typer.

Der skelnes mellem følgende typer e-post

– Lokal e-post: E-post inden for det enkelte lokale netværk (LAN).

– Intern e-post: E-post mellem forsvarets myndigheder på FIIN og de enkelte brugere hos de tilsluttede myndigheder.

– Ekstern e-post: E-post, som udveksles uden for LAN og FIIN miljøet.

3.2. Officiel og uofficiel e-post.

Der skelnes mellem officiel og uofficiel e-post

– Officiel e-post: Dokumenter (e-post med tilknyttede filer), der opfylder en eller flere af følgende betingelser

– Er godkendt og afsendt af en myndighed i eller uden for Forsvarsministeriets område.

– Indgår i en registreret sag.

– Er afsendt af en juridisk person eller enkeltperson og medfører, at en ny sag skal oprettes.

– Uofficiel c-post: Al anden e-post kan betragtes som uofficiel e-post.

Et officielt elektronisk dokument er en elektronisk, adresserbar enhed, der giver mulighed for at integrere information af forskelligt format, f.eks. tekst, data, liniegrafik og rastergrafik (billeder) mv., og som kan produceres, læses, gemmes og kommunikeres som en enhed.

Et officielt elektronisk dokument må ikke indeholde link(s) til andre dokumenter eller datakilder, som har direkte betydning for sagen. Der må ikke lagres lyd eller levende billeder i et dokument.

3.3. Brugergrupper.

Der anvendes følgende brugergrupper i relation til rettigheder

– Myndighedsbrugere: Myndigheds- og kontrolpunktspostkasser.

– Systemadministratorer: Driftspersonel.

– Slutbrugere: Alle øvrige på nettet.

3.4. Sikkerhedsbegreber.

Vedrørende dokumentsikkerhed anvendes følgende primære begreber

– Autenticitet: Sikring af, at dokumentet er afsendt af den, der giver sig ud for afsender.

– Integritet: Sikring af, at dokumentet ikke er ændret undervejs.

– Uafviselighed: Sikring af, at afsender ikke kan afvise at have sendt dokumentet, og modtager ikke kan afvise, at have modtaget det.

– Konfidentialitet: Sikring af, at dokumentet ikke undervejs kan læses af andre end modtageren (brevhemmelighed).

4. E-postsystemer

4.1. Internt og lokalt e-postsystem.

Som internt og lokalt e-postsystem anvendes forsvarets standard e-postsystem (client og server). Dette system er integreret med de øvrige fælles stabsstøttesystemer.

4.2. Eksternt e-postsystem.

Som eksternt e-postsystem anvendes forsvarets standard e-post klientsystem til e-post på Internettet (@-adresser).

5. Sikkerhed

5.1. Sikkerhed for Intern og lokal e-post.

Over FIIN må der kun udveksles e-post, der er klassificeret til og med TIL TJENESTEBRUG (TTJ)/NATO RESTRICTED (NR).

FTR-P materiale må ikke sendes som e-post. E-post må endvidere ikke anvendes til juridisk bindende kontrakter og betalingsanvisninger.

De af e-postsystemet genererede log-filer skal kontinuerligt være tilgængelige 28 dage tilbage. Log-filerne skal som minimum indeholde følgende oplysninger om den enkelte transaktion

– Afsenders og modtagers user-ID.

– Tidspunkt for afsendelse og modtagelse.

– Identifikation af forsendelsen, herunder vedhæftede filer.

Post, der indeholder personhenførbare oplysninger, må ikke opbevares ud over 28 dage i postsystemet (mapper).

Bortkomne, officielle e-postmeddelelser, der er klassificeret TTJ/NR, rapporteres til myndighedens edb-sikkerhedsofficer.

Systemspecifik sikkerhed fremgår af “E-post System-Specific Security Requirement Statement (ref. c.).

5.2. Sikkerhed for ekstern e-post.

E-post på Internettet opfylder ikke forsvarets krav til elektronisk informationssikkerhed.

Der må kun afsendes uofficiel e-post, der ikke er klassificeret, over eksterne net.

E-post på Internettet skal modtages på og afsendes fra en elektronisk arbejdsplads, der ikke er koblet op mod forsvarets net. E-post udtages på f. eks. diskette, som viruscheckes, hvorefter den kan behandles i forsvarets net.

6. Adressering

Samtlige interne e-post adresser i forsvaret er indeholdt i et adressekartotek, der er globalt tilgængeligt. Det indeholder myndigheds- og brugeradresser, der er standardiserede jf. ref. b. Disse standarder skal følges. Kataloget opbygges i takt med myndighedernes tilslutning til FIIN.

Stabsbetegnelse skal anvendes bl.a. som “ALIAS” i e-postsystemet. Stabsbetegnelse anvendes som en “sigende” men kortfattet, entydig identifikation af en bemandingspost, og skal afspejle den organisatoriske placering. En stabsbetegnelse består af versaler og/eller tal uden mellemrum og indledes med et bogstav, f.eks. CHPA, PA4OI. Såfremt en stabsbetegnelse ikke er unik for et MS New Technology (NT)-domæne, skal den suppleres med en myndighedsforkortelse, der efterstilles stabsbetegnelsen.

Nye eller ændrede adresser afleveres til egen myndigheds IT-driftsfunktion. Ved den enkelte myndighed skal der etableres procedurer, der sikrer, at ændringer til adresselisten uopholdeligt meddeles lT-driftsfunktionen.

7. Intern og lokal e-post

7.1. Generelle bestemmelser.

Der skal udvises “god brug” af e-post. Dette indebærer bl.a., at der ikke må sendes meddelelser, som ikke ville blive sendt eller viderebragt, såfremt e-post ikke var til rådighed. Mulighederne for at sende e-post til mange på en gang må ikke misbruges til at rundsende overflødig orientering. Der må kun sendes nødvendig og tjenstlig e-post.

Der skal oprettes en Exchange “myndighedspostkasse” ved de myndigheder, som er tilsluttet FIIN. “Myndighedspostkassen” skal betjenes således, at e-post ekspederes og fordeles mindst 2 gange dgl.

Alle brugere skal med jævne mellemrum og som hovedregel minimum to gange om dagen undersøge, om de har modtaget e-post.

Ved planlagt fravær skal der for den enkelte bruger være udpeget en stedfortræder, som varetager ekspeditionen af post.

Data, hvis filnavn ender på endelsen “EXE”, ”COM”, “BAT”, “DDL”, “OCX”, “VBX” m.fl., må som hovedregel ikke sendes som vedhæftede filer, da disse filer er programfiler og derfor kan iværksætte uønskede funktioner, når modtageren åbner filen. Meget omfangsrige filer, herunder sådanne som indeholder billeder, grafik og lyd i større omfang, må som hovedregel kun udveksles i perioden mellem kI. 1500 og 0800.

Der skal globalt være adgang til at invitere til møder, og der skal lokalt være adgang til at læse i kalenderaftaler og opgaver.

Officielt nedsatte projektgrupper eller tilsvarende kan anmode om oprettelse af en “offentlig mappe” på tværs af de enkelte “sites” ved henvendelse til Forsvarets Informatiktjeneste. Beslutning om anvendelse af “offentlige mapper” inden for de enkelte “sites” træffes lokalt.

Al e-post er skriftlig kommunikation, og skal håndteres i overensstemmelse hermed.

7.2. Procedurer for officiel e-post.

Procedurerne for officiel e-post fremgår dels af nærværende specifikke procedurer for officiel e-post, dels af ref. a. og b. Herudover har Forsvarskommandoen (FKO) udgivet modelprocedurer samt en vejledning for officiel c-post.

Officiel e-post fra myndigheder i forsvaret er kendetegnet ved, at der til det vedhæftede dokument er anvendt godkendte dokumentskabeloner, som indeholder myndighedens officielle brevhoved, registrerings- og adresseringsfelter mv. Dokumentskabelonen skal overholde krav for registrering og bestemmelser for dokumenters udformning (ref. a. og b.).

Officiel e-post må kun anvendes mellem myndigheder, der er tilsluttet FIIN. E-post må således ikke anvendes til at meddele forvaltningsafgørelser til personer.

Officiel e-post må kun udstedes af myndighedens chef eller de, som chefen har bemyndiget hertil (e.b.). Den praktiske forsendelse og journalisering skal varetages af myndighedsbrugere.

Elektroniske dokumenter skal være forsynet med reference og dato samt de sædvanlige oplysninger om underskriveren, jf. ref. b.

Al officiel e-post skal ved afsendelse være journaliseret og skal arkiveres i form af et underskrevet dokument på papirmedie.

Officiel e-post skal sendes til en ”myndighedspostkasse”. Officiel e-post kan supplerende sendes til chef(er) og/eller sagsbehandler(e) som efterretningsadressat(er).

Ved modtagelse af officiel e-post skal dokumentet udskrives, journaliseres og fordeles på papirmedie. Dette skal varetages af myndighedsbrugere.

Der skal ved den enkelte myndighed være etableret procedurer, der sikrer, at officiel e-post bliver læst og behandlet uanset sygdom, ferie eller andet fravær.

Bestemmelserne i dette punkt er gældende, indtil der er implementeret et elektronisk dokumentarkiv og -journalsystem, der i sikkerheds- og anvendelsesmæssig henseende er integreret med forsvarets e-postsystem.

7.3. Procedurer for uofficiel e-post.

Myndighedens officielle brevhoved må ikke anvendes til uofficiel e-post.

Uofficiel e-post kan indgå i sagsbehandlingen. I så fald gælder bestemmelserne for officiel e-post.

Den enkelte bruger har selv ansvaret for katalogisering, arkivering og oprydning af uofficiel e-post. Uofficiel e-post skal slettes af systemadministrator, når stillingsindehaveren afgår fra stillingen.

Papirkurv bør tømmes ved arbejdsdagens ophør.

8. Ekstern e-post

8.1. Generelle bestemmelser.

Der skal ved forsvarets NIV I- og NIV II-myndigheder etableres en ekstern ”myndighedspostkasse”, som betjenes således, at ekstern e-post ekspederes og fordeles internt mindst 2 gange dgl.

8.2. Adressering.

Der skal anvendes officielle e-postadresser, og der skal skrives afsenderoplysninger i selve tekstafsnittet.

Eksterne e-postadresser skal følge de ved ref. d. givne retningslinier. Myndighedens officielle, eksterne e-postadresser skal anføres på myndighedens officielle brevpapir, etc. i lighed med den almindelige postadresse samt tlf.- og faxnummer. Herudover bør evt. e-postadresse for den enkelte stilling fremgå af stillingsindehaverens visitkort.

8.3. Procedurer for officiel e-post.

Ekstern e-post må ikke anvendes til afsendelse af officiel e-post, idet Internettet ikke opfylder de under pkt. 3.4 nævnte krav til dokumentsikkerhed.

9. Ikrafttræden

Nærværende bestemmelser for elektronisk post i forsvaret træder i kraft den 1. december 1999.

Samtidig hermed sættes de som bilag til FKO skr. PS.385.4/ADM/SSS-9416 af 24 APR 1998 vedlagte “Midlertidige administrative bestemmelser for elektronisk post mellem myndigheder i FKO område” ud af kraft.

Forsvarskommandoen, den 31. juli 1999

E.B.

Direktør

Niels M. Clemmensen