Skrivelse om bestemmelse om spiseforholdenes tilrettelæggelse mv. på forsvarets tjenestesteder

Bilag 1

Bilag 1

Oversigt over tjenestesteder, hvor cafeteriavirksomhed er etableret, og de i tilslutning hertil udpegede cafeteriaforvaltende myndigheder

Myndighed med ansvar for cafeteriadrift

Cafeteria, filialcafeteria, mv. etableret i/ved/på

Den Kongelige Livgarde

Garderkasernen Høvelte

Livgardens Kaserne, Gothersgade

Vordingborg Kaserne

Haderslev Kaserne

Viborg Kaserne

Antvorskov Kaserne

Nørre Uttrup Kaserne

Hvorup Kaserne

Almegårds Kaserne

Dragonkasernen

Gardehusarkasernen

Sjælsmark Kaserne

Skive Kaserne

Varde Kaserne

Farum Kaserne

Fredericia kaserner

Tønder Kaserne

Jægersprislejren

Oksbøllejren

Borrislejren

Ringsted Kaserne

Hærens Officersskole

Sønderborg Kaserne

Danske Livregiment

Slesvigske Fodregiment

Prinsens Livregiment

Sjællandske Livregiment

Dronningens Livregiment

Bornholms Værn

Jyske Dragonregiment

Gardehusarregimentet

Kongens Artilleriregiment

Nørrejyske Artilleriregiment

Sønderjyske Artilleriregiment

Ingeniørregimentet

Telegrafregimentet

Jægersprislejren

Oksbøllejren

Borrislejren

Ringsted Kaserne

Hærens Officersskole

Hærens Sergentskole

Ammunitionsarsenalet

Hærens Parkområde

Ammunitionsarsenalet

Hjørring

Brødeskov

Flådestation Frederikshavn

Flådestation Korsør

Marinestation Holmen

Artillerikursus Sjællands Odde

Søværnets Grundskole

Søværnets Sergent- og Reserveofficersskole

Flådestation Frederikshavn

Flådestation Korsør

Marinestation Holmen

Artillerikursus Sjællands Odde

Søværnets Grundskole

Søværnets Sergent- og Reserveofficersskole

Myndighed med ansvar for cafeteriadrift

Cafeteria, filialcafeteria, mv. etableret i/ved/på

Flyvestation Aalborg

Flyvestation Karup

Flyvestation Skrydstrup

Flyvestation Vandel

Flyvestation Værløse

Luftværnsgruppen

Kontrol- og Varslingsgruppen

Flyvestation Aalborg

Flyvestation Karup

Flyvestation Skrydstrup

Flyvestat ion Vandel

Flyvestation Værløse

Flyvestation Skalstrup

Flyvestation Skagen

Flyvestation Torshavn

Flyvevåbnets Specialskole

Flyvevåbnets Specialskole

Flyvematerielkommandoen

Flyvematerielkommandoen

Forsvarets Sanitetsskole

Forsvarets Sanitetsskole

Forsvarsakademiet

Forsvarets Forvaltningsskole

Svanemøllens Kaserne

Høveltegård

Kommandantskabet i Kastellet

Kommandantskabet i Vedbæk

Cafeteriaet i Kastellet

Cafeteriaet i Vedbæk

Bilag 2

Bilag 2

Særlig ansvars- og kompetencefordeling vedrørende FCAF

Ref.: a. FKOBST SUP 560-4, økonomihåndbog for forsvaret, bind 1, kapitel 1, afsnit 5.

b. Samarbejdsaftalen af 6 NOV 1990 indgået mellem Finansministeriet og Statsansattes Kartel, Statstjenestemændenes Centralorganisation II, Akademikernes Centralorganisation og Lærernes Centralorganisation og Overenskomstansattes Centralorganisation.

c. KFF B.4-38, Cirkulære om samarbejdsregler i forsvaret.

I tilslutning til de i ref. a. beskrevne retningslinier for økonomikontrol fastsættes følgende særlige ansvars- og kompetencefordeling imellem organisationens niveauer vedrørende forsvarets cafeteriavirksomhed.

1. Niveau I, FKO.

a. Er ansvarlig for de overordnede funktioner vedrørende forsvarets cafeteriavirksomhed, herunder organisationsudvikling samt fastsættelse af virksomhedsgrundlag og omkostningsstruktur.

b. Fastsætter virksomhedens driftsstruktur, herunder referencerammer imellem organisationens niveauer.

c. Træffer bestemmelse om oprettelse og nedlæggelse af cafeterier.

d. Administrerer reglerne i finansministeriets cirkulære af 6 FEB 1998 om oprettelse og drift af personalekantiner m.v. og træffer herunder bestemmelse om udbud af FCAF virksomhed til en selvstændig entreprenør eller en forening oprettet af personalet.

e. Fastsætter den økonomiske ramme, herunder tilskud i forbindelse med virksomhedens drift.

f. Varetager fællesøkonomibegrebet vedrørende FCAF samlede virksomhed.

– standardkostportionen og andre lignende forplejningsmæssige opgaver og forpligtelser, der er reguleret ved regler, bestemmelser og aftaler mv. på det personeladministrative område.

– forplejningsmæssig støtte og service til hjemmeværnets styrker m.fl.

– forplejningsmæssig støtte og service i form af salg af tilberedte madvarer mv. til statsinstitutioner og andre offentlige myndigheder.

h. Er ansvarlig for FCAF samlede budget og driftsresultat overfor Forsvarsministeriet og bevilgende myndigheder m.fl.

i. Definerer krav til budget, regnskabs- og kontrolsystemer i øvrigt.

j. Er ansvarlig for virksomhedens overholdelse af gældende lovgivning, herunder adkomstgrundlag, afgifter mv.

2. Niveau II, Kommandomyndigheder m.fl.

a. Er overfor FKO ansvarlig for underlagte myndigheders Cafeteriadrift, herunder budgetter og driftsresultater.

b. Varetager de til driftsansvaret hørende styringsfunktioner og fastsætter i nødvendigt omfang supplerende bestemmelser for underlagte myndigheders cafeteriavirksomhed.

c. Er ansvarlig for koordination af cafeteriavirksomheden inden for eget område med tilsvarende virksomhed ved andre niveau II-myndigheder.

d. Er ansvarlig for størst mulig integration af cafeteriavirksomheden i det lokale service- og støttefunktionsområde samt tilpasning til de lokale forhold, herunder underlagte myndigheders opgaver.

e. Fastsætter økonomiske rammer, herunder tilskud i forbindelse med underlagte myndigheders cafeteriadrift inden for fællesøkonomibegrebet.

f. Træffer bestemmelse om antallet af medarbejdere og personelkategorier i det enkelte cafeteria, bortset fra cafeteriabestyrere og -ledere.

g. Træffer bestemmelse om cafeteriavirksomhedens tilrettelæggelse og omfang ved underlagte myndigheder med undtagelse af oprettelse og nedlæggelse af selvstændige cafeterier, jf. den af FKO fastlagte driftsstruktur.

h. Træffer i samarbejde med relevante samarbejdsudvalg bestemmelse om de fornødne retningslinier for afholdelse af enkeltstående arrangementer med forplejningsmæssig indhold.

i. Aflægger budget og regnskab overfor FKO, FIR m.fl. vedrørende underlagte myndigheders cafeteriadrift (cafeteriadriftsområdet).

3. Niveau III, Lokalforvaltende myndigheder.

a. Er overfor respektive kommandomyndigheder m.fl. ansvarlig for den driftsmæssige tilrettelæggelse og gennemførelse af cafeteriavirksomheden, herunder budget og driftsresultat af de cafeterier, der er henført under myndighedens område.

b. Er ansvarlig for størst mulig integration af cafeteriavirksomheden i det lokale service- og støttefunktionsområde samt tilpasning til de lokale forhold, herunder myndighedernes opgaver.

c. Aflægger budget og regnskab overfor respektive kommandomyndigheder m.fl. vedrørende den lokale cafeteriadrift (cafeteriadriftsområdet).

d. Fastsætter inden for de af niveau I og II givne retningslinier

– Cafeteriets åbningstider.

– Varesortiment og serviceniveau.

– Salgspriser med undtagelse af standardkostportionen.

– Cafeteriets aktivitetsniveau, herunder arbejdskraftforbrug.

– Cafeteriavirksomhedens lokale tilrettelæggelse og omfang med undtagelse af oprettelse og nedlæggelse af selvstændige cafeterier.

– Cafeteriavirksomhedens tilpasning til øvrige muligheder for spiseforholds tilrettelæggelse og forplejningsmæssigt samarbejde med andre myndigheder m.fl.

– Tilmeldingsordninger til kastdeltagelse mv.

– Som en del af markedsføringsstrategien, hvorvidt salgsrabatter kan ydes og i hvilket omfang, herunder tilpasning til øvrige leveringsbetingelser for leverancer af varer og tjenesteydelser fra cafeterierne til såvel interne som eksterne kunder og kundegrupper, herunder privat salgsvirksomhed i opholdslokaler.

e. Er ansvarlig for oprettelse af udvalg, jf. ref. b. og c., vedrørende cafeteriavirksomhed.

Bilag 3

Bilag 3

Oversigt over FCAF omkostningsstruktur

CAFETERIADRIFTSOMRÅDET

FFORM.84500 OPG.850

Indtægter

Udgifter

Varesalg

Vareforbrug

Lønudgifter til

a) Indkøb

b) Tilberedning

c) Salg

d) Administration

e) Afrydning

f) Fjernelse af affald

g) Opvask

h) Rengøring

I alt

I alt

- Driftsresultat/Dækningsbidrag 1)

- Løndækning 2)

= Nettoresultat 3)

INSTITUTIONSOMKOSTNINGER

FFORM.84100 OPG.840

FFORM.84110 OPG.840

Lokaler

Køkkenmaskiner og udstyr i øvrigt

Varme

Møbler, gardiner mv.

Vand

Porcelæn, glas, bestik

Lys

Vaske- og opvaskemidler

El og gas

Vedligeholdelse af inventar, udstyr mv.

Noter: 1) Forskellen imellem de totale driftsindtægter og driftsudgifter.

2) Jf. FINM cirkulære af 6 FEB 1998 om oprettelse og drift af personalekantiner mv., jf. § 4 stk. 4. Løndækningen angiver den fastsatte beløbsmæssige forskel imellem indtægts- og udgiftstræk uden at tilsvarende mer- eller mindretræk på andre konti under General Drift er aktuel. Løndækningen bogføres ikke.

3) Nettoresultatet angiver med et plus det beløb, som kan give anledning til et tilsvarende mertræk på andre konti under General Drift, og med et minus på det beløb, som giver anledning til et tilsvarende mindretræk.

Skrivelse om bestemmelse om spiseforholdenes tilrettelæggelse mv. på forsvarets tjenestesteder

Ref.: a. Finansministeriets cirkulære nr. 27 af 6. februar 1998 om oprettelse og drift af personalekantiner m.v.

b. FKOBST SUP 560-4, Økonomihåndbog for forsvaret.

c. Lov nr. 310 af 6.juni 1973 om levnedsmidler m.m., som ændret senest ved lov nr. 407 af 22.maj 1996.

d. Lov om restaurations- og hotelvirksomhed m.v., jf. lov nr. 256 af 6.maj 1993, med de ændringer der følger af lov nr. 371 af 14.juni 1995, lov nr. 377 af 22. maj 1995, lov nr. 386 af 22. maj 1996, lov nr. 232 af 2. april 1997 og lov nr. 350 af 23. maj 1997.

e. FKOVEJL 610-1, Håndbog for Etablissementsforvaltning.

Bilag: 1. Oversigt over tjenestesteder, hvor cafeteriavirksomhed er etableret, og de i tilslutning hertil udpegede cafeteriaforvaltende myndigheder.

2. Særlig ansvars- og kompetencefordeling vedrørende FCAF.

3. Oversigt over FCAF omkostningsstruktur.

Erstatter: FKOBST Ø.613-5, OKT 1995.

Formål

1. Denne bestemmelse fastsætter ansvar og retningslinier for spiseforholdenes tilrettelæggelse mv. på forsvarets tjenestesteder.

Afgrænsning

2. Bestemmelsen omfatter ikke forsvarets kostforplejningsvirksomhed.

Generelt

3. Forsvarets kommandomyndigheder m.fl. har ansvaret for, at spiseforholdenes tilrettelæggelse mv. på tjenestestederne - inden for respektive ansvarsområder - forvaltes i overensstemmelse med retningslinierne i denne bestemmelse.

4. Spiseforholdenes tilrettelæggelse mv. på tjenestestederne omfatter

– Forsvarets cafeteriavirksomhed,

– personalekantine,

– forpagtning,

– spiselokaler,

– privat salgsvirksomhed i opholdslokaler og

– klubvirksomhed.

Den nærmere tilrettelæggelse af spiseforholdene på det enkelte tjenestested drøftes med repræsentanter for det berørte personel, idet tilrettelæggelsen foretages under hensyntagen til bestemmelserne i finansministeriets cirkulære om oprettelse og drift af personalekantiner m.v., jf. ref. a.

Forsvarets cafeteriavirksomhed

5. Der kan etableres cafeteriavirksomhed på tjenestesteder, hvor der er et rimeligt behov for at give personellet samt besøgende m.fl. adgang til at købe tilberedt mad, forfriskninger og kioskvarer, såfremt cafeteriet kan drives økonomisk forsvarligt under hensyn til reglerne i finansministeriets cirkulære om oprettelse og drift af personalekantiner m.v., jf. ref. a.

Der er etableret cafeteriavirksomhed på en række af forsvarets tjenestesteder, jf. bilag 1.

6. Forsvarets cafeteriavirksomhed indgår i det lokale service- og støttefunktionsområde og ansvaret for den lokale drift er en del af myndighedernes helhedsansvar. Virksomheden tilpasses i størst mulig udstrækning til den øvrige lokale virksomhed, herunder arbejds-, øvelses- og uddannelsesaktiviteter samt ydelses- og indkvarteringsforhold mv.

Gennem cafeterierne varetages forsvarets opgaver og forpligtelser med hensyn til bespisning af

– Værnepligtige og konstabelelever.

– Personel, der deltager i uddannelses- og øvelsesvirksomhed i skydelejre, på skoler mv.

– Personel, der anvender forsvarets indkvarteringsfaciliteter mv. i forbindelse med tjenesterejser mv.

– Personel, der berøres af beredskabsforøgelser, mobilisering mv.

Forsvarets arbejdsgiverforpligtelse i henhold til arbejdsmiljøbestemmelserne varetages ligeledes gennem cafeterierne.

7. Forsvarets cafeterier (FCAF) skal i videst mulig omfang - foreneligt med de fastlagte forplejningsmæssige opgaver og forpligtelser - drives efter forretningsmæssige og markedsorienterede principper.

Cafeteriadriften skal være udgiftsneutral efter tildeling af driftstilskud.

8. FCAF særlige ansvars- og kompetencefordeling imellem organisationens niveauer, der er fastsat i tilslutning til ref. b., fremgår af bilag 2.

Veterinærfaglige opgaver i henhold til ref. c. varetages af Forsvarets Sundhedstjeneste.

9. Oprettelse af flere salgssteder i tilknytning til den etablerede cafeteriavirksomhed kan finde sted, såfremt

– den på tjenestestedet værende personelstyrke er af en sådan størrelse, at den ikke med rimelighed kan henvises til benyttelse af de(t) til cafeteriet hørende spiselokale(r), eller

– den geografiske afstand mellem arbejdssted og cafeteriet overstiger, hvad der må anses for rimeligt, eller

– de med salgsstedets drift forbundne lønudgifter ikke overstiger 20% af omsætningen excl. moms på salgsstedet.

Forinden oprettelse eller nedlæggelse af omhandlede salgssteder iværksættes, skal godkendelse indhentes ved respektive kommandomyndighed m.fl.

10. Ved etablering af cafeteriavirksomhed i lokaliteter, hvor salgsvirksomhed finder eller har fundet sted ved en personelgruppes foranstaltning, kan cafeteriavirksomheden overtage (købe) automater mv., der ejes af den pågældende personelgruppe, såfremt der er behov for det pågældende udstyr i forbindelse med cafeteriavirksomheden. Overtagelse må kun finde sted med kommandomyndigheder m.fl. bemyndigelse.

11. Cafeteriavirksomhedens indtægter og udgifter eller omkostninger budgetteres og afholdes jf. ref. b., bind 1, kap. 2.

Oversigt over FCAF omkostningsstruktur fremgår af bilag 3.

12. Ved indkøb af produkter er FCAF bl.a. forpligtet til at anvende aftaler indgået af Hærens Materielkommando.

Ved behov udover de aftalte produkter anvendes aftaler indgået af Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI-aftaler), såfremt leverandørerne er prisbilligst.

13. Dimensionering af FCAF varebeholdninger er et lokalt myndighedsansvar. Dimensioneringen sker ud fra en økonomisk lagerbetragtning på grundlag af bl.a. leveringsforpligtelser, varegruppernes lageromsætningshastighed og likviditet. Der er herudover ikke krav om særlige beredskabslagre.

14. FCAF regnskab aflægges af de lokale myndigheder med ansvar for cafeteriadrift som måneds-, kvartals- og årsregnskab. Ved regnskabsaflæggelsen anvendes PC-CAFREGN. Efter regnskabsperiodens afslutning indsendes regnskabet til respektive kommandomyndighed m.fl.

Kvartalsregnskabet skal være Forsvarskommandoen (FKO) i hænde senest 3 uger efter afslutningen af regnskabsperioden.

Ved beregningen af FCAF lagerværdi anvendes programmet CAFPRIS og lageroptællingslister, samt PC9O og PC-CAFREGN.

For filialudsalg og udsalg betjent af cafeteriapersonel i opholdslokaler for bestemte personelkategorier opstilles særskilt driftsregnskab, således at myndighederne har det fornødne økonomiske grundlag til at vurdere, hvorvidt udsalget lever op til den fastsatte målsætning.

Personalekantiner

15. Personalekantiner kan kun oprettes på tjenestesteder, hvor der ikke er etableret cafeteriavirksomhed, og når der etableres eller er etableret en personaleforening, der i henhold til indgået aftale med FKO vil forestå driften af kantinevirksomheden.

16. Personalekantinen skal betjene

– alle på tjenestestedet tjenstgørende personer,

– personer, der besøger eller har ærinde på tjenestestedet, og

– tjenestestedet i forbindelse med møder, fester og andre sammenkomster af tjenstlig karakter, herunder repræsentation.

17. Der kan ydes tilskud til de med driften af en personalekantine forbundne udgifter, jf. ref. a., § 4, stk. 2-4.

Regnskabsaflæggelse og revision i forbindelse med personalekantinedrift finder sted i henhold til ref. a., § 7, stk. 2-4.

18. Vilkårene for driften af en personalekantine skal være skriftligt fastsat. Den skriftlige aftale skal i hvert enkelt tilfælde afsluttes mellem pågældende personaleforening og respektive kommandomyndighed m.fl., idet FKO accept forinden indhentes.

19. Opmærksomheden skal henledes på, at der i forbindelse med drift af en personalekantine - alt afhængig af art og omfang af salgsvirksomheden - i henhold til ref. d. kan opstå pligt til

– at lade sig momsregistrere,

– at løse næringsbrev og

– at søge alkoholbevilling.

Forpagtning

20. Bortforpagtning af kantinevirksomheden til en selvstændig entreprenør kan kun finde sted, såfremt der ikke er etableret cafeteriavirksomhed på tjenestestedet.

21. En bortforpagtet kantine skal betjene

– alle på tjenestestedet tjenstgørende personer,

– personer, der besøger eller har ærinde på tjenestestedet, og

– tjenestestedet i forbindelse med møder, fester og andre sammenkomster af tjenstlig karakter, herunder repræsentation.

22. Ved bortforpagtning skal vilkårene for kantinedriften fastsættes skriftligt, og den skriftlige forpagtningsaftale skal i hvert enkelt tilfælde afsluttes mellem pågældende entreprenør og respektive kommandomyndighed m.fl., idet FKO accept forinden indhentes.

Spiselokaler

23. Spiselokaler vil altid kunne etableres på tjenestesteder, hvor der ikke forefindes cafeteriavirksomhed eller kantinedrift (personalekantine eller bortforpagtet virksomhed).

Endvidere vil spiselokaler kunne oprettes, såfremt

– den på tjenestestedet værende personelstyrke er af en sådan størrelse, at den ikke med rimelighed kan henvises til benyttelse af de(n) til den etablerede virksomhed eller drift hørende spisefacilitet (er).

– den geografiske afstand mellem arbejdssted og den etablerede virksomhed eller drift overstiger, hvad der må anses for rimeligt.

24. Etablering af spiselokaler skal finde sted uden hensyntagen til personelgruppe-, myndigheds- eller enhedsmæssige forhold, og der må ikke i spiselokaler finde nogen privat salgsvirksomhed sted.

25. Til at forestå den opvask mv., der skal finde sted ved tjenestestedets foranstaltning, kan der anvendes et tidsforbrug pr. deltager pr. uge jf. ref. e., bilag 1 til kap. 6, pkt. 8.

Privat salgsvirksomhed i opholdslokaler

26. Der kan tillades privat salgsvirksomhed i tildelte opholdslokaler, såfremt denne tilrettelægges og drives på en sådan måde, at den ikke virker konkurrerende på anden virksomhed med offentlig støtte (cafeteria, personalekantine eller forpagtet virksomhed).

Chefen for tjenestestedet kan træffe bestemmelse om begrænsning af den private salgsvirksomhed, når tjenstlige hensyn kræver det.

27. Alle varer (minus dessert- og hedvin samt spiritus) til den private salgsvirksomhed skal indkøbes ved den offentligt støttede virksomhed.

Ved alle indkøb skal leverandøren gøres opmærksom på, at leverancer og betaling herfor er forsvaret uvedkommende.

Ved salg af fødevarer i opholdslokaler skal salgsfaciliteterne opfylde de lovmæssige betingelser herfor og være godkendt af de lokale tilsynsmyndigheder.

28. I forbindelse med privat salgsvirksomhed i opholdslokaler - alt afhængig af art og omfang af salgsvirksomheden - kan der i henhold til ref. d. opstå pligt til

– at lade sig momsregistrere,

– at løse næringsbrev og

– at søge alkoholbevilling.

29. Respektive kommandomyndighed m.fl. skal orienteres om ændringer i forbindelse med den private salgsvirksomhed i opholdslokaler.

Klubvirksomhed

30. Respektive personelgrupper kan i fællesskab eller hver for sig meddeles tilladelse til privat klubvirksomhed.

Der kan ikke ydes tilskud til etablering eller drift af sådan virksomhed, og forinden etableringen iværksættes, skal godkendelse i hvert enkelt tilfælde indhentes ved respektive kommandomyndighed m.fl.

31. På tjenestesteder, hvor der er givet tilladelse til etablering af privat klubvirksomhed, kan salg af varer til klubbens medlemmer finde sted i de til klubvirksomheden lejede lokaler. Chefen for tjenestestedet kan træffe bestemmelse om begrænsning af virksomheden, når tjenstlige hensyn kræver det.

32. Indkøb af salgsvarer kan finde sted efter klubvirksomhedens eget valg. Ved indkøb skal leverandøren gøres opmærksom på, at leverancer og betaling herfor er forsvaret uvedkommende.

33. Såfremt tilladelsen til privat klubvirksomhed også omfatter salg af fødevarer, skal produktions- og salgsfaciliteter opfylde de lovmæssige betingelser herfor og være godkendt af de lokale tilsynsmyndigheder.

Eventuelle udgifter til lovliggørelse af nævnte faciliteter er forsvaret uvedkommende.

Sagsbehandlende afdeling

34. Operations- og Driftsstaben, Regnskabssektionen (ODO3) er sagsbehandlende sektion, hvortil henvendelse kan ske.

Forsvarskommandoen, den 31. januar 1999

E.B.

Generalmajor

K.L. Axelsen