Cirkulære om informationssystem for statens ejendomsforvaltning

§ 1. Med henblik på at sikre en effektiv forvaltning af statens ejendomme etableres under By- og Boligministeriet et informationssystem med oplysninger om statens ejendomme - Statens Ejendomsinformationssystem (SE). SE erstatter det hidtidige edb-system til brug for statens ejendomsforvaltning, EJDINFO, og forbedrer ved anvendelse af nyere informationsteknologi mulighederne for indberetning og anvendelse af information om statens ejede, lejede og ubenyttede ejendomme.

Stk. 2. Systemet skal tjene statslige myndigheders ejendomsforvaltning, således at en ejendom, som myndigheden ikke længere finder anvendelse for, snarest kan overdrages til anden statslig myndighed, udlejes eller overføres til Statens Ejendomssalg A/S. Systemet skal tillige tjene til dokumentation af, at en effektiv statslig ejendomsforvaltning finder sted.

§ 2. Dette cirkulære omfatter ejendomme eller dele af ejendomme herunder arealer, bygninger og lokaler, som staten ejer eller lejer. Ejendomme, som overdrages, udlejes eller fremlejes af en styrelse eller institution til en anden styrelse eller institution under samme ministerium, er omfattet af dette cirkulære.

Stk. 2. Uden for cirkulæret falder ejendomme, der tilhører

1) selskaber, hvori staten besidder aktier eller anden kapital,

2) selvejende institutioner, som modtager statstilskud til driften,

3) Folkekirken og

4) Danmarks Radio.

Stk. 3. Særskilte regler for ajourføring vedrørende Forsvars-, Indenrigs- og Justitsministeriets ejendomme, arealer, bygninger og lokaler er aftalt mellem By- og Boligministeriet og de pågældende ministerier.

Stk. 4. Lejemål, der alene omfatter ubebyggede arealer med et samlet areal på mindre end 500 m², er ikke omfattet af cirkulæret.

Stk. 5. Lejemål med et samlet etageareal på mindre end 50 m² eller garageanlæg til en eller to køretøjer er ikke omfattet af cirkulæret.

Stk. 6. Lejemål, der har en varighed på seks måneder og derunder, er ikke omfattet af cirkulæret.

§ 3. For ejendomme ejet af staten foretages ajourføring af oplysninger i SE primært på grundlag af de enkelte statslige myndigheders meddelelse af oplysninger til de respektive registermyndigheder for Bygnings- og Boligregistret, Det fælleskommunale Ejendomsdatasystem, Københavns Kommunes Ejendomsdatasystem og Matrikelregistret i forbindelse med byggesager, matrikulære sager, køb og afhændelse m.v. Derudover kan der foretages ajourføring af oplysninger i SE fra andre ejendomsdataregistre. Med henblik på at sikre denne fremgangsmåde påhviler det institutioner og styrelser nøje at overholde korrekt og rettidig meddelelse til de nævnte registermyndigheder i overensstemmelse med retningslinier fastsat for de enkelte ejendomsdataregistre.

Stk. 2. Øvrige oplysninger vedrørende ejede ejendomme ajourføres i SE ved indberetning fra de statslige myndigheder.

§ 4. For ejendomme eller dele af ejendomme, som staten lejer, påhviler det de pågældende statslige myndigheder at ajourføre SE ved direkte indberetning til systemet af oplysninger om lejemål.

Stk. 2. Har statslig myndighed udlejet ejendom eller del heraf til anden statslig myndighed, påhviler indberetning og ajourføring af lejemålet udlejeren.

Stk. 3. Indberetninger foretages snarest efter indgåelse af ny lejekontrakt, ophør af eksisterende lejemål, ved ændringer i størrelsen af eksisterende lejemåls areal eller pris, ved ændringer i anvendelsen af eksisterende lejemål, ved lejemålets (ejendommens) afhændelse til ny udlejer eller ved andre væsentlige ændringer i de registrerede oplysninger.

§ 5. Så snart en statslig myndighed kan forudse, at ejet eller lejet ejendom må forventes ikke længere at skulle benyttes af hidtidig bruger, skal myndigheden foretage indberetning herom til informationssystemet.

Stk. 2. Er det besluttet, at en ejendom skal benyttes af en anden statslig myndighed, udlejes til tredje part eller sælges, eller at et lejemål skal bringes til ophør, skal der dog ikke ske indberetning til informationssystemet, før den besluttede disposition er gennemført. Gennemføres beslutningen ikke inden for tre måneder efter, at den hidtidige benyttelse er ophørt, skal der ske indberetning til informationssystemet.

Stk. 3. Desuden indberettes ejendomme, hvor hele ejendommen eller en del heraf, er ubenyttet, ved cirkulærets ikrafttræden, jf. dog de i § 2 stk. 4-6 angivne grænser for indberetning af lejemål.

§ 6. En ejendom, der ønskes afhændet, indberettes til systemet.

§ 7. Indberetning af ajourføringsoplysninger foretages til systemet på hjemmesiden www.statsejendomme.dk.

§ 8. Fornyet indberetning skal foretages, når oplysningerne i SE om en registreret ejendoms forhold er væsentligt ændret, eller når der er truffet beslutning om, at en registreret ejendom skal afhændes, udlejes eller ikke længere kan anses for benyttet/ubenyttet i overensstemmelse med de registrerede oplysninger.

Stk. 2. Fornyet indberetning foretages ved indberetning af nye oplysninger til systemet.

Stk. 3. Drejer den fornyede indberetning sig om en del af en registreret ejendom, må dette angives.

§ 9. Forinden en statslig myndighed køber eller lejer ejendom, skal myndigheden i informationssystemet undersøge, om der findes ledig ejendom, som eventuelt kan anvendes til formålet. Er dette tilfældet, foregår videre forhandlinger mellem de berørte parter.

Stk. 2. I aktstykker om køb og salg af fast ejendom, skal resultatet af undersøgelsen i informationssystemet anføres.

§ 10. By- og Boligministeriet er registeransvarlig myndighed for SE. Ministeriet skal i samråd med Samordningsudvalget for den statslige ejendomsforvaltning løbende vurdere behovet for udvikling af informationssystemet.

§ 11. By- og Boligministeriet autoriserer Slots- og Ejendomsstyrelsen som systemadministrator.

Stk. 2. Slots- og Ejendomsstyrelsen administrerer systemet, varetager den daglige drift og bistår systemets brugere med vejledning vedrørende dets anvendelse og betjening.

§ 12. Slots- og Ejendomsstyrelsen forespørger en gang årligt med udgangspunkt i informationssystemets oplysninger samtlige ministerier om status for ejede, lejede og ubenyttede ejendomme. Ministerierne skal attestere, at informationssystemets oplysninger er korrekte.

Stk. 2. Slots- og Ejendomsstyrelsen undersøger systemets oplysninger om ubenyttede ejendomme en gang pr. kvartal. For ubenyttede ejendomme, der i mere end seks måneder i informationssystemet har stået anført som ubenyttet, forespørger Slots- og Ejendomsstyrelsen den statslige myndighed, som står anført som ejer eller lejer, om ejendommen stadig er ubenyttet.

§ 13. En statslig myndighed, som bliver bruger af systemet, skal fastsætte nærmere interne bestemmelser om sikkerhedsforanstaltninger hos myndigheden til uddybning af de regler, der er fastsat i dette cirkulære. Bestemmelserne skal navnlig omfatte organisatoriske forhold og fysisk sikring, herunder sikkerhedsorganisation, administration af adgangskontrolordninger og autorisationsordninger samt kontrol med autorisationer. Der skal endvidere fastsættes instrukser, som fastlægger ansvaret for og beskriver behandling og destruktion af ind- og uddatamateriale samt anvendelse af edb-udstyr. Desuden skal der fastsættes retningslinier for myndighedens tilsyn med overholdelsen af de sikkerhedsforanstaltninger, der er fastsat for myndigheden.

Stk. 2. De interne bestemmelser skal gennemgås mindst en gang hvert år med henblik på at sikre, at de er fyldestgørende og afspejler de faktiske forhold hos myndigheden.

§ 14. Den statslige myndighed skal give den fornødne instruktion til de brugere af SE, som behandler personoplysninger. Brugerne skal herunder gøres bekendt med de regler, der er fastsat i medfør af § 13.

§ 15. På steder, hvor der foretages behandling af personoplysninger, skal der træffes forholdsregler med henblik på at forhindre uvedkommendes adgang til oplysningerne.

§ 16. Hvert ministerium autoriserer en SE-ansvarlig, som dækker hele ministeriets ressort. Den SE-ansvarlige skal autoriseres af en embedsmand, der er den SE-ansvarlige overordnet. Den SE-ansvarlige er ansvarlig for ministeriets organisering i brug af SE.

Stk. 2. Ønsker den SE-ansvarlige at blive oprettet som bruger af SE tildeler Slots- og Ejendomsstyrelsen den SE-ansvarlige et fortroligt brugernavn og kodeord.

Stk. 3. Den SE-ansvarlige har adgang til at indberette og ajourføre oplysninger vedrørende ministeriets egen ejendomsmasse.

Stk. 4. Den SE-ansvarlige har adgang til at rette forespørgsel vedrørende ministeriets egen ejendomsmasse, samt alle ejendomme i systemet, som ønskes udlejet eller solgt. Oplysninger kan endvidere rekvireres efter aftale med Slots- og Ejendomsstyrelsen.

§ 17. Den SE-ansvarlige autoriserer delegeringsberettigede brugere. Den SE-ansvarlige fører en liste over de medarbejdere, som er autoriseret som delegeringsberettigede brugere.

Stk. 2. Slots- og Ejendomsstyrelsen tildeler de delegeringsberettigede brugere et fortroligt brugernavn og kodeord.

Stk. 3. Den delegeringsberettigede bruger har adgang til at indberette, ajourføre og rette forespørgsler til systemet.

Stk. 4. Adgangen til at indberette, ajourføre og rette forespørgsler, jf. stk. 3, omfatter ejendomme, som den delegeringsberettigede brugers administrative enhed ejer og administrerer samt ejendomme, som myndigheder underordnet den delegeringsberettigede brugers administrative enhed ejer og administrerer. Adgangen til at rette forespørgsel, omfatter tillige alle ejendomme i systemet, som ønskes udlejet eller solgt. Oplysninger kan endvidere rekvireres efter aftale med Slots- og Ejendomsstyrelsen.

§ 18. Den delegeringsberettigede bruger autoriserer almindelige brugere. Den delegeringsberettigede bruger eller Slots- og Ejendomsstyrelsen tildeler almindelige brugere fortrolige brugernavne og kodeord. Den delegeringsberettigede bruger fører en liste over de medarbejdere, som er autoriseret som brugere. By- og Boligministeriet skal efter anmodning orienteres om gældende autorisationer.

Stk. 2. Den almindelige bruger har adgang til at indberette, ajourføre og rette forespørgsler til systemet.

Stk. 3. Adgangen til at indberette, ajourføre og rette forespørgsler, jf. stk. 2, omfatter ejendomme, som den almindelige brugers administrative enhed ejer og administrerer samt ejendomme, som myndigheder underordnet den almindelige brugers administrative enhed ejer og administrerer. Adgangen til at rette forespørgsel, omfatter tillige alle ejendomme i systemet, som ønskes udlejet eller solgt. Oplysninger kan endvidere rekvireres efter aftale med Slots- og Ejendomsstyrelsen.

§ 19. Ved indberetning af lejemål og fremlejemål til systemet må brugeren af SE ikke indberette navne på fysiske personer, f.eks. navnet på den fysiske lejer af en tjenestebolig.

§ 20. By- og Boligministeriet kan udtrække oplysninger fra systemet med henblik på besvarelse af spørgsmål fra Folketinget og Rigsrevisionen.

§ 21. Rigsrevisionen har adgang til at rette forespørgsel til systemet.

Stk. 2. Adgangen til at rette forespørgsel omfatter alle ejendomme i systemet.

§ 22. Brugernavn og kodeord skal anvendes ved ethvert operatørskift. Når edb-anlægget forlades, skal SE-skærmbilledet lukkes i browseren, således at fornyet opkald vil kræve indtastning af brugernavn og kodeord.

§ 23. Udskrifter, der indeholder oplysninger, som kan henføres til bestemte personer, må kun anvendes og opbevares hos den statslige myndighed efter reglerne i stk. 2, 3 og 4, medmindre udskriften indgår i en konkret sag hos myndigheden.

Stk. 2. Udskrifter fra SE må kun anvendes af de af myndighedens medarbejdere, der er beskæftiget med ejendomsforvaltning. Medarbejdere i andre dele af forvaltningen hos myndigheden kan dog få adgang til udskrifter, såfremt oplysningerne er af væsentlig betydning for vedkommende forvaltnings virksomhed eller har væsentlig betydning for en afgørelse, som denne del af forvaltningen skal træffe.

Stk. 3. Udskrifter, der indeholder oplysninger, som kan henføres til bestemte personer, skal opbevares sikret mod uvedkommendes adgang.

Stk. 4. Udskrifter må kun opbevares i fem år, hvorefter de skal tilintetgøres.

§ 24. Dette cirkulære træder i kraft den 17. maj 1999.

Stk. 2. Følgende cirkulærer ophæves

1) Bygge- og Boligstyrelsens cirkulære nr. 29 af 27. februar 1990 om det centrale register over statens ubenyttede ejendomme og

2) Boligministeriets cirkulære nr. 6 af 16. januar 1991 om ajourføring af oplysninger registreret i Informations- og Forvaltningssystemet for den statslige ejendomsforvaltning.

Stk. 3. Bestemmelserne i dette cirkulære vedrører ikke ejendomme og lejemål på Færøerne, i Grønland og i udlandet.

By- og Boligministeriet, den 7. maj 1999

P.M.V.

E.B.

Per Smed

/Jørgen Skrubbeltrang

Cirkulære om informationssystem for statens ejendomsforvaltning

(Til samtlige ministerier og styrelser)