Cirkulære om amtsrådenes administration af tilskud til miljøvenlige Jordbrugsforanstaltninger

Kapitel 1 - Tilrettelæggelse af administrationen

Kapitel 1

Tilrettelæggelse af administrationen

§ 1. Amtsrådets opgaver vedrørende administration af tilskud til miljøvenlige jordbrugsforanstaltninger omfatter

1) Afgørelse om meddelelse af tilsagn efter kapitel 17 i bekendtgørelse om tilskud til miljøvenlige jordbrugsforanstaltninger (bekendtgørelsen).

2) Afgørelse om bortfald af tilsagn og tilbagebetaling efter bekendtgørelsens kapitel 20.

3) Afgørelse om udbetaling af tilskud efter bekendtgørelsens kapitel 16.

Stk. 2. Dette cirkulære fastlægger betingelserne for amtsrådets administration af miljøvenlige jordbrugsforanstaltninger. Cirkulæret suppleres af et administrativt tillæg.

Kapitel 2 - Behandling af ansøgninger og gennemførelse af udbetalinger m.v.

Kapitel 2

Behandling af ansøgninger og gennemførelse af udbetalinger m.v.

§ 2. Amtsrådet skal tilrettelægge administrationen således, at behandling af ansøgninger, meddelelse af tilsagn og afgørelse om udbetaling bliver foretaget af en administrativ afdeling, der fungerer separat fra den afdeling, som gennemfører udbetalinger af tilskud. Arbejdsdelingen skal fremgå af en organisationsplan som tilsendes Strukturdirektoratet.

Stk.2. Medarbejdere, som skal være beskæftiget med behandling af ansøgninger, meddelelse af tilsagn, afgørelse om udbetaling og gennemførelse af udbetalinger skal autoriseres af Strukturdirektoratet. Strukturdirektoratets autorisation sker på grundlag af amtsrådets beskrivelse af medarbejdernes stillingsmæssige funktioner og beføjelser, herunder de finansielle grænser for attesteringen af udbetalingen.

Kapitel 3 - Kontrol og afgørelse om tilbagebetaling af tilskud

Kapitel 3

Kontrol og afgørelse om tilbagebetaling af tilskud

§ 3 Behandlingen af ansøgninger om tilskud skal ske ved anvendelse af Strukturdirektoratets sagsbehandlingssystem til miljøvenlige jordbrugsforanstaltninger (MVJ-systemet), eller et tilsvarende system godkendt af Strukturdirektoratet.

Kapitel 4 - Finansielle bestemmelser m.v.

Kapitel 4

Finansielle bestemmelser m.v.

§ 4. Ansøgninger om tilskud skal behandles i overensstemmelse med sagsbehandlerinstrukser, der udstedes af Strukturdirektoratet.

Kapitel 5 - Revision

Kapitel 5

Revision

§ 5. Amtsrådet udbetaler een gang årligt tilskud til ansøgere, som har modtaget tilsagn om tilskud. Får udbetalingens gennemførelse skal det kontrolleres, om forudsætningerne for udbetaling af tilskud er opfyldt, bl.a. gennem indhentelse af en årlig erklæring fra tilsagnsmodtageren, jf. bekendtgørelsens § 70, stk. 3.

Stk. 2 Medarbejdere, som har medvirket ved behandlingen af ansøgninger om tilskud, må ikke medvirke ved udbetalingens gennemførelse.

Stk.3 Beslutningen om udbetalingens gennemførelse skal tiltrædes af en overordnet sagsbehandler, før tilskuddet overføres til den af ansøgeren anviste konto i et pengeinstitut.

Kapitel 6 - Procedure for medfinansiering

Kapitel 6

Procedure for medfinansiering

§ 6. Klager over amtsrådets afgørelser, som ikke umiddelbart kan afgøres af amtsrådet til klagerens fordel, skal videresendes til Strukturdirektoratet. Amtsrådet skal ved videresendelsen fremsætte bemærkninger til klagen samt vedlægge kopi af sagens akter. Amtsrådet skal endvidere underrette parterne i sagen om, at klagen er blevet videresendt til Strukturdirektoratet.

§ 7. Hvis der opstår mistanke om uregelmæssigheder i en sag, skal amtsrådet give oplysninger til Strukturdirektoratet herom, så direktoratet kan vurdere, om sagen skal udtages til kontrol på stedet i henhold til bekendtgørelsens § 101.

§ 8. Amtsrådet afgør på grundlag af egen administrativ kontrol eller Plantedirektoratets rapporter om tilsagnsmodtagernes forhold, om betingelserne for udbetaling af tilskud er opfyldt, om tilsagn skal bortfalde og om tilskud skal tilbagebetales, jf. bekendtgørelsens § 103.

Stk. 2. Amtsrådet sender senest en måned efter udgangen af hvert kvartal en status om behandlingen af kontrolsager til Strukturdirektoratet, jf. bilag 1 i det administrative tillæg.

Stk. 3. Har amtsrådet truffet afgørelse om tilbagebetaling eller bortfald af tilsagn, skal den i stk. 2 omtalte rapport ledsages af en opgørelse, hvor der for hver sag angives,

1) hvilken bestemmelse der er blevet overtrådt,

2) overtrædelsestidspunktet,

3) et eventuelt tilbagebetalingskravs størrelse og

4) en kort sagsfremstilling.

Stk. 4. Amtsrådet skal i sin sagsfremstilling sikre, at Strukturdirektoratet får tilstrækkelige oplysninger til at vurdere, om tilsagnsmodtageren udover tilbagebetaling skal ifalde sanktioner i henhold til bekendtgørelsens § 105 eller både i henhold til bekendtgørelsens §110.

Stk. 5. Hvis fremsatte krav om tilbagebetaling af tilskud ikke opfyldes af tilsagnsmodtageren og kravet ikke kan modregnes i senere udbetalinger af tilskud, skal amtsrådet sende kravet til inddrivelse hos Hypotekbanken.

§ 9. Amtsrådet opretter en særlig konto, hvorfra udbetaling af tilskud skal ske.

Stk. 2 Amtsrådet opretter en særlig konto for tilsagnsmodtageres tilbagebetaling af tilskud.

Stk. 3 Amtsrådet opretter en særlig konto for Strukturdirektoratets overførsel af medfinansiering.

§ 10. Amtsrådet foretager en månedlig afstemning mellem udbetalingsoplysningerne i MVJ-systemet og alle konti, hvor der registreres bevægelser i forbindelse med udbetaling og tilbagebetaling af tilskud.

Stk. 2. Rapport med kopi af relevante bilag om amtsrådets månedlige afstemning sendes til Strukturdirektoratet senest 5 arbejdsdage efter månedens udgang. Hvis der ikke er registreret bevægelser på de i stk. 1 nævnte konti, skal Strukturdirektoratet have skriftlig meddelelse herom.

§ 11 Amtsrådet sender senest den 15. marts, den 15. juni, den 15.september og den 15. december et kvartalsvist udgiftsoverslag til Strukturdirektoratet, jf. bilag 2 i det administrative tillæg.

Stk. 2. Amtsrådet sender senest den 15. maj og den 15. november en statusopgørelse for tilsagnsgivningen pr. 15. april og pr. 15. oktober til Strukturdirektoratet. Opgørelsen udarbejdes i overensstemmelse med bilag 3 i det administrative tillæg.

Stk. 3. Amtsrådet kan aftale med Strukturdirektoratet, at indberetning efter stk. 1 og 2 sker ved Strukturdirektoratets udtræk af oplysninger fra MVJ-systemet.

§ 12 Amtsrådet udarbejder årligt et årsregnskab over udbetalinger og tilbagebetalinger af tilskud med status pr.15. oktober. Regnskabet skal revideres og attesteres i overensstemmelse med § 42 i den kommunale styrelseslov samt de bestemmelser, der er fastsat i medfør af samme lovs § 46. Regnskabet sendes til Strukturdirektoratet senest den 15. november i det pågældende år.

§ 13 Amtsrådet skal til Strukturdirektoratet sende retningslinjer forforretningsgang for og bogføring af udbetalinger af tilskud samt beskrivelser af regnskabssystemer, afstemninger og dokumentation for foretagne rettelser, EDB-systemers data- og driftssikkerhed, ændringer i udbetalingsmetoder og -frekvens.

§ 14. Amtsrådet skal snarest muligt orientere Strukturdirektoratet om væsentlige fejl og uregelmæssigheder, der konstateres i forbindelse med modtagelsen af ansøgninger, sagsbehandling, udbetaling, bogføring, afvikling af EDB-kørsler, kontrol og lignende begivenheder af væsentlig betydning fordriften.

Stk. 2. Amtrådets tvivl om en fejls eller uregelmæssigheds væsentlighed skal afklares ved at rette henvendelse til Strukturdirektoratet.

§ 15. Amtsrådet skal give EU-direktoratet, Intern Revision, adgang til på stedet at gennemgå alle relevante regnskabsmæssige oplysninger, sagsakter, systembeskrivelse, instrukser, eksterne revisionsrapporter m.v. vedrørende amtsrådets administration af miljøvenlige jordbrugsforanstaltninger. Amtsrådet skal på tilsvarende vis give adgang til Strukturdirektoratet, Rigsrevisionen, europakommissionen og Den Europæiske Revisionsret.

§ 16. Amtsrådet kan aftale med Intern Revision i hvilket omfang, arbejde udført af amtets eksterne revisor kan anvendes i forbindelse med Intern Revisions revision af amtets regnskaber udarbejdet i henhold til § 12. Hvis amtets eksterne revisor udfører revisionsopgaver for Intern Revision, har Intern Revision instruktionsbeføjelser over revisoren, som i revisionsspørgsmål også refererer direkte til Intern Revision.

§ 17. Amtsrådet har pligt til at efterleve Intern Revisions henstillinger.

§ 18. Amtsrådet har pligt til løbende at underrette Strukturdirektoratet om ændringer af de i § 2 og § 13 beskrevne forhold, der skønnes at havebetydning for Intern Revisions virksomhed.

§ 19. Oplysninger, som amtsrådet sender til andre revisionsorganer i forbindelse med administrationen af tilskud til miljøvenlige jordbrugsforanstaltninger, skal sendes i kopi til Strukturdirektoratet.

§ 20. Amtsrådet anmelder månedligt til Strukturdirektoratet størrelsen af udgifterne afholdt til tilskud, modtagne tilbagebetalinger og renter.

Stk. 2. Anmeldelsen skal udarbejdes og underskrives af 2 medarbejdere med beføjelse til at gennemføre udbetaling af tilskud, jf. § 2, og skal udarbejdes i henhold til bilag 4 i det administrative tillæg.

§ 21. Strukturdirektoratet udbetaler medfinansiering til den i § 9, stk. 3, nævnte konto.

Stk. 2. Amtsrådet kan anmode Strukturdirektoratet om at beholde 20 pct. Af medfinansieringen for sager, hvor der er sket tilbagebetaling af tilskud, og hvor der er foretaget indberetning i henhold til § 8, stk. 3.

§ 22. Amtsrådet skal inden Strukturdirektoratets udbetaling af medfinansiering medvirke ved direktoratets efterprøvelse af, ombetingelserne og procedurerne for udbetaling af tilskud er overholdt.

Stk. 2. Amtsrådet skal efter Strukturdirektoratets anmodning udlevere alle relevante regnskabsmæssige oplysninger, sagsakter, instrukser m.v., der er nødvendige for gennemførelsen af den i stk.1 nævnte efterprøvelse.

§ 23. Strukturdirektoratet kan tilbageholde medfinansiering indtil amtsrådet udleverer det i § 22, stk. 2 omtalte materiale.

§ 24. Strukturdirektoratet kan beslutte, at medfinansiering ikke skal udbetales, hvis det ved Strukturdirektoratets kontrol konstateres, at

1) bekendtgørelsens betingelser for udbetaling af tilskud ikke er opfyldt, eller

2) cirkulærets krav til sagsbehandlingen ikke er overholdt.

§ 25. Strukturdirektoratet kan tilbageholde medfinansiering, indtil amtsrådet dokumenterer at have efterlevet Intern Revisions henstillinger, jf. §17.

§ 26. Strukturdirektoratet kan beslutte, at amtsrådet skal tilbagebetale medfinansiering, hvis direktoratet, Intern Revision, Rigsrevisionen, Europa-Kommissionens eller Den Europæiske Revisionsret konstaterer, at amtsrådets tilsagn om tilskud til miljøvenlige jordbrugsforanstaltninger ikke opfylder betingelserne for tilskuddets udbetaling.

Strukturdirektoratet, den 18. februar 1998

Søren Skafte

/K. Aavang Jensen

Cirkulære om amtsrådenes administration af tilskud til miljøvenlige Jordbrugsforanstaltninger

Betingelser for administrationen af miljøvenlige jordbrugsforanstaltninger i henhold til Rådets og Europa-Kommissionens forordninger om finansieringen af den fælles landbrugspolitik og miljøvenlige produktionsmetoder i landbruget samt om naturpleje.

(Til samtlige amtsråd)

Med henvisning til § 16, stk. 1 og 3, i lov nr. 479 af 12. juni1996 om støtte til jordbrugets strukturudvikling og til økologisk produktion inden for jordbrug og fiskeri m.v. som ændret senest ved lov nr. 404 af 10.juni 1997 fastsættes