Vejledning om provstiudvalgskasserne

Vejledning om provstiudvalgskasserne

1. Indledning.

Ved lov nr. 420 af 10. juni vedtog Folketinget en række ændringer i lov om folkekirkens økonomi, som blandt andet betyder, at der fra budgetåret 1999 oprettes en provstiudvalgskasse ved hvert provstiudvalg.

Loven indeholder således i §§ 17a-d, § 18 og § 19 en række bestemmelser om provstiudvalgene - herunder om provstiudvalgskassen, jf. ministeriets lovbekendtgørelse nr. 537 af 24. juni 1997.

I vejledning af 4. august 1997 om ændring af lov om folkekirkens økonomi afsnit 5 har ministeriet redegjort nærmere for bestemmelserne i lov om folkekirkens økonomi § 127c, stk. 2-4, § 17d og § 19 vedrørende provstiudvalgskassen.

Lov om folkekirkens økonomi indeholder i § 17d, stk. 4 og stk. 6, bemyndigelser til kirkeministeren om at fastsætte nærmere regler om provstiudvalgskassens regnskab, budget og revision m.v. Disse regler fremgår af Kirkeministeriets bekendtgørelse nr. 211 af 6. april 1998 vedrørende provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision m.v.

I denne vejledning vil ministeriet for en række forhold, som er relevante i forbindelse med den førstkommende budgetlægning for provstiudvalgskasssen og for provstiudvalgenes kompetence i relation til denne kasse.

2. Budgetlægning, aflæggelse af regnskab og revision.

Oprettelsen af provstiudvalgskassen indebærer en række nye arbejdsopgaver for provstiudvalget. Provstiudvalget skal således hvert år udarbejde et budget over provstiudvalgskassens indtægter og udgifter for det kommende regnskabsår, fastsætte ligningsbeløbet til provstiudvalgskassen samt aflægge regnskab for provstiudvalgskassen.

Der er tale om arbejdsopgaver, der påhviler provstiudvalget som sådan, og det er ikke i forbindelse med indførelsen af provstiudvalgskassen fundet nødvendigt, at dele af disse arbejdsopgaver henlægges til en egentlig kassererfunktion.

Oversigt over frister for budgetlægningen.

Fristerne for budgetlægningen for provstiudvalgskassen fremgår af §§ 1-2 i bekendtgørelse nr. 211 af 6. april 1998 om provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision m.v.

Provstiudvalget skal i forbindelse med budgetlægningen være opmærksom på følgende frister

--------------------------------------------------------------------- Inden den 1. juni: Provstiudvalget skal udarbejde et budget for provstiudvalgets indtægter og udgifter for det kommende regnskabsår. --------------------------------------------------------------------- 1. juni til 1. Provstiudvalget er forpligtet til at orientere september: menighedsrådene i kommunen/kommunerne om budgettet for provstiudvalgskassen på budget- samrådet. --------------------------------------------------------------------- Senest den 1. Provstiudvalget fastsætter ligningsbeløbet til september: provstiudvalgskassen og beregner ligningsbeløbets fordeling mellem flere kommuner eller dele af flere kommuner i samme provsti. --------------------------------------------------------------------- Senest den 15. Provstiudvalget giver kommunalbestyrelsen september: meddelelse om ligningsbeløbets størrelse. ---------------------------------------------------------------------

Oversigt over frister for aflæggelse af regnskab og for revisionen af regnskabet.

Fristerne for provstiudvalgets regnskabsaflæggelse og for revisionen af regnskabet fremgår af §§ 3-6 i bekendgørelse nr. 211 af 6. april 1998 om provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision m.v.

Provstiudvalget, revisor og stiftsøvrigheden skal derfor være opmærksomme på følgende frister

--------------------------------------------------------------------- Inden den 1. marts efter Provstiudvalget aflægger regnskab. regnskabsårets udløb: --------------------------------------------------------------------- Inden den 15. marts efter regn- Provstiudvalget sender 1 under- skabsårets udløb: skrevet eksemplar af regnskabet til stiftsøvrigheden og 3 under- skrevne eksemplarer af regnskabet med bilag til revisor. --------------------------------------------------------------------- 15. marts til 1. oktober efter Revisor reviderer regnskabet. regnskabsårets udløb: --------------------------------------------------------------------- Senest den 1. oktober efter regn- Revisor sender 2 eksemplarer af skabsårets udløb: det påtegnede regnskab med revisionsprotokol til provsti- udvalget samt et eksemplar af revisionsprotokollen til stifts- øvrigheden. --------------------------------------------------------------------- 1. oktober til 1. november efter Provstiudvalget behandler det re- regnskabsårets udløb: viderede regnskab og revisions- protokollen på et provstiudvalgs- møde og forsyner regnskabet med eventuelle bemærkninger. Regnskabet underskrives af for- manden og dateres. --------------------------------------------------------------------- Senest den 1. november efter Provstiudvalget sender 2 eksem- regnskabsårets udløb: plarer af det reviderede og under- skrevne regnskab med revisions- protokol til stiftsøvrigheden. --------------------------------------------------------------------- Senest den 1. december efter Stiftsøvrigheden godkender regn- regnskabsårets udløb: skabet. Efter godkendelsen sender stifts- øvrigheden 1 eksemplar af regn- skabet til provstiudvalget. ---------------------------------------------------------------------

3. Provstiudvalgsudgifter afgrænset i forhold til provsteudgifter.

Der er ikke med bestemmelserne i lov om folkekirkens økonomi § 17c, stk. 3-4, om hvilke udgifter der kan finansieres af provstiudvalgskassen, foretaget nogen udvidelse af de typer af udgiftskrævende folkekirkelige opgaver, som provstiudvalget kan varetage.

Bestemmelsen i lov om folkekirkens økonomi § 17c, stk. 3.

Udgifterne til valg af provstiudvalget, til udvalgets møder, herunder befordringsgodtgørelse og diæter til de valgte medlemmer samt udvalgets udgifter til medhjælp, kontorartikler m.v. skal udredes af provstiudvalgskassen, jf. lov om folkekirkens økonomi § 17c, stk. 3.

Dette betyder, at

* udgifter til provstiudvalgets møder - herunder udgifter til mødemateriale, porto, leje af mødelokale, forplejning under møderne o.lign. - afholdes af provstiudvalgskassen.

* udgifter til befordringsgodtgørelse og diæter til de valgte medlemmer afholdes af provstiudvalgskassen, mens udgifter til befordringsgodtgørelse, time- og dagpenge samt godtgørelse for merudgifter til provsten fortsat afholdes af fællesfonden.

* udgifter til medhjælp/provstisekretær - herunder lønudgifter, kursusudgifter o.lign. - afholdes af provstiudvalgskassen.

* udgiften til driften af et provstikontor - herunder til en særskilt provstitelefon og provstitelefax afholdes af provstiudvalgskassen.

Vedrørende udgiften til et provstikontor bemærkes, at fx leje-, varme- og elektricitetsudgiften betales af provstiudvalgskassen. Dette gælder naturligvis både, når kontoret er indrettet i provstens eller sekretærens bolig, når lokalet er beliggende i en sognegård i provstens pastorat, og når kontoret er beliggende et andet sted i provstiet.

Endvidere bemærkes, at provstens tjenestetelefon kan benyttes også til de samtaler, der føres i relation til provstiudvalgets virksomhed. Udgifterne til oprettelse, abonnement, optagelse i telefonbogen m.v. vil i denne situation fortsat skulle afholdes af menighedsrådet, mens udgifterne til samtalerne - bortset fra samtaleudgiften der betales af provsten - afholdes af fællesfonden.

Bestemmelsen i lov om folkekirkens økonomi § 17c, stk. 4.

Udgifter til provstiudvalgsmedlemmers deltagelse i kurser m.v., der må anses af betydning for udøvelsen af hvervet som provstiudvalgsmedlem, afholdes af provstiudvalgskassen, jf. lov om folkekirkens økonomi § 17c, stk. 4, 1. pkt. Der vil endvidere efter kirkeministerens bestemmelse af provstiudvalgskassen kunne ydes valgte provstiudvalgsmedlemmer erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med deltagelse i de i § 17c, stk. 4, 1. pkt., nævnte kurser, jf. lov om folkekirkens økonomi § 17c, stk. 4, 2. pkt.

Kirkeministeriet har ikke fastsat generelle regler om erstatning for tabt arbejdsfortjeneste til valgte medlemmer af provstiudvalget ved deltagelse i kurser m.v., og det vil derfor bero på en konkret vurdering af den enkelte ansøgning, om der vil kunne udbetales en sådan erstatning fra provstiudvalgskassen.

Udgiften til kurser m.v., der må anses af betydning for udøvelsen af hvervet som provstiudvalgsmedlem, afholdes af provstiudvalgskassen, uanset om det er et valgt medlem af provstiudvalget eller provsten, der deltager i kurset.

Derimod vil fagkurser for provsten som fx årsmøder i Danmarks Provsteforening og kurser på præstehøjskolen o.lign. fortsat skulle finansieres af fællesfonden.

Særlige forhold vedrørende edb-udgifter der er forbundet med etableringen af provstiarbejdspladsen.

Af bekendtgørelse nr. 211 af 6. april 1998 om provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision m.v. § 8 fremgår det, at provstiudvalgets budget- og regnskabsmæssige registreringer vedrørende provstiudvalgskassen føres i »Provstiudvalgenes Økonomisystem« og foretages i henhold til »Konteringsvejledning for provstiudvalgskassernes Økonomisystem med tilhørende Kontoplan« samt andre forskrifter og brugervejledninger m.v., der er fastsat eller godkendt af Kirkeministeriet og udsendt til provstiudvalgene.

Ministeriet er for øjeblikket ved at udvikle et edb-baseret økonomisystem, som vil blive installeret på provstiarbejdspladsen. Udgifterne til etableringen af denne arbejdsplads samt til service og senere udskiftning af maskiner m.v. skal fortsat afholdes af fællesfonden, og der er ikke med bestemmelserne om oprettelse af en provstiudvalgskasse givet mulighed for, at provstiudvalget kan finansiere indkøb af yderligere edb af denne kasse.

Det edb-baserede økonomisystem vil være færdigudviklet i løbet af 1998, således at det vil være installeret på provstiarbejdspladserne senest den 1. januar 1999. Dette indebærer, at provstiudvalgene ikke kan bruge økonomisystemet i forbindelse med budgetlægningen for 1999, og denne budgetlægning skal derfor foretages ved brug af et budgetskema, som Kirkeministeriet har udarbejdet, og som er udsendt til provstiudvalgene samtidig med denne vejledning.

4. Ligningsbeløbets fastsættelse og fordeling mellem flere kommuner eller dele af flere kommuner i samme provsti.

Ligningsbeløbet til provstiudvalgskassen fastsættes af provstiudvalget senest den 1. september, jf. bekendtgørelse nr. 211 af 6. april 1998 om provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision m.v. § 2, stk. 1, 1. pkt.

Hvis provstiet omfatter flere kommuner eller dele af flere kommuner, deles provstiets ligningsbeløb mellem kommunerne i samme forhold som det, hvori kommunerne svarer landskirkeskat, medmindre andet fastsættes af kirkeministeren, jf. lov om folkekirkens økonomi § 18, stk. 5.

Det er provstiudvalget, som senest den 1. september skal foretage denne beregning af ligningsbeløbets fordeling mellem kommunerne i provstiet, jf. bekendtgørelse nr. 211 af 6. april 1998 om provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision m.v. § 2, stk. 1, 2. pkt.

Det bemærkes, at ligningsbeløbet til provstiudvalgskassen og landskirkeskatten skal vedrøre det samme regnskabsår, og provstiudvalgene vil derfor i løbet af sommeren få udmeldt det følgende års landskirkeskats fordeling på kommunerne.

Når budgetlægningen fra foråret 1999 foretages ved hjælp af det edb-baserede økonomisystem, »Provstiudvalgenes Økonomisystem«, vil dette system indeholde en funktion til brug ved provstiudvalgets beregning af ligningsbeløbets fordeling mellem flere kommuner eller dele af flere kommuner.

Som illustration og til brug ved budgetlægningen for 1999 er der nedenfor nævnt to typeeksempler på beregningsmetodens anvendelse.

Eksempel 1

X-provsti omfatter i dette tilfælde tre kommuner

--------------------------------------------------------------------- Kommune I Kommune II Kommune III --------------------------------------------------------------------- Landskirkeskatten for 1999 udgør i hver af de tre kommuner følgende beløb: Kommune I: 1.000.000 kr. Kommune II: 600.000 kr. Kommune III: 400.000 kr. For 1999 har provstiudvalget fastsat ligningsbeløbet til provstiudvalgskassen i X-provsti til 200.000 kr. Dette ligningsbeløb fordeles mellem kommunerne på følgende måde: Kommune I: 1/2 af 200.000 kr. = 100.000 kr. Kommune II: 6/20 af 200.000 kr. = 60.000 kr. Kommune III: 4/20 af 200.000 kr. = 40.000 kr. Eksempel 2: Y-provsti omfatter to kommuner samt et sogn i en tredje kommune: --------------------------------------------------------------------- Kommune I Kommune II Et sogn i kommune III --------------------------------------------------------------------- Landskirkeskatten for 1999 er i hver af de tre kommuner beregnet til følgende beløb: Kommune I: 1.000.000 kr. Kommune II: 600.000 kr. Kommune III: 400.000 kr. Der foretages nu en beregning af hvor stor en del af landskirkeskatten i kommune III, som betales af det sogn, som hører til Y-provsti. Sognet har i alt 1.000 indbyggere, mens kommune III i alt har 10.000 indbyggere. Dette indebærer, at sognets andel af landskirkeskatten i kommune III er: 1/10 af 400.000 kr. = 40.000 kr. For 1999 har provstiudvalget fastsat ligningsbeløbet til provstiudvalgskassen i Y-provsti til 200.000 kr. Dette ligningsbeløb fordeles mellem kommunerne på følgende måde: Kommune I: 1.000.000/1.640.000 af 200.000 kr. = 121.951,22 kr. Kommune II: 600.000/1.640.000 af 200.000 kr. = 73.170,73 kr. Kommune III 40.000/1.640.000 af 200.000 kr. = 4.878,05 kr.

5. Udbetaling af ligningsbeløbet til provstiudvalgskassen og af beløb til dækning af uforudsete udgifter for kirke- og præstegårdskasserne.

Ligningsbeløbet til provstiudvalgskassen.

Ligningsbeløbet til provstiudvalgskassen skal udbetales til vedkommende provstiudvalg, jf. lov om folkekirkens økonomi § 19, stk. 1, 3. pkt.

Ministeriet vil snarest orientere provstiudvalgene om, hvilke terminer der er fastsat for udbetaling fra kommunerne vedrørende dette ligningsbeløb.

Beløb til imødegåelse af uforudsete udgifter til kirke- og præstegårdskasserne (5%-beløbet).

Ifølge lov om folkekirkens økonomi § 6, stk. 1, kan provstiudvalget forhøje kirke- og præstegårdskassernes budgetter med et beløb svarende til højst 5 % af det samlede ligningsbeløb til imødegåelse af uforudsete udgifter i ligningsområdet. Dette beløb er hidtil ikke automatisk blevet udbetalt til kirkekasserne, men har derimod stået på en mellemregningskonto i kommunen. Anvendelse af dette beløb har kun kunnet ske efter provstiudvalgets beslutning, jf. § 19, stk. 1, 3. pkt., i den hidtidige lov om folkekirkens økonomi fra 1994.

På baggrund af bestemmelserne om oprettelse af en provstiudvalgskasse skal denne del af ligningsbeløbet i fremtiden udbetales til vedkommende provstiudvalg, jf. lov om folkekirkens økonomi § 19, stk. 1, 3. pkt., og det vil således fortsat være provstiudvalget, der har kompetence til at træffe beslutning om udbetaling af beløb til dækning af uforudsete udgifter til den enkelte kirke- eller præstegårdskasse.

Kirkeministeriet vil snarest orientere provstiudvalgene om, hvilke terminer der er fastsat for udbetaling fra kommunerne vedrørende dette ligningsbeløb.

Beløbet til imødegåelse af uforudsete udgifter skal ved udbetalingen til provstiudvalgskassen holdes adskilt fra de indtægter, der vedrører provstiudvalgets virksomhed. Det forudsættes således, at beløbet til imødegåelse af uforudsete udgifter administreres på en særskilt konto - herunder særskilte bankkonti - i provstiudvalgskassen.

»Provstiudvalgenes Økonomisystem« vil være opbygget, således at beløbet til imødegåelse af uforudsete udgifter i regnskabet vil figurere på en særskilt statuskonto for den enkelte kommune i provstiet. Herved sikres det, at det løbende vil være muligt - både for provstiudvalget og for andre interesserede - at få oplyst, hvilket beløb menighedsrådene i den enkelte kommune har tilbage til imødegåelse af uforudsete udgifter i indeværende år.

Hvis beløbet til imødegåelse af uforudsete udgifter i den enkelte kommune ikke er blevet anvendt fuldt ud ved regnskabsårets slutning, skal den ubenyttede del af beløbet anvendes til nedbringelse af det følgende års ligningsbeløb til 5%-beløbet i kommunen, jf. lov om folkekirkens økonomi § 19, stk. 2.

6. Revisionsordningen for provstiudvalgskasserne.

Provstiudvalgskassen skal ikke revideres af den provstirevisor, som reviderer kirke- og præstegårdskasserne i provstiet, idet Kirkeministeriet ansætter et antal faguddannede revisorer, der specielt skal varetage den løbende revision af provstiudvalgskasserne, jf. bekendtgørelse nr. 211 af 6. april 1998 om provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision m.v. § 7.

Udgifterne til denne revisionen finansieres af fællesfonden.

Denne ordning er begrundet i hensynet til revisionens uafhængighed af de lokale kirkelige myndigheder, hvis forvaltning af de økonomiske midler revisor skal revidere. Det er naturligvis en forudsætning, at de almindelige krav om faglig dygtighed hos revisorerne fastholdes, ligesom det forudsættes, at ministeriet udarbejder en revisionsinstruks, som præciserer revisors kompetencer og pligter.

Kirkeministeriet, den 29. april 1998

Carsten Dalsgaard Jørgensen

Kontorchef

/ Pernille Esdahl

Fuldmægtig