Kundgørelse om forskrifter for Politiets Regnskabssystemer

Bilag 1

Oplysningstyper.

(Rent edb-tekniske koder udelades)

Identitetsoplysninger, såsom

identifikationsnumre

navne

fødesteder og fødselsregistreringssteder

nationalitetsoplysninger

adresse- og bopælsoplysninger

telefonnumre

samt tilsvarende oplysninger, der tjener til korrekt identifikation af de personer eller virksomheder, der er optaget i systemet.

Fordringsoplysninger, herunder oplysning om

bødeforelæg, -vedtagelser og -domme

afholdte sagsomkostninger

konfiskationer

erstatninger

indbetalinger

afskrivninger

afsoning af bøder

indgående betalingsaftaler

samt andre oplysninger, som er nødvendige for at sikre en korrekt administration af inddrivelsen.

Myndighedsoplysninger, såsom

myndighedsnavn

adresser

postnummer

by

samt andre oplysninger, der benyttes i forbindelse med oversendelse af fordringer til inddrivelse ved andre myndigheders foranstaltning, herunder andre politikredse samt domstolene og i forbindelse med afregning af indbetalte beløb, der tilfalder andre end statskassen.

Kasse- og bogføringsoplysninger, herunder oplysninger om

salg af ydelser, f.eks. kørekort, nummerplader og diverse tilladelser,

udbetaling til leverandører samt af honorarer og løn m.v. og

omposteringer

Skattetræksoplysninger, bl. a.

beskatningstype

trækprocent og

indeholdt skat

samt andre oplysninger, der er nødvendige ved udbetaling af honorarer og løn m.v. samt til brug for indberetning herom til andre myndigheder.

Kreditoroplysninger, herunder

navn og adresse

giro- eller bankkontonummer og

tilgodehavende

og lignende oplysninger til brug for korrekt registrering og anvisning af betaling til leverandører m.v.

Kapitel 1.

Systemets navn og formål m.v.

§ 1. Systemets navn er Politiets Regnskabssystem, der består af en Kasse- og Bogføringsdel samt en Bøde- og Omkostningsdel.

§ 1. Lokaler, der benyttes ved opbevaring og førelse af systemet, skal være indrettet med henblik på at forhindre uvedkommende adgang.

Stk. 2. Der skal etableres fornøden beskyttelse mod indbrud m. v.

Bilag 2

Sikkerhedsforskrifter for edb-anlægget.

Kapitel 2.

Systemets indhold, anvendelse og sletning m.v.

§ 2. Rigspolitichefen er registeransvarlig myndighed.

§ 2. Der skal udarbejdes skriftlige instrukser, som fastlægger ansvaret for og beskriver behandlingen af inddata, anvendelse af edb-anlægget hos politiet og behandling af uddata.

Kapitel 3.

Sikkerhedsforanstaltninger.

§ 3. Systemets formål er - til brug for politiets operative, administrative og statistikmæssige opgaver

for så vidt angår Kasse- og Bogføringsdelen

at foretage registrering af politiets ind- og udbetalinger og - på grundlag af denne registrering - at danne og overføre bogføringstransaktioner til Statens Centrale Regnskabssystem (SCR), samt

for så vidt angår Bøde- og Omkostningsdelen

at registrere udestående fordringer, herunder fortrinsvis bøder og sagsomkostninger, samt løbende ajourføring heraf i forbindelse med betaling, afskrivning o.lign. samt, at administrere indgåede betalingsaftaler.

§ 3. For de enkelte registre skal der udarbejdes skriftlige instrukser om antallet af kopier og generationer af registre, således at det samlede antal registerversioner er mindst muligt under hensyntagen til behovet for at kunne rekonstruere registeret.

Kapitel 4.

Registrerede personers adgang til oplysninger om sig selv.

§ 4. Systemet føres og opbevares på edb-udstyr, der er opstillet hos CSC Danmark A/S/CSC Computer Management A/S.

§ 4. Der skal foretages en registrering af alle ændringer i operativsystemet og systemsoftwaren samt alle fejlretninger i systemets programmer og alle backup kørsler. Registreringen skal opbevares i mindst 1 år, hvorefter den kan slettes.

Kapitel 5.

Videregivelse af oplysninger til private.

§ 5. Systemet må kun indeholde oplysninger, der er af betydning for varetagelsen af politiets operative, administrative og statistikmæssige opgaver i henhold til gældende ret, herunder tjenesteforskrifter.

Stk. 2. Oplysningstyper fremgår af bilag 1. De i bilaget anførte identitetsoplysninger er fælles med tilsvarende oplysninger i politiets Journal- og Døgnrapportsystem.

§ 5. Udtagelige lagringsmedier med personoplysninger skal være mærket og skal opbevares under opsyn eller under lås, når de ikke benyttes. Lagringsmedierne må kun udleveres til autoriserede medarbejdere.

Stk. 2. Der skal føres fortegnelse over alle udtagelige lagringsmedier, der benyttes i forbindelse med registre. Der skal foretages løbende kontrol af beholdningen.

Stk. 3. Der skal udarbejdes skriftlige instrukser for destruktion af udskrifter og sletning af personoplysninger på lagringsmedier.

Kapitel 6.

Videregivelse af oplysninger til andre offentlige myndigheder.

§ 6. Oplysningerne tilvejebringes ved opdatering og ajourføring fra det edb-udstyr, der er installeret og opstillet hos politiet.

Stk. 2. Ajourføring kan endvidere ske ved maskinel overførsel af regnskabsoplysninger fra Politiets Sagsstyrings Systemer eller Politiets Journal- og Døgnrapportsystem.

Stk. 3. Fra registeret kan der maskinelt overføres oplysninger til Politiets Journal- og Døgnrapportsystem.

§ 6. For udvikling og vedligeholdelse af programmer m.v., der behandler personoplysninger, skal der foreligge regler, således at der etableres den fornødne dokumentation, kontrol, afprøvning og godkendelse af registeret. Endvidere skal der udarbejdes en beskrivelse af registeret og en vejledning i anvendelse af systemet.

Kapitel 7.

Straf og ikrafttræden.

§ 7. Der skal foretages fornøden kontrol til sikring af, at der ikke registreres urigtige eller vildledende oplysninger. Oplysninger, der viser sig fejlagtige, vildledende eller mangelfulde, skal snarest muligt slettes eller berigtiges.

§ 8. Systemet ajourføres løbende efterhånden, som de i § 3 nævnte oplysninger anvendes af politiet.

§ 9. Fra systemet udskrives

a) standardskrivelser i forbindelse med sagsbehandlingen, herunder kvitteringer, kontoudtog, opkrævninger og rykkerskrivelser til debitorer samt lovpligtige oplysninger til skattemyndighederne,

b) kasserapporter samt periodiske afstemnings- og restancelister samt

c) regnskaber og statistik.

Stk. 2. Udskrivning af uddata må kun finde sted hos CSC Danmark A/S/CSC Computer Management A/S, eller politiet på de til systemet forbundne printere.

§ 10. Registeroplysninger skal slettes, når de registrerede oplysninger på grund af deres alder eller af andre grunde har mistet deres betydning for varetagelse af registerets opgaver.

Stk. 2. Sager om bøde- og konfiskationsbeløb skal slettes senest 5 år efter det tidspunkt, da afgørelsen efter lovgivningens almindelige regler kunne fuldbyrdes, dog senest 10 år efter for sager med konfiskationsbeløb, hvor retten ved kendelse har forlænget fristen.

Stk. 3. Sager, der vedrører erstatninger, herunder sagsomkostninger, told- og afgiftsbeløb samt skatteefterbetaling, skal slettes, når forældelse af de krav, sagerne vedrører, er indtrådt efter reglerne i lov nr. 274 af 22. december 1908 om forældelse af visse fordringer, dog senest 20 år efter den endelige fuldbyrdelse.

§ 11. Rigspolitichefen har i "Sikkerhedshåndbog for politiet: Politiet og edb-sikkerhed" fastsat nærmere regler om sikkerhedsforanstaltninger for politiet til uddybning af de regler, som er fastsat i disse forskrifter. Reglerne omfatter navnlig en beskrivelse af den fysiske sikkerhed, tilrettelæggelsen af sikkerhedsarbejdet (sikkerhedsorganisation), adgangskontrolordning med hensyn til de lokaler, hvori der opstilles edb-arbejdspladser, samt bestemmelser om tilsynet med overholdelsen af de fastsatte regler og angivelse af, hvem der autoriseres til at indsætte og slette oplysninger i og rette forespørgsler til systemerne.

Stk. 2. Rigspolitichefen er ansvarlig for iværksættelsen og tilsynet med sikkerhedsforanstaltningerne i Rigspolitichefens afdelinger.

Stk. 3. Politimesteren (Politidirektøren i København) er ansvarlig for iværksættelsen af og tilsynet med sikkerhedsforanstaltningerne i den enkelte politikreds.

Stk. 4. Den i stk. 1 nævnte sikkerhedshåndbog, der er indsendt til Registertilsynet, er ikke offentlig tilgængelig.

§ 12. For lokaler hos politiet, hvori der installeres edb-maskiner, som fører systemet, gælder de i bilag 2 nævnte sikkerhedsbestemmelser.

§ 13. Ansatte, der autoriseres til at betjene edb-arbejdspladser skal forinden de anvender systemet tildeles en personlig autorisationskode (brugeridentifikation) med et tilhørende personligt og fortroligt kendeord.

Stk. 2. Det personlige og fortrolige kendeord skal udskiftes mindst 1 gang årligt.

Stk. 3. I "Sikkerhedshåndbog for politiet: Politiet og edb-sikkerhed" kan der fastsættes et kortere interval for udskiftning af kendeord.

Stk. 4. Autorisationskoden og det personlige og fortrolige kendeord skal anvendes ved enhver ibrugtagning af en edb-arbejdsplads.

Stk. 5. Autorisationskoden og det personlige og fortrolige kendeord skal ligeledes anvendes ved ethvert operatørskift.

Stk. 6. Indtastning af det personlige og fortrolige kendeord skal ske ikke læsbart.

Stk. 7. Når edb-anlægget forlades, skal der træffes sådanne foranstaltninger (log-off), at fornyet opkald vil kræve indtastning af autorisationskode samt det personlige og fortrolige kendeord.

§ 14. Rigspolitichefen og politimestrene (Politidirektøren i København) må kun autorisere medarbejdere som brugere, for hvem det er nødvendigt at benytte edb-systemet i forbindelse med udførelsen af deres arbejdsopgaver, og de enkelte brugere må ikke autoriseres til anvendelser, som de ikke har behov for.

Stk. 2. Autorisationskoden skal angive, om terminaloperatøren har forespørgselsadgang, opdateringsadgang og/eller adgang til at ændre og slette oplysninger. Udskrivning af oplysninger om en større kreds af personer må kun udføres af særligt autoriserede medarbejdere.

Stk. 3. En medarbejder, der er autoriseret til at grundregistrere i Politiets Regnskabssystem må ikke samtidig være autoriseret til at grundregistrere i Politiets Journal- og Døgnrapportsystem.

Stk. 4. Udover de af Rigspolitichefen eller politimesteren (Politidirektøren i København) autoriserede personer har Justitsministeriets kasseinspektør ved politimesterembederne og Rigspolitichefens Revisionssektion forespørgselsadgang til systemet.

§ 15. Udskrivning af oplysninger fra registeret, der ikke sker gennem anvendelse af edb-systemets terminaldel, skal ske i henhold til en driftsplan.

Stk. 2. Driftsplanen skal være skriftlig. Politimesteren har ansvaret for den lokale driftsplan. Rigspolitichefen er ansvarlig for driftsplanen for den centrale drift hos politiet. Driftsplanen for CSC Danmark A/S/CSC Computer Management A/S fastsættes og sendes til Rigspolitichefen.

Stk. 3. Andre udskrivninger, der ikke sker i henhold til driftsplanen, må kun ske efter skriftlig anmodning fra en af den registeransvarlige bemyndiget person. Det skal fremgå af driftsplanen eller et bilag til denne, hvem der er berettiget til at rekvirere udskrivning ud over driftsplanen.

§ 16. CSC Danmark A/S/CSC Computer Management A/S skal iagttage de sikkerhedsforanstaltninger, der er anført i "Sikkerhedsforskrift for CSC Danmark A/S/CSC Computer Management A/S".

Stk. 2. CSC Danmark A/S/CSC Computer Management A/S skal gøres bekendt med, hvem der hos Rigspolitichefen er berettiget til at rekvirere udskrivning ud over driftsplanen.

Stk. 3. CSC Danmark A/S/CSC Computer Management A/S skal adressere forsendelser til de personer, der i medfør af stk. 2 er berettiget til at rekvirere udskrifter. Det kan dog bestemmes, at visse forsendelser kan sendes direkte til adressaten.

§ 17. Udskrifter må kun anvendes og opbevares efter reglerne i §§ 18 og 19 med mindre udskrifterne er en del af en konkret sag om enkelte registrerede personer.

§ 18. Udskrifter skal opbevares på en sådan måde, at uvedkommende ikke kan få adgang til at gøre sig bekendte med de i udskrifterne indeholdte oplysninger.

Stk. 2. Udskrifterne skal opbevares aflåst, når de ikke benyttes.

§ 19. Selvstændige udskrifter må højest opbevares i 5 år, hvorefter de skal tilintetgøres.

§ 20. Der skal foretages registrering (logning) af alle uautoriserede adgangsforsøg. Disse udskrives mindst en gang dagligt, hvorefter der på den registeransvarliges foranledning foretages kontrol. Kontrollen udføres af den registeransvarlige eller den medarbejder, som den registeransvarlige har udpeget dertil.

§ 21. Der skal foretages registrering (logning) af alle gennemførte transaktioner. Registreringen skal mindst indeholde oplysning om dato, tidspunkt, brugeridentifikation (personkode), transaktionstype, samt angivelse af den person eller det kriterium, der er anvendt som nøgle.

Stk. 2. Der skal en gang om måneden udskrives meddelelse om de transaktioner, hvorved en bruger har udskrevet oplysninger om et større antal personer (lister), og der skal foretages en stikprøvevis kontrol af formålet med disse transaktioner.

§ 22. Den i §§ 20 og 21 nævnte registrering (log) skal opbevares i et år, hvorefter den slettes.

Stk 2. Den registeransvarlige myndighed skal foretage en stikprøvevis gennemgang og kontrol af loggen.

§ 23. Der skal hvert halve år udskrives en benyttelsesstatistik. Denne skal for hver enkelt bruger angive hvilke transaktioner den pågældende har anvendt eller forsøgt at anvende og antallet af gange, den enkelte transaktion har været anvendt eller forsøgt anvendt.

Stk. 2. Statistikken skal overgives til den registeransvarlige eller den medarbejder, som den registeransvarlige har udpeget hertil.

Stk. 3. Udskrift af dele af loggen skal efter anmodning udleveres til den registeransvarlige eller den medarbejder, som den registeransvarlige har udpeget dertil.

§ 24. Fremsætter en registreret person begæring om at blive gjort bekendt med de oplysninger, der er registreret om vedkommende, skal der snarest muligt gives den registrerede meddelelse herom.

Stk. 2. Udlevering af oplysninger må dog kun finde sted, når vedkommende har legitimeret sig behørigt eller, når der på anden måde er skabt sikkerhed for, at den, der fremsætter begæringen, er identisk med den person, som oplysningerne vedrører. Fremsættes begæringen af en anden end den registrerede, skal der skabes sikkerhed for, at den pågældende er berettiget til at handle på den registreredes vegne.

Stk. 3. En registreret person, der har fået meddelelse efter stk. 1, har ikke krav på ny meddelelse før 6 måneder efter sidste meddelelse, medmindre den pågældende kan godtgøre en særlig interesse heri.

§ 25. Tvivlsspørgsmål om retten til at få meddelt oplysninger efter § 24 kan indbringes for Registertilsynet. Tilsynets afgørelse kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed.

§ 26. Oplysninger, som kan henføres til bestemte personer, må ikke videregives til private personer eller virksomheder, medmindre dette følger af reglerne i dette kapitel eller det følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov, at oplysningerne skal videregives.

§ 27. Oplysninger kan videregives, såfremt den registrerede har meddelt samtykke hertil.

Stk. 2. Samtykke skal meddeles skriftligt og skal indeholde oplysning om,

1. hvilke typer oplysninger, der må videregives

2. hvem oplysningerne må videregives til, og

3. hvorledes oplysningerne må anvendes af den angivne modtager.

Stk. 3. Samtykket bortfalder efter et års forløb.

§ 28. Oplysninger kan videregives, når videregivelsen sker til varetagelse af private eller offentlige interesser, der klart overstiger hensynet til de interesser, der begrunder hemmeligholdelse, herunder hensynet til den, oplysningerne angår.

§ 29. Oplysningerne kan videregives, når videregivelsen er nødvendig for udførelsen af en persons eller virksomheds opgaver for det offentlige.

Stk. 2. Oplysningerne må ikke benyttes til andre formål end fastsat af den registeransvarlige.

§ 30. Oplysningerne kan videregives på nærmere angivne vilkår og efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet, når videregivelsen er nødvendig for udførelsen af videnskabelige eller statistiske undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig betydning. Oplysningerne må ikke yderligere videregives.

§ 31. Oplysninger, der kan henføres til bestemte personer, må ikke videregives til andre offentlige myndigheder, med mindre dette følger af reglerne i dette kapitel eller det følger af lov eller bestemmelser, fastsat i henhold til lov, at oplysningerne skal videregives.

§ 32. Oplysninger kan videregives, såfremt den registrerede har meddelt samtykke hertil. Samtykket skal opfylde kravene i § 27, stk. 2. Samtykket bortfalder efter 1 års forløb.

§ 33. Oplysninger kan videregives, når videregivelsen sker til varetagelse af private eller offentlige interesser, der klart overstiger hensynet til de interesser, der begrunder hemmeligholdelse, herunder hensynet til den, oplysningerne angår.

§ 34. Oplysningerne kan videregives, når videregivelsen er nødvendig for udførelsen af en myndigheds virksomhed eller påkrævet for en afgørelse, som en myndighed skal træffe.

§ 35. Oplysningerne kan videregives på nærmere angivne vilkår og efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet, når videregivelsen er nødvendig for udførelsen af videnskabelige eller statistiske undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig betydning. Oplysningerne må ikke yderligere videregives.

§ 36. Overtrædelse af § 16, stk. 1 straffes med bøde, medmindre højere straf er forskyldt efter lovgivningen i øvrigt.

§ 37. Forskrifterne træder i kraft den 8. maj 1998.

Rigspolitichefen, den 12. august 1998

Boye

/Peter Carpentier

Kundgørelse om forskrifter for Politiets Regnskabssystemer

I henhold til § 4, stk. 2 og § 29, stk. 2 i Justitsministeriets lovbekendtgørelse nr. 654 af 20. september 1991 om offentlige myndigheders registre fastsættes følgende