Cirkulære om statslige myndigheders journal- og arkivsystemer (til samtlige ministerier)

§ 1. Enhver myndighed skal anvende et journal- og arkivsystem eller et arkiveringssystem.

Stk. 2. Systemet skal bidrage til at sikre myndighedens varetagelse af arkivmæssige hensyn. Herunder skal det sikres, at arkivalier i myndighedens varetægt kan bevares på en sådan måde, at de kan stilles til rådighed for myndigheder og offentlighed.

II. Afgivelse af oplysninger

§ 2. Myndigheden skal efter anmodning fra Statens Arkiver afgive de oplysninger, som er nødvendige for vurdering af opfyldelse af det i § 1, stk. 2, nævnte formål, om indretning, afgrænsning og drift af journal- og arkivsystemer, der er eller har været anvendt af myndigheden.

§ 3. Myndigheder eller institutioner, der betjener sig af andre myndigheders journal- og arkivsystem, skal efter anmodning fra Statens Arkiver afgive oplysning om de foranstaltninger, der er truffet til varetagelse af arkivmæssige hensyn.

§ 4. Myndigheder, der i forbindelse med overførsel af sagsområder mellem myndigheder eller i anden forbindelse modtager arkivalier fra andre myndigheders journal- og arkivsystemer, skal afgive indberetning til Statens Arkiver herom.

§ 5. Myndigheder, der i forbindelse med afgivelse af sagsområder forbereder at overføre eller udlåne arkivalier til myndigheder eller institutioner uden for den statslige forvaltning, skal afgive indberetning herom til Statens Arkiver, inden overførsel m.v. finder sted.

§ 6. Myndighederne skal i tilfælde af brand- og vandskade eller anden mere omfattende skade på arkivalier, som de opbevarer, straks afgive indberetning til Statens Arkiver. Indberetningen skal omfatte redegørelse for skadens art og omfang.

Stk. 2. Statens Arkiver giver myndigheden nærmere anvisning om afhjælpning af skader m.v.

III. Myndighedernes forskrifter om journal- og arkivsystemer

§ 7. Statens Arkiver giver nærmere anvisning om etablering, indretning, afgrænsning og drift af myndighedernes journal- og arkivsystemer.

Stk. 2. Statens Arkiver kan pålægge en myndighed at udarbejde forskrift for driften af myndighedens journal- og arkivsystemer.

Stk. 3. Forskriften kan bl.a. omfatte retningslinier for

1) postbehandling, registrering, sagsstyring, ekspedition, kontrol med sager og sagsindhold

2) vedligeholdelse af journal- og arkivsystemet, herunder for dokumentation for løbende ændringer og opdateringer af systemet, samt

3) opbevaring, fortegnelse og håndtering af arkivalier, der opbevares af myndigheden.

IV. Godkendelse

§ 8. Nye journal- og arkivsystemer forelægges Statens Arkiver til godkendelse senest 2 måneder, før de skal tages i brug. Systemer til elektronisk arkivering skal dog forelægges Statens Arkiver til godkendelse senest 4 måneder, før de skal tages i brug, jf. kap. III i Statens Arkivers cirkulære nr. 180 af 23. november 1995 om elektronisk arkivering hos statslige myndigheder.

V. Ikrafttrædelse

§ 9. Cirkulæret træder i kraft den 1. februar 1998.

Rigsarkivet, den 12. januar 1998

Johan Peter Noack

Cirkulære om statslige myndigheders journal- og arkivsystemer

(til samtlige ministerier)

I medfør af § 3, stk. 2, samt § 6, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes

I. Varetagelse af arkivmæssige hensyn

Ingen