Cirkulære om aflevering af statslige myndigheders arkivalier til Statens Arkiver (til samtlige ministerier)

§ 1. Bestemmelserne i dette cirkulære omfatter statslige myndigheders aflevering af konventionelle arkivalier (papirarkivalier, mikrofilm m.v.) til Statens Arkiver.

Stk. 2. Cirkulæret omfatter ikke myndighedernes aflevering af arkivalier, der er lagret på elektronisk medium.

II. Afleveringstidspunkt

§ 2. Statens Arkiver udarbejder aktivitetsplaner for afleveringsarbejdet, der omfatter samtlige statslige myndigheder. De enkelte afleverende myndigheder og Statens Arkiver træffer inden for aktivitetsplanens rammer aftale om afleveringstidspunkt og om tidsplan for gennemførelsen af det afleveringsforberedende arbejde.

III. Forberedelse af aflevering

§ 3. Til sikring af, at aflevering kan finde sted inden arkivalierne er 30 år gamle, jf. § 13, 1. pkt., i lov om offentlige arkiver m.v., skal statslige myndigheder og institutioner gennemføre afleveringsforberedende arbejde for de arkivalier i myndighedernes varetægt, der er ca. 20 år gamle.

Stk. 2. Det afleveringsforberedende arbejde omfatter

1) afgivelse af oplysninger til Statens Arkiver til brug for bevaringsbeslutning, udarbejdelse af ordningsplan m.v.

2) udskillelse af materiale, som ikke skal bevares,

3) pakning, mærkning og fortegnelse af arkivalier, som skal bevares,

4) udarbejdelse af dokumentation af arkivalierne, herunder

5) fortegnelse over arkivalier, der afleveres, samt fortegnelse over arkivalier, hvor aflevering af på grund af modstående hensyn udskydes.

Stk. 3. Statens Arkiver giver i det konkrete tilfælde nærmere anvisning om udførelsen af det afleveringsforberende arbejde.

IV. Modtagelse og kontrol

§ 4. Overførsel af arkivalier til Statens Arkivers magasiner finder sted på et nærmere aftalt tidspunkt, når det afleveringsforberende arbejde er gennemført.

Stk. 2. Når arkivalierne er modtaget, meddeler Statens Arkiver kvittering for modtagelsen.

Stk. 3. Konstateres det, at det afleveringsforberedende arbejde ikke er gennemført efter de anvisninger, der er givet af Statens Arkiver, skal de konstaterede mangler ved udførelsen af det afleveringsforberende arbejde udbedres ved myndighedens foranstaltning eller for myndighedens regning.

§ 5. Cirkulæret træder i kraft den 1. februar 1998.

Rigsarkivet, den 12. januar 1998

Johan Peter Noack

Cirkulære om aflevering af statslige myndigheders arkivalier til Statens Arkiver

(til samtlige ministerier)

I medfør af § 10, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes

I. Område

Ingen