Cirkulære om barselsfonden (Til samtlige ministerier) (* 1)

Bilag

Regnskabsmæssig behandling af krav om udbetaling fra fonden, jf. cirkulærets punkt 8

(For institutioner som er omfattet af statens regnskabsvæsen mv., herunder Statens Kontoplan)

På basis af reglerne i dette cirkulære opgør institutionen, hvor stort et beløb institutionen er berettiget til at få udbetalt fra barselsfonden.

På basis af denne opgørelse udfærdiger institutionen

1. En refusionsanmodning , som sendes til Økonomistyrelsen, Forhandlingskontoret, i underskrevet stand (jf. cirkulærets punkt 7). Refusionsanmodningen skal indeholde den nødvendige dokumentation for det beregnede refusionsbeløb.

2. Et bogføringsbilag til internt brug. Bogføringsbilaget skal regnskabsmæssigt afspejle refusionsanmodningen. Af hensyn til kontrolsporet skal bilaget derfor enten bilægges dokumentation for refusionsbeløbets beregning, eller bilaget skal henvise til en sag herom.

Når refusionsanmodningen afsendes, skal der samtidig ske en bogføring af refusionskravet. Dette gøres ved, at institutionen i sit eget regnskab bogfører

- en indtægt på regnskabskonto 12.48 (kredit)

- en modpost på debitorkontoen 95.81 (debet)

I denne forbindelse bør det bemærkes, at der fra og med 1997 ikke længere er noget krav om at benytte SCL-systemet i forbindelse med opgørelse af refusionsbeløb, og registrering/kontering på konto 12.4x. skal foretages direkte i regnskabssystemet. Dette har som konsekvens, at der ikke automatisk genereres oplysninger om de bevillingstimer/årsværk, der knytter sig til denne form for refusion. Personaleoplysningsskemaerne på finanslovsforslaget skal derfor manuelt tilrettes - første gang vedrørende R-tal for 1997 i forbindelse med udarbejdelse af FFL 1999.

Når Økonomistyrelsen har godkendt refusionsanmodningen, sker udbetalingen af refusionsbeløbet. Posteringsgangen afhænger af udbetalingsformen

* Hvis der er tale om statsinstitutioner, hvortil der kan ske en til/fra-registrering , udlignes debitorkontoen ved, at Økonomistyrelsen bogfører

- en udligning af institutionens debitorkonto 95.81 ved en til/fra-registrering (kredit). Refusionsanmodningen, jf. punkt 7 skal derfor indeholde en oplysning om, hvilket registreringsnummer debitorposten er bogført på. Hvis den oprindelige debitorpost på konto 95.81 er bogført med en kontospecifikation på mere end disse 4 cifre, er det op til institutionen selv at foretage den endelige udligning heraf.

- en udgift på § 07.19.03 i finansloven/statsregnskabet (barselsfonden) (debet).

* Hvis der er tale om institutioner, hvor udbetalingen sker via Økonomistyrelsens kreditorsystem til institutionens pengeinstitutkonto, skal institutionen - når refusionsbeløbet modtages - selv bogføre

- en udligning af debitorkonto 95.81 (kredit)

- en modpost på institutionskassen (debet)

Såfremt Økonomistyrelsen ikke kan godkende refusionsanmodningen , vil institutionen blive kontaktet af Økonomistyrelsen. Ved meddelelse af et refusionsbeløb, der afviger fra det ansøgte, skal institutionen foretage en korrektion svarende hertil af den oprindelige postering på kontiene 12.48 og 95.81. Når refusionsbeløbet herefter modtages, forholdes som ovenfor anført.

Cirkulære om barselsfonden (Til samtlige ministerier) (* 1)

1. Ansatte i staten mv. har som altovervejende hovedregel ret til fuld løn under barsels- og adoptionsorlov. De hermed forbundne udgifter vil fortrinsvis relatere sig til kvindelige ansatte på grund af disses gennemsnitligt større barselsfravær, som i praksis kan udgøre en barriere for ansættelse af kvinder.

Under hensyn til dette ligestillingsaspekt blev det i tilknytning til overenskomstforhandlingerne i foråret 1995 besluttet at søge bevillingsmæssig tilslutning til at etablere en refusionsordning for merudgifter i forbindelse med vikardækning under barsels- og adoptionsorlov.

2. På Finansloven for 1997 er der afsat 138,8 mio. kr. på § 07.19.03. Barselsfonden, hvorfra institutionerne kan få refunderet merudgifter ved vikaransættelser under barsels- og adoptionsorlov.

Ordningen forventes videreført i 1998, men udbetalinger for dette år forudsætter, at der bevilges midler hertil. Finansministeriet, Økonomistyrelsen vil udsende meddelelse herom.

3. Refusionsordningen i 1997 omfatter ansatte uanset ansættelsesform ved institutioner, som aflønnes af en lønbevilling opført på en underkonto i finanslovsanmærkningerne, hvor der tillige er opført et personaleoplysningsskema samt de taxameterstyrede områder under Undervisningsministeriet og arbejdsmarkedsuddannelser i henhold til lov om arbejdsmarkedsuddannelser.

Ansatte, der aflønnes over underkonto 90-94: Indtægtsdækket virksomhed, underkonto 95-96: Tilskudsfinansieret forskningsvirk somhed eller underkonto 97-98: Andre tilskudsfinansierede aktiviteter, er ikke omfattet af ordningen.

Hvor der i øvrigt er fastsat særlige bestemmelser for lønbevillingers anvendelse, f.eks. i tilfælde hvor staten kun afholder en del af lønudgifterne, eller disse modsvares af refusion el. lign., kan der kun søges midler fra barselsfonden i det omfang, de ikke-statslige andele af lønudgifterne ikke formindskes.

4. Institutioner mv., der under en medarbejders barsels- eller adoptionsorlov, herunder forlænget orlov ved brug af omsorgsdage samt faderorlov i tilknytning til barnets fødsel/hjemkomst ansætter en vikar i den pågældende stilling, kan fra fonden få refunderet et beløb, der skal bruges til dækning af vikarens løn. Refusionsbeløbet udgør forskellen mellem vikarens løn og dagpengerefusionen fra den orlovshavendes bopælskommune.

Som refusionsberettiget løn betragtes i denne sammenhæng den normale faste løn inkl. fast påregnelige tillæg, feriegodtgørelse, ATP, AER, arbejdsgivers arbejdsmarkedsbidrag og eventuelle pensionsbidrag men ikke overarbejdsbetaling, tilfældigt forekommende ulempetillæg mv.

Refusion kan først søges i fonden, når barsels- eller adoptionsorloven er afsluttet, og samtlige kommunale dagpengerefusioner er modtaget.

Hvis der til vikaransættelsen er knyttet løntilskud efter andre regler, indgår alene institutionens nettoudgift i grundlaget for refusionsberegningen.

5. Refusion fra barselsfonden vil også kunne ydes i de tilfælde, hvor den, der vikarierer for den orlovshavende medarbejder, indgår i et i forvejen i institutionen etableret »fast« vikarkorps. Hvis den stilling, der bliver ledig i forbindelse med barselsorlov, besættes ved intern funktion, kan der tilsvarende ydes refusion for lønnen til den vikar, der ansættes i den stilling, som herved bliver ledig p.g.a. funktionen.

6. Hvis den medarbejder, der har barsels- og adoptionsorlov, er ansat tidsbegrænset til at gennemføre et særligt projekt og aflønnet af specielle hertil knyttede midler, kan der - hvis opgaven ikke kan videreføres af en vikar - i stedet ydes refusion fra fonden i forbindelse med en eventuel forlængelse af ansættelsen.

7. Anmodning om udbetaling fra fonden sendes samlet for en institution til: Økonomistyrelsen Forhandlingskontoret Borgergade 18 Postboks 2193 1017 København K

Anmodning om refusion kan for 1997 indsendes henholdsvis 10 . juli 1997, 10. oktober 1997 og 5. januar 1998.

Institutionen er ansvarlig for, at det beregnede refusionsbeløb er korrekt.

For institutioner, der anvender SCL-systemet, kan der blive udskrevet et månedligt uddata til brug for beregning af de refusionsberettigede udgifter. Dette uddata kan anvendes som led i udarbejdelse af refusionsanmodning. Der henvises i øvrigt til særskilt SCL-brugervejledning fra Økonomistyrelsen.

Refusionsanmodningen skal indeholde følgende oplysninger

1. Institutionens navn og adresse

2. EF Refusionsbeløbet, jf. punkt 4, opgørelse/beregning og dokumentation heraf

3. Hvordan udbetaling af refusionsbeløbet skal ske. Hvis institutionen er en statsinstitution, hvortil Økonomistyrelsen kan foretage en til/fra-registrering angives registreringsnummer i SCR-systemet. I modsat fald vil beløbet blive udbetalt via Økonomistyrelsens kreditorsystem til institutionens pengeinstitutkonto til hvilket brug, der skal anføres institutionens pengeinstituts registreringsnummer og kontonummer.

4. Underskrift

8. For så vidt angår den regnskabsmæssige registrering for de institutioner, der følger statens regnskabsregler (Statens Konto- plan), henvises til vedlagte bilag.

9. Henvendelse vedrørende refusionsordningen kan rettes til Økonomistyrelsens Forhandlingskontor.

10. Cirkulæret træder i kraft 23. maj 1997 og har virkning fra 1. januar 1997. Samtidig ophæves Finansministeriets cirkulære nr. 88 af 15. maj 1996 om barselsfonden (Fmst.nr. 33/96) (* 2).

Finansministeriet

Økonomistyrelsen

Den 23. maj 1997

P.M.V.

E.B.

Peter Friis