Skrivelse om bestemmelse om rationaliseringsforslag fremsat af enkeltpersoner

Skrivelse om bestemmelse om rationaliseringsforslag fremsat af enkeltpersoner

Ref.: a. Kundgørelse for Forsvaret B.4-24 af 1 JUL 1989, Cirkulære om præmiering af rationaliseringsforslag fremsat af personel under Forsvarsministeriet.

b. Økonomihåndbog for Forsvaret, FKOBST SUP 560-4.

Tillæg: A. Retningslinier for præmiering af rationaliseringsforslag.

B. Indberetning til Forsvarskommandoen.

Bilag: Skema til brug ved vurdering af rationaliseringsforslag, fremsat af enkeltpersoner.

Erstatter: Tillæg af NOV 1993 til FKODIR LE.121-5 af JAN 1991.

Formål

1. I tilknytning til ref. a. fastsætter bestemmelsen retningslinier for behandling af rationaliseringsforslag fremsat af enkeltpersoner.

Det pålægges chefer m.fl. at orientere underlagt personel om fremgangsmåden ved indsendelse af rationaliseringsforslag, muligheden for præmiering samt begrænsningerne i forslagsstillernes udnyttelse af enerettigheder mv. i forbindelse med antagne forslag.

Indsendelse af rationaliseringsforslag

2. Enkeltpersoners forslag til rationaliseringer kan omfatte alle områder af offentlig virksomhed. Rationaliseringsforslag, der vedrører flere ministerier, eller som ikke entydigt kan henføres til et bestemt ministerium, sendes direkte til Finansministeriet. Forslag, der tillige vedrører forsvarets virksomhed, fremsendes som angivet nedenfor.

3. Rationaliseringsforslag, der vedrører forsvarets virksomhed, udarbejdes og fremsættes som beskrevet i ref. over for nærmest foresatte chef, eller - såfremt forslagsstilleren foretrækker dette - direkte over for Forsvarskommandoen (FKO).

4. Når et rationaliseringsforslag modtages, gives forslagsstilleren en skriftlig bekræftelse. Såfremt forslaget sendes til udtalelse ved anden myndighed, jf. nedenfor, eller hvis behandling af rationaliseringsforslaget tager længere tid end normalt, gives forslagsstilleren meddelelse herom.

Antagelse og præmiering af rationaliseringsforslag

5. For at kunne antages med deraf følgende præmiering skal et rationaliseringsforslag

– være en nyskabelse eller kombinere kendte faktorer på en ny måde,

– indebære en lønsomheds- eller effektivitetsforøgelse samt

– i det væsentlige kunne antages som foreslået.

På edb-området er anvendelsen af mikrodatamater (PC) blevet almindelig, og det forudsættes generelt, at personel, der har edb-udstyr til rådighed, udnytter alle de muligheder, der eksisterer i programmerne, til løsning af opgaver i det daglige arbejde. De edb-programmer, som brugerne udarbejder, og som tjener det formål at forbedre den daglige arbejdsrutine, er derfor et naturligt og forventet resultat sammenholdt med de ressourcer, der stilles til rådighed i forbindelse med installation af edb-udstyr og uddannelse af personel mv. Det vil derfor kun være helt specielle programmer med et videregående sigte og med mulighed for generel anvendelse og ajourføring, der kan antages og præmieres.

6. Præmiering af et antaget rationaliseringsforslag bør finde sted, selv om forslaget ikke implementeres.

Et ikke antaget rationaliseringsforslag vil undtagelsesvis kunne præmieres, hvis dets udformning mv. vidner om forslagsstillerens interesse og indsigt ud over, hvad der normalt forventes af en medarbejder inden for det pågældende område.

Der henvises til tillæg A vedrørende beregning af præmiestørrelse.

7. Forsvaret forbeholder sig eneretten til de opfindelser, som måtte være indeholdt i de antagne og præmierede rationaliseringsforslag, såfremt udnyttelsen alene falder inden for forsvarets arbejdsområde.

Beføjelser til afgørelse

8. Niveau III-myndigheder træffer afgørelse om et rationaliseringsforslags antagelse og præmiering med beløb indtil kr. 6.000.

Inden afgørelse træffes, eventuelt efter indhentet udtalelse fra kommandomyndigheder eller relevant faglig myndighed, skal rationaliseringsforslaget forelægges det lokale samarbejdsudvalg til udtalelse.

Rationaliseringsforslag, der vurderes at kunne premieres med beløb over kr. 6.000, eller som skønnes at have et videregående sigte (dvs. omfatter forhold ud over myndighedens eget kommandoområde, jf. den i FKO årsprogram fastsatte driftsstruktur), sendes sammen med udfyldt vurderingsskema (jf. bilag) til videre behandling ved respektive niveau II myndigheder.

Niveau III-myndigheder, der er direkte underlagt FKO, fremsender sådanne forslag til FKO.

9. Niveau II-myndigheden vurderer, om forslaget kan afgøres endeligt inden for niveau II-myndighedens kompetence, idet niveau II myndigheden kan træffe afgørelse om rationaliseringsforslags antagelse og præmiering med beløb på indtil kr. 12.000. Forinden niveau II-myndighedens afgørelse forelægges rationaliseringsforslaget niveau II-myndighedens fælles samarbejdsudvalg (FÆLSU) eller tilsvarende samarbejdsforum til udtalelse.

Rationaliseringsforslag, der vurderes at kunne præmieres med et beløb over kr. 12.000, eller som skønnes at have et videregående sigte, fremsendes til endelig afgørelse i FKO, idet niveau II myndighedens vurdering og niveau II FÆLSU (eller tilsvarende) udtalelse skal fremgå af vurderingsskemaets del 2.

10. FKO træffer endelig afgørelse om præmiering af rationaliseringsforslag, der fremsendes jf. pkt. 8 og 9. Forinden afgørelse, forelægges forslaget FKO Samarbejdsudvalg til udtalelse.

11. Forslagsstilleren og relevante myndigheder orienteres om afgørelsen. I forbindelse hermed modtager forslagsstilleren en kopi af vurderingsskemaet påført vurdering og afgørelse.

Udbetaling af præmiebeløb

12. Efter anvisning af den myndighed, der har truffet afgørelsen, udbetales præmiebeløb, herunder eventuelle á conto udbetalinger, jf. nedenfor, ved foranstaltning af den regnskabsforvaltende og lønrapporterende myndighed (RM), der forestår lønadministration vedrørende forslagsstilleren.

Opmærksomheden henledes på, at præmier efter kildeskatteloven betragtes som A-indkomst, hvorfor RM skal foretage fradrag af forskudsskat, inden udbetaling finder sted.

13. Niveau III-myndigheder kan, hvis et rationaliseringsforslag sendes til viderebehandling ved overordnet myndighed, jf. pkt. 8, anvise et á conto beløb på op til kr. 6.000 til udbetaling, inden forslaget videresendes.

Niveau II-myndigheder kan tilsvarende anvise á conto beløb på op til kr. 12.000 (inkl. evt. allerede anviste á conto beløb ved niveau III) til udbetaling, inden forslaget videresendes til FKO, jf. pkt. 9.

Oplysning om udbetalte á conto beløb anføres i vurderingsskemaet.

14. Retningslinier vedrørende budgettering og regnskabsmæssig registrering af rationaliseringspræmier fremgår af ref. b., hvortil henvises.

Ankemulighed

15. Forslagsstillere kan anke over afgørelser eller procedurer i forbindelse med behandlingen af rationaliseringsforslag.

Eventuel anke indgives til nærmeste højere myndighed i forhold til den myndighed, der har truffet afgørelsen. Anke over FKO afgørelser indgives til Forsvarsministeriet.

Anke kan fremsættes direkte eller via forslagsstillerens personaleorganisation.

16. Anken skal fremsættes senest to måneder efter tilsendelse af afgørelse af det pågældende rationaliseringsforslag. Afgørelse i ankesagen er endelig.

Gennemførelse af antagne rationaliseringsforslag

17. Gennemførelse af antagne rationaliseringsforslag vedrørende forsvarets virksomhed foretages i overensstemmelse med bestemmelserne for styring af strukturændringer og driftseffektiviseringer.

Indberetning

18. Samtlige niveau II myndigheder samt niveau III-myndigheder direkte under FKO indberetter i forbindelse med produktrapporteringen pr. ultimo DEC til FKO om behandlede og præmierede rationaliseringsforslag, jf. tillæg B.

Ikrafttræden

19. Nærværende FKOBST med tilhørende tillæg og bilag er gældende for alle rationaliseringsforslag, fremsat af enkeltpersoner, der modtages ved forsvarets myndigheder 1 APR 1996 og senere. Forslag, der er medtaget tidligere, afgøres og præmieres i henhold til FKODIR LE.121-5, JAN 1991, tillæg (rettet NOV 1993) med tilhørende bilag (rettet NOV 1993).

Sagsbehandlende afdeling

20. Sagsbehandlende afdeling er Analyseafdelingen.

Forsvarskommandoen, den 31. marts 1996

E.B.

Generalmajor

Jens Johansen

Tillæg A

Retningslinier for præmiering af rationaliseringsforslag

Præmiering af rationaliseringsforslag med økonomisk målbar værdi

1. Hvis det er muligt at beregne eller fastsætte et vist mindstebeløb for de årlige besparelser i arbejdsløn og/eller materialer el.lign., fastsættes præmien til et engangsbeløb på 15% af den gennemsnitlige årlige nettobesparelse på op til kr. 100.000. Såfremt den årlige nettobesparelse er større end kr. 100.000, fastsættes præmiens størrelse efter vurdering.

2. Den årlige nettobesparelse (S) beregnes som summen af de gennemsnitlige årlige besparelser i lønomkostninger (L), materieldriftsomkostninger (M) og øvrige driftsomkostninger (Ø) fratrukket en beregnet årlig afskrivning af de samlede investeringsudgifter (I).

Dvs. S = L + M + Ø - I/A

hvor Å = antal år (normalt 5) for afskrivning af investeringsudgiften.

Ved investeringsudgifter forstås enhver form for engangsudgifter, som afholdes i forbindelse med gennemførelsen af rationaliseringsforslaget.

3. Beregning af den årlige nettobesparelse må ikke foretages skønsmæssigt, men skal foretages på grundlag af påviselige værdier. Rationaliseringsforslaget vedlægges et særligt bilag, hvoraf beregningsgrundlaget fremgår.

4. Engangsbesparelser ved gennemførelse af et rationaliseringsforslag omregnes til årlige besparelser, idet engangsbesparelsen fordeles ligeligt på 2/3 af den forventede brugstid. Såfremt forslagets gennemførelse medfører investeringsudgifter, fratrækkes disse beløbet for engangsbesparelsen før denne fordeles på brugstiden.

Præmiering af rationaliseringsforslag uden økonomisk målbar værdi

5. Ved vurdering af rationaliseringsforslag, hvor det ikke er muligt at beregne eller fastsætte et mindstebeløb for de årlige besparelser i arbejdsløn, materialer mv., gives point efter følgende tre faktorer

a. Grad af praktisk, teknisk og/eller administrativ idérigdom: Ved vurderingen skal der tages hensyn til forslagsstillerens arbejdsopgaver og stilling i forsvaret. Ligeledes bør det vurderes, om det er nærliggende at fremsætte forslaget (er arbejdsområdet omfattet af en stillings- eller funktionsbeskrivelse)

Pointtabel

Er forslaget en enkel idé

1-2 point

Er forslaget en god idé

3-4 point

Er forslaget en meget god idé

5-6 point

Er forslaget en usædvanlig god idé

7-8 point

b. Grad af præsteret arbejde: Omfanget af forslagsstillerens arbejde vurderes. Der bør således skelnes mellem en idéskitse og et helt gennemarbejdet forslag. Der kan gives tillægspoint, hvis forslagsstilleren har anvendt en væsentlig del af sin fritid til at udarbejde forslaget.

Pointtabel

Der er præsteret et vist arbejde

1 point

Der er præsteret et omfattende arbejde

2 point

Der er præsteret et meget omfattende arbejde med udførlige programmer, skitser, tegninger, modeller, beskrivelser eller lignende

4 point

c. Grad af nytteværdi: Vurdering af forslagets betydning for øget effektivitet og mindsket risiko for fejl. Der skal tages hensyn til i hvor mange år, forslaget påregnes udnyttet. Fordele af økonomisk eller anden nytteværdi, herunder forslagets operative betydning, medtages ligeledes i vurderingen.

Pointtabel

Forslaget medfører en vis forbedring

3-4 point

Forslaget medfører en stor forbedring

5-6 point

Forslaget medfører en betydelig forbedring

7-9 point

Forslaget medfører en meget betydelig forbedring

10-12 point

De tre faktorers point lægges sammen, og præmien fastlægges efter følgende tabel

Point

Kroner

5-6

2.000

7-8

3.000

9-12

4.000

13-14

5.000

15-16

6.000

17-18

9.000

19-20

12.000

21-22

16.000

23-24

20.000

Præmiering af et ikke-antaget rationaliseringsforslag

6. Et ikke-antaget forslag, der gennem sin udformning vidner om forslagsstillerens interesse og indsigt ud over, hvad der normalt forventes af en medarbejder inden for det pågældende område, gives point ud fra graden af praktisk, teknisk og/eller administrativ idérigdom og graden af det præsterede arbejde jf. ovenstående pointtabeller. De fastsatte point fra de to faktorer lægges sammen, og præmien fastlægges efter følgende tabel.

Point

Kroner

5-6

1.000

7-8

1.300

9-10

1.600

11-12

2.000

Tillæg B

Indberetning til Forsvarskommandoen

Niveau II -myndigheder

1. Niveau II-myndigheder indberetter samlet for sit kommandoområde årligt til FKO om behandlede og præmierede rationaliseringsforslag, fremsat af enkeltpersoner i det foregående år. Indberetningen indgår som bilag til myndighedens produktrapportering pr. ultimo DEC.

2. Indberetningen opdeles i en generel del vedrørende samtlige modtagne rationaliseringsforslag og en speciel del vedrørende rationaliseringsforslag, der præmieres med beløb over kr. 6.000.

a. Den generelle del omfatter statistiske oplysninger om samtlige modtagne rationaliseringsforslag opdelt på underlagte niveau III-myndigheder som følger

1. Antal modtagne forslag.

2. Antal færdigbehandlede forslag.

3. Antal ikke-antagne forslag.

4. Antal præmierede forslag.

5. Udbetalte præmiebeløb (inkl. á conto beløb) vedr. færdigbehandlede forslag.

6. Anslåede totale investeringsudgifter i forbindelse med gennemførelse af rationaliseringsforslag.

7. Anslåede totale årlige besparelser.

8. Eventuelle bemærkninger.

Ad 1) : Omfatter samtlige de i året modtagne rationaliseringsforslag

Ad 2 - 5) : Omfatter samtlige i året færdigbehandlede rationaliseringsforslag, uagtet om disse er afgjort endeligt ved niveau I, II eller III, og uagtet om det enkelte forslag er fremsat i tidligere år.

Ad 6 - 7) : Omfatter de i året færdigbehandlede rationaliseringsforslag, der er endeligt afgjort ved niveau II og III. Omfatter derimod ikke rationaliseringsforslag, der er fremsendt til endelig afgørelse ved FKO, idet sådanne forslag kan have et videregående sigte, der vedrører forhold ud over den pågældende niveau II-myndigheds kommandoområde.

b. Den specielle del omfatter detaljerede oplysninger om de i året færdigbehandlede rationaliseringsforslag, der er præmieret med beløb større end kr. 6.000 som følger

1. Forslagsstillers stilling (grad) navn, tjenestested og beskæftigelse.

2. Kort redegørelse for forslagets indhold.

3. Data for forslagets modtagelse ved niveau III henholdsvis niveau II.

4. Dato for forslagets antagelse henholdsvis gennemførelse.

5. Præmiebeløbets størrelse.

6. Anslåede investeringsudgifter ved forslagets gennemførelse.

7. Anslåede årlige besparelser og/eller andre fordele forbundet med forslagets gennemførelse.

8. Eventuelle bemærkninger.

Niveau III-myndigheder direkte underlagt FKO

3. Niveau III-myndigheder direkte underlagt FKO indberetter til FKO i overensstemmelse med pkt. 2.a.

Skema til brug ved vurdering af rationaliseringsforslag fremsat af enkeltpersoner.

DEL I

NIVEAU III-MYNDIGHEDENS VURDERING OG AFGØRELSE

Forslagsstillers PNR, stilling (grad), navn: Tjenestested

Regnskabsforvaltende og lønrapporterende myndighed

Følgende vurderes

(Vurderingen kan evt. fortsætte på skemaets bagside).

(Udfyldes af den myndighed, hvor forslagsstilleren er tjenstgørende)

Anses forslaget for at være omfattet af forslagsstillerens arbejdsområde, jf. stillings- og funktionsbeskrivelse

Anses forslaget for at være en nyskabelse eller kombineres kendte faktorer på en ny måde

Kan forslaget i det væsentlige antages

Indebærer forslaget en lønsomheds- eller effektivitetsforøgelse, jf. FKOBST 401-5, tillæg A

A: Målbar værdi

Årlig nettobesparelse kr.

(beregningsgrundlaget vedlægges i særligt bilag)

B: Uden målbar værdi

Tildelte point

a. Iderigdom

b. Præsteret arbejde

c. Nytteværdi

Præmiesummens størrelse

Kr.

Det lokale samarbejdsudvalgs udtalelse

Konklusion og afgørelse

Evt. á conto præmie

Udbetalt kr.

Attesteres af Niveau III-myndigheden

Dato og underskrift.

DEL II

NIVEAU II-myndighedens vurdering og afgørelse

NIVEAU II-myndighedens vurdering (vurderingen kan evt. fortsætte på skemaets bagside)

Tildelte point

Præmiesummens størrelse

Fællessamarbejdsudvalgets (eller tilsvarende) udtalelse

Konklusion og afgørelse

Evt. à conto præmie

Udbetalt kr.

(Inkl. evt. udbetalt à conto beløb ved NIVEAU III)

Attesteres af NIVEAU II-myndigheden

Dato og underskrift.

Vurdering fortsat

DEL III

FORSVARSKOMMANDOENS (FKO) VURDERING OG AFGØRELSE.

FKO vurdering

Tildelte point

Præmiesummens afgørelse

FKO Samarbejdsudvalgs udtalelse

Konklusion og afgørelse

Attestation

Dato og underskrift.

Tillæg A

Tillæg B