Vejledning om afvikling af tjenstlige samtaler og afhøringer m.v.

Vejledning om afvikling af tjenstlige samtaler og afhøringer m.v.

1. Terminologi

I praksis sondres i denne sammenhæng mellem 3 situationer, hvor en overordnet på et tjenestested i Kriminalforsorgen tager en samtale med en underordnet

I alle situationer har det underordnede personalemedlem på baggrund af sit ansættelsesforhold pligt til at møde.

a. Tjenstlig samtale.

Anvendes, hvor der allerede ved samtalens begyndelse ikke er tvivl om hændelsesforløbet, til f.ex. instruktion, indskærpelse af retningslinier, drøftelse af sygefravær m.v.

b. Afdækkende samtale.

Anvendes, hvor der søges afdækket og klarlagt et hændelsesforløb i tilfælde, hvor der på det foreløbige grundlag ikke er grund til at antage, at der er begået fejl eller forsømmelse.

Såfremt der under den afdækkende samtale fremkommer oplysninger eller andet, der giver begrundet anledning til at antage, at den ansatte kan have begået eller medvirket til, at der er begået fejl eller forsømmelser, der kan medføre strafferetlig eller disciplinært ansvar, skal der i det hele forholdes efter reglerne nedenfor om afholdelse af tjenstlig afhøring.

c. Tjenstlig afhøring.

Anvendes, hvor der er begrundet anledning til at antage, at den ansatte kan have begået eller medvirke til at der er begået fejl eller forsømmelse, der kan give anledning til strafferetligt eller disciplinært ansvar.

2. Valg af bisidder.

Der henvises til følgeskrivelse af dags dato om valg af bisidder. Forvaltningsloven har ikke fastsat regler for, hvem der kan bistå parten d.v.s. den ansatte. Den pågældende kan derfor lade sig bistå af en sagkyndig f.ex. en advokat, en tillidsrepræsentant eller andre. Den ansatte kan også lade sig bistå af en organisation, selvom organisationen ikke er forhandlingsberettiget. Som omtalt i følgeskrivelsen vil tjenestestedets leder efter forvaltningslovens § 8 sk. 2 efter et konkret skøn kunne tilsidesætte vedkommendes valg af bisidder, hvor dette findes at burde vige for væsentlige offentlige eller private interesser. Dette indebærer, at der kun i ganske særlige tilfælde bør nægtes den ansatte adgang til at lade sig bistå af andre.

a. Hvor en tjenstlig samtale må forventes at munde ud i kritik eller henstillinger og lignende, bør den ansatte tilbydes adgang til at møde med bisidder. Forventes den tjenstlige samtale alene at vedrøre en (neutral) instruktion f.ex. med hensyn til arbejdets udførelse, er der ikke grundlag for at give den ansatte lejlighed til at møde med bisidder.

b. Ved den afdækkende samtale er der ikke grundlag for at tilbyde den ansatte adgang til at møde med bisidder.

c. Ved den tjenstlige afhøring skal den ansatte altid tilbydes at møde med bisidder.

3. Vidnepligt og vejledningspligt

a. Ved den tjenstlige samtale ligger hændelsesforløbet som nævnt under 1.a. fast forud for samtalens begyndelse. Det er derfor som udgangspunkt uaktuelt at udspørge den ansatte om dette forløb. Under den tjenstlige samtale vil den ansatte normalt have vidnepligt. Forventes den tjenstlige samtale at skulle munde ud i kritik m.v., og den ansatte alligevel under samtalen udspørges om forhold, der (yderligere) kan belaste vedkommende, bør den ansatte vejledes om, at der ikke er pligt til at udtale sig om forhold, der må antages at udsætte den ansatte for strafansvar eller disciplinært ansvar.

b. Ved den afdækkende samtale er der ikke grundlag for at antage, at der er begået fejl og forsømmelser. Den ansatte har i disse situationer vidnepligt, hvilket pågældende skal orienteres om. Der er ikke grundlag for at vejlede den ansatte om, at han ikke er forpligtig til at fremkomme med oplysninger, der vil kunne udsætte ham for retligt ansvar. Derimod vil den ansatte selv have mulighed for at sige fra, hvis forklaringen vil kunne medføre et strafferetligt eller disciplinært ansvar.

c. Ved den tjenstlige afhøring er der begrundet anledning til at antage, at der foreligger fejl eller forsømmelser. I disse tilfælde bør den ansatte altid gøres bekendt med, at han ikke har pligt til at udtale sig. Dette gælder også, hvor det ved samtalens begyndelse må antages, at der kun er mindre sandsynlighed for, at netop den til samtalen indkaldte har gjort sig skyldig i de begåede fejl.

4. Notat.

Når der udfærdiges notat om samtalen, bør den ansatte have lejlighed til at gennemlæse det med henblik på eventuelle ændringer og rettelser. Den ansatte bør godkende det endelige notat med sin underskrift på notatet.

a. Hvor den tjenstlige samtale ikke udelukkende er en neutral instruktion, skal der udfærdiges notat om samtalen. Notatet udleveres i kopi til den ansatte.

b. Ved den afdækkende samtale bør der som udgangspunkt gøres notat. En kopi af notatet udleveres normalt kun på begæring.

c. Ved den tjenstlige afhøring skal der udfærdiges notat, som i kopi udleveres til den ansatte.

5. Særligt om arresthusene

Tjenstlige afhøringer i arresthusene bør foretages af arrestinspektørerne selv eller den, han bemyndiger hertil.

Polititjenestemænd bør kun foretage afhøringer af arresthuspersonale, såfremt dette sker som led i en egentlig efterforskning.

6. Nærværende vejledning erstatter skrivelse af 23. marts 1993 med notat om vidnepligt i disciplinærsager, der samtidig ophæves.

Ingen