Vejledning om indberetning, udbetaling og afregning af tilskud for ledige dagpengemodtagere i kommunerne ved ansættelser i jobtræning og individuel jobtræning inden for kvoten af jobtræningspladser

Vejledning om indberetning, udbetaling og afregning af tilskud for ledige dagpengemodtagere i kommunerne ved ansættelser i jobtræning og individuel jobtræning inden for kvoten af jobtræningspladser

Indenrigsministeriet varetager administrationen af bestemmelserne omkring udbetaling og afregning af tilskud for ledige dagpengemodtagere ved ansættelser i jobtræning og individuel jobtræning i kommunerne i henhold til § 41, stk. 4, i lov om en aktiv arbejdsmarkedspolitik, jf. lovbekendtgørelse nr. 179 af 21. marts 1995, som ændret ved lov nr. 1059 af 20. december 1995. De amtskommunale kvoter af jobtræningspladser er ophævet fra og med 1996 og er derfor ikke omfattet af denne vejledning. Ordningen for puljejob er ligeledes ikke omfattet af denne vejledning.

Baggrund

Indenrigsministeriet udbetaler og afregner løbende det foreløbigt udbetalte tilskud for ledige dagpengemodtagere ved ansættelser i jobtræning og individuel jobtræning på baggrund af kvartalsvise opgørelser af tilskudsberettigede timer fra kommunerne, jf. § 149, stk. 2, i bekendtgørelse nr. 1185 af 22. december 1995 om en aktiv arbejdsmarkedsindsats.

Indenrigsministeriets administration omfatter alene udbetaling og afregning af statens tilskud til kommunerne inden for den fastsatte kvote af jobtræningspladser. Udbetaling og afregning af tilskud ved ansættelser, der ligger ud over den fastsatte kvote vil fortsat skulle afregnes direkte mellem Arbejdsformidlingen og den pågældende kommune efter aftale.

Indenrigsministeriet udbetaler månedsvis bagud et aconto-tilskud til kommunerne. Det foreløbigt udbetalte tilskud reguleres efter udgangen af hvert kvartal på baggrund af kvartalsvise indberetninger fra de enkelte kommuner på de af Indenrigsministeriet udsendte skemaer. Det skal i den forbindelse bemærkes, at udbetaling og afregning af tilskud til kommunerne vil foretages uafhængigt af den elektroniske indberetning af oplysninger fra kommunerne om ledige dagpengemodtagere i jobtræning og individuel jobtræning. Indenrigsministeriet og Arbejdsmarkedsstyrelsen arbejder fortsat på en koordinering af tilskudsadministrationen med denne elektroniske indberetning af ledige dagpengemodtagere. Indenrigsministeriet vil vende tilbage med en nærmere orientering herom.

Det påhviler den enkelte kommune at sikre, at indberetningerne til Indenrigsministeriet er opgjort korrekt.

Indberetning, udbetaling og afregning af tilskud foretages efter nedenstående retningslinier

Tidsfrister for indberetning

Indberetning af tilskudsberettigede timer foretages på de af Indenrigsministeriet udsendte skemaer. Indenrigsministeriet skal have de kvartalsvise indberetninger senest den 18. i måneden efter udløbet af hvert kvartal. Det er vigtigt, at denne tidsfrist overholdes, da reguleringerne på baggrund af indberetningerne skal indrapporteres til afregningssystemet senest den 21. i måneden. Årsopgørelsen erstatter indberetningen for 4. kvartal og skal først være Indenrigsministeriet i hænde den 18. februar året efter. Årsopgørelsen vil derefter blive afregnet af Indenrigsministeriet ultimo februar måned. Den endelige årsafregning vil ske på grundlag af en revisionspåtegnet opgørelse, som skal være Indenrigsministeriet i hænde senest den 15. august året efter.

Der henvises i øvrigt til afsnittet »Periodisering af kvartalsopgørelser«.

Tilskudsberettigede personer

Kommunerne er berettigede til tilskud efter lov om en aktiv arbejdsmarkedspolitik og bekendtgørelse om en aktiv arbejdsmarkedsindsats og i øvrigt efter aftale med den respektive AF-region, som derved afgrænser de tilskudsberettigede personer omfattet af Indenrigsministeriets tilskudsadministration.

Indenrigsministeriets tilskudsadministration vedrører ledige dagpengemodtagere ansat i jobtræning eller individuel jobtræning inden for den enkelte kommunes kvote af jobtræningspladser, jf. § 149, stk. 2, i bekendtgørelse om en aktiv arbejdsmarkedsindsats. Ansættelse af ledige samt udbetaling af løntilskud ud over kvoten aftales/afregnes direkte mellem kommunen og Arbejdsformidlingen. Administrationen af forbruget af kvoten og registrering af hvornår denne er opbrugt foretages af Arbejdsformidlingen i samarbejde med kommunen.

Indenrigsministeriets tilskudsadministration indebærer, at der ikke afregnes tilskud ud over kvoten af jobtræningspladser til de enkelte kommuner inden for AF-regionen. Såfremt der foretages udveksling af kvoter mellem kommuner inden for samme AF-region er det derfor vigtigt, at Indenrigsministeriet orienteres særskilt herom fra begge kommuner inden tidsfristen for kvartalsindberetning.

Tilskudsberettigede timer

Der kan udbetales tilskud for de tilskudsberettigede timer for hvilken kommunen har udbetalt løn eller projektydelse til den ledige dagpengemodtager.

Der kan ikke udbetales tilskud for de timer, hvor der samtidig er modtaget refusion fra det offentlige efter reglerne om dagpenge m.v. Der kan heller ikke udbetales tilskud, hvis kommunen samtidig får udbetalt refusion i henhold til bekendtgørelse om adgang, deltagerstøtte, depositum m.v. ved deltagelse i arbejdsmarkedsuddannelser.

Der kan i henhold til § 149 c, stk. 1, i bekendtgørelse om en aktiv arbejdsmarkedsindsats udbetales tilskud til overarbejde under nærmere angivne forudsætninger. Såfremt disse forudsætninger er opfyldt skal timerne ved overarbejde, hvortil kommunen har udbetalt løn, indgå i den samlede indberetning til Indenrigsministeriet sammen med de øvrige timer. De pågældende timer vil indgå i det samlede kommunale forbrug af kvoten af jobtræningspladser.

Tidsinterval for indberetning

De kvartalsvise opgørelser til Indenrigsministeriet indeholder oplysninger for to kvartaler samt mulighed for berigtigelser vedr. tidligere kvartaler. 1) Regnskabstal svarende til det faktisk konstaterede forbrug i det foregående kvartal. 2) Et skønnet tal for det indeværende kvartal. 3) Berigtigelser af tidligere indberettede regnskabstal.

Ad 1) Regnskabstallene for det foregående kvartal bruges til regulering af det foreløbigt udbetalte aconto-tilskud. Reguleringen indregnes i det foreløbige aconto-tilskud for indeværende kvartal. Dette betyder, at kommunen får udbetalt et lige stort beløb hver måned inden for kvartalet. Dog vil årsopgørelsen erstatte reguleringen for 4. kvartal.

Indenrigsministeriet og Arbejdsmarkedsstyrelsen arbejder - som tidligere nævnt - på at anvende den elektroniske indberetning fra de enkelte kommuner til afregningen af tilskud til kommunerne ved ansættelser af ledige dagpengemodtagere. Det er vigtigt at kommunerne sikrer en korrekt opgørelse til Indenrigsministeriet, så tallene svarer til summen af de kvartalsvise personbaserede indberetninger til Arbejdsformidlingen.

Ad 2) Såfremt kommunen skønner at forbruget i det indeværende kvartal vil afvige fra forbruget i det seneste indberettede regnskabstal, skal dette skøn indberettes til Indenrigsministeriet. Hvis det forventede tilskud skønnes uændret, vil Indenrigsministeriet som udgangspunkt beregne og udbetale det foreløbige tilskud ud fra det til Indenrigsministeriet indberettede regnskabstal fra seneste kvartal.

Ad 3) Berigtigelser af de indberettede regnskabstal vedrørende foregående kvartaler til Indenrigsministeriet inden for samme finansår foretages under berigtigelser, som differencen i forhold til de oprindelige indberettede regnskabstal.

Indholdet i indberetningerne

Indholdet i indberetningerne vil for henholdsvis det foregående og indeværende kvartal skulle indeholde oplysninger om antal tilskudsberettigede timer og tilskuddets størrelse i kvartalet ved ansættelser af ledige dagpengemodtagere i almindelig jobtræning og individuel jobtræning.

Som grundlag for beregningen af tilskuddet vedrørende almindelig jobtræning, som den enkelte kommune er berettiget til, bruges oplysningerne om antal tilskudsberettigede timer. Ved ansættelser i individuel jobtræning er udbetalingsgrundlaget størrelsen af tilskuddet, da der ikke nødvendigvis vil være tale om et fast timetilskud.

Skemaet skal ligeledes anvendes, hvis en kommune har ansat en person i jobtræning eller individuel jobtræning, som er tilmeldt en anden AF-region end ansættelseskommunen er beliggende i.

Periodisering af kvartalsopgørelser

Indenrigsministeriet skal som nævnt senest den 18. i måneden efter udløbet af kvartalet have en kvartalsopgørelse. Kvartalsopgørelsen skal så vidt muligt indeholde oplysninger om tilskudsberettigede timer og tilskudsbeløb, som dækker hele kvartalet. Som tidligere nævnt erstatter årsopgørelsen dog kvartalsopgørelsen for 4. kvartal og skal først være Indenrigsministeriet i hænde den 18. februar året efter.

Imidlertid benytter flere kommuner lønsystemer, hvor lønperioden ikke fuldt ud svarer til kvartalet, eller hvor lønudbetalingen foretages efter udløbet af kvartalet. Kommunen kan her vælge mellem to løsninger i indberetningen til Indenrigsministeriet.

Den første løsning er at opdele en lønperiode, som løber på tværs af kvartaler, på de to kvartaler, så der sker en nøjagtig henføring af timer/tilskudsbeløb til det kvartal, hvor lønnen er optjent. Denne løsning skal benyttes ved årsskiftet.

Den anden løsning indebærer, at kommunen vælger det mest hensigtsmæssige kvartal at henføre hele lønperioden til ved indberetningen til Indenrigsministeriet. Denne valgfrihed gælder dog som fremhævet ikke ved årsskiftet. Som eksempel kan en kommune vælge at henføre en lønperiode, som løber fra den 16. marts til den 15. april, til 2. kvartal. En lønperiode som falder fuldt ud i et kvartal, skal dog så vidt muligt altid henføres til det pågældende kvartal. Dette gælder specifikt for lønperioder, hvor lønudbetalingen er foretaget inden Indenrigsministeriets indberetningsfrist.

Den enkelte kommune skal ved anvendelse af begge løsninger opstille de nødvendige procedurer til sikring af, at henføringen af lønperioder og timer til et bestemt kvartal er entydig. Procedurerne skal sikre, at den samme lønperiode og derved timer/tilskudsbeløb kun indberettes en gang til Indenrigsministeriet. Indenrigsministeriet forudsætter, at de nærmere procedurer aftales med kommunernes revision.

Indberetning ved årsskiftet

Ved årsindberetningen skal der ske henføring af timer/tilskudsbeløb til og med den 31. december. Dvs. en lønperiode som løber hen over årsskiftet skal opdeles på de to år. Dette indebærer ligeledes, at indberetningen for 1. kvartal skal indeholde en opgørelse af samtlige præsterede timer og tilskudsbeløb fra og med 1. januar. Denne opdeling er nødvendig af hensyn til registreringen i statsregnskabet og til brug for »kvoteregnskabet«, som følger kalenderåret. Årsindberetningen skal med andre ord henføres til og med den 31. december, mens 1. kvartal skal henføres fra og med 1. januar . Den kvartalsvise lønperiode er således skarpt adskilt af årsskiftet.

For at sikre at årsopgørelsen kan foretages korrekt, er indberetningsfristen for årsopgørelsen fastsat til den 18. februar året efter.

Administration og udbetaling

Indenrigsministeriet foretager på grundlag af de af kommunerne indsendte indberetninger en foreløbig beregning af kommunernes tilskud efter ordningen for det kommende kvartal med en regulering af det forrige kvartal. Afregningen vil blive udmeldt af Indenrigsministeriet inden månedens udgang i april, juli, oktober, december og februar.

Det beregnede tilskud vil blive afregnet med et lige stort beløb den sidste hverdag i hver måned inden for kvartalet.

Afregningen for januar måned vil blive udmeldt af Indenrigsministeriet inden udgangen af december måned og vil blive beregnet ud fra kvoten af jobtræningspladser. Dette beløb vil derefter blive reguleret de to følgende måneder ud fra kommunernes indberetning den 18. februar af årsopgørelsen og det indberettede skøn for 1. kvartal året efter.

Kontering af tilskudsbeløb

Af hensyn til kommunernes kontering i det kommunale »Budget- og regnskabssystem« vil Indenrigsministeriets udmelding af tilskudsbeløb til kommunerne vedrørende årsopgørelsen og det indberettede skøn for 1. kvartal året efter indeholde en opdeling på finansårene.

Tilskudsbeløbet registreres på konto 5.95.2.xx.01 Jobtræningsstøtte.

Revision og restafregning ved årsopgørelsen

Indenrigsministeriets administration omfatter både den statslige udbetaling af tilskud til kommunerne og den mellemkommunale udligningsordning af nettolønudgifterne i kommunerne.

Udligningsordningen administreres efter § 37, stk. 4-5 i lov om en aktiv arbejdsmarkedspolitik, hvorefter 75 pct. af kommunernes lønudgifter udlignes efter fradrag af det statslige tilskud ved beskæftigelse af ledige dagpengemodtagere i jobtræning og individuel jobtræning.

Kommunerne indsender på denne baggrund en samlet revisionspåtegnet opgørelse til afregning af kommunens tilskud og udligning af nettolønudgifter til ledige dagpengemodtagere for det senest forløbne regnskabsår inden den 15. august. Der henvises i øvrigt til Indenrigsministeriets bekendtgørelse nr. 540 af 28. juni 1995.

Årsopgørelsen skal indeholde de samme oplysninger om antal tilskuds- berettigede timer og tilskudsbeløb som kvartalsopgørelserne. Hertil kommer oplysninger om den samlede bruttolønsum inkl. projektydelse og indtægter til kommunen for udsendte ledige dagpengemodtagere. De sidstnævnte oplysninger skal Indenrigsministeriet bruge til den endelige årsopgørelse af udligningsordningen vedrørende kommunernes nettolønudgifter til ledige dagpengemodtagere.

Indenrigsminsiteriet foretager på grundlag af kommunernes revisionspåtegnede årsopgørelser en endelig afregning vedrørende tilskudsåret af kommunernes tilskud til ledige dagpengemodtagere i jobtræning og individuel jobtræning inden for kvoten af jobtræningspladser. Meddelelse herom udsendes til kommunerne senest den 15. september i året efter tilskudsåret. Regulering af forskelle mellem det udbetalte tilskud og den endelige revisionspåtegnede årsopgørelse afregnes med kommunene inden udgangen af september måned.

Kommunernes indberetninger sker efter retningslinier og skemamateriale udsendt af Indenrigsministeriet.

Indenrigsministeriet, den 18. januar 1996

Paul Schuder

/ Nicolai Malm

Ingen