Cirkulæreskrivelse om datakvaliteten i Bygnings- og Boligregistret (BBR).

Cirkulæreskrivelse om datakvaliteten i Bygnings- og Boligregistret (BBR).

Siden etableringen af Bygnings- og Boligregistret i 1976 er anvendelsen af registret blevet væsentlig større i kommunalt og statslig regi, ligesom oplysningerne benyttes af den private sektor. Dette medfører et stadigt stigende behov for at oplysningerne er korrekte og pålidelige.

BBR's oplysninger er af betydning for kommunerne i forbindelse med byggesagsbehandling, huslejenævnssager, tilskudssager, beregning af individuel boligstøtte, vandafgifter, kloakbidrag m.v. Oplysninger fra BBR benyttes tillige ved ejendomsvurderingen og ved udarbejdelse af folke- og boligtælling, konjunkturstatistik, beregning af bloktilskud m.v.

Forsyningsselskaberne benytter registrets oplysninger ved planlægnings- og analyseopgaver og ved fastlæggelse af grundtariffer. Også i den private sektor benyttes oplysninger fra BBR ved handel, finansiering og forsikring af ejendomme o.lign.

Som følge af kritik af datakvaliteten i registret, herunder især af arealopolysningerne, blev i januar 1996 efter aftale mellem boligministeren og Kommunernes Landsforenings formandsskab nedsat en arbejdsgruppe med repræsentanter fra Boligministeriet og Kommunernes Landsforening, Københavns og Frederiksberg kommuner samt Told*Skat. Arbejdsgruppen har nu udarbejdet en række forslag til på kort og længere sigt at forbedre datakvaliteten i registret.

1. Udsendelse af BBR-ejermeddelelse til ejere af en- og tofamilie-

huse samt sommerhuse m.v. samt udsendelse af en opfordring til

kontrol af BBR-ejermeddelelsen for øvrige ejere.

Efter forslag fra arbejdsgruppen er der truffet aftale mellem Boligministeriet og Kommunernes Landsforening, Københavns og Frederiksberg kommuner samt Told*Skat om udsendelse af BBR-ejermeddelelse med udskrift af de registrerede oplysninger til alle ejere af en- og tofamiliehuse samt sommerhuse i august 1996. BBR-ejermeddelelsen udsendes sammen med meddelelse om 20. almindelige vurdering. I følgeskrivelsen opfordres ejerne til at kontrollere oplysningerne i BBR-ejermeddelelsen, og der gøres opmærksom på, at det er ejerens ansvar at få fejlen rettet, såfremt der er fejl i oplysningerne. Hvis der er fejl i oplysningerne, opfordres ejerne til at rette henvendelse til vurderingsrådet.

Der er tillige truffet aftale om, at ejere af ejerlejligheder, etageejendomme, erhvervs- og landbrugsejendomme opfordres til at kontrollere oplysningerne i BBR-ejermeddelelsen i forbindelse med udsendelse af meddelelse om 20. almindelige vurdering. Det forventes, at vurderingsmeddelelsen vil blive udsendt til disse ejere i oktober 1996, dog udsendes vurderingsmeddelelse til ejere af ejerlejligheder allerede i august 1996. Disse ejere vil imidlertid ikke få tilsendt en BBR-ejermeddelelsen, men de orienteres om, at der gratis kan rekvireres en ny BBR-ejermeddelelse indtil 31. december 1996 ved henvendelse til vurderingsrådet.

Som følge af den nære sammenhæng mellem vurderingsmeddelelsen og oplysninger i BBR anmodes kommunerne om ved tilrettelæggelsen af arbejdet med kontrol og rettelse af ejeres tilbagemeldinger om fejl i BBR at give sager, der har betydning for gennemførelse af vurderingsopgaven, højest mulig prioritet.

For sager med uproblematiske ændringer vil kommunen straks kunne foretage en opdatering, hvorimod der vil være behov for tilrettelæggelse af en plan for gennemførelsen af øvrige ændringer. Af hensyn til anvendelse af BBR's oplysninger skal Boligministeriet opfordre kommunerne til hurtigst muligt at gennemføre kontrol- og rettelsesarbejdet. En samlet kontrol og rettelse af ejernes oplsyninger om fejl bør senest være afsluttet ved udgangen af 1997.

På baggrund af erfaringerne ved udsendelse af BBR-ejermeddelelser og opfordring til kontrol af BBR oplysningerne vil der senere eventuelt blive tilrettelagt en tilsvarende udsendelse af BBR-ejermeddelelser til ejere af ejerlejligheder, etageejendomme og erhvervsejendomme. Denne udsendelse påtænkes dog ikke iværksat før tidligst i 1998. I samme forbindelse vil det blive overvejet, om det vil være formålstjenligt med en periodisk udsendelse af BBR-ejermeddelelsen.

2. Kommunernes kvalitetskontrol af ajourføringsoplysninger.

Det fremgår af Boligministeriets bekendtgørelse nr. 616 af 15. december 1980 om ejeres oplysningspligt til bygnings- og boligregistret, at det er ejerens ansvar, at oplysningerne er korrekte. Kommunerne må derfor som udgangspunkt antage, at ejers oplysninger er korrekte.

Hvis kommunen er i besiddelse af andre - og afvigende - oplysninger end ejers, kan rettelse af registreringen foregå ved, at kommunen meddeler ejeren af ejendommen, at man har rettet registrets oplysninger og grundlaget herfor, samt bede om ejers eventuelle kommentarer hertil. I praksis foregår denne orientering af ejer om en fejlrettelse ved udsendelse af en BBR-ejermeddelelse, hvorved ejer får en mulighed for at reagere. Er der uenighed mellem ejer og kommunen om registreringen, bør der foreligge dokumentation for de faktiske forhold på ejendommen, før kommunen foretager en ændret registrering. Kommunen kan efter eget skøn anmode ejerne om at medvirke til denne revision af registreringen, jf. forannævnte bekendtgørelse om ejeres oplysningspligt til bygnings- og boligregistret samt Boligministeriets cirkulære af 11. februar 1986 om bygnings- og boligregistrets ajourføring og drift.

Hvis de eksisterende BBR-data er baseret på ejers oplysninger, vil nye ejeroplysninger derfor umiddelbart kunne danne baggrund for en opdatering. I situationer hvor kommunen har kontrolleret oplysningerne, kan der derimod være behov for at afstemme oplysningerne med ejeren.

For en række oplysningstyper må ejers oplysninger i almindelighed anses for pålidelige. Det gælder åbenbare forhold som oplysninger om bygningsmaterialer, installationsforhold o.lign. For andre oplysningstyper vil kommunens faglige indsigt i retningslinierne for registrering kunne være udslagsgivende for behandlingen af rettelser f.eks. ved beregning af arealer, anvendelsesregistrering o.lign.

Med henblik på at udforme klarere retningslinier for kommunernes kvalitetskontrol af ajourføringsoplysninger vil Boligministeriet tage spørgsmålet op til drøftelse med Kommunernes Landsforening samt Københavns og Frederiksberg kommuner. Indtil der er udarbejdet nye retningslinier skal Boligministeriet henvise til foranstående.

3. Indberetning af oplysninger til brug for byggestatistik m.v.

Boligministeriet skal henlede opmærksomheden på, at BBR anvendes af Danmarks Statistik til udarbejdelse af den månedlige byggestatistik, der har betydning for vurdering af de økonomiske konjunkturbevægelser.

Den månedlige byggestatistik er imidlertid behæftet med stor usikkerhed på grund af forsinkede indberetninger af byggerier. Danmarks Statistik er dels i gang med at udarbejde forsinkelseslister, og er dels i samarbejde med Kort- og Matrikelstyrelsen i gang med at analysere årsagerne til forsinkelserne samt deres fordeling på kommunerne. Kommunerne vil senere modtage en særskilt henvendelse om resultaterne af disse tiltag.

Boligministeriet skal imidlertid allerede nu erindre om de gældende regler, der indebærer, at indberetning af tilladt, påbegyndt og færdiggjort byggeri skal ske umiddelbart eller senest den følgende måned, jf. Boligministeriets cirkulære af 11. februar 1986.

4. Kritisk gennemgang af BBR's dataindhold.

BBR er siden etableringen blevet gradvist udvidet med nye datafelter. Boligministeriet har aftale med Kommunernes Landsforening samt Københavns og Frederiksberg kommuner, at det overvejes at reducere dataindholdet (antallet af felter). Denne opgave skal ses i sammenhæng med den netop udsendte udviklingsplan for registret, jf. Plan for modernisering af BBR, Juni 1996, Kort- og Matrikelsstyrelsen.

Gennemgangen af det nuværende dataindhold forventes at kunne ske sideløbende med en stillingtagen til udviklingsplanens forslag om omstrukturering af BBR's nuværende dataindhold. Dette arbejde forventes at foregå i perioden frem til medio 1998.

5. Kommunernes samarbejde med eksterne parter om forbedring af

BBR's datakvalitet.

Det har været drøftet, hvordan BBR-myndighedens grundlag for ajourføring af BBR kan forbedres, idet praksis viser, at de nuværende ajourføringsmetoder ikke er tilstrækkelige til at sikre en høj datakvalitet i registret. Arbejdsgruppen finder, at der er gode muligheder for på sigt at forbedre datakvaliteten i registret ved samarbejde med eksterne parter.

For at fremme mulighederne for kommunernes samarbejde med eksterne parter vil Boligministeriet, Kort- og Matrikelstyrelsen, tage initiativ til drøftelse og forhandling med relevante parter i løbet af 1. halvår af 1997. Ved disse drøftelser skal de eksterne parters ansvar og forpligtelser fastlægges, - og der skal udformes retningslinier for, hvordan samarbejdet kan tilrettelægges med kommunerne.

Boligministeriet vil søge at få koordineret huseftersynsordningen med lov om begrænsning af energi- og vandforbruget i bygninger. I denne sammenhæng søges udformet bestemmelser, så begge ordninger tager udgangspunkt i BBR-oplysninger og vil omfatte en kontrol af BBR-oplysninger. Konstateres der fejl i BBR's oplysninger, skal der gives meddelelse herom til kommunen.

6. Fastlæggelse af metoder til forbedring af registreringen i BBR

i sammenhæng med bestemmelserne i bygningsreglementerne.

Selvom ejerne har oplysningspligt til BBR og ansvar for, at oplysningerne i BBR er korrekte, kan de i praksis konstateres, at ejerne ofte kun meddeler nye oplysninger til BBR-myndigheden i forbindelse med ændringer i bygningsmassen, som kræver forudgående byggetilladelse samt i forbindelse med fejl konstateret ved ejerskifte. Derimod er indberetninger til BBR ofte mangelfuld i de situationer, hvor der blot skal foretages anmeldelse af mindre byggearbejder.

Muligheden for at kunne anmelde et mindre byggearbejde i henhold til Bygningsreglement 1995 og Bygningsreglement for småhuse 1985 har til formål at gennemføre en enkel og hurtig myndighedsbehandling, så den enkelte hurtigt og ubureaukatisk kan igangsætte mindre byggearbejder.

Med bygningsreglement 1995 blev indført en forældelsesfrist for anmeldelser af byggearbejder. Det betyder, at en anmeldelse bortfalder, hvis arbejdet ikke er påbegyndt inden 1 år fra anmeldelsen. En tilsvarende bestemmelse er foreslået medtaget i udkastet til Bygningsreglement for småhuse, som forventes at træde i kraft efteråret 1996. Disse ændringer fjerner tildels den usikkerhed, der er med hensyn til anmeldelsessager og forbedrer dermed muligheden for ajourføring af BBR.

Ønsket om en detaljeret og pålidelig registrering i BBR af ændringer står på nogle områder i modstrid til ønsket om en enkel og hurtig sagsbehandling i henhold til bygningsreglementerne.

Imidlertid skønnes det muligt at fastlægge metoder, der kan være egnende til at forbedre registreringen i BBR, uden at gå på akkord med det overordnede ønske om en enkel og hurtig sagsbehandling til gavn for ejere af ejendomme. Boligministeriet vil i samarbejde med Bygge- og Boligstyrelsen i løbet af efteråret 1996 overveje, hvordan ajourføringen af BBR kan forbedres ved hjælp af nye metoder.

7. Koordinering af arealdefinitionerne i boliglovene med BBR's

arealdefinitioner

Indenfor de enkelte boliglove (bl.a. boligstøtteloven, ældreboligloven, lejeloven og boligreguleringsloven) findes idag flere forskellige arealdefinitioner og - begreber. Det har derfor været foreslået, at koordinere arealdefinitionerne og - begreberne i boliglovene med BBR's arealdefinitioner og -begreber. Hensigten med koordineringen er, at det bliver muligt at beregne arealoplysninger til brug for administrationen af de enkelte boliglove udfra arealregistreringer i BBR.

Som konsekvens af denne koordinering kan det være nødvendigt at foretage en klarere definition af BBR's arealbegreber og eventuelt fastlægge en opdeling af de nuværende arealbegreber på mindre arealenheder.

Til orientering for kommunerne kan det oplyses, at Boligministeriet har igangsat initiativer til en koordinering af boliglovenes arealdefinitioner med BBR's arealdefinitioner. Det er imidlertid en kompliceret opgave, der griber ind i de enkelte lovgivningsområder, hvorfor det må forventes, at opgaven vil strække sig over de næste år.

Boligministeriet, den 2. september 1996.

Per Smed / Cay Berg Nielsen

Kontorchef Fuldmægtig

Ingen