Cirkulære om anvendelse af betalingskort på tjenesterejser (* 1) (* 2)

§ 1. Den hidtidige statsaftale om betalingskort er ophørt, og Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S har i stedet med virkning fra 1. august 1995 indgået en rammekontrakt om betalingskort, der alene kan anvendes af de institutioner, som er abonnenter hos Indkøbs Service. Indkøbs Service har sendt meddelelse herom til dem. I nærværende cirkulære er foretaget de ændringer, der følger af rammekontrakten, mens den øvrige del af cirkulæret er identisk med det hidtidige cirkulære bortset fra en række ajourføringer.

Stk. 2. Cirkulæret vedrører både betalingskort i henhold til rammekontrakten og betalingskort uden for denne, jf. § 2, stk. 2.

II. Fælles regler for privatkort og firmakort

§ 2. I forbindelse med tjenesterejser kan der anvendes betalingskort, såfremt institutionen ønsker det, jf. § 6 i Finansministeriets cirkulære nr. 76 af 30. maj 1995 om tjenesterejseaftalen (Fmst. nr. 25/95) (* 3). Betalingskortene udstedes efter rekvisition fra institutionen, der forestår udlevering til medarbejderen. Betalingskortene tilhører således institutionen, der afgør, i hvilket omfang disse skal anvendes på tjenesterejser.

Stk. 2. Det er institutionen, der afgør, om der skal anvendes firmakort eller privatkort og hvilket betalingskortselskab, der ønskes anvendt. Institutionen betaler årskontingent og gebyrer for begge typer kort.

Stk. 3. I tilfælde af kortets bortkomst (tab/tyveri) skal medarbejderen straks give meddelelse herom til institutionen og til betalingskortselskabet.

Stk. 4. Betalingskortselskabernes vilkår for anvendelsen af betalingskortene skal altid følges.

§ 3. Nogle betalingskortselskaber tilbyder mod betaling som en ekstra service forskellige former for forsikringer under rejser. Disse tilbud må ikke anvendes, idet forsikring på statslige tjenesterejser skal tegnes i henhold til Finansministeriets cirkulære nr. 92 af 21. juni 1995 om tjenesterejseforsikringen (Fmst. nr. 36/95) (* 4).

III. Firmakort

§ 4. Ved firmakort forstås et kort, der er udstedt til institutionen til brug for en bestemt medarbejder. Ud over standardoplysninger skal firmakortet være forsynet med den pågældende medarbejders navn samt navnet på institutionen.

Stk. 2. Firmakortet må kun anvendes under tjenesterejser og kun til afholdelse af udgifter, der kan godtgøres i henhold til cirkulæret om tjenesterejseaftalen.

Stk. 3. Firmakortet må ikke anvendes til at hæve kontanter i Danmark. I udlandet må kortet kun anvendes som hævekort i særlige tilfælde, eksempelvis hvis rejsen forlænges, eller medarbejderen påføres uforudsete udgifter. Det anbefales, at institutionen fastsætter nærmere regler herom samt fastsætter en beløbsgrænse.

Stk. 4. Hvis en medarbejder fratræder, eller hvis der ikke længere er behov for firmakortet, skal institutionen sørge for, at dette inddrages og returneres i overklippet stand til betalingskortselskabet. Tilsvarende gælder i tilfælde af, at kortet inddrages på grund af medarbejderens misbrug.

§ 5. Når en tjenesterejse er afsluttet, gøres rejseregnskabet op, og der afregnes med medarbejderen efter sædvanlige retningslinier. Institutionens økonomiske forpligtelser over for betalingskortselskabet i forbindelse med rejsen registreres regnskabsmæssigt ud fra de grundbilag, der skal foreligge for kortets benyttelse. Såfremt der undtagelsesvis er afholdt ikke godtgørelsesberettigede udgifter (private udgifter), skal disse ligeledes gøres op og afregnes med medarbejderen ved tjenesterejsens afslutning.

Stk. 2. Udgifterne gøres op ud fra valutakursen på tidspunktet for rejsens afslutning (leveringstidspunktet).

§ 6. Institutionen noterer endnu ikke betalte rejseomkostninger til betalingskortsselskabet på en særskilt kreditorkonto, indtil betaling finder sted. Når opgørelsen modtages fra betalingskortselskabet, kontrolleres det, at der ikke på opgørelsen findes andre udgiftsposter end dem, der er meddelt institutionen ved tjenesterejsens afslutning.

Stk. 2. Såfremt der ikke findes sådanne udgiftsposter, kan alene ændringer i valutakurserne, medføre forskelle mellem det beløb, der opkræves af betalinskortselskabet og det beløb, der er noteret på ovennævnte kreditorkonto.

Stk. 3. En sådan valutabetinget forskel (uafhængigt af fortegn) registreres i forbindelse med betalingen på en for alle tjenesterejser fast/fælles udgiftskonto (regnskabskonto 19.80 kasse, kurs- og momsdifferencer, jf. Statens Kontoplan).

IV. Privatkort

§ 7. Ved privatkort forstås kort, der på institutionens foranledning er udstedt i den pågældende medarbejders navn. Privatkort rekvireres af institutionen efter aftale med medarbejderen.

§ 8. Indehaveren af privatkort hæfter personligt for de køb, der foretages på kortet, og restancer og andre forhold kortindehaveren og betalingskortselskabet imellem er institutionen uvedkommende. Institutionen er forpligtet til ved bestilling af kortet at gøre betalingskortselskabet udtrykkeligt opmærksom herpå.

Stk. 2. Betalingskortselskabernes udstedelse af privatkort sker på basis af kreditvurdering af den pågældende medarbejder, hvorfor betalingskortselskaberne er berettiget til at nægte at udstede kort, såfremt de ikke finder oplysningerne tilfredsstillende.

§ 9. Institutionen skal som led i rejseafregningen af en tjenesterejse udbetale medarbejderen et beløb til dækning af refusionsberettigede merudgifter ved tjenesterejsen, jf. Finansministeriets cirkulære om tjenesterejseaftalen, herunder udgifter betalt med betalingskort. Udgifterne skal dokumenteres ved originalbilag påført kvittering.

Stk. 2. Eventuelle kursdifferencer mellem fakturabeløb og de beløb, der senere opkræves af betalingskortselskabet, er institutionen uvedkommende.

§ 10. Anvendelse af betalingskort må ikke have opsættende virkning på afregningen af tjenesterejser.

V. Ikrafttræden

§ 11. Cirkulæret træder i kraft den 1. april 1996. Samtidig ophæves Finansministeriets cirkulære nr. 122 af 6. juli 1993 om anvendelse af betalingskort på tjenesterejser (APD nr. 32/93) (* 5).

Finansministeriet,

Økonomistyrelsen

Den 15. marts. 1996

P.M.V.

E.B.

Ole Nyegaard

Cirkulære om anvendelse af betalingskort på tjenesterejser (* 1) (* 2)

I. Indledning