Cirkulære om bevaring af primærkommunernes arkivalier

§ 1. Bestemmelserne i dette cirkulære gælder for primærkommunernes arkivalier, herunder arkivalier i den kommunale forvaltning og i kommunale institutioner m.v. Bestemmelserne gælder ikke for arkivalier i Københavns og Frederiksberg Kommuner.

Stk. 2. Bevaring af kommunernes arkivalier sker efter bestemmelserne i § 2, jf. dog § 3, stk. 3. Arkivalier, der ikke er nævnt i § 2, kan kasseres.

Bevaringsfortegnelse

§ 2. Følgende arkivalier skal bevares

1. Kommunestyret i almindelighed

A: Forhandlings- og beslutningsprotokoller for kommunalbestyrelsen, samt for udvalg, nævn og råd nedsat af kommunalbestyrelsen.

B: Mødereferater fra interne udvalg (ledermøder, samarbejdsudvalg, arbejdsgrupper m.v.).

C: Journaler (journalkort) og tilsvarende sags- og dokumentregistre.

D: Journalsager bevares i henhold til de bestemmelser, der er fastsat for den journalplan, der anvendes af den enkelte kommune. I kommuner, der ikke anvender journalplan, sker bevaring efter det tilsynsførende landsarkivs anvisning.

E: Et eksemplar af kommunens egne publikationer, rapporter, interne cirkulærer, retningslinier m.v.

2. Sekretariatsområdet

A: Valgbøger, kandidatanmeldelser, anmeldelser af liste- og valgforbund, samt klager over valg.

B: Borgerlige ægteskabsbøger, jf. Justitsministeriets cirkulære nr. 134 af 25. september 1989 om ægteskabs indgåelse.

3. Folkeregister

A: Hovedregisterkort, herunder omskrevne registerkort fra tidsrummet indtil 1978.

B: Afgangsregisterkort fra tidsrummet indtil 1978.

C: Folkeregisterbilag, der på grund af tidligere ødelæggelse af hovedregister opbevares til erstatning for de ødelagte kort.

D: Mikrofilm, som erstatter makulerede eller ødelagte hoved- og afgangsregisterkort.

E: Korrespondance af principiel betydning.

Økonomi- og personaleområdet

A: De obligatoriske budgetter, regnskaber og delregnskaber, samt budgetmateriale, som er behandlet i økonomiudvalget.

B: Revisionsprotokollater og afsluttende revisionsberetninger.

C: Inkassosager henlagt efter cpr-numre, der begynder med 01.

D: Personalesager henlagt efter cpr-numre, der begynder med 01, samt vedrørende personer i lederstilling.

5. Skatteområdet

A: Ligningssager for år, der ender på 9.

B: Vurderingsfortegnelser og årsomvurderingsfortegnelser til og med 17. almindelige vurdering.

6. Social- og sundhedsområdet

A: Alle sociale personsager vedrørende børns og unges anbringelse udenfor hjemmet ifølge bistandslovens § 33, stk. 2, nr. 10, og § 35.

B: Sociale personsager af særlig eller principiel karakter.

C: Andre sociale personsager henlagt efter cpr-numre, der begynder med 01.

D: Hjemmesygeplejens journaler o.l. vedrørende personer, der er født den 1. i en måned.

7. Det tekniske område

A: Kommuneplaner og lokalplaner, såvel oplæg som vedtagne planer.

B: Byggesager af særlig eller principiel karakter.

C: Oversigtskort (beliggenhedsplaner), plan, snit og opstalt af bygningen, samt eventuelle fotos i andre byggesager.

D: Oversigtskort (beliggenhedsplaner), hovedtegninger, samt eventuelle fotos i sager om gader, veje, pladser og anlæg.

E: Forureningsrapporter og miljøgodkendelser.

8. Undervisnings- og kulturområdet

A: Skoleplaner og undervisningsplaner.

B: Eksamens- og prøvebeviser.

9. Arkivalier i kommunale institutioner m.v.

A: Bestyrelsesprotokoller og mødereferater.

B: Materiale, som i særlig grad belyser institutionens virksomhed.

C: Institutionens årsberetninger, meddelelsesblade o.l.

D: Fortegnelse over elever, børn, beboere, klienter m.v.

E: Sager om enkelte elever, børn, beboere, klienter m.v., der er født den 1. i en måned.

Stk. 2. Arkivalier, der er lagret på elektronisk medium, og som skal bevares, skal konverteres til systemuafhængig arkiveringsversion, såfremt de ikke længere skal anvendes til administrativt formål.

Ikrafttrædelse

§ 3. Cirkulæret træder i kraft den 29. januar 1996.

Stk. 2. Ved ikrafttrædelsen ophæves bekendtgørelse nr. 201 af 29. april 1981 om kassation i kommunernes arkiver for de i § 1 nævnte områder.

Stk. 3. Bekendtgørelse nr. 201 af 29. april 1981 om kassation i kommunernes arkiver forbliver dog i kraft, for så vidt angår kommunale arkivalier, der er henlagt som administrativt uaktuelle før den 1. april 1970.

Stk. 4. Bekendtgørelse nr. 201 af 29. april 1981 om kassation i kommunernes arkiver forbliver i kraft, for så vidt angår arkivalier, der er skabt eller tilvejebragt af Frederiksberg Kommune, indtil der er fastsat særskilte bestemmelser for dette område.

Rigsarkivet, den 25. januar 1996

Johan Peter Noack

Cirkulære om bevaring af primærkommunernes arkivalier

I medfør af § 2, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 13 af 17. januar 1996

om bevaring og kassation af kommunernes og amtskommunernes

arkivalier fastsættes

Område

Ingen