Cirkulære om elektronisk arkivering hos statslige myndigheder (Til samtlige ministerier)

§ 1. For at sikre udnyttelsen af informationsteknologiens potentiale for udvikling og effektivisering skal elektroniske arkivalier bevares for eftertiden i elektronisk form.

II. Område, anmeldelse

§ 2. Bestemmelserne i dette cirkulære gælder for statslige myndigheder, der betjener sig af elektroniske systemer til dokumenthåndtering, sagsbehandling og/eller arkivering samt dertil knyttede journaliserings- og registreringssystemer.

Stk. 2. Myndigheden skal i forbindelse med beslutning om anvendelse af systemer som nævnt i stk. 1 anmelde dette til Statens Arkiver. Anmeldelse skal finde sted senest 4 måneder, før systemet skal tages i brug.

III. Godkendelse

§ 3. Før et system som nævnt i § 2, stk. 1, tages i brug, skal Statens Arkivers godkendelse af systemet foreligge.

Stk. 2. Myndigheden skal i forbindelse med indhentning af godkendelse indsende beskrivelse til Statens Arkiver af systemets opbygning og funktion samt procedure i forbindelse med arkivering, herunder af journalisering, registrerings-, søgesystemer, eksportfaciliteter m.v.. Myndigheden skal tillige forelægge Statens Arkiver instrukser for samt beskrivelse af arbejdsgange og rutiner i forbindelse med anvendelsen af systemet. Beskrivelserne skal foreligge senest 4 måneder, før systemet skal tages i brug.

Stk. 3. Myndighederne skal ligeledes indhente Statens Arkiver godkendelse af væsentlige ændringer i eksisterende systemer samt af konverteringer af data i eksisterende systemer til nye systemer.

IV. Behandling

§ 4. Myndigheden skal sikre, at dokumenterne m.v. bevares en form, der muliggør aflevering til Statens Arkiver i et af Statens Arkiver godkendt format.

§ 5. Statens Arkiver træffer afgørelse om bevaring og kassation i de elektroniske arkivsystemer.

V. Aflevering

§ 6. I forbindelse med afgørelse om bevaring og kassation , jf. § 5, fastsætter Statens Arkiver nærmere bestemmelse om afleveringsterminer.

Stk. 2. Den praktiske gennemførelse af en aflevering aftales mellem myndigheden og Statens Arkiver, der giver myndigheden anvisning om afleveringsformat, herunder om filstruktur, datamedier m.v.

Stk. 3. Statens Arkiver anviser, hvorledes myndigheden skal dokumentere det afleverede materiale.

Stk. 4. Statens Arkiver kontrollerer, at det afleverede materiale overholder de givne anvisninger m.v.

Stk. 5. Statens Arkiver godkender afleveringen over for myndigheden, efter at den i stk. 4 nævnte kontrol er foretaget.

VI. Ikrafttrædelse

§ 7. Bestemmelserne i dette cirkulære træder i kraft den 1. januar 1996.

Stk. 2. Myndigheder, der før cirkulærets ikrafftrædelse har truffet beslutning om overgang til elektronisk dokumenthåndtering m.v., skal inden 4 måneder foretage anmeldelse samt indsende beskrivelse til Statens Arkiver, jf. § 2, stk. 2, og § 3, stk. 2.

Rigsarkivet, den 23. november 1995

Johan Peter Noack

Cirkulære om elektronisk arkivering hos statslige myndigheder

(Til samtlige ministerier)

I medfør af § 5, stk. 1 og 2, samt § 6, stk. 1, i bekendtgørelse nr.

857 af 21. oktober 1992 om offentlige arkivalier og offentlige

arkivers virksomhed fastsættes

I. Varetagelse af arkivmæssige hensyn

Ingen