Vejledning om Sundhedsministeriets bekendtgørelse om aflæggelse af regnskab for sygehusapoteker

Vejledning om Sundhedsministeriets bekendtgørelse om aflæggelse af regnskab for sygehusapoteker

1. Indledende bestemmelser

I henhold til § 3, stk. 1, i Sundhedsministeriets bekendtgørelse nr. 633 af 5. juli 1994 om aflæggelse af regnskab for sygehusapoteker fastsætter Sundhedsstyrelsen nedenstående retningslinier for udarbejdelse af sygehusapoteksregnskaber

Sygehusapoteksregnskabet omfatter et årsregnskab bestående af en resultatopgørelse og en balance samt ledsagende noter.

Årsregnskabet og de ledsagende noter skal omfatte alle indtægter og udgifter, der vedrører sygehusapoteksvirksomheden. Indtægter eller udgifter, der vedrører sygehusapotekets drift, men som konteres under et andet omkostningssted i (amts)kommunens regnskab, skal således henføres til årsregnskabet for sygehusapoteket.

Samtlige beløb opføres på årsregnskabet efter fradrag af merværdiafgift.

Posterne i årsregnskabet værdiansættes i overensstemmelse med følgende almindelige principper

1) Sygehusapoteket formodes at fortsætte sin virksomhed.

2) Værdiansættelsesmetoderne må ikke ændres fra det ene regnskabsår til det næste.

3) Der skal tages hensyn til enhver værdiforringelse, hvad enten årsregnskabet udviser tab eller fortjeneste.

4) Der skal tages hensyn til indtægter og udgifter vedrørende det år, som regnskabet omfatter, uanset betalingstidspunktet.

5) Åbningsbalancen for hvert år skal svare til balancen for det foregående år.

Disse almindelige principper kan fraviges i undtagelsestilfælde. Eventuelle fravigelser og deres indvirkning på årsregnskabet skal anføres og begrundes i en note til regnskabet.

For sygehusapoteker, der driver sygehusapoteksfilialer, skal der udarbejdes et årsregnskab for den samlede enhed samt for henholdsvis moderenhed og filial(er). Sygehusapoteksfilialernes resultatopgørelse samt ledsagende noter skal for så vidt angår indtægtssiden indeholde oplysninger om filialernes faktiske indtægter. Sygehusapoteksfilialernes udgifter opgøres ligeledes - så vidt det er muligt - på basis af de faktiske udgifter. I de tilfælde, hvor det ikke er muligt nøjagtigt at adskille udgifterne mellem en moderenhed og filial(er), må der foretages en skønsmæssig fordeling af udgifterne. Der skal kunne redegøres for de anvendte fordelingsnøgler. Statusposter opgøres særskilt for sygehusapoteksfilialer.

Årsregnskabet og de ledsagende noter skal indsendes til Sundhedsstyrelsen i 2 eksemplarer senest 1. april i det efterfølgende år.

De modtagne regnskaber og ledsagende noter er offentligt tilgængelige og kan rekvireres i kopi mod betaling efter anmodning herom til den pågældende (amts)kommune.

2. Resultatopgørelsens poster og ledsagende noter

Generelt

Resultatopgørelsen skal være opdelt på distribution og produktion, såfremt sygehusapoteket har egenproduktion af lægemidler. Derimod kan sygehusapoteket undlade at specificere eventuelle udgifter til produktionskontrol, information, forskning og udvikling samt administration. Undlades særskilt specifikation af udgifter til disse øvrige funktioner, skal udgifterne imidlertid være omfattet af de poster i resultatopgørelsen vedrørende distribution og produktion, som udgifterne knytter sig til.

Omsætning

Under posten Omsætning opføres indtægter ved det samlede salg af produkter opdelt på aftagere. Der foretages således en opgørelse af den samlede omsætning fordelt på salg til (amts)kommunens egne institutioner, sygehusapoteker i andre (amts)kommuner, private apoteker samt andre kunder.

For så vidt angår sygehusapoteket på Rigshospitalet opføres salg til egne afdelinger under punkt 1.1.1, medens salg til andre sygehuse opføres under punkt 1.1.2.

Omsætningen opgøres i faktiske afregningspriser.

I en note til regnskabet opgøres omsætningen på følgende måde

1) Omsætningen af fabriksfremstillede specialiteter opgøres i apoteksindkøbspriser (AIP).

2) Omsætningen af sygehusapoteksfremstillede specialiteter opgøres i AIP i de tilfælde, hvor der er anmeldt en sådan til sundhedsstyrelsen.

3) Omsætningen af sygehusapoteksfremstillede specialiteter, for hvilke der ikke er anmeldt en AIP, opgøres i den fastsatte sygehusapoteksindkøbspris (SAIP).

4) Omsætningen af andre lægemidler og øvrige varer opgøres i den faktiske afregningspris.

I noten gives oplysning om omsætningen særskilt for hver af ovennævnte punkter.

Vareforbrug

Under posten Vareforbrug anføres de omkostninger, der er afholdt til vareforbrug for at opnå omsætningen.

Vareforbruget skal opgøres ud fra varelagerets værdi ved årets begyndelse med tillæg af varekøbet i årets løb med fradrag af varelagerets værdi ved årets udgang, jf. nedenfor om opgørelse af varelageret. Vareforbruget skal opgøres inklusive forfaldne leverandørrabatter og leverancegebyrer.

Hvis sygehusapoteket har egenproduktion, opdeles vareforbruget under distributionen i omkostninger til indkøbte produkter og til egne fremstillede produkter.

Vareforbrug af egne fremstillede produkter (1.2.2) skal i givet fald modsvares af en indtægtspost under produktion (2.1). Under posten Overført til distributionen (indtægt) anføres værdien af salget af egne producerede lægemidler. Posten modsvares af det under distributionen anførte vareforbrug vedrørende egne producerede produkter.

Kapacitetsomkostninger

Under posterne Kapacitetsomkostninger anføres driftsomkostningerne ved den enkelte funktion. For hver funktion opdeles kapacitetsomkostningerne i Lønninger mv. og Øvrige driftsomkostninger.

Under lønudgifter medregnes udover egentlig løn også gaver, gratialer, tantieme og lignende samt udgifter til arbejdsgiverbidrag. Modtagne tilskud for opretholdelse eller forøgelse af praktikpladser m.v. og lignende tilskud og refusioner fratrækkes lønudgifterne.

Indirekte fællesudgifter, der kan henføres til sygehusapotekets drift, skal fordeles helt og fuldt efter objektive kriterier og medregnes under kapacitetsomkostninger for den enkelte funktion. Indirekte fællesudgifter kan f.eks. være husleje, energi, rengøring, kørsel og leje af materiel. I en note til regnskabet gives der oplysning om de samlede indirekte fællesudgifters fordeling på funktioner og om de anvendte fordelingsnøgler.

Hvis sygehusapoteket får stillet bygninger eller andre produktionsfaktorer gratis til rådighed for driften eller til en værdi, der ligger under en markedsbestemt leje, skal det i en note til regnskabet oplyses, hvilket beløb der vil svare til en normal, markedsbestemt leje.

I de tilfælde, hvor sygehusapoteket ejer bygningerne, skal det ligeledes oplyses, hvilket beløb der vil svare til en normal, markedsbestemt leje.

Afskrivning

Under posten Afskrivning anføres værdiforringelsen af aktiver for hver post under aktiver i balancen.

Udgifter til afskrivning af de enkelte aktiver beregnes efter bestemmelserne i § 7 i Sundhedsministeriets bekendtgørelse nr. 633 af 5. juli 1994, jf. tillige bemærkningerne nedenfor til de enkelte statusposter.

Finansielle poster

Under Finansielle poster skal anføres finansielle indtægter og udgifter vedrørende henholdsvis omsætningsaktiver samt kort- og langfristet gæld, herunder renter og kurstab eller kursgevinster.

Ekstraordinære poster

Ekstraordinære poster skal omfatte indtægter og udgifter, der ikke knytter sig til sygehusapotekets ordinære drift, og således ikke er vedvarende eller reglemæssigt tilbagevendende.

Øvrige funktioner

Hvis sygehusapoteket vælger at opføre omkostninger særskilt for så vidt angår andre funktioner end distribution og produktion, skal der til internt brug for sygehusapotekets ejer gives oplysning om udgifternes tilknytning efter objektive kriterier til distributionen og produktionen.

Forrentning

Forrentning af ikke-lånefinansierede aktiver udgiftsføres ikke i resultatopgørelsen, men oplyses i en note til regnskabet. For anlægsaktiver, der finansieres af sygehusapoteket, skal der dog ikke beregnes en forrentning.

Forrentningen beregnes efter bestemmelserne i § 13 i Sundhedsministeriets bekendtgørelse nr. 633 af 5. juli 1994.

Ved renteberegning regnes året til 360 dage og 1 måned til 30 dage. Ved oprettelse af sygehusapotek eller sygehusapoteksfilial beregnes forrentning forholdsmæssigt fra datoen for oprettelsen.

3. Balancens poster og ledsagende noter

Generelt

For alle poster i balancen oplyses værdien ved det foregående regnskabsårs slutning samt årets bevægelser, idet der dog gælder særlige oplysningsregler for anlægsaktiver, jf. nedenfor.

Ved indgangen til det første regnskabsår skal der ske en værdiansættelse af aktiverne, og der skal derfor foretages en konstruktion af det første regnskabsårs primosaldi. Ved værdiansættelsen tages der udgangspunkt i bestemmelserne om afskrivning i § 7 i Sundhedsministeriets bekendtgørelse nr. 633 af 5. juli 1994. Såfremt det ikke er muligt at fastslå den faktiske anskaffelsespris, eller såfremt værdien afviger væsentligt fra den værdi, hvortil aktivet kan opføres efter ovenstående, skal værdiansættelsen ske ud fra en vurdering af, hvad de pågældende aktiver ville kunne indbringe i forbindelse med salg.

3.1 Aktiver

Aktiver, der er bestemt til vedvarende brug eller eje for sygehusapoteket er anlægsaktiver. Andre aktiver er omsætningsaktiver.

Anlægsaktiver

Under materielle anlægsaktiver, tekniske anlæg og maskiner opføres aktiver, som fortrinsvis anvendes i sygehusapotekets produktion. Under andre anlæg, driftsmateriel og inventar opføres aktiver, som ikke direkte benyttes i produktionen.

Værdiansættelsen af anlægsaktiver skal tage udgangspunkt i anskaffelsesprisen, der fås ved at tillægge købsprisen de omkostninger, der er forbundet med anskaffelsen indtil tidspunktet for ibrugtagning.

Anskaffelsesprisen for anlægsaktiver med en begrænset brugstid skal formindskes ved afskrivninger. Afskrivning af de enkelte aktiver beregnes efter bestemmelserne i § 7 i Sundhedsministeriets bekendtgørelse nr. 633 af 5. juli 1994, jf. ovenfor.

Er værdien af anlægsaktiver lavere end den værdi, hvortil de kan opføres i henhold til ovenstående af årsager, der ikke er forbigående, skal de pågældende aktiver nedskrives til den lavere værdi. Nedskrivninger skal udgiftsføres i resultatopgørelsen under afskrivningsposterne og specificeres i en note.

Omvendt gælder det, at hvis værdien af anlægsaktiver er højere end den værdi, hvortil de kan opføres i henhold til ovenstående af årsager, der ikke er forbigående, skal de pågældende aktiver opskrives til den højere værdi. Den værdiforøgelse, der er konstateret ved opskrivningen, skal overføres til egenkapitalposten og specificeres i en note.

For hver post under anlægsaktiverne skal der i en note til regnskabet gives oplysning om

1) Anskaffelsesværdi ved det foregående regnskabsårs slutning.

2) Nyanskaffelser, herunder forbedringer i årets løb.

3) Afgang i årets løb angivet til anskaffelsesværdi.

4) Anskaffelsesværdi ved regnskabsårets slutning.

5) De akkumulerede afskrivninger ved det foregående regnskabsårs slutning.

6) Korrektioner af tidligere års afskrivninger, herunder afskrivninger på aktiver, der er afhændet eller udgået af driften.

7) årets afskrivninger.

8) De akkumulerede afskrivninger ved regnskabsårets slutning.

For bygninger og grunde anføres tillige den seneste offentlige ejendomsvurdering.

Omsætningsaktiver

Der skal foretages en detaljeret varelageropgørelse en gang årligt på balancetidspunktet. Værdien af varelageret opføres særskilt for distributionen og produktionen. For sygehusapoteker, der driver sygehusapoteksfilial(er), opgøres varelageret særskilt for moderenhed og filial(er).

Sygehusapotekets varelagerværdi beregnes efter følgende principper, idet kun værdien af kurante varer må medtages i varelageropgørelsen

1) For farmaceutiske specialiteter ansættes lagerværdien til anskaffelsesprisen ved sidste indkøb.

2) For magistrelle lægemidler, der er fremstillet på sygehusapoteket, ansættet lagerværdien til fremstillingsprisen.

3) For magistrelle lægemidler, der er hjemkøbt fra et privat apotek eller et andet sygehusapotek, ansættes lagerværdien til indkøbsprisen ved sidste hjemkøb.

4) For andre brugsfærdige varer, herunder sygeplejeartikler, emballage og etiketter, ansættes lagerværdien udfra indkøbsprisen.

5) For råvarer ansættes lagerværdien udfra indkøbsprisen ved sidste indkøb.

6) For sygehusapoteksfremstillede mellemprodukter og varer under produktion ansættes lagerværdien til værdien af indgående råvarer.

7) Vor hjemkøbte mellemprodukter ansættes lagerværdien udfra indkøbsprisen.

Indtægter, der vedrører regnskabsåret, men som først forfalder til betaling efter balancetidspunktet, skal opføres under tilgodehavende.

Udgifter, der er afholdt før balancetidspunktet, men som vedrører de efterfølgende år, skal opføres under periodeafgrænsningsposterne i aktiverne. Hvis beløbet er af væsentlig betydning, skal der i en note til regnskabet gives en nærmere forklaring herpå.

Likvide beholdninger udgøres af kontantbeholdning samt indskud på giro og i pengeinstitutter.

Hvis amtets/sygehusets likvide konti benyttes til sygehusapotekets ind- og udbetalinger, registreres kassetrækket på en mellemregningskonto med amtet/- sygehuset. I disse tilfælge benyttes »Kortfristet gæld til sygehusapotekets ejer« som mellemregningskonto.

3.2 Passiver

Egenkapital

Den under Egenkapital opførte balancekonto udgør forskellen mellem aktiver og øvrige passiver iberegnet den overførte ultimosaldo fra det foregående års regnskab.

Resultatopgørelsens overskud eller underskud, der overføres til følgende år, medregnes som henholdsvis positiv eller negativ post. Årets opskrivninger på anlægsaktiver og varebeholdninger kan medtages som værdireguleringer af egenkapitalen, såfremt opskrivningerne har varig karakter.

Kortfristet gæld

Udgifter, der vedrører regnskabsåret, men som først vil blive betalt i de efterfølgende år, skal opføres under gæld.

Under kortfristet gæld opføres gæld, der forfalder til betaling inden for et år efter regnskabsårets udløb. Gæld, der forfalder til betaling på et senere tidspunkt, opføres under langfristet gæld.

Under varekreditorer opfø res det skyldige beløb til sygehusapotekets leverandører på balancetidspunktet.

Alle kortfristede mellemværender mellem sygehusapoteket og amtet/sygehuset opføres under posten »Kortfristet gæld til sygehusapotekets ejer«.

Under posten Momsudligning registreres den moms, som sygehusapoteket betaler ved køb af varer og tjenesteydelser, og som ikke indgår i den del af sygehusapoteket, der er momsregistreret virksomhed.

Indtægter, der er indgået før balancetidspunktet, men som vedrører de efterfølgende år, skal opføres under periodeafgrænsningsposterne i passiverne. Hvis beløbet er af væsentlig betydning, skal der i en note til regnskabet gives en nærmere forklaring herpå.

Skyldig moms vedrørende den momsregistrerede del af sygehusapotekts omsætning opføres under kortfristet gæld i øvrigt.

Endvidere opføres skyldig produktionsløn, skyldigA-skat, skyldige feriepenge samt skyldige pensionsbidrag m.m. under Kortfristet gæld iøvrigt. I de tilfælde, hvor amtet eller sygehuset er lønadministrerende for sygehusapoteket, og hvor det af tekniske grunde ikke er muligt at specificere skyldig produktionsløn, skyldig A-skat, skyldige feriepenge samt skyldige pensionsbidrag m.v., vil det indtil videre være muligt at undlade en specifikation af de nævnte poster. Beløbene vil i givet fald være opført på mellemregningskontoen »Kortfristet gæld til sygehusapotekets ejer«.

Langfristet gæld

Under posten Sygehusapotekets ejer opføres restgælden på balancetidspunktet vedrørende lån ydet af sygehusapotekets ejer.

Under leasingforpligtelser opføres restafgiften vedrørende finansielle leasingkontrakter, såfremt sygehusapotekets beføjelser, risici og reelle omkostninger for det pågældende formuegode i al væsentlighed svarer til en ejers. Opføres leasingforpligtelser vedrørende et formuegode som passiv skal formuegodet samtidig opføres som anlægsaktiv. § 7 om afskrivninger i Sundhedsministeriets bekendtgørelse nr. 633 af 5. juli 1994 finder tilsvarende anvendelse.

Endvidere opføres restgælden på balancetidspunktet vedrørende lån ydet af pengeinstitutter og realkreditinstitutioner under langfristet gæld.

MOGENS BJØRNBAK-HANSEN

/Else Marie Hoegman

Ingen