Retningslinier om underretning i forbindelse med sygefravær med videre

Retningslinier om underretning i forbindelse med sygefravær med videre

Til Kriminalforsorgens tjenestesteder

Direktoratet fastsætter herved følgende retningslinier om underretningspligt i forbindelse med sygefravær, notering af sygedage og afsked af overenskomstlønnet og tjenestemandsansat personale på grund af sygdom

I. Sygdom

1. Underretningspligt i forbindelse med sygefravær

Ved fravær på grund af sygdom skal den ansatte telefonisk meddele fravær på første sygedag så vidt muligt inden arbejdstids begyndelse og senest 2 timer efter, at den ansatte skulle være mødt på arbejde.

Sygefraværet dokumenteres normalt ved, at den ansatte, når arbejdet er genoptaget, straks underskriver en erklæring om udarbejdsdygtighed på grund af sygdom med angivelse af datoen for første og sidste sygedag. Erklæringen (blanket Fi 36) skal indeholde oplysninger om det nøjagtige sygefraværet opgjort i timer og minutter.

Ved meget hyppigt sygefravær eller hvor sygemeldingernes karakter taler herfor, vil der kunne indhentes lægeattest fra 1. sygedag, såfremt det af tjenestestedet begrundes over for den ansattes læge.

Efter sygefravær i 14 dage bør der som udgangspunkt indhentes attest fra den ansattes læge med oplysning om sygdommens forventede varighed (varighedserklæring, blanket Fi 37). Ved fortsat sygefravær ud over den periode, som varighedserklæringen angiver, at sygdomme forventes at vare, bør der indhentes ny lægeerklæring.

Baggrunden herfor er, at det er vigtigt, at der foreligger lægelig dokumentation for hele sygefraværsperioden.

Lægeerklæringer, der rekvireres af tjenestestedet, betales at denne.

2. Notering af sygedag

For enhver ansat skal tjenestestedet i overensstemmelse med direktoratets cirkulæreskrivelse af 17. maj 1993 føre en sygedagsliste med oplysning om tidspunktet for hver sygeperiodes begrundelse og ophør og det samlede antal sygedage. Finansministeriet har udarbejdet den sygeliste (blanket Fi 38), der skal anvendes.

De ovenfor omtalte blanketter Fi 36, Fi 37 og Fi 38, kan rekvireres hos Statens Informationstjeneste.

3. Længerevarende sygefravær

Med henblik på det bedst mulige afgørelsesgrundlag i en eventuel efterfølgende afskedigelsessituation skal tjenestestedet gøre notater om sygefraværets forløb samt eventuelle oplysninger om sygdommen og dens forventede varighed, som man måtte have modtaget under kontakt med den pågældende selv. Særligt vil oplysninger om, hvorvidt den ansatte inden for en nærmere periode forventes at kunne genoptage arbejdet, være væsentlige.

4. Sygdom som afskedsgrund

a) Overenskomstansatte

Det følger bl.a. af kolletive overenskomster og funktionærloven, at der kan ske afsked af ansatte med forkortet varsel på grund af sygefravær i 120 dage inden for 12 på hinanden løbende måneder. Hyppigt sygdomsfravær, der ikke overstiger 120 dage, kan efter omstændighederne danne grundlag for afsked med almindeligt opsigelsesvarsel.

b) Tjenestemandsansatte

Med hensyn til afsked af tjenestemænd henvises særlig til Økonomi- og Budgetministeriets cirkulære af 15. marts 1973 om afsked af tjenestemænd på grund af helbredsbetinget utjenstdygtighed eller alder (afskedscirkulæret) samt Administrations- og Personaledepartementets cirkulærer af henholdsvis 19. marts 1992 om statstjenestemænds forhold i forbindelse med sygdom og af 7. februar 1992 om helbredsbedømmelser af tjenestemænd m.fl. Det fremgår bl.a. af disse regler, at hyppigt sygefravær, der ikke overstiger 120 dage, efter omstændighederne også kan medføre afskedigelse.

II. Afskedigelse som følge af sygdom ved sygefravær i 120 dage

1. Særligt om forkortet opsigelsesvarsel for overenskomstsansatte

Ved sygefravær i 120 dage inden for 12 på hinanden følgende måneder skal der tages stilling til, om opsigelse skal ske med forkortet varsel, såfremt der er oprettet skriftlig aftale med den ansatte herom. Ansatte, der pr. 31. marts 1991 var omfattet af regler om forkortet opsigelsesvarsel, uden at det var nødvendigt at indgå skriftlig aftale herom, kan fortsat opsiges med forkortet varsel.

Opsigelse efter 120 sygedage med forkortet varsel skal ske umiddelbart efter, at den fraværende har passeret 120 sygedage. Afskedsvarslet skal være den ansatte i hænde senest på 8. dagen efter de passerede 120 sygedage.

2. Særligt for tjenestemænd

Ved sygdom i over 120 dage inden for 12 på hinanden følgende måneder skal tjenestestedet på den ansattes 120. sygedag fremsende en a'jourført sygedagsliste til den pågældende med henblik på partshøring over sygedagslisten.

I skrivelsen, hvor tjenestemanden høres om fraværets omfang, meddeles der samtidig, at sygefraværet skal forelægges for Finansministeriet, og at den ansatte til brug herfor skal indsende en udvidet lægeerklæring fra læge eller speciallæge. Tjenestestederne skal jfr. § 1 i Økonomi- og Budgetministeriets cirkulære af 13. marts 1973 sikre sig, at de lægelige oplysninger er modtaget inden 14 dage efter, at den ansatte har passeret 120 sygedage.

Der vedlægges et standardkoncept, der skal anvendes for tjenestemandsansatte til brug for høring over sygedagslisten og indhendelse af udvidet lægelige oplysninger til forlæggelse af sagen for Finansministeriet.

3 a. Indsendelse af sygesagen til direktoratet

Overenskomstansatte

I afskedssager med forkortet varsel skal sagen sendes til direktoratet senest på den ansattes 110. sygedag. Til brug for behandling af sagen skal medsendes en a'jourført sygedagsliste med henblik på partshøring over sygedagslisten samt indhentede lægeerklæringer. Sagen skal vedlægges eventuelle notater om sygdomsforløbet, jfr. ovenfor punkt I 3 og indeholde tjenestestedets vurdering, om den ansatte forventes at være i stand til at genoptage arbejdet, eller om vedkommende bør søges afskediget med forkortet varsel. Endvidere anmoder man om, at pågældendens privatadresse oplyses i indstillingen. Ved afsked med forkortet varsel skal der vedlægges en kopi af skriftlig aftale herom eller gives oplysning om den pågældendes ansættelsesvilkår.

Tjenestemandsansatte

Ved sygefravær i 120 dage inden for 12 på hinanden følgende måneder skal tjenestestedet senest 15 dage efter, at den ansatte har passeret 120 sygedage indsende sygesagen til direktoratet indeholdende a'jourført sygedagsliste, en kopi af skrivelsen, hvor der er hørt over sygedagslisten, den udvidede lægeerklæring, eventuelle notater om den ansattes sygdomsforløb og tjenestestedets vurdering af, om den pågældende vil være i stand tiil at genoptage arbejdet, samt meddele pågældende privatadresse.

Såfremt den ansatte ikke har tilvejebragt de lægelige oplysninger inden den frist, som tjenestestedet har sat i sin høringsskrivelse, skal tjenestestedet rykke den ansatte for de lægelig oplysninger. Den ansatte bør samtidig gives en kort frist på ikke over 1 uge til at fremsende det ønskede materiale.

Fremskaffer den ansatte ikke de ønskede oplysninger inden udløbet af den nye frist, skal sagen straks indsendes til direktoratet med henblik på en vurdering af, om der skal rejses disciplinær sag mod den pågældende.

3 b. Checkliste

I forbindelse med indsendelse af sygesager til direktoratet skal sagen indeholde følgende bilag

Overenskomstlønnede

- A'jourført sygedagsliste,

- samtlige indhentede lægeerklæringer,

- eventuelle notater om sygdomsforløbet,

- kopi af skriftlig aftale om forkortet varsel eller oplysning om pågældendes ansættelsesmæssige vilkår,

- vurdering af, om den ansatte bør søges afskediget eller forventes af ville være i stand til at genoptage arbejdet.

- Oplysning om privatadresse.

Indsendelsesfrist: senest når medarbejderen har passeret 110 sygedage.

Tjenestemandsansatte.

- A'jourført sygedagsliste,

- kopi af høringsskrivelsen over sygedagsliste med den ansattes eventuelle bemærkninger,

- eventuelle notater om sygdomsforløbet,

- den udvidede lægeerklæring samt en indstilling med vurdering af, om den ansatte forventes at ville være i stand til at genoptage arbejdet.

- Oplysning om privatadresse.

Indsendelsesfrist: Som udgangspunkt senest når medarbejderen har passeret 134 sygedage.

Direktoratets cirkulæreskrivelser af 26. juni 1962, 8. oktober 1962, 10. september 1973, 18. januar 1974 og 10. april 1979 og 4. oktober 1979 ophæves samtidig.

E.B.

Lene Møller-Nielsen

Ingen