Cirkulære om udarbejdelse af institutionsinstrukser vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse

Cirkulære om udarbejdelse af institutionsinstrukser vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse

Indholdsfortegnelse

Indledning 1

I. Den regnskabsmæssige organisation II. Institutionens regnskabsopgaver 1. Generelt om opgaverne 2. Forvaltning af udgifter 3. Forvaltning af indtægter 4. Regnskabsmæssig registrering 5. Betalingsforretninger 6. Kontrol med værdipost 7. Aflæggelse af regnskaber 8. Opbevaring af regnskabsmateriale 9. Forvaltning af varebeholdninger 10. Værdipapirforvaltning 11. Udlånsforvaltning 12. Forvaltning af andre aktiver 13. Legatforvaltning 14. Forvaltning af andre ikke-statslige aktiver eller passiver 15. Andre regnskabsopgaver III. Edb-behandling ved anvendelse af eget edb-anlæg/servicebureau IV. Ikrafttræden mv.

Indledning

I medfør af § 4, stk. 3, i Finansministeriets bekendtgørelse af 20. december 1994 om statens regnskabsvæsen mv. påhviler det chefen for en regnskabsførende institution at lade udarbejde og kontrollere overholdelsen af en instruks vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse i institutionen.

Bestemmelsen omfatter alle statsinstitutioner, dvs. departementer, styrelser, direktorater, underliggende institutioner, særlige fonde mv., samt selvejende institutioner, der er optaget på bevillingslovene på lige fod med de egentlige statsinstitutioner.

Bestemmelsen finder endvidere anvendelse for selvejende institutioner, foreninger, fonde mv., hvis regnskaber omfattes af statsregnskabslovens § 2, stk. 2.

Såfremt der er etableret ensartede regnskabsførende institutioner under en styrelse, bør der tilstræbes en samordning af institutionernes instrukser.

Instruksen skal indeholde en beskrivelse af den regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelsen af institutionens regnskabsopgaver, herunder oplysninger om ansvars- og kompetencefordelingen og de regelsæt, der skal følges ved udførelsen af regnskabsopgaverne.

Instruksen skal godkendes af en eventuel overordnet myndighed. Tilsvarende gælder ved mere væsentlige ændringer af instruksens indhold.

Instruksen skal indsendes til Rigsrevisionen til underretning efter gældende regler.

Mere væsentlige fravigelser fra cirkulærets bestemmelser kan alene ske efter anvisning eller tilladelse fra Statens Regnskabsdirektorat.

Instruksen skal vedligeholdes løbende og skal tilstilles medarbejdere, der deltager i arbejdet med institutionens regnskabsopgaver.

I. Den regnskabsmæssige organisation

Institutionsinstruksen skal indledningsvis indeholde oplysninger om følgende forhold

- Institutionens organisatoriske placering i statsforvaltningen.

- Institutionens formål.

- Institutionens interne organisation med en præcisering af regnskabsopgavernes fordeling på kontorer, sektioner og lignende.

Af oversigten skal fremgå, hvem der har ledelsen af institutionens regnskabsvæsen.

- Institutionens tilslutning til statens centrale økonomisystemer

- hvordan institutionen er tilsluttet statens centrale økonomisystemer, jf. § 4, stk. 4, i Finansministeriets bekendtgørelse af 20. december 1994 om statens regnskabsvæsen mv.

- om institutionen benytter egne økonomi(del)systemer, jf. § 4, stk. 5, i Finansministeriets bekendtgørelse af 20. december 1994 om statens regnskabsvæsen mv. (i bekræftende fald hvilke systemer og til hvilke opgaver),

- om institutionen, jf. § 4, stk. 6, i Finansministeriets bekendtgørelse af 20. december 1994 om statens regnskabsvæsen mv., er knyttet til statens centrale økonomisystemer i en form, der nærmere er aftalt mellem vedkommende ministerium og Finansministeriet.

Der redegøres herudover for andre væsentlige forhold vedrørende institutionens regnskabsvæsen, således fx

- om institutionen foretager regnskabsmæssig registrering for andre institutioner (i bekræftende fald gives en oversigt over disse institutioner),

- om institutionen råder over aktiver eller passiver, som ikke er statsmidler, men for hvis forvaltning og tilstedeværelse staten er ansvarlig,

- om institutionen er omfattet af ordningen om selvstændig likviditet,

- om institutionen er registreringspligtig i henhold til merværdiafgiftsloven (momsloven)(i bekræftende fald oplyses SE-nummer),

- om institutionen er selvstændig indeholdelsespligtig i henhold til kildeskatteloven (i bekræftende fald oplyses SE-nummer),

- om institutionen låner eller udlåner personale,

- om institutionen udfører indtægtsdækket virksomhed, tilskudsfinansierede aktiviteter, mindre supplerende virksomhed eller andre former for indtægtsfinansierede aktiviteter og i bekræftende fald formen herfor,

- om institutionen opkræver afgifter eller gebyrer, og

- om institutionen foretager registrering på finanslovens fællesparagraffer.

Endelig oplyses om institutionens tekniske tilrettelæggelse af den løbende regnskabsføring.

Konkret oplyses

- hvilke af statens centrale økonomisystemer institutionen er tilsluttet

- Statens centrale regnskabssystem, herunder hvilke delsystemer som benyttes (fx bevillings-, debitor-, kreditor-, dispositions-, internt regnskab), I. Den regnskabsmæssige organisation

- Statens centrale lønsystem, herunder hvilke delsystemer som benyttes (fx kernesystemet, forespørgselssystemet, fraværsregistrering),

- Løninformationssystemet,

- Statens centrale pensionssystem.

I tilslutning hertil anføres endvidere, hvilke(t) registreringsnummer/numre (eller anden form for identifikation), som institutionen har fået tildelt i statens centrale økonomisystemer.

Endelig oplyses, hvordan indrapporteringen til statens centrale økonomisystemer sker (fx ved anvendelse af dataskærme, elektronisk overførsel, blanketter el. lign.).

II. Institutionens regnskabsopgaver

1. Generelt om opgaverne

Institutionsinstruksen skal indeholde en beskrivelse af de arbejdsopgaver, der er omtalt i afsnit 2-15, såfremt opgaverne varetages af institutionen.

Det skal bemærkes, at opgaver, som varetages af Statens Regnskabsdirektorat via statens centrale økonomisystemer, beskrives af Statens Regnskabsdirektorat (fx beskrivelser af systemerne, elektroniske overførsler, automatisk genererede registreringer, sikkerhedsprocedurer, opbevaring af regnskabsmateriale).

Beskrivelsen af den enkelte opgave skal omfatte følgende

a) En indledende - kortfattet - beskrivelse af arbejdsopgaven.

b) Ansvars- og kompetencefordelingen med oplysninger om

- hvem der har ansvaret for opgaven,

- hvem der eventuelt er stedfortræder for den pågældende medarbejder,

- hvilke medarbejdere der i øvrigt har fået tillagt særlige beføjelser, og

- eventuelle beløbsmæssige eller andre begrænsninger i medarbejdernes ansvar og kompetence.

Ovennævnte medarbejdere identificeres ved stillingsbetegnelse og eventuelt tillige ved organisatorisk placering. I et bilag til instruksen oplyses, hvilke navngivne personer der beklæder disse stillinger. Endvidere anføres medarbejdernes underskrifter og initialer.

Ved fastsættelsen af ansvars- og kompetencefordelingen skal tilstræbes en fordeling af arbejdsopgaverne på institutionens medarbejdere, der sikrer en betryggende intern kontrol med de enkelte opgaver samt en hensigtsmæssig tilrettelæggelse af forretningsgangene.

c) Regelsæt, der skal følges ved udførelsen af regnskabsopgaven.

Disse regler, der fremgår af afsnit 2-14, vil i nogle tilfælde kunne optages umiddelbart i instruksen, men i de fleste tilfælde vil der være behov for at foretage en udmøntning af regelsættet, således at reglerne konkretiseres i forhold til den faktiske situation i institutionen, herunder at der foretages ændringer/udeladelser, hvor der er behov for at tilpasse reglerne til særlige forhold i institutionen. 1. Generelt om opgaverne

2. Forvaltning af udgifter

2.1. Generelt om arbejdsopgaven

Forvaltningen af udgifter omfatter dels disponering, dels godkendelse af udgiftsbilag, jf. afsnit 2.2.

Den regnskabsmæssige registrering og proceduren ved betalingen af udgifterne omtales senere i cirkulæret.

2.2. Ansvars- og kompetencefordelingen

Instruksen skal indeholde oplysninger om, hvilke medarbejdere der har ansvaret for nedennævnte opgaver

a) Disponering, dvs. indgåelse af aftaler mv., der medfører eller kan medføre udgifter for institutionen.

Som typiske eksempler herpå kan nævnes

- ansættelse og afskedigelse af personale samt ændring af personalelønninger,

- aftaler om ydelse af vederlag en gang for alle og særlige ydelser,

- iværksættelse af overarbejde/merarbejde og tjenesterejser,

- aftaler om køb af varer, materiel, tjenesteydelser, værdipapirer og ejendomme,

- indgåelse af lejemål,

- aftaler om reparations- og vedligeholdelsesarbejder samt bygge- og anlægsarbejder,

- afgivelse af tilsagn om ydelse af tilskud, refusion, lån mv. og

- udstedelse af garantier.

b) Godkendelse af udgiftsbilag omfattende

- kontrol med bilagenes materielle og økonomiske indhold,

- efterregning og

- kontering af bilagene i overensstemmelse med institutionens kontoplan.

Såfremt efterregningen og/eller konteringen af bilagene først foretages senere, fx i forbindelse med den regnskabsmæssige registrering, skal dette fremgå af instruksen.

Bilag vedrørende ydelser til medarbejdere skal godkendes af overordnede medarbejdere.

2.3. Regelsæt til optagelse i instruksen

2.3.1. Disponering

Disponeringen skal ske i overensstemmelse med de materielle og beløbsmæssige forudsætninger, hvorunder institutionens bevillinger er givet, samt under hensyntagen til de bestemmelser, der er omtalt i Finansministeriets retningslinier (fx Budgetvejledning og Budgethåndbog).

2.3.2. Godkendelse af eksterne bilag

Udgifter vedrørende køb af varer, materiel, tjenesteydelser mv. skal dokumenteres i form af regninger, fakturaer etc. fra leverandørerne.

Ved godkendelsen af bilagenes materielle og økonomiske indhold skal der føres kontrol med

- at de i bilagene nævnte varer, tjenesteydelser mv. er leveret,

- at leverancer/tjenesteydelser svarer til de afgivne bestillinger for så vidt angår kvantitet, kvalitet og leveringsfrister, og

- at det fremgår af bilaget, såfremt der undtagelsesvis er anvendt en kopi som bilag.

Ved godkendelse tages stilling til, hvornår betaling bør finde sted. Eventuelle kontantrabatter benyttes i det omfang, dette findes fordelagtigt.

Bilagene skal forsynes med godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til registrering og betaling.

2.3.3. Godkendelse af interne bilag

En række udgifter dokumenteres ved internt udarbejdede bilag. Bilagene skal underskrives og dateres af de medarbejdere, der har udfærdiget bilagene.

Alle bilag skal forsynes med godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til registrering og betaling.

Ved godkendelse af bilagene skal der foretages følgende kontroller

a) Bilag vedrørende udbetaling af tilskud og lån samt andre udgifter, der ikke omfatter præsterede ydelser

Det påses, at betalingen er beordret af en person, der er bemyndiget til at disponere på de pågældende udgiftsområder.

b) Bilag vedrørende ansættelse/afskedigelse af personale, oprykninger, ændringer af arbejdstid, aftrapning af tillæg eller andre ændringer af tidligere indrapporterede oplysninger

Det kontrolleres, at bilagenes oplysninger er korrekte ifølge personaleakter eller anden grunddokumentation.

c) Bilag vedrørende betaling af overarbejde/merarbejde og timelønninger samt lønindeholdelser

Bilagene afstemmes med godkendte tjenestelister, vagtlister, ferielister, sygedagslister eller andre kontrolnoteringer.

d) Bilag vedrørende betaling af vederlag, særlige ydelser og acontoløn

Bilagene afstemmes med foreliggende beslutninger om afholdelse af sådanne udgifter.

e) Bilag vedrørende tjenesterejser

Bilagene afstemmes med oplysninger om udbetalte rejseforskud, afrejse- og ankomsttider, afholdte udgifter ifølge dokumentation samt oplysninger til brug ved fastsættelse af dagpengesats og eventuelle andre oplysninger, der har betydning for afregningen. Endvidere påses, at bilagene er underskrevet af de pågældende medarbejdere.

3. Forvaltning af indtægter

3.1. Generelt om arbejdsopgaven

Forvaltningen af indtægter omfatter disponering, regningsudskrivning, godkendelse af indtægtsbilag samt debitorforvaltning, jf. afsnit 3.2.

Den regnskabsmæssige registrering og proceduren ved betalingen af indtægterne beskrives senere i cirkulæret.

I instruksen skal der indledningsvis gives en oversigt over institutionens indtægter med opdeling på væsentlige indtægtsarter.

Såfremt institutionen oppebærer indtægter i forbindelse med salg af varer, tjenesteydelser mv., skal der herudover redegøres for

a) Institutionens retningslinier for fastsættelse af takster og priser.

b) Institutionens kreditgivningspolitik.

Redegørelsen skal omfatte oplysninger om betingelser for opnåelse af kredit, kredittidens længde, eventuel anvendelse af rabatydelser samt proceduren i forbindelse med forsinket betaling, herunder anvendelse af rykkere og morarenter.

c) Institutionens retningslinier vedr. restante fordringer.

3.2. Ansvars- og kompetencefordelingen

Instruksen skal indeholde oplysninger om, hvilke medarbejdere der har ansvaret for nedennævnte opgaver

a) Disponering, dvs. indgåelse af aftaler, der medfører eller kan medføre indtægter for institutionen.

b) Fremskaffelse af grundlaget for udskrivning af regninger og eventuelle andre indtægtsbilag.

c) Udskrivning af regninger mv.

d) Godkendelse af de udskrevne regninger mv., omfattende en kontrol med, at der udskrives regninger for alle tilgodehavender, samt efterregning af bilagene. Denne opgave bør så vidt mulig ikke varetages af medarbejdere, der foretager regningsudskrivningen.

e) Godkendelse af indtægtsbilag, der modtages udefra, omfattende en kontrol med bilagenes materielle og økonomiske indhold samt efterregning og kontering af bilagene.

f) Iværksættelse af rykkerprocedure ved forsinket betaling.

g) Behandling af restante fordringer samt nedskrivning af fordringer.

Såfremt efterregningen og/eller konteringen af bilagene først foretages senere, fx i forbindelse med den regnskabsmæssige registrering, skal dette fremgå af instruksen.

3.3. Regelsæt til optagelse i instruksen

a) Disponeringen skal ske i overensstemmelse med de materielle og beløbsmæssige forudsætninger, hvorunder institutionens bevillinger er givet, samt i øvrigt under hensyntagen til de bestemmelser, der er omtalt i Finansministeriets retningslinier (fx Budgetvejledning og Budgethåndbog).

b) Forhold, der påregnes at medføre indbetalinger, skal dokumenteres så tidligt som muligt.

c) De kontrollerede bilag skal forsynes med en godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til regnskabsmæssig registrering og opkrævning.

d) Udlevering af varer, dokumenter mv. på kredit må kun ske mod kvittering.

e) Såfremt institutionen bliver opmærksom på, at debitor har standset sine betalinger, skal institutionen anmelde sin fordring over for skifteretten.

f) Såfremt debitor ikke indbetaler det skyldige beløb (fordringen) rettidigt, skal der iværksættes en rykkerprocedure. Indbetales det skyldige beløb ikke i forbindelse med rykkerproceduren anses fordringen for at være i restance.

g) Restante fordringer overdrages efter gældende regler til inddrivelse af Kongeriget Danmarks Hypotekbank og Finansforvaltning (KDH&F).

Ved overdragelse af restante fordringer til KDH&F afskrives fordringerne regnskabsmæssigt, såfremt institutionen ifølge bevillingslovene er bruttostyret. Såfremt institutionen ifølge bevillingslovene er nettostyret, kan fordringerne afskrives, når det ved retsforfølgning er konstateret, at inddrivelse helt eller delvis er udelukket.

For restante fordringer, som ikke er overdraget til KDH&F, kan afskrivning eller nedskrivning foretages, når det ved retsforfølgning er konstateret, at inddrivelse helt eller delvis er udelukket.

Såfremt KDH&F eller institutionen i forbindelse med retsforfølgningen ikke har opnået dækning af et tilgodehavende, skal der med passende mellemrum og inden forældelsesfristens udløb indhentes oplysninger om debitors økonomi med henblik på eventuel genoptagelse af retsforfølgelsen. Dette gælder dog ikke, såfremt fordringen nedskrives som følge af konkurs, tvangsakkord eller lignende.

h) Ved afskrivning eller nedskrivning af fordringer bør der, hvor der er tale om væsentlige beløb, forudgående indhentes tilslutning hertil fra Finansministeriet.

4. Regnskabsmæssig registrering

4.1. Generelt om arbejdsopgaven

Med henblik på aflæggelse af regnskaber i henhold til §§ 5-7 i Finansministeriets bekendtgørelse af 20. december 1994 om statens regnskabsvæsen mv., skal der til brug herfor ifølge samme bekendtgørelses §§ 11-14 foretages en regnskabsmæssig registrering, som skal omfatte de økonomiske hændelser af betydning for og som en konsekvens af institutionens aktivitet.

Registreringen skal foretages i overensstemmelse med Finansministeriets regler. Ved registreringen skal som minimum iagttages følgende

- at regnskabsorganisationen er opbygget således, at den sikrer, at alle indtrufne økonomiske hændelser registreres hurtigst muligt,

- at registreringen sker på korrekt grundlag (fx godkendelse, kontering, periodisering),

- at der eksisterer et intakt transaktionsspor, således at alle registreringer (bilag) kan følges til årsregnskabet, og omvendt, at årsregnskabet kan opløses i de registreringer (bilag), hvoraf dette er sammensat,

- at der findes et kontrolspor, således at registreringerne indeholder de oplysninger, der er nødvendige til dokumentation af registreringernes rigtighed, herunder dokumentation af beregninger og ændringer mv.,

- at der udvises omhyggelighed (fx at der ved salg på kredit foretages en vurdering af købers kreditværdighed, at indtægter, tab, aktiver, passiver og tilsagn registreres i overensstemmelse med gældende retningslinier herunder, at alle gældsposter medtages), og

- at såfremt der ændres metoder, eller Finansministeriets regler fraviges - jf. § 14 eller § 25 i Finansministeriets bekendtgørelse af 20. december 1994 om statens regnskabsvæsen mv., skal dette fremgå af materialet.

Institutionens kontoplan skal udformes og vedligeholdes i overensstemmelse med bevillingslovene, Statens Kontoplan med tilhørende vejledning, Finansministeriets retningslinier (fx Budgetvejledning og Budgethåndbog) og i øvrigt under hensyntagen til institutionens egne behov for regnskabsoplysninger.

Institutionens kontoplan bør foreligge i form af en konteringsinstruks, indeholdende en beskrivelse af, hvilke typer registreringer der føres (konteres) på de enkelte konti.

Af konteringsinstruksen skal bl.a. fremgå, på hvilke konti der skal foretages registrering af dispositioner, samt i hvilket omfang der skal udarbejdes interne regnskaber.

Såfremt dispositionsregnskaber anvendes, bør de som minimum omfatte større materielanskaffelser, større udgifter til driftsmidler, større reparations- og vedligeholdelsesarbejder, bygge- og anlægsarbejder og ejendomserhvervelser samt oplysninger om afgivne tilsagn.

De interne regnskaber anvendes i tilfælde, hvor oplysninger fra regnskaberne er af betydning for den økonomiske planlægning, styring og kontrol i institutionen, samt i øvrigt i tilfælde hvor Finansministeriet har stillet krav om benyttelse af sådanne regnskaber.

4.2. Ansvars- og kompetencefordelingen

Institutionens regnskabsmæssige registrering skal varetages af bogholderiet, der skal være et selvstændigt ansvarsområde.

Bogholderiet skal foretage vedligeholdelse af kontoplanen, afstemninger, fejlrettelser og kontroller samt intern regnskabsrapportering.

Bogholderiet skal endvidere - som led i den interne betalingskontrol og i samarbejde med institutionens kasse - varetage opgaver i forbindelse med udstedelsen af checks, girokort mv. samt administrationen af beholdningen af uforbrugte betalingsordrer, jf. afsnit 5.

Det skal fremgå af instruksen, hvem der har ansvaret for bogholderiet, og hvem der er dennes stedfortræder.

Såfremt registreringen af lønninger mv. er henlagt til et særligt lønbogholderi, skal der være udpeget en ansvarlig medarbejder herfor.

Endvidere oplyses i hensigtsmæssigt omfang, hvorledes bogholderiets opgaver er fordelt på medarbejderne. Det bemærkes, at medarbejderne i bogholderiet af kontrolmæssige grunde ikke må varetage opgaver i institutionens kasse.

Hvis registreringen er baseret på indrapportering ved anvendelse af dataskærme, skal der i instruksen redegøres for adgangskontrollens tilrettelæggelse.

4.3. Regelsæt til optagelse i instruksen

4.3.1. Registreringens tilrettelæggelse

a) Den regnskabsmæssige registrering omfatter bilag vedrørende bevillinger, udgifter og indtægter, bilag vedrørende aktiver og passiver, bilag vedrørende afgivne tilsagn samt bilag vedrørende personaleforbrug.

Registreringen kan herudover omfatte bilag vedrørende stamdata, dispositioner og interne budgetter samt bilag vedrørende internt tidsforbrug, antal præstationer, antal producerede ydelser mv.

b) Registreringen af udgifter og indtægter mv. skal foretages under hensyntagen til de regler, der er omtalt i kapitel VI Krav til den regnskabsmæssige registrering, §§ 11-14, i Finansministeriets bekendtgørelse af 20. december 1994 om statens regnskabsvæsen mv. Reglerne skal optages i instruksen.

c) Som registreringsmetode vedrørende indtægter, udgifter, aktiver og passiver anvendes det dobbelte bogholderis princip.

d) Forud for iværksættelsen af registreringen skal der føres kontrol med, at bilagene indeholder de oplysninger, der er nødvendige for registreringen. Disse oplysninger omfatter som minimum

- registreringsnummer (identifikation over for bevillingslovene),

- bilagsidentifikation (nummerkontrol med samtlige bilag),

- ved køb og salg - købers henholdsvis sælgers navn og adresse,

- ved køb og salg - leverancens eller ydelsens art, omfang og beløb, ved andre bilag - begrundelse for/formål med betalingen/overførslen/registreringen (tekst eller tekstkode),

- dato (måned) transaktionen vedrører (henføringsdato/måned),

- dato for udstedelse af bilaget (bilagsdato),

- beløb,

- kontering og

- godkendelse af hertil bemyndigede personer.

e) For elektronisk overførte data fra andre institutioner eller fra virksomheder, der er omfattet af »Lov om bogføring« (fx fakturaer overført via EDI), skal der foretages en beskrivelse af, hvordan overførslerne foretages, registreres, kontrolleres, godkendes, videreekspederes (fx hvordan fakturaer overføres til bogføring og betaling), og hvordan de opbevares, herunder hvordan de kan fremkaldes som billeder af »originalmaterialet«. Sådanne beskrivelser skal dog ikke udarbejdes for automatisk genererede registreringer fra/til/mellem statens centrale økonomisystemer.

f) Senest i den regnskabsmæssige supplementsperiode foretages registrering på udgifts-/indtægtskonti vedrørende gammelt finansår, såfremt leveringen af en vare eller tjenesteydelse til eller fra staten har fundet sted, eller en anden fordring er opstået inden finansårets udløb.

g) Den regnskabsmæssige supplementsperiode anvendes endvidere til registrering af afslutningsposteringer.

h) Af bilagene skal fremgå, at registreringen er sket.

4.3.2. Afstemninger, kontroller mv.

a) Der skal løbende foretages afstemninger, kontroller og fejlrettelser af den regnskabsmæssige registrering. Endvidere foretages afstemning med kontoudtog fra pengeinstitutter samt kontrol med udligning af interimskonti og mellemregningskonti.

b) Der skal løbende føres kontrol med korrekt og rettidig afvikling af registrerede gældsforpligtelser (herunder afstemning med kontoudtog fra leverandører) og tilgodehavender.

c) Ved udstedelse af checks, girokort mv., skal føres kontrol med, at der foreligger udgiftsbilag, som er godkendt af hertil bemyndigede medarbejdere, at checks, girokort mv. er udfyldt i overensstemmelse med udgiftsbilagene, samt at de anvendes i nummerorden.

d) Såfremt institutionen, jf. § 4, stk. 5, i Finansministeriets bekendtgørelse af 20. december 1994 om statens regnskabsvæsen mv., anvender egne økonomi(del)systemer, skal der føres kontrol med, at egne systemer regnskabsmæssigt stemmer med, hvad der er registreret i statens centrale økonomisystemer.

4.3.3. Overførsel af anlægs- og kapitalaktiver og -passiver

Overførsel af anlægs- og kapitalaktiver og -passiver som følge af ressortomlægninger eller ændring af en institutions status skal ske i overensstemmelse med Finansministeriets retningslinier (fx Budgetvejledning og Budgethåndbog).

Skemaer (kapitaladvis) til brug ved en sådan overførsel kan fås ved henvendelse til Statens Regnskabsdirektorat.

5. Betalingsforretninger

5.1. Generelt

I instruksen skal der indledningsvis redegøres for tilrettelæggelsen af institutionens betalingsforretninger. Endvidere redegøres for følgende forhold

a) Institutionskassens maksimale beholdning af likvide midler (kasse- og pengeinstitutbeholdninger), herunder oplysninger om, hvor stor en del af beholdningen der må forefindes i kontanter.

b) Institutionens adgang til andre former for likviditet jf. § 4, stk. 2, i Finansministeriets bekendtgørelse af 20. december 1994 om statens regnskabsvæsen mv.

c) Institutionens eventuelle pengeinstitutkonti.

d) Institutionens eventuelle konti i Danmarks Nationalbank.

e) Bestemmelser om, til hvem og hvorledes institutionen skal indsende overskydende kassebeholdninger.

f) Sikkerhedsbestemmelser vedrørende opbevaring af kassens midler.

Såfremt der er oprettet underkasser under institutionens kasse, gives der en fortegnelse over disse kasser med oplysninger om de hertil knyttede forretningsgange.

Det skal fremgå af instruksen, såfremt der er afkrævet sikkerhedsstillelse af medarbejdere i institutionen eller af virksomheder i henhold til reglerne i § 15, stk. 8, i Finansministeriets bekendtgørelse af 20. december 1994 om statens regnskabsvæsen mv.

5.2. Ansvars- og kompetencefordelingen

Institutionens betalingsforretninger skal varetages af kassen, der skal være et selvstændigt ansvarsområde.

Det skal fremgå af instruksen, hvem der har ansvaret for kassen, og hvem der er dennes stedfortræder.

Endvidere oplyses i hensigtsmæssigt omfang, hvorledes kassens nedennævnte opgaver er fordelt på kassens medarbejdere (det bemærkes, at disse medarbejdere af kontrolmæssige grunde ikke må varetage opgaver i bogholderiet)

a) Den daglige administration af kassen og eventuelle underkasser.

b) Oprettelse/nedlæggelse af konti i pengeinstitutter.

c) Udstedelse af udbetalingsordre, fx checks mv.

Opgaven skal løses i samarbejde med bogholderiet og således, at checks mv. underskrives af en medarbejder fra kassen og en medarbejder fra bogholderiet.

d) Administration af beholdninger af ubrugte udbetalingsordrer, såsom checkblanketter mv., omfattende

- rekvisition af udbetalingsordrer,

- antals- og nummerkontrol med modtagne udbetalingsordrer og

- udlevering af disse (i nummerorden og mod kvittering).

Opgaverne skal løses i fællesskab af medarbejdere fra bogholderi og kasse.

e) Kontrol med den regnskabsmæssige registrering af bilag, der indrapporteres til betaling via statens centrale økonomisystemer og frigivelse af bilagene til betaling.

f) Kontrol med indrapporteringen af tilgodehavender til opkrævning via statens centrale økonomisystemer mfl. i henhold til regler i brugervejledninger.

g) Kontrol med anviste lønninger mv. i henhold til regler i brugervejledninger, herunder kontrol med at de anviste lønninger forekommer rimelige med hensyn til beløbsstørrelse og beløbsmodtagere.

Hvis betalingen iværksættes ved anvendelse af dataskærme - jf. afsnit 4.2. - skal der i instruksen redegøres for adgangskontrollens tilrettelæggelse.

Såfremt det ikke er muligt at tilgodese ovennævnte krav til en personmæssig adskillelse mellem kassen og bogholderiet, skal institutionen i samråd med institutionens departement (eller hermed ligestillet myndighed) og Rigsrevisionen vurdere mulighederne for at styrke kontrollen på anden måde enten internt i institutionen eller gennem henlæggelse af visse betalingsforretninger til en anden institution. De særregler, der aftales, skal fremgå af instruksen.

5.3. Regelsæt til optagelse i instruksen

a) Betalinger (herunder udenlandske betalinger) direkte over institutionens kasse bør begrænses til alene at omfatte udgifter og indtægter, som det ikke vil være hensigtsmæssigt at ekspedere via statens centrale økonomisystemer eller lignende betalingssystemer godkendt af Finansministeriet.

b) Udenlandske betalinger, der ikke afvikles via statens centrale økonomisystemer, skal fortrinsvis foretages via Danmarks Nationalbank.

c) Der skal foretages en løbende registrering (fx i kasserapporter) af ind- og udbetalte beløb, herunder eventuelle beløb i udenlandsk valuta. Registreringen skal ske under den dato, hvor betalingen har fundet sted.

Denne registrering skal dagligt afstemmes med kassebeholdningen og lejlighedsvis med oplysninger fra pengeinstitutter samt med de regnskabsmæssige registreringer.

d) Eventuelle kassedifferencer skal straks registreres.

Væsentlige kassedifferencer skal indberettes til institutionens chef, der tager stilling til, om den overordnede myndighed og Rigsrevisionen skal orienteres.

e) Kassebeholdningen må ikke sammenblandes med beløb, som er institutionen uvedkommende.

Forskudsbilag må ikke indgå i kassebeholdningen, men skal registreres i institutionens regnskab.

Personalechecks må kun indløses af institutionen, hvor helt specielle geografiske forhold begrunder dette.

Modtagne checks, giroanvisninger mv. skal straks eller senest den følgende dag indløses eller indsættes på institutionens pengeinstitutkonto.

f) Ved udbetalinger skal der føres kontrol med, at der foreligger bilag, som er godkendt af hertil bemyndigede medarbejdere.

Checks, girokort mv. skal anvendes i nummerorden, og de udstedte checks skal krydses.

Ved udbetalinger direkte fra institutionens kasse skal der afkræves kvittering.

Bilagene eller en udarbejdet oversigt over bilagene skal dateres og forsynes med en påtegning om, at den oven for nævnte kontrol er gennemført. Der skal endvidere foretages henvisning til anvendte checks, girokort eller andre udbetalingsordrer.

g) Der skal udstedes kvitteringer ved indbetalinger direkte til institutionens kasse. Eventuelle undtagelser herfra skal omtales i instruksen.

Kvitteringerne skal afgives på en måde, der sikrer en kontrol med indbetalingerne.

På kvitteringerne skal angives, på hvilken måde betalingen har fundet sted, med mindre betalingen er sket ved anvendelse af pengesedler eller skillemønt.

h) Følgende betalingsmidler kan ved indbetalinger direkte til institutionen accepteres som betaling: Danske pengesedler og skillemønt, checks trukket på danske pengeinstitutter, postanvisninger og giroudbetalingskort. Anvendes der andre betalingsmidler (fx udenlandske checks, Dankort, småmøntkort og andre af pengeinstitutter godkendte betalingskort), skal dette fremgå af instruksen.

Såfremt indbetalinger direkte til institutionen giver ret til at kræve udlevering af effekter, dokumenter eller andet, som tjener kassen som sikkerhed for beløbets betaling, bør der kun accepteres betalingsmidler, for hvilke der er sikkerhed for dækning af beløbene.

Checks mv. må ikke lyde på væsentligt større beløb end det, der skal indbetales. De må ikke være dateret tidligere end 20 dage før indbetalingsdagen og må ikke være fremdateret.

De modtagne checks skal krydses af udstederen eller af institutionen ved modtagelsen.

i) Det påhviler institutionens chef ved uanmeldte kasseeftersyn at sikre sig, at kassens midler er til stede, og at kasseforretningerne udføres forsvarligt.

6. Kontrol med værdipost

6.1. Generelt om arbejdsopgaven

Som led i poståbningen skal der gennemføres en særskilt kontrol med og registrering af værdipost, dvs. checks, værdipapirer, giroanvisninger, gældsbeviser, anbefalede breve mv.

6.2. Ansvars- og kompetencefordelingen

Instruksen skal indeholde oplysninger om, hvilke medarbejdere der har ansvaret for nedennævnte opgaver

a) Poståbning, udtagning, registrering og intern fordeling af værdipost.

Opgaverne skal normalt varetages af 2 personer i forening.

b) Modtagelse af værdipost fra poståbningen (mod kvittering).

c) Kontrol med, at de modtagne værdier bliver registreret i institutionens regnskab.

6.3. Regelsæt til optagelse i instruksen

Poståbnerne skal forsyne værdiposten med modtagelsesstempel og foretage registrering af oplysninger om ankomstdato, værdiens art, afsender mv.

7. Aflæggelse af regnskaber

7.1. Generelt om arbejdsopgaven

Institutionens regnskabsaflæggelse skal ske i form af regnskaber, der udarbejdes gennem statens centrale økonomisystemer på grundlag af indrapporterede oplysninger fra ministerierne og de herunder hørende institutioner.

Det regnskab, der udarbejdes ved udløbet af den afsluttende regnskabsmæssige supplementsperiode, er samtidig årsregnskab for institutionen.

7.2. Ansvars- og kompetencefordelingen

Instruksen skal indeholde oplysninger om, hvilke medarbejdere der har ansvaret for nedennævnte opgaver

a) Kontrol med og godkendelse af institutionens regnskaber (områderegnskaber).

Regnskaberne skal godkendes af institutionens chef.

b) Kontrol med og godkendelse af paragrafregnskaber vedrørende et departements (eller hermed ligestillet myndighed) og de herunder hørende institutioners samlede virksomhed, herunder ministeriets bidrag til fællesparagrafferne.

Paragrafregnskaberne skal godkendes af departementschefen.

c) Kontrol med og godkendelse af regnskaber for personaleforbruget (LIF-regnskaber) vedrørende et departements (eller hermed ligestillet myndighed) og de herunder hørende institutioners samlede virksomhed.

Regnskaberne for personaleforbruget skal godkendes af departementschefen.

d) Kontrol og godkendelse af eventuelle andre regnskaber.

7.3. Regelsæt til optagelse i instruksen

a) Som led i godkendelse af regnskaberne foretages følgende

- en kontrol med, at de registrerede bevillinger i form af beløb og årsværk er i overensstemmelse med bevillingslovene mv.,

- en vurdering af, om forbruget af bevillingerne forekommer rimeligt under hensyntagen til aktiviteterne i den forløbne periode,

- en kontrol med, at aktiver og passiver er regnskabsmæssigt afstemt,

- en kontrol med, at aktiver og passiver har en rimelig størrelse,

- en kontrol med, at betegnelserne på de anvendte hoved- og underkonti er korrekte, og

- institutioner, der har tilladelse til at anvende egne økonomi(del)systemer, foretager herudover en afstemning af regnskabet med det af institutionen udarbejdede regnskab.

I forbindelse med godkendelse af årsregnskabet påses, at alle tilgodehavender, forudbetalte og skyldige beløb mv. er registreret i regnskabet, således at dette giver et retvisende billede af indtægter og udgifter i det pågældende finansår samt af aktiver og passiver ved finansårets udløb.

Væsentlige op-/eller nedskrivninger af de på statens status optagne aktiver og passiver må kun foretages med Finansministeriets forudgående tilslutning.

b) Institutionens regnskaber (områderegnskaber) skal afgives til Rigsrevisionen i henhold til lov om revisionen af statens regnskaber m.m. Regnskaberne skal være forsynet med en godkendelsesmarkering.

c) Paragrafregnskaber, herunder ministeriets bidrag til fællesparagrafferne, skal godkendes af departementet ved skrivelse til Rigsrevisionen og Statens Regnskabsdirektorat.

Årsregnskabet godkendes ved departementets underskrift af regnskabet. Regnskabet fremsendes i 2 eksemplarer til Regnskabsdirektoratet, der videresender det ene eksemplar til Rigsrevisionen.

d) Regnskaberne for årsværksforbrug (LIF-regnskaberne) skal ved påtegning godkendes af departementet og herefter returneres til Statens Regnskabsdirektorat. Regnskabsdirektoratet videresender materialet til Rigsrevisionen.

8. Opbevaring af regnskabsmateriale

8.1. Generelt om arbejdsopgaven

I instruksen gives - eventuelt i form af et bilag - en oversigt over institutionens regnskabsmateriale med oplysninger om regler for opbevaring og kassation af materialet.

Regnskabsmaterialet skal opbevares på betryggende vis og på en måde, som muliggør en selvstændig fremfinding og udskrivning i klarskrift af det pågældende materiale, herunder transaktions- og kontrolsporet. Dette gælder også registreringer, der alene er overført elektronisk.

Som regnskabsmateriale anses

- registreringer,

- bilags- og dokumentationsmateriale,

- regnskaber og lignende opstillinger samt eventuelle årsberetninger,

- instrukser, herunder beskrivelser af bogføringen og konteringsinstruks, beskrivelser af systemer, hjælpemidler og lignende vedrørende benyttelse af elektronisk databehandling mv., og

- andet materiale, som er nødvendigt til at dokumentere det øvrige regnskabsmateriales rigtighed.

8.2. Ansvars- og kompetencefordelingen

Det oplyses i instruksen, hvilke medarbejdere der har ansvaret for opbevaring og kassation af regnskabsmaterialet.

8.3. Regelsæt til optagelse i instruksen

Regnskabsmateriale skal opbevares af institutionen i 5 år fra udgangen af vedkommende regnskabsår, medmindre en længere frist fremgår af andre bestemmelser.

Regnskabsmateriale, herunder bilag, kan opbevares på mikrofilm, elektronisk medie eller anden lignende måde. Såfremt regnskabsmaterialet ikke opbevares i klarskrift, skal det beskrives, hvorledes og i hvilken form materialet er opbevaret, herunder skal beskrives de anvendte medier, lagringsstrukturer og tekniske standarder samt de nødvendige hjælpemidler til udskrivning af materialet i klarskrift. Regnskabsmateriale, der ikke opbevares i klarskrift, skal - uden bearbejdning - kunne fremkaldes som billeder af det originale materiale (med påtegninger og godkendelser mv.) samt have samme indhold og opbygning, som det tilsvarende læsbare materiale. Eksterne bilag, der mikrofilmes, overføres til elektroniske medier eller lignende, skal opbevares i 1 år efter underskrivelsen af det regnskab, som bilagene vedrører. Andet regnskabsmateriale kan straks erstattes af mikrofilm, elektroniske medier eller lignende. Institutioner, der benytter mikrofilm, elektroniske medier eller lignende, skal gennem passende kontrolforanstaltninger sikre

- at alle oplysninger, der fremgår af det originale regnskabsmateriale, overføres til mediet, inden det originale materiale makuleres,

- at mediet kontrolleres for læsbarhed, fejl eller mangler, inden det originale materiale makuleres,

- at mediet opbevares på betryggende måde, således at læsbarheden sikres indtil udløbet af opbevaringspligten,

- at mediet arkiveres således, at et udvalgt bilag hurtigt kan findes, og

- at der i fornødent omfang udarbejdes sikkerhedskopier, og at disse er anbragt således, at de ikke ødelægges, stjæles mv. sammen med det originale materiale.

Opbevaringen af regnskabsmateriale, herunder produktionsdata, samt edb-programmer, skal i øvrigt ske i overensstemmelse med regler fastsat af Finansministeriet, Rigsarkivet, Registertilsynet mfl.

9. Forvaltning af varebeholdninger

9.1. Generelt om arbejdsopgaven

a) Der skal føres kvantitative fortegnelser over institutionens beholdninger af varer (dvs. råvarer, halvfabrikata eller færdigvarer), der er anskaffet over driftsbudgettet med henblik på videresalg eller institutionens eget løbende forbrug. Alene beholdninger af helt uvæsentlig betydning kan undtages herfra.

Det skal fremgå af instruksen, på hvilke områder der føres kvantitative fortegnelser.

b) Såfremt værdien af institutionens varebeholdninger optages på beholdningskonti i bevillingsregnskabet i henhold til § 19, stk. 2, i Finansministeriets bekendtgørelse af 20. december 1994 om statens regnskabsvæsen mv., oplyses tillige

- om registreringen på beholdningskontiene sker løbende eller periodisk, jf. Statens Kontoplan med tilhørende vejledning, og

- hvilket prisgrundlag der anvendes ved registrering på kontiene og opgørelse af beholdningerne, jf. afsnit 9.3.3.

9.2. Ansvars- og kompetencefordelingen

Instruksen skal indeholde oplysninger om, hvilke medarbejdere der har ansvaret for nedennævnte opgaver

a) Løbende forvaltning af beholdningerne.

b) Føring af fortegnelser over beholdningerne.

c) Periodisk kontrol med beholdningernes tilstedeværelse og størrelse, herunder optælling af beholdningerne, samt kassation, nedskrivning mv. af varer.

Opgaven skal varetages af 2 medarbejdere i forening, hvoraf den ene ikke må være beskæftiget med lagerforvaltningen.

d) Godkendelse af bilag vedrørende kassation, nedskrivning og eventuel opskrivning af varer samt bilag vedrørende differencer mellem de registrerede varemængder og de faktiske beholdninger.

Opgaven bør varetages af institutionschefen eller af en medarbejder, som denne har bemyndiget hertil.

9.3. Regelsæt til optagelse i instruksen

9.3.1. Varebeholdningernes størrelse

Varebeholdningerne bør ikke overstige, hvad der må anses for nødvendigt under hensyntagen til institutionens uforstyrrede virksomhed samt til forsvarlig indkøbs- og lagerøkonomi.

9.3.2. Kvantitative fortegnelser over varebeholdningerne

a) Fortegnelserne skal indeholde oplysninger om varernes art, fabrikat/mærke, placering, til- og afgang (herunder kassation), beholdningernes størrelse samt andre oplysninger, der er relevante for kontrollen med beholdningernes tilstedeværelse og for forvaltningen af beholdningerne i øvrigt.

Såfremt værdien af varebeholdningerne skal optages i bevillingsregnskabet, skal fortegnelserne endvidere indeholde oplysninger om priser pr. enhed.

b) Registreringen af tilgang til og afgang fra lager skal ske løbende. Den løbende registrering af afgang kan dog i hensigtsmæssigt omfang erstattes af en periodisk opgørelse af vareforbruget ved optælling af beholdningerne.

Registreringen bør så vidt muligt baseres på godkendte grundbilag såsom købsfakturaer og udleverings-/salgsbilag eller genparter af sidstnævnte.

9.3.3. Værdiansættelse af varelagre

Såfremt værdien af institutionens varebeholdninger optages på beholdningskonti i bevillingsregnskabet, skal der anvendes indkøbspriser eller produktionspriser ved registrering på kontiene og ved vurdering af beholdningerne.

Anvendelse af andre principper for værdiansættelse samt ændring heraf skal godkendes af Finansministeriet i hvert enkelt tilfælde.

9.3.4. Optælling og afstemning mv. af varebeholdninger

a) Der skal ved årets udgang og i øvrigt efter behov foretages optælling af de faktiske lagerbeholdninger og afstemning af disse optællinger med de kvantitative fortegnelser.

b) I forbindelse hermed foretages kassation/nedskrivning af beholdningerne for så vidt angår ukurante varer, dvs. varer der lider af fysiske mangler eller ikke kan afsættes på grund af faldende efterspørgsel.

Endvidere foretages nedskrivning (opskrivning) af beholdningerne som følge af differencer mellem de registrerede varemængder og de faktiske beholdninger.

c) Væsentlige op-/nedskrivninger af værdien skal godkendes af Finansministeriet og skal i øvrigt fremgå af institutionens regnskab.

10. Værdipapirforvaltning

10.1. Generelt om arbejdsopgaven

Såfremt institutionen er ejer af værdipapirer, skal forvaltningen af disse varetages af Værdipapircentralen, Danmarks Nationalbank, Kongeriget Danmarks Hypotekbank og Finansforvaltning og/eller pengeinstitutter i henhold til de under afsnit 10.3. nævnte regler.

Det påhviler institutionen at føre fortegnelser over beholdningen af værdipapirer.

Vedrørende forvaltningen af værdipapirer, der tilhører legater, henvises til omtalen heraf i afsnit 13.

10.2. Ansvars- og kompetencefordelingen

Instruksen skal indeholde oplysninger om, hvilke medarbejdere der har ansvaret for

a) Føring af fortegnelser over værdipapirbeholdningen.

b) Afstemning af beholdningen med kontoudtog fra Værdipapircentralen, pengeinstitutter mfl. og med registreringen på beholdningskontiene i regnskabet.

Opgaverne bør principielt ikke varetages af medarbejdere, der har ansvaret for køb/salg af værdipapirer, jf. afsnit 2 og 3.

10.3. Regelsæt til optagelse i instruksen

a) Forvaltningen af værdipapirer i Værdipapircentralen, pengeinstitutter mfl. skal ske efter regler, der er omtalt i § 20 i Finansministeriets bekendtgørelse af 20. december 1994 om statens regnskabsvæsen mv. Disse regler optages i instruksen.

b) Fortegnelserne over beholdningen skal indeholde oplysninger om værdipapirernes art, anskaffelsestidspunkter, værdipapirernes nominelle værdi, anskaffelsesværdi og eventuelle senere ændringer af værdiansættelsen.

Af fortegnelserne skal fremgå, om værdipapirerne er udstedt gennem Værdipapircentralen eller henlagt til forvaltning hos Kongeriget Danmarks Hypotekbank og Finansforvaltning eller anbragt i depot i et pengeinstitut eller på anden måde.

Fortegnelserne skal ajourføres løbende.

c) Værdipapirerne optages normalt til anskaffelsesværdi i institutionens bevillingsregnskab.

11. Udlånsforvaltning

11.1. Generelt om arbejdsopgaven

Statsinstitutioner, som har foretaget et udlån, herunder lån etableret som led i en indfrielse af et garantiforhold, skal overdrage udlånet til Kongeriget Danmarks Hypotekbank og Finansforvaltning (KDH&F) efter gældende regler. Overdragelsen skal senest ske, når lånet er bevilget, og der således kun resterer kontrol med den finansielle afvikling af lånet.

Det påhviler institutionen at føre en fortegnelse (reskontro) over udlån, som institutionen selv administrerer.

11.2. Ansvars- og kompetencefordelingen

Instruksen skal indeholde oplysninger om, hvilke medarbejdere der har ansvaret for nedennævnte opgaver

a) Godkendelse af bilag vedrørende bevilling af udlån.

b) Overdragelse af udlån til KDH&F.

c) Løbende forvaltning af udlån, herunder godkendelse af de udskrevne regninger, fx i forbindelse med terminsopkrævninger.

d) Føring af fortegnelser over udlån.

e) Godkendelse af bilag vedrørende ned- eller afskrivning af udlån.

11.3. Regelsæt til optagelse i instruksen

a) Forvaltning af udlån skal ske efter regler, som udsendes af Finansministeriet. Disse regler optages i instruksen.

b) Fortegnelse (reskontro) over udlån skal indeholde oplysninger om udlånenes art, bevillingstidspunkter, udbetalingstidspunkter, hovedstol, afdragsprofil, restgæld samt en evt. afdragordning.

Af fortegnelserne skal fremgå, om udlånene er overdraget til KDH&F til forvaltning.

Fortegnelsen skal ajourføres løbende.

c) Væsentlige nedskrivninger af udlån skal godkendes af Finansministeriet.

12. Forvaltning af andre aktiver

12.1. Generelt om arbejdsopgaven

Ifølge § 22 i Finansministeriets bekendtgørelse af 20. december 1994 om statens regnskabsvæsen mv. skal der føres fortegnelser over institutionens beholdninger af andre aktiver, dvs. aktiver der er anskaffet til varigt brug i institutionen.

Der gives i instruksen en oversigt over, i hvilket omfang institutionen fører nedennævnte fortegnelser

a) Fortegnelser over aktiver, der er anskaffet over institutionens anlægs- og udlånsbudget eller overført fra andre statsinstitutioner.

b) Fortegnelser over inventar, maskiner, bogsamlinger og andet mere værdifuldt udstyr, som er anskaffet over institutionens driftsbudget. Fortegnelser over aktiver til en anskaffelsesværdi på under 2.000 kr. skal ikke udarbejdes, idet der dog i hensigtsmæssigt omfang skal ske mærkning af disse aktiver. Der skal altid udarbejdes en fortegnelse over aktiver, der er stillet til rådighed af andre statsinstitutioner.

12.2. Ansvars- og kompetencefordelingen

Instruksen skal indeholde oplysninger om, hvilke medarbejdere der har ansvaret for nedennævnte opgaver

a) Føring af fortegnelserne.

b) Periodisk kontrol med beholdningerne, herunder kontrol med at værdierne er til stede, og at der sker en rimelig udnyttelse af disse.

Denne kontrol bør ikke varetages af medarbejdere, der har det direkte ansvar for anvendelse af aktiverne.

c) Kassation af aktiver.

12.3. Regelsæt til optagelse i instruksen

a) Fortegnelserne over aktiverne skal føres på grundlag af regnskabsbilagene efter den regnskabsmæssige registrering af disse.

b) Anlægsaktiverne optages normalt til anskaffelsesværdi i institutionens bevillingsregnskab. Ændring af værdiansættelsen kan kun ske med Finansministeriets godkendelse.

c) Fortegnelserne over aktiverne skal indeholde oplysninger om aktivernes art, placering, evt. mærkning og anskaffelsesår. For så vidt angår anlægsaktiverne, anføres tillige oplysninger om anskaffelsesværdi og eventuelle ændringer af værdiansættelsen, således at der kan foretages afstemning med registreringen i bevillingsregnskabet.

d) Kassation af aktiver, der er anskaffet over anlægs- og udlånsbudgettet, skal forelægges Finansministeriet, såfremt det drejer sig om væsentlige beløb.

Oplysninger om kassationen registreres i institutionens fortegnelser over aktiver og optages endvidere i institutionens regnskab i overensstemmelse med Statens Kontoplan med tilhørende vejledning.

Tilsvarende gælder for afskrivninger på ejendomme og anlæg. Disse afskrivninger gennemføres i henhold til Finansministeriets retningslinier (fx Budgetvejledning og Budgethåndbog).

e) Oplysninger om kassation af aktiver, anskaffet over driftsbudgettet, skal registreres i institutionens fortegnelse over aktiverne.

13. Legatforvaltning

13.1. Generelt om arbejdsopgaven

Ved legatforvaltning forstås forvaltning af legater, der bestyres af institutionen i henhold til fundats. Disse legater skal optages i institutionens regnskab ifølge § 23, stk. 1, i Finansministeriets bekendtgørelse af 20. december 1994 om statens regnskabsvæsen mv.

Legatforvaltningen skal i øvrigt foretages i overensstemmelse med bestemmelserne i lov nr. 698 af 11. august 1992 om fonde og visse foreninger eller lov nr. 756 af 18. december 1991 om erhvervsdrivende fonde.

13.2. Ansvars- og kompetencefordelingen

I instruksen skal der - eventuelt i form af bilag - gives følgende oplysninger vedrørende det enkelte legat

a) Hvilke medarbejdere i institutionen der har ansvaret for administrationen af legatet.

b) Hvilken ekstern forvaltningsafdeling, der - jf. nedenfor - varetager forvaltningsopgaver for legatet.

13.3. Regelsæt til optagelse i instruksen

a) Der skal oprettes beholdningskonti for de forannævnte legater i institutionens regnskab. Kontiene oprettes og anvendes i overensstemmelse med Statens Kontoplan med tilhørende vejledning.

b) Legater, der optages i institutionens regnskab, og som er ejere af værdipapirer, udstedt gennem Værdipapircentralen, skal som kontoførende institut vælge enten det pågældende obligationsudstedende institut eller en forvaltningsafdeling, der er godkendt i henhold til arvelovens § 61.

c) Legaternes øvrige værdipapirer samt kontantbeholdninger mv. skal deponeres til forvaltning i en godkendt forvaltningsafdeling, jf. reglerne herom i § 23, stk. 4-8, i Finansministeriets bekendtgørelse af 20. december 1994 om statens regnskabsvæsen mv.

Disse regler skal optages i institutionsinstruksen.

d) Depot- og indskrivningsbeviser eller andre beviser for beholdningernes tilstedeværelse i forvaltningsafdelinger mfl. skal opbevares på betryggende måde i institutionen og skal stedse være ajourførte.

e) Rigsrevisionen, og departementet (eller hermed ligestillet myndighed) hvorunder institutionen hører, skal informeres, når der oprettes nye legater, såfremt disse optages i institutionens regnskab. Endvidere informeres om nedlæggelse af sådanne legater.

14. Forvaltning af andre ikke-statslige aktiver eller passiver

14.1. Generelt om arbejdsopgaven

Statsinstitutioner kan ikke påtage sig at forvalte ikke-statslige aktiver eller passiver, medmindre der er hjemmel hertil, eller der er truffet aftale herom med institutionens departement eller hermed ligestillet myndighed.

Det påhviler institutionen at føre en fortegnelse over de ikkestatslige aktiver og passiver, som forvaltes.

Sådanne aktiver og passiver optages i institutionens regnskab.

14.2. Ansvars- og kompetencefordeling

Instruksen skal indeholde oplysninger om, hvilke medarbejdere der har ansvaret for nedennævnte opgaver

a) Løbende forvaltning/administration af de ikke-statslige aktiver og passiver.

b) Føring af fortegnelse over ikke-statslige aktiver og passiver.

c) Periodisk kontrol med de ikke-statslige aktivers og passivers tilstedeværelse og størrelse, og kontrol med at der sker en rimelig udnyttelse af disse.

Opgaven skal varetages af 2 medarbejdere i forening.

14.3. Regelsæt til optagelse i instruksen

a) Fortegnelserne over aktiverne og passiverne skal indeholde oplysninger om disses art, placering, formål og værdi/gæld samt evt. anskaffelsestidspunkt og forventet tidspunkt for ophør af forvaltningen.

b) Der skal oprettes beholdningskonti for de forannævnte aktiver og passiver i institutionens regnskab. Kontiene oprettes og anvendes i overensstemmelse med Statens Kontoplan med tilhørende vejledning.

c) Likvide midler skal indsættes i et pengeinstitut på konti, som ikke indgår i opgørelsen af institutionens kassebeholdning (institutionskassen). Værdipapirer anbringes i et åbent depot i et pengeinstitut eller på anden betryggende måde. Andre aktiver anbringes på betryggende måde - adskilt fra statslige aktiver.

d) Passiver i form af kreditorforvaltning, herunder udlån, overdrages til et pengeinstitut til administration/opkrævning.

15. Andre regnskabsopgaver

Såfremt institutionen varetager andre regnskabsopgaver end de foran omtalte, skal der i instruksen gives en beskrivelse af opgaverne i overensstemmelse med reglerne i afsnit 1.

Af beskrivelsen skal fremgå, om der er et samspil mellem disse opgaver og institutionens øvrige regnskabsopgaver, og - i bekræftende fald - hvorledes dette samspil er tilrettelagt. 15. Andre regnskabsopgaver

III. Edb-behandling ved anvendelse af eget edb-anlæg/servicebureau

Såfremt institutionen anvender eget edb-anlæg/servicebureau til udførelse af regnskabsopgaver, skal institutionen supplere de i kapitel II nævnte beskrivelser med beskrivelser vedrørende edb-behandlingen heraf.

1. Generelt om opgaverne

Af instruksen skal fremgå, hvorledes samspillet til statens centrale økonomisystemer er organiseret og foregår.

Af instruksen skal fremgå, hvor i institutionens interne organisation edb-behandlingen finder sted, og hvem der har ansvaret for institutionens edb-behandling.

Instruksen skal indeholde henvisninger til relevant dokumentationsmateriale (fx systembeskrivelse og brugervejledninger) vedrørende edb-systemets funktioner og opbygning samt oplysning om, hvorledes det bruges, kontrolleres og betjenes. Formålet med dette dokumentationsmateriale er at gøre det muligt at følge data igennem hele behandlingen. Det skal være muligt at finde ud af, hvilke oplysninger der går ind i systemet, oplysningernes betydning, hvorledes de behandles, samt hvilke uddata der fremkommer af behandlingen. Ud fra dette materiale skal det være muligt at se, hvorledes transaktionssporet er til stede, herunder hvordan systemet beregner, danner, registrerer, kontrollerer og opbevarer automatisk genererede registreringer (fx beregnede beløb og overførsler af data fra delsystemer). Materialet skal først og fremmest sikre, at det kørende system til enhver tid er klart defineret, og at det kan betjenes korrekt.

Instruksen skal i øvrigt indeholde henvisninger til relevant dokumentationsmateriale vedrørende edb-systemets tekniske opbygning, herunder oplysninger om afviklingen af edb-kørslerne og adgangen til edb-udstyr, programmer og registre.

Endvidere skal systemerne kunne sikre, at der (fx gennem personkoder) kun gives medarbejdere adgang til de funktioner, som de autoriseres til, for at kunne udføre deres arbejde, således at der kan ske en adskillelse mellem personer, som er autoriseret til forskellige funktioner.

Det bemærkes, at såfremt kontrol og godkendelse (fx frigivelse) i edb-baserede systemer foretages direkte ved dataskærme, er det - af hensyn til kontrolsporet - nødvendigt, at det i forbindelse med registreringen kan dokumenteres, hvilke personer der har udført kontrollerne.

2. Særligt om anvendelse af eget edb-anlæg med egen programmering

Af instruksen skal fremgå, hvilke medarbejdere der er beskæftiget med systemudvikling, programmering, overførsel af programmer til drift, driftsafvikling og kontrol hermed. Det bemærkes, at disse medarbejdere ikke må varetage opgaver i bogholderi og kasse eller have ansvaret for beholdninger af varer mv.

Hvis det ikke er muligt at opnå en sådan personmæssig adskillelse mellem edb-behandlingen og de nævnte regnskabsopgaver, skal der efter samråd med institutionens departement (eller hermed ligestillet myndighed) og Rigsrevisionen i fornødent omfang etableres særlige kontrolforanstaltninger. De særregler, der aftales, skal fremgå af instruksen.

3. Særligt om anvendelse af servicebureau

Af instruksen skal fremgå, hvem der har ansvaret for institutionens samarbejde med servicebureauet. Endvidere skal der redegøres for procedurer og kontroller ved aflevering og modtagelse af regnskabsmateriale fra servicebureauet.

IV. Ikrafttræden mv.

Cirkulæret træder i kraft den 1. januar 1995.

Samtidig ophæves Finansministeriets cirkulære af 10. september 1984 om udarbejdelse af institutionsinstrukser vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse.

Finansministeriet, den 20. december 1994

Mogens Lykketoft

/ Jørn Jensen

Ingen