Vejledning om lov om menighedsrådslov

§ 1. Menighedsrådets møder er offentlige. Menighedsrådet kan dog bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre, jf. lov om menighedsråd § 23, stk. 1.

Stk.2. Følgende sager skal, medmindre menighedsrådet i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse, behandles for lukkede døre

1. Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold.

2. Sager om køb og salg af fast ejendom.

3. Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer.

Stk.3. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, forhandles for lukkede døre, hvis det bestemmes af menighedsrådet eller formanden, jf. lov om menighedsråd § 23, stk. 1.

Stk. 4. Sager, der behandles for lukkede døre, behandles så vidt muligt sidst.

§ 2. Medlemmerne har pligt til at deltage i menighedsrådets møder.

Stk. 2. Når et medlem er forhindret i at deltage i et møde, skal dette meddeles til formanden, inden mødet afholdes.

Stk. 3. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer der har været fraværende.

Udsendelse af dagsorden og fremlæggelse af sagsfortegnelse

§3. Hvis et medlem, en af de i lov om menighedsråd § 2, stk. 2, nævnte præster eller den af kirkefunktionærerne valgte repræsentant, jf. lov om menighedsråd § 3, senest 8 dage forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter formanden denne sag på dagsordenen for førstkommende møde.

Stk. 2. Formanden foranlediger, at der senest 4 hverdage inden et ordinært mødes afholdelse tilsendes hvert af menighedsrådets medlemmer samt de i lov om menighedsråd § 2, stk. 2, nævnte præster og den af kirkefunktionærerne valgte repræsentant, jf. lov om menighedsråd § 3, en dagsorden.

Stk. 3. Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse - medmindre det forinden er tilsendt de i stk. 2 nævnte personer - være tilgængeligt på kordegnekontoret/hos formanden i mindst 3 hverdage inden mødet. En fortegnelse over sagerne skal samtidig være fremlagt.

Stk. 4. En sag, der ikke er optaget på dagsordenen,kan kun behandles og afgøres på mødet, hvis alle medlemmer er til stede og enstemmigt vedtager det. Sagen kan dog behandles, hvis den ikke tåler udsættelse, eller det er åbenbart, at der umiddelbart kan tages stilling til den.

Stk. 5. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver formanden i videst muligt omfang medlemmerne og de i lov om menighedsråd § 2, stk. 2, og § 3 nævnte personer underretning om de sager, der skal behandles på mødet.

Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse

§ 4. Menighedsrådets beslutninger træffes i møder.

Stk. 2. Menighedsrådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.

Stk. 3. Formanden og i hans forfald næstformanden leder menighedsrådets møder. Formanden træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse og iagttagelse af god orden under mødet. Endvidere formulerer formanden de punkter, om hvilke der skal stemmes.

Stk. 4. Enhver, der ønsker ordet, skal henvende sig til formanden, der giver ordet til de pågældende i den orden, hvori de har begæret det. Hvis flere begærer ordet på een gang, bestemmer formanden den orden, hvori de får adgang til at tale. Talerne må ikke afbrydes af andre end formanden.

Stk.5. Ethvert medlem og de i lov om menighedsråd § 2, stk. 2, og § 3 nævnte personer skal efterkomme formandens afgørelser angående overholdelsen af den fornødne orden. Formanden kan dog lade spørgsmål, der henhører under formandens afgørelse, afgøre af menighedsrådet.

§ 5. Sagerne behandles i mødet i den rækkefølge, som formanden bestemmer, og formanden kan herved fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge.

Stk. 2. Ethvert medlem og de i lov om menighedsråd § 2, stk. 2, og § 3 nævnte personer kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt.

§ 6. Hvis menighedsrådet finder, at en sag bør overvejes i et særligt udvalg, forinden sagen afgøres af menighedsrådet, nedsættes et sådant udvalg med det antal medlemmer, som menighedsrådet fastsætter i det enkelte tilfælde.

Stk. 2. Udvalget skal afgive en skriftlig indberetning til formanden for menighedsrådet. Menighedsrådets formand skal underrette menighedsrådets medlemmer og de i lov om menighedsråd § 2, stk. 2, og § 3 nævnte personer om indberetningen enten ved at fremsende indberetningen til disse eller ved at give dem meddelse om, hvor indberetningen er fremlagt.

Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemning

§ 7. Menighedsrådet træffer beslutning om, hvorvidt et medlem har en sådan interesse i en sag, at medlemmet er udelukket fra at deltage i menighedsrådets forhandling og afstemning om sagen.

Stk. 2. Såfremt et medlem erklæres for inhabilt, skal vedkommende forlade mødelokalet under forhandlingen og afstemningen om sagen. Medlemmet er derimod ikke afskåret fra at deltage i menighedsrådets forhandling og afstemning om, hvorvidt der foreligger inhabilitet.

Stk. 3. Et medlem skal underrette menighedsrådet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet.

§ 8. Præster kan ikke deltage i forhandling og afstemning i sager vedrørende præsteboliger og i sager, der vedrører en anden præst i pastoratet.

Stk. 2. Præster kan ikke deltage i afstemningen

1. I sager, der er omfattet af bestemmelsen i lov om menighedsråd § 38.

2. I sager, der vedrører opførelse af kirker og nedbrydning af kirker.

3. Om indstillingen i sager om sogneinddeling, herunder oprettelse af nye sogne og kirkedistrikter, og pastoratsinddelingen.

Stk. 3. En kirkefunktionær, der er medlem af menighedsrådet i den menighedsrådskreds, hvor den pågældende er ansat, kan ikke deltage i forhandling og afstemning i sager om ansættelse af kirkefunktionærer og i sager, der angår andre funktionærer ved kirken og kirkegården.

Stk. 4. Repræsentanten for kirkefunktionærerne, jf. lov om menighedsråd § 3, kan ikke deltage i forhandlingen i de i stk. 3 nævnte sager.

Stk. 5. Under forhandlingen og afstemningen i de i stk. 1 og stk. 3-4 nævnte sager skal den inhabile forlade mødelokalet. Vedkommende skal dog forinden gives lejlighed til at fremføre sine synspunkter og bidrage med faktiske oplysninger.

§ 9. Menighedsrådets medlemmer kan ikke afgive stemme ved fuldmagt, men alene ved deltagelse i rådets møder.

Afstemninger

§ 10. Valg af formand og næstformand sker ved hemmelig afstemning.

Stk. 2. Afstemninger i øvrigt sker ved, at medlemmerne rejser sig fra deres pladser eller ved håndsoprækning.

Stk. 3. Skønner formanden, at en sags udfald er så utvivlsom, at afstemning vil være overflødig, udtaler formanden dette med angivelse af sin opfattelse med hensyn til sagens afgørelse. Dersom intet medlem herefter forlanger afstemning, kan formanden erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den angivne opfattelse.

Stk. 4. Til beslutning kræves almindeligt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed bortfalder forslaget. Ved pligtmæssige afgørelser foretages i tilfælde af stemmelighed fornyet afstemning. I tilfælde af fortsat stemmelighed foretages lodtrækning.

Stk. 5. Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemningen ikke er påbegyndt.

§ 11. Ved valg af formand og næstformand samt ved valg til enkeltmandsposter anvendes bundet flertalsvalg.

Stk. 2. Ved denne valgmåde er den kandidat valgt, som opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer. Opnås et sådant flertal ikke ved 1. afstemning, foretages en ny afstemning. Ved 2. afstemning er en kandidat valgt, hvis den pågældende opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer, eller hvis der kun afgives stemmer på den pågældende. Bringer 2. afstemning heller ikke nogen afgørelse, foretages bundet valg mellem de to, der ved 2. afstemning har fået flest stemmer, således at det ved stemmelighed afgøres ved lodtrækning, på hvilke to der ved det budne valg (3. afstemning) skal stemmes. Står stemmerne lige ved 3. afstemning, træffes afgørelsen ved lodtrækning.

§ 12. Ved valg af to eller flere medlemmer til udvalg m.v. skal forholdstalsvalgmåden anvendes, hvis dette kræves af noget medlem af rådet.

Stk. 2. Forholdstalsvalg foretages på grundlag af d'Hondts metode efter følgende regler: Menighedsrådets medlemmer deles i de grupper, hvori medlemmerne har anmeldt for formanden at ville stemme sammen ved det pågældende valg. Hver gruppes medlemstal deles med 1, 2, 3 o.s.v. De herefter fremkomne kvotienter angiver den rækkefølge, i hvilken de enkelte grupper kan vælge deres repræsentanter. Er to eller flere kvotienter lige store, afgøres rækkefølgen ved lodtrækning. Når det antal repræsentanter, der tilkommer de enkelte grupper, er bestemt, skal grupperne straks meddele formanden, hvilke personer der udpeges til de dem tilfaldne pladser. Giver en gruppe afkald på sin ret til at få en eller flere repræsentanter, fordeles de ledigblivne pladser mellem de andre grupper på den foran angivne måde.

Stk. 3. Gruppedelingen gælder alene det pågædende valg.

Menighedsrådets beslutningsprotokol

§ 13. I beslutningsprotokollen indføres de af menighedsrådet trufne beslutninger.

Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange sit særstandpunkt kort tilført beslutningsprotokollen og kræve, at de myndigheder, som underrettes om vedkommende menighedsrådsbeslutning, samtidig gøres bekendt med indholdet af den nævnte tilføjelse.

Stk. 3. Ved slutningen af mødet oplæses beslutningsprotokollen, som derpå underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet.

Stk. 4. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller af andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen.

Ændringer i forretningsordenen

§ 14. Denne forretningsorden træder i kraft den

Stk 2. Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles i to ordinære meningshedsrådsmøder.

Stk. 3. Der udleveres et eksemplar af forretningsordenen til hvert medlem af menighedsrådet samt til de personer, der er nævnt i lov om menighedsråd § 2, stk. 2, og § 3.

Vedtaget på menighedsrådets møde den

Formand

Vejledning om lov om menighedsrådslov

Kirkeministeriets vejledning af 15. september 1994

1. Indledning.

Med lov nr. 432 af 1. juni 1994 har Folketinget vedtaget en ny lov om menighedsråd. Denne lov træder i kraft den 1. januar 1995, men bestemmelserne i lovens § 2, stk. 1 og stk. 2, § 3, § 10, stk 1, 2. pkt., og § 10, stk. 6, finder dog først anvendelse for de menighedsråd, der vælges ved de ordinære valg til menighedsråd i november 1996.

Indtil november 1996 vil følgende bestemmelser i den gældende menighedsrådslov, jf. lovbekendtgørelse nr. 587 af 25. juni 1992, derfor forblive ikraft: § 2, stk. 1 og stk. 2, § 8, stk. 3, og § 8, stk. 6, 2. pkt.

2. De væsentligste ændringer i forhold til den gældende menighedsrådslov er

* afgrænsningen af, hvilke præster der er fødte medlemmer af menighedsrådet, jf. lovens § 2, stk. 1, og hvilke præster der alene har ret til at deltage i menighedsrådets møder, jf. lovens § 2, stk. 2.

* en repræsentant for kirkefunktionærerne har ret til uden stemmeret at deltage i menighedsrådets møder, jf. lovens § 3.

* valg til enkeltmandsposter og til udvalg, jf. lovens §§ 10, 11 og 17-21.

* bekendtgørelseskrav i forbindelse med valg af nyt menighedsråd, jf. lovens § 12.

* bekendtgørelseskrav i forbindelse med afholdelse af menighedsrådsmøder, jf. lovens § 22.

* fremlæggelse af sagsfortegnelse, jf. lovens § 22, stk. 4.

* åbne menighedsrådsmøder, jf. lovens §§ 22-23.

* menighedsrådets beslutningsprotokol, jf. lovens § 25.

* begrænsninger i præsternes stemmeret, jf. lovens § 27.

* formandens pligter og beføjelser, jf. lovens kapitel 5.

* pligt for menighedsrådet til i forbindelse med den endelige behandling af de kirkelige kassers årlige budget at aflægge en mundtlig beretning om rådets virksomhed i det forløbne år og til at orientere om den planlagte virksomhed i den kommende år, jf. lovens § 34, stk. 4.

* medarbejdermøder, jf. lovens § 36.

* sanktionsbestemmelser, jf. lovens kapitel 9.

* forskellige ændringer med henblik på tydeliggørelse af lovteksten.

3. Afgrænsningen af, hvilke præster der er fødte medlemmer af menighedsrådet, jf. lovens § 2, stk. 1, og hvilke præster der alene har ret til at deltage i menighedsrådets møder, jf. lovens § 2, stk. 2.

Hvert menighedsråd består dels af nogle valgte medlemmer, hvis antal fastsættes efter folketallet i menighedsrådskredsen, og dels af en eller flere præster, jf. straks nedenfor. Visse præster bliver medlem af menighedsrådet i kraft af ansættelsen som præst i menighedsrådskredsen og betegnes som født medlem.

Et medlems rettigheder og pligter er som udgangspunkt uafhængig af, om vedkommende er valgt medlem af rådet eller er medlem af rådet i kraft af præsteansættelsen. Af forskelle i rettigheder og pligter kan specielt nævnes reglerne om præsters inhabilitet og begrænsningerne i præsters stemmeret, jf. nedenfor i afsnit 11.

I november 1996 afholdes der ordinære valg til landets menighedsråd, og fra dette tidspunkt vil de nye regler om præsters medlemskab af menighedsrådene finde anvendelse. Baggrunden for, at de nye regler om præsters medlemskab først finder anvendelse fra dette tidspunkt, er et ønske om ikke at forrykke forudsætningerne for de nuværende menighedsråds sammensætning og konstituering midt i funktionsperioden.

I perioden indtil november 1996 vil reglerne i § 2, stk. 1, i den gældende menighedsrådslov, jf. lovbekendtgørelse nr. 587 af 25. juni 1992, derfor fortsat være afgørende for, hvilke præster der er fødte medlemmer af landets menighedsråd. Efter denne bestemmelse er præster, der er ansat i pastoratet som enten sognepræst eller (midlertidig) hjælpepræst, og præster, som er konstitueret i en sognepræste- eller i en hjælpepræstestilling i pastoratet, fødte medlemmer af pastoratets menighedsråd.

Fra november 1996 vil reglerne i lov nr. 432 af 1. juni 1994 § 2, stk. 1 og stk. 2, være afgørende for, hvilke præster der er fødte medlemmer af menighedsrådet/menighedsrådene i det pastorat, hvor de er ansat.

Lovens § 2, stk. 1, betyder, at tjenestemandsansatte sognepræster og overenskomstansatte præster, der er ansat for en periode af et år eller mere, er fødte medlemmer af menighedsrådet i det pastorat, hvor de er ansat. En præst, der er ansat i et vikariat af kortere varighed, vil derfor ikke blive født medlem af menighedsrådet, men denne præst vil dog have ret til at deltage i rådets møder uden stemmeret, men med forslags- og taleret, jf. lovens § 2, stk. 2.

Overenskomstansatte præster, der ansættes uden angivelse af ansættelsens varighed, betragtes som ansat for en periode af et år eller mere.

En præst, som er født medlem af et menighedsråd, og som bevilges orlov fra præstestillingen, har i orlovsperioden også orlov fra hvervet som menighedsrådsmedlem, jf. lovens § 2, stk. 1, 2. pkt. Menighedsrådet vil i denne orlovsperiode typisk have et medlem mindre end normalt, idet den person, som bliver ansat i den orlovshavende præsts stilling, kun bliver medlem af menighedsrådet, såfremt kravet om mindst et års ansættelse, jf. ovenfor, er opfyldt.

Præster, som ikke er fødte medlemmer af menighedsrådet, men som dog har en arbejdsmæssig tilknytning til pastoratet, enten fordi de er ansat i en stilling med en varighed på mindre end et år, eller fordi de uden at være ansat i pastoratet yder bistand ved dets betjening, har ret til at deltage i menighedsrådets møder uden stemmeret, men med tale- og forslagsret, jf. lovens § 2, stk. 2.

4. En repræsentant for kirkefunktionærerne har ret til uden stemmeret at deltage i menighedsrådets møder, jf. lovens § 3.

Kirkefunktionærerne har som ansatte et behov for at kunne følge med i menighedsrådets arbejde. For at dette behov kan varetages, kan de pågældende funktionærer vælge en repræsentant, der kan deltage i menighedsrådets møder uden stemmeret, men med tale- og forslagsret jf. lovens § 3.

Den pågældende repræsentant har ikke pligt til at deltage i menighedsrådets møder, ligesom vedkommende heller ikke kan vælges til de poster, f.eks. formands-, næstformands- eller udvalgsposter, som efter loven skal besættes med menighedsrådsmedlemmer.

Den pågældende repræsentant har samme ret som medlemmerne med hensyn til mødeindkaldelse og modtagelse af dagsorden samt til at gøre sig bekendt med det foreliggende materiale til sagernes bedømmelse. Da repræsentanten har forslagsret, har vedkommende også samme ret som medlemmerne til at begære sager sat på dagsordenen for menighedsrådets møder.

Udsendes der referat af menighedsrådets forhandlinger, skal dette også sendes til repræsentanten.

Reglen i lovens § 3 finder først anvendelse for de menighedsråd, der vælges ved de ordinære valg til menighedsråd i november 1996, og kirkeministeren vil inden dette tidspunkt fastsætte nærmere regler om valg af repræsentanten for kirkefunktionærerne.

5. Valg til enkeltmandsposter og til udvalg, jf. lovens §§ 10, 11 og 17-21.

Bestemmelserne i lovens §§ 10 og 11 vedrører valg til enkeltmandsposter.

Lovens § 10 svarer i vidt omfang til § 8 i den gældende menighedsrådslov, jf. lovbekendtgørelse nr. 587 af 25. juni 1992, med redaktionelle ændringer. Af ændringer, som ikke blot er redaktionelle, kan nævnes, at ingen funktionær, der er ansat ved kirken eller kirkegården, kan vælges til kirkeværge, jf. lovens § 10, stk. 1, 2. pkt., ligesom kun et valgt medlem af menighesrådet kan vælges til kontaktperson, jf. lovens § 10, stk. 6. Disse to bestemmelser i lovens § 10 finder først anvendelse for de menighedsråd, der vælges ved de ordinære valg i november 1996.

Menighedsrådet er forpligtet til at fastsætte en vedtægt for kirkeværgen, kassereren, sekretæren og kontaktpersonen, jf. lovens § 10, stk. 7. Dette er i overensstemmelse med den gældende retstilstand.

Valg til enkeltmandsposter foretages på menighedsrådets konstituerende møde umiddelbart efter valg af menighedsrådets formand og næstformand, jf. lovens § 11, stk. 1, og som noget nyt er det lovfæstet, at valgene har virkning for hele menighedsrådets funktionsperiode, jf. lovens § 10, stk. 10.

Provstiudvalget og stiftøvrigheden skal have indberetning om valgene af formand, næstformand og om valg til enkeltmandsposter samt om ændringer i disse valg i menighedsrådets funktionsperiode, jf. lovens § 11, stk. 2-3.

Bestemmelserne om de lovpligtige udvalgs - dvs. det stående udvalg og eventuelt det stående præstegårdsudvalg - sammensætning og opgaver, jf. lovens §§ 17-19, er ikke ændret. Nedsættelse af disse udvalg skal også finde sted på menighedsrådets konstituerende møde, jf. lovens § 21, stk. 1, 1. pkt. Som noget nyt er det med bestemmelsen i lovens § 21, stk. 1, 2. pkt., fastsat, at de lovpligtige udvalgs funktionsperiode svarer til menighedsrådets funktionsperiode.

Menighedsrådets ret til at nedsætte særlige udvalg er med lovens § 20 blevet lovfæstet, hvorimod der ikke med bestemmelsen er givet nogen udvidet adgang til at delegere kompetence til et særligt udvalg. Adgangen til at nedsætte særlige udvalg er navnlig anvendelig i tilfælde, hvor menighedsrådet ønsker, at sagkyndige inddrages i udvalgsbehandlingen af en bestemt sag, eller hvor der ønskes repræsentation af interesser, som ellers ikke er repræsenteret i menighedsrådet.

Menighedsrådet bestemmer selv et særligt udvalgs sammensætning. Men bestemmelsen i lovens § 21, stk. 2, om udpegning efter forholdstalsvalgmåden finder dog også anvendelse ved valg af medlemmer af menighedsrådet til de særlige udvalg.

Nedsættelse af de særlige udvalg kan ikke finde sted på menighedsrådets konstituerende møde, idet menighedsrådet forinden nedsættelsen skal have mulighed for at drøfte og træffe beslutning om udvalgets fortsatte eksistens/oprettelse.

6. Bekendtgørelseskrav i forbindelse med valg af nyt menighedsråd, jf. lovens § 12.

Et af formålene med den nye lov om menighedsråd er at skabe større åbenhed om menighedsrådenes arbejde, og på denne baggrund er der i loven indsat en række bestemmelser, hvorefter der stilles krav om bekendtgørelse af valg og af møder.

Ved den første faste gudstjeneste efter det konstituerende møde bekendtgør præsten fra prædikestolen, hvem der er valgt til medlemmer af menighedsrådet, og hvem der er valgt til menighedsrådets formand, jf. lovens § 12, stk. 1.

Endvidere skal den nyvalgte formand inden funktionsperiodens begyndelse sørge for, at det bekendtgøres i den lokale presse, hvem der er valgt til medlemmer af menighedsrådet, og hvem der er valgt til menighedsrådets formand, jf. lovens § 12, stk. 2.

Udtrykket »den lokale presse« omfatter også menighedsrådets eventuelle kirkeblad, og menighedsrådet kan derfor frit vælge, om bekendtgørelse af valgets resultat skal ske i et lokalt dag- eller ugeblad, i kirkebladet eller eventuelt begge steder. Bestemmelsen i § 12, stk. 2, indeholder således ikke noget krav om, at der skal udgives et kirkeblad i forbindelse med menighedsrådsvalget.

7. Bekendtgørelseskrav i forbindelse med afholdelse af menighedsrådsmøder, jf. lovens § 22.

Efter lovens § 22, stk. 1, skal stedet for de ordinære møders afholdelse bekendtgøres for et år ad gangen, og i denne bekendtgørelse skal det tillige oplyses, hvor udskrift af beslutningsprotokollen samt sagsfortegnelse vil være fremlagt. Endvidere skal afholdelse af ordinære menighedsrådsmøder bekendtgøres enkeltvis, jf. lovens § 22, stk. 2.

Herudover skal der så vidt muligt foretages bekendtgørelse om afholdelse af ekstraordinære menighedsrådsmøder, jf. lovens § 22, stk. 3, og af fællesmøder, jf. lovens § 22, stk. 6.

Alle bekendtgørelser efter lovens § 22 foretages efter menighedsrådets bestemmelse. Menighedsrådet kan således vælge mellem bekendtgørelse i den lokale dags- eller ugepresse, kirkebladet eller opslag på kirkedøren eller i våbenhuset, mens bekendtgørelse fra prædikestolen ikke kan anses for at være tilstrækkelig bekendtgørelse.

8. Fremlæggelse af sagsfortegnelse, jf. lovens § 22, stk. 4.

En fortegnelse over de sager, der vil komme til behandling på menighedsrådets møde, skal med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, så vidt muligt være fremlagt et eller flere steder i menighedsrådskredsen, jf. lovens § 22, stk. 4.

Den sagsfortegnelse, der skal fremlægges for offentligheden, behøver ikke at være identisk med den af formanden udarbejdede dagsorden, men skal dog indeholde en angivelse af sagernes emner. Endvidere skal sagsfortegnelsen både omfatte sager, der skal behandles for åbne døre, samt de sager, der forventes behandlet for lukkede døre, idet reglerne om tavshedspligt dog skal iagttages.

9. Åbne menighedsrådsmøder, jf. lovens §§ 22-23.

Menighedsrådet træffer selv beslutning om, hvor menighedsrådsmøderne skal afholdes, jf. lovens § 22, stk. 1. Der er ikke med loven pålagt menighedsrådet særlige forpligtelser med hensyn til størrelse og indretning af de lokaler, som anvendes til menighedsrådsmøderne.

Menighedsrådet kan derfor i særlige tilfælde, f.eks. hvor der ikke i sognet findes et offentligt lokale, der er egnet til afholdelse af menighedsrådsmøder, vælge at afholde menighedsrådsmøderne i et privat hjem. Møderne vil også kunne afholdes i konfirmandstuen, såfremt sognepræsten accepterer dette.

Efter lovens § 23, stk. 1, 1. pkt., er menighedsrådets møder offentligt tilgængelige. Menighedsrådet har ikke mulighed for generelt at fravige denne bestemmelse, men kan dog beslutte at behandle enkelte sager for lukkede døre, jf. lovens § 23, stk. 1, 2. pkt. Hvorvidt en sag skal behandles for lukkede døre, må afgøres under hensyn til den enkelte sags beskaffenhed, men som eksempler på sager, der ofte skal behandles for lukkede døre, kan nævnes sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold, sager om køb og salg af fast ejendom og sager om overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer.

Hvorledes menighedsrådets møder skal afvikles, reguleres nærmere i den forretningsorden, menighedsrådet skal vedtage, jf. lovens § 24, stk. 4.

Forretningsordenen skal indeholde de nødvendige bestemmelser om menighedsrådets forhandlinger, f.eks. bestemmelser om mødeindkaldelser, dagsordensmateriale, mødeledelse, sagsbehandling, afstemninger og andre processuelle forhold, hvorimod forretningsordenen ikke skal indeholde bestemmelser, der regulerer fordelingen af poster, f.eks. valg på det konstituerende møde.

Den af menighedsrådet udarbejdede forretningsorden skal ikke godkendes af nogen højere myndighed, og menighedsrådet kan derfor også på egen hånd ændre forretningsordenen. Ministeriet har udarbejdet en vejledende normalforretningsorden, der er optaget som bilag 1 til denne vejledning.

Dette er imidlertid ikke ensbetyende med, at menighedsrådet har en ubegrænset frihed med hensyn til de spørgsmål, forretningsordenen omhandler. Om formen for menighedsrådets forhandlinger og for tilvejebringelsen af dets beslutninger gælder i vidt omfang retsregler, der er bindende uden hensyn til, om rådet har vedtaget dem i en forretningsorden, og uden hensyn til, om rådets forretningsorden måtte indeholde modstridende bestemmelser.

De nævnte retsregler kan være udtrykkelige lovbestemmelser, f.eks. at menighedsrådets møder er offentlige, at beslutninger træffes i møder, og at mindst halvdelen af medlemmerne skal være til stede, for at rådet er beslutningsdygtigt.

Menighedsrådet kan heller ikke i forretningsordenen forringe de rettigheder, som tilkommer det enkelte medlem af menighedsrådet ifølge loven eller almindelige retsgrundsætninger. Som et eksempel på en sådan retsgrundsætning kan nævnes, at et medlem har krav på, at der i en sag foreligger det oplysningsmateriale, der er nødvendigt, for at stemmeafgivningen kan ske på forsvarligt grundlag.

I § 24, stk.5, bestemmes, at hvis der er uenighed i menighedsrådet om forretningsgangen, afgøres spørgsmålet af biskoppen. Dette gælder også forståelse af bestemmelser i forretningsordenen.

10. Menighedsrådets beslutningsprotokol, jf. lovens § 25.

Beslutningsprotokollen skal indeholde oplysninger om de af menighedsrådet trufne beslutninger, hvorimod referater af forhandlingerne ikke må indføres i beslutningsprotokollen. Menighedsrådet kan godt beslutte, at forhandlingerne skal refereres, men dette må i givet fald ske uden for beslutningsprotokollen.

Beslutningsprotokollen skal endvidere indeholde oplysninger om, hvilke medlemmer der har deltaget i mødet eller i behandlingen af enkelte sager, oplysninger om, hvilke sager der er behandlet for lukkede døre og oplysninger om, hvorledes det enkelte medlem har stemt.

Beslutningsprotokollen underskrives ved slutningen af mødet af de medlemmer, der har deltaget i mødet, jf. lovens § 25, 2. pkt., og det er derfor ikke tilladt af udskyde førelsen af protokollen til efter mødet, således at den først underskrives af medlemmer på et senere tidspunkt. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller af andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen, hvilket er begrundet i, at underskrivelsen af beslutningsprotokollen er dokumentation for, at medlemmet har deltaget i mødet, og at protokoltilførelsen er i overensstemmelse med det faktisk passerede. Såfremt et medlem mener, at protokollens indhold ikke opfylder dette krav, er medlemmet forpligtet til i forbindelse med underskrivelsen at tage forbehold med hensyn til det punkt, hvor medlemmer mener, at protokollens indhold er urigtigt.

Medlemmerne har som tidligere mulighed for at få særstandpunkter kort tilført beslutningsprotokollen, jf. lovens § 25, 3.-4. pkt.

En udskrift af beslutningsprotokollen skal med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, så vidt muligt være fremlagt et eller flere steder i menighedsrådskredsen, jf. lovens § 22, stk. 4. Indholdet af udskriften af beslutningsprotokollen er alene begrænset af reglerne om tavshedspligt, og det forhold, at en beslutning er truffet for lukkede døre, kan derfor ikke i sig selv begrunde, at beslutningen udelades af udskriften.

Aktindsigt efter offentlighedsloven og forvaltningsloven omfatter også adgang til at blive bekendt med indførelser i beslutningsprotokollen af beslutninger vedrørende en sag, hvorimod der ikke er adgang til at foretage en almindelig gennemgang af beslutningsprotokollen.

Derimod omfatter retten til aktindsigt efter offentligheds- og forvaltningsloven som hovedregel ikke adgang til at blive gjort bekendt med referater af menighedsrådets møder, idet der her vil være tale om interne arbejdsdokumenter.

Begrænsninger i præsternes stemmeret, jf. lovens § 27, stk. 2-4.

Præster, der er fødte medlemmer af et menighedsråd, har som udgangspunkt tale-, forslags- og stemmeret, men kan som de valgte medlemmer rammes af reglen om inhabilitet i relation til en konkret sags behandling, jf. lovens § 26. Herudover er præsten generelt inhabil i forbindelse med menighedsrådets behandling af sager, der vedrører præsteboliger eller en anden præst i pastoratet, jf. lovens § 27, stk. 1.

Inhabilitet betyder, at præsten hverken kan deltage i forhandlingen eller afstemningen om sagen, og at vedkommende skal forlade mødelokalet, mens sagen behandles. Præsten skal dog forinden have lejlighed til at fremføre sine synspunkter og bidrage med oplysninger, der har betydning for det beslutningsgrundlag, som de øvrige medlemmers forhandling og afstemning baseres på.

Disse regler om inhabilitet er ikke nye, men svarer til den retstilstand, der idag er gældende for fødte medlemmer af menighedsrådene.

Præsten er som noget nyt i en række konkrete tilfælde blevet frataget stemmeretten. Fratagelsen af stemmeretten betyder alene, at præsten ikke kan deltage i afstemningen, hvorimod vedkommende godt kan deltage i sagens behandling - herunder udnytte tale- og forslagsretten - ligesom vedkommende ikke skal forlade mødelokalet under afstemningen.

Efter bestemmelsen i lovens § 27, stk. 2, kan præsten således ikke deltage i afstemningen i sager, der er omfattet af bestemmelsen i lovens § 38. Efter bestemmelsen i lovens § 38 skal præsten blandt andet have menighedsrådets samtykke til at anvende en anden autoriseret liturgi end den tidligere anvendte. Bestemmelsen i lovens § 38 betyder, at menighedsrådet og præsten skal være enige om, hvilket ændres liturgi der skal anvendes i fremtiden. Da præsten således i de i lovens § 38 nævnte sager altid har mulighed for at sige fra, er det ikke hensigtsmæssigt, at vedkommende også skal have indflydelse i form af stemmeret i forbindelse med menighedsrådets beslutning.

Præsten kan heller ikke deltage i afstemningen i sager vedrørende opførelse af kirker og nedbrydning af kirker, jf. lovens § 27, stk. 3, eller i afstemningen om indstillingen i sager om sogneinddeling, herunder oprettelse af nye sogne og kirkedistrikter, og pastoratsinddelingen, jf. lovens § 27, stk. 4. Baggrunden for disse to undtagelser er, at det er hensigtsmæssigt, at præsten ikke i disse sager, der berører præstens arbejdsområde og ofte har vidtrækkende økonomiske konsekvenser, skal kunne forrykke det flertal i menighedsrådet, der er fremgået af det seneste valg.

12. Formandens pligter og beføjelser, jf. lovens kapitel 5.

Lovens kapitel 5 indeholder bestemmelser om formandens og næstformandens beføjelser. Nogle af bestemmelserne er nye, mens nogle er identiske med bestemmelsen i den tidligere menighedsrådslov § 7, stk. 4.

Ifølge lovens §29, stk. 1, skal formanden forberede menighedsrådets møder. Dette indebærer blandt andet, at formanden inden menighedsrådets møder i videst muligt omfang skal give medlemmerne samt de i lovens § 2, stk. 2, nævnte præster og den i lovens § 3 nævnte repræsentant for kirkefunktionærerne underretning om, hvilke sager der vil komme til behandling på mødet, ligesom formanden så vidt muligt skal sørge for, at det fornødne materiale til sagernes bedømmelse tilsendes de pågældende i god tid før mødet, jf. lovens § 29, stk. 2.

Formanden er forpligtet til at optage alle indkomne forslag på dagsordenen til førstkommende ordinære møde, idet der dog i forretningsordenen, jf. bilag 1, kan være fastsat en frist for indgivelse af forslag til formanden.

Formanden kan ikke afvise at optage en sag på dagsordenen under henvisning til, at den ikke vedrører et folkekirkeligt anliggende eller under henvisning til, at der bør tilvejebringes yderligere oplysninger. Disse spørgsmål afgøres af menighedsrådet, når det ved mødets begyndelse tager stilling til formandens dagsorden.

Efter lovens § 30, stk. 2, har formanden en lovbestemt kompetence til at afgøre sager på menighedsrådets vegne. Formanden må, i forbindelse med afgørelsen af sager der ikke tåler opsættelse, overveje, hvordan menighedsrådets flertal mest sandsynligt ville have afgjort sagen. Formanden må i givet fald træffe sin afgørelse i overensstemmelse hermed.

Formanden kan endvidere afgøre sager, der ikke giver anledning til tvivl, jf. lovens § 30, stk. 2. Kravet om, at sagen ikke giver anledning til tvivl, er kun opfyldt, hvis formanden anser sagen for utvivlsom og tillige skønner, at også alle de øvrige medlemmer vil anse sagen for utvivlsom. Det er således hverken tilstrækkeligt, at formanden ikke selv er i tvivl om, hvordan sagen bør løses, eller at der uden tvivl er flertal i menighedsrådet for en bestemt løsning.

Det er i første omgang formanden, som må afgøre, om lovens betingelser er opfyldt, men formanden har pligt til efterfølgende at orientere menighedsrådet om de af formanden trufne afgørelser. Menighedsrådet vil i denne forbindelse kunne drøfte og eventuelt kritisere, at formanden har anset sig for beføjet til at træffe afgørelse på menighedsrådets vegne, men menighedsrådet kan ikke foretage generelle indskrænkninger i formandens kompetence efter § 30, stk. 2. Dette udelukker dog ikke, at menighedsrådet for så vidt angår formandens udøvelse af kompetence til at afgøre sager, der ikke giver anledning til tvivl, kan foreskrive, at enkelte sager eller sagstyper altid skal forelægges menighedsrådet til afgørelse.

Bestemmelsen i § 32 er ny og er indsat som en præcisering af, at næstformanden, når denne fungerer som formand, indtræder i alle formandens rettigheder og pligter. Såfremt formanden fritages for hvervet, jf. lovens § 8, stk. 5, dør eller udtræder af menighedsrådet, skal der foretages nyt valg af formand, jf. lovens § 8, stk. 6, og næstformanden overtager altså ikke i disse tilfælde automatisk formandsposten.

Bestemmelsen i § 33 giver hjemmel til, at menighedsrådet kan beslutte at tillægge formanden honorar, såfremt formanden er valgt blandt de valgte medlemmer. Såfremt menighedsrådet træffer beslutning om ydelse af honorar til formanden, er den pågældende forpligtet til at modtage honoraret.

13. Orientering om rådets virksomhed i det forløbne år og om den planlagte virksomhed i det kommende år, jf. lovens § 34, stk. 4.

Med bestemmelsen i lovens § 34, stk. 4, er menighedsrådet blevet forpligtet til i forbindelse med den endelige behandling af de kirkelige kassers årlige budget at aflægge beretning om rådets virksomhed i det forløbne år samt til at orientere om den planlagte virksomhed i det kommende år. Denne beretning/orientering om menighedsrådets arbejde skal ikke være en detaljeret gennemgang af alle sager, der har været behandlet i det forløbne år eller forventes at opstå i det kommende år. Deriomod skal der alene redegøres for større og mere væsentlige projekter.

14. Medarbejdermøder, jf. lovens § 36.

I lovens § 36 er indsat en bestemmelse, hvorefter kirkeministeren fastsætter nærmere regler om afholdelse af medarbejdermøder.

Siden 1983 har der i et cirkulære været fastsat regler om, at der i særligt store sogne (sogne med over 5.000 beboere) skulle afholdes et medarbejdermøde årligt.

Den nye bestemmelse i lovens § 36 er indsat for at give hjemmel til, at kirkeministeren kan udstede mere vidtgående regler om medarbejdermøder ved folkekirkens kirker og kirkegårde og herigennem styrke samarbejdet mellem menighedsråd og kirkefunktionærer og mellem medarbejderne ved kirken indbyrdes.

Kirkeministeren vil inden den 1. januar 1995 udarbejde en bekendtgørelse, der vil indeholde nye regler om medarbejdermøder.

15. Sanktionsbestemmelser, jf. lovens §§ 46-48.

Af retssikkerhedshensyn bør det klart fremgå af lovgivningen, hvilke konsekvenser ulovligheder m.v., der begåes af medlemmer af menighedsrådet, kan få. Bestemmelsen i § 37 i den gældende menighedsrådslov, jf. lovbekendtgørelse nr. 587 af 25. juni 1992, er formuleret i helt generelle vendinger og opfylder derfor ikke dette krav.

Med bestemmelsen i lovens § 46 er der skabt udtrykkelig hjemmel til at sætte ulovlige beslutninger ud af kraft, pålægge medlemmerne tvangsbøder ved ulovlige undladelser samt til at anlægge erstatningssøgsmål - herunder at frafalde sagsanlægget mod, at det pågældende medlem indbetaler et nærmere angivet beløb til kirkekassen.

Et medlem kan ikke unddrage sig de ovenfor nævnte sanktioner ved at undlade at stemme, uanset af det afgivne votum »stemmer ikke« er uden indflydelse på resultatet. Medlemmet har efter lovens § 46, stk. 5, pligt til at stemme for et forslag til en beslutning, som medlemmet ved eller bør vide, at menighedsrådet har pligt til at træffe. Er der derimod tale om et forslag til en beslutning, som medlemmet ved eller bør vide er ulovlig, har medlemmet pligt til at stemme mod beslutningen.

16. Forskellige ændringer af overvejende redaktionel karakter med henblik på tydeliggørelse af lovteksten.

Loven indeholder herudover en række ændringer, der dels består i omformuleringer, dels i at bestemmelser på grund af lovens ændrede systematik er placeret et andet sted i loven end tidligere.

Specielt kan nævnes bestemmelsen i lovens §§ 8-9, hvor der er foretaget en præcisering af reglerne om formands- og næstformandsvalg således, at det tydeligt fremgår, at valget dels foretages på det konstituerende møde og dels ved hvert kirkeårs begyndelse.

Reglerne om indkaldelse af stedfortrædere er indsat i lovens § 13. Efter bestemmelsen i § 13, stk. 2, skal formanden, når han får kendskab til, at et medlem vil være forhindret i at varetage sit hverv i en periode af mindst to måneders varighed, indkalde stedfortræderen. Bestemmelsen er ikke en almindelig hjemmel til at meddele orlov til menighedsrådsmedlemmer. Der skal være tale om en absolut og varig forhindring, der forventes at strække sig over en periode på mindst to måneder, og som kan henføres til en lovlig forfaldsgrund som f.eks. sygdom, barnefødsel eller adoption.

Til det konstituerende møde, til den endelige behandling af de kirkelige kassers årlige budget og regnskab samt til det årlige møde, hvor valg af formand og næstformand finder sted, skal stedfortræderen indkaldes, hvis et medlem har forfald, jf. lovens § 13, stk. 4. Da indkaldelse af stedfortræderen til disse enkeltstående møder er obligatorisk, kan det fraværende medlem - eller dennes gruppe - ikke modsætte sig indkaldelsen.

Efter § 13, stk.5, er der adgang til efter begæring at indkalde stedfortræderen for et medlem, der forventes at blive erklæret for inhabilt. I det tilfælde hvor et medlem er fraværende, opstår der ikke spørgsmål om, hvorvidt den pågældende skal erklæres for inhabil. En eventuel inhabilitet hos et fraværende medlem kan således ikke berettige til indkaldelse af stedfortræder til behandling af det pågældende dagsordenspunkt.

Indkaldelse af stedfortrædere vil være afhængigt af, at formanden er bekendt med medlemmets forfald. Hvervet som menighedsrådsmedlem indebærer, at det pågældende medlem har mødepligt, og som følge heraf vil medlemmet være forpligtet til at give formanden underretning om manglende deltagelse i menighedsrådets møde.

Bestemmelsen i § 24, stk. 2, har følgende ordlyd: »Afstemning sker således, at det klart fremgår, hvorledes det enkelte medlem stemmer, jf. dog §§ 8 og 9.« Bestemmelsen medfører ingen ændring i forhold til den nuværende retstilstand, idet muligheden for at placere et retligt ansvar efter reglerne i den gældende menighedsrådslov § 37, jf. lovbekendtgørelse nr. 587 af 25. juni 1992, medfører, at det er nødvendigt at kunne konstatere, hvorledes det enkelte medlem har stemt.

P.M.V.

E.B.

Carsten Dalsgaard Jørgensen

Kontorchef

Bilag 1.

Udkast til normalforretningsorden for menighedsråd

Menighedsrådets møder

Ingen