Cirkulære om udbud og udlicitering af statslige drifts- og anlægsopgaver

Kapitel 1 Udbud af statslige drifts- og anlægsopgaver

Kapitel 1

Udbud af statslige drifts- og anlægsopgaver

Almindelig bevillingsregel om udbud

§ 1. Som almindelig regel for disponering over statslige bevillinger gælder, at opgaver, som vil kunne udføres af eksterne leverandører, med passende mellemrum skal underkastes en udbudsrunde, jf. dog §§ 2-3. Udbudte opgaver skal udliciteres, dersom det gennem udbuddet godtgøres, at det alle forhold taget i betragtning er det mest fordelagtige for staten.

Stk. 2. Statslige institutioner har ligeledes pligt til gennem regelmæssige udbudsrunder at undersøge, om institutionernes eksterne leverandører er bedst og billigst.

Kapitel 2 Særlige regler for fremgangsmåden, når udbudsforretningen ikke er

Kapitel 2

Særlige regler for fremgangsmåden, når udbudsforretningen ikke er

omfattet af EF-regler

Udbudsformer og -procedurer

§ 2. Reglen i § 1 gælder ikke for myndighedsafgørelser eller anden myndighedsudøvelse, med mindre der er særlig hjemmel hertil. § 1 gælder endvidere ikke i det omfang et udbud af den eller de pågældende opgaver vil stride mod andre bestemmelser i lovgivningen, herunder gældende EF-retsregler.

Kapitel 3 Fælles bestemmelser

Kapitel 3

Fælles bestemmelser

Undtagelse fra offentlighedsloven

§ 3. En statsinstitution skal ikke udbyde en opgave efter § 1, hvis den godtgør, at det ikke er muligt at udbyde opgaven eller nogen del heraf i konkurrence, eller hvis den godtgør, at udbuddet af opgaven medfører uforholdsmæssig store omkostninger eller administration.

Kontrolbud

§ 4. Den udbydende institution må uanset udbudsformen selv afgive tilbud på den udbudte opgave, når den i offentliggørelsen af udbudsforretningen har meddelt sin hensigt herom. Sådanne tilbud benævnes kontrolbud. Det skal af offentliggørelsen af udbudsforretningen fremgå, at institutionen forbeholder sig ret til at udforme et kontrolbud. Institutionen skal endvidere tage forbehold for annullation af udbudsforretningen, dersom kontrolbuddet er billigere eller økonomisk mere fordelagtigt.

Tilrettelæggelse af udbudsforretningen

§ 5. Institutionen skal tilrettelægge udbudsforretningen således, at den ikke indebærer en konkurrenceforvridende fortrinsstilling for et eventuelt kontrolbud.

Kalkulationsregler

§ 6. I de tilfælde, hvor den udbydende institution agter at udforme et kontrolbud, skal institutionen senest samtidigt med fristen for aflevering af tilbud have foretaget en kalkulation af de samlede omkostninger ved selv at udføre opgaven. Kalkulationen foretages efter retningslinierne i bilaget til cirkulæret.

§ 7. Inden institutionen træffer afgørelse om, med hvilken tilbudsgiver den udbydende institution vil indgå en kontrakt, skal den i de tilfælde, hvor den afgiver et kontrolbud, sammenholde kalkulationen efter § 6 med en kalkulation af omkostningerne ved at få opgaven udført af den eksterne tilbudsgiver, der har afgivet det laveste eller det økonomisk mest fordelagtige bud.

Stk. 2. Kalkulationen efter stk. 1 foretages ligeledes efter retningslinierne i bilaget til cirkulæret.

Stk. 3. Vurderingen af de indkomne eksterne tilbud og institutionens kontrolbud skal foretages således, at der ikke deltager nogen, der har medvirket ved udarbejdelsen af kontrolbuddet.

Stk. 4. Viser kalkulationen, at det indenfor en i forhold til opgavens karakter og art rimelig tid vil være henholdsvis billigere eller økonomisk mere fordelagtigt for institutionen at få opgaven udført af den eksterne tilbudsgiver frem for at udføre den selv, skal institutionen vælge tilbuddet fra den eksterne tilbudsgiver. Viser kalkulationen derimod, at det vil være henholdsvis billigere eller økonomisk mere fordelagtigt for institutionen at udføre opgaven selv, udarbejder institutionen en intern samarbejdsaftale om udførelse af opgaven i eget regi i overensstemmelse med institutionens tilbud.

Personalemæssige forhold

§ 8. Ledelsen for den udbydende institution skal sikre, at der i forbindelse med overvejelser og beslutninger om udbud, sker en inddragelse af personalet i form af en drøftelse, orientering eller lignende, i overensstemmelse med de relevante gældende regler og overenskomster herom, jf. de aftaler, som er indgået mellem Finansministeriet og de statslige arbejdstagerorganisationer.

Stk. 2. Ledelsen skal i øvrigt sikre, at lovgivning og andre forhold af betydning for personalets rettigheder og velfærd bliver overholdt.

§ 9. Udbud efter § 1 skal ske efter reglerne i dette cirkulære enten som offentligt udbud, begrænset udbud eller som udbud efter forhandling.

Stk. 2. Ved offentligt udbud kan alle interesserede afgive bud.

Stk. 3. Ved begrænset udbud kan tilbud, når offentliggørelse af udbudsforretningen er sket efter § 12, kun afgives af dem, der er opfordret eller indbudt hertil af den statsinstitution, der udbyder opgaven.

Stk. 4. Ved udbud efter forhandling henvender statsinstitutionen sig efter offentliggørelsen i medfør af § 12, jf. dog § 12, stk. 3, direkte til leverandører efter eget valg og forhandler kontraktvilkårene med en eller flere af disse.

§ 10. Ved valg af udbudsform skal den udbydende institution lægge vægt på hensynet til størst mulig og gennemsigtig konkurrence om den eller de udbudte opgaver.

§ 11. Udbudsforretninger skal tilrettelægges således, at det i betragtning af omfanget og karakteren af den eller de udbudte opgaver ikke medfører uforholdsmæssig store omkostninger eller administration.

Offentliggørelse af udbudsforretningen

§ 12. Den udbydende statsinstitution offentliggør afholdelsen af udbudsforretningen og vilkårene for deltagelse, jf. bl.a. § 9, herunder om institutionen afgiver kontrolbud, samt efter hvilket af de to kriterier, der er nævnt i § 14, stk. 1, udvælgelsen blandt tilbuddene vil ske. Det skal tillige fremgå af offentliggørelsen, hvor nærmere udbudsmateriale kan rekvireres.

Stk. 2. Offentliggørelse efter stk. 1 skal ske ved samtidig annoncering i et efter opgaven og af hensyn til konkurrencen afpasset udsnit af landsdækkende og lokale aviser og fagblade. Offentliggørelsen skal ske i rimelig tid inden fristen for afgivelse af tilbud indtræder.

Stk. 3. Offentliggørelse efter stk. 1 kan dog undlades ved udbud efter forhandling i følgende tilfælde

1. Hvis »størst mulig og gennemsigtig konkurrence« kan opnås uden offentliggørelse af udbudsforretningen, eller hvis offentliggørelse af udbudsforretningen medfører uforholdsmæssig store omkostninger eller administration.

2. Tvingende grunde affødt af begivenheder, som den udbydende institution ikke har kunnet forudse, og som ikke kan tilskrives den udbydende institution, gør det tidsmæssigt ikke muligt at afholde et udbud med offentliggørelse efter stk. 1.

3. Overdragelse til en leverandør af en supplerende opgave til en opgave, leverandøren i forvejen udfører for institutionen, når den supplerende opgave på grund af uforudsete omstændigheder er blevet nødvendig for udførelsen af den oprindeligt udbudte opgave.

4. Udbud af opgaver, hvis udførelse af tekniske eller kunstneriske årsager eller af hensyn til beskyttelse af enerettigheder kun kan overdrages til en ganske bestemt leverandør.

5. Der er ved et umiddelbart forudgående offentligt eller begrænset udbud om den samme opgave ikke afgivet egnede tilbud.

Specifikation af den udbudte opgave

§ 13. Ved enhver form for udbud skal det udbudsmateriale, som den udbydende institution udleverer, indeholde en specifikation af den eller de udbudte opgaver, således at udbudsforretningen kan gennemføres under størst mulig og gennemsigtig konkurrence, og således at tilbudsgivere har en realistisk mulighed for at afgive tilbud. Specifikationen skal derfor udformes således, at tilbudsgivere får mulighed for at afgive sammenlignelige tilbud.

Stk. 2. Specifikationen efter stk. 1 skal i videst muligt omfang indeholde oplysninger om omfanget og afgrænsningen af den eller de udbudte opgaver. Specifikationen skal endvidere så vidt muligt indeholde oplysninger om tekniske, kontraktsmæssige, kvalitets- og kvantitetsmæssige krav, arbejdsmiljøforhold, samt tidsfrister og kontraktperiodens længde. Der skal i den forbindelse så vidt muligt anvendes standardiserede krav, normer og specifikationer.

Stk. 3. I det omfang institutionen stiller krav til dokumentation fra leverandørens side, herunder om dennes soliditet eller om eventuel garantistillelse, skal dette oplyses i specifikationen.

Stk. 4. Specifikationen efter stk. 1 skal, i det omfang det måtte være relevant, tillige indeholde oplysninger om arbejdsretlige krav eller forhold, jf. bl.a. lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse, lov om ligebehandling af kvinder og mænd, ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter.

Udvælgelseskriterium

§ 14. Ved afgørelsen af, med hvilken tilbudsgiver den udbydende institution vil indgå en kontrakt om den udbudte opgave, skal institutionen anvende det af nedenstående to udvælgelseskriterier, som er anført i offentliggørelsen af udbudsforretningen

1. Institutionen indgår kontrakt med den tilbudsgiver, hvis tilbud indeholder den laveste pris eller

2. Institutionen indgår kontrakt med den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. stk. 2.

Stk. 2. Den udbydende institution skal i sin afgørelse efter stk. 1, nr. 2, af hvilket tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige, vælge det bedste og billigste tilbud, idet institutionen herved kan lægge vægt på prisen og forskellige andre kriterier, der varierer efter kontrakten, for eksempel kvalitet, teknisk værdi, æstetisk og funktionsmæssig værdi, arbejdsmiljøforhold, teknisk bistand og service, leveringsdato og leveringsfrist eller færdiggørelsestid. Der må dog ikke lægges vægt på kriterier, der ikke er oplyst i forbindelse med offentliggørelsen af udbudsforretningen efter § 12.

§ 15. Tjenesteydelser, defineret indenfor rammerne af Finansministeriets bekendtgørelse nr. 4 af 4. januar 1993 om undtagelse af dokumenter om indkøbsaftaler fra aktindsigt efter lov om offentlighed i forvaltningen, er undtaget fra bestemmelserne om aktindsigt i offentlighedsloven, forsåvidt angår følgende dokumenter

1) Brevveksling mellem myndigheder og enkeltpersoner eller virksomheder, der indgiver eller har indgivet tilbud om levering af varer eller tjenesteydelser, eller som har rettet henvendelse til myndigheden med henblik på eventuel afgivelse af sådant tilbud.

2) Indgåede indkøbsaftaler og materiale vedrørende aftalernes indhold og anvendelse så længe aftalerne løber, eller det efter udløbet er nødvendigt af hensyn til parternes forretningsmæssige forhold.

3) Brevveksling med sagkyndige i forbindelse med indkøbsaftalerne.

Stk. 2. Alle andre opgaver og dokumenter er omfattet af de almindelige regler om aktindsigt og om undtagelse herfra, jf. offentlighedsloven.

Udliciteringsråd

§ 16. Finansministeren nedsætter et udliciteringsråd, som

1. rådgiver om forhold vedrørende udlicitering af offentlige drifts- og anlægsopgaver, herunder hvilke opgaver, der er egnede til udbud,

2. vejleder om kalkulationsregler, udbudsformer mv, og

3. udtaler sig om klager over overtrædelser af bestemmelserne i dette cirkulære.

Stk. 2. Uanset stk. 1, nr. 3 kan rådet ikke udtale sig om klager, som i medfør af lov eller bestemmelser fastsat i medfør af lov skal afgøres af et særligt klageorgan, jf. især lov nr. 344 af 6. juni 1991, som ændret ved lov nr. 1006 af 19. december 1992, om Klagenævnet for Udbud (udbud af bygge- og anlægsarbejder og indkøb af varer og tjenesteydelser i De Europæiske Fællesskaber).

Stk. 3. Ministerierne og institutionerne skal i videst mulige omfang være rådet behjælpelig i dets virksomhed. De skal særligt drage omsorg for, at rådet, når det anmoder herom, får de oplysninger og dokumenter, som er af betydning for rådets virksomhed, medmindre lovgivningen forbyder videregivelse til rådet af pågældende oplysning eller dokument, jf. især forvaltningslovens §§ 28 og 31.

§ 17. Rådet består af en formand, en næstformand og 5 sagkyndige medlemmer. Formanden, næstformanden og medlemmerne udpeges af finansministeren for 3 år ad gangen. Rådets medlemmer udpeges blandt personer, der har stort kendskab til offentlige drifts- og anlægsopgaver og til erhvervsvirksomhed.

Stk. 2. Finansministeriet yder sekretariatsmæssig bistand for rådet. Finansministeren fastsætter efter rådets indstilling nærmere regler for rådets virksomhed, herunder regler om vederlag til formanden, næstformanden og rådets medlemmer, samt hvorvidt og i hvilke tilfælde rådet kan eller skal offentliggøre sine udtalelser efter § 16, stk. 1.

Ministeriers rapportering om udlicitering

§ 18. Hvert ministerium skal hvert år i ministeriets totalrammeredegørelser oplyse om omfanget af udbud og udlicitering inden for ministeriets område. Finansministeriet fastsætter de nærmere retningslinier herom, herunder hvilke konkrete oplysninger, der skal gives, samt formen herfor.

§ 19. Finansministeriet offentliggør een gang årligt en samlet status for udbudsomfanget, herunder omfanget af udliciterede opgaver.

Ikrafttrædelse

§ 20. Cirkulæret træder i kraft den 11. marts 1994. Samtidigt ophæves cirkulære af 21. januar 1992 om udlicitering af statslige drifts- og anlægsopgaver.

Finansministeriet, den 1. marts 1994

Mogens Lykketoft

/ Kurt Bligaard Pedersen

Bilag

Retningslinier for kalkulation af kontrolbud

1. Indledning

I vurdering af om en udbudt opgave løses bedst og billigst i eget eller i eksternt regi, er det afgørende, at institutionens omkostninger ved udførelse af opgaven i eget regi kan sammenlignes med institutionens omkostninger ved at få opgaven løst af en ekstern leverandør.

Gennemførelse af en kalkulation kan bidrage til, at dette mål opnås. Denne kalkulation kan opdeles i to.

1. Inden de eksterne tilbud modtages, opgør institutionen omkostningerne ved selv at udføre en given opgave. Kalkulationen skal omfatte samtlige omkostninger både vedrørende drifts- og anlægsaktiviteter (full-cost omkostningskalkulation) jf. afsnit 3.

Denne beregning er dog ikke fyldestgørende til vurdering af, hvorvidt det vil være billigere/mere økonomisk fordelagtigt at udlicitere opgaven.

2. Efter de eksterne tilbud er modtaget, inddrages omkostninger for den statslige institution, såfremt opgaven udføres i eksternt regi (følgeomkostninger) jf. afsnit 4. Disse omkostninger skal tillægges den eksterne leverandørs tilbud, før en sammenligning kan foretages (afsnit 5).

I afsnit 6 er vist et eksempel på, hvordan en omkostningskalkule kan gennemføres.

De begreber og opgørelsesmetoder, der omtales i nærværende bilag vedrørende omkostningskalkulation, fremgår af »Budgetvejledning 1992, bilag 1« og af SØS-publikation nr. 15 om »Priskalkulation«, hvortil der henvises.

2. Kalkulens tidshorisont

Den tidshorisont, der lægges til grund for kalkulationen må afhænge af, om der er tale om en enkeltstående opgave (f.eks. en anlægsopgave) eller en permanent opgave.

For en permanent opgave er det væsentligt, at kalkulationen er så langsigtet, at nødvendige reinvesteringer og evt. nyinvesteringer inddrages i kalkulen.

Desuden vil der ved en langsigtet betragtning kunne tages hensyn til, at nogle omkostninger, som ikke umiddelbart vil falde bort ved en udlicitering, i givet fald vil kunne falde bort på længere sigt.

Ved udbudsforretningen vil det skulle fastlægges, hvilken periode tilbuddet og en evt. kontrakt skal dække.

For lange tilbudsperioder taler, at der derved er en vis sikring mod, at tilbudsgivere ikke medtager alle omkostninger.

For at sikre konkurrence på markedet bør tilbudsperiode og kontraktperiode dog heller ikke være for lange.

Kalkulationsperioden bør som minimum have samme længde, som den tilbudsperiode der ønskes.

3. Omkostningskalkulation

Dette afsnit om omkostningskalkulation er en vejledning i, hvordan en institution kan foretage de beregninger, der er nødvendige for at gennemføre en kalkule som omfatter samtlige omkostninger (full-cost), der er forbundet med en given opgave.

3.1 For- og efterkalkulation

En omkostningskalkulation gennemføres i forbindelse med et udbud som en forkalkulation.

En efterkalkulation bør udarbejdes af kontrolhensyn (f.eks. for at kunne rapportere til ledelsen om rentabiliteten af den foretagne disposition) og som erfaringsgrundlag for fremtidige beslutninger herunder fremtidige forkalkulationer.

Af hensyn til den økonomiske styring vil det ofte være formålstjenligt at arbejde med egentlige opgaveregnskaber/sagsregnskaber/projektregnskaber/ aktivitetsregnskaber, således at regnskaberne til enhver tid kan levere oplysninger (tal) til brug for overvejelser/kalkuler i forbindelse med udbrud.

3.2 Udgifter og omkostninger

Omkostningskalkulationen bygger på begrebet » de gennemsnitlige langsigtede omkostninger » og ikke på udgifterne.

Bevillingslovene og dermed også statsregnskabet (jf. Grundloven) omfatter de i en periode (finansår) afholdte udgifter og indtægter.

De udgifter, der i det enkelte år optræder på budgettet/regnskabet, afspejler køb af varer og tjenester i det enkelte år (eller anden pådragen økonomisk forpligtelse). Udgifterne kan dække over køb af varer, der bruges fuldt ud i det enkelte år, f.eks. køb af materialer. Udgifterne kan imidlertid også dække over køb af varer, der kan bruges i institutionen i flere år, f.eks. køb af bygninger og maskiner. Udgifterne vil således svinge fra år til år, og de vil ikke nødvendigvis afspejle den brug, der i de enkelte år gøres af produktionsfaktorerne, dvs. arbejdskraften, maskinerne, bygningerne m.v.

Omkostningerne afspejler værdien af det forbrug af produktionsfaktorer, der i det enkelte år indgår i udførelsen af den enkelte opgave.

Kalkulationen og udliciteringsovervejelser foretages på basis af de omkostninger, der er i forbindelse med udførelse af den enkelte opgave.

Ved omkostningskalkulationen skal man være opmærksom på to forhold

For det første er der forskel på omkostningerne og udgifterne i det enkelte år. Der kan derfor ikke direkte udarbejdes en kalkule for en opgave ud fra de tal, der figurerer i regnskabet/budgettet.

For det andet er omkostningerne en beregnet og ikke en konstaterbar størrelse. Omkostningsberegningen bygger på, at man i det enkelte år opgør værdien af forbruget af de produktionsfaktorer, der indgår i opgaveudførelsen.

3.3 Direkte og indirekte omkostninger

De omkostninger, der er forbundet med en given opgave, kan klassificeres i forskellige typer

* direkte omkostninger

* indirekte omkostninger

De omkostninger, der kan relateres direkte til opgaven, kaldes direkte omkostninger.

Eksempler på direkte omkostninger

* løn

* overarbejde

* køb af varer

* tjenesteydelser

* tjenesterejser og befordring

* reparations- og vedligeholdelsesudgifter

* omkostningsdækkende ydelser

De indirekte omkostninger eller fællesomkostninger er omkostninger, der ikke direkte kan henføres til den enkelte opgave.

Eksempler på indirekte omkostninger

* kontorudgifter

* edb-udgifter

* udviklingsomkostninger

* ledelse, administration

* beregnede skadesomkostninger (selvforsikring)

* beregnede produktionsomkostninger ved produktionsfaktorer, som stilles gratis til rådighed

* beregnede omkostninger til tjenestemandspension

* forrentning af driftskapital

* forrentning af anlægskapital

* afskrivning på anlægsaktiver

Ovenstående eksempler på indirekte omkostninger kan i nogle tilfælde være direkte omkostninger, idet omkostningerne vil kunne relateres direkte til opgaven, som kalkulen beregnes for. Dette vil typisk være tilfældet, hvis der er tale om et helt opgaveområde.

Fællesomkostninger kan forekomme, hvor udgifterne er fælles for f.eks. en afdeling, for en bygning (som rummer flere aktiviteter), for flere opgaver, for hele institutionen, eller hvor udgifter afholdes i fællesskab med andre institutioner - det kan f.eks. dreje sig om husleje og indkøb (såvel indkøb af materiale som selve indkøbsfunktionen).

Når institutionens indirekte omkostninger skal fordeles på de enkelte opgaver, må det pga. omkostningernes udelelige karakter ske ved brug af en eller flere fordelingsnøgle(r).

For at kunne beregne omkostningerne i forbindelse med den enkelte opgave, kan det f.eks. være nødvendigt at fordele en udgift, som er fælles for hele institutionen, først på afdelinger og herefter at fordele den videre ud på den enkelte opgave.

3.4 Periodeopdeling

Den tidsmæssige placering af udgifter set i forhold til forbruget af produktionsfaktorerne delt på direkte og indirekte omkostninger kan opdeles på følgende måde

* udgifter, som afholdes i eet år, og hvor forbruget sker i samme år f.eks. løn og ydelser

* udgifter, som afholdes i eet år, men hvor forbruget sker i et tidligere eller i et senere år f.eks. materialer indkøbt til lager, som først forbruges i et senere år, afskrivninger og tjenestemandspension

Som det kan ses af ovenstående, vil der i nogle tilfælde være forskel på den tidsmæssige placering af omkostninger og udgifter. Det skyldes som tidligere nævnt, at hele forbruget af produktionsfaktoren ikke finder sted i samme år, som udgiften afholdes.

3.5 Hvor afholdes udgiften?

Ikke alle udgifter, som skal medregnes som en omkostning i kalkulen, afholdes nødvendigvis af selve institutionen. Det kan forekomme, at en institution har omkostninger, hvor udgiften afholdes af en anden institution eller over en fællesparagraf.

3.6 Opgørelsesenhed

Omkostningskalkulen kan enten foretages totalt ved at opgøre alle omkostninger for en opgave for en periode eller ved at opgøre alle omkostningerne for den enkelte enhed (f.eks. pr. stk. eller pr. time) for opgaven for en periode.

3.7 Moms

I den kalkule, hvori omkostningerne for den berørte opgave beregnes, skal ses bort fra såvel den ikke-fradragsberettigede købsmoms, der refunderes i medfør af Finansministeriets refusionsordning for ikke-fradragsberettiget købsmoms, som den købsmoms, der modregnes som fradragsberettiget (indgående) moms i et momsregnskab i relation til Told- og Skattestyrelsen.

3.8 De enkelte omkostningselementer

De omkostningsbegreber, der skal indgå i en omkostningskalkulation er

--------------------------------------------------------------------- Den samlede omkostningskalkule --------------------------------------------------------------------- Direkte omkostninger, som er en udgift i institutionens budget i samme år + Direkte omkostninger, som er en udgift i institutionens budget i et andet år + Indirekte omkostninger, som er en udgift i institutionens budget i samme år + Indirekte omkostninger, som er en udgift i institutionens budget i et andet år + Indirekte omkostninger, som ikke på noget tidspunkt er en udgift i institutionens budget --------------------------------------------------------------------- = Omkostninger i alt ---------------------------------------------------------------------

Med hensyn til hvordan de enkelte omkostningselementer kan beregnes henvises til Statens Regnskabsdirektorats SØS-publikation nr. 15 om priskalkulation.

I denne publikation er der givet nogle praktiske anvisninger på, hvordan man kan beregne, forstå og fortolke de forskellige omkostningselementer.

4. Følgeomkostninger

4.1 Midlertidige følgeomkostninger

Såfremt en opgave udføres af en ekstern leverandør kan der for institutionen være tale om, at den stadig vil have nogle omkostninger, som ikke falder bort, selv om opgaven ikke længere udføres i eget regi.

Som eksempler herpå kan nævnes

* lejekontrakt på lokaler som først kan opsiges/fraflyttes efter en vis periode

* leje af maskiner, som først ophører efter en vis periode

* omskoling af personale

* afskedigelse af en tjenestemand, hvor institutionen må betale rådighedsløn i 3 år.

Endvidere vil der være situationer, hvor institutionen har haft en indtægt ved selv at udføre opgaven, således at udliciteringen vil medføre et tab af indtægt for institutionen.

I andre tilfælde vil institutionen kunne opnå en merindtægt ved f.eks. udlejning eller salg af anlæg (kapitalgenstande), som den ikke længere vil kunne anvende.

4.2 Permanente følgeomkostninger

Der vil desuden være situationer, hvor der vil opstå nye omkostninger i institutionen, hvis den ikke længere udfører opgaven selv, men får den udført i eksternt regi.

Som eksempler herpå kan nævnes

* kontrol med den eksterne leverandør

* tilsyn med den eksterne leverandør

* forsikring

Endelig bør medtages i institutionens overvejelser, hvordan omkostninger i forbindelse med et eventuelt leverandørsvigt kan dækkes.

5. Udliciteringsovervejelser

Med udgangspunkt i de omkostningselementer, der er beskrevet i afsnit 3 om omkostningskalkulation og i afsnit 4 om følgeomkostninger, har institutionen nu et grundlag for at sammenligne institutionens omkostninger ved udførelse af opgaven i eget regi med institutionens omkostninger ved at få opgaven løst hos en ekstern leverandør.

Sammenligningen foretages for hver periode (f.eks. finansår) indenfor den ønskede tidshorisont.

Dette kan illustreres i nedenstående tabel 1

Tabel 1. Sammenligning af omkostninger ved opgaveudførelse i eget regi med omkostninger ved udlicitering

--------------------------------------------------------------------- Omkostninger ved udførelse Omkostninger ved af opgaven i eget regi: udlicitering af opgaven: --------------------------------------------------------------------- Direkte omkostninger Tilbud fra ekstern leverandør + Indirekte omkostninger, som kan + Følgeomkostninger for beregnes på grundlag af udgifter, institutionen ved udførelse som fremgår af institutionens af opgaven hos en ekstern budget i samme år leverandør + Indirekte omkostninger, som kan beregnes på grundlag af udgifter, der enten fremgår af institutionens budget i et andet år, eller som fremgår et andet sted på statsbudgettet --------------------------------------------------------------------- I alt omkostninger ved udførelse I alt omkostninger ved af opgaven i eget regi (full-cost) udførelse af opgaven hos ekstern leverandør ---------------------------------------------------------------------

Den udbudte opgave skal udliciteres, hvis sammenligningen viser, at institutionen indenfor en rimelig tid - i forhold til den udbudte opgaves karakter og art - kan opnå en besparelse herved. Det gælder i øvrigt, at tidspunktet for eksisterende anlægs nedslidning, nyinvesteringer og reinvesteringer, samt kortsigtede følgeomkostninger og indtægtsændringer må inddrages i vurderingen af, hvornår en udlicitering vil medføre den største økonomiske fordel for institutionen.

6. Kalkulationseksempel

Som eksempel på områder, inden for hvilke det kan være relevant at udbyde, kan nævnes

---------------------------------------------------------------------

anlægsopgaver

befordring

byggeadministration

databehandling

dataanalyser og -udvikling

design

edb-programmering

ejendomsadministration

entreprenøropgaver

forskning

fremstillingsvirksomhed

håndværkerydelser

informationsopgaver

ingeniøropgaver

kantinedrift

konsulenttjeneste

kontorforhold

kørsel

montage

nybyggeri

planlægning

rengøring og vask

reparation

sagsbehandling

servicering

skovdrift

til- og ombygninger

tilsyn

tjenesteydelser

trykkeriopgaver

vagttjeneste

vedligeholdelse

---------------------------------------------------------------------

I det følgende er vist et konkret eksempel på, hvordan en kalkule kan gennemføres.

Eksemplet er en overskuelig kalkule af generel karakter, som har til formål at beskrive de forskellige problemstillinger, som indgår i en omkostningskalkule og i udliciteringsovervejelser. Eksemplet vedrører en hjælpefunktion.

6.1 Kalkulens forudsætninger

En institution har en hjælpefunktion, som har til huse i lejede lokaler i tilknytning til institutionen. Hjælpefunktionen beskæftiger 3 personer. Funktionen har 2 maskiner (maskingrupper).

Institutionen overvejer at udlicitere denne opgave, men vil også selv afgive tilbud på opgaveudførelsen. Tidshorisonten er 3 år. Tilbud indhentes på, hvad det på årsbasis vil koste at få udført opgaven. Eksemplet beregnes på årsbasis.

6.2 Omkostningskalkulen

Omkostningskalkulen beregnes for 3 år, og beregningen foretages i faste priser, idet det formodes, at prisstigningerne vil være de samme for institutionen som for en ekstern leverandør. Beregningen foretages uden indregning af udgifter til købsmoms jf. afsnit 3.7).

Tabel 2. Omkostningskalkule --------------------------------------------------------------------- År 1 År 2 År 3 --------------------------------------------------------------------- -------------- Kr. ----------- Direkte omkostninger: Løn til 3 personer a 200.000 kr. (i gennemsnit og alt inkl.) ........... 600.000 600.000 600.000 Materialer ............................ 200.000 200.000 200.000 Lokaler (lejede) ...................... 70.000 70.000 70.000 Indirekte omkostninger svarende til udgifter, som fremgår af institutionens budget i samme år: Ledelse og administration (en andel af institutionens samlede udgifter) ...... 10.000 10.000 10.000 Indirekte omkostninger svarende til udgifter, som ikke fremgår af institutionens budget i samme år: Maskine 1: Restværdi 1.000.000 kr. Afskrivninger 10 pct. .............. 100.000 90.000 81.000 Forrentning 7 pct. ................. 70.000 63.000 56.700 Maskine 2 (gammel): Restværdi 22.220 kr. Afskrivninger 20 pct. .............. 4.444 Forrentning 7 pct. ................. 1.556 Maskine 2 udskiftes herefter Maskine 2 (ny): Nyværdi 400.000 kr. Afskrivninger 20 pct. .............. 80.000 64.000 Forrentning 7 pct. ................. 28.000 22.400 --------------------------------------------------------------------- Omkostninger i alt ved udførelse i eget regi .......................... 1.056.000 1.141.000 1.104.100 ---------------------------------------------------------------------

6.3 Følgeomkostninger

Såfremt institutionen ikke selv udfører opgaven, vil der være nogle følgeomkostninger i forbindelse med overgangen til ekstern leverandør.

Det antages, at det pågældende personale enten beskæftiges med andet arbejde i institutionen eller, jf. virksomhedsoverdragelsesloven, ansættes hos den eksterne leverandør. For lokalerne er der 6 måneders opsigelsesfrist. Institutionen står tilbage med de 2 maskiner. Maskine 2 er så gammel og nedslidt, at den må kasseres. Maskine 1 derimod forventer institutionen at kunne leje ud.

Institutionen vil få behov for at transportere materialer og personer (kørselsudgifter og tidsforbrug) mellem institutionen og den eksterne leverandør.

Tabel 3. Følgeomkostninger --------------------------------------------------------------------- År 1 År 2 År 3 --------------------------------------------------------------------- -------------- Kr. ----------- Midlertidige følgeomkostninger: Lokaleleje i opsigelsesperioden ..... 35.000 Udlejning af maskine 1 .............. -100.000 -100.000 -100.000 Permanente følgeomkostninger: Kørsel og transport ................. 20.000 20.000 20.000 --------------------------------------------------------------------- Følgeomkostninger i alt ............. -45.000 -80.000 -80.000 --------------------------------------------------------------------

6.4 Eksterne tilbud

Institutionen modtager en række eksterne tilbud, hvoraf det billigste er på 1.050.000 kr. årligt. Tilbuddet gælder for indtil 3 år og er excl. moms.

6.5 Sammenligning af omkostninger ved opgaveudførelse i eget regi med omkostninger ved udlicitering

Det vil, jf. tabel 4, være en fordel for institutionen af få opgaven løst ved brug af en ekstern leverandør i alle årene.

Såfremt kalkulen giver et forskelligt resultat (skiftevis positivt og negativt) for de år, som den omfatter, kan der med fordel gennemføres en egentlig investeringskalkule, således at der dermed fås eet samlet tal til brug for vurdering af hele projektet. En investeringskalkule vil også kunne være en fordel for kalkuler, som strækker sig over en længere årrække, fordi man herigennem får tilbageført fremtidige indtægter og omkostninger til et fælles tidspunkt.

Tabel 4. Sammenligning af omkostninger --------------------------------------------------------------------- År 1 År 2 År 3 --------------------------------------------------------------------- -------------- Kr. ----------- Ekstern leverandør ................. 1.050.000 1.050.000 1.050.000 Følgeomkostninger .................. -45.000 -80.000 -80.000 --------------------------------------------------------------------- I alt omkostninger ved udførelse hos ekstern leverandør ................. 1.005.000 970.000 970.000 I alt omkostninger ved udførelse i eget regi .......................... 1.056.000 1.141.000 1.104.100 --------------------------------------------------------------------- Besparelse for institutionen ....... 51.000 171.000 134.100 ---------------------------------------------------------------------

Cirkulære om udbud og udlicitering af statslige drifts- og anlægsopgaver