Vejledning om tilsynet med de anerkendte arbejdsløshedskassers økonomi og regnskabsvæsen mv.

Vejledning om tilsynet med de anerkendte arbejdsløshedskassers økonomi og regnskabsvæsen mv.

Reglerne om tilsynet med de anerkendte arbejdsløshedskassers økonomi og regnskabsvæsen mv. fremgår af Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringens bekendtgørelse nr. 74 af 28. januar 1994.

Vedrørende bekendtgørelsens enkelte bestemmelser bemærkes særligt

1. Tilsynet (bekendtgørelsens § 1).

Tilsynet omfatter kassens samlede administration, uanset om administrationen helt eller delvis varetages af en tilknyttet faglig organisation i henhold til bekendtgørelsens § 15.

2. Værdiansættelse af aktiver og passiver (bekendtgørelsens § 7).

Kassens driftsmidler skal værdiansættes i overensstemmelse med reglerne i årsregnskabsloven, hvilket betyder, at driftsmidlerne skal afskrives over brugstiden. Bestemmelsen finder alene anvendelse for fremtidige anskaffelser.

Ovenstående gælder også aktiver, som kassen anskaffer i fællesskab med en faglig organisation.

Kassens andel af fælles aktiver, finansieringsudgifter vedrørende disse aktivers anskaffelse samt afskrivning herpå skal indgå i kassens regnskab.

3. Afdelinger (bekendtgørelsens § 8).

En arbejdsløshedskasses afdelinger er i enhver henseende omfattet af reglerne i bekendtgørelsen, hvilket bl.a. betyder, at afdelingernes regnskabstal skal indgå som en integreret del af kassens årsregnskab, jf. § 32, stk. 1, i standardvedtægten for danske anerkendte arbejdsløshedskasser.

Der er ikke krav om, at afdelingernes regnskabstal løbende skal registreres i hovedkassens bogholderi.

4. Medlemsbidrag til staten (bekendtgørelsens § 11).

4.1. Opgørelse af medlemsbidraget (stk. 2).

Medlemsbidraget til staten skal beregnes på grundlag af det registrerede antal betalende medlemmer pr. den 1. i måneden.

4.2. Indbetaling af medlemsbidraget til staten (stk. 4).

Medlemsbidraget for en given måned skal indbetales til Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringens konto i Danmarks Nationalbank senest den 10. i den følgende måned.

Hvis den 10. falder i en weekend eller på en helligdag, forlænges betalingsfristen til førstkommende hverdag.

4.3. Regulering af medlemsbidraget (stk. 3, 6 og 7).

Medlemstallet og dermed medlemsbidraget til staten skal med tilbagevirkende kraft reguleres for indmeldelser, overflytninger og sletninger, der har virkning for den 1. i hver måned, og som berører tidligere afregnede medlemsbidrag til staten.

Reguleringer af medlemsbidraget skal udlignes i forbindelse med aflæggelse af årsregnskabet via mellemregningen med direktoratet. Reguleringer i årets løb kan ske ved de månedsvise indbetalinger.

Enhver regulering skal specificeres på antal, bidragssatser og de måneder, reguleringen vedrører.

Regulering af medlemsbidrag efter årsregnskabet er aflagt, kan kun ske efter forudgående fremsendelse af særskilt anmodning bilagt dokumentation.

5. Tilbagebetalingskrav (bekendtgørelsens § 13).

5.1. Registrering og afregning af tilbagebetalingskrav (stk. 1-4 og stk. 6-8).

Bestemmelsen omfatter alle krav på tilbagebetaling af ydelser, bortset fra kursusgodtgørelse, der uretmæssigt er udbetalt af en arbejdsløshedskasse.

Alle tilbagebetalingskrav skal registreres i kassens finansbogholderi, men detaljeringsgraden er forskellig efter, om kassen har krav på refusion eller ej.

Hvis kassen ikke har krav på refusion fra statskassen, skal beløbet indbetales til Danmarks Nationalbank senest den 20. i måneden efter, at der er truffet afgørelse om tilbagebetaling, eller tilbagebetalingsbeløbet er gjort op. Specifikation med de oplysninger, der er nævnt i stk. 2, fremsendes samtidig med afregningen til direktoratet. Såfremt en tidligere afregnet fejludbetaling ændres til fordel for kassen, kan der foretages modregning. Ved modregning, skal det af specifikationen fremgå, hvornår beløbet oprindeligt er afregnet, samt årsagen til modregningen.

Hvis kassen har krav på refusion, skal kravet registreres med de oplysninger, der er nævnt i stk. 3.

Tilbagebetalingskrav, der ikke er overdraget til inddrivelse af Hypotekbanken, skal anføres i en specifikation til årsregnskabet. De i stk. 3 nævnte oplysninger skal være indeholdt i specifikationen. Det gælder også krav, der er opstået og/eller indfriet i regnskabsåret.

Hvis det af bogholderimæssige grunde ikke er muligt at isolere krav, der ikke er overført til Hypotekbanken, på den årlige specifikation til direktoratet, skal det tydeligt fremgå af specifikationen, hvilke krav kassen selv administrerer, og hvilke krav der er overført til Hypotekbanken.

Indkomne afdrag på tilbagebetalingskrav, der ikke er overdraget til Hypotekbanken, skal indbetales til Danmarks Nationalbank senest den 20. i måneden efter, at afdraget er indgået. Hvis den 20. falder i en weekend eller på en helligdag, forlænges betalingsfristen til førstkommende hverdag.

Afdrag på tilbagebetalingskrav, som kassen modtager efter, at sagen er overdraget til Hypotekbanken, skal straks afregnes til Hypotekbanken. Tilsvarende gælder beløb, som kassen har modregnet efter oversendelsen.

Beløb, der indgår på tilbagebetalingskrav, som er overdraget til Hypotekbanken, afregnes på kassens vegne direkte fra Hypotekbanken til direktoratet. Kassen vil særskilt modtage oplysninger fra Hypotekbanken over bevægelser på hvert enkelt krav.

Hvis en tidligere afregnet fejludbetaling senere ændres til fordel for kassen, kan beløbet modregnes i kassens indbetalinger i henhold til § 13, stk. 7. Når der er foretaget modregning, skal årsagen, samt hvornår beløbet oprindelig er afregnet, fremgå af den specifikation, der udarbejdes i henhold til § 13, stk. 3.

Hvis der i forbindelse med udarbejdelsen af årsregnskabet konstateres uafregnede og forfaldne beløb, skal disse afregnes ved førstkommende ordinære afregning.

5.2. Procesrenter (stk. 5).

Hvis kassen efter en retssag får krav på procesrenter af tilbagebetalingskravet, skal renterne tilskrives løbende eller senest i forbindelse med afslutningen af årsregnskabet pr. 31. december.

Procesrenter skal tilskrives uanset, om der er afdraget på gælden i årets løb eller ej.

Tilskrivningen sker ved, at debitorsaldoen og tilsvarssaldoen opskrives med de påløbne procesrenter.

Eventuelle procesrenter skal således fremgå af specifikationen af det enkelte tilbagebetalingskrav og være indeholdt i restgælden (saldoen) ved årets udgang.

Indkomne procesrenter på krav, der ikke er overdraget til Hypotekbanken, skal indbetales til Danmarks Nationalbank senest den 20. i måneden efter, at beløbet er indgået.

Standardblanket til brug for afregning af beløb efter § 13 udsendes af direktoratet.

6. Administration udført af en faglig organisation (bekendtgørelsens § 15).

6.1. Krav om administrationsaftale (stk. 1-3).

En arbejdsløshedskasse kan kun administreres af eller i fællesskab med en faglig organisation, der har tilknytning til kassens godkendte faglige område. Alternativt må kassen selv varetage sin administration.

En faglig organisation har tilknytning til kassens godkendte faglige område, hvis organisationen er nævnt ved beskrivelsen af kassens faglige område i kassens vedtægt og/eller i bilaget til vedtægten.

Hvis en arbejdsløshedskasse lader en faglig organisation varetage sin administration helt eller delvist, eller hvis en arbejdsløshedskasse blot afholder udgifter fælles med en faglig organisation, skal der forud for regnskabsårets begyndelse indgås en administrationsaftale, der indeholder oplysning om arten og omfanget af de administrationsopgaver og/eller fællesudgifter, der er omfattet af aftalen.

Aftalen skal indeholde oplysning om vederlagets/fællesudgifternes beregningsgrundlag, størrelse og betaling.

Der skal indgås en administrationsaftale, selvom der kun er tale om en enkelt administrationsopgave eller afholdelse af en enkelt fællesudgift.

6.2. Fastsættelse af acontovederlag (stk. 4-8).

Når der er tale om fælles administration og/eller afholdelse af fællesudgifter mellem en kasse og en faglig organisation, skal der angives et beregningsgrundlag, der viser omkostningsfordelingen mellem kassen og den faglige organisation for de udgiftsposter, der er omfattet af aftalen.

Vederlagets beregningsgrundlag skal i hovedposter specificeres med angivelse af de budgetterede fællesudgifter og de budgetterede fordelingsnøgler.

Hvis en administrationsaftale omfatter administration i såvel hovedkontor som i afdelinger, skal vederlagets beregningsgrundlag specificeres for hovedkontoret og afdelingerne hver for sig.

Eventuelle afdelingers samlede vederlag skal specificeres på samme måde som vederlaget for hovedkontoret. Vederlaget for afdelingerne skal således ikke specificeres for hver enkelt afdeling for sig.

Ved fastsættelsen af acontovederlaget gælder samme retningslinier som for det endelige administrationsvederlag, jf. stk. 14.

For at direktoratet kan udføre en effektiv kontrol, skal kassen sikre, at direktoratet efterfølgende kan få adgang til de hovedposter i den faglige organisations regnskab, som har betydning for fastsættelsen af administrationsvederlaget.

Det bemærkes, at direktoratet ikke kræver den faglige organisations regnskab udleveret, men kun oplysning om beløbsmæssig størrelse samt eventuelt dokumentation og/eller revisorerklæring for de regnskabsposter, der vedrører administrationsvederlaget.

Disse oplysninger mv. skal kun fremsendes på direktoratets direkte anmodning.

6.3. Administrationsvederlagets beregningsgrundlag (stk. 9).

Kassens omkostningsandel må ikke overstige de i bekendtgørelsen fastsatte maksima eller de i henhold til bekendtgørelsen beregnede maksima.

Dette gælder også, selvom en udgift er opdelt, så en del af udgiften er henført 100% til kassen. I så fald skal kassens samlede andel af den pågældende udgift (dvs. 100%-delen + andelen af resten) sættes i forhold til den totale udgift.

Eksempel

En arbejdsløshedskasse og en faglig organisation afholder i fællesskab samlede edb-udgifter på kr. 1.000.000 , hvoraf kr. 600.000 kan henføres 100% til kassen. Efter en vurdering er kassen og den faglige organisation enige om, at de resterende kr. 400.000 skal fordeles således, at kassen betaler den i henhold til reglerne maksimale andel.

Kassens samlede udgiftsandel kan ifølge stk. 9 fastsættes til maksimalt 80% af den samlede udgift på kr. 1.000.000 , hvilket svarer til kr. 800.000 .

Da kassen skal betale 100% af kr. 600.000 , kan kassens andel af det resterende beløb på kr. 400.000 maksimalt fastsættes til kr. 200.000 .

For såvel det budgetterede som det endelige beregningsgrundlag gælder i øvrigt følgende

1) Kassens andel af lønudgifter skal fastsættes på grundlag af de enkelte medarbejderes faktiske tidsforbrug med arbejde for henholdsvis kassen og den faglige organisation.

2) Kassens andel af udgifter, der er relateret til personaleforbruget, kan højst svare til kassens andel af det samlede personaleforbrug.

På afdelingsniveau kan denne fordelingsnøgle beregnes for alle afdelinger under eet.

Omkostninger, som skal fordeles i overensstemmelse hermed, er forsikringer, kantinedrift samt alle direkte personalerelaterede udgifter (herunder pension, ATP, personalekurser mv.).

3) Kassens andel af udgifter, der er medlemsrelaterede, kan højst svare til en andel, der svarer til forholdet mellem det gennemsnitlige medlemstal i kassen og hos den faglige organisation.

På afdelingsniveau kan denne fordelingsnøgle beregnes for alle afdelinger under eet.

Af omkostninger, som skal fordeles i overensstemmelse hermed, kan foruden de direkte medlemsrelaterede udgifter nævnes omkostninger som kontorartikler, porto, telefon, fotokopiering, medlemsmøder, medlemsblad, tryksager og pjecer, gebyrer til bank og giro, mødeudgifter, transportudgifter og repræsentation.

For så vidt angår medlemsblad, skal det dog præciseres, at der skal være tale om en fælles bladudgift. Det er endvidere en forudsætning, at det pågældende blad udsendes til samtlige kassens medlemmer.

Endvidere gælder denne fordeling honorar til bestyrelse, tabt arbejdsfortjeneste, transport, repræsentation, mødeudgifter og andre udgifter vedrørende bestyrelsesarbejdet.

4) Fordelingsnøglen, som er anført under stk. 9, nr. 3, finder tilsvarende anvendelse ved fastsættelsen af kassens andel af fælles revisor- og advokatudgifter, herunder sagsomkostninger.

Det skal bemærkes, at kassens revisorudgifter, advokatudgifter og lignende poster kan indgå i acontovederlaget, hvis den faglige organisation løbende afholder udgifterne. Men i det omfang, udgifterne direkte kan henføres til den ene part, skal det endelige administrationsvederlag reguleres i forhold til de faktiske udgifter for hver af parterne. Omkostningsfordelingen for sådanne poster kan således ikke ske på grundlag af en fordelingsnøgle.

Udgifter, der alene kan henføres til kassen, f.eks. kontingent til Samvirke, jobsøgningskurser mv., kan kun indgå i beregningsgrundlaget, såfremt de løbende afholdes af den faglige organisation.

5) Kassens andel af EDB-udgifter skal som hidtil fastsættes på grundlag af ressourceforbruget, men andelen kan dog højst fastsættes til 80%.

Hvis kassen ejer det edb-anlæg, som kassen og den faglige organisation benytter i fællesskab, medfører bestemmelsen, at den faglige organisations andel mindst skal fastsættes til 20%.

EDB-udgifter omfatter direkte driftsudgifter og afskrivninger. Det kan evt. være hensigtsmæssigt at samle alle former for udgifter, der kan henføres til EDB, i en separat gruppe, herunder lønninger til EDB-personale. Kassen kan dog også vælge at fordele disse lønninger iht. stk. 9.1.

Afskrivninger, der indgår i beregningsgrundlaget, skal baseres på levetidsvurderinger.

Hvis edb-anlægget senere sælges, skal kassen godtgøres en tilsvarende andel af eventuelle genvundne afskrivninger.

Bestemmelserne om beregnet rente, jf. § 15, stk. 11-12, finder tilsvarende anvendelse på EDB-anlæg, i hvilken forbindelse det skal bemærkes, at kassens andel heraf ikke kan overstige kassens procentuelle anvendelse af EDB-anlægget.

Bestemmelsen i stk. 9, nr. 5, finder tilsvarende anvendelse i de tilfælde, hvor der benyttes servicebureau til udførelse af de EDB-mæssige opgaver.

Direktøren for arbejdsløshedsforsikringen kan give tilladelse til, at kassens andel af EDB-udgifter fastsættes til mere end 80%, hvis ganske særlige omstændigheder taler derfor.

De i § 15, stk. 9, nr. 2, 3, 4 og 5 fastsatte maksima kan ikke benyttes, hvis kassens reelle ressourceforbrug er mindre. I så fald skal kassens andel fastsættes på grundlag af kassens faktiske ressourceforbrug.

6.4 Anvendelse af den faglige organisations ejendom (stk. 10).

Hvis den faglige organisation stiller fast ejendom til rådighed for den fælles administration, kan kassens lokaleudgifter opgøres på een af følgende måder

1) Kassen indgår en huslejekontrakt med den faglige organisation.

Huslejekontrakten må kun omfatte det af kassen benyttede areal ved kontraktens indgåelse.

Hvis der sker væsentlige og/eller permanente ændringer i forholdet mellem kassen og den faglige organisations arealforbrug, skal lejekontrakten ændres tilsvarende.

Kontrakten skal i enhver henseende baseres på sædvanlige lejevilkår, medmindre en fravigelse er i kassens favør. Den fastsatte leje må aldrig overstige markedsniveauet.

Hvis huslejeniveauet efterfølgende ændres væsentligt i nedadgående retning, skal kassens husleje reduceres tilsvarende.

Hvis der er indgået en egentlig lejekontrakt, som er i overensstemmelse med ovenstående, vil der ikke samtidig blive stillet krav om, at lokaleudgifterne skal opgøres på grundlag af de faktiske udgifter, der er knyttet til de pågældende lokaler.

Direktoratet kan i forbindelse med sit tilsynsarbejde stille krav om, at kassen dokumenterer, at den aftalte husleje ikke overstiger markedsniveauet eller eventuelt, at en statsautoriseret ejendomsmægler bekræfter, at huslejen ikke overstiger markedsniveauet for tilsvarende lokaler.

2) Kassen betaler en andel af ejendommens driftsudgifter, excl. afskrivninger, men incl. en beregnet rente. Kassen kan ikke udover den beregnede rente betale en andel af de afholdte renteudgifter/finansieringsomkostninger.

Renten beregnes på grundlag af ejendommens kontante anskaffelsessum. Rentefoden er fastsat til et gennemsnit af diskontoen i regnskabsårets løb + 2%.

Til brug for udarbejdelsen af opgørelsen over de faktisk medgåede udgifter, jf. § 15, stk. 14, udsender direktoratet hvert år i januar måned meddelelse om den rentefod, der skal anvendes for det forløbne regnskabsår. Ved aftalens indgåelse kan der anvendes den på budgettidspunktet gældende diskonto + 2%.

Hvis kassens ejendom anvendes i fællesskab med den faglige organisation, skal udgifterne opgøres og fordeles efter tilsvarende principper. Den faglige organisations andel af udgifterne skal mindst svare til den faglige organisations brug af ejendommen.

6.5. Anvendelse af den faglige organisations driftsmidler (stk. 11-12).

Hvis den faglige organisations driftsmidler anvendes i fællesskab med kassen, kan kassen betale en andel af de direkte driftsudgifter, afskrivninger og en beregnet rente. Kassens andel af disse udgifter må ikke overstige kassens procentuelle brug af driftsmidlerne.

Afskrivninger, der indgår i beregningsgrundlaget, skal baseres på levetidsvurderinger.

Hvis aktiverne senere sælges, skal kassen godtgøres en tilsvarende andel af eventuelle genvundne afskrivninger.

Til brug for opgørelse af eventuelle genvundne afskrivninger vil det være en fordel, hvis alle aktiver, der anvendes i fællesskab, registreres i et anlægskartotek eller lignende, hvor der føres regnskab med afskrivningerne på det enkelte aktiv.

Kassen kan ikke betale en andel af afholdte finansieringsomkostninger (renter af driftskreditter og lån mv.), men derimod en andel af en beregnet rente, der er beregnet ud fra de bogførte værdier af de driftsmidler, den faglige organisation stiller til rådighed. Renten skal svare til diskontoen + 2 pct.

I forbindelse med renteberegningen er det en forudsætning, at driftsmidlerne er værdiansat og afskrevet i overensstemmelse med bestemmelserne i årsregnskabsloven.

Hvis arbejdsløshedskassen og den faglige organisation har anskaffet driftsmidler i fællesskab, skal kassens ejerandel opføres særskilt i kassens regnskab, jf. § 7, stk. 6.

Uanset ejerforholdet skal eventuelle driftsudgifter altid fordeles ud fra forholdet mellem parternes forbrug.

Hvis kassens driftsmidler anvendes i fællesskab med den faglige organisation, skal udgifterne opgøres og fordeles efter tilsvarende principper. Den faglige organisations andel af udgifterne skal mindst svare til den faglige organisations brug af driftsmidlerne.

6.6. Regulering af administrationsvederlaget (stk. 13-14).

Hvis det i årets løb betalte acontovederlag overstiger de faktisk afholdte udgifter, skal der foretages en regulering.

Reguleringen skal bogføres straks, den er opgjort, og udlignes efter reglerne i bekendtgørelsens § 16.

Af hensyn til direktoratets efterfølgende kontrol skal kassen indsende en specificeret opgørelse over de faktisk afholdte fællesudgifter til direktoratet. Opgørelsen skal specificeres på samme måde som beregningsgrundlaget i administrationsaftalen.

Opgørelsen skal indsendes til direktoratet senest 6 måneder efter regnskabsårets udløb, jf. stk. 14.

Der skal samtidig til direktoratet indsendes en beregning af fordelingsnøglen opgjort på grundlag af en vurdering af de enkelte medarbejderes tidsforbrug på opgaver for henholdsvis kassen og den faglige organisation.

Det skal præciseres, at der er tale om en vurdering af tidsforbruget såvel på budgettidspunktet som efter regnskabsårets udløb. Der er således ikke krav om, at tidsforbruget registreres løbende i regnskabsåret.

Endelig skal der til direktoratet indsendes en beregning af fordelingsnøglen opgjort på grundlag af de gennemsnitlige medlemstal hos henholdsvis kassen og den faglige organisation.

Ved det gennemsnitlige medlemstal forstås gennemsnittet af medlemstallet primo og ultimo regnskabsåret. Der vil således altid skulle reguleres på denne fordelingsnøgle.

6.7. Fælles kontingentopkrævning (stk. 15).

Hvis den faglige organisation opkræver medlemskontingent til kassen, og kontingentmidlerne passerer en bank- eller girokonto tilhørende den faglige organisation, skal denne i forbindelse med aftalens indgåelse stille sikkerhed for et beløb svarende til medlemsbidraget til staten for seneste måned før aftalens indgåelse.

Formålet hermed er at sikre kassens kontingentmidler og dermed medlemsbidraget til staten i de situationer, hvor den faglige organisation er den økonomisk svage part.

Sikkerhedsstillelsen kan f.eks. ske i form af en forsikring eller en bankgaranti. Udgiften hertil kan ikke indgå i administrationsvederlaget, men skal afholdes fuldt ud af den faglige organisation.

Det skal fremgå direkte af administrationsaftalen, hvordan sikkerhedsstillelsen er foretaget.

Det skal bemærkes, at selvom kassen ikke selv administrerer kontingentopkrævningen, skal der ikke stilles sikkerhed, hvis kassens kontingentmidler indgår direkte på en bank- eller girokonto tilhørende kassen uden at passere den faglige organisations bank- eller girokonto.

Det skal i så fald fremgå direkte af administrationsaftalen, at kassens kontingentmidler indsættes direkte på en konto tilhørende kassen uden at passere den faglige organisations bank- eller girokonto.

Det skal bemærkes, at medlemsbidraget til staten altid skal fremgå specificeret af kassens årsregnskab, selvom den faglige organisation eventuelt varetager afregningen til staten.

Hvis det betalte administrationshonorar omfatter medlemsbidrag til staten, må honoraret i årsregnskabet opdeles i medlemsbidrag til staten, der specificeres i en særskilt note, og administrationshonorar excl. medlemsbidrag til staten.

6.8. Den faglige organisations hæftelse (stk. 16).

Den faglige organisation hæfter for fejl og forsømmelser i forbindelse med administrationen, hvilket bl.a. indebærer, at den faglige organisation hæfter for alle fejludbetalinger, hvor staten ikke yder refusion, hvis fejludbetalingen skyldes fejl og/eller forsømmelser fra den faglige organisations side.

Den faglige organisations ansvar kan hverken fraskrives eller frafaldes.

6.9. Fremsendelse af administrationsaftale til DfA (stk. 17).

Administrationsaftalen indsendes til direktoratet til orientering og vil senere indgå i behandlingen af årsregnskabet.

7. Mellemregning med den faglige organisation (bekendtgørelsens § 16).

7.1. Registrering af mellemregningsforhold (stk. 1).

Hvis kassen har indgået en administrationsaftale, skal ethvert mellemregningsforhold med den faglige organisation løbende registreres i kassens bogholderi.

7.2. Opgørelse og afregning af mellemregningsforhold (stk. 2).

Mellemregningsforhold af enhver art skal opgøres og udlignes hver måned, hvis de er i kassens favør. Afregning skal ske senest den 10. i den følgende måned.

Der vil typisk forekomme mellemregningsforhold i kassens favør i de tilfælde, hvor administrator opkræver et samlet kontingent bestående af kassekontingent og kontingent til administrator.

Principperne for udligning og afregning ifølge § 16, stk. 2, finder tilsvarende anvendelse for de i § 4, stk. 2, pkt. 5 og 6, nævnte mellemregningsforhold.

Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen, den 28. januar 1994

Susanne L. Bærentzen

/ Torben Augustenborg

Ingen