Forsvarets Forsyningsforvaltningskontrol

Forsvarets Forsyningsforvaltningskontrol

Ref.: a. FKODIR LE.121-4. b. FKOVEJL MA.600-1. c. Lovbekendtgørelse nr. 599 af 08 SEP 1986. (Lov om erstatningsansvar). d. FKOBST Ø.730-1. e. Lovbekendtgørelse nr. 489 af 24. juni 1991. (Rigsrevisorloven). f. FKOBST 121-4. g. FKOBST SUP 605-1. h. FKOBST SUP 610-1. Tillæg: A. Forvaltningstilsyn. B. Kontrol af beholdninger ved forsyningsinstallationer. C. Kontrol af beholdninger ved forvaltende myndigheder. D. Kontrol af beholdninger ved brugende enheder. E. Tab og beskadigelse af forsyningsgenstande/-sæt. F. Definitioner. G. Rapportering.

Erstatter: FKOBST Ø.607-5, JUN 1989.

INDLEDNING

1. Nærværende bestemmelse angiver de retningslinier m.m., der er fastsat for kontrol af forsvarets, herunder hjemmeværnets forvaltning af materiel og forsyninger, i det følgende benævnt forsyningsforvaltningskontrol.

FORMÅL

2. Forsyningsforvaltningskontrollen har til formål at sikre, at der inden for området materiel- og forsyningsforvaltning opnås bedst mulig udnyttelse af de rådige ressourcer, og at forvaltningen sker under overholdelse af gældende bestemmelser.

Kontrollen skal herunder tilsikre, at forvaltningen tilgodeser tjenstlige behov, kravene om effektivitet og den offentlige forvaltnings regnskabs- og revisionsmæssige krav.

KONTROLANSVAR (NIVEAUDELING)

3. Forsyningsforvaltningskontrollen indgår som en integreret del af styringsfunktionerne i forsvaret.

Ansvaret for udøvelsen af forsyningsforvaltningskontrollen indgår i chefsansvaret på alle forvaltningsniveauer

- Det overordnede planlæggende niveau (niveau I),

- det centralforvaltende niveau (niveau II),

- det lokalforvaltende niveau (niveau III) og

- det brugende niveau.

4. Den overordnede styring af forsyningsforvaltningskontrollen udøves af Forsvarskommandoen (FKO) og Hjemmeværnskommandoen (HJK) inden for respektive myndighedsområder. HJK udfører den centrale forsyningsforvaltningskontrol inden for sit myndighedsområde. Materielkommandoerne (MAK) har det faglige ansvar for udøvelsen af den centrale forsyningsforvaltningskontrol inden for respektive område, idet udførelse af forvaltningsinspektion (jf. TILLÆG A) helt eller delvis vil kunne delegeres til parkområder, flådestationer og flyvestationer samt Luftværnsgruppen og Kontrol- og Varslingsgruppen.

Hærens Materielkommando (HMAK) har ansvaret for den centrale forsyningsforvaltningskontrol ved værnsfælles skoler og myndigheder (jf. TILLÆG A).

Følgende retningslinier skal dog følges

a. Inspektion ved materielkommandoernes underlagte myndigheder udøves efter direktiv fra pågældende MAK.

b. A- og B-inspektioner (jf. TILLÆG A) ved forvaltende myndigheder og brugende enheder udføres af respektive MAK, henholdsvis HJK, eller udføres efter direktiv fra disse.

c. C-inspektion udføres af respektive MAK, henholdsvis HJK.

FKO, Forsvarets Interne Revision (FIR) og Rigsrevisionen (RR) kan lade sig repræsentere ved en forvaltningsinspektion.

5. Myndigheder m.fl., - der er tillagt forsyningsforvaltningskontrolansvar for et område - skal etablere de fornødne kontrolsystemer samt udgive nærmere bestemmelser m.v. for kontroludøvelsen inden for det pågældende område (jf. TILLÆG A, B, C, D og E).

Arkivering af relevante regnskabsbilag m.v. skal finde sted på en sådan måde, at dokumentation af materielbevægelser kan fremvises inden for en løbende periode af 5 kalenderår.

Dokumenter, der udelukkende indeholder edb-udskrevne data, vil principielt kunne erstattes af elektroniske opbevaringsmidler, (f.eks. disketter), idet det forudsættes, at alle relevante referencer og data bibeholdes.

Blanketter, der f.eks. indeholder signaturer i forbindelse med godkendelse eller lignende, vil ikke umiddelbart kunne erstattes af elektroniske opbevaringsmidler.

Der bør således foreligge referencer og data m.v., der gør det muligt at følge behandlingen af en transaktion fra kilden til den endelige registrering på en lagerkonto, eller omvendt at følge transaktionen tilbage til kilden.

Særlige kontrolforanstaltninger må kun iværksættes

a. hvis der er fastsat særlige krav herom, eller

b. når der er sikkerhed for eller begrundet formodning om, at kontrol kan udføres med et rimeligt resultat i forhold til de medgåede ressourcer. Resultatet af kontrollen skal være direkte målelig eller have forebyggende virkning, herunder positiv psykologisk virkning.

FORSYNINGSFORVALTNINGSKONTROLLENS FUNKTIONER

6. Forsyningsforvaltningskontrol omfatter

a. administrative kontrolforanstaltninger og

b. beholdningskontrol.

7. Administrative kontrolforanstaltninger består af kontrol med tilrettelæggelse og udførelse af de enkelte forvaltningsfunktioner, herunder

a. tilrettelæggelse af administrative forretningsgange i forsyningsforvaltningen således, at de indbyrdes sammenhænge mellem de enkelte standardprocedurer i størst muligt omfang virker som kontrol for forvaltningsfunktionernes fulde og korrekte udførelse,

b. vurdering af gennemførte handlinger(dispositionsgrundlag, handlingsforløb og registrering m.v.), og

c. vurdering af forholdet mellem indsats og udbytte, herunder kontrolfunktioners og -metoders rationalitet og lønsomhed set i lyset af en løbende prioritering af anvendelsen af den samlede kontrolkapacitet.

8. Beholdningskontrollen omfatter følgende hovedfunktioner

a. Mønstring af tildelte/udlånte forsyningsgenstande.

b. Optælling af lagerbeholdning.

c. Registreringskontrol.

d. Fordelingskontrol.

e. Forbrugskontrol.

f. Tilstandskontrol.

g. Magasineringskontrol.

h. Driftskontrol.

i. Vedligeholdelseskontrol.

j. Teknisk sikkerhedskontrol.

9. Mønstring betegner kontrollen med, at tildelte og/eller udlånte forsyningsgenstande/-sæt forefindes ved brugende enheder og brugere. Kontrollen gennemføres på grundlag af norm- og beholdningslister, udlånskvitteringer m.v.

10. Optælling betegner kontrollen ved forsyningsinstallationer og forvaltende myndigheder med, at der er overensstemmelse mellem fysiske lagerbeholdninger og registrerede beholdningstal.

11. Registreringskontrol omfatter kontrol med, at

a. registreringsforskrifterne er fyldestgørende,

b. registreringerne er tilrettelagt og gennemført i overens- stemmelse med gældende forskrifter,

c. påbudte materielregnskaber er a jour og korrekt førte,

d. posteringer, herunder berigtigelse af uoverensstemmelser, der er konstateret under beholdningskontrollen, er dokumen- teret med gyldigt bilag.

12. Fordelingskontrol omfatter kontrol med, at

a. bestemmelser om forsynings- og udrustningsmængder (art og antal), der er fastsat i fordelingsnormer, organisations- skemaer o.l. overholdes,

b. udleveringer og udlån kun finder sted i overensstemmelse med gældende bestemmelser.

13. Forbrugskontrol omfatter kontrol med, at

a. forbruget er sket til rette formål og i overensstemmelse med gældende bestemmelser,

b. forbruget er sket under hensyntagen til forsvarlig økonomi.

14. Tilstandskontrol omfatter

a. visuel kontrol af vedligeholdelsestilstand for oplagte forsyningsgenstande/-sæt og

b. kontrol med, at defekte forsyningsgenstande ombyttes, kasseres/genanskaffes i overensstemmelse med fastsatte regler.

15. Magasineringskontrol omfatter kontrol af

a. magasineringsforskrifternes overholdelse,

b. magasinernes egnethed til oplægning, herunder adgangsforhold m.v., og

c. magasinernes sikkerhedsanordninger. (Låsesystem, afmærkninger m.m.).

16. Driftskontrol omfatter

a. vurdering af udnyttelse af rådige ressourcer,

b. kontrol af tilrettelæggelse og gennemførelse af lokale indkøb, tjenesteydelser, afhændelser m.v., og

c. kontrol med udnyttelse af gældende rammeaftaler o.lign.

17. Vedligeholdelseskontrol omfatter

a. kontrol af vedligeholdelsestjenestens tilrettelæggelse og udførelse, og

b. kontrol af vedligeholdelsesstandard af materiel og for- syninger,

18. Teknisk sikkerhedskontrol omfatter kontrol af, at de forvaltende myndigheder opfylder arbejdstilsynets bestemmelser samt gældende love vedrørende de sikkerhedsmæssige krav.

FORSYNINGSFORVALTNINGSKONTROLLENS UDØVELSE

19. Forsyningsforvaltningskontrollens enkelte funktioner varetages

efter respektive MAK henholdsvis HJK bestemmelse

a. dels lokalt af brugende enheder, forvaltende myndigheder og forsyningsinstallationer, og

b. dels centralt af MAK og HJK jf. dog pkt. 4.

20. Ved MAK og HJK etablering af de fornødne kontrolsystemer samt

udgivelse af nærmere bestemmelser m.v. for forsyningsforvaltningskontrollens udøvelse - herunder fastsættelse af opgavefordeling

mellem den lokale og den centrale kontrol - skal det påses, at

a. den lokale og den centrale kontrol tilsammen dækker de forsvaret påhvilende kontrolfunktioner samtidig med, at utilsigtet dobbeltkontrol undgås,

b. ansvaret for de enkelte kontrolfunktioners udøvelse klart placeres,

c. omfanget af kontrolforanstaltningerne og de til kontrollens udførelse forbrugte ressourcer står i rimeligt forhold til kontrollens betydning for forsvaret og for staten, og

d. de i TILLÆG A, B, C og D anførte minimumskrav tilgodeses.

RAPPORTERING

21. Rapportering gennemføres som anført i TILLÆG G.

SAGSBEHANDLENDE AFDELING

22. Kontrolstabens Inspektionsafdeling (KTI) er sagsbehandlende afdeling.

Telefonisk henvendelse til 42 89 22 55, lokal 3703.

EB

N.K. SKOV

generalmajor

Chef for Kontrolstaben

Fordeling: Standardfordeling.

TILLÆG A

FORVALTNINGSTILSYN

GENERELT

1. Ansvar.

Den enkelte materielkommando henholdsvis Hjemmeværnskommandoen

har, for så vidt angår materiel og forsyninger under disse myndigheders faglige ansvarsområde, ansvaret for udøvelsen af den centrale forsyningsforvaltningskontrol.

Kontrol vedrørende bygningsfaglige tilsyn, etablissementsdrift

og ejendomsforvaltning foretages af Forsvarets Bygningstjeneste og

Forsvarets Forvaltningsinspektør.

2. Den centrale forsyningsforvaltningskontrol udøves bl.a. gennem

forvaltningstilsyn.

FORVALTNINGSTILSYN

3. Forvaltningstilsyn er betegnelsen for tilsyn med den samlede

forvaltning af materiel og forsyninger ved forsvarets forsyningsinstallationer, forvaltende myndigheder og brugende enheder. Forvaltningstilsynsvirksomheden udøves gennem

a. informationsindsamling og -bearbejdning og

b. forvaltningsinspektion.

Informationsindsamling og -bearbejdning baseres på udnyttelse af rapporteringssystemer, der er etableret/etableres til andre formål (styringsformål), idet kontrolfunktionerne gennem udvælgelse af data vil kunne få tilgodeset deres væsentlige informationsbehov.

Forvaltningsinspektioner tilrettelægges under hensyntagen til de forskelligartede situationsbestemte behov.

4. Der skelnes mellem 3 inspektionsformer: A-, B- og C-inspektioner.

a. A-inspektion er varslet inspektion, som tilstræbes gennemført med passende intervaller ved samtlige forsyningsinstallationer, forvaltende myndigheder og brugende enheder inden for en rimelig tidsramme.

A-inspektion omfatter

(1) administrative kontrolforanstaltninger og

(2) beholdningskontrol.

Der udarbejdes nærmere retningslinier for inspektionernes afholdelse, herunder for forsyningsinstallationers, forvaltende myndigheders og enheders pligt til forud for eftersynenes afholdelse at tilrettelægge og forberede dele af eftersynene.

Kontroloptællinger af lagerbeholdninger bør i videst mulig omfang gennemføres som stikprøvevise optællinger efter statistiske metoder, og mere omfattende kontroloptællinger/foranstaltninger koncentreres om

- klassificerede genstande,

- farlige genstande,

- operativt/teknisk kontrollerede genstande,

- høj-værdi genstande, og

- »souvenir«-prægede genstande.

b. B-inspektion er inspektion, hvis dybde og bredde planlægges ud fra de foreliggende omstændigheder i de enkelte tilfælde.

Inspektionens formål er

(1) at kompensere for unormalt lange (eventuelt uforudsete) inter- valler mellem A-inspektioner,

(2) at overvåge rettelse af påtalte forhold i forbindelse med af- holdte A-inspektioner, og

(3) at virke generalpræventivt.

B-inspektioner kan alt efter omstændighederne være varslede eller uvarslede inspektioner.

c. C-inspektion, der altid er uvarslet inspektion, initieres på grundlag af viden eller underbyggede formodninger om manglende forvaltningseffektivitet, uregelmæssigheder m.m. hidrørende fra

(1) informationssystemer,

(2) A-inspektion,

(3) B-inspektion eller

(4) henvendelser fra myndigheder eller enkeltpersoner. C-inspektionen vil være orienteret mod afgrænsede funktioner i forvaltningen.

PLANLÆGNING

5. Planer/terminer for materielkommandoens forvaltningsinspektioner forhandles med den niveau II-myndighed, som den inspicerede myndighed/enhed er underlagt.

Planlagte (varslede) forvaltningsinspektioner indføjes i de årlige inspektionsoversigter, der jf. ref. f. skal udarbejdes og tilsendes Forsvarskommandoen og berørte myndigheder.

Forsvarskommandoen skal forud (evt. telefonisk) orienteres om alle uvarslede forvaltningsinspektioner, der gennemføres ved niveau II- eller niveau III-myndigheder.

Hjemmeværnskommandoen orienterer tilsvarende berørte myndigheder om planlagte forvaltningsinspektioner.

RAPPORTERING

6. Materielkommandoerne rapporterer i henhold til herom fastsatte bestemmelser, jf. TILLÆG G.

TILLÆG B

KONTROL AF BEHOLDNINGER VED

FORSYNINGSINSTALLATIONER

GENERELT

1. De primære funktioner for kontrolforanstaltninger ved en forsyningsinstallation er a. optælling af lagerbeholdninger og b. berigtigelse af uoverensstemmelser.

Chefen for forsyningsinstallationen, jf. definitionerne i TILLÆG F, har ansvaret for udøvelsen af disse kontrolforanstaltninger.

FORMÅL

2. Optælling af lagerbeholdninger foretages med henblik på at konstatere, om der er overensstemmelse mellem de fysiske og de registrerede beholdninger.

I forbindelse med optælling foretages a. tilstandskontrol samt b. magasineringskontrol,

jf. nærværende bestemmelses pkt. 14 og 15.

OMFANG

3. De nærmere regler for optællingernes omfang fastsættes af respektive materielkommandoer, idet optællinger normalt gennemføres som stikprøvevise optællinger, der i løbet af en periode dækker det totale område.

Herudover kan der ved forsyningsinstallationer for enkelte grupper af forsyningsgenstande iværksættes andre kontrolforanstaltninger alt efter den pågældendes materielkommandos og/eller chefen for forsyningsinstallationens nærmere bestemmelse.

4. Ved kontrollens tilrettelæggelse skal der drages størst mulig fordel af edb-baserede automatiske optællingsprocedurer. Der må ikke sideløbende med den automatiske beholdningsregistrering føres manuelle regnskaber ved forsyningsinstallationen.

ORGANISATION

5. Såfremt personel ikke særskilt er tilkommanderet hertil, udpeges blandt ansat personel en eller flere kontrolgrupper bestående af mindst 2 personer, der på chefens vegne skal varetage gennemførelse af beordrede kontrolfunktioner vedrørende forsyningsinstallationens beholdninger.

Der udarbejdes en skriftlig instruks for kontrolgruppens virksomhed.

Ved optælling af områder, hvor særlig fagkundskab kræves eller er ønskelig, kan der, efter chefen for forsyningsinstallationens nærmere bestemmelse, tilføres kontrolgruppen fornøden sagkyndig bistand.

Til kontrolgruppen må der ikke udpeges personel, der har beholdningsansvar for de beholdninger, som er omfattet af kontrollen, og som hovedregel må kontrolgruppens personel ikke være umiddelbart foresat for eller undergivet de personer, der har beholdningsansvaret.

Chefen for forsyningsinstallationen skal tilsikre, at en tildelt personkode til et EDB-system (f.eks. MILLAG, MATREGN o.lign.) for kontrolgruppens personel kun giver adgang til forespørgsler, men ikke til registerændringer.

6. Kontrolgruppen udarbejder oversigt over gennemførte kontrolforanstaltninger og konstaterede uregelmæssigheder.

Oversigten forelægges chefen for forsyningsinstallationen til godkendelse.

AFVIKLING AF UOVERENSSTEMMELSER

7. Chefen for forsyningsinstallationen skal søge at klarlægge årsagerne til eventuelle uoverensstemmelser, herunder søge at placere ansvaret, samt foranledige, at uoverensstemmelserne berigtiges, jf. TILLÆG E.

RAPPORTERING

8. Chefen for forsyningsinstallationen indberetter til respektive materielkommando om såvel gennemførte kontrolforanstaltninger som konstaterede uoverensstemmelser m.v. i henhold til materielkommandoens fastsatte bestemmelser, jf. TILLÆG G.

ØVRIGT

9. Forsyningsgenstande/-sæt, der er i brug ved forsyningsinstallationen, er underkastet bestemmelserne om mønstring, jf. TILLÆG D.

TILLÆG C

KONTROL AF BEHOLDNINGER VED

FORVALTENDE MYNDIGHEDER

GENERELT

1. De primære funktioner for kontrolforanstaltninger ved en forvaltende myndighed er a. optælling af lagerbeholdninger og b. berigtigelse af uoverensstemmelser.

Chefen for den forvaltende myndighed har ansvaret for udøvelsen af disse kontrolforanstaltninger.

FORMÅL

2. Optælling af lagerbeholdninger foretages med henblik på at konstatere, om der er overensstemmelse mellem de fysiske og de registrerede beholdninger.

I forbindelse med optælling foretages

a. registreringskontrol,

b. fordelingskontrol,

c. forbrugskontrol,

d. tilstandskontrol og

e. magasineringskontrol,

jf. denne bestemmelses pkt. 11 til 15, og idet der tillige foretages

f. vedligeholdelseskontrol og

g. teknisk sikkerhedskontrol,

jf. denne bestemmelses pkt. 17 og 18.

OMFANG

3. De nærmere regler for optællingernes omfang fastsættes af respektive materielkommandoer, idet optællinger normalt gennemføres som stikprøvevise optællinger, der i løbet af en periode dækker det totale område.

Total eller partiel optælling kan beordres gennemført af den forvaltende myndigheds chef og/eller materielkommando henholdsvis

Hjemmeværnskommandoen.

For etablissementsmateriel henvises endvidere til FKOBST SUP

610-1 KAP 11.

ORGANISATION

4. Chefen for en forvaltende myndighed udpeger blandt ansat personel en optællingskommission. Denne skal bestå af mindst 2 personer, som normalt ved siden af anden tjeneste på chefens vegne

skal varetage gennemførelse af de beordrede kontrolfunktioner vedrørende den forvaltende myndigheds beholdninger.

Der udarbejdes en skriftlig instruks for optællingskommissionens virksomhed.

Ved optælling af områder, hvor særlig fagkundskab kræves eller er ønskelig, kan der, efter chefen for den forvaltende myndigheds nærmere bestemmelse, tilføres optællingskommissionen fornøden sagkyndig bistand.

Til optællingskommissionen må der ikke udpeges personel, der har beholdningsansvar for eller har regnskabsmæssige funktioner i forbindelse med de beholdninger, som der skal kontrolleres. Som hovedregel må kommissionens personel ikke være umiddelbart foresat for eller undergivet de personer, der har beholdningsansvar eller regnskabsmæssige funktioner.

5. Optællingskommissionen udarbejder referat over gennemførte optællinger og eventuelt konstaterede uregelmæssigheder/uoverensstemmelser.

Referatet forelægges chefen for den forvaltende myndighed til godkendelse.

AFVIKLING AF UOVERENSSTEMMELSER

Chefen for den forvaltende myndighed skal søge at klarlægge årsagerne til eventuelle uoverensstemmelser, herunder søge at placere ansvaret, samt foranledige, at uoverensstemmelserne berigtiges, jf. TILLÆG E.

RAPPORTERING

7. Chefen for den forvaltende myndighed indberetter/rapporterer i henhold til respektive materielkommandos fastsatte bestemmelser, jf. TILLÆG G. For hjemmeværnets vedkommende fastsættes indberetning/rapportering af Hjemmeværnskommandoen.

ØVRIGT

8. Forsyningsgenstande/-sæt, der er i brug ved den forvaltende myndighed, er underkastet bestemmelserne om mønstring, jf. TILLÆG D.

TILLÆG D

KONTROL AF BEHOLDNINGER VED

BRUGENDE ENHEDER

GENERELT

1. Kontrolforanstaltninger ved en brugende enhed omfatter a. mønstring af beholdningsregistrerede forsyningsgenstande/-sæt, b. kontrol af beholdningsregistreringen og c. forbrugskontrol.

Chefen for/lederen af den brugende enhed har ansvaret for udøvelsen af disse kontrolforanstaltninger samt efterforskning og udligning af uoverensstemmelser.

FORMÅL

2. Mønstring af beholdningsregistrerede forsyningsgenstande/-sæt

foretages med henblik på at konstatere tilstedeværelsen og den almene vedligeholdelsestilstand.

OMFANG

3. De nærmere regler for mønstringers omfang fastsættes af respektive materielkommando henholdsvis Hjemmeværnskommandoen, idet mønstringer gennemføres som totale, partielle eller stikprøvevise mønstringer.

Forsyningsgenstande, som er omfattet, af mønstringer skal almindeligvis mønstres mindst en gang i løbet af en periode på 1 år. Mønstringen kan eventuelt gennemføres i form af partielle mønstringer, der ved den enkelte beholdningsansvarlige foranstaltes gennemført på en sådan måde, at de partielle mønstringer tilsammen omfatter alt materiel.

Totalmønstring foretages altid i forbindelse med omskiftning af beholdningsansvarligt personel og skal omfatte det materiel, som personellet i beholdningsmæssig henseende har ansvaret for.

Mønstringer af særligt udpeget materiel kan foretages efter chefens/lederens nærmere bestemmelse, eller hvor ønsket om særlig kontrol er aktuelt.

For hjemmeværnets vedkommende omfatter beholdningskontrollen mønstringer og forbrugskontrol i henhold til de af Hjemmeværnskommandoen udgivne bestemmelser.

4. Ved kontrol af beholdningsregistreringen undersøges, om alle materielbevægelser er registrerede. Det kontrolleres ligeledes, om regnskabet er anlagt, således at der skabes et samlet overblik over den brugende enheds forsyningssituation.

Der skal opbevares dokumentation i foreskrevet omfang for alle

materielbevægelser.

5. Ved forbrugskontrol undersøges, om forbruget er sket til rette formål og i overensstemmelse med gældende bestemmelser samt under hensyntagen til forsvarlig økonomi.

ORGANISATION

6. Enhver chef for/leder af en brugende enhed har beholdningskontrolansvar for det materiel, som forvaltes og anvendes inden for dennes tjenesteområde.

Chefen/lederen skal udgive fornødne supplerende ordrer og/eller detailbestemmelser, således at enhver beholdningsansvarlig er i stand til at udføre de pligter i forbindelse med forvaltningen, som er omfattet af ansvaret.

Chefen for/lederen af en brugende enhed udpeger blandt egnet personel de personer, som skal udføre mønstringer. Disse personer må ikke have beholdningsansvar eller regnskabsmæssige funktioner for den del af beholdningerne, der skal mønstres.

7. Resultatet af foretagne mønstringer registreres efter respektive materielkommandos henholdsvis Hjemmeværnskommandoens bestemmelse.

Mønstringsdokumenterne forelægges enhedens chef/leder til kontrol og underskrift en gang månedlig eller umiddelbart efter mønstringens afslutning.

AFVIKLING AF UOVERENSSTEMMELSER

8. Enhedens chef/leder skal søge at klarlægge årsagerne til eventuelle uoverensstemmelser, herunder søge at placere ansvaret, samt foranledige, at uoverensstemmelserne udlignes, jf. TILLÆG E.

RAPPORTERING

9. Enhedens chef/leder indberetter/rapporterer i henhold til respektive materielkommandos fastsatte bestemmelser, jf. TILLÆG G.

For hjemmeværnets vedkommende foretages indberetning til den forvaltende myndighed i henhold til de af Hjemmeværnskommandoen udgivne bestemmelser.

TILLÆG E

TAB OG BESKADIGELSE AF

FORSYNINGSGENSTANDE/-SÆT

GENERELT

1. Nærværende TILLÆG omhandler de administrative forhold i sager vedrørende tab og beskadigelse af forsyningsgenstande i forsvaret.

Det heri anførte ændrer intet ved de af Forsvarskommandoen, Hjemmeværnskommandoen og materielkommandoer m.fl. udsendte bestemmelser om udfærdigelse af særlige indberetninger og særlige forholdsregler bl.a. ved

a. færdselsuheld,

b. bortkomst af skydevåben,

c. bortkomst af ammunition,

d. uheld indtruffet p.g.a. fejlfunktionering eller fejl ved våben eller ammunition,

e. skader på forsvarets bygninger, anlæg og installationer,

f. tab af forsyningsgenstande/-sæt som følge af brand,

g. havari af skibs- og flymateriel.

De respektive materielkommandoer udarbejder i tilknytning hertil fornødne supplerende bestemmelser vedrørende forretningsgange m.m..

OMFANG

2. Hvor der i dette TILLÆG er tillagt chefer m.fl. beføjelser til afgørelse af tab og skader i den enkelte sag, forstås i det følgende tab eller beskadigelser af en eller flere forsyningsgenstande/- sæt ved en og samme hændelse.

Som hændelser anses - ud over de rent øjebliksbetonede - udførelse af tjenstlige hverv af kortere varighed, f.eks. uddannelsesog øvelsesaktivitet, idet en hændelse betragtes som afsluttet, når rimelig mulighed for konstatering af tabet eller skaden er til stede.

En mønstring eller optælling skal i denne forbindelse betragtes som en hændelse, og konstaterede tab eller skader skal følgelig afvikles som en sag.

3. Erstatningsansvar med hjemmel i ref. c. (lov om erstatningsansvar) kan kun gøres gældende, og da som hovedregel altid, såfremt bortkomst eller beskadigelse kan tilskrives en med forsæt eller grov uagtsomhed begået tilsidesættelse af gældende bestemmelser for brug og/eller opbevaring af forsyningsgenstande/-sæt eller er sket ved anden tilsvarende uforsvarlig handlemåde.

OPGAVER OG BEFØJELSER

4. Chefen for en brugende enhed bemyndiges til at afgøre sager vedrørende tab eller beskadigelse af forsyningsgenstande/-sæt, såfremt det samlede beløb i den enkelte sag, beregnet efter katalogpris/reparationsudgift, ikke overstiger kr. 5.000. Kan tabs- eller skadevolderen ikke vedgå en foreholdt erstatningspligt, eller finder chefen, at erstatningsansvaret er tvivlsomt, eller overstiger det samlede beløb i den enkelte sag kr. 5.000, fremsendes sagen til nærmest højere enhed/myndighed med motiveret indstilling om sagens afgørelse. For hjemmeværnets vedkommende følges fremgangsmåden, som anført i de af Hjemmeværnskommandoen udgivne bestemmelser.

5. Chefen for nærmest højere enhed/myndighed bemyndiges til at afgøre sager vedrørende tab eller beskadigelse af forsyningsgenstande/-sæt, såfremt det samlede beløb i den enkelte sag, beregnet efter katalogpris/reparationsudgift, ikke overstiger kr. 15.000. Kan tabs- eller skadevolderen ikke vedgå en foreholdt erstatningspligt, eller finder chefen, at erstatningsansvaret er tvivlsomt, eller overstiger det samlede beløb i den enkelte sag kr. 15.000, fremsendes sagen til vedkommende rettergangschef med motiveret indstilling om dens afgørelse. For hjemmeværnets vedkommende er chefen for et hjemmeværnsdistrikt eller en hjemmeværnsenhed på tilsvarende niveau bemyndiget til at afgøre sager vedrørende tab eller beskadigelse af forsyningsgenstande/-sæt, som anført i de af Hjemmeværnskommandoen udgivne bestemmelser.

6. Rettergangschefen og andre særligt udpegede chefer, herunder chefer for hjemmeværnets forvaltende myndigheder, bemyndiges til at afgøre forelagte sager vedrørende tab eller beskadigelse af forsyningsgenstande/SÆT. Til brug herfor kan der indhentes udtalelser fra den relevante materielkommando og/eller auditør. Pålægges det herunder den ansvarlige at erstatte tabet/skaden, skal denne gøres opmærksom på, at der er adgang til at få sagen forelagt Forsvarskommandoen/Hjemmeværnskommandoen. Udtrykkes der ønske herom, kan eventuel lønindholdelse eller betaling for tabet/skaden ikke påbegyndes, før Forsvarskommandoens/Hjemmeværnskommandoens accept af den trufne afgørelse foreligger.

7. De nævnte chefer kan kun kræve, at den ansvarlige betaler erstatning i det omfang, det findes rimeligt under hensyn til den udviste skyld, skadens størrelse, den ansvarliges stilling samt omstændighederne i øvrigt.

Sager, hvor det skønnes, at ansvaret bør lempes, forelægges rettergangschefen, der træffer afgørelse, eventuelt efter indhentet udtalelse fra auditør.

8. Materielkommandoen definerer nærmere hvilke enheder, der jf. pkt. 4 og 5 skal betegnes som brugende enheder, henholdsvis nærmest højere enhed/myndighed.

ERSTATNINGSBELØB

9. Tabssager. Forsvarets erstatningskrav skal principielt modsvare det lidte tab. Det vil i praksis kunne beregnes som den omhandlede genstands katalogpris med fradrag af en passende afskrivning i forhold til anskaffelsestidspunkt, slid m.v.

De nærmere retningslinier for beregning af eventuel afskrivning fastsættes af pågældende materielkommando.

Materielkommandoen pålægges at udgive og ajourføre særlig prisliste over forsyningsgenstande/-sæt, der hyppigt er underkastet tab og beskadigelse, og hvor den i MILLAG angivne pris ikke kan anvendes som udtryk for genanskaffelsesprisen.

10. Skadesager. Forsvarets erstatningskrav skal i skadesager principielt modsvare det lidte tab. Det vil i praksis kunne ansættes til reparationsudgiften, med mindre denne overstiger genstandens værdi umiddelbart før beskadigelsen. I så fald fastsættes erstatningsbeløbets størrelse til den nedskrevne værdi.

LØNINDHOLDELSE OG FRIVILLIGT FORLIG

11. Hvor afgørelsen af sagen resulterer i pålagt erstatningspligt, gives der i forbindelse med sagens afgørelse tabs- eller skadevolderen orientering om, hvorledes erstatningsbeløbet vil blive indeholdt.

I tilfælde, hvor erstatningsbeløb ikke kan forventes indeholdt i løn eller andet tilgodehavende, bør der straks søges indgået forlig med skyldneren om gældens betaling. Frivillige forlig skal forrentes med en årlig rente svarende til den til enhver tid fastsatte officielle diskonto + 5%. Vil skyldneren ikke underskrive et sådant frivilligt forlig, og finder rettergangschefen ikke tilstrækkeligt grundlag for at afskrive restgælden, fremsendes sagen til Forsvarskommandoen. For hjemmeværnets vedkommende følges fremgangsmåden, som anført i de af Hjemmeværnskommandoen udgivne bestemmelser.

REGULERING AF BEHOLDNINGER

12. Genrekvirering af tabtgåede forsyningsgenstande/-sæt skal ikke afvente sagens endelige afgørelse.

Ajourføring af berørte beholdningsregnskaber iværksættes snarest efter, at tabet er konstateret.

REFUSION

13. Kommer forsyningsgenstande/-sæt, der har været tabtgået, og

for

hvilke der er betalt erstatning, atter til veje, drages der omsorg for, at erstatningsbeløbet tilbagebetales den erstatningspligtige, såfremt det kan sandsynliggøres, at genstanden hidrører fra den bestemte erstatningssag. Denne refusion kan begrænses i forhold til den eventuelle værdiforringelse, der måtte være indtruffet under bortkomsten.

Genfundne forsyningsgenstande/-sæt optages i materielregnskabet ved en brugende enhed, henholdsvis i beholdningsregnskabet ved en forsyningsinstallation/forvaltende myndighed.

RAPPORTERING

14. Særlig indberetning/rapportering i forbindelse med tabs- og skadessager foretages i henhold til herom fastsatte bestemmelser for det enkelte område.

TILLÆG F

DEFINITIONER

1. Definitionerne dækker udelukkende begreber med relation til teksten i denne FKOBST med tillæg.

Beholdningsansvar/beholdningsansvarlig: Ansvaret for tilstedeværelsen, opbevaringen og vedligeholdelsen af det materiel, som en person/enhed er pålagt at varetage den fysiske forvaltning af.

Beholdningskontrolansvar: Ansvaret for, at der udøves beholdningskontrol med det materiel, som forvaltes og anvendes inden for et fastsat tjenesteområde.

Beholdningsregistrerede forsyningsgenstande/-sæt: forsyningsgenstande/-sæt der er optaget i lokalt materielregnskab. Herudover kan forsyningsgenstandene være centralt beholdningsregistreret.

Farlige genstande: Omfatter forsyningsgenstande, som - på grund af særlig fare for personel eller ejendom i forbindelse med opbevaring og behandling,- af en materielkommando er udpeget som farlige forsyningsgenstande.

Forsyningsforvaltning: Omfatter de administrative funktioner, der er nødvendige for udførelse af den med forsyningstjenesten forbundne virksomhed, og som tilgodeser den offentlige forvaltnings

regnskabs- og revisionsmæssige krav.

Katalogpris: Er den pris, der til brug ved erstatningssager er opført i særlig prisliste udgivet af en materielkommando. Alternativt anvendes for lagernummergivne forsyningsgenstande/-sæt den pris, der er anført i MILLAG-systemet.

Findes prisen ikke i MILLAG-systemet, eller er den anførte pris åbenbart urimelig, anvendes genanskaffelsespris.

Mønstring: Betegnelse for kontrollen med tilstedeværelsen ved brugende enheder og brugere af tildelte og/eller udlånte forsyningsgenstande/-sæt.

En mønstring betegnes som

a. total, hvis den omfatter samtlige beholdningsregi- strerede forsyningsgenstande/-sæt,

b. partiel, hvis den er begrænset til en kontrol af samtlige beholdningsregistrerede forsyngsgenstande/-sæt inden for et eller flere afgrænsede materiel- områder,

c. stikprøvevis, hvis den er begrænset til at omfatte enkelte beholdningsregistrerede forsyningsgenstande/-sæt.

Chefsansvar: Betegner bl.a. det forhold, at en chef for sin kommando er ansvarlig for at nå de fastlagte mål med hjælp fra sine undergivne og inden for de givne rammer. Ansvaret omfatter kompetence til at disponere de tildelte ressourcer og at udgive bestemmelser for underlagte chefer. Kontrol med virksomheden er en integreret del af chefsansvaret.

Fagligt ansvar: Betegner det forhold, at en person inden for et af den foresatte chef udpeget fagligt område følger udviklingen og giver forslag til retningslinier for virksomheden i forsvaret. Ansvaret omfatter kompetence til at udgive bestemmelser for og føre tilsyn med det faglige område, men ikke at disponere de til kommandomyndigheden tildelte ressourcer.

Chef for Forsyningsinstallation omfatter følgende

- HRN: Chefen for et parkområde subsidiært chefen for et forsyningsdepotområde.

- SVN: Chefen for en flådestations forsyningsafdeling.

- FLV: Chefen for et forsyningsdepot.

Særligt udpeget chef dækker i denne bestemmelse følgende

- Chefer for parkområder.

- Chefen for Ammunitionsarsenalet.

TILLÆG G

RAPPORTERING

GENERELT

1. Forsyningsforvaltningskontrollens indberetninger/rapporter har til formål

- at give oplysning om forhold, der har været genstand for inspektion, og om resultatet heraf,

- at være igangsættende for iværksættelse af foranstaltninger, der skal træffes af tjenestestedet, og i øvrigt være vejledende i løsningen af forvaltningsmæssige spørgsmål bl.a. ved at pege på og bidrage til mulige ændringer og forbedringer,

- at henlede overordnede og centralforvaltende myndigheders opmærksomhed på forhold, der måtte have deres interesse, hvad enten det er specielt gældende for tjenestestedet eller for forsvaret som helhed,

- at bidrage til at give tjenestestedet, den operative kommando og Forsvarskommandoen (niveau III - II - I) eller Hjemmeværns- kommandoen en vurdering af de inspicerede områders tilstand og effektivitet på baggrund af de på stedet gjorte observationer.

OMFANG

2. Rapporter om gennemførte forvaltningsinspektioner jf. TILLÆG A tilsendes den inspicerede myndighed samt dennes nærmest foresatte myndighed.

Såfremt en materielkommando inspicerer niveau III efter direktiv fra Forsvarskommandoen, tilsendes inspektionsrapporten tillige Forsvarskommandoen.

For så vidt angår hjemmeværnets forvaltningsinspektioner fastsættes retningslinierne af Hjemmeværnskommandoen.

Den inspicerede myndighed skal, senest 3 uger efter inspektionsrapportens modtagelse, meddele inspicerende myndighed og nærmest foresatte myndighed, hvilke foranstaltninger, der - om muligt med angivelse af tidshorisont - på baggrund af rapporten skal foretages, samt de bemærkninger den i øvrigt giver anledning til.

3. Resultatet af kontrolvirksomheden m.v. i relation til TILLÆG B, C, D og E ved henholdsvis forsyningsinstallationer, forvaltende myndigheder og brugende enheder indberettes/rapporteres efter retningslinier, som fastsættes af respektive materielkommando, henholdsvis Hjemmeværnskommandoen.

4. På baggrund af den i pkt. 2 og 3 nævnte rapportering udarbejder materielkommandoerne pr. 30 JUN og 31 DEC en sammenfattende halvårsrapport, der tilsendes Forsvarskommandoen med efterretning til pågældende operative kommando.

I rapporteringen pr. 31 DEC oplyses endvidere om evt. udviklingstendenser for hele året.

Rapporterne skal senest foreligge i Forsvarskommandoen sammen med den i ref. f. fastsatte øvrige inspektionsrapportering. Tidspunktet herfor fremgår af det aktuelle årsprogram.

5. Halvårsrapporterne skal indeholde følgende punkter

a. Kort vurdering af den enkelte inspektion indeholdende

(1) inspektionstidspunkt,

(2) inspicerede myndighed,

(3) inspicerende myndighed og inspektionsform (A, B eller C),

(4) konstaterede mangler/uregelmæssigheder af væsentlig karakter ved den enkelte inspektion,

(5) forslag til eller iværksatte foranstaltninger til afhjælpning,

(6) sammenfattende helhedsindstryk pr. hovedfunktion.

Underpunkterne (1), (2) og (3) opstilles i skemaform efter MAK egen bestemmelse.

b. Evt. opfølgning af sager omtalt i tidligere rapporter.

c. Tilkendegivelse af udviklingstendenser på baggrund af generel informationsindsamling og bearbejdning.

d. Chefens sammenfattende vurdering, herunder evt. nye tiltag inden for et inspektionsområde.

6. Forsvarskommandoen vil ud over nævnte periodiske rapportering kun have behov for inspektionsrapporten i følgende tilfælde

a. såfremt der af den inspicerende myndighed konstateres et umid- delbart behov for information af eller aktion fra Forsvarskom- mandoen, f.eks. konstatering af uregelmæssigheder, der kræver auditørassistance og/- eller politianmeldelse,

b. såfremt Forsvarskommandoen direkte anmoder herom, f.eks. i for- bindelse med Forsvarschefens tjenestestedsbesøg.

Ingen