Skrivelse om delegation af kompetence til at afgøre sager om tilbagebetaling og efterbetaling af løn (De højere og videregående uddannelsesinstitutioner, erhvervsskolerne, Statens Erhvervspædagogiske Læreruddannelse, Statens Pædagogiske Forsøgscenter og Sorø Akademis Skole)

Skrivelse om delegation af kompetence til at afgøre sager om tilbagebetaling og efterbetaling af løn

(De højere og videregående uddannelsesinstitutioner,

erhvervsskolerne, Statens Erhvervspædagogiske

Læreruddannelse, Statens Pædagogiske Forsøgscenter og Sorø

Akademis Skole)

Delegationen

Undervisningsministeriet delegerer herved afgørelseskompetencen i sager om tilbagebetaling af for meget udbetalt løn (condictio indebiti) og efterbetaling af for lidt udbetalt løn til institutionerne.

Delegationen har virkning fra den 1. juli 1993 .

Delegationen omfatter alene sager, hvor der ikke er rimelig tvivl om afgørelsens udfald. Sager, i hvilke der kan rejses tvivl om afgørelsens udfald, skal derimod fortsat forelægges for Undervisningsministeriet. Forelæggelsen skal ske for vedkommende sektorafdeling.

Sager vedrørende den øverste ledelses lønforhold ved institutioner uden bestyrelse afgøres af vedkommende sektorafdeling efter indstilling fra institutionen, mens sådanne sager ved institutioner med bestyrelse afgøres af bestyrelsen.

Retsgrundlaget

Der er i lovgivningen ikke fastsat udtrykkelige regler for, hvornår der er grundlag for tilbagebetaling eller efterbetaling af løn. Afgørelser herom beror på et skøn og træffes på grundlag af domstolspraksis, Finansministeriets praksis og ombudsmandens tilkendegivelser.

Institutionerne skal i deres afgørelser følge de retningslinier og redegørelser for gældende ret, som er gengivet i Finansministeriets Personaleadministrativ Vejledning (PAV) kapitel 45.

Orientering af revision

Institutionerne skal sende kopi til Rigsrevisionen af de trufne afgørelser i condictio indebiti-sager, hvor tilbagesøgningsbeløbet er over 10.000 kr.

De selvejende institutioner skal orientere egen revisor om trufne afgørelser om tilbagebetaling af for meget udbetalt løn og efterbetaling af for lidt udbetalt løn.

Krav om tilbagebetaling af for meget udbetalt løn (condictio indebiti)

Der gælder normalt en 5 årig forældelsesfrist for at søge tilbagebetaling af for meget udbetalt løn.

Fra gengivelsen af gældende ret i kapitel 45 i PAV skal vi fremhæve, at der kun kan kræves tilbagebetaling i de tilfælde, hvor medarbejderen vidste eller alene på grund af grov uagtsomhed var uvidende om, at der blev udbetalt for meget i løn.

Som et led i institutionens begrundelse for det rejste tilbagesøgningskrav vil det normalt være nødvendigt at give medarbejderen en opstilling over det for meget udbetalte beløb og den samlede beregning af kravet.

Tilbagebetalingskrav kan fortabes på grund af passivitet fra institutionens side, inden den 5 årige forældelsesfrist afskærer muligheden for at rejse kravet. Hvornår sådan passivitet opstår, kan ikke siges generelt, men vil i sidste instans bero på en domstolsafgørelse.

Institutionerne må derfor være meget opmærksomme på tidsfaktoren i disse sager. Tilbagebetalingskrav skal rejses hurtigst muligt over for medarbejderen, efter at institutionen er blevet klar over den fejlagtige lønudbetaling.

Rettelse af lønudbetalingen for fremtiden

Rettelse af en fejlagtig lønudbetaling for fremtiden kan ske uden varsel, men medarbejderen skal orienteres om ændringen og begrundelsen herfor. En sådan rettelse skal ske hurtigst muligt efter konstatering af fejlen.

Efterbetaling af fejlagtigt for lidt udbetalt løn

Også her gælder der en 5 årig forældelsesfrist.

Medmindre kravet om efterbetaling er forældet, vil der normalt altid skulle ske efterbetaling af fejlagtigt for lidt udbetalt løn til en medarbejder.

Med venlig hilsen

Kirsten Michelle Danielsen

fuldmægtig

Ingen