Godtgørelse i forbindelse med tjenesterejser

Godtgørelse i forbindelse med tjenesterejser

(Til kriminalforsorgens tjenestesteder)

I. Indledning.

1. Den 27. marts 1992 udsendte direktoratet en cirkulæreskrivelse med retningslinier i forbindelse med Finansministeriets aftale af 1. november 1991 med hovedorganisationerne om nye regler på tjenesterejseområdet.

Det har bl.a. på baggrund af henvendelser fra tjenestestederne, forelagte sager og drøftelser med personaleorganisationerne i kriminalforsorgen vist sig, at der uanset cirkulæreskrivelsen af 27. marts 1992 i et vist omfang har været anlagt forskellig praksis tjenestestederne imellem. Der har endvidere hersket en vis usikkerhed om, hvor meget medarbejderen kunne forvente dækning for, ligesom der bl.a. har været rejst kritik af, at cirkulæreskrivelsen i visse henseender var for restriktiv.

Der har desuden med personaleorganisationerne været ført forhandlinger om eventuel indgåelse af særaftaler på området. Disse forhandlinger er mundet ud i 3 sådanne aftaler om godtgørelsesbeløb til hundeførere samt godtgørelsesbeløb i forbindelse med ledsaget udgang og hospitalsvagter, jfr. bilag 1-3.

2. Nærværende cirkulæreskrivelse, der er blevet til efter drøftelser med personaleorganisationerne, erstatter cirkulæreskrivelse af 27. marts 1992. Cirkulæreskrivelsen indeholder dels retningslinier, der svarer til, hvad der allerede er gældende på området, dels justeringer, ændringer og præciseringer m.v. i visse henseender i forhold til, hvad der tidligere hr været fastsat. Dette gælder særlig afsnittene II. 6., III. og IV. Afsnittet om kurser er uændret.

Den tidligere cirkulæreskrivelse af 27. marts 1992 indholdt på en række punkter en gennemgang af, hvorledes den nye tjenesterejseaftale adskilte sig fra den gamle. Disse oplysninger er ikke konsekvent medtaget i nærværende cirkulæreskrivelse.

Det bemærkes, at der fortsat er mulighed for nærmere vejledning af fortolkning om tjenesterejseaftalens bestemmelser i Finansministeriets Personaleadministrative Vejledning (PAV) kap. 23, som tidligere er blevet udsendt i særtryk.

II. Generelt.

1. Det er tjenestestedet, der afgør, hvorledes tjenesterejsen skal tilrettelægges, jfr. tjenesterejseaftalens § 4. Tjenestestedet bør i den forbindelse søge at tilrettelægge rejsen på en sådan måde, at de dermed forbundne merudgifter begrænses mest muligt. Kan en tjenesterejse efter tjenesterejseaftalens § 19, stk. 2, f.eks. lige så hensigtsmæssigt tilrettelægges således, at der kun falder et almindeligt måltidstidspunkt (f.eks. frokost) inden for rejsen frem for 2 (f.eks. frokost og aftensmåltid), bør førstnævnte alternativ som udgangspunkt vælges.

2. Beregningen af en tjenesterejses længde (den strækning, for hvilken der kan udbetales transportgodtgørelse) og varighed (det tidsrum, for hvilket der kan udbetales time- og dagpenge) sker nu på baggrund af en fælles og fleksibel regel, jf. tjenesterejseaftalens § 5. Bestemmelsen i § 5 er i det væsentlige en formalisering af allerede gældende praksis, hvorefter boligen efter omstændighederne også kan vælges som udgangspunkt for tjenesterejsen.

3. Det følger af aftalens § 9, at medarbejderen kan få refunderet de

merudgifter til transport, som tjenesterejsen har medført.

Det er udgangspunktet, at der skal benyttes offentlige befordringsmidler på tjenesterejser, jfr. § 10, stk. 1. Tilladelse til at benytte eget befordringsmiddel kan undtagelsesvis gives. Det er herved en forudsætning, at enhver sådan tilladelse gives efter en samlet vurdering, hvorefter det alt taget i betragtning vil være det mest hensigtsmæssige og økonomiske for tjenestestedet at lade medarbejderen benytte eget befordringsmiddel. Der henvises i øvrigt til direktoratets cirkulæreskrivelse af 27. marts 1992 om benyttelse af eget befordringsmiddel til tjenstlig kørsel.

Tjenesterejseaftalen åbner mulighed for, at tjenestestedet kan tillade, at medarbejderen kan benytte egen bil i situationer, hvor offentlige befordringsmidler af økonomiske årsager som udgangspunkt skal anvendes på tjenesterejsen. Ved vurderingen bør tjenestestedet i disse tilfælde have for øje, at det af hensyn til opnåelse af rabatter til benyttelse af offentlige befordringsmidler er afgørende, at sådanne transportmidler anvendes i videst muligt omfang. Såfremt tjenestestedet måtte tillade benyttelse af egen bil, udgør kørselsgodtgørelsen maksimalt et beløb svarende til udgiften til billigste offentlige transportmulighed med fradrag af rabat i henhold til gældende aftaler (»maksimeret km-godtgørelse«), jfr. § 10, stk. 3.

4. Der skal ved valg af transportmiddel og rejseklasse som hovedregel lægges vægt på, hvad der i den konkrete situation er det mest hensigtsmæssige og økonomiske, jfr. tjenesterejseaftalens § 11.

Om skriftlig kørselsbemyndigelse henvises til direktoratets skrivelse herom af 27. marts 1992.

5. Efter tjenesterejseaftalens § 19, stk. 2 er udgangspunktet, at der ved tjenesterejser, der ikke er forbundet med overnatning, refunderes rimelige udgifter til måltider og lignende mod dokumentation.

Dette gælder dog i henhold til aftalens § 19, stk. 3 ikke for følgende tjenesterejser

- korte tjenesterejser (mindre end 8 km),

- kortvarige tjenesterejser (mindre end 5 timer),

- tjenesterejser inden for København og Frederiksberg kommuner,

- tjenesterejser mellem flere faste tjenestesteder (f.eks. personale ved anstalter med tilknyttede fængselsafdelinger og administrativt personale ved KIF-afdelinger med lokalkontor), og

- tjenesterejser inden for et nærmere afgrænset distrikt, som medarbejderen har som tjenestested/arbejdsområde (f.eks. forsorgspersonale ved afdelingerne og fængselslærere med tjenestested ved flere arresthuse m.v.).

For disse tjenesterejser ydes hverken time- og dagpenge eller refusion af merudgifter mod dokumentation, se dog bilag 1-3.

6. Det er tjenestestedet der skønner, om det har været nødvendigt at afholde måltidsudgifter og i givet fald, hvor store udgifter, der kan refunderes i henhold til aftalens § 19, stk. 2.

Grundlæggende skal følgende betingelser være opfyldt

(a) der har været afholdt dokumenterede merudgifter,

(b) det har været rimeligt at afholde disse udgifter,

(c) merudgiften har størrelsesmæssig været rimelig,

(d) rejsen må ikke have en vis nærmere afgrænset naturlig, ordinær/daglig karakter.

ad (a) Der er kun indgået særaftaler om faste godtgørelsesbeløb for så vidt angår narkohundeførere (bilag 1) og hospitalsvagter (bilag 3). I alle andre sammenhænge skal kravet om dokumentation iagttages.

ad (b) Finder tjenesterejsen sted inden for medarbejderens almindelige arbejdstid, vil det som udgangspunkt kunne anses for rimeligt, at medarbejderen afholder udgifter til indkøb af sædvanligt frokostmåltid med refusion til følge. Dette gælder dog ikke, såfremt medarbejderen er blevet tilbudt frokost, og indtagelsen heraf naturligt vil kunne passes ind i planen for tjenesterejsen.

Såfremt tjenesterejsen strækker sig ud over medarbejderens almindelige/sædvanlige arbejdstid, kan det være aktuelt at yde refusion for afholdte udgifter til sædvanligt morgen- og/eller aftensmåltid. Følgende betingelser skal være opfyldt, for at der kan ydes refusion for sådanne udgifter

- Tjenesterejsen skal påbegyndes før/afsluttes efter et tidspunkt, hvor det efter en almindelig vurdering klart vil være naturligt at indtage morgen-/aftensmåltid. I denne vurdering skal indgå, hvornår tjenesterejsen er påbegyndt resp. afsluttet.

- Indtagelse af måltidet skal have været et naturligt led i tjenesterejsen.

ad (c). Merudgifterne i forbindelse med tjenesterejse skal være rimelige. Man skal her tage udgangspunkt i en vurdering, hvori der dels kan indgå størrelsen af det timebeløb, der efter de tidligere principper kunne have været oppebåret, dels de procentsatser, der gælder for fradrag af enkelte måltider.

Tjenestestedet bør ved vurderingen være opmærkson på, at udgifter afholdt i forbindelse med en tjenesterejse skal ses under et.

Dette betyder, at der bør refunderes udgifter ved en tjenesterejse, uanset at enkelte måltidsudgifter klart overstiger de procentsatser, der gælder for fradrag af enkelte måltider, såfremt der er afholdt udgifter i mindre omfang i forbindelse med indtagelse af de øvrige måltider. Der bør endvidere gives en vis margin for en samlet overskridelse af de beløbsmaxima, der gælder for procentsatserne for måltidsudgifter resp. beregningen efter timepengeprincippet. F.eks. vil der kunne ske refusion i forbindelse med en tjenesterejse fra kl. 05.00 til kl. 20.00, hvor der er afholdt udgifter til morgenmad 70 kr., frokost 25 kr. og aftensmad 95 kr. i alt 190 kr. Efter dette eksempel kunne der efter reglerne om procentreduktion i fuldt dagpengebeløb have været afholdt udgifter for 75% (15% + 30% + 30%) x 237 kr. = 178 kr., mens timepengene kun ville have udgjort ca. 150 kr. Endvidere overstiger såvel udgift til morgen- og aftensmåltid klart de henholdsvis 15% og 30%, der er udgangspunktet for den procentuelle værdi af disse måltider i forhold til det fulde dagpengebeløb.

Den ansatte kan ved rejser, der i øvrigt berettiger til refusion, altid gå ud fra, at der ihvertfald er dækning for dokumenterede merudgifter svarende til den højeste af følgende-beregninger: timepengebeløb for rejsen + 10% eller de enkelte procentuelle måltidsbeløb + 10%. De 10% beregnes som henholdsvis 10% af det fulde timepengebeløb og 10% af værdien af de måltider, medarbejderne måtte være berettiget til, turens varighed taget i betragtning. Dette gælder, uanset om der måtte være blevet tilbudt medarbejderen måltider undervejs, for hvilke der i øvrigt skal ske fradrag. (En tjenesterejse varer fx. 10 timer, og medarbejderen får tilbudt frokost undervejs. Den pågældende vil kunne påregne at få dækket dokumenterede merudgifter for 10 x timepenge, forhøjet med 10%, reduceret med fradrag for frokost 71,10 kr.).

Udgifter herudover skal gøres til genstand for en mere nuanceret vurdering. Tjenestestedet har i den forbindelse mulighed for at reducere godtgørelsesbeløbet i forhold til regningens størrelse, dog ikke under det maksimale beløb efter ovenstående beregninger.

ad (d) Udgangspunktet er, at der ved en § 19, stk. 2-rejse ydes refusion for rimeligt afholdte måltidsudgifter m.v. mod dokumentation.

Er det åbenbart, at-rejsen sker inden for vedkommende medarbejders-almindelige, daglige eller naturlige geografisk/arbejdsbestemte område, er formodningen dog imod, at der kan refunderes eventuelle merudgifter, idet tjenesterejsen har været forudberegnelig for medarbejderen. I denne vurdering kan også indgå spørgsmålet om, hvorvidt rejsen er iværksat akut eller ej.

III. Udstationering m.v.

1. For tydelighedens skyld bemærkes, at udstationering omfatter situationer, hvor der midlertidigt gøres tjeneste på et andet tjenestested med overnatning. Anderledes er de situationer, hvor der midlertidigt gøres tjeneste på et andet tjenested uden overnatning, dvs. med daglige hen- og tilbagerejser.

Kriteriet for, hvorvidt der skal træffes beslutning om udstationering, er, at tjenesten skal indebære en merrejsetid hver vej på 2 timer eller derover. Som hovedregel kræves endvidere, at der skal være mindst 70 km til det midlertidige tjenestested. I andre tilfælde skal tjenesten varetages ved daglige hen- og tilbagerejser.

2. I forbindelse med midlertidig tjeneste på andet tjenestested, hvor der ikke overnattes, men hvor tjenesten varetages ved daglige hen- og tilbagerejser, kan direktoratet efter retningslinierne i skrivelse af 29. juli 1992 godkende, at der udbetales indtil halvdelen af den merrejsetid, som optjenes ved hen- og tilbagerejse, når følgende er opfyldt

- At merrejsetiden skal have en varighed på 1 1/2 time pr. tjeneste og mindst samlet være på 25 timer pr. måned.

- At udstationeringsperioden mindst skal have en varighed på 1 måned.

- At det formodes, at merrejsetiden ikke kan afspadseres i den måned, hvor den er optjent eller inden udgangen af den efterfølgende måned.

Merrejsetiden kan udbetales månedsvis af medarbejdernes tjenestested, efter godkendelse af den enkeltes rejseplan og efter godkendelse i direktoratet.

Ved forelæggelse for direktoratet vedlægges tjenestestedets godkendte rejseplan.

Det forudsættes herved, at det er den faktiske optjente rejsetid, der udbetales, og ikke tidligere optjente timer, som er noteret i forbindelse med eksempelvis over- og merarbejde.

3. Ifølge de almindelige regler i tjenesterejseaftalen kan der efter omstændighederne i udstationeringstilfælde dækkes dokumenterede udgifter til hotelværelse m.v. for samtlige nætter, uanset at den udstationerede på grund af tjenestetilrettelæggelsen ikke har overnattet på logiet hver nat. Det er direktoratets vurdering, at tilsvarende efter omstændighederne også gælder for så vidt angår ydelse-af nattillæg, dvs., at nattillæg kan ydes for samtlige nætter.

4. Ved vurderingen af hvilken medarbejder, der skal udstationeres til midlertidig tjeneste på et andet tjenestested, skal der også lægges vægt på de økonomiske omkostninger herved. Ved valget mellem flere medarbejdere, bør det således vurderes, hvorvidt en udstationering alt andet lige kan klares uden overnatning, dvs. med daglige hen- og tilbagerejser. Det vil således være i strid med tjenesterejsereglerne at administrere efter generelt fastsatte kriterier f.eks. de pågældendes anciennietet uden hensyntagen til omkostningerne ved valget af de pågældende personer, jfr. i øvrigt pkt. II.1.

5. Såfremt der er tale om udstationering af enhedsfunktionærer, kan der rejses spørgsmål om, hvorvidt det er enhedsfunktionærer i lr. 13/15 eller i lr. 17, der skal udstationeres.

Det er direktoratets opfattelse, at man så vidt muligt bør udstationere en enhedsfunktionær i lr. 13/15, hvis der er tale om udstationering til arresthuse eller anstalter, der endnu ikke er omstruktureret.

IV. Udflugter og udgangsledsagelse m.v.

1. På grund af de helt særlige forhold, der gør sig gældende for udflugter (i lokalområdet) med indsatte, er det direktoratets opfattelse, at disse, typisk kortere ture, ikke-skal betragtes som

tjenesterejser, men som et led i den almindelige udførelse af tjenesten. På denne baggrund findes det hensigtsmæssigt, at udgifter, der er afholdt som et naturligt led i udflugten, til medarbejdernes eventuelle entre- og måltidsudgifter m.v. skal dækkes efter regning og konteres som en almindelig driftsudgift. Før udflugten påbegyndes, bør medarbejderne således aftale, hvilke udgifter, der må forventes at skulle afholdes.

2. Ledsagede udgange anses for tjenesterejser. Dette betyder, at der ikke vil kunne refunderes eventuelle måltidsudgifter, såfremt der er blevet tilbudt måltid på udgangsrejsen. Omvendt skal der ikke anlægges en vurdering om, hvorvidt rejser er sket inden for medarbejderens almindelige, daglige eller naturlige geografiske/arbejdsbestemte område. Skal den indsatte som et naturligt led i udgangen indtage et måltid eller lignende på f.eks. en restaurant, vil udgangsledsageren have mulighed for at indkøbe og få refunderet udgifterne for et tilsvarende måltid, også selvom maksimumbeløbet efter punkt II. 6. herved måtte blive overskredet.

På grund af de særlige forhold, der gør sig gældende i forbindelse med sådanne udgange, skal der forholdes på tilsvarende måde ved ledsagede udgange på under 5 timer eller mindre end 8 km samt udgange inden for Københavns og Frederiksberg Kommuner. En sådan ordning er gennemført ved en særaftale i medfør af tjenesterejseaftalens § 19, stk. 4 om godtgørelsesbeløb, jfr. bilag 2.

Da indsattes måltidsindtagelse skal være et naturligt led i udgangen, vil der normalt ikke opstå spørgsmål om refusion ved udgangsledsagelse til tøjindkøb, til bistandskontor, retsmøde, lægebehandling eller lignende.

V. Specielt om kurser.

1. Kurser arrangeret af KUC.

Her gælder de almindelige regler om refusion m.v. i forbindelse med tjenesterejser. Dette medfører bl.a. følgende

Såfremt kursusdeltagelsen ikke indebærer overnatning, fordi kursusforløbet gennemføres med daglige hen- og tilbagerejser, vil der kun kunne refunderes merudgifter efter reglerne ovenfor i pkt. III. 1. Tilbydes der i øvrigt måltider på kurset (f.eks. i forbindelse med enkeltstående temadage), vil medarbejderen ikke have merudgifter, der kan dækkes i henhold til aftalens § 19, stk. 2.

Hvis afstanden mellem medarbejderens tjenestested/bopæl og kursusstedet har været så stor, at tjenesterejsens varighed har gjort det påkrævet at indtage måltider på ud- eller hjemrejsen, afgøres det efter en konkret vurdering, om der kan ydes dækning efter § 19, stk. 2.

Ved kursusdeltagelse med overnatning skal der efter reglerne i tjenesterejseaftalens § 19, stk. 1, ydes time- og dagpenge reduceret med tilbudte måltider.

2. andre kurser.

Der ydes alene refusion af rimelige merudgifter/time- og dagpenge i henhold til tjenesterejseaftalens regler i det omfang, dette fremgår af kursustilladelsen.

Adgangen til at få refunderet dokumenterede overnatningsudgifter er udvidet til ud over hotelværelser også at omfatte »anden af tjenestestedet godkendt indkvartering«, jfr. § 30, stk. 1. Som eksempler herpå kan nævnes ferielejligheder, sommerhuse og lignende.

VI.

Retningslinierne i denne skrivelse træder i kraft straks. Samtidig ophæves

- direktoratets skrivelse af 2. april 1980 om godtgørelse til udgangsledsager og

- direktoratets cirkulæreskrivelse af 27. marts 1992 om aftalen om tjenesterejser.

E.B.

Malling Olsen

Ingen