Opkrævning af betaling, når der udleveres fotokopier m.v. i sager om aktindsigt(* 1)

Bilag 1

Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 647 af 18. september 1986

Bekendtgørelse om betaling for afskrifter og fotokopier der udleveres henhold til lov om offentlighed i forvaltningen

Bilag 2

Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 646 af 18. september 1986

bekendtgørelse om betaling for afskrifter og fotokopier, der udleveres i henhold til forvaltningsloven

Opkrævning af betaling, når der udleveres fotokopier m.v. i sager om aktindsigt(* 1)

I. Orientering

Fra den 1. maj 1993 skal der opkræves betaling for fotokopier eller en anden lignende gengivelse af sagsakter, som udleveres af Arbejdstilsynet i forbindelse med, at der gives aktindsigt i en konkret sag, i overensstemmelse med nedenstående retningslinjer.

Cirkulæreskrivelsen omfatter kun de dokumenter, som udleveres som følge af en konkret anmodning om aktindsigt.

Justitsministeriet har i bekendtgørelserne nr. 646 og nr. 647 af 18. september 1986 fastsat regler for betaling for afskrifter og fotokopier, der udleveres i henhold til lov om offentlighed i forvaltningen og i henhold til forvaltningsloven. Bekendtgørelserne er gengivet som bilag til cirkulæreskrivelsen.

Nedenstående retningslinjer er i overensstemmelse med disse bekendtgørelser.

Det beløb, som kan opkræves i aktindsigtssager, skal udgøre mindst 25 kr., ellers opkrævess der ikke noget beløb.

Hvis vedkommende enten selv ønsker at gennemse dokumenterne i en sag, og dette kan ske uden større besvær for Arbejdstilsynet, eller hvis materialets omfang eller karakter taler herfor, kan aktindsigt gives i form af gennemsyn af sagsakter fremfor udlevering af fotokopier m.v.

Hvis aktindsigt gives på denne måde, vil der ikke opstå noget betalingsspørgsmål.

Det understreges, at der kun undtagelsesvis kan vælges at give aktindsigt i form af gennemsyn af sagsakter, når der er ønsket aktindsigt i form af udlevering af fotokopier af sagsakter.

Særligt hvis det er en part i en sag, der anmoder om at få udleveret fotokopier af sagsakter, vil dette kun undtagelsesvis kunne afslås ved, at der gives adgang til gennemsyn af sagsakter i stedet for.

Nærmere retningslinjer vedrørende procedurer i forbindelse med opkrævning og indbetaling af beløb for udlevering af fotokopier m.v. i aktindsigtssager er angivet i kredsenes Kontorordning og i Økonomihåndbogen.

II. Instruktion

A. Der skal opkræves betaling i følgende tilfælde

1) Når der udleveres 16 fotokopier eller derover. Der skal opkræves 10 kr. for en fotokopi af den første side i sagen og 1 kr. for hver fotokopi af de følgende sider i sagen. Det mindste beløb, som skal opkræves, vil herefter være 25 kr.

Beløbet udregnes efter det antal sider, som kopieres. Dette gælder ligeledes, om der i forbindelse med ekspeditionen af aktindsigtssagen vælges at kopiere fra enkeltsidet til dobbeltsidet kopiering eller fra dobbeltsidet til dobbeltsidet kopiering.

I visse tilfælde kan det være vanskeligt at afgøre, om der er tale om een aktindsigtsanmodning eller om flere aktindsigtsanmodninger. Da dette kan være af betydning for betalingsspørgsmålet, kan der som vejledende retningslinje herfor lægges vægt på, hvad der i øvrigt sagsbehandlingsmæssigt er det mest hensigtsmæssige og korrekte, at behandle aktindsigtsanmodningen(erne) som een anmodning eller som flere anmodninger. Betalingsspørgsmålet afgøres på tilsvarende måde.

Hvis udgifterne ved gengivelsen langt overstiger det beløb, som kan kræves ifølge ovenstående, fordi

a) materialets karakter ikke gør fotokopiering mulig, og

b) hvor der udtrykkeligt er anmodet om fx at få kopi i form af lystryk, videobånd etc., kan der afkræves de faktiske omkostninger ved gengivelsen, incl. eventuelle transportudgifter i forbindelse med fremskaffelsen.

Det understreges, at de faktiske omkostninger ved den ovennævnte gengivelse kun kan afkræves, hvis den pågældende på forhånd har erklæret sig villig til at betale ekstraudgifterne ved fremskaffelsen af gengivelsen.

B. Der skal ikke opkræves betaling i følgende tilfælde

1) Udlevering af det første eksemplar af fotokopier af sagsakter, som udleveres til parten i den konkrete sag eller til en person, som optræder på partens vegne, fx en ægtefælle, en advokat eller et fagforbund.

2) I de tilfælde, hvor der som led i sagsbehandlingen er pligt til, eller det skønnes, at der er behov for at høre en part eller en anden person/organisation, og der i den forbindelse fremsendes kopier af sagsakter.

3) I de tilfælde, hvor Arbejdstilsynet samtidig med fremsendelsen af fotokopier af sagsakter udtrykkeligt opfordrer vedkommende, som har anmodet om aktindsigt i sagen, til at fremkomme med en udtalelse til sagen.

4) I de tilfælde, hvor Arbejdstilsynet udleverer fotokopier af sagsakter til en person, som har anmodet om aktindsigt, uden at det udtrykkeligt fremgår af aktindsigtsanmodningen, at der ønskes aktindsigt i form af udlevering af fotokopier af sagsakter.

C. Tidspunkt for betaling og procedure i forbindelse med opkrævning af beløbet

Fremover skal betaling for udlevering af fotokopier m.v. i aktindsigtssager ske forud for at undgå, at der opstår behov for at føre inkassosager.

Dette indebærer, at en afgørelse om aktindsigt, hvor der skal afkræves et beløb, sendes til vedkommende, uden at der samtidig vedlægges fotokopier af sagsakterne.

I sådanne afgørelser om aktindsigt skal det derfor fremgå, at udlevering af de pågældende fotokopier af sagsakter er betinget af, at der først sker indbetaling af det beløb, som Arbejdstilsynet er berettiget til at opkræve af den pågældende. Beløbet samt udregningen af beløbet skal fremgå af afgørelsen.

Først når det er dokumenteret, at beløbet er indbetalt, kan fotokopier m.v. af sagsakter udleveres.

Dette indebærer, at sagsbehandleren skal holde sig orienteret om, hvornår beløbet bliver indbetalt, ligesom sagsbehandleren skal orientere tjenestestedets regnskabsafdeling om, at der er udsendt en regning på et konkret beløb, som led i sagsbehandlingen.

For regnsskabsafdelingen indebærer dette, at regnskabsafdelingen skal kontrollere, at beløbet indgår, og at det indgåede beløb er det korrekte, samt at det sikres, at sagsbehandleren bliver orienteret om indbetalingen, så fotokopierne kan udleveres.

Regnskabsafdelingen skal endvidere opbevare dokumentation for opkrævningen og indbetalingen af beløbet i overensstemmelse med de almindelige retningslinjer i Økonomihåndbogen for bogføring af sådanne beløb.

III. Ikrafttræden

1. maj 1993.

30. april 1993

Erik Andersen