Brugervejledning (4. udgave) vedrørende EDB-administration af statstilskudsordning for jordbrugets konsulentvirksomhed

Brugervejledning (4. udgave) vedrørende EDB-administration af statstilskudsordning for jordbrugets konsulentvirksomhed

Brugervejledning

(4. udgave)

Vedrørende EDB-administration af statstilskudsordning for jordbrugets konsulentvirksomhed

Denne brugervejledning er udarbejdet i fællesskab af landbo- og husmandsforeningerne, Jordbrugsdirektoratet og LEC.

Brugervejledningen består af 2 dele

1. del rummer en generel introduktion til systemet.

2. del indeholder en konkret anvisning i udfyldelse af diverse skemaer samt en forklaring til udskrifter fra systemet.

Brugervejledningen er iøvrigt forsynet med et stikordsregister med henblik på at lette opslag i forbindelse med tvivlsspørgsmål.

Indholdsfortegnelse

Afsnit

Del I

1. Kort beskrivelse af EDB-systemet

2. Forretningsgang og tidsterminer for ansøgning og udbetaling af tilskud, indberetning af ændringer i stamoplysninger m.v.

Del II

3. Input 10

3.1. Faste satser og grænser generelt

3.2. Stamoplysninger om foreninger

3.3. Stamoplysninger om medarbejdere

3.4. Variable medarbejderoplysninger

4. Output

Stikordsregister

DEL I

1. KORT BESKRIVELSE AF EDB-SYSTEMET

Projekt 4930, Konsulenttilskud er et EDB-system, der har til formål at foretage udbetaling af statstilskud i henhold til konsulenttilskudsordningen (lov 813 om tilskud til jordbrugets konsulentvirksomhed af 21. december 1988 og bekendtgørelse nr. 204 om tilskud til jordbrugets konsulentvirksomhed af 27. marts 1991) samt at opgøre de med konsulentvirksomheden forbundne tilskudsberrettigede udgifter.

EDB-systemet er udviklet af Jordbrugsdirektoratet i samarbejde med De danske Landboforeninger og Danske Husmandsforeninger.

Den EDB-mæssige behandling udføres af LEC (Landbrugets EDB-Center).

Tilskudsordningen er opbygget, så den enkelte tilskudsberettigede forening/organisation forud for tilskudsårets begyndelse tildeles en tilskudsramme, der er opdelt i følgende rammer

Ramme 1 - alle øvrige traditionelle fagområder

Ramme 2 - økologi

Ramme 3 - pulje

Konsulenttilskudsåret går fra 1. oktober til 30. september.

Tilskuddet i henhold hertil udbetales a'conto i begyndelsen af hver måned i tilskudsåret. For oktober kvartal, der er 4. kvartal i året, men 1. kvartal i konsulentårets finansår, udbetales a'contotilskuddet i begyndelsen af januar i det efterfølgende år, og hører tilskudsmæssigt til næste finansår.

Ved konsulentårets udgang, den 30. september, opgøres det, om

foreningen har haft udgifter til tilskudsberettiget arbejde, der

modsvarer det udbetalte a'contotilskud.

Opgørelsen foretages særskilt for hver af de tre tilskudsrammer: rammen for øvrige fagområder, rammen for økologi og rammen for pulje.

Tilskuddet der fastsættes af Folketinget kan maksimalt udgøre 50 pct., (for småøer samt økologisk rådgivning dog 70 og henholdsvis 100 pct.) af de tilskudsberettigede udgifter inden for den enkelte tilskudsramme.

Som tilskudsberettigede udgifter regnes løn, pension og kursusgebyere til personale, der udfører tilskudsberettiget arbejde. For de enkelte udgiftsarter fastsættes en tilskudsgrænse.

Udbetaling af a'contotilskud sker på grundlag af den tildelte ramme. Opgørelse af tilskudsberettigede udgifter foregår dels på grundlag af en række faste oplysinger (stamoplysninger), der er indlagt i EDB-systemet, dels på grundlag af oplysninger, der indberettes af foreningerne hvert kvartal.

De faste oplysninger af

- Bevillingskartotek

- Generelle satser og grænser

- Foreningsoplysninger

- Medarbejderoplysninger

--------------------------------------------------------------- Faste oplysninger Variable oplys- ninger --------------------------------------------------------------- Bevillings Generelle Forenings- Medar- Kvartals indbe- kartotek satser og oplysning- bejder retninger fra grænser er oplys- foreningerne ninger ----------------------------------------- --------------- ------------ Udbetaling af a'conto tilskud ca. den 15. i hver måned ------------ ------------------------ - Opgørelse og kontrol af tilskudsberettigede udgifter ------------------------ For tilskud til midlertidige projekter, der kan ydes efter ansøgning, tilrettelægges en særlig administrationsgang.(Projekttilskud) På de efterfølgende sider er de systemfunktioner, der har relation til den enkelte forening, beskrevet i form af et kommenteret aktivitetsdiagram. Aktivitetsdiagram 1. 2. --------------- ------------------ Ajourføring af Inputkontrol overordnede ------------------ kartoteker ---------- --- 3. ------------------- Ajourføring af medarbejderkartotek ------------------- 4. 5. -------------- ----------------- Beregning af Beregning af til- a'contotilskud skudsberettigede udgifter ---------------------------------------------- 6. 7. 8. --------- --------------- -------------- Bankover- udskrivning og Ajourføring af førsel til fordeling af år-til-dato foreninger output kartoteker --------- -------------- -------------- 9. -------------- Årsafslutning --------------

Forklaring til aktivitetsdiagram

1. De overordnede kartoteker ajourføres med eventuelle rettelser/op- rettelser/sletninger. Det drejer sig om følgende: a) Bevillingskartoteker (den enkelte forenings rammetilskud) b) Foreningskartotek c) Generelle satser og grænser (bl.a. tilskudsgrænse for løn, pension og kurser)

2. Foreningens indberetninger kontrolleres for tilladte værdier i de enkelte felter. Ved fejl foretages rettelse (eventuel sletning) af pågældende felt, og dette kvitteres på fejlliste. De inputtyper, den enkelte forening får berøring med, er beskrevet på side 10 - 21.

3. Medarbejderkartoteket ajourføres med eventuelle rettelser/opret- telser/sletninger.

4. Systemet beregner den enkelte forenings a'contotilskud i den aktuelle måned.

5. Systemet beregner foreningens tilskudsberettigede udgifter på grundlag af de faste oplysninger og kvartalsindberetninger. Såfremt de tilskudsberettigede udgifter X den maksimale til- skudprocent er væsentlig mindre end det på forhånd tildelte a'contotilskud, kan der ske reduktion i a'contotilskuddet i løbet af året. De tilskudsberettigede udgifter er opdelt i følgende arter: Art 10: Tilskud til løn Art 40: Tilskud til kurser Art 50: Tilskud til pension

6. Det beregnede a'contotilskud overføres, sammen med evt. projekt- tilskud til foreningens konto i pengeinstitut eller postgiro.

7. Nogle af de output, der tilgår foreningen, er beskrevet i afsnit 4 side 22 - 25.

8. Systemet indeholder et kartotek, hvori de enkelte tilskuds- berettigede udgiftsarter akkumuleres pr. medarbejder. Endvidere akkumuleres oplysninger om udbetalt tilskud pr. tilskudsramme. Kartoteket anvendes ved årsafslutningen.

9. I forbindelse med årsafslutning kontrolleres det, om foreningen har haft tilskudsberettigede udgifter, der modsvarer det udbetalte a'contotilskud (de tilskudsberettigede udgifter X den maksimale tilskudssats skal mindst være lig det udbetalte a'contotilskud). Såfremt foreningen har haft for få tilskudsberettigede udgifter i forhold til det udbetalte a'contotilskud, skal der ske tilbage- betaling af for meget udbetalt tilskud. Såfremt foreningen har haft flere tilskudsberettigede udgifter i forhold til det udbetalte a'contotilskud, sker der ikke nogen udvidelse af rammen det pågældende år, men det kan indgå i over- vejelserne for en omfordeling af rammen mellem foreningerne i kommende år.

2. FORRETNINGSGANG OG TIDSTERMINER

Inden årets start tildeler Jordbrugsdirektoratet, efter indstilling fra hovedorganisationerne, den enkelte forening et rammetilskud for henholdsvis øvrige fagområder, økologi og pulje. Denne tildeling danner grundlag for a'contoudbetalingerne året igennem.

De enkelte foreninger skal udfylde og indsende to typer blanketter

1. Stamoplysningsskemaer

2. Kvartalsindberetningsblanket for alle fagområder. NB. Blanketterne skal sendes til Jordbrugsdirektoratet og ikke til Hovedorganisationerne eller LEC.

Ad. 1 a) Stamoplysninger, forening indsendes ved oprettelse af

forening, der modtager statstilskud eller ved ændring i oplysninger om foreningen (adresse, konto-nr. m.v.). b) Stamoplysninger vedr. medarbejdere indsendes ved nyan- sættelse og ændringer i ansættelsesforhold m.v. Indbe- retning foretages på skemaet »stamoplysning, medarbejder« og »fratrædelsesskema«, som indsendes til Jordbrugs- direktoratet der kontrollerer og videresender til LEC. Indsendelse skal ske så snart de pågældende ændringer er kendt. Gamle udgaver af stamoplysningsskemaet m.v. må ikke benyttes - smid dem ud når nye udsendes. Ad. 2 Kvartalsindberetningsblanket med oplysninger om løn, pension m.v. for hver enkelt medarbejder inden for alle fagområder skal indsendes senest den 3. i henholdsvis april, juli, oktober og januar måned til Jordbrugs- direktoratet, der foretager videresendelse til LEC. De originale skemaer skal anvendes. Ca. den 23. i samme måned EDB-behandles materialet på LEC, der sender output direkte til Jordbrugsdirektoratet og foreningerne. Om udfyldelse af kvartalsindberetningsblanket, se side 19. På kvartalsindberetningerne anføres kun hele tal i de respektive klammer. Decimaler må ikke anvendes, er der ingen talværdier at anføre skrives intet heller ikke 0. Eventuelle meddelelser, bemærkninger eller forklaringer må ikke skrives på indbretningsblanketten, men skal ved- lægges i et brev eller på en slip eller lignende. Udfyldes indberetningerne ikke korrekt kan det give an- ledning til at det indberettede droppes og ender på fejl- listen, hvormed der ikke sker en beregning af det ind- berettede.

A'contotilskuddet overføres til foreningens konto ca. den 15. i hver måned.

Tilskuddet for oktober, november og december vil først kunne beregnes og anvises til udbetaling efter 1. januar i efterfølgende år, da ordningen bevillingsmæssigt følger oktoberåret.

Forretningsgangen kan skematisk fremstilles således

Januar

3.- Kvartalsindberetningsblanket for oktober kvartal indsendes af foreningerne. 10.- A'contotilskud for 4. kvartal udbetales. 25.- Opgørelse over tilskudsberettigede udgifter i oktober kvartal udsendes. Februar ca. 5.- A'contotilskud for januar udbetales. Marts ca. 5.- A'contotilskud for februar udbetales. April 3.- Kvartalsindberetningsblanket for januar kvartal indsendes af foreningerne. ca. 5.- A'contotilskud for marts udbetales. 25.- Opgørelse over tilskudsberettigede udgifter i januar kvartal udsendes. Oktober 3.- Kvartals-/årsindberetningsblanket indsendes af foreningerne. ca. 5.- A'contotilskud for september måned udbetales. 25.- Årsopgørelse for de enkelte medarbejdere og opgørelse over tilskudsberettigede udgifter i året udsendes til foreningerne. (November) Opkrævning af eventuelt for meget udbetalt (December) statstilskud udsendes til foreningerne. Januar 3.- Kvartalsindberetningsblanket for oktober kvartal indsendes af foreningerne. ca. 10.- A'contotilskud for 4. kvartal udbetales. 25.- Opgørelse over tilskudsberettigede udgifter i oktober kvartal udsendes.

I forbindelse med kvartals- og årsindberetninger bedes følgende specielle procedure bemærket.

Ferie uden løn

Har en medarbejder afholdt ferie uden løn, aktuel for nye medarbejder i det første 1 - 1 1/2 år efter ansættelsen, skal dette anføres på indberetningsskemaet Se side 20.

Sygdom

Er en medarbejder syg i en længere periode, og foreningen derfor modtager sygedagpenge, skal disse anføres på indberetningsskemaet.

Barselsorlov

Har en medarbejder barselsorlov med løn, og foreningen modtager dagpenge, skal modtagne dagpenge indberettes, idet de modregnes på samme måde som sygedagpenge. Se side 20.

Ansætter foreningen en vikar i barselsperioden, kan de hermed forbundne udgifter til løn og pension medregnes ved opgørelsen af tilskudsberettigede udgifter. Den antagne vikar oprettes i systemet ved indsendelse af normalt stamoplysningsskema. Ved vikarens fratrædelse indsendes fratrædelsesskema.

Midlertidig ændring i deltidsprocent og procent ikke tilskudsberettiget arbejde.

Hvis der i det enkelte kvartal er en midlertidig ændring i deltidsprocent eller i procent ikke tilskudsberettiget arbejde i en eller flere måneder, skal dette anføres på kvartalsindberetningsblanketten. Se side 20.

Ved permanente ændringer indsendes nyt skema »Stamoplysning, medarbejder«. Ændringen via stamoplysningsskema gælder fra et kvartals begyndelse. Skal ændringen have virkning midt i et kvartal, skal der også indberettes via kvartalsindberetningsblanketten.

Årsopgørelse - tilskudsafregning for december måned.

Efter beregning af foreningens tilskudsberettigede udgifter i oktober måned, udsendes en årsopgørelse pr. medarbejder. Af hensyn til Rigsrevisionens krav skal denne opgørelse underskrives af foreningens formand samt af medarbejderen. Der skrives under på, at de anførte tal er korrekte, herunder ikke tilskudsberettiget arbejde. Se side 22.

Ved ændringer i stamoplysninger som følge af ansættelser m.v. anvendes følgende procedure

Ny medarbejder

Ansættes en ny medarbejder, skal der hurtigst muligt efter at ansættelse er foretaget, indsendes et skema » Stamoplysning, medarbejder« til Jordbrugsdirektoratet, der foretager videresendelse. Se side 12.

Nye medarbejdere der ikke var med i sidste kvartals kørsel er ikke anført på det fortrykte indberetningsskema, når kvartalsindberetning skal foretages. De skal derfor påføres manuelt. Se side 19.

Fratrædelse, medarbejder

Fratræder en medarbejder, skal et fratrædelsesskema omgående indsendes til Jordbrugsdirektoratet, der foretager videresendelse til LEC. Om udfyldelse, se side 17.

Fejlretning

Har en forening indberettet forkerte stamoplysninger, skal et nyt og korrekt udfyldt stamoplysningsskema samt et brev med forklaring om

fejlen indsendes til Jordbrugsdirektoratet.

Ved fejl på indberetningsskemaet indsendes brev med meddelelse om fejl samt rettelse snarest til Jordbrugsdirektoratet.

Bemærk iøvrigt formuleringen i konsulentlovens §9

»Tilskud efter denne lov bortfalder,

1) hvis tilskudsmodtageren har givet rigtige eller vildledende oplysninger eller har fortiet oplysninger af betydning for ydelse af tilskuddet, eller

2) hvis betingelserne for støtte ikke længere er opfyldt.

Stk. 2. I de tilfælde, der er nævnt i stk. 1 kan landbrugs- ministeren bestemme, at ydede beløb skal tilbagebetales helt eller delvis.

Stk. 3. Når forholdene taler derfor, kan landbrugsministeren gøre undtagelse fra bestemmelserne i stk. 1.«

Dødsfald

Ved dødsfald skal foreningen indsende et fratrædelsesskema til Jordbrugsdirektoratet. Der vil være mulighed for at indberette og derved medregne tilskudsberettiget arbejde i op til 3 måneder efter dødsdatoen.

Spørgsmål

Eventuelle spørgsmål vedr. udfyldning af blanketter eller vedr. ordningens administration iøvrigt kan rettes til

Jordbrugsdirektoratet,

Sankt Annæ Plads 19,

1250 København K.

Tlf.nr. 33-156131 lokal 270.

eller til De danske Landboforeninger henholdsvis Danske Husmandsforeninger.

I øvrigt skal det pointeres, at det er foreningens ansvar, at der indberettes korrekt og omhyggeligt jf. §9 i konsulentloven, og dermed også foreningens ansvar, at de medarbejdere, der foretager indberetningerne, er instrueret på den sådan måde, at de kan foretage indberetningerne betryggende.

DEL II

3. INPUT

3.3. Faste saser og grænser generelt

Jordbrugsdirektoratet indberetter de gældende grænser for tilskud til

- Løn og pension

- Kursus

Endvidere indberettes den maksimale tilskudsprocent, der i 1991 udgør 50 pct. og 1992 er fastsat til 40 pct. For småøer og økologisk rådgivning er der for 1992 fastsat en max. tilskudsprocent på henholdsvis 60 og 100 pct.

Når der sker ændringer i ovennævnte grænse og procenter, bliver foreningerne underettet herom gennem efterfølgende outputskemaer.

3.2. Stamoplysninger om foreninger

Udfyldningsvejledning for stamoplysninger pr. forening.

Blanketten udfyldes af foreningen og indsendes til Jordbrugsdirektoratet.

Ved ændringer i foreningens navn, adresse, tlf.nr. eller kontonr. indsendes nyt skema udfyldt med foreningsnr. og derudover kun de oplysninger, der skal ændres. Det er ikke nok at sende en tilfældig meddelelse med ny adresse eller tlf.nr. m.v.

1. Foreningsnr.

Udfyldes altid.

2. Navn/adresse/postdistrikt/telefonnr.

Navn og adresse hvortil output vedr. tilskudsordningen ønskes tilsendt. Postdistrikt og tlf.nr. udfyldes.

3. Kontonr.

Foreningens eget registrerings- og kontonr. i det pengeinstitut, hvortil statstilskuddet ønskes overført. Ved ændringer skal nyt stamoplysning/foreningsskema indsendes til Jordbrugsdirektoratet af foreningen, ikke af pengeinstituttet.

4. Hovedorganisation/region.

Nummer på den hovedorganisation/region foreningen er tilknyttet. Udfyldes af Jordbrugsdirektoratet.

Bemærkninger

Hvis en forening ønskes slettet indsendes et skema »Stamoplysninger, forening« med angivelse af foreningsnr. og rubrikken »navn« udfyldes med »slet forening«.

3.3. Stamoplysninger om medarbejdere

Udfyldningsvejledning for stamoplysninger, medarbejder

Blanketten udfyldes hver gang en ny medarbejder skal med i tilskudsordningen.

Kun felter, hvortil der er oplysninger om den nye medarbejder, skal udfyldes.

Blanketten anvendes også ved ændringer, og udfyldes da kun med foreningsnr., CPR-nr. og den/de oplysninger, der er ændret.

Udfyldningen foretages af den ansættende forening og indsendes løbende til Jordbrugsdirektoratet.

Både medarbejderen og foreningens formand eller sekretær skal underskrive blanketten.

1. EDB-nr. (fortrykt)

2. Foreningsnr.

Foreningens nummer.

3. CPR-nr.

Medarbejderens personnummer.

4. Navn

Medarbejderens navn.

5. Ansættelsesdato

Dato for medarbejderens tiltræden i foreningen. anføres med dag, måned, år.

6. Eksamensdato

Eksamensdato anføres med dag, måned, år.

For nyansatte medsendes kopi af eksamensbevis (for agronomer og landbrugsteknikere blot den side hvoraf navn, CPR-nr. og dato fremgår).

Ved beregning af tilskudsberettigede udgifter rykkes anciennitetsdatoen til den nærmeste første i et kvartal.

For agronomer og ligestillede samt landbrugsteknikere anføres datoen for bestået eksamen, evt. sidste cendureringsdato.

For assistenter med »svendebrev« anføres datoen for afslutning af kontoruddannelsen.

For assistenter uden formel uddannelse udfyldes feltet ikke.

7. Uddannelse

Kode for hvilken uddannelse/eksamen medarbejderen har.

Skal udfyldes for alle kategorier af medarbejdere, da den er bestemmende for hvilken lønskala, der skal anvendes ved beregning af tilskudsberettigede udgifter til løn og pensionspræmie.

Følgende kodefortegnelse skal anvendes

01: Agronom 02: Hortonom 03: Husholdningslærer 04: Forstkandidat 05: Cand. jur. Anvender lønskala 01 06: Cand. oecon. 07: Cand. merc. 08: Cand. polit. 09: Arkitekt 10: Lærere (seminaruddannede) 11: Landbrugsteknikere Anvender lønskala 02 21: Assistent mark Anvender lønskala 03 26: Assistent på kontor uden formel kontoruddannelse Anvender lønskala 04 27: Assistent på kontor med formel kontoruddannelse Anvender lønskala 41 31: Teknikumingeniør Anvender lønskala 01 41: Akademiingeniør Anvender lønskala 01 50: Cand. mag., Cand. samf. og Cand. farm Anvender lønskala 01 51: Konstruktør Anvender lønskala 07 52: Dyrlæge Anvender lønskala 01 61: HA'er og HD'er Anvender lønskala 08 62: Bachelor Anvender lønskala 05 8. Kategori Kode for hvilken tilskudskategori medarbejderen tilhører. Skal udfyldes for alle medarbejdere. Følgende kodefortegnelse skal anvendes: 01: Agronom og tilsvarende (lønskala 01, 05, 07 og 08) 02: Landbrugstekniker (lønskala 02) 03: Assistent (lønskala 03, 04, og 41)

9. Fagområde

Kode for hvilket fagområde medarbejderen er ansat under.

Følgende kodefortegnelse skal anvendes

Skal udfyldes for alle medarbejdere, da den anvendes i forbindelse med opgørelse af foreningens tilskudsberettigede aktivitet og ved opdeling af tilskuds afregningen til foreningen.

02: Tværfagligt arbejde m.v. 03: Fællesudvalget for Landsudvalget 09: Økologi 10: Planteavl 11: Specialafgrøder 13: Gartneri (DEG) 14: Frugtavl 15: Skov 16: 2 pct. pulje 17: Biavl 19: Modernisering 20: Kvæg 21: Svin 22: Husdyrbrug (flere husdyrarter) 23: Hygiejne 24: Nicheproduktioner 25: Heste (erhvervsmæssig hesteavl) 26: Får 27: Fjerkræ 28: Kaniner 29: Pelsdyr 30: Maskiner 31: Bygninger 32: Fjerkræ centralt 40: ES-konsulenter 41: Ungdom

10. Rammetilhør

Kode for hvilken tilskudsramme medarbejderen er knyttet til.

Følgende koder anvendes

1 = Alle øvrige fagområder excl. driftsøkonomi.

2 = Økologi

3 = Pulje 11.

Tilskudssats

Kode for hvilken maksimal tilskudsprocent, der gælder for den enkelte medarbejder

1: Normal sats (50 pct.)

2: Småøer (Læsø, Samsø, Ærø og Langeland) (70 pct.)

3: Økologi (100 pct. p.t.)

12. Deltidsprocent

Tal, der angiver arbejdstid i procent af normal arbejdstid (p.t. 37 timer pr. uge).

Værdier fra 000 til 100 anvendes f.eks. 75 = 3/4 af normal arbejdstid. NB. Der ydes ikke tilskud til personer, der er ansat under 50 pct. deltid.

Skal for medarbejdere, der er på heltid, markeres med 100.

Hvis deltidsprocent i enkelte måneder varierer fra det oplyste, kan den ændrede procent for den pågældende måned anføres på kvartalsindberetningsblanketten.

For ES-konsulenter anføres på stamoplysningen 100 hvis de er heltidsbeskæftigede med ES-arbejde og driftsøkonomi m.v. Driftsøkonomi m.v. = andet ikke tilskudsberettiget arbejde opgøres med timeregistrering under punkt 13. På denne måde fremkommer ES-arbejdet som en difference mellem deltidsprocent og procent ikke tilskudsberettiget arbejde.

13. Procent ikke-tilskudsberettiget arbejde

For medarbejdere, hvor det er aftalt, at der over længere tid anvendes en del af den normale arbejdstid til ikke-tilskudsberettiget arbejde, skal den tid, der medgår hertil, anføres i procent af normal arbejdstid. F.eks. sekretær- og/eller kasserervirksomhed for en indkøbsforening, driftsøkonomi, ledelse eller kasserervirksomhed for en landboauktion eller ejendomskonsulentvirksomhed.

For ES-konsulenter angives den % tid de anvender på ikke tilskudsberettiget arbejde som f.eks. driftsøkonomi. Men da den tid der medgår til ES-arbejde vil variere for måned til måned, skal der for hver kvartal på kvartalsindberetningsblanketten måned for måned angives en % for afvigende ikke tilskudsberettiget arbejde.

% afvigende ej tilskudsberettiget arbejde på stamoplysningen er kun et groft skøn, der skal suppleres med kvartalsindberetningen.

Ydes denne arbejdsindsats udenfor normal arbejdstid anføres 0 procent, i så fald tidsregistreres der, således at det kan godtgøres, at der er ydet normal arbejdstid med tilskudsberettiget arbejde.

Hvis en medarbejder i en periode udfører ikke-tilskudsberettiget arbejde, og dette markeres her, skal det ikke samtidig markeres som deltid i linie 13.

Skemaet skal underskrives af formand/centerleder og medarbejderen.

Udfyldningsvejledning for fratrådt medarbejder.

Udfyldes hver gang en medarbejder varigt fratræder eller udgår af tilskudsordningen.

Udfyldes af foreningen og indsendes omgående til Jordbrugsdirektoratet.

Blanketten underskrives af såvel medarbejder som foreningsformand.

1. Foreningsnr.

Foreningens nummer.

2. Fagområde

Den fratrådte medarbejders fagområde jf. kodefortegnelsen side 15.

3. CPR-nr.

Den fratrædende medarbejders personnummer.

4. Navn

Medarbejderens navn.

5. Fratrædelsesdato

Fratrædelsesdato anføres med dag, måned, år.

(var tidligere anført i omvendt rækkefølge, men er nu rettet således at det følger dansk standard).

6. Løn m.v.

Her anføres faktiske tal indeværende år incl. fratrædelsesmåneden for henholdsvis udbetalt månedsløn og kurser.

7. Deltidsprocent

Hvis en medarbejder har været på deltid i det forløbne år anføres deltidsprocent. Ved variation anføres gennemsnit for året.

8. Procent ikke-tilskudsberettiget arbejde

Hvis medarbejderen har udført ikke-tilskudsberettiget arbejde, an- føres procentsats (gennemsnit) og hvilke måneder arbejdet er udført i samt arten af det udførte arbejde.

3.4. Variable medarbejderoplysninger

Udfyldningsvejledning for kvartalsindberetningsblanket

Den enkelte forening får sammen med opgørelsen om tilskudsberettigede udgifter i henholdsvis januar, april, juli og oktober en kvartalsindberetningsblanket med forud anførte oplysninger om de enkelte medarbejdere på alle fagområder, der var med i sidste kvartals kørsel.

Denne blanket skal udfyldes og senest den 3. i indberetningsmåneden (april, juli, oktober og januar) i det efterfølgende kvartal indsendes til Jordbrugsdirektoratet. Foretages indsendelsen ikke retti digt, vil a'contoudbetaling og tilskud blive standset.

For at den nye indberetningsblanket kan være korrekt, er det afgørende, at ændringer i medarbejderstaben er indberettet straks ved ansættelse, eller når fratrædelsestidspunkt er kendt.

Der skal omgående til Jordbrugsdirektoratet indsendes stamoplysninger og/eller fratrædelseserklæring ved ændring i medarbejderstaben. Husk ved fratræden at medarbejderen skal underskrive erklæringen.

Hvis en medarbejder ikke er påført på kvartalsindberetningsblanketten, skal vedkommende påføres manuelt (husk CPR-nr.) på en tom linie. Senest samtidig medsendes stamoplysningsskema og/eller skema for fratrådt medarbejder. Hvis der anvendes en rubrik, der tidligere har været benyttet til en fratrådt medarbejder skal hans navn og CPR-nr. lakkes ud, således at fejltagelser og misforståelser undgås. Er der tvivl om CPR-nr. på grund af overstregning eller sjusk ved skrivning, ryger medarbejderen på fejllisten og bliver ikke beregnet og dermed heller ikke medregnet i dette kvartal.

1. Udbetalt månedsløn

For hver medarbejder skal der anføres den af den ansøgende forening faktisk udbetalte faste løn for den pågældende måned, før fradrag

af medarbejderbidrag til ATP m.v., men incl. diverse løntillæg, feriegodtgørelse. Hvis den faste løn er under tilskudsgrænsen skal overarbejde fratrækkes udbetalte løn %.

For alle medarbejdere fastsætter konsulentordningen, at man skal være ansat på mindst 50 pct. deltid med fast løn for et tidsrum af ikke under 2 måneder, og at der ikke ydes tilskud til uge- eller

dagløn, overarbejde, løn efter arbejde og ligende.

Der må ikke i lønnen være medtaget feriegodtgørelse (1% eller 1 1/2%) eller feriepenge ved fratrædelse.

Beløbet indsættes i kr. den decimaler.

2. Arbejdsgiverens pensionsandel

Arbejdsgiverens bidrag til medarbejderens pension i den enkelte måned. Anføres i hele kr.

Feltet udfyldes ikke for teknikere og assistenter.

3. Refunderede kursusudgifter

Der kan her medtages kursusudgifter for de af Samrådet for Jord brugets Faglige Information og Efteruddannelse godkendte kurser (

normalt Tune og Koldkærgård). Samrådet har Sekretariat hos LIK, Udkærsvej 15, Skejby, 8200 Århus N. Tlf.nr. 86 10 90 11, hvor der kan fås oplysninger om godkendte kurser.

Beløbet indberettes i kr. den decimaler.

Der kan ikke medregnes kursusafgifter for assistenter. (03 kategori)

4. Afvigende deltidsprocent

Der kan i systemet indberettes en fast oplysning om, at en medarbejder er ansat på deltid. Er arbejdstiden kun periodevis ændret, indberettes dette månedsvis på kvartalsindberetningsblanketten.

- Har en medarbejder i indberetningsperioden haft mindre arbejdstid end den normerede (p.t. 37 timer pr. uge), skal den hertil svarende deltidsprocent anføres her.

- Har en medarbejder med »fast« markeret deltidsprocent, i de indberettede stamoplysninger, i indberetningsperioden ændring af deltidsprocenten, anføres dette også her. Er det en varig ændring, skal der indsendes et nyt stamoplysningsskema.

Er der ikke ændringer i deltidsprocent i forhold til det på stamop lysningsskemaet oplyste, udfyldes rubrikken ikke.

5. Afvigende procent ikke-tilskudsberettiget arbejde

Skal altid anføres i hele procenter.

Har en medarbejder lejlighedsvis haft nogen form for ikke-tilskudsberettiget arbejde skal dette anføres på grundlag af tidsregistrering.

Det er den procent af normal arbejdstid (for tiden 37 timer om ugen eller 160 timer om måneden), der er anvendt til udførelse af ikke tilskudsberettiget arbejde, der skal anføres. Er arbejdet udført ud over den normale arbejdstid (altså som mertid) anføres 0 procent, i så fald bør der foreligge en tidsopgørelse der godtgør at et antal timer svarende til normal arbejdstid er anvendt til tilskudsberettiget arbejde.

Er der ikke ændringer i procent tilskudsberettiget arbejde i forhold til det på stamoplysningsskemaet oplyste, udfyldes rubrikken ikke. For ES konsulenter skal der altid foreligge en tidsregistrering.

6. Ferie

Der skal i dette felt anføres antallet af feriedage den løn, som er afholdt i pågældende måned. (Aktuelt for nye medarbejdere).

Ferie skal altid angives i hele antal dage. Hvis der angives antal dage med decimaler, beregnes antal dage lig med det opgivne tal, 2,5 dag bliver til 25 dage = ingen beregning af tilskudsberettiget arbejde i den måned.

En ferieuge er 6 dage.

7. Dagpenge

Hvis foreningen udbetaler løn til en medarbejder med længerevarende sygdom eller på barselsorlov og modtager dagpenge fra det offentlige, skal hele det modtagne beløb anføres i feltet, og der vil ske fradrag i de tilskudsberettigede lønudgifter.

4. OUTPUT

De enkelte foreninger får, ud over det i tidligere afsnit nævnte, tilsendt følgende outputtyper

- Kvittering for udbetalt a'contotilskud. Udsendes ca. den 15. i hver måned. Side 23.

- Tilskudsafregning med opgørelse af tilskudsberettigede udgifter på grundlag af kvartalsindberetningerne samt beregning af max. tilskud, d.v.s. tilskudsberettigede udgifter X max. tilskudssats. Udsendes ca. den 25. i månederne april, juli, oktober og januar. Side 24.

- Årsopgørelse af tilskudsberettigede udgifter pr. medarbejder. Udsendes ca. den 25. oktober. Side 25. På den enkelte medarbejders tilskudsafregning skal medarbejderen og foreningsformanden skrive under på, at de indberettigede op- lysninger er korrekte. Årsopgørelsen opbevares af foreningen og forevises for revisionen.

- Medarbejderkartotek. Kvittering for stamdato, medarbejdere udskrives til foreningerne ved ændringer af en eller flere medarbejdere som dokumentation for ændringen og sletningen i medarbejderkartoteket. Bør gennemgås efter hvert kvartals kørsel, når der er sket ændringer i medarbejderstaben for at kontrollere at ændringen er foretaget korrekt. Side 26.

Der er vist et eksemplar på disse outputs på de ovenfor angivne sider.

STIKORDSREGISTER

A'contotilskud, udbetaling af

Afvigende ikke tilskudsberettiget arbejde

Afvigende deltidsprocent

Aktivitetsdiagram

Ansættelsesdato

Ansættelsesforhold, ændringer i

Barselsorlov

Bachelor

Dagpenge

Deltidsprocent

Deltidsprocent, midlertidig ændring i

Dødsfald

Ejendomskonsulentvirksomhed

Eksamensbevis

Eksamensdato

Fagområde

Faste grænser, løn

Fejl

Fejlretning

Ferie

Ferie uden løn

Feriegodtgørelse

Ferietillæg

Foreningsnummer

Fratrådt medarbejder

Fratrædelsesdato

Fratrædelsesskema

Indholdsfortegnelse

Ikke tilskudsberettiget arbejde

Jordbrugsdirektoratet

Kasserervirksomhed

Kategori

Kodefortegnelse, fagområde

Kodefortegnelse, uddannelse

Kvartalsindberetningsblanket

Kursusudgifter

Løn

Medlemskartotek

Nye medarbejder

Opgørelse af tilskudsberettigede udgifter

Output

Overarbejde

Pensionsbidrag, forening (arbejdsgiverens pensionsandel)

Rammetilhør

Refunderede kursusudgifter

Revision

Sekretærvirksomhed

Stamoplysning, forening

Stamoplysning, medarbejder

Stamoplysningsskema

Statstilskudsloven

Sygdom

Sygedagpenge

Tidsterminer

Tilskudsafregning pr. forening

Tilskudsarter

Tilskudskategori

Tilskudsprocent, max.

Tilskudsramme

Tilskudssats

Uddannelse

Ændringer i stamoplysninger

Årsindberetningsblanket

Årsopgørelse pr. medarbejder

Ingen