Udlicitering. En orientering til kommunerne om udbud af opgaver.

Bilag

Retningslinier for kalkulation ved udlicitering.

1. Indledning.

I vurderingen af om en udbudt opgave løses bedst og billigst i eget eller i privat regi, er det afgørende, at kommunens omkostninger ved udførelse af opgaven i eget regi kan sammenlignes med kommunens omkostninger ved at få opgaven løst af en privat leverandør.

En sådan kalkulation kan opdeles i to faser.

1. Inden de eksterne tilbud modtages, opgør kommunen omkostningerne ved selv at udføre en given opgave. Kalkulationen skal omfatte samtlige omkostninger både vedrørende drifts- og anlægsaktiviteter (full-cost omkostningskalkulation), jf. afsnit 3.

Denne beregning er dog ikke fyldestgørende til vurdering af, hvorvidt det vil være billigere/mere økonomisk fordelagtigt at udlicitere opgaven.

2. Efter de eksterne tilbud er modtaget, inddrages omkostninger for kommunen, såfremt opgaven udføres i privat regi (følgeomkostninger), jf. afsnit 4. Disse omkostninger skal tillægges den private leverandørs tilbud, før en sammenligning kan foretages (afsnit 5).

I afsnit 6 er vist et eksempel på, hvordan en omkostningskalkule kan gennemføres og hvilke overvejelser, der kan gøres i forbindelse med en udlicitering.

Der er endnu ikke udarbejdet en detaljeret vejledning om de begreber og opgørelsesmetoder, der omtales i nærværende bilag, for det kommunale område. Der henvises derfor til 2 statslige publikationer »Budgetvejledning 1992, bilag 1« og Statens Regnskabsdirektorats SØS-publikation nr. 15 om »Priskalkulation«, hvor begreberne er uddybet.

2. Kalkulens tidshorisont.

Den tidshorisont, der lægges til grund for kalkulationen, må afhænge af, om der er tale om en enkeltstående opgave (f.eks. en anlægsopgave) eller en permanent opgave.

For en permanent opgave er det væsentligt, at kalkulationen er så langsigtet, at nødvendige reinvesteringer og eventuelt nyinvesteringer inddrages i kalkulen.

Desuden vil der ved en langsigtet betragtning kunne tages hensyn til, at nogle omkostninger, som ikke umiddelbart vil falde bort ved en udlicitering, i givet fald vil kunne falde bort på længere sigt.

Ved udbudsforretningen vil det skulle fastlægges, hvilken periode tilbuddet og en eventuel kontrakt skal dække.

For lange tilbudsperioder taler, at der derved er en vis sikring af, at tilbudsgiverne medtager alle omkostninger.

Hensynet til at sikre konkurrence på markedet taler dog for, at tilbudsperioden og kontraktperioden ikke bliver for lange.

Kalkulationsperioden må som minimum have samme længde, som den tilbudsperiode der ønskes.

3. Omkostningskalkulation.

Dette afsnit om omkostningskalkulation, er en vejledning i, hvordan en kommune kan foretage de beregninger, der er nødvendige for at gennemføre en kalkule, som omfatter samtlige omkostninger (full-cost), der er forbundet med en given opgave.

3.1. For- og efterkalkulation.

En omkostningskalkulation gennemføres i forbindelse med udlicitering som en forkalkulation.

En efterkalkulation kan efterfølgende udarbejdes af kontrolhensyn (f.eks. for at kunne rapportere til ledelsen om rentabiliteten af den foretagne disposition) og som erfaringsgrundlag for fremtidige beslutninger herunder fremtidige forkalkulationer.

Af hensyn til den økonomiske styring vil det ofte være formålstjenligt at arbejde med egentlige opgaveregnskaber/sagsregnskaber/- projektregnskaber/aktivitetsregnskaber, således at regnskaber til enhver tid kan levere oplysninger (tal) til brug for overvejelser/kalkuler om udliciteringsmuligheder.

3.2. Udgifter og omkostninger.

Omkostningskalkulationen bygger på begrebet »de gennemsnitlige langsigtede omkostninger« og ikke på udgifterne.

I henhold til reglerne i den kommunale styrelseslov er de kommunale budgetter og regnskaber 1-årige og omfatter de i et år afholdte udgifter og indtægter.

De udgifter, der i det enkelte år optræder på budgettet/regnskabet, afspejler køb af varer og tjenester i det enkelte år (eller anden pådragen økonomisk forpligtelse). Udgifterne kan dække over køb af varer, der bruges fuldt ud i det enkelte år, f.eks. køb af materialer. Udgifterne kan imidlertid også dække over køb af varer, der kan bruges i kommunen i flere år, f.eks. køb af bygninger og maskiner. Udgifterne vil således svinge fra år til år, og de vil ikke nødvendigvis afspejle den brug, der i de enkelte år gøres af produktionsfaktorerne, dvs. arbejdskraften, maskinerne, bygningerne m.v.

Omkostningerne afspejler værdien af det forbrug af produktionsfaktorer, der i det enkelte år indgår i udførelsen af den enkelte opgave.

Kalkulation og udliciteringsovervejelser foretages på basis af de omkostninger, der er, i forbindelse med udførelse af den enkelte opgave.

Ved omkostningskalkulationen skal to forhold bemærkes

For det første er der som nævnt forskel på omkostningerne og udgifterne i det enkelte år. Der kan derfor ikke direkte udarbejdes en kalkule for en opgave ud fra de tal, der figurerer i regnskabet/budgettet. Dette hænger bl.a. sammen med det forhold, at forrentning og afskrivning ikke indgår i det kommunale budget- og regnskabssystem, idet anlægsudgifterne registreres fuldt ud i det regnskabsår, hvori de afholdes.

For det andet er omkostningerne en beregnet og ikke en konstaterbar størrelse. Omkostningsberegningen bygger på, at man i det enkelte år opgør værdien af forbruget af de produktionsfaktorer, der indgår i opgaveudførelsen.

3.3. Direkte og indirekte omkostninger.

De omkostninger, der er forbundet med en given opgave, kan klassificeres i forskellige typer

* direkte omkostninger * indirekte omkostninger De omkostninger, der kan relateres direkte til opgaven, kaldes direkte omkostninger. Eksempler på direkte omkostninger: * løn * overarbejde * køb af varer * tjenesteydelser * tjenesterejser og befordring * reparations- og vedligeholdelsesudgifter De indirekte omkostninger eller fællesomkostninger er omkostninger, der ikke direkte kan henføres til den enkelte opgave. Eksempler på indirekte omkostninger: * kontorudgifter * edb-udgifter * udviklingsomkostninger * ledelse, administration * beregnede skadesomkostninger (forsikring) * beregnede produktionsomkostninger ved produktionsfaktorer, som stilles gratis til rådighed * beregnede omkostninger til tjenestemandspension * forrentning af driftskapital * forrentning af anlægskapital * afskrivning af anlægsaktiver

Ovenstående eksempler på indirekte omkostninger kan i nogle tilfælde være direkte omkostninger, hvor omkostningen vil kunne relateres direkte til opgaven, som kalkulen beregnes for. Dette vil typisk være tilfældet, hvis der er tale om et helt opgaveområde.

Fællesomkostninger kan forekomme, hvor udgifterne f.eks. er fælles for en afdeling, for en bygning (som indeholder flere aktiviteter men ikke alle), for flere opgaver, for hele den kommunale forvaltning, eller hvor udgifter afholdes i fællesskab med andre, f.eks. husleje og indkøb (dette kan omfatte selve materialerne, men også de omkostninger, der er forbundet med indkøb af materialerne).

Når indirekte omkostninger skal fordeles på de enkelte opgaver, må det på grund af omkostningernes udelelige karakter ske ved brug af en eller flere fordelingsnøgle(r).

For at kunne henføre en omkostning til den enkelte opgave, kan det være nødvendigt for f.eks. en udgift, som er fælles for hele den kommunale forvaltning, først at fordele den på de enkelte forvaltningsområder/aktiviteter, for herefter at fordele den videre ud på den enkelte opgave. Først hermed er udgiften blevet til en omkostning for den enkelte opgave.

3.4. Periodeopdeling.

Den tidsmæssige placering af udgifter set i forhold til forbruget af produktionsfaktorerne, delt på direkte og indirekte omkostninger, kan opdeles på følgende måde

* udgifter, som afholdes i et år, og hvor forbruget sker i samme år f.eks. løn og ydelser

* udgifter, som afholdes i et år, men hvor forbruget sker i et tidligere eller i et senere år, f.eks. materialer indkøbt til lager, som først forbruges i et senere år, afskrivninger og tjenestemandspension

Som det kan ses af ovenstående, vil der i nogle tilfælde være forskel på den tidsmæssige placering af omkostninger og udgifter. Det skyldes som tidligere nævnt, at hele forbruget af produktionsfaktoren ikke finder sted i samme år, som udgiften afholdes.

3.5. Hvor afholdes udgiften?

Ikke alle udgifter, som skal medregnes som en omkostning i kalkulen, afholdes nødvendigvis over den pågældende aktivitet. Det kan forekomme, at der er omkostninger til en aktivitet, hvor udgiften afholdes over en anden aktivitet, eller hvor der forekommer delt finansiering.

3.6. Opgørelsesenhed.

Omkostningskalkulen kan enten foretages totalt ved at opgøre alle omkostninger for en opgave for en periode eller ved at opgøre alle omkostninger for den enkelte enhed (f.eks. pr. stk. eller pr. time) for opgaven for en periode.

3.7. Moms.

I den kalkule, hvori omkostningerne for den berørte opgave beregnes, skal ses bort fra såvel købsmomsen, der refunderes i medfør af den kommunale momsudligningsordning, som den købsmoms, der modregnes som indgående moms i et momsregnskab i relation til Told- og Skattestyrelsen.

3.8. De enkelte omkostningselementer.

De omkostningsbegreber, der skal indgå i en omkostningskalkulation

er

---------------------------------------------------------------------

Den samlede omkostningskalkule

Direkte omkostninger, som er en udgift i kommunens budget i samme år

+Direkte omkostninger, som er en udgift i kommunens budget i et andet

år

+ Indirekte omkostninger, som er en udgift i kommunens budget i samme

år

+ Indirekte omkostninger, som er en udgift i kommunens budget i et

andet år

+ Indirekte omkostninger, som ikke figurerer i kommunens budget

---------------------------------------------------------------------

= Omkostninger i alt

---------------------------------------------------------------------

Med hensyn til hvordan de enkelte omkostningselementer kan beregnes henvises til Statens Regnskabsdirektorats SØS-publikation nr. 15 om priskalkulation, hvori principperne er beskrevet for det statslige område.

I publikationen er der således givet nogle praktiske anvisninger på, hvordan man kan beregne, forstå og fortolke de forskellige omkostningselementer. Omkostningerne er behandlet i følgende kapitler

* direkte omkostninger (kapitel 5) * indirekte omkostninger, der kan beregnes på grundlag af udgifter, som fremgår af budgettet i samme år (kapitel 6) * indirekte omkostninger, der kan beregnes på grundlag af udgifter, som ikke fremgår af budgettet i samme år (kapitel 7)

4. Følgeomkostninger.

4.1. Midlertidige følgeomkostninger.

Såfremt en opgave udføres af en privat leverandør kan der for kommunen være tale om, at den stadig vil have nogle omkostninger, som ikke falder bort, selv om opgaven ikke længere udføres i eget regi.

Som eksempler herpå kan nævnes

* lejekontrakt på lokaler som først kan opsiges/fraflyttes efter en vis periode * leje af maskiner, som først ophører efter en vis periode * løn til personale i en opsigelsesperiode * omskoling af personale * afskedigelse af en tjenestemand, hvor kommunen må betale rådighedsbeløb i 3 år

Endvidere vil der være situationer, hvor kommunen har haft en indtægt ved selv at udføre opgaven, således at udliciteringen vil medføre et tab af indtægter for kommunen.

I andre tilfælde vil kommunen kunne opnå en merindtægt ved f.eks. udlejning eller salg af anlæg (kapitalgenstande), som den ikke længere vil kunne anvende.

4.2. Permanente følgeomkostninger.

Der vil desuden være situationer, hvor der vil opstå nye omkostninger i kommunen, hvis den ikke længere udfører opgaven selv, men får den udført i privat regi.

Som eksempler herpå kan bl.a. nævnes tilsyn og kontrol med den private leverandør.

Endelig må det medtages i kommunens overvejelser, hvordan omkostninger i forbindelse med et eventuelt leverandørsvigt kan dækkes.

5. Udliciteringsovervejelser.

De omkostningselementer, der er beskrevet i afsnit 3 om omkostningskalkulation og i afsnit 4 om følgeomkostninger, giver et grundlag for at sammenligne kommunens omkostninger ved udførelse af opgaven i eget regi med kommunens omkostninger ved at få opgaven løst hos en privat leverandør.

Sammenligningen foretages for hver periode (f.eks. regnskabsår) indenfor den ønskede tidshorisont.

Dette kan illustreres i figur 1

Figur 1. Sammenligning af omkostninger ved opgaveudførelse i eget

regi med omkostninger ved udlicitering.

--------------------------------------------------------------------- Omkostninger ved udførelse af op- Omkostninger ved udlicitering af gaven i eget regi: opgaven: --------------------------------------------------------------------- Direkte omkostninger Tilbud fra privat leverandør + Indirekte omkostninger, som kan + Følgeomkostninger for kommunen beregnes på grundlag af udgifter, ved udførelse af opgaven hos som fremgår af kommunens budget en privat leverandør i samme år til den pågældende aktivitet + Indirekte omkostninger, som kan beregnes på grundlag af udgifter, der enten fremgår af de budget- terede udgifter til aktiviteten i et andet år, eller som fremgår på andre områder i kommunen --------------------------------------------------------------------- I alt omkostninger ved udførelse af I alt omkostninger ved opgaven i eget regi (full-cost) udførelse af opgaven hos privat leverandør ---------------------------------------------------------------------

Det gælder i øvrigt, at tidspunktet for eksisterende anlægsnedslidning, nyinvesteringer og reinvesteringer, samt kortsigtede følgeomkostninger og indtægtsændringer må inddrages i vurderingen af, hvornår en udlicitering vil medføre den største økonomiske fordel for kommunen.

6. Kalkulationseksempel.

Som eksempel på områder, inden for hvilke det kan være relevant at udlicitere, kan nævnes

--------------------------------------------------------------------- anlægsopgaver kontorforhold befordring kørsel byggeadministration montage databehandling nybyggeri dataanalyser og -udvikling planlægning design rengøring og vask edb-programmering reparation ejendomsadministration servicering entreprenøropgaver skovdrift fremstillingsvirksomhed til- og ombygninger håndværkerydelser tjenesteydelser informationsopgaver trykkeriopgaver ingeniøropgaver vagttjeneste kantinedrift vedligeholdelse konsulenttjeneste ---------------------------------------------------------------------

I det følgende er vist et konkret eksempel på, hvordan en kalkule kan gennemføres.

Eksemplet er en overskuelig kalkule af generel karakter, som har til formål at beskrive de forskellige problemstillinger, som indgår i en omkostningskalkule og i udliciteringsovervejelser. Eksemplet vedrører en hjælpefunktion.

6.1. Kalkulens forudsætninger.

En kommune har en hjælpefunktion, som har til huse i lejede lokaler i tilknytning til kommunens centrale forvaltning og beskæftiger 3 personer. Funktionen har 2 maskiner (maskingrupper).

Kommunen overvejer at udlicitere denne opgave, men vil også selv afgive tilbud på opgaveudførelsen. Tidshorisonten er 3 år. Tilbud indhentes på, hvad det på årsbasis vil koste at få udført opgaven. Eksemplet beregnes på årsbasis.

6.2. Omkostningskalkulen.

Omkostningskalkulen beregnes for 3 år, og beregningen foretages i faste priser, idet det formodes, at prisstigningerne vil være de samme for kommunen som for en privat leverandør. Beregningen foretages uden indregning af udgifter til købsmoms (jf. afsnit 3.7.).

--------------------------------------------------------------------- År 1 År 2 År 3 --------- Kr. -------- --------------------------------------------------------------------- Direkte omkostninger: Løn til 3 personer a 200.000 kr. (i gennemsnit og alt inkl.) 600.000 600.000 600.000 Materialer 200.000 200.000 200.000 Lokaler (lejede) 70.000 70.000 70.000 Indirekte omkostninger svarende til en del af de udgifter, som er inde- holdt i kommunens budget i samme år Ledelse og administration (en andel af de samlede udgifter til administration) 10.000 10.000 10.000 Indirekte omkostninger svarende til udgifter, som ikke er indeholdt i kommunens budget i samme år Maskine 1: Restværdi 1.000.000 kr. Afskrivninger 10 pct. 100.000 90.000 81.000 Forrentning 7 pct. 70.000 63.000 56.700 Maskine 2 (gammel): Restværdi 22.220 kr. Afskrivninger 20 pct. 4.444 Forrentning 7 pct. 1.556 Maskine 2 udskiftes herefter Maskine 2 (ny) Nyværdi 400.000 kr. Afskrivninger 20 pct. 80.000 64.000 Forrentning 7 pct. 28.000 22.400 --------------------------------------------------------------------- Omkostninger i alt ved udførelse i eget regi 1.056.000 1.141.000 1.104.100 ---------------------------------------------------------------------

6.3. Følgeomkostninger.

Såfremt kommunen ikke selv udfører opgaven, vil der være nogle følgeomkostninger i forbindelse med overgangen til privat leverandør.

Af det pågældende personale kan en person beskæftiges med andet arbejde, en person kan afskediges med 1 måneds varsel, mens den sidste person har 2 måneders varsel. For lokalerne er der 6 måneders opsigelsesfrist. Kommunen står derefter tilbage med de 2 maskiner. Maskine 2 er så gammel og nedslidt, at den må kasseres. Maskine 1 derimod forventer kommunen at kunne leje ud.

Kommunen vil få behov for at transportere materialer og personer (kørselsudgifter og tidsforbrug) mellem centralforvaltningen og den private leverandør.

--------------------------------------------------------------------- År 1 År 2 År 3 ------- Kr. ------- --------------------------------------------------------------------- Midlertidige følgeomkostninger: Løn i opsigelsesperiode (200.000/12) 3 50.000 Lokaleleje i opsigelsesperioden 35.000 Udlejning af maskine 1 -100.000 -100.000 -100.000 Permanente følgeomkostninger: Kørsel og transport 20.000 20.000 20.000 --------------------------------------------------------------------- Følgeomkostninger i alt 5.000 -80.000 -80.000 ---------------------------------------------------------------------

6.4. Eksterne tilbud.

Kommunen modtager en række eksterne tilbud, hvoraf det billigste er på 1.050.000 kr. årligt. Tilbuddet gælder for indtil 3 år og er ekskl. moms.

6.5. Sammenligning af omkostninger ved opgaveudførelse i eget regi med omkostninger ved udlicitering.

--------------------------------------------------------------------- År 1 År 2 År 3 ------- Kr. ------- --------------------------------------------------------------------- Privat leverandør 1.050.000 1.050.000 1.050.000 Følgeomkostninger 5.000 -80.000 - 80.000 --------------------------------------------------------------------- I alt omkostninger ved udførelse hos privat leverandør 1.055.000 970.000 970.000 I alt omkostninger ved udførelse i eget regi 1.056.000 1.141.000 1.104.100 --------------------------------------------------------------------- Besparelse for kommunen 1.000 171.000 134.100 ---------------------------------------------------------------------

Det vil for kommunen være en fordel at få opgaven løst ved brug af en privat leverandør i alle årene.

Såfremt kalkulen giver et forskelligt resultat (skiftevis positivt og negativt) for de år, som den omfatter, kan der med fordel gennemføres en egentlig investeringskalkule, således at der dermed fås et samlet tal til brug for vurdering af hele projektet. En sådan investeringskalkule vil også kunne være en fordel for beregninger, som strækker sig over en længere årrække, fordi man i investeringskalkulen får tilbageført fremtidige indtægter og omkostninger til et fælles tidspunkt.

Udlicitering. En orientering til kommunerne om udbud af opgaver.

Forord.

De fleste af kommunernes opgaver er karakteriseret ved, at de ikke varetages på kommercielle markedsvilkår. Den enkelte kommunalbestyrelse kan derfor ikke altid være sikker på, at opgaverne bliver løst på den mest effektive måde.

På anlægsområdet blev arbejder svarende til over 75 pct. af de samlede kommunale anlægsudgifter i 1990 udført af private. Det viser tal for anvendelsen af fremmede tjenesteydelser i den kommunale sektor. På driftsområdet er situationen imidlertid en anden. Under 10 pct. blev udført af private i 1990.

Det område, hvor udbud er mest anvendt, er bygge- og anlægsområdet. Det skyldes, at det er naturligt at sikre sig, at det er den bedste og billigste entreprenør, der får arbejde, når man har valgt at få bygge- og anlægsopgaver udført af private entreprenører.

Driftsopgaver udfører kommunerne derimod fortrinsvis selv. Dermed får kommunalbestyrelserne ikke efterprøvet, om disse opgaver kunne løses bedre eller billigere.

Det er i denne sammenhæng, udbud af opgaver og udlicitering skal ses. Udlicitering er nemlig først og fremmest et styringsinstrument, der synliggøre priser og omkostninger. Dermed kan udlicitering medvirke til at sikre, at de kommunale drifts- og anlægsopgaver løses på den mest effektive måde.

Det er en vigtig målsætning i sig selv.

Men udbud af opgaver og udlicitering rummer samtidig væsentlige muligheder for at møde de økonomiske udfordringer.

Udviklingen i de kommende år stiller fortsat store krav til den kommunale økonomi. Der vil være behov for at frigøre ressourcer til anvendelse på områder med voksende behov som f.eks. børnepasning og ældreomsorg.

Erfaringerne viser, at der kan opnås ganske betydelige besparelser ved at udbyde de kommunale opgaver. Det gælder, når udbuddet fører til, at opgaven udliciteres til private. Men det gælder også i de tilfælde, hvor udbuddet resulterer i, at kommunen fortsat selv varetager opgaven, fordi det er billigst.

Med denne pjece vil Indenrigsministeriet gerne fremme debatten i de enkelte kommunalbestyrelser og amtsråd om anvendelsen af udbud og udlicitering.

Hensigten med pjecen er ikke at give en samlet beskrivelse af de love og regler, herunder EF-regler, der på forskellig vis er gældende, når en kommune vil udbyde en opgave. Med hensyn til disse regler henvises til de vejledninger m.v., der er angivet i litteraturlisten sidst i denne pjece.

Med venlig hilsen

Thor Pedersen

1. Hvilke opgaver kan kommunerne udbyde?

Kommunalbestyrelsen kan, med mindre andet følger af lovgivningen, udbyde alle kommunale opgaver.

Almindeligvis kan kommunalbestyrelsen altså frit vælge mellem at lade en opgave udføre ved egne ansatte eller at lade private løse opgaven.

Der er dog undtagelser. Det gælder f.eks. for den egentlige myndighedsudøvelse, som kommunalbestyrelsen selv skal varetage. Der kan også være andre undtagelser. Som eksempel kan nævnes lov om sundhedsplejerskeordninger. Her er det bestemt, at kommunerne skal varetage sundhedsplejerskeordningerne ved hjælp af kommunalt ansatte sundhedsplejersker.

Men dette er netop undtagelser.

Til inspiration er der i bilaget til denne pjece opstillet en liste over forskellige områder, hvor det vil være særligt oplagt at udbyde opgaverne.

2. Hvorledes udbydes opgaver?

Formålet med et udbud er at få de bedst mulige tilbud på opgavens løsning. Det sikres ved en fair og åben konkurrence med klare spilleregler for alle, der deltager.

De retningslinier, der opstilles i denne pjece, bygger på anbefalinger i betænkning nr. 1227 om udlicitering, der nu er blevet udmøntet på det statslige område i Finansministeriets cirkulære af 21. januar 1992 om udlicitering, samt på almindelige kommunalretlige regler.

Med hensyn til hvilken udbudsform, der skal vælges, afhænger det naturligvis af den konkrete opgave. Her skal peges på 3 forskellige fremgangsmåder

* Offentligt udbud, hvor der gennem annoncering m.v. indkaldes tilbud fra alle, der ønsker at afgive tilbud. * Begrænset udbud, hvor kommunen ved annoncering m.v. indhenter tilkendegivelser fra mulige leverandører om, hvorvidt de er interesseret i at afgive tilbud. Kommunen kan dog blandt de interesserede mulige leverandører selv vælge, hvem der skal opfordres til at afgive tilbud. * Udbud efter forhandling, hvor kommunen henvender sig direkte til leverandører efter eget valg og forhandler kontraktvilkårene med en eller flere af disse.

I nogle situationer vil der dog direkte være fastsat bindende procedureregler for kommunens udbud af opgaver. Det gælder i de situationer, hvor den udbudte opgave f.eks. falder ind under EF's udbudsregler eller under licitationslovens område. Med hensyn til disse regler henvises til afsnit 7.

3. Information til tilbudsgiverne.

Det er naturligvis vigtigt, at den information som kommunen giver om den udbudte opgave er præcis. Tilbudsgiverne må vide, hvilke krav kommunen stiller til løsningen af opgaven.

Et upræcist og mangelfuldt udbudsmateriale betyder færre - og ofte usammenlignelige - tilbud. Succesen af en udbudsforretning afhænger derfor i høj grad af udbudsmaterialets kvalitet.

I udbudsmaterialet kan kommunen stille krav til dokumentation fra leverandørens side om dennes soliditet m.v., og dermed sikre sig, at tilbudsgiverne er i stand til at løse den udbudte opgave på tilfredsstillende vis.

Kommunen kan også i udbudsmaterialet stille vilkår, der tilgodeser andre saglige kommunale hensyn. Kommunen må dog ikke benytte sådanne vilkår til på forhånd at udelukke nogle leverandører.

For at sikre fair play må tilbudsgiverne kende kommunens spilleregler. Hvilke kriterier vil kommunen lægge til grund for udvælgelsen af leverandør? Vil kommunen selv byde på opgaven? Osv.

4. Valg af leverandør.

Kommunalbestyrelsen skal altid lægge saglige kriterier til grund for udvælgelsen af leverandører, og det er god forretningsskik, at tilbudsgiverne kender udvælgelseskriterierne på forhånd.

Kommunen kan vælge enten den billigste leverandør eller den leverandør, der kommer med det mest fordelagtige tilbud for kommunen. Kvalitet, æstetik og funktionsevne m.v. kan f.eks. indgå i kommunalbestyrelsens beslutning.

Herudover kan kommunalbestyrelsen også lægge vægt på andre saglige hensyn. Det kan f.eks. være tilbudsgiverens økonomisk forhold. Derimod vil det ikke være et sagligt hensyn at lægge vægt på en tilbudsgivers tilknytning til kommunen.

5. Når kommunen selv vil byde på opgaven.

På baggrund af anbefalingerne i betænkning nr. 1227 har Finansministeriet i cirkulæret af 21. januar 1992 om udlicitering fastsat nogle regler for, hvordan statslige institutioner skal forholde sig, hvis de selv ønsker at byde på den udbudte opgave.

Den udbydende institution skal i sådanne tilfælde, senest samtidig med fristen for aflevering af tilbud, have foretaget en kalkulation af de samlede omkostninger ved selv at udføre opgaven, sådan som den er beskrevet i udbudsmaterialet.

Det anbefales, at kommunerne anvender samme fremgangsmåde.

Ved at følge en sådan praksis sikres det, at der bliver tale om en reel konkurrencesituation. Det er vigtigt, at det kan dokumenteres, at kommunen ikke opererer med kunstigt lave omkostninger eller med en lavere standard for opgaven løsning.

Herudover får kommunen ved at lave en beregning af de samlede omkostninger det bedst mulige grundlag for at træffe beslutning om, hvorvidt den ønsker en given opgave udført i kommunalt regi, eller om opgaven skal udliciteres til private.

Som bilag til denne pjece er optrykt en vejledning om kalkulationsregler i forbindelse med vurdering af omkostninger ved egenproduktion.

Endelig skal det bemærkes, at udlicitering ikke indebærer en udvidelse af kommunernes muligheder for at byde på udførelsen af opgaver for andre.

Kommunal udførelse af opgaver for andre kan fortsat kun ske, hvis der er hjemmel dertil i lovgivningen.

6. De ansatte og udlicitering.

Kommunalbestyrelsen skal i forbindelse med en beslutning om udlicitering sikre, at der sker en inddragelse af personalet i form af en drøftelse, orientering eller lignende i overensstemmelse med de gældende regler og overenskomster herom.

Det kan være en god ide at medtage oplysninger om arbejdsretlige krav eller forhold i udbudsmaterialet, jf. bl.a. lov om lønmodtagernes retsstilling ved virksomhedsoverdragelse.

7. Information om udlicitering og udbudsregler m.v.

Som nævnt er der på nogle områder regler i lovgivningen, der regulerer proceduren omkring udbud af offentlige opgaver.

Specielt vedrørende EF's udbudsregler kan det oplyses, at der i dag gælder direktiver om offentlige indkøb af varer og bygge- og anlægsopgaver, herunder inden for forsyningsvirksomhedernes område. Inden for kort tid forventes endvidere vedtaget et direktiv om offentlige indkøb af driftsopgaver m.v. (tjenesteydelser).

Vejledning om indholdet af EF's udbudsregler samt de øvrige regler på området kan findes i følgende publikationer

* Betænkning nr. 1227. Udlicitering af offentlige drifts- og anlægsopgaver. Finansministeriet oktober 1991. * Finansministeriets cirkulære af 21. januar 1992 om udlicitering af statslige drifts- og anlægsopgaver. * Bygge- og Boligstyrelsen: Vejledning om EF's regler for udbud af offentlige bygge- og anlægsarbejder. 1990. * Byggestyrelsens cirkulære nr. 50 af 14. april 1989 om bygge- og anlægsarbejder. * Vejledning: Udbud 1983, samt Vejledning om udbudscirkulæret af 1989. Supplement til Udbud 1983. Bygge- og Boligstyrelsen. * Direktiv 90/531/EØF om fremgangsmåderne ved tilbudsgivning inden for vand- og energiforsyning samt transport og telekommunikation. Bygge- og Boligstyrelsen/Industri- og Handelsstyrelsen. * Forslag af 6. november 1991 om ændring af direktiv 90/531/EØF til også at omfatte indgåelse af tjenesteydelseskontrakter. Industri- og Handelsstyrelsen. * Forslag til direktiv om samordning af fremgangsmåderne ved udbud af offentlige tjenesteydelseskontrakter, endelig udgave af 30. august 1991. Industri- og Handelsstyrelsen. * Klagenævnet for udbud. Lov nr. 344 af 6. juni 1991, samt bekendtgørelse nr. 72 af 30. januar 1992. Industriministeriet. * Licitationsloven. Lov nr. 216 af 8. juni 1966, som ændret ved lov nr. 818 af 19. december 1989, samt cirkulære nr. 243 af 12. december 1966 om licitation: Bygge- og anlægsvirksomhed. Konkurrencerådet. * Licitationsloven - tilbudsgivning i bygge- og anlægssektoren. Monopoltilsynet 1986 samt Tillæg, april 1991. Konkurrencerådet. * Direktoratet for Statens Indkøb: De internationale regler om offentlige indkøb og deres anvendelse i praksis. Vejledning juni 1991.