Cirkulære om de nye tjenesterejseregler pr. 1. januar 1992. Til arbejdsformidlingskontorerne

Cirkulære om de nye tjenesterejseregler pr. 1. januar 1992. Til arbejdsformidlingskontorerne

Cirkulære om de nye tjenesterejseregler pr. 1. januar 1992

I brev af 20. januar 1992 fremsendte styrelsen aftale af 1. november 1991 om tjenesterejser, hvori man samtidig meddelte, at der senere ville blive fremsendt en vejledning.

I fortsættelse heraf følger vedlagt Finansministeriets vejledning om anvendelse og fortolkning af aftalens bestemmelser (særtryk af kap. 23 i Personaleadministrativ vejledning), idet samtidig bemærkes, at styrelsen ikke som udgangspunkt er sindet at udarbejde en supplerende vejledning eller fortolkningsbidrag.

Såfremt der i forbindelse med administrationen af reglerne opstår tvivlsspørgsmål, er styrelsen dog indstillet på at give råd og vejledning. Men man finder ikke, at der for systemet som helhed bør udarbejdes fælles aftaler.

Styrelsen skal i øvrigt fremhæve visse punkter og principper i aftalen

1) Dækningsområde

Aftalen gælder i forhold til tjenesterejser såvel i Danmark og på Færøerne som i udlandet. Aftalen træder i kraft 1. januar 1992.

Aftalen anvendes i forhold til alle personalegrupper, jfr. i øvrigt neden for anførte retningslinier.

For tjenesterejser foretaget forud for aftalens udsendelse skal i princippet afregnes efter de nye regler, selvom godtgørelse har fundet sted efter de gamle regler.

Men da det formentlig vil være forbundet med store problemer at ændre afregningerne, skal styrelsen ikke indvende noget imod at man lokalt aftaler, hvorledes man vil forholde sig, f.eks. at man vælger at lade de foretagne afregninger stå ved magt.

2) Kompetence

I vejledningens pkt. 3 henvises til, at en række af aftalens bestemmelser er formuleret sådan, at der skal gives godkendelse, foretages skøn o.l.. Det anføres, at kompetencen ligger hos pågældende ministerium eller den institution, som ministeriet har delegeret afgørelseskompetencen til.

Videre anføres det, at den instans, der rent faktisk har kompetencen, i aftalen kaldes for »tjenestestedet« (= ledelsen).

Tjenestestedet i denne sammenhæng skal ikke forveksles med tjenestested i ansættelsesretlig henseende (det fysiske tjenestested).

Styrelsen skal i tilslutning hertil delegere kompetencen til regionschefen, til at give godkendelse, foretage skøn m.v. i forbindelse med de ansattes tjenesterejser inden for de nedennævnte retningslinier/rammer.

3) Hovedprincipper for tjenesterejser

Af vejledningens pkt. 10 fremgår, at aftalens formål udelukkende er at give dækning for de merudgifter, som medarbejderen ????

Og der kan således ikke , hverken direkte eller indirekte gives økonomisk dispensation for ulemper el. lign.. Der kan heller ikke indgås lokale aftaler herom.

Det er et hovedprincip, at den for staten mest økonomiske rejsemåde skal benyttes.

Endvidere er det et alt overvejende princip, at alene dokumenterede udgifter kan refunderes; dog visse undtagelser, jfr. pkt. 19.

Styrelsen skal generelt anmode Regionerne om at begrænse tjenesterejserne mest muligt, og drage omsorg for, at nødvendige rejser gennemføres billigst muligt.

4) Lokal tilpasning

I vejledningens pkt. 4 anføres, at tjenesterejseaftalen indeholder adskillige bestemmelser, der detailregulerer, hvordan der skal forholdes i forbindelse med tjenesterejser. Afvigelser i forhold hertil må ikke finde sted.

På en række andre områder, skal der imidlertid foretages et skøn. Det er fra Finansministeriets side forudsat, at tjenestestedet/ledelsen på disse områder foretager konkrete vurderinger og beslutninger. Det betyder, at aftalen giver mulighed for lokal tilpasning i forbindelse med tilrettelæggelse af tjenesterejser. Der henvises herved til de nævnte eksempler under pkt. 4, side 7.

Det anføres, at Finansministeriet ikke vil afgive vejledende retningslinier.

Styrelsen skal i tilknytning hertil pålægge ledelsen at udarbejde administrerbare retningslinier, og drøfte disse med medarbejderne således, at det for den enkelte medarbejder på forhånd er klart, hvilke former for godtgørelse der kan forventes ved tjenesterejser til et givet formål, herunder hvilken procedure, der skal følges. Dette vil være nødvendigt for at undgå diskussioner efterfølgende om, hvilke udgifter der kan/ikke kan godkendes.

5) Offentlige contra eget befordringsmiddel

Udgangspunktet er, at offentlige transportmidler skal benyttes frem for eget transportmiddel, jfr. pkt. 21.

Såfremt der skal benyttes eget transportmiddel på tjenesterejser, forudsætter dette altid tjenestestedets (ledelsens) forudgående godkendelse.

Der kan kun refunderes de merudgifter , som en medarbejder har haft til transport; det vil sige, at kun udgifter ud over de sædvanlige udgifter til den daglige transport kan refunderes jfr. pkt. 20.

6) Kørselsbemyndigelse

Af vejledningens pkt. 37 fremgår, at der kan udfærdiges skriftlig kørselsbemyndigelse, såfremt der med en stilling er forbundet regelmæssig kørsel af større omfang eller speciel art. Med skriftlig kørselsbemyndigelse følger ret til at få udbetalt den høje sats for kilometergodtgørelse.

Styrelsen skal dog hertil bemærke, at udgangspunktet, i tilfælde hvor en medarbejder får tilladelse til at benytte eget befordringsmiddel på tjenesterejser, er, at befordringsgodtgørelse ydes efter den lave sats (sats B).

Kun i ganske særlige tilfælde kan der udfærdiges kørselsbemyndigelse, og en sådan kørselsbemyndigelse er herefter personlig, og skal indeholde en afgrænsning af, hvilke tjenesterejser (formål), bemyndigelsen omfatter. Tillige skal der ske en afgrænsning af det maximale antal km, der i et finansår kan køres i henhold til bemyndigelsen. Styrelsen finder ikke, at det vil være acceptabelt uden videre at udstede bemyndigelser med en max.grænse på 12.000 km.

Eventuel tjenstlig kørsel udover det, bemyndigelsen dækker, godtgøres med den lave sats.

Styrelsen finder i øvrigt, at den tidligere regel om, at kørslen normalt ikke bør være mindre end 5.000 km årlig, kan anvendes som rettesnor i forbindelse med vurderingen af, om der skal udstedes skriftlig kørselsbemyndigelse til en medarbejder. Styrelsen skal samtidig bemærke, at hovedreglen bør være, at der ikke udstedes kørselsbemyndigelse på under 3.000 km årlig. Opmærksomheden henledes dog på, at ved mindre kørsel er der stadig mulighed for kørselsgodtgørelse, blot med den lave sats.

En kørselsbemyndigelse skal så vidt muligt udstedes ved finansårets begyndelse. Hvis man i løbet af året udsteder kørselsbemyndigelse, bør denne ikke udstedes med tilbagevirkende kraft.

Styrelsen skal i tilslutning hertil bemyndige regionschefen til inden for rammerne af det i tjenesteaftalen anførte § 16, jfr. i øvrigt vejledningens pkt. 37, at udstede kørselsbemyndigelse til Regionens medarbejdere, i tilfælde hvor der findes at være grundlag herfor.

Kørselsbemyndigelse til regionschefen udstedes i givet fald af styrelsen.

7) Indberetninger til styrelsen

Til brug for styrelsens regnskabs- og revisionsafdeling anmodes regionerne om løbende at indsende kopi af de enkelte kørselsbemyndigelser, der udstedes, ligesom kopi af indgåede lokalaftler, retningslinier el.lign. skal indsendes.

Styrelsen skal i den forbindelse bemærke, at man nøje vil følge regionernes udgifter til tjenesterejser, og såfremt man skønner, at udgifterne stiger uforholdsmæssigt, agter styrelsen at genoverveje graden af decentralisering.

8) Afsluttende

Styrelsen (Arbejdsdirektoratet) cirkulærer nr. 156/79 af 15. juni 1979 henholdsvis 203/77 af 15., juni 1977 ophæves herved.

P.S.V.

E.B.

Anne Mette Kolringen

kontorchef

/Elsebeth Gade

afdelingsleder

Ingen