Cirkulæreskrivelse vedrørende slagterpæmieringsordning - kontrol med identitet. Nr 13700 af 09/09/1991 BKG i MT: 00/00/0000

Cirkulæreskrivelse vedrørende slagterpæmieringsordning - kontrol med identitet. Nr 13700 af 09/09/1991 BKG i MT: 00/00/0000

Til samtlige eksportautoriserede kreaturslagterier og dyrlægerne ved disse.

Slagtepræmieringsordning for kreaturer - kontrol med identitet.

I. Baggrund.

Ved cirkulæreskrivelse herfra af 31. marts 1989 (KK 8589-369-3/89) blev givet orientering om etablering af en ny slagtepræmieringsordning vedrørende kreaturer og om veterinærkontrollens medvirken i kontrollen.

Ordningen afløste i sin tid en anden ordning, hvori støtten blev ydet, mens dyrene opholdt sig i besætningen, og et væsentligt formål med kontrollen har derfor været at sikre, at der ikke blev ydet støtte 2 gange til samme dyr. Denne kontrol er udført ved stikprøvevis kontrol specielt af, at forekommende 9-cifrede øremærker (CKR-øremærker) er blevet korrekt registreret på slagteriet.

Da der nu er gået mere end 2 år siden CKR-øremærkerne sidst blev anvendt til at kendetegne dyr, der er tildelt støtte i besætningen, er der ikke længere behov for at kontrollere dette aspekt, og kontrollen skal derfor nu alene sigte på at sikre, at slagteriets registreringer vedrørende øremærker/producenterklæringer er korrekte, således at de giver grundlag for korrekt udbetaling til den støtteberettigede producent.

Slagtepræmieringsordningen omfatter som hidtil handyr (både tyre og stude), som har en korrigeret slagtet vægt på mindst 200 kg, og som ankommer til slagteriet enten forsynet med øremærke(r) (9-cifret CKR-øremærke og/eller 5-cifret »DK-MARK«) eller ledsaget af en producenterklæring.

Kontrollen med dyrenes køn og slagtet vægt varetages af Klassificeringsudvalget.

Kontrollen med dyrenes/producentens identitet udføres af vererinærkontrollen på slagteriet.

Bekendtgørelse af 24. juni 1991 om ydelse af særlig præmie til oksekødsproducenter, som giver baggrund for omlægningen, og som er trådt i kraft den 1. august 1991, vedlægges til orientering (Bilag 1).

På baggrund heraf skal den ændrede kontrolprocedure iværksættes med virkning for slagtninger i uge 38.

Ændringen af kontrolproceduren skyldes endvidere det forhold, at producenterklæringen i modsætning til tidligere nu også kan anvendes for dyr, der leveres over marked, og at der er åbnet mulighed for, at producenterklæringer kan fremlægges indtil 3 arbejdsdage efter levering af pågældende dyr. For at lette kontrollen er det accepteret, at fristen regnes fra slagtningen.

Producenterklæringen er på den baggrund ændret som det fremgår af vedlagte bilag 2. Den ny grønne producenterklæring skal altid anvendes for dyr leveret over marked, mens den hidtil anvendte orange erklæring fortsat kan anvendes for dyr leveret direkte til slagteri.

II. Kontrollens formål.

Formålet med identitetskontrollen er at sikre, at støtten kun udbetales for slagtedyr, som ankommer behørigt identificeret (ved hjælp af øremærke eller producenterklæring), og at støtten udbetales til den producent, som har opfedet dyret.

Til identifikation anvendes producentens 5-cifrede ejendomsnummer i CKR-registret.

Dyr, som er forsynet med et 9-cifret øremærke (»CKR-øremærke«, hvori de 5 første cifre angiver ejendommens CKR-nummer og de 4 sidste cifre udgør et løbenummer til individuel identifikation af dyret) er tilstrækkeligt identificeret, medmindre dyret har skiftet ejer og dermed opfedes på en anden ejendom.

I så fald kan identifikation ske med et 5-cifret øremærke (»DK-MARK«) med pågældende ejendomsnummer, eller dyret kan leveres til slagteri ledsaget af en producenterklæring, som angiver producentens CKR-nummer.

Erklæringen skal iøvrigt anvendes for dyr, som hverken er forsynet med 9- eller 5-cifret øremærke.

Det enkelte dyr kan dermed være forsynet med såvel et 9-cifret øremærke som et eller flere 5-cifrede øremærker og dertil være ledsaget af en producenterklæring.

Mens identitetskontrollen i den hidtidige ordning skulle sikre, at slagteriet registrerer samtlige forekommende 9- og 5-cifrede øremærker (CKR- eller »DK-MARK«) samt producenterklæringer, er der i den omlagte kontrol kun behov for at registrere den senest tilkomne identitetsangivelse i rækkefølgen: 9-cifret øremærke, 5-cifret øremærke og producenterklæring, idet et 9-cifret øremærke fortrænges af et 5-cifret øremærke, og begge fortrænges af en producenterklæring.

III. Kontrollens omfang og tilrettelæggelse.

Kontrollen af tilstedeværelsen og den korrekte registrering af

a) øremærker skal ske stikprøvevis og omfatte i gennemsnit 2% af de pågældende handyr,

b) producenterklæringer skal ske stikprøvevis med den frekvens, som er angivet i afsnit V, B.

Denne kontrols grundlag og udførelse er beskrevet i afsnittene IV og V.

Kontrollen skal endvidere omfatte den ugentlige indberetning, som af virksomheden skal indsendes til EF-direktoratet som grundlag for udbetaling til producenterne, og som udfærdiges på EDB på basis af virksomhedens registreringslister. Denne kontrol skal bl.a. sikre, at virksomhedens registreringer er overført korrekt til indberetningen, og skal omfatte samtlige de dyr, for hvilke virksomhedens registreringer er kontrolleret tidligere (jfr. afsnit VI).

Embedsdyrlægen træffer afgørelserne om, hvordan kontrollen tilrettelægges, mens kontrollen kan udføres af veterinærkontrollens personale eller af reservetilsynsassistenten efter embedsdyrlægens beslutning.

IV. Kontrollens grundlag (Virksomhedens opgaver og ansvar).

A. Virksomhedens registrering generelt.

Kontrollen udføres på grundlag af lister udarbejdet af virksomheden over de gjorte registreringer (registreringslister/slagtelister), ved at disse registreringer sammenholdes med pågældende øremærker/producenterklæringer (jfr. afsnit V) og senere med den ugentlige indberetning (jfr. afsnit VI).

Registreringen skal derfor ske på en sådan måde, at der ikke kan foretages usynlige rettelser/ændringer.

Den her beskrevne registrering og kontrol forudsætter, at registreringen sker manuelt, således at der i umiddelbar forbindelse med aflæsningen/observationen gøres notat på papir. Er dette tilfældet skal der derfor anvendes kuglepen, således at rettelser foretages efter udstregning af fejlangivelsen.

På virksomheder, hvor registreringen helt eller delvis sker ved hjælp af EDB, skal systemet tilpasses/anvendes tilsvarende. Anvendes således et program, hvor der ved registrering af øremærker angives »0« for dyr, som ikke er forsynet med øremærke, og dette derefter i forbindelse med registrering af producenterklæringer kan ændres til CKR-nummeret anført på producenterklæringer, skal det gøres umuligt at foretage en sådan eller iøvrigt andre ændringer, uden at det kan ses, at der er tale om en efterfølgende tilføjelse/ændring.

Desuden er veterinærkontrollen på virksomheder med EDB-registrering berettiget til når som helst at forlange en udskrift af registreringerne vedrørende udvalgt materiale. Veterinærkontrollen er således i forbindelse med kontrol af øremærker berettiget til umiddelbart før eller efter kontrollen at få en udskrift, som omfatter de pågældende øremærker.

Virksomhedens registreringer skal omfatte samtlige de dyr, som virksomheden finder støtteberettigede, og for hvert enkelt dyr skal angives det pågældende 5-cifrede CKR-nr. samt slagtenummer. Såfremt slagtenummeret ikke er tildelt den pågældende slagtekrop på det sted på slagtelinien, hvorvirksomheden registrerer øremærker, skal registreringen også omfatte de andre numre, som forbinder slagtenummeret med pågældende øremærke eller producenterklæring (vognmandsnummer, klipmærke fra marked etc.).

På registreringslisten/slagtelisten skal samtidig i en særlig kolonne aftalt med embedsdyrlægen

- for alle handyr uden CKR-øremærke eller DK-MARK angives: »X«, og

- for alle handyr omfattet af en rettidig modtaget producenter- klæring tilføjes »P«.

Såfremt ledsagende producenterklæringer ikke registreres samtidig med øremærkerne, skal det ske snarest muligt derefter, ved at CKR-nummeret fra producenterklæringen overføres til registreringslisten, og der i den særlige kolonne anføres »P«. Tilsvarende gælder ved registrering af efterfølgende modtagne producenterklæringer.

Anvender virksomheden forskellig nummerering af direkte tilførte dyr og markedsdyr, skal veterinærkontrollen holdes orienteret herom.

B. Registrering og opbevaring af øremærker.

For at skabe mulighed for, at kontrollen kan udføres på et hvilket som helst tidspunkt, skal virksomheden sikre, at øremærkerne af de til enhver tid sidst registrerede 5 (i gennemsnit) støtteberettigede handyr er til rådighed for kontrol efter registreringen, enten ved at øremærkene følger med slagtekroppene, eller ved at øremærkerne efter afskæring samles i portioner, som først fjernes, når der er samlet 10 øremærker.

Der skal ikke nødvendigvis ske frasortering af øremærker fra hundyr og ikke-støtteberettigede handyr, blot må øremærker fra støtteberettigede dyr ikke fjernes, før der er samlet 10 sådanne øremærker (eventuelt sammen med øremærker fra andre dyr).

Måden og stedet for eventuel opbevaring og for kontrol af øremærkerne aftales iøvrigt mellem den enkelte virksomhed og pågældende kontrollerende dyrlæge, således at der under hensyn til nedennævnte om kontrollens udførelse aftales en fremgangsmåde, som på den ene side giver grundlag for en sikker kontrol og på den anden side tager hensyn til virksomhedens procedurer.

C. Registrering og opbevaring af producenterklæringer.

Producenterklæringen skal principielt følge pågældende slagtedyr fra besætningen til slagteriet, således at den afleveres sammen med slagtedyret. Dog kan producenterklæringen fremlægges indtil 3 arbejdsdage efter slagtning af pågældende slagtedyr.

Virksomheden skal straks ved modtagelsen af producenterklæringen påføre denne ankomstdato med datostempel og for producenterklæringer, som modtages efterfølgende, skal endvidere angives dato for slagtning af dyret.

For dyr leveret over marked skal producenterklæringer senest ved ankomsten til slagteriet forsynes med det nummer, som opkøberen har påført dyret (klipnummer etc.).

På alle producenterklæringer skal virksomheden endvidere så tidligt som muligt påføre slagtenummer for pågældende dyr, og herefter skal virksomheden sortere og opbevare producenterklæringerne således, at de producenterklæringer, som ledsagede de dyr, der er slagtet den pågældende dag, samles i eet ringbind. I et andet ringbind skal samles de producenterklæringer, som vedrører dyr slagtet på den samme dag, men som modtages efterfølgende.

For hver slagtedag oprettes således 2 ringbind. Ringbindet for de producenterklæringer, der ledsagede dyrene, skal afleveres til veterinærkontrollen, så snart registreringen er afsluttet, mens ringbindet for efterfølgende modtagne erklæringer skal afleveres til veterinærkontrollen ved udløbet af fristen, d.v.s. ved afslutningen af 3. arbejdsdag efter slagtedagen.

I hvert ringbind skal producenterklæringerne opbevares i den rækkefølge, som svarer til virksomhedens registreringsliste. Erklæringer omfattende flere dyr anbringes efter laveste slagtenummer. I alle ringbind skal der før de afleveres til veterinærkontrollen indsættes en »forside« (jfr. bilag 3a og 3b) udfyldt med oplysninger om slagteuge, slagtedag, antal producenterklæringer og antal omfattende dyr, samt for efterfølgende modtagne producenterklæringer endvidere antal af dyr leveret direkte henholdsvis leveret over marked.

Formularerne (bilag 3a og 3b) fotokopieres efter behov og anvendes således, at der hver mandag tages et nyt eksemplar af hver type i brug. Når formularen er forsynet med de oplysninger, der vedrører mandagens slagtninger (dvs. for bilag 3a principielt mandag aften for bilag 3b - efter udløbet af 3-dagesfristen - principielt torsdag aften) anvendes en fotokopi heraf som forside for producenterklæringer vedrørende salgtninger mandag, mens originaleksemplaret dagligt opdateres og fotokopieres til brug som forside.

Når der på originaleksemplaret af bilag 3a ved slagteugens afslutning og af bilag 3b 3 arbejdsdage senere er noteret de producenterklæringer, som vedrører pågældende slagteuge, skal virksomheden foretage sammentælling, og originaleksemplaret anvendes som forside vedrørende sidste slagtedag i ugen med oplysning om det samlede antal i de forskellige kolonner.

Virksomheden skal endvidere ved hver arbejdsdags afslutning konstatere, hvorvidt der ved udløbet af 3 arbejdsdage efter slagtningen, d.v.s. for slagtedagen 3 dage forud, stadig mangler producenterklæringer for dyr, som iøvrigt opfylder støttekriterierne (køn og vægt). I givet fald skal virksomheden i den særlige kolonne på registreringslisten angive »-P«, mens de handyr, som ikke opfylder vægtkriterierne, markeres med en ring omkring vægtangivelsen.

En fotokopi/EDB-udskrift af den således opdaterede registreringsliste skal afleveres til veterinærkontrollen sammen med sættet af efterfølgende modtagne producenterklæringer vedrørende pågældende dag.

V. Kontrollens udførelse.

A. Stikprøvevis øremærkekontrol.

Kontrollen skal omfatte mindst 2% af øremærkerne fra formodet støtteberettigede handyr, og den skal udføres ved, at veterinærkontrollen i princippet på alle slagtedage på tilfældige tidspunkter sammenholder numrene på øremærker blandt de sidst slagtede og registrerede dyr (jfr. afsnit IV, B) med virksomhedens registreringsliste.

Antallet udregnes på grundlag af oplysning om antallet af handyr slagtet samme ugedag i ugen forud.

Efter hver kontrol skal veterinærkontrollen på listen angive »OK« ud for de øremærkenumre, som er korrekt gengivet, og ud for de eventuelle forkert gengivne øremærkenumre skal anføres »OBS« samt det korrekte øremærkenummer, og efter den nederste af disse markeringer skal angives antallet af kontrollerede øremærker sammen med kontrollantens initialer og datoen.

Samtidig med øremærkekontrollen skal veterinærkontrollen påse, at der i registreringslisten er anført »X« ud for tidligere slagtede handyr uden øremærke. Hundyrene er i registreringslisten identificeret ved koderne 5-9 i kolonnen »Art«, således at handyr er omfattet af koderne 1-4.

B. Kontrol med producenterklæringer.

Snarest muligt efter modtagelsen af de 2 sæt producenterklæringer (jfr. afsnit IV, c) skal veterinærkontrollen plombere hvert af sættene ved hjælp af aluminiumsplombe på grønstribet snor ført gennem et af hullerne til ringbindsringene.

For hver uge skal der udføres kontrol af, at de til en tilfældigt valgt slagtedag hørende producenterklæringer,

- er stemplet med modtagelsesdato,

- er forsynet med slagtenummer,

- er forsynet med slagtedato (dog kun efterfølgende modtagne produ- centerklæringer),

- er modtaget senest 3 arbejdsdage efter slagtningen af pågældende dyr,

- er registreret med korrekt CKR-nummer i registreringslisten.

Kontrollen vedrørende den valgte slagtedag skal udføres efter udløbet af fristen for modtagelse af efterfølgende producenterklæringer for pågældende uge, idet kontrollens omfang skal udregnes på grundlag af oplysninger om det totale antal producenterklæringer vedrørende dyr slagtet den pågældende uge. Kontrollen skal omfatte 2% af de producenterklæringer, som vedrører dyr, hvis producenterklæring forelå på slagtedagen. For producenterklæringer, som er modtaget efterfølgende, skal kontrollen omfatte 5% af de direkte leverede dyr og 10% af dyrene leveret over marked.

Endelig skal det kontrolleres, hvorvidt producenterklæring(er) på fjerdedagen mangler, uden at dette er markeret af virksomheden med »-P«. Kontrollen skal for pågældende dag omfatte samtlige de handyr, som er markeret med »X« (som tegn på manglende øremærke), og som ikke er markeret med »P« eller »-P« (for modtagne/udebleven producenterklæring), og ved kontrollen skal det sikres, at der for sådanne dyr ved en ring omkring vægtangivelsen er markeret, at dyret ikke opfylder vægtkriteriet med korrektion.

For dyr, som skulle have været markeret »-P« anføres »OBS-P« på fotokopien af registreringslisten, mens korrekte registreringer markeres med »OK«. Antallet af kontrollerede dyr markeres som angivet under afsnit V, A.

Er der iøvrigt fejl eller mangler i registreringslisten, anføres bemærkning herom på bagsiden af fotokopien, og der tages fotokopi af de producenterklæringer, som måtte give anledning til bemærkninger, idet originalen forbliver i det plomberede sæt.

Alle producenterklæringer for pågældende slagteuge opbevares af veterinærkontrollen i de plomberede sæt (enten i ringbindene eller udtaget i henhold til praktiske hensyn) indtil den ugentlige indberetning er forelagt og kontrolleret (jfr. afsnit VI), hvorefter alle producenterklæringer vedrørende pågældende slagteuge tilbageleveres til virksomheden til opbevaring i plomberet stand.

VI. Kontrol af den ugentlige indberetning.

Så snart virksomhedens ugentlige indberetning til EF-direktoratet foreligger, skal virksomheden aflevere en kopi til veterinærkontrollen.

Veterinærkontrollen skal derefter kontrollere, at indberetningens oplysninger er korrekte, idet kontrollen skal omfatte samtlige de dyr og de forhold, som er kontrolleret tidligere, og som dermed er markeret i veterinærkontrollens kopi af registreringslisterne. Kontrollen skal sikre, at de angivelser, som er markeret med »OK« i registreringslisten, er korrekt overført til indberetningen, og at de angivelser, som er markeret med »OBS« i registreringslisten, er korrigeret i indberetningen.

Specielt skal det kontrolleres, at der ikke i indberetningen er anført dyr, som ved kontrollen er fundet ikke-støtteberettigede i form af ikke øremærkede dyr, for hvilke producenterklæring ikke forelå senest 3 arbejdsdage efter slagtning (i registreringslisten markeret med »X« og »-P«).

På kopien af indberetningslisten anføres

a) »OK« ud for de dyr, som er korrekt registreret i såvel regi- sterrings- som indberetningslisten.

b) »OBS« - OK' ud for de dyr, for hvilke registreringen var ukorrekt, men korrigeret i indberetningslisten.

c) »OBS« og korrektion ud for de dyr, hvor indberetningen er ukor- rekt.

Efter at eventuelle korrektioner som anført under c) er overført til Originalen af indberetningslisten, forsynes denne med en mærkeseddel (jfr. vedlagte bilag 4), som udfyldes og forsynes med dato, embedsstempel og embedsdyrlægens underskrift.

I alle tilfælde, hvor der i kopien af indberetningslisten er dyr, som er markeret med »OBS -OK« som anført under b) samt »OBS« som anført under c) skal embedsdyrlægen lægge kopi af den/de berørte side(r) af registrerings-/slagtelisten i en lukket kuvert stilet til EF-direktoratet, att.: 2. Markedskontor. Kuverten afleveres til virksomheden sammen med originalen af indberetningen.

Alt veterinærkontrollens materiale vedrørende udført kontrol skal opbevares af embedsdyrlægen i mindst 5 år. Materialet opbevares således, at det er opdelt efter slagteuger, idet EF-direktoratet lejlighedsvis kan forventes at anmode om, at materialet for et nærmere angivet antal slagteuger indsendes til yderligere kontrol.

Yderligere gøres opmærksomh på, at der under ordningen udbetales over 100 mio. kr. pr. år af EF-midler i Danmark, og at også EF-revisionsmyndighederne derfor vil kontrollere, hvorvidt administrationen af, herunder kontrollen med, ordningen er tilfredsstillende. Ved en sådan kontrol kan revisionsmyndigheden ønske også at efterse det grundmateriale, der findes på slagterierne i form dels af virksomhedernes registreringer dels af veterinærkontrollens påtegninger m.v., hvorfor dette materiale skal udarbejdes og opbevares omhyggeligt.

Månedlig indberetning til aktivitetsregnskabet af tidsforbrug vedrørende kontrollen skal foretages på Form. KK 629-1983 under overskriften »Slagtepræmie«.

P.V.V.

K. Andreasen

Ingen