Vejledende instruks for intern revision i realkreditinstitutter

Vejledende instruks for intern revision i realkreditinstitutter

1. Formål

Nærværende instruks er udarbejdet i henhold til § 6, stk. 1, i Finanstilsynets bekendtgørelse nr. 795 af 3. december 1991 om revisionens gennemførelse i realkreditinstitutter og bestyrelsens beslutning af . . .

Instruksen har til formål at fastlægge rammerne for

1) det revisionsarbejde, der i samarbejde med de valgte revisorer og i overensstemmelse med god revisionsskik skal udføres af den interne revision, herunder kravene til planlægning og dokumentation af revisionsarbejdet,

2) det arbejde, som skal udføres af den interne revision i henhold til særlige lovgivningskrav, og

3) det revisionsarbejde, der skal udføres i henhold til bestyrelsens beslutninger.

Instruksen har endvidere til formål at fastlægge retningslinierne for samarbejdet og arbejdsdelingen mellem de valgte revisorer og den interne revision.

2. Organisation og kompetence

Revisionschefen er ansvarlig over for bestyrelsen. Den interne revision er undergivet de vilkår, der er fastsat af bestyrelsen, således som de er beskrevet i »Funktionsbeskrivelse for intern revision i XX«, dateret den . . .

3. Revisionsopgaverne

Opgaverne for den interne revision omfatter principielt alle opgaver i realkreditinstituttet og de danske kreditinstitutter, der indgår i realkreditinstituttets koncernregnskab, således som disse er angivet i bekendtgørelsens §§ 2 og 3 samt § 6, stk. 3, herunder såvel revisionshandlinger vedrørende årsregnskabet, årlige beholdningseftersyn med samtidig afstemning til bogføringen som kontrol af, at bestemmelserne i lovgivningen er opfyldt.

Arbejdsdelingen mellem den interne revision og de valgte revisorer aftales hvert år i forbindelse med udarbejdelse af årets revisionsplan - jf. punkt 4. Det tilstræbes gennem koordination og planlægning at sikre den størst mulige effektivitet i revisionsarbejdet. De godkendte revisionsplaner og den aftalte arbejdsdeling for det pågældende år er en integreret del af nærværende instruks.

I det omfang, der ikke er kapacitet i den interne revision til gennemførelse af den aftalte del af revisionen, udfører de valgte revisorer den nødvendige revision.

4. Revisionsplaner for året

Inden regnskabsårets udgang skal revisionschefen foranledige udarbejdet en samlet revisionsplan for det kommende års arbejde. Planen opdeles i en plan for hver af de 3 i punkt 1 nævnte arbejder.

Revisionsplanen skal angive, hvilke hovedområder der skal revideres samt tidspunktet for arbejdets gennemførelse. De skal endvidere, hvor det er relevant, angive detailinstruks for det revisionsarbejde, der agtes udført inden for hovedområderne.

Revisionsplanen vedrørende de i revisionsinstruksens punkt 1, nr. 1, nævnte revisionsarbejder udarbejdes på grundlag af en vurdering af væsentlighed og risiko samt erfaringer fra tidligere år vedrørende revisionen af de respektive områder. Forslag til arbejdsdelingen mellem den interne revision og de valgte revisorer foretages ud fra en vurdering af den interne revisions tidsmæssige og revisionsmæssige kapacitet.

Den stikprøvevise gennemgang af realkreditinstituttets nyudlån under 10 mio. kr. og konverteringer af lån over 10 mio. kr., jf. revisionsinstruksens punkt 1, nr. 2, skal tilrettelægges, så der opnås tilstrækkelig sandsynlighed for gennemgang af lånesager, hvori der i strid med realkreditlovgivningens regler samt de af instituttets ledelse afstukne retningslinier er tilbudt eller udbetalt realkreditlån eller frigivet sikkerheder.

Til brug ved bl.a. revisionsplanlægningen skal revisionschefen føre en løbende flerårig revisionsoversigt, der angiver tidspunkter for revision af de hovedområder, der er angivet i revisionsplanerne - jf. også punkt 5.

5. Dokumentation

Det påhviler revisionschefen at føre en oversigt over revisionsarbejdernes art og udførelse. Endvidere påhviler det revisionschefen at foranledige revisionsarbejdet dokumenteret i form af arbejdspapirer, notater og rapporter.

Arbejdsmateriale som revisionsplaner, arbejdspapirer, notater og rapporter m.v. skal arkiveres systematisk, således at disse er let tilgængelige.

Den nævnte oversigt samt arbejdsmaterialer, rapporter og erklæringer m.v. skal opbevares i mindst fem år, og de valgte revisorer skal have fuld adgang til materialet.

6. Timeregnskab

Til brug ved bl.a. vurdering af ressourceanvendelsen og udarbejdelsen af den årlige revisionsplanlægning, skal revisionschefen løbende føre regnskab med tidsforbrug på revisionsopgavernes hovedområder, således som disse er angivet i de årlige revisionsplaner.

Timeregnskabet skal vise de samlede disponible timers anvendelse på henholdsvis revisionsopgaverne i henhold til nærværende instruks og de årlige revisionsplaner, andre opgaver pålagt aperiodisk af bestyrelsen samt anden tid i form af ferie, sygdom, uddannelse og lignende.

7. Rapportering

Det påhviler revisionschefen at udarbejde en intern rapport i forbindelse med afslutningen af revisionsarbejdet for hvert område.

Den interne revisionsrapport udarbejdes på grundlag af revisionsplanen for området samt arbejdsmaterialet fra revisionsarbejdets udførelse.

Udkast til revisionsrapporten skal som hovedregel drøftes med den ansvarlige chef for det pågældende område.

Revisionsrapporten skal indeholde en konklusion og en redegørelse for, hvilke arbejder der er udført, samt en angivelse af, hvilke bemærkninger arbejdet har givet anledning til, herunder eventuelle forslag til ændringer og forbedringer i eksisterende procedurer samt forslag til nye procedurer m.v.

Revisionsrapporterne tilsendes direktionen, de valgte revisorer samt som hovedregel den ansvarlige chef for det pågældende område.

8. Revisionsprotokol

Revisionschefen skal føre en særskilt revisionsprotokol, der skal fremlægges på ethvert bestyrelsesmøde. Der skal ske protokoltilførsel vedrørende alt udført arbejde. Alle protokoltilførsler skal underskrives af bestyrelsen og de valgte revisorer.

I den interne revisions protokol skal der detaljeret redegøres for de udførte arbejder samt konklusionen herpå, ligesom det skal oplyses, i hvilket omfang det udførte arbejde har givet anledning til bemærkninger.

Protokoltilførslen vedrørende lånesagsgennemgangen skal indeholde en detaljeret redegørelse for den stikprøvemæssige udvælgelse af lånesager og konklusionen på lånesagsgennemgangen samt en særskilt redegørelse for de lånesager med en ved den endelige låneudmåling anvendt belåningsværdi på 10 mio. kr. eller derover, hvor den interne revision har fundet, at belåningsværdien burde have været mindre.

I det omfang, den interne revision deltager i det pågældende arbejde, skal det i den interne revisions protokol vedrørende årsregnskabet oplyses, hvorledes hver af de i bekendtgørelsens § 4, stk. 2 og 4, nævnte forhold er påset.

I det omfang, den interne revision deltager i det pågældende arbejde, skal protokollen vedrørende årsregnskabet endvidere indeholde de i bekendtgørelsens § 4, stk. 5 og 6, foreskrevne redegørelser.

9. Samarbejde med de valgte revisorer

Revisionschefen er underlagt de valgte revisorers beslutninger vedrørende revisionsarbejdet som angivet i bekendtgørelsens §§ 2 og 3.

De valgte revisorer skal godkende de årlige revisionsplaner herfor, og revisionschefen skal følge de henstillinger, der gives af de valgte revisorer vedrørende revisionsarbejdet.

De valgte revisorer er til enhver tid berettiget til at foretage særlige - eller ordinære - revisionshandlinger såvel inden for rammerne af årets revisionsplan som udenfor.

Der afholdes mindst 4 årlige møder mellem de valgte revisorer og revisionschefen.

På møderne mellem revisionschefen og de valgte revisorer godkendes årets revisionsplan vedrørende årsregnskabsrevisionen og arbejdsdelingen mellem den interne revision og de valgte revisorer, ligesom det løbende revisionsarbejde og resultatet heraf forelægges for de valgte revisorer.

Der udarbejdes mødereferat over, hvad der er passeret og vedtaget.

Nærværende instruks tiltrædes.

, den Bestyrelsen Som revisionschef Som valgte revisorer

Ingen