Cirkulære vedrørende statslig betalingsformidling, herunder vejledning om gennemførelse af udbud af visse statslige ind- og udbetalinger

Bilag

Vurdering af et tilbuds økonomiske konsekvenser

Et tilbuds økonomiske konsekvenser må vurderes ud fra en opgørelse af tilbuddets omkostninger, som består af følgende elementer

- administrative omkostninger, herunder en vurdering af tilbuddets administrative lettelser og besparelser

- renteomkostninger

- gebyrer mv.

De administrative omkostninger er de beløb, som i institutionen er forbundet med at håndtere og afvikle statslige ind- og udbetalinger.

Renteomkostningerne , som i denne forbindelse er den vigtigste omkostningsart, er de rentetab, som enten institutionen eller staten som helhed lider, mens betalingerne er »undervejs« fra debitor til kreditor.

Gebyrer mv. er de omkostninger, som institutionen skal betale pr. betalingstransaktion til et pengeinstitut for at få betalingen afviklet.

Institutionen må ved vurdering af et tilbuds økonomiske konsekvenser anlægge en helhedsvurdering , idet grænsen er flydende mellem, hvad institutionen selv varetager af opgaver ved statslig betalingsformidling og via tilbuddet får pengeinstitutterne til at varetage.

De administrative omkostninger er ud over håndteringsomkostninger de omkostninger, som er forbundet med at etablere datagrundlaget for selve betalingsafviklingen, dvs. typisk omkostninger ved inddatering af betalingsoplysninger, sammenstilling af disse samt dannelse af edb-medie, som udgør betalingsgrundlaget til pengeinstitutterne til betalingsafvikling via et automatisk betalingsformidlingssystem. Hertil skal lægges de omkostninger, som er forbundet med kontrollen af, at betalingsafviklingen har fundet korrekt sted, og i tilfælde af fejl afhjælpe disse med henblik på at få afviklet betalingerne korrekt.

Såfremt der i tilbuddene er ens grænseflade mellem edb-systemerne, hvor datagrundlaget for selve betalingsafviklingen dannes, og betalingsafviklingssystemerne i pengeinstitutsektoren, kan institutionen ved sammenligning af tilbuddene se bort fra de ovenfor nævnte administrative omkostninger, og alene vurdere de økonomiske konsekvenser ud fra en opgørelse over de afgivne tilbuds renteomkostninger og gebyrer.

Men nok så væsentligt for valg af tilbud er de renteomkostninger , der knytter sig til tilbuddene i form af det rentetab, der kan beregnes for den periode, betalingen er »undervejs« fra debitor til kreditor.

Statens betalinger skal betragtes i forhold til det tidspunkt, hvor beløb hæves/indsættes på institutionens/Statens Regnskabsdirektorats konto i Danmarks Nationalbank. Dette indebærer, at i tilfælde, hvor der betales via en konto i et pengeinstitut, skal rentetabet ved at have penge stående på en pengeinstitutkonto samt omkostningerne ved opfyldning/tømning af kontoen også indgå i vurderingen.

Rentetabet beregnes ved at opgøre antallet af rentedage, dvs. antallet af bankdage, pengene er »undervejs«. Der skal tages hensyn til, at der også beregnes rente for lørdage, søndage og helligdage. Dette kan gøres ved at gange det opgjorte antal rentedage med 1,4 (7/5).

Ved betalinger via konti i pengeinstitutter må der skelnes mellem dispositionsdag og valørdag. Dispositionsdagen er den dag, hvor betalingsmodtageren har ejendomsret til beløbet. Valørdagen er den dag, hvorfra der beregnes rente. Valørdagen er oftest sammenfaldende med dispositionsdagen.

For masseudbetalinger, f.eks. lønninger, pensioner, overførsler mv. vil der normalt være fastsat en dato for, hvornår beløbet skal være til disposition for betalingsmodtageren eller for denne på en af modtageren anvist konto i et pengeinstitut (dispositionsdagen).

For regningsudbetalinger vil leverandøren angive en dato for seneste rettidige betaling (rettidig betalingsdag).

Det rentetab målt i antal dage, som den udbetalende institution får, mens betalingen er »undervejs« fra debitor til kreditor, vil normalt kunne beregnes ved en opgørelse over den tid, der går fra beløbet hæves på institutionens/Statens Regnskabsdirektorats nationalbankkonto, til det er til disposition/ rettidig betalt til kreditor.

Det er institutionen uvedkommende, om det udbetalte beløb først valideres på et efter dispositionsdagen/rettidige betalingsdag liggende tidspunkt.

For masseindbetalinger , f.eks. skatter og afgifter har den betalingsmodtagende institution normalt oplyst debitor om en forfaldsdato, som må anses for seneste rettidige betalingsdato for debitor.

Samme forhold gælder regningsindbetalinger , hvor den leverende institution har angivet en dato for seneste rettidige betaling.

Rentetabet målt i antal dage, som den betalingsmodtagende institution får, mens pengene er »undervejs« fra debitor til kreditor, vil normalt kunne beregnes som den tid, der går fra indbetalingsdagen, til beløbet indsættes til forrentning på en af institutionen anvist konto i Danmarks Nationalbank.

Pengemarkedsrenten (dag-til-dag renten) bør benyttes ved beregning af rentetabet.

Nedenfor er givet et eksempel på beregning af rentetabet i forbindelse med en udbetalingsforretning

Forudsætninger

- den statslige myndigheds udbetalinger pr. måned udgør 200 mill.kr. svarende til 2400 mill.kr. årligt

- antal tabte rentedage sættes til 2 dage, som korrigeret for lørdage/søndage svarer til 2,8 tabte rentedage

- pengemarkedsrenten udgør 9,3 pct. p.a.

2400 x 9,3 x 2,8 Beregnet rentetab pr. år = ---------------- = 1.712.200 kr. 100 x 365

Det beregnede rentetab er en omkostning, der normalt ikke indgår i institutionens driftsregnskab, men påvirker statsregnskabets § 37. Renter.

For statsvirksomheder og andre, der er tilsluttet ordningen med selvstændig likviditet, påvirkes institutionens/virksomhedens driftsregnskab direkte af det beregnede rentetab.

Uanset om rentetabet optages på institutionens eget regnskab, eller om det optages på statsregnskabets § 37. Renter, skal vurderingen af aftaler om betalingsformidling baseres på en beregning af rentetabet.

I de afgivne tilbud kan der forekomme gebyrer pr. betalingstransaktion .

Dels kan betalingsafviklingens pris være en kombination af et rentetab af ovennævnte karakter og et af betalingsafsenderen/betalingsmodtageren betalt gebyr pr. transaktion, og dels kan visse ydelser i forbindelse med selve betalingsafviklingen være gebyrbelagte, f.eks. advisering af kreditor, alt afhængigt af, hvilken arbejdsdeling der er forudsat at være mellem institutionen og det betalingsafviklende pengeinstitut.

Cirkulære vedrørende statslig betalingsformidling, herunder vejledning om gennemførelse af udbud af visse statslige ind- og udbetalinger

A. Retningslinier vedr. statslig betalingsformidling

1. Indledning

Statsvirksomheden Postgiro er fra den 1. juni 1991 omdannet til GiroBank A/S. Som led i omdannelsen er Postgiro's lovmæssige fortrinsstilling til formidling af statslige betalinger ændret.

De hidtidige aftaler om statslig betalingsformidling ændres ikke umiddelbart som følge af omdannelsen af Postgiro til GiroBank A/S. Men det er ved lovgivningen forudsat, at formidlingen af statslige betalinger fremover skal ske på markedsvilkår.

Betegnelsen pengeinstitut omfatter i det følgende således også GiroBank A/S.

For udbetalinger omfatter begrebet betalingsformidling forløbet fra det tidspunkt, hvor der afgives ordre om at hæve beløbet på Statens Regnskabsdirektorats/statsinstitutionens konto i Danmarks Nationalbank til det tidspunkt, hvor modtageren har beløbet til disposition.

For indbetalinger gælder tilsvarende, at begrebet betalingsformidling omfatter forløbet fra betalingsafsenderens afgivelse af betalingsordre, indtil beløbet er indsat på Statens Regnskabsdirektorats konto/statsinstitutionens konto i Danmarks Nationalbank og registreret af den modtagende statsinstitution.

Forvaltningen af betalingsformidling vedrører endvidere en række regnskabs-, kontrol- og afstemningsmæssige forhold både før og efter disse tidspunkter.

I det følgende beskrives de generelle retningslinier, som ministerier, styrelser, institutioner mv. skal følge i forbindelse med forvaltningen af deres betalingsforretninger.

2. Generelle retningslinier

Formålet med udarbejdelsen af generelle retningslinier er at sikre, at statslige betalingsforretninger bliver gennemført så billigt som muligt . Set ud fra den statslige institutions side skal der endvidere opnås en tilfredsstillende service i forbindelse med afviklingen af betalinger såvel i relation til institutionen selv som til beløbsmodtageren/beløbsindbetaleren.

Opfyldelsen af ovennævnte formål søges tilgodeset på følgende måde

- udbetalinger fra statslige institutioner til omverdenen (regningsudbetalinger og masseudbetalinger) sker ved, at udbetalinger overføres via et af institutionen valgt pengeinstitut (afgivende pengeinstitut) til beløbsmodtagerens konto i et pengeinstitut

- indbetalinger til statslige institutioner fra omverdenen (regningsindbetalinger og masseindbetalinger) kan ske i ethvert pengeinstitut, herunder posthus (debitorpengeinstitut) efter indbetalerens eget valg. Disse indbetalinger videresendes og samles hos et af institutionen valgt pengeinstitut (modtagende pengeinstitut).

Følgende forhold skal dog iagttages

Indbetalinger til pengeinstitutter (debitorpengeinstitutter), som er tilsluttet aftaler om modtagelse og afregning af giroindbetalingskort/fælles indbetalingskort, har frigørende virkning for debitor, såfremt indbetalingen er foretaget fyldestgørende senest på dagen for sidste rettidige betaling.

Indbetalinger til pengeinstitutter, som ikke er tilsluttet ovennævnte aftaler, anses for rettidige, såfremt indbetalingen er kreditor (institutionen) eller et af de pengeinstitutter, som er tilsluttet ovennævnte aftaler, i hænde senest på dagen for sidste rettidige betaling

- ved valg af modtagende/afgivende pengeinstitut skal der skabes fornøden sikkerhed for de betalingsmidler, det modtagende/afgivende pengeinstitut forvalter i forbindelse med den statslige betalingsafvikling.

Til de midler, som forvaltes af det modtagende pengeinstitut, medregnes i denne forbindelse indbetalinger foretaget i pengeinstitutter, der er tilknyttet ovennævnte aftaler, hvor disse pengeinstitutter har afgivet kvittering for rettidig betaling med frigørende virkning for debitor.

Statsinstitutioner er fortsat forpligtet til i videst muligt omfang at placere deres likviditet i Danmarks Nationalbank. Det gælder også styrelser med eget likviditetsansvar.

Dette indebærer, at institutionernes kassebeholdning samt indskud i pengeinstitutter skal begrænses til det absolut nødvendige under hensyn til afviklingen af betalinger direkte via institutionerne.

Danmarks Nationalbank varetager som »Statens Bank« opfyldningen af institutionernes pengeinstitutkonti (pengeforsyningen) og formidler afviklingen af få store betalinger mellem statslige institutioner, mellem statslige institutioner og kommunerne samt mellem statslige institutioner og private virksomheder (engrosbetalinger).

Der skal anføres nogle forhold, som skal iagttages ved formidling af statslige ind- og udbetalinger.

Udbetalinger

- der tilstræbes udbetalinger i form af overførsler til beløbsmodtagernes konti i pengeinstitutterne

- kontantbetalinger, checkbetalinger og andre udbetalingsformer, der ikke er kontooverførsler, søges begrænset mest muligt

- udbetalingsformer, der er baseret på behandling af oplysninger modtaget på edb-medie, søges fremmet

- overførsler fra den udbetalende statsinstitutions nationalbankkonto til det valgte betalingsafgivende pengeinstitut knyttes via automatik til overførsler til de endelige beløbsmodtagere samt

- udbetalinger afvikles på det senest mulige tidspunkt, der sikrer, at beløbsmodtagernes krav om seneste rettidige betaling kan overholdes (betalingsstyring).

Indbetalinger

- det tilstræbes, at betalingsafsenderen i videst muligt omfang selv kan vælge indbetalingssted

- indbetalingsformer, der er baseret på edb-behandling af oplysninger på edb-medie, søges fremmet

- der sker en automatisk overførsel til den pågældende statsinstitutions nationalbankkonto i umiddelbar forlængelse af indbetaling i det betalingsformidlende pengeinstitut

- såfremt indbetaling sker ved direkte fremsendelse af betalingsmiddel (check mv.) til statsinstitutionen (kreditor), skal beløbet være kreditor i hænde senest på sidste rettidige indbetalingsdato.

B. Vejledning om gennemførelse af udbud for visse statslige betalinger

1. Indledning

I henhold til ovennævnte generelle retningslinier vedrørende statslig betalingsformidling skal ministerier, styrelser og institutioner mv. analysere, om betalingsforretningernes gennemførelse er tilrettelagt i overensstemmelse hermed.

Statslige udbetalinger, bortset fra helt ubetydelige, skal bringes i udbud snarest muligt. Tilsvarende skal statslige indbetalinger bringes i udbud inden udgangen af 1992.

Formålet med afholdelse af udbudsforretninger er at give den statslige institution mulighed for at vælge det pengeinstitut, som billigst muligt kan varetage de betalingsforretninger, udbuddet omfatter, jf. afsnit C3 om vurdering af tilbud.

I forbindelse med udbud skal bemærkningerne til lov om GiroBank A/S iagttages.

Af disse bemærkninger fremgår følgende, for så vidt angår statslige betalinger

»Postgiro's lovmæssige fortrinsstilling til formidling af statslige betalinger ændres samtidig med overførslen af statsvirksomheden Postgiro til aktieselskabet GiroBank A/S. Uanset dette løber Postgiro's nuværende aftaler med de statslige styrelser mv. uændret videre. Det skal dog ske på markedsvilkår. Dette søges sikret ved, at de statslige institutioner og styrelser får mulighed for at effektuere andre tilbud, hvis de kan påvise, at de andetsteds fra har fået tilbudt en tilsvarende eller bedre service, som GiroBank A/S ikke kan levere til en konkurrencedygtig pris.

Vilkårene for, at GiroBank A/S fremover kan opnå opgaver for de statslige institutioner og styrelser, vil således være ens for selskabet og dets konkurrenter, og de fastsættes i samarbejde med Finansministeriet under overholdelse af de til enhver tid gældende EF-regler og forvaltningsretlige grundsætninger.«

Den del af den statslige betalingsformidling, der skal udbydes, vedrører primært selve betalingsafviklingen , dvs. overførslen af betalingsmidler fra betalingsafsender til betalingsmodtager.

Det datagrundlag, som danner basis for selve betalingsafviklingen, udfærdiges af institutionen selv - normalt på edb-medie via forsystemer, f.eks. via indbetalingssystemer ved indbetaling af skatter og afgifter, SCR-debitor- og kreditorsystemet og tilsvarende andre edb-systemer. Denne del af den statslige formidling af betalinger omfattes ikke af udbudsforretningen.

2. Statslige udbetalinger

De statslige udbetalinger, som skal bringes i udbud, vedrører dels regningsudbetalinger , dvs. mange ensartede og standardiserede betalinger fra statslige institutioner til omverdenen baseret på regning (faktura) fremsendt af den beløbsmodtager (leverandør), som institutionen har handlet med, og dels masseudbetalinger , dvs. betalinger af ensartet karakter og med en given frekvens fra de statslige myndigheder til omverdenen, f.eks. anvisning af overførselsindkomster til borgere/virksomheder, lønanvisning til statsansatte, pensionsanvisning til pensionerede statstjenestemænd samt lignende udbetalinger.

De statslige udbetalinger er karakteriseret ved at omfatte mange forskellige statslige myndigheder og betalinger af højst forskellig karakter, hvorfor der ved udbud skal tages hensyn til de individuelle krav, som stilles til udbetalingsafviklingen fra de forskellige myndigheders side.

På grund af sådanne individuelle forhold, som skal løses specifikt i forhold til den enkelte statslige myndighed, skal de statslige myndigheder snarest muligt efter gennemførelsen af ovennævnte analyse iværksætte udbudsforretninger for statslige udbetalinger.

3. Statslige indbetalinger

De statslige indbetalinger, som skal bringes i udbud inden udgangen af 1992, vedrører dels regningsindbetalinger og dels masseindbetalinger karakteriseret på tilsvarende måde som regnings- og masseudbetalinger.

Men modsat de statslige udbetalinger er de statslige indbetalinger, som primært omfatter indbetaling af skatter og afgifter, koncentreret om få statslige myndigheder.

Udbudsforretningernes størrelse og omfang på indbetalingssiden tilsiger en omhyggelig vurdering af, hvilke eventuelle storkundefordele en indbetalingsaftale giver den statslige myndighed.

C. Udbudsfasen

1. Udbudsformer

I forbindelse med gennemførelsen af en udbudsforretning må statsinstitutionen gøre sig klart, hvilken af nedenstående tre former for udbud der ønskes anvendt

- direkte forespørgsel

- begrænset udbud

- offentligt udbud

Ved direkte forespørgsel rettes anmodning om tilbud til et passende antal virksomheder, som må formodes at være konkurrencedygtige. Antallet af forespørgsler kan begrænses til en snæver kreds, såfremt indhentning af flere tilbud ikke skønnes at medføre fordele med hensyn til pris mv.

Ved begrænset udbud indkaldes interesserede virksomheder via annoncering til at tilkendegive, at de er interesseret i at afgive tilbud. Der kan herefter udvælges et antal, som skønnes at kunne udføre opgaven tilfredsstillende, hvorefter disse virksomheder anmodes om at afgive tilbud.

Ved offentligt udbud indkaldes gennem annoncering tilbud fra alle, der ønsker at afgive tilbud.

I forbindelse med gennemførelsen af udbudsforretninger for statslige betalinger skal bestemmelserne i den politiske aftale af 14. marts 1991 om Postgiro's fremtidige status iagttages.

Af aftalens punkt VI. Øvrige forhold fremgår følgende, for så vidt angår udbud

»Såfremt en given statslig institution eller styrelse, der hidtil har fået sine betalinger formidlet af GiroBank A/S, ønsker at indhente et alternativt tilbud på formidling af sine betalinger, eller såfremt den pågældende kunde modtager tilbud fra anden side, som man ønsker at gøre brug af, skal GiroBank A/S derfor have adgang til at fremsætte et fornyet tilbud. Dette skal ske på vilkår, som er ens for selskabet og dets konkurrenter.« . . .

Uanset valg af udbudsform skal GiroBank A/S således have lejlighed til at afgive tilbud på betalingsformidlingsopgaver, som GiroBank A/S hidtil har udført. Ved direkte forespørgsel og begrænset udbud vedrørende disse opgaver kan institutionen derfor ikke undlade at anmode GiroBank A/S om at afgive tilbud. GiroBank A/S' tilbud skal vurderes på lige fod med tilbud, der modtages fra andre pengeinstitutter.

2. Udformning af udbudsmaterialet

Uanset hvilken form for tilbud, der ønskes indhentet, gælder, at beskrivelsen af den opgave, der ønskes løst, må være så dækkende, at tilbudsgiverne har en realistisk mulighed for at afgive et tilbud.

Udbudsmaterialet skal indeholde en beskrivelse af den opgave, der ønskes løst. Denne beskrivelse skal være så præcis som muligt, og der skal blandt andet indgå

- betalingernes art

- betalingernes størrelse, antal og frekvens

- krav om betalingsoplysninger til såvel debitor som kreditor

- de særlige betingelser, der vil indgå i en eventuel aftale (kontrakt).

Udbudsmaterialet skal endvidere indeholde fuldstændige oplysninger om de vilkår, der gælder for udbuddet. Udbudsmaterialet bør således bl.a. indeholde oplysninger om

- de krav, der stilles til tilbuddets udformning, indlevering og gyldighed

- de særlige krav, der stilles til tilbudsgiverne af teknisk, økonomisk og organisatorisk art

- de forretningsgange, der vil blive fulgt ved tilbuddenes behandling

- de kriterier, der vil blive lagt til grund ved vurdering af tilbuddene

- hvorvidt der kan afgives alternative tilbud.

3. Vurdering af tilbuddene

Efter sædvanlig behandling af tilbuddene bør den statslige institution vælge det tilbud, som alle forhold taget i betragtning er det mest fordelagtige.

Hermed menes, at den statslige institution skal vælge det tilbud, som er billigst, samtidig med at institutionen opnår en tilfredsstillende service set ud fra institutionens side i forbindelse med betalingsafviklingen hos institutionen selv og over for beløbsmodtagerne.

Institutionen skal ved valg af tilbud også tage hensyn til den fornødne sikkerhed vedrørende betalingsafviklingen, som er omtalt i afsnit A2.

Ved vurdering af et tilbuds økonomiske konsekvenser skal institutionen tage hensyn til følgende omkostninger

- administrative omkostninger, herunder en vurdering af tilbuddets administrative lettelser og besparelser

- renteomkostninger

- gebyrer mv.

I bilaget er der nærmere redegjort for, hvorledes de økonomiske konsekvenser af tilbuddene kan opgøres med henblik på at få etableret en økonomisk sammenlignelighed mellem tilbuddene.

4. Oplysning til ikke-valgte tilbudsgivere

Når udbudsforretningen er afsluttet, og det er besluttet, hvem der skal udføre opgaven, gives der de øvrige tilbudsgivere meddelelse om, at deres tilbud ikke er antaget. Meddelelsen bør indeholde en kortfattet begrundelse for, hvorfor den bydende ikke kom i betragtning.

Oplysninger om den indgåede kontrakt, de aftalte priser og andre forhold i forbindelse hermed må ikke videregives til de ikke-valgte tilbudsgivere, medmindre dette fremgår af udbudsvilkårene.

5. Hyppighed af udbud

Aftaler om betalingsformidling vil med mellemrum skulle tages op til fornyet overvejelse, idet den tekniske udvikling på betalingsformidlingsområdet er stærk. Dette betyder, at omkostningerne, regnet i faste priser, bør kunne reduceres over en periode på nogle år. Det må sikres, at aftaler om betalingsformidling tages op til genforhandling eller fornyet udbud mindst hvert 3.-5. år.

D. Registrering og godkendelse af aftaler om betalingsformidling

Aftaler om betalingsformidling indgås normalt mellem den enkelte statsinstitution og et betalingsformidlende institut (eventuelt flere institutter samlet).

Nye aftaler om betalingsformidling, der vedrører mere end 1 mia. kr. årligt, skal forelægges for Finansministeriet, Statens Regnskabsdirektorat til godkendelse.

Nye aftaler, der vedrører betalinger, som totalt set er mindre end 1 mia.kr. årligt, skal alene indsendes til orientering for Statens Regnskabsdirektorat.

Nye aftaler, der indebærer særlige problemer, kan forelægges for Statens Regnskabsdirektorat, såfremt det skønnes hensigtsmæssigt.

Allerede eksisterende aftaler, der vedrører betalinger, som totalt set overstiger 1 mia. kr. årligt, bedes indsendt til orientering for Statens Regnskabsdirektorat.

E. Ikrafttræden

Dette cirkulære træder i kraft den 1. november 1991.

Samtidig ophæves Finansministeriets cirkulæreskrivelse af den 29. april 1991 vedrørende Postgiro's omdannelse til GiroBank A/S og statslige betalingsformidlingsaftaler.

Finansministeriet, den 25. oktober 1991

Henning Dyremose

/ Jørn Jensen

Ingen