Cirkulæreskrivelse om administration af tilskudsordning til forbedring m.v. i helårsboliger (Til samtlige kommunalbestyrelser)

Cirkulæreskrivelse om administration af tilskudsordning til forbedring m.v. i helårsboliger

(Til samtlige kommunalbestyrelser)

Som led i regeringens boligpolitiske handlingsplan er vedtaget en lov om statstilskud til forbedringsarbejder mv. i helårsboliger. Der er afsat et samlet tilskudsbeløb på 1,8 mia. kr. i årene 1991-1993 til ordningens gennemførelse.

Til administration af ordningen er udviklet et administrations- og forvaltningssystem på Kommunedat I/S. Ved systemets udformning er der lagt vægt på, at kommunens administrations- og sagsbehandling er begrænset mindst muligt. Der vedlægges »Vejledning i tilskudsordningen til forbedringsarbejder mv. i helårsboliger« af juni 1991.

For at begrænse kommunens administrative belastning af ordningen sker udskrivning af tilsagn og andre breve til ansøgeren direkte fra Kommunedata I/S. Det er derfor vigtigt, at kommunen er særdeles omhyggelig med at indberette tilskudsbeløb og ved udbetaling at indberette de enkelte fakturabeløb meget præcist til systemet.

Boligministeriet skal i denne forbindelse indskærpe, at kommunen autoriserer medarbejdere til administration af ordningen og i den forbindelse fører et rimeligt tilsyn med ordningens administration bl.a. som følge af, at udbetaling af midler sker ved direkte fremsendelse af check til ansøgeren.

Det kan oplyses, at Boligministeriet betaler udviklingen af EDB-systemet samt dettes drift. Hertil kommer, at der ydes kompensation til kommunerne i overensstemmelse med det udvidede totalrammeprincip.

Den meget enkle administration i forbindelse med ordningen er alene mulig, fordi systemerne kan trække på de samordnede ejendomsdatasystemer mv. Disse muliggør en effektiv administration, fordi ejendomsdatasystemerne bygger på principperne for Koordinerede Informations Systemer - CIS. Herved sikres, at der i videst muligt omfang gøres genbrug af foreliggende oplysninger i EDB-registre, og kommunen skal derfor alene indberette oplysningerne fra ansøgerne bortset fra en detaljeret sagsekspedition i de tilfælde, hvor der skønnes at være fejlagtige eller urigtige oplysninger. Der udsendes snarest en »Brugervejledning« fra Kommunedata I/S.

Herudover udsendes i løbet af indeværende uge skemamateriale til kommunerne, således at ordningen som forudsat kan træde i kraft 1. juli 1991.

Pmv

eb

VEJLEDNING OM ADMINISTRATION AF STATSTILSKUD TIL

FORBEDRINGSARBEJDER MV. I HELÅRSBOLIGER

INDHOLDSFORTEGNELSE

1. Indledning

2. Hovedprincipper for tilskudsordningen

3. Administration af tilskudsordningen ved anvendte administrative EDB-styrings- og forvaltningssystem

4. Adgang til systemet

5. Dataindhold i styringssystemet

6. Den EDB-mæssige behandling af de enkelte ansøgninger

7. Udbetaling af beløb

8. Den systemmæssige styring af den totale tilskudssum

9. Skemaer til tilskudsordningen

1. Indledning

Som led i regeringens boligpolitiske handlingsplan er vedtaget en lov om statstilskud til forbedringsarbejder mv. i helårsboliger. Der er afsat et samlet tilskudsbeløb på 1,8 mia.kr. i årene 1991-1993 til ordningens gennemførelse.

Ved ordningen er der lagt vægt på, at det er den enkelte beboer i en ejendom, uanset hvem der ejer ejendommen, der kan opnå tilskud til forbedringsarbejder. Lovgivning og aftaler der regulerer forholder mellem ejere, lejere og andelshavere, skal respekteres i forbindelse med gennemførelse af de tilskudsberettigede forbedringsarbejder.

Det er anslået, at ordningens effekt årligt kan give en merbeskæftigelse på op imod 5.000 personer, hvoraf størstedelen af effekten bliver en merbeskæftigelse i selve byggesektoren.

For at opnå tilskud er det en betingelse, at arbejdet falder inden for de kategorier, som er anført på en positivliste . Der er lagt vægt på energi- og ressourcebesparende arbejder ved udformningen af positivlisten.

Til administration af ordningen er udviklet et administrations- og forvaltningssystem på Kommunedata I/S. Ved systemets udformning er der lagt vægt på, at kommunens administration og sagsbehandling er begrænset mest muligt. Når ansøgeren underskriver skemaerne sker dette således på »tro og love« hvilket indebærer, at kommunen først og fremmest skal foretage egentlig sagsekspedition, hvor der skønnes at være fejlagtige eller urigtige oplysninger.

For yderligere at begrænse kommunens administrative belastning af ordningen sker udskrivning af tilsagn og andre breve til ansøgeren direkte fra Kommunedata I/S. Det er derfor vigtigt, at kommunen er særdeles omhyggelig med at indberette tilskudsbeløb, og ved udbetaling at indberette de enkelte fakturabeløb meget præcist til systemet. Boligministeriet skal i denne forbindelse indskærpe, at kommunen autoriserer medarbejdere til administration af ordningen og i den forbindelse fører et rimeligt tilsyn med ordningens administration bl.a. som følge af, at udbetaling af midler sker direkte ved fremsendelse af check til ansøgeren.

Det kan oplyses, at Boligministeriet betaler udviklingen af EDB-systemet samt dettes drift. Hertil kommer, at der er ydet kompensation til kommunerne i overensstemmelse med det udvidede totalrammeprincip.

Den meget enkle administration i forbindelse med ordningen er alene mulig fordi, systemet kan trække på de samordnede ejendomsdatasystemer m.v. Disse muliggør en effektiv administration, fordi ejendomsdatasystemerne bygger på principperne for Koordinerede Informations Systemer - CIS. Herved sikres, at der i videst muligt omfang gøres genbrug af foreliggende oplysninger i EDB-registre, jf. figuren nedenfor.

Boligministeriet har fastsat registerforskrifter for systemet.

2. Hovedprincipper for tilskudsordningen

Administration af tilskudsordningen til forbedringsarbejder m.v. i helårsboliger administreres af kommunerne.

Der kan efter loven ydes tilskud til forbedring m.v. af boliger, der lovligt anvendes til helårsbeboelse, og som er forsynet med eget køkken med afløb. Betingelsen for at modtage tilskud er, at man har udfyldt et ansøgningsskema om tilskud til forbedring af boliger, jf. nedenfor.

Kommunerne indberetter pr. terminal oplysninger fra ansøgningsskemaet, hvorefter der fra systemet udskrives en tilsagsmeddelelse , der fremsendes direkte til borgeren hvis der stadig er plads inden for den bevillingsmæssige pulje. Hvis dette ikke er tilfældet udskrives i stedet en venteliste-meddelelse .

Det er en betingelse for udbetaling af tilskud at ansøgning herom er kommunen i hænde senest 6 mdr. fra tilsagnsmeddelelsens fremsendelse. Kommunen kan dog under særlige omstændigheder forlænge denne frist til 8 mdr.

Ansøgeren skal anmode om udbetaling af tilskud på et særligt ansøgningsskema jf. nedenfor.

Vejledning til borgeren om udfyldelse af de to skemaer fremgår af skemaernes bagside.

Kommunen har mulighed for at få overblik over det samlede antal sager i kommunen, antal ansøgere på venteliste samt det samlede beløb direkte fra systemet på et særligt skærmbillede.

Den mere detaljerede gennemgang af systemet er anført i kapitel 3 nedenfor.

Tilskuddet kan ydes til

- ejere, der bebor deres helårsbolig,

- andelshavere i private andelsboligforeninger mv.

- lejere af beboelseslejligheder i private udlej- ningsejendomme og

- boligtagere i almennyttige boligselskaber og andet byggeri opført med støtte efter lov om boligbyggeri eller lov om boliger for ældre og personer med handicap.

Puljen på 1,8 mia er deles op på 3 underpuljer svarende til ovenstående gruppering af boliger, dog skal ejerboliger og andelsboliger søge om tilskud fra samme pulje.

Tidsmæssigt er ordningen delt op således en fjerdedel frigives til tilskud i sidste halvdel af 1991, halvdelen frigives til tilskud i 1992 og den sidste fjerdedel frigives til tilskud i første halvdel af 1993.

Tilskudsordningen bygger på fælles begrænsede puljer for hele landet. For at man kan vide sig sikker på om man kan opnå tilskud eller ej, inden arbejdet iværksættes, opbygges informations- og forvaltningssystemet som et reservationssystem, hvor man kan reservere et tilskud ud fra de anslåede tilskudsberettigede udgifter. Når arbejdet er afsluttet søger man om at få tilskuddet udbetalt på grundlag af de faktiske udgifter.

Tilskudsberettigede arbejder.

Med henblik på at afgrænse de tilskudsberettigede arbejder er der fastsat postivlister for hvilke arbejder, der er tilskudsberettigede indenfor de enkelte boligtyper.

Positivlisterne fremgår dels af ansøgningsskemaerne dels af en bekendtgørelse om støtteordningen, som udsendes fra Boligministeriet i uge 26/1991.

Af positivlisterne fremgår, at ud over almindelige forbedringsarbejder på ejendommen vil energibesparende og andre ressourcebesparende foranstaltninger være tilskudsberettigede.

Ansøgningsskemaer.

Til reservation af og ansøgning om udbetaling af tilskud er der udarbejdet to blanketter (vejledning er trykt på skemaernes bagside) - jf. figur 2-5 nedenfor

- Ansøgning om tilskud til forbedring af boliger- Ansøgning om udbetaling af tilskud til forbedring af boliger.

Skemaerne vil blive fremsendt til kommunen således at ordningen kan træde i kraft den 1. juli 1991.

3. Administration af tilskudsordningen ved anvendelse af det administrative EDB-styrings- og forvaltningssystem

Det administrative EDB-styringssystem oprettes i Kommunedata's regi, og opbygges som et centralt register for samtlige kommuner, herunder Københavns og Frederiksberg kommuner.

Der kan tildeles tilskud indenfor 3 forskellige boligkategorier, derfor laves der et system der i princippet er opbygget af 3 ens parallelle systemer.

De enkelte kommuner indberetter pr. terminal til systemet, efter godkendelse af en ansøgning som tilskudsberettiget. Systemet undersøger herefter om det er en tilskudsberettiget boligkategori i BBR, om ansøger er lig med beboeren af boligen og om der er midler til rådighed indenfor bevillingsrammen.

Dette kan resultere i to forskellige hændelser

- Der er midler til rådighed indenfor bevillingsrammen: der udskrives meddelelse om tilsagn til tilskud, og den disponible ramme nedskrives med beløbet.

- Der er landsdækkende meddelt tilsagn om tilskud op til et beløb, der svarer til bevillingsrammen: der udskrives meddelelse om der er givet foreløbig afslag på ansøgning om tilskud, men at ansøgningen er optaget på en venteliste og der kan forventes tilsagn hvis der bliver plads indenfor bevillingsrammen i forbindelse med at foranstående tilsagn bortfalder/ikke udnyttes fuldt ud eller at rammen forøges på anden måde fx ved nyt finansår.

Udnyttes tilsagnet ikke eller kun delvis indenfor en frist på 6 måneder tilbageføres det overskydende beløb til puljen og de ansøgere, der står først på ventelisten får tilsagn i det omfang, der er midler til rådighed.

Alle sager tildeles af systemet et løbenummer i den rækkefølge de indløber til systemet. Løbenummeret er fortløbende og afgørende for rækkefølgen af reservationer i tilfælde af alle midler er reserveret.

Hvis tilsagnet ikke er udnyttet en måned før fristen udløber udskrives en erindringsmeddelelse, der gør ansøgeren opmærksom på at tilsagnet bortfalder, hvis

- der ikke inden fristens udløb er indsendt ansøgning om udbetaling, eller

- der ikke inden fristens udløb er søgt om forlængelse af fristen.

6 måneder efter tilsagnet er givet udskriver systemet en meddelelse om, at tilsagnet er bortfaldet, idet tilsagnet ikke er udnyttet og der ikke er søgt om forlænget frist. Kommunerne indberetter udbetalingsanmodninger senest 14 dage efter 6-måneders-fristens udløb - ellers bortfalder tisagnet endeligt. Herefter tilbageføres tilsagnsbeløbet til den disponible tilsagnssum, hvorefter der kan meddeles tilsagn til de eventuelt ventende sager med laveste løbenummer.

Ved ansøgning om udbetaling af tilskud indberettes de faktiske udgifter. Systemet beregner herefter, hvilket tilskud ansøger er berettiget til.

Selve udbetalingen sker ved, at Kommunedata, på grundlag af oplysninger, som dannes af systemet, udskriver cheks til de enkelte ansøgere.

Alle meddelelser fra EDB-systemet udskrives med ansøgers navn og adresse enten

- centralt på Kommunedata hvorefter de fremsendes direkte til ansøger eller

- decentralt på kommunens egen printer.

Der oprettes supplerende et skærmbillede med et informationsindhold, der sikrer at både kommuner og centrale myndigheder kan få overblik over

- meddelte tilsagn (antal sager og antal kr).

- udbetalte beløb

- disponible beløb i puljerne.

For at muliggøre en effektiv administration og analyser af ordningen er systemet udformet i overensstemmelse med principperne i Koordinerede Informations Systemer - CIS. Herved sikres endvidere, at der i videst muligt omfang gøres genbrug af foreliggende oplysninger i ejendomsregistre m.v.

Udtræk af systemets oplysninger overføres efter behov via bånd til Boligministeriets edb-anlæg.

4. Adgang til systemet.

Kommunerne indberetter pr. terminal ansøgning om, ændring af og bortfald af reservation samt ansøgning om udbetaling at tilskud.

Efter ansøgning om udbetaling af tilskud udskrives checks efter en forudlagt driftplan centralt på Kommunedata, som sender tilskuddet direkte til de enkelte tilskudsansøgere.

I forbindelse med udskrivning af checks danner Kommunedata kommuneopdelte lister over tilskudsmodtagerne, til brug for kommunens sagsbehandling, kommunal revision o.lign.

Boligministeriet kan efter anmodning modtage kopier af systemets ikke-personhenførbare oplysninger til statistik brug.

5. Dataindhold i styringssystemet

Personer, der bebor deres lovlige helårbolig, skal kunne søges tilskud i 3 forskellige puljer

- ejerboliger og private andelsboliger

- private udlejningsboliger, herunder offentlige udlejningsboliger

- almennyttige boliger samt andet byggeri, der er opført med støtte efter lov om boligbyggeri eller lov om boliger for ældre og personer med handicap.

5.1. Dataindhold for de enkelte puljer.

Tilskudsprocent, bundfradrag maksimalt tilskud og minimalt udbetalt tilskud.

Tilskudsprocent, bundfradrag maksimalt tilskud og minimalt udbetalt tilskud oprettes som en systemvariable indenfor de enkelte puljer.

Total tilskudssum .

Den totale tilskudssum i hver pulje er lig med årets bevilling plus uforbrugt bevilling fra tidligere år.

Reserveret tilskudssum.

Der oprettes en variabel for hver tilskudspulje som summerer den reserverede tilskudssum. Disse variable opdateres når

- der foretages en ny reservation

- et reserveret beløb bortfalder eller ændres

- en sag afsluttes med udbetaling af tilskud

Udbetalt ialt.

Indenfor hver pulje dannes feltet maskinelt som summen af udbetalte beløb.

Disponibel beløb.

Der oprettes en variabel for hver tilskudspulje som angiver den disponible tilskudssum indenfor puljen.

Disse variable dannes maskinelt som total tilskudssum minus (reserveret tilskudssum plus udbetalt fra puljen).

Summeringsfelter

for tilsagn, ventelister og udbetalinger vedrørende antal sager og beløb.

Samlede regningsbeløb.

Dannes maskinelt som summen af faktiske udgifter ialt indenfor hver pulje.

Samlet tilskudsberettigede beløb.

Dannes maskinelt som summen af de tilskudsberettigede beløb fra de faktiske udgifter indenfor hver pulje.

Antal sager.

Der laves en oversigt over, hvor mange sager der er i systemet, fordelt på de enkelte reservationskoder.

5.2. Dataindhold vedr. de enkelte tilskudsprojekter.

Transaktionskode.

Enhver indberetning skal ledsages af en transaktionskode til styring af behandlingen af de indberettede oplysninger til systemet. Der oprettes følgende transaktioner

- Ansøgning om reservation.

- Ændring af reservation.

- Bortfald af reservation.

- Ansøgning om udbetaling.

- Supplerende udbetaling.

Løbenummer.

Løbenummeret angiver rækkefølgen af de enkelte reservationer enten i form af tilsagn eller optagelse på venteliste.

Løbenummeret tildeles maskinelt ved nye ansøgninger om reservation som et fortløbende nummer. Den første reservation i systemet tildeles løbenummer 1, den næste 2 og så fremdeles.

I fordelingen af tilskudsbeløbene har laveste løbenummer fortrinsret.

Løbenummeret er en del af systemets identifikation og skal indberettes ved ændringer til og bortfald af allerede indberettede reservationer.

Med tre forskellige tilskudspuljer skal der stadig kun være et løbenummersystem. Der skal derfor også være tre underløbenummersystemer, der holder styr på projekterne indenfor de enkelte puljer.

Årsagen til de opretholdes et »overløbenummer«, er at det kan tænkes at der i tilfælde af en pulje er brugt op overføres midler fra en anden pulje. Disse to puljer skal herefter tildeles tilsagn efter et fælles løbenummer.

Ansøgers navn adresse og personnummer.

Ansøgers navn adresse og personnummer skal anføres på skemaet for ansøgning om tilsagn. Ved første indberetning af ansøgning om reservation inberettes CPR-nummeret. Systemet henter herefter oplysninger om ansøgers navn og adresse fra CPR. CPR-nummeret udgør ikke en del af edb-systemet iøvrigt.

BBR-identifikation.

BBR-identifikationen dannes maskinelt af kommunenummer, vejkode, husnummer, hus-bogstav og etage- og sidebetegnelse.

BBR-identifikationen anvendes til at kontrollere om der tidligere er søgt om støtte til enheden. Der kan gives fornyet tilsagn om støtte hvis reservationskoden for tidligere sager er 4 (indberettet bortfald) eller 5 (systemmæssigt bortfald).

Det undersøges om enheden er registreret som en tilskudsberettiget kategori i BBR.

Kommunenummer.

Feltet angiver ansøgers hjemkommune. Feltet dannes automatisk ved identifikation af indberetningsterminalen.

BBR-anvendelseskode.

Boligenhedens kodeværdi i BBR-felt 307 hentes via krydsreferenceregistret. Der anvendes følgende kodeværdier

110: Stuehus til landbrugsejendom.

120: Fritliggende enfamiliehus (parcelhus).

130: Række-, kæde-eller dobbelthus (lodret adskillelse mellem enhederne).

140: Etageboligbebyggelse (flerfamiliehus, herunder tofamiliehus (vandret adskillelse mellem enhederne)).

150: Kollegium.

190: Anden enhed til helårsbeboelse.

510: Sommerhus. (Der skal foreligge tilladelse til helårsbeboelse).

Boligkategori.

Boligkategorien indberettes ved første indberetning om ansøgning om reservation med følgende kodeværdier

1: Ejerbolig og private andelsboliger.

2: Private, herunder offentlige udlejningsboliger.

3: Almennyttig-, ungdoms- og ældrebolig el.lign. Feltet bruges til styring af hvilken pulje, den konkrete ansøgning vedrører.

Tilsagnsdato.

Feltet dannes maskinelt som datoen, hvor ansøgningen får tilsagn.

Bortfaldsdato.

Feltet angiver den seneste dato for udnyttelse af et meddelt tilsagn om tilskud.

Feltet dannes maskinelt som tilsagnsdato plus 6 måneder ved tildeling af tilsagn. Feltet kan senere ændres manuelt af den kommunale sagsbehandler, dog maksimalt til ansøgningsdato plus otte måneder.

Forventet tilskudsberettiget udgifter.

Der skal anføres den tilskudsberettigede udgift, der beregnes som samlede udgifter minus materialeudgifter. Den tilskudsberettigede udgift indeholder udover den rene arbejdsløn også udgifter til avance incl. moms.

Støtte ydet efter anden lovgivning.

Hvis der ydes støtte efter anden lovgivning til arbejdet skal dette anføres.

Feltet skal på forhånd være udfyldt med nul.

Reservationsbeløb.

Reservationsbeløbet beregnes maskinelt som den mindste værdi af

- (forventet tilskudsberettiget udgift minus bundfradrag minus støtte efter anden lovgivning) ganget med tilskudsprocenten.

- det maksimale tilskud.

Feltet dannes ved første ansøgning om reservation og ved ansøgning om ændring af reservation.

Transportkode.

I forbindelse med fællesarbejder, skal det være muligt at søge om samlet udbetaling af flere individuelle tilskud. I denne forbindelse udstyres skemaet til ansøgning om tilsagn med et felt - transporterklæring - hvor ansøger kan tiltransportere sin ret til udbetaling af tilskud til ejeren af ejendommen.

På skærmbilledet laves et markeringsfelt, der udfyldes med ja, hvis transporterklæringen er udfyldt.

Reservationskode.

Koden angiver den status den enkelte reservationssag har i systemet.

1: aktiv reservation - tilsagnsmeddelelse udsendt.

2: aktiv reservation - ventelistemeddelse udsendt.

3: aktiv reservation - erindringsmeddelelse udsendt.

4: aktiv reservation - tidsfrist forlænget.

5: passiv reservation - indberettet bortfald.

6: passiv reservation - systemmæssigt bortfald/forældelse.

8: passiv reservation - reservation udnyttet.

9. supplerende udbetaling.

Værdierne 1-4 og 6-9 tildeles maskinelt. Værdien 5 kan indberettes, men kun ved transaktionstypen 4, bortfald af ansøgning.

Faktiske udgifter.

Ved ansøgning om udbetaling efter arbejdet afslutning anføres regningsbeløb excl. moms og firmaets udgifter til materialer excl. moms for hver enkelt regning.

Systemet beregner på grundlag heraf de tilskudsberettigede udgifter.

Beløbene angives i hele kr.

Den tilskudsberettigede udgift findes som samlet udgift incl. moms minus materialer incl. moms.

Tilskud.

Tilskudsbeløbet beregnes maskinelt som den mindste værdi af

- (tilskudsberettiget faktisk udgift minus bundfradrag minus tilskud efter anden ordning) ganget med tilskudsprocenten.- det maksimale tilskud.

- reservationsbeløbet.

Er tilskudsbeløbet mindre end 100 kr. sættes det til 0 kr.

Forbedringskategori.

På ansøgningsskemaet skal der anføres inden for hvilke kategorier på positivlisten det påtænkte forbedringsarbejde vil falde.

Der skal være mulighed for at indberette op til 7 kategorier ved ansøgning om tilsagn til ejer/andelsboliger, 5 kategorier ved fællesarbejder på udlejningsboliger og 5 kategorier af indvendige arbejder i udlejningsboliger.

I forbindelse med ansøgning udbetaling skal der kunne indberettes to forbedringskategorier pr. regning.

Regningsspecifikation.

Ansøgning om udbetaling skal vedlægges regninger. Følgende data for hver enkelt regning skal indberettes til systemet

- Firmaets momsregistreringsnummer

- Regningsbeløb excl. moms

- Firmaets udgift til materialer excl. moms

- Hvilken forbedringskategori på positivlisten arbejdet hovedsagelig falder indenfor.

6. Den edb-mæssige behandling af de enkelte sager.

6.1. Behandling af ansøgning om tilsagn.

I forbindelse med kommunen indtaster oplysningerne fra ansøgningsskemaet skal systemet

- ud fra indberetning af CPR-nummer hente oplysninger om navn og adresse.

- tildele sagen et løbenummer

- beregne reservationsbeløb

- undersøge om der indenfor den relevante pulje er mulighed for at give tilsagn på reservationsbeløbet

- nedskrive den disponible tilskudssum med tilsagnsbeløbet.

- udskrive tilsagnsmeddelelse henholdsvis ventelistemeddelelse enten centralt hos Kommunedata eller decentralt på kommunens egen printer.

- tildele sagen reservationskode 1 ved tilsagn og reservationskode 2 ved optagelse på venteliste.

6.2. Behandling af ventelistereservation.

I tilfælde af der på ventelisten står projekter, der ikke indenfor den disponible tilskudssum, var mulig-hed for at give tilsagn og den disponible tilskudssum skrives op enten i forbindelse med bortfald af projekter eller ved ny bevilling (nyt finansår), tildeles disse projekter tilsagn i løbenummerrækkefølge.

- Der udskrives tilsagn centralt på Kommunedata I/S. Kommunedata sender tilsagnet til ansøger.

- Reservationskoden ændres fra 2 til 1

Denne procedure gennemføres en gang ugentlig hvis der er venteliste.

6.3. Erindringsprocedure.

En gang dagligt gennemgår systemet de sager, der har fået tilsagn. Når der er 14 dage til fristen for udnyttelse udløber

- udskrives en meddelelse om at tilsagnet vil bortfalde hvis det ikke udnyttes indenfor fristen.

- ændres reservationskoden fra 1 til 3.

Erindringsskrivelserne udskrives centralt på Kommunedata, der sender dem til ansøger.

Denne erindring vil kunne resultere i, enten at ansøgeren

- ønsker at få fristen forlænget, eller

- ønsker at få udbetalt tilskudsbeløbet, idet arbejdet er færdigt, eller

- tilsagnet må bortfalde idet ansøger ikke reagerer på en af de ovenfor nævnte måder indenfor den givne frist eller ansøger får afslag på at få fristen forlænget.

Bortfalder tilsagnet ændres reservationskoden til 6.

6.4. Behandling af rettelse af reservation.

For aktive reservationer, dvs. reservationer med reservationskode 1, 2, 3 eller 4 skal kommunerne frit kunne rette fejl i følgende felter

- Ansøgers navn.

- Ansøgers adresse.

- Ansøgers postnummer og postdistrikt.

Det kontrolleres at det angivne løbenummer er et eksisterende løbenummer som hører til en sag, der er indberettet af kommunen. Hvis ikke, returneres en fejlmeddelelse.

Rettelse af reservation i ovennævnte felter skal ikke bevirke en ændring af reservationskoden.

Ved indberetning af nye oplysninger til ovenstående felter kan kommunen foretage en fornyet udskrift af tilsagns-/ventelistemeddelelse, hvoraf det fremgår der er rettet fejl.

Tilsagnsbeløbet skal ikke kunne forhøjes.

En forhøjelse af tilsagnsbeløbet kan kun ske ved at den aktuelle sag afsluttes med transaktionen »bortfald af reservation« og der indberettes en ny ansøgning om tilskud til samme beboelsesenhed.

6.5. Behandling af fristforlængelse.

Når tilsagn er givet og ansøger har sat arbejdet i gang, men kan se at det ikke kan blive færdigt indenfor den angivne frist, kan der indenfor fristudløbet ansøges om at fristen forlænges.

Fristforlængelse kan gives til aktive tilsagn, dvs. reservationer med reservationskoderne 1, 3 og 4.Meddeles fristforlængelse, skal kommunen indberette en ny bortfaldsdato/udnyttelsesdato til systemet.

Kommunen foretager samtidig en decentral udskrivning af meddelelse om fristforlængelse, som sendes/gives til ansøger.

Der indlægges i systemet en spærring, så der maksimalt kan meddeles en samlet frist for udnyttelse af tilsagn på 8 måneder. Hvis sidst indberettede bortfaldsdato overskrider denne maximalgrænse sættes bortfaldsdato lig maximalgrænsen.

6.6. Behandling af udbetalingsansøgning.

Kommunen indberetter de for de enkelte regninger

- firmaets momsnummer

- det samlede regningsbeløb excl. moms

- det udførende firmas udgifter til materialer og

- arbejdets gruppering på positivlisten.

Systemet beregner herefter, hvilket tilskud ansøger er berettiget til. Ved næste kørsel af udbetaling udskrives check på beløbet og reservationskoden sættes til 8 (reservation udnyttet). Hvis reservationen ikke udnyttes fuldt ud tilbageføres overskydende midler til det disponible beløb.

6.7. Behandling af ansøgning om supplerende udbetaling.

I tilfælde af en regning er tastet forkert ind eller ikke er blevet indberettet sammen med de andre ved ansøgning om udbetaling, skal der i undtagelsestilfælde være mulighed for at foretage en supplerende udbetaling.

Systemet skal hente oplysningerne om de tidligere indtastede regninger, som det skal være muligt at korrigere under denne transaktion. Efter de nye oplysninger er tastet ind, beregnes tilskuddet og det det overstiger det tidligere udbetalte tilskud udbetales.

Reservationskoden ændres fra 8 til 9.

6.8. Bortfaldne reservationer.

Indberettet bortfald.

Såfremt fristen ikke forlænges af kommunen, d.v.s. der ikke indberettes en ny bortfaldsdato/udnyttelsesdato, kan kommunen indberette til systemet at tilsagnet bortfalder. Dette sker ved at indberette reservationskode 5.

Kommunen kan ligeledes indberette bortfald hvis ansøger meddeler at tilsagnet om reservation ikke ønskes udnyttet.

For reservationer, som ved indberetning af bortfald står med reservationskode 1, 3 eller 4 (tilsagnsmeddelse udsendt, erindringsmeddelelse udsendt, tidsfrist forlænget), tilbageføres reservationsbeløbet til den disponible tilskudssum.

Reservationskoden sættes til 5 og der udskrives bortfaldsmeddelelse.

For reservationer med reservationskode 2 (optaget på venteliste) sættes reservationskoden til 5 og der udskrives bortfaldsmeddelelse.

Systemmæssigt bortfald.

For reservationer med reservationskode 3 (erindringsmeddelelse udsendt), og ydnyttelsesfrist overskredet tilbageføres reservationsbeløbet til den diponible tilskudssum.

Reservationskoden sættes til 6 og der udskrives borfaldsmeddelelse.

6.9. Behandling af udbetalingsansøgning.

Når ansøger har fået regning for gennemført arbejde, indsendes ansøgning om udbetaling vedlagt regninger til kommunen.

Kommunen kontrollerer , at der er bilag til alle udgifter opført på ansøgningsskemaet. Herefter tastes oplysningerne ind i systemet

Systemet beregner tilskudsbeløbet. Den konkrete udbetaling af tilskud foregår ved at Kommunedata udskriver checks ud fra oplysninger om ansøger og tilskudsbeløb. Tilskuddet sendes direkte til ansøgeren.Ved ansøgning om udbetaling skal der være mulighed for at ændre i forbedringskategorierne. Indberettede ændringer overskriver de eksisterende oplysninger.

7. Udbetaling af beløb.

Der udskrives en check vedrørende det ansøgte påløb, der af Kommunedata I/S sendes direkte til beløbsmodtageren.

En liste til brug for kommunernes revision udskrives fra systemet.

8. Den systemmæssige styring af den totale tilskudssum.

Inden systemet idriftsættes d. 1. juli 1991 meddeler Boligministeriet Kommunedata indholdet af de enkelte systemvariable.

Boligministeriet meddeler løbende Kommunedata en forhøjelse eller evt. formindskelse af den totale tilskudssum. Det vil især blive aktuelt ved overgang til et nyt finansår.

9. Skemaer til tilskudsordningen

Blanketmaterialet vil blive leveret til kommunerne, således, at tilskudsordningen kan træde i kraft som forudsat den 1. juli 1991.

Yderligere eksemplarer af blanketterne kan - vederlagsfrit - rekvireres hos

KOMMUNESERVICE

TLF. 31 22 97 25

Ved bestilling bedes følgende bestillingsnumre opgivet

Ansøgning om tilskud til forbedring af boliger

Bestillingsnr. BM 01

Ansøgning om udbetaling af tilskud til forbedring af boliger

Bestillingsnr. BM 02

Ingen