Foreløbig vejledning om oprettelse af enkeltkommunale registre uden fastsættelse af forskrifter m.v. (* 1) (* 2)

Foreløbig vejledning om oprettelse af enkeltkommunale registre uden fastsættelse af forskrifter m.v. (* 1) (* 2)

Indledning

1. Ved lov nr. 346 af 6. juni 1991 om ændring af lov om offentlige myndigheders registre er der indsat et nyt kapitel 2 a vedrørende undtagelse af visse registertyper fra forskriftskravet m.v. Loven er trådt i kraft den 1. september 1991.

Denne vejledning omhandler først og fremmest spørgsmålet om proceduren for oprettelse af enkeltkommunale registre, der er fritaget for fastsættelse af forskrifter m.v. i medfør af bestemmelserne i lov om offentlige myndigheders registre § 8 b, stk. 1, jf. stk. 2. (»§ 8 b-registre«). Det bemærkes, at Justitsministeriet i medfør af lovens § 8 e forventes at fastsætte en bekendtgørelse om undtagelse af bestemte typer af registre fra forskriftskravet m.v. omkring 1. januar 1992.

2. Opmærksomheden henledes på, at de øvrige bestemmelser i lov om offentlige myndigheders registre fortsat er gældende for registre, der oprettes uden forskrifter og uden forudgående høring af Registertilsynet. Det gælder bl.a. lovens regler om registrering og opbevaring af oplysninger (herunder § 12 om sikkerhedsforanstaltninger), registerindsigt og videregivelse.

Hvilke registre kan oprettes uden fastsættelse af forskrifter m.v.?

3. Efter bestemmelsen i § 8 b, stk. 1, er registre, der føres for en kommunal myndighed, og som ikke indeholder oplysninger af fortrolig karakter, undtaget fra bestemmelserne i lovens § 6, stk. 2-4, dvs. reglerne om fastsættelse af forskrifter og forudgående høring af Registertilsynet. Efter lovens § 8 b, stk. 2, kan der i de i stk. 1 nævnte registre endvidere registreres identifikationsoplysninger, herunder personnummer, og oplysninger om betaling til og fra en offentlig myndighed. Undtaget fra bestemmelserne om fastsættelse af forskrifter og forudgående høring af Registertilsynet, er således registre, der ikke indeholder fortrolige oplysninger, og registre, der af fortrolige oplysninger kun indeholder identifikationsoplysninger, herunder personnummer, og oplysninger om betaling til og fra en offentlig myndighed.

Det er en følge af lovens § 8 b, stk. 1 og 2, at myndighederne uden forudgående høring af Registertilsynet og uden fastsættelse af forskrifter eksempelvis kan oprette personaleoversigtsregistre, telefon- og adressefortegnelser, leverandør- og kreditorregistre m.v., når der ikke i disse registre indgår fortrolige oplysninger ud over identifikationsoplysninger og oplysninger om betalingsforhold.

Andre registertyper, som f.eks. ejendomsskattelåneregistre, kan også oprettes uden forskrifter, såfremt registeret ikke indeholder andre fortrolige oplysninger end identifikationsoplysninger og oplysninger om betaling til og fra en offentlig myndighed.

4. Oplysninger om betaling til og fra en offentlig myndighed må antages at omfatte de oplysninger, som er nødvendige for at administrere den pågældende betalingsordning. Det kan f.eks. være oplysninger om ind- og udbetaling, rykkerprocedure, restancer, inkasso, renter og betalingsform, herunder kontonumre. I tilknytning til betalingsoplysninger kan der imidlertid ikke registreres oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, ligesom betalingsoplysningerne ikke i sig selv må afsløre oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold.

Uanset, at registeret oprettes uden forskrifter, skal der dog ved eventuelle forespørgsler om videregivelse af oplysninger som hidtil af den registeransvarlige myndighed tages stilling til, om oplysningerne kan videregives efter reglerne i lovens kapitel 5 og 6.

Man bør endvidere være opmærksom på, om registeret skal samkøres med et eller flere andre registre, da dette kræver forskrifter. Dette gælder dog ikke, når der er tale om samkøring, som udelukkende foretages med henblik på uddrag i statistisk eller videnskabeligt øjemed eller med henblik på opdatering af identifikations- og betalingsoplysninger, jf. lovens § 8 d.

Eksempler på fortrolige oplysninger, der ikke må indgå i et § 8 b-register

5. Ved afgørelsen af, om et register indeholder fortrolige oplysninger (ud over identifikationsoplysninger, herunder personnummer, og oplysninger om betaling til og fra en offentlig myndighed), må myndigheden være opmærksom på, om oplysningen er betegnet som fortrolig i medfør af f.eks. en særlig lovbestemmelse, eller om det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, jf. forvaltningslovens § 27, stk. 1.

Oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, herunder oplysninger om race, religion og hudfarve, om politiske, foreningsmæssige, seksuelle og strafbare forhold, samt oplysninger om helbredsforhold, væsentlige sociale problemer og misbrug af nydelsesmidler og lignende, vil være at betragte som fortrolige. Dog er oplysninger om politiske forhold, som er offentligt tilgængelige, ikke fortrolige.

Som eksempler på oplysninger, som normalt anses for fortrolige af hensyn til private interesser, kan endvidere nævnes oplysninger om interne familieforhold, f.eks. stridigheder og oplysninger om selvmordsforsøg og ulykkestilfælde.

Specielt i relation til personaleadministrationssystemer kan nævnes, at f.eks. oplysninger om sygefravær, sygdomsperioder, pensionsforhold, kildeskatteoplysninger og oplysninger om lønindeholdelse betragtes som fortrolige. Sådanne oplysninger kan ikke registreres i et

»§ 8 b-register«.

6. I tilfælde, hvor registeret fremtræder i en sådan sammenhæng, at der derigennem gives oplysninger om de registrerede, som må siges at vedrøre deres rent private forhold, må registeret efter omstændighederne anses for »registerfølsomt«. Registre inden for social- og sundhedsområdet, som f.eks. gennem fastlæggelsen af personkredsen direkte eller indirekte kan vise noget om væsentlige sociale problemer eller helbredsforhold, skal der således fastsættes forskrifter for. Registre over personer med vidtgående fysiske eller psykiske handicap, og registre, som føres af skolepsykologer og lignende, vil også fortsat kun kunne oprettes med forskrifter.

Hvem skal træffe beslutning om oprettelse af et register, der er fritaget fra forskriftskravet m.v., og hvilke sikkerhedsforanstaltninger m.v. bør iagttages?

7. Ved ændringen af loven er der indsat en bestemmelse i § 8 b, stk. 3, hvorefter vedkommende kommunalbestyrelse uanset bestemmelsen i lovens § 6, stk. 1, kan bestemme, at de i § 8 b, stk. 1, jf. stk. 2, nævnte registre, kan oprettes efter beslutning i kommunale udvalg eller i den kommunale forvaltning.

Det er overladt til kommunalbestyrelsen at træffe beslutning om, hvilket kommunalt udvalg eller hvilken forvaltning der efter sædvanlig intern delegation skal have adgang til at træffe beslutning om oprettelse af registre, der er omfattet af § 8 b, stk. 1, jf. stk. 2.

Registertilsynet forudsætter, at kommunalbestyrelsen ved den eventuelle delegation af beslutningskompetencen samtidig fastlægger en organisationsstruktur (dvs. en nærmere beskrivelse af, hvorledes de omhandlede registre organisatorisk skal behandles, herunder hvem, der har fået tillagt kompetencen). Dette bør beskrives i kommunens generelle sikkerhedsbestemmelser (»de uddybende regler«). I tilknytning hertil skal det sikres, at der etableres de fornødne sikkerhedsforanstaltninger. Desuden må det sikres, at en vurdering af, hvorvidt registeret kan oprettes uden forskrifter, foretages senest samtidigt med, at beslutningen om oprettelsen træffes. Registertilsynet er af den opfattelse, at beslutningskompetencen bør placeres på et højt niveau i den administrative struktur, normalt hos vedkommende forvaltningschef.

De almindelige krav om sikkerhedsforanstaltninger i § 12 i lov om offentlige myndigheders registre er fortsat gældende for de registre, for hvilke der efter nyordningen ikke skal udfærdiges forskrifter. Herefter skal der træffes de fornødne sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysningerne misbruges eller kommer til uvedkommendes kendskab. Loven forudsætter således stadig, at myndighederne udarbejder generelle sikkerhedsregler for deres brug af edb.

Sikkerhedsforanstaltningerne for disse registre bør etableres med udgangspunkt i de bestemmelser, som gælder for registre, placeret i sikkerhedsgruppe 1 (se Registertilsynets cirkulæreskrivelse af 23. februar 1989 om sikkerhedsforanstaltninger for pc- og terminalanvendelse m.v. samt Registertilsynets standardforskrifter), eventuelt med udeladelse af bestemmelsen om udskrivning af benyttelsesstatistik. Der bør således for de omhandlede registre i almindelighed etableres en formel autorisationsordning og en maskinel adgangskontrol, baseret på en fortrolig autorisationskode. Se iøvrigt Registertilsynets årsberetning 1989, s. 23 f.

Udarbejdelse af en beskrivelse af registerets formål, personkreds, dataindhold og størrelse

8. Det følger af lovens § 8 b, stk. 4, at forinden et enkeltkommunalt register tages i brug, skal den, der opretter registeret, udarbejde en beskrivelse af registerets formål, personkreds, dataindhold og størrelse, der kan danne grundlag for den i bestemmelsens stk. 5 nævnte oversigt.

Der stilles ingen særlige formkrav til den i § 8 b, stk. 4, nævnte beskrivelse.

Kommunale myndigheders indberetning til Registertilsynet

9. Efter lovens § 8 b, stk. 5, skal kommunalbestyrelsen hvert kvartal udarbejde en oversigt over de nye registre, der er oprettet i kommunen uden forskrifter. Oversigten skal indeholde en beskrivelse af det enkelte registers formål, personkreds, dataindhold og størrelse. Oversigten indberettes inden 4 uger efter kvartalets udløb til Registertilsynet.

Registertilsynet har i medfør af lovens § 8 c bestemt, at indberetninger efter § 8 b, stk. 5, skal ske ved anvendelse af en særlig blanket, se bilag til vejledningen. Der udfyldes en blanket for hvert register, myndigheden opretter, således at den »oversigt«, der indberettes til Registertilsynet, består af et antal udfyldte blanketter.

Bestemmelsen i § 8 b, stk. 5, skal sikre, at der såvel i kommunen som i tilsynet er en oversigt over, hvilke edb-registre kommunen har oprettet. Indberetningerne til Registertilsynet er omfattet af offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt, og der vil således også for pressen og borgerne være adgang til at følge med i kommunens oprettelse af de edb-registre, for hvilke der ikke skal fastsættes forskrifter.

Udarbejdelsen og indberetningen af oversigten kan foretages af et kommunalt udvalg eller den kommunale forvaltning efter sædvanlig intern delegation. Det forudsættes i den forbindelse, at delegationen sker således, at det sikres, at man centralt i kommunen er i besiddelse af en samlet oversigt, evt. i form af en samling af fotokopier af de blanketter, der indsendes til Registertilsynet, vedrørende alle de registre, der i kommunen føres uden forskrifter, og at fastlæggelsen af, hvem der er ansvarlig for oversigten, gøres almindelig kendt, f.eks. i kommunens generelle sikkerhedsbestemmelser (»de uddybende regler«). Det bør i forbindelse hermed endvidere sikres, at myndigheden f.eks. ved anmodninger om registerindsigt kan oplyse en borger om, hvilke registre myndigheden fører.

Hvornår skal indberetning af enkeltkommunale registre finde sted?

10. Oversigten skal i henhold til lovens § 8 b, stk. 5, indberettes til Registertilsynet inden 4 uger efter kvartalets udløb. Registertilsynet finder, at det vil være hensigtsmæssigt, at man anvender årets kvartaler: januar-marts, april-juni, juli-september og oktober-december. For at give myndighederne bedre tid til at tilpasse sig de nye regler kan indberetning vedrørende september måned 1991 indsendes sammen med indberetningen for oktober-december 1991. Dette medfører, at kommunen inden 4 uger efter den 31. december 1991 indberetter en oversigt over de nye registre, der er oprettet uden forskrifter i perioden 1. september til 31. december 1991. Herefter følges de almindelige kvartaler. Således skal indberetning ske senest pr. 28. januar, 28. april, 28. juli og 28. oktober.

I tilfælde, hvor myndigheden har truffet beslutning om at oprette et register, uden at det pågældende register endnu er taget i brug i det samme kvartal, indberettes registeret inden 4 uger efter udløbet af det kvartal, hvor beslutning om at oprette registeret er truffet.

Ændringer i og ophør af registre, der er oprettet uden forskrifter

11. Enhver ændring i registeret skal meddeles Registertilsynet, således at Registertilsynets oversigt over registre, der føres uden forskrifter, til enhver tid er ajourført.

Mindre ændringer, f.eks. medtagelse af yderligere ikke fortrolige datatyper, kan meddeles Registertilsynet i forbindelse med kvartalsindberetningen ved indsendelse af et supplerende bilag til det eller de punkter på blanketten, ændringen vedrører.

Er ændringerne af en sådan karakter, at der må siges at være tale om et nyt register, indsendes snarest fornyet blanket eller evt. udkast til forskrifter, afhængigt af ændringernes karakter. Det oplyses i den forbindelse, hvilket register det nye register afløser.

12. Nedlægges et register, skal såvel myndighedens som tilsynets oversigt over myndighedens registre ajourføres. Myndigheden skal indsende en kopi af den til Registertilsynet oprindeligt indsendte blanket med en påtegning om, at registeret er nedlagt, datoen herfor og underskrift.

Registertilsynets adgang til at bestemme, at der skal udfærdiges forskrifter

13. Registertilsynet kan for kommunale registre efter lov om offentlige myndigheders registre § 8 b, stk. 7, bestemme, at der under hensyn til registerets formål, personkreds, dataindhold, størrelse og anvendelsesområde skal fastsættes forskrifter for registeret.

Såfremt Registertilsynet finder, at registeret på baggrund af en vurdering af registerets formål, personkreds, dataindhold, størrelse og anvendelsesområde må anses for registerfølsomt, således at forskrifter for det pågældende register findes påkrævet, vil Registertilsynet kunne bestemme, at der skal udfærdiges forskrifter for registeret.

Da kommunalbestyrelsens adgang til at delegere kompetencen til at træffe beslutning om oprettelse af registre omfatter de registre, der efter § 8 b, stk. 1, jf. stk. 2, er fritaget for forskriftskravet m.v., vil Registertilsynets beslutning om, at der skal fastsættes forskrifter for registeret endvidere medføre, at registerets oprettelse skal forelægges for kommunalbestyrelsen.

Særligt vedrørende overgangsperioden, indtil Justitsministeriets bekendtgørelse i medfør af lovens § 8 e er fastsat

14. Oprettelse af registre uden forudgående høring af Registertilsynet og uden fastsættelse af forskrifter kan endvidere ske i medfør af Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 120 af 11. marts 1988 om undtagelse af visse offentlige edb-registre fra bestemmelserne om oprettelse af registre. Bekendtgørelsen er gældende, indtil Justitsministeriet i medfør af lovens § 8 e har fastsat den bekendtgørelse, som skal afløse bekendtgørelse nr. 120.

Bekendtgørelse nr. 120 giver alene adgang til oprettelse af de registre, som direkte er omfattet af bekendtgørelsen, og kan som hidtil alene anvendes, når registeret ikke indeholder andre oplysninger end nævnt i bekendtgørelsen. Registre, der i medfør af bekendtgørelse nr. 120 oprettes uden forskrifter i perioden, indtil Justitsministeriets bekendtgørelse i medfør af lovens § 8 e foreligger, skal som hidtil efter lovens § 6, stk. 1, oprettes i henhold til beslutning, der træffes i et møde af vedkommende kommunalbestyrelse. Sådanne registre skal dog ikke indberettes til Registertilsynet.

Som eksempler på registre, der er omfattet af bekendtgørelse nr. 120, men som ikke kan oprettes i medfør af § 8 b, kan nævnes miljøsystemer, som indeholder oplysninger om bl.a. påbud og forbud, som normalt anses for fortrolige.

Derimod vil f.eks. registre som nævnt i § 11 i bekendtgørelse nr. 120, der anvendes til brug for beregning og opkrævning af betaling for vand, el, gas, fjernvarme, renovation, fællesantenneanlæg og lignende offentlige leverancer, normalt kunne oprettes i medfør af lovens § 8 b, under iagttagelse af indberetningspligten.

15. Blanketten, der er optrykt som bilag til vejledningen, kan rekvireres hos Registertilsynet, Christians Brygge 28, 4. sal, 1559 København V, tlf. 33 14 38 44. Såfremt der opstår tvivlsspørgsmål i forbindelse med blankettens udfyldelse, kan spørgsmål herom rettes til Registertilsynet.

Registertilsynet, den 27. september 1991

P. R. V.

Hugo Wendler Pedersen

/ Lotte Nyløkke Jørgensen

(* 1) Vejledningen er udarbejdet af Registertilsynet.

(* 2) Se også foreløbig vejledning nr 187 af 01/03/1979 og foreløbig vejledning nr 189 af 06/03/1979.