Cirkulæreskrivelse til samtlige ministerier. (Manuelle offentlige registre med sensitive oplysninger).

Cirkulæreskrivelse til samtlige ministerier. (Manuelle offentlige registre med sensitive oplysninger).

C I R K U L Æ R E S K R I V E L S E

til SAMTLIGE MINISTERIER

På baggrund af et spørgsmål fra Folketingets Retsudvalg om brugen af manuelle offentlige registre med sensitive oplysninger har Justitsministeriet foretaget en nærmere undersøgelse af visse offentlige myndigheders brug af sådanne registre. Justitsministeriet har på baggrund af undersøgelsen også anmodet Registertilsynet om en vurdering af spørgsmålet.

Registertilsynet har ved skrivelse af 19. december 1990 udtalt, at spørgsmål om inddragelse af manuelle registre under lov om offentlige myndigheders registre i medfør af lovens § 3, stk. 1, navnlig opstår med hensyn til centrale registre, der har et bredt omfattende og meget sensitivt indhold.

Det er Registertilsynets opfattelse, at mindre, manuelle registre, der alene anvendes internt i forbindelse med en myndigheds almindelige sagsbehandling, som udgangspunkt ikke bør inddrages. Registertilsynet finder endvidere, at registre, der er under omlæggelse til edb, som udgangspunkt heller ikke bør søges inddraget under loven, medmindre den manuelle del af registret agtes videreført.

Herudover har Registertilsynet ikke på det foreliggende grundlag fundet at kunne udtale sig om, hvorvidt de manuelle registre, som er omfattet af Justitsministeriets undersøgelse, bør inddrages under loven. En sådan stillingtagen nødvendiggør efter tilsynets opfattelse tilvejebringelse af yderligere oplysninger om registrene.

Justitsministeriet skal på den baggrund anmode alle statslige myndigheder om at overveje, om der inden for Deres område føres manuelle registre, som efter de nævnte retningslinier bør inddrages under lov om offentlige myndigheders registre.

Som eksempel på sådanne registre kan nævnes større, manuelle registre, der indeholder oplysninger om rent private forhold, som f.eks. oplysninger om strafbare forhold, misbrugsforhold eller helbredsforhold. Der tænkes endvidere navnlig på registre, som ikke kun anvendes til myndighedernes interne brug, men som også har udadvendte funktioner. Der kan også efter omstændighederne være behov for at underkaste manuelle registre, der udgør baggrundsmaterialet for edb-registre, samme beskyttelsesforanstaltninger som edb-registrene.

Finder man, at der inden for myndighedens område føres registre, der efter de ovenfor anførte kriterier bør inddrages under lov om offentlige myndigheders registre, skal Justitsministeriet anmode om, at sagen forelægges for Registertilsynet, jf. § 3, stk. 1, i lov om offentlige myndigheders registre.

Det bemærkes, at forelæggelsen for Registertilsynet bør indeholde oplysninger om det pågældende registers formål, anvendelse, personkreds, dataindhold, størrelse, samt om registret er underlagt nærmere reguleringer i form af lovbestemmelser, vejledninger, cirkulærer og lignende.

En kopi af Registertilsynets udtalelse af 19. december 1990 vedlægges til orientering.

P. M. V. E. B.

John Vogter

Bilag til cirkulæreskrivelse af 1.7.91: Registertilsynets skrivelse af 19.12.90

Ved skrivelse af 3. marts 1988 har Justitsministeriet anmodet Registertilsynet om en udtalelse til brug for besvarelsen af et spørgsmål fra Folketingets Retsudvalg vedrørende manuelle offentlige registre med sensitive oplysninger (almindelig del - bilag 412). Folketingets Retsudvalgs spørgsmål lyder således: »Vil ministeren oplyse, om der findes manuelle offentlige registre med sensitive oplysninger.«

Justitsministeriet bad på baggrund af en høring af visse ministerier navnlig tilsynet om en udtalelse om, hvorvidt der efter tilsynets opfattelse var behov for at inddrage et eller flere af de manuelle registre, der var omtalt i høringssvarene, under lov om offentlige myndigheders registre.

Registertilsynet har senere anmodet Justitsministeriet om at gennemføre en mere omfattende høringsrunde.

Justitsministeriet har på den baggrund anmodet en række statslige myndigheder om at tilvejebringe oplysninger om i hvilket omfang, der inden for myndighedens område føres manuelle registre med oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold. Justitsministeriet har på baggrund af høringssvarene udarbejdet en høringsoversigt.

Det fremgår af sagen, at selv om Justitsministeriet i sin høringsskrivelse lagde op til, at der skulle tilvejebringes en fuldstændig oversigt over anvendelsen af manuelle registre af den nævnte karakter, kan det foreliggende materiale efter Justitsministeriets opfattelse ikke antages at være udtryk for en udtømmende angivelse af omfanget af myndighedernes anvendelse af manuelle registre. Navnlig med hensyn til redegørelserne for lokale statslige myndigheders anvendelse af sådanne registre forekommer materialet noget mangelfuldt.

Justitsministeriet har endvidere bemærket, at ministeriet i forbindelse med den anden høringsrunde har anmodet myndighederne om at se bort fra myndighedernes almindelige journalsystemer. I det omfang manuelle stikordsregistre m.v. indgår i myndighedens journalsystem, er disse således ikke medtaget i høringssvarene eller høringsoversigten.

I den anledning har Justitsministeriet ved skrivelse af 4. juli 1990 anmodet Registertilsynet om på det foreliggende grundlag at afgive en udtalelse til brug for besvarelsen af spørgsmålet. Justitsministeriet har i den forbindelse bemærket, at udtalelsen eventuelt vil kunne indgå i de overvejelser om en generel ændring af den offentlige registerlov, som Justitsministeriet forventer at skulle afslutte i løbet af efteråret 1990.

Sagen har været behandlet på et møde i Registerrådet den 6. december 1990, og Registertilsynet skal herefter udtale følgende

Lov om offentlige myndigheders registre gælder ifølge lovens § 1 for edb-registre, der føres for den offentlige forvaltning, og som indeholder personoplysninger. Ved edb-registre forstås registre eller andre systematiserede fortegnelser, hvor der gøres brug af elektronisk databehandling. Ved personoplysninger forstås oplysninger, som kan henføres til bestemte personer, selv om det forudsætter kendskab til personnummer, registreringsnummer eller lignende særlige identifikationer.

I henhold til § 3, stk. 1, i lov om offentlige myndigheders registre kan vedkommende minister efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet bestemme, at andre registre med personoplysninger, der føres for de i § 1, stk. 1, nævnte myndigheder, kan omfattes af loven.

Som vejledende kriterium for hvilke manuelle registre, der findes at burde inddrages under lov om offentlige myndigheders registre i medfør af lovens § 3, stk. 1, er der i delbetænkning om offentlige registre nr. 767/1976 nævnt større manuelle systemer, der indeholder oplysninger af mere personlig karakter, og hvor det derfor kan være rimeligt at gennemføre ganske samme beskyttelsesforanstaltninger som for edb-registre. Som eksempler er anført strafferegistrene og rigsregistraturen. Af bemærkningerne til det oprindelige lovforslag til lov om offentlige myndigheders registre § 3, stk. 1, fremgår det, at der herved sigtes til større manuelle registre, der indeholder personoplysninger som f.eks. straffeoplysninger og helbredsoplysninger.

I delbetænkningen er det ligeledes nævnt, at manuelle registre, der udelukkende anvendes internt hos vedkommende myndighed, såsom journalregistre og andre hjælperegistre, ikke giver anledning til særlige problemer i relation til den personlige integritet. Imidlertid findes der en række større manuelle registre, som er karakteristiske derved, at de også har udadvendte funktioner. Ligeledes er det anført, at manuelle registre, der udgør baggrundsmateriale for edb-registre, efter omstændighederne bør underkastes de samme beskyttelsesforanstaltninger som edb-registre.

I forbindelse med Folketingets behandling af registerlovforslagene i folketingsåret 1977/78 besvarede Justitsministeriet en række spørgsmål i relation til manuelle registre.

I denne forbindelse udtalte ministeren, at bestemmelsen om, at vedkommende minister bemyndiges til at træffe bestemmelser om, at nærmere angivne manuelt betjente registre skal være undergivet den foreslåede regulering, netop fortrinsvis sigter til de manuelt betjente registre, der er sammenlignelige med dem, der føres ved hjælp af edb.

I den anledning skal Registertilsynet udtale, at spørgsmålet om inddragelse af manuelle registre under lov om offentlige myndigheders registre efter Registertilsynets opfattelse navnlig opstår med hensyn til centrale registre, der har et omfattende og meget sensitivt indhold. Som eksempel på sådanne registre, kan Registertilsynet pege på Syfilisregisteret samt Registeret for individuelt anmeldelsespligtige sygdomme, der begge føres på Statens Seruminstitut og af Registertilsynet er henstillet inddraget under loven.

Det er Registertilsynets opfattelse, at mindre manuelle registre, der alene anvendes internt i forbindelse med en myndigheds almindelige sagsbehandling som udgangspunkt ikke bør inddrages. Det er endvidere Registertilsynets opfattelse, at registre, der er under omlæggelse til edb, som udgangspunkt heller ikke bør søges inddraget under lov om offentlige myndigheders registre, medmindre den manuelle del af registeret agtes videreført.

Registertilsynet finder det vanskeligt på det foreliggende grundlag at udtale sig om, hvorvidt de manuelle registre omtalt i høringsoversigten bør inddrages under lov om offentlige myndigheders registre. Registertilsynet finder således, at der bør tilvejebringes et mere detaljeret grundlag for en sådan vurdering. Der bør således efter Registertilsynets opfattelse tilvejebringes yderligere oplysninger om registrenes formål, anvendelse, personkreds, dataindhold, størrelse samt om registrene er underlagt nærmere reguleringer i form af vejledninger, cirkulærer og lignende.

Registertilsynet kan foreslå, at Justitsministeriet eventuelt gør de registeransvarlige myndigheder opmærksom på de kriterier, der bør ligge til grund for vurderingen af, om et manuelt register bør inddrages under lov om offentlige myndigheders registre i henhold til lovens § 3, stk. 1, således, at myndigheden selvstændigt foretager en vurdering af, om registeret er af en sådan karakter, at spørgsmålet om inddragelse under lov om offentlige myndigheders registre bør forelægges for Registertilsynet.

P. R. V.

H. Funch Jensen B.O. Jespersen

Ingen