Vejledning om tilsynet med de anerkendte arbejdsløshedskassers økonomi og regnskabsvæsen m.v.

Vejledning om tilsynet med de anerkendte arbejdsløshedskassers økonomi og regnskabsvæsen m.v.

Reglerne om tilsynet med de anerkendte arbejdsløshedskassers økonomi og regnskabsvæsen m.v. fremgår af Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringens bekendtgørelse nr. 836 af 12. december 1990.

Vedrørende bekendtgørelsens enkelte bestemmelser bemærkes særligt

1. Afdelinger

(bekendtgørelsens § 8).

En arbejdsløshedskasses afdelinger er i enhver henseende omfattet af reglerne i bekendtgørelsen, hvilket bl.a. betyder, at afdelingernes regnskabstal skal indgå som en integreret del af kassens årsregnskab, jf. § 32, stk. 1, i standardvedtægten for danske anerkendte arbejdsløshedskasser.

I modsætning til tidligere stilles der ikke krav om, at afdelingernes regnskabstal løbende skal registreres i hovedkassens bogholderi.

2. Medlemsbidrag til staten

(bekendtgørelsens § 11).

2.1. Indbetaling af medlemsbidraget

(stk. 1, 4 og 5).

Medlemsbidraget til staten skal indbetales kvartalsvis bagud på direktoratets konto i Danmarks Nationalbank senest den 10. i måneden efter kvartalets udløb.

Hvis medlemsbidraget ikke indbetales rettidigt, tilskrives beløbet en rente på 11/2 pct. pr. påbegyndt måned fra forfaldsdagen, indtil beløbet indbetales.

2.2. Opgørelse af medlemsbidraget

(stk. 2).

Medlemsbidraget til staten skal beregnes på grundlag af det registrerede antal betalende medlemmer pr. den 1. i kvartalets første måned.

2.3. Regulering af medlemsbidraget

(stk. 3, 6 og 7).

Medlemstallet og dermed medlemsbidraget til staten skal med tilbagevirkende kraft reguleres for indmeldelser, overflytninger og sletninger, der har virkning for den 1. i hvert kvartal, og som berører tidligere afregnede medlemsbidrag til staten.

Reguleringer af medlemsbidraget skal som hovedregel udlignes ved de kvartalsvise afregninger eller senest i forbindelse med aflæggelsen af årsregnskabet via mellemregningen med direktoratet.

Reguleringer af medlemsbidraget for tidligere år kan ske efter fremsendelse af særskilt anmodning bilagt dokumentation.

Enhver regulering skal specificeres på antal, bidragssatser og hvilke kvartaler, reguleringen vedrører.

3. Tilbagebetalingskrav

(bekendtgørelsens § 13).

3.1. Registrering og afregning af tilbagebetalingskrav

(stk. 1, 2 og 3).

Alle tilbagebetalingskrav skal registreres i kassens finansbogholderi, men detaljeringsgraden er forskellig efter, om kassen har krav på statsrefusion eller ej.

Hvis kassen ikke har krav på refusion fra statskassen, skal beløbet indbetales til Danmarks Nationalbank senest den 20. i måneden efter afgørelsen om tilbagebetaling eller opgørelsen af tilbagebetalingsbeløbet.

Direktoratet skal have tilsendt specifikation med de oplysninger, der er nævnt i stk. 2.

Hvis kassen har krav på refusion fra statskassen, skal kravet registreres med de oplysninger, der er nævnt i stk. 3.

Oplysningerne skal være anført i en specifikation til årsregnskabet. Det gælder også krav, der er opstået og/eller indfriet i regnskabsåret.

Afdrag på tilbagebetalingskrav skal indbetales til Danmarks Nationalbank senest den 20. i måneden efter, at afdraget er indgået.

For sent afregnede beløb tilskrives en rente i statens favør på 11/2 pct. pr. påbegyndt måned fra forfaldsdagen.

3.2. Procesrenter

(stk. 3, 4 og 6).

Hvis kassen efter en retssag får krav på procesrenter af tilbagebetalingskravet, skal renterne tilskrives løbende eller senest i forbindelse med afslutningen af årsregnskabet pr. 31. december.

Procesrenter skal tilskrives uanset, om der er afdraget på gælden i årets løb eller ej.

Tilskrivningen sker ved, at debitorsaldoen og tilsvarssaldoen opskrives med de påløbne procesrenter.

Eventuelle procesrenter skal således fremgå af specifikationen af det enkelte tilbagebetalingskrav og være indeholdt i restgælden (saldoen) ved årets udgang.

4. Administration udført af andre

(bekendtgørelsens § 15).

4.1. Krav om administrationsaftale

(stk. 1, 2 og 3).

Hvis en arbejdsløshedskasse ønsker at lade en anden forening eller andre varetage sin administration helt eller delvist, skal der forud for regnskabsårets begyndelse indgås en administrationsaftale, der indeholder oplysning om arten og omfanget af de administrationsopgaver, der er omfattet af aftalen, samt vederlagets beregningsgrundlag, størrelse og betaling.

Der skal indgås en administrationsaftale, selv om der kun er tale om en enkelt administrationsopgave, f.eks. kontingentopkrævning, og/eller selv om aftalen er vederlagsfri.

4.2. Fastsættelse af acontovederlag

(stk. 4).

Når der er tale om fælles administration mellem kasse og administrator, skal der angives et beregningsgrundlag, der viser omkostningsfordelingen mellem kassen og administrator, for de udgiftsposter, der er omfattet af den fælles administration.

Vederlagets beregningsgrundlag skal i hovedposter specificeres med angivelse af de budgetterede fællesudgifter og de budgetterede fordelingsnøgler.

Hvis en administrationsaftale omfatter administration i såvel hovedkontor som i afdelinger, skal vederlagets beregningsgrundlag specificeres for hovedkontoret og afdelingerne hver for sig.

Eventuelle afdelingers samlede vederlag skal specificeres på samme måde som vederlaget for hovedkontoret. Vederlaget for afdelingerne skal således ikke specificeres for hver enkelt afdeling for sig.

Ved fastsættelsen af acontovederlaget gælder samme retningslinier som for det endelige administrationsvederlag, jf. stk. 5.

Som eksempel er det i vejledningens bilag I vist, hvordan acontovederlaget kan specificeres.

For at direktoratet kan udføre en effektiv kontrol, skal kassen sikre, at direktoratet efterfølgende kan få adgang til de hovedposter i administrators regnskab, som har betydning for fastsættelsen af administrationsvederlaget.

Det skal bemærkes, at direktoratet ikke kræver administrators regnskab udleveret, men kun oplysning om beløbsmæssig størrelse samt eventuelt dokumentation og/eller revisorerklæring om de regnskabsposter, der vedrører administrationsvederlaget.

Disse oplysninger m.v. skal kun fremsendes på direktoratets direkte anmodning.

4.3. Administrationsvederlagets beregningsgrundlag

(stk. 5).

Administrationsvederlaget kan kun indeholde regnskabsposter, der udtrykker en reel udgift, hvilket betyder, at der f.eks. ikke kan indgå henlæggelser eller andre formuedispositioner i administrationsvederlaget.

Alle poster skal direkte kunne henføres til den fælles drift.

Revisionsudgifter, advokatudgifter og lignende poster kan indgå i acontovederlaget, hvis administrator løbende afholder udgifterne. Men i det omfang udgifterne direkte kan henføres til den ene part, skal det endelige administrationsvederlag reguleres i forhold til de faktiske udgifter for hver af parterne. Omkostningsfordelingen kan for sådanne poster således ikke ske på grundlag af en fordelingsnøgle.

Hvis lokaler og/eller inventar ejes af administrator, kan driftsomkostningerne vedrørende disse aktiver medtages i fordelingsgrundlaget, dog ikke for tidspunkter før ibrugtagning, og/eller indretning påbegyndes.

Ved driftsomkostninger forstås direkte driftsomkostninger, finansieringsomkostninger og, for så vidt angår inventar, også afskrivninger.

Afskrivninger, der indgår i fordelingsgrundlaget, skal fastsættes ud fra levetidsvurderinger, jf. principperne i årsregnskabsloven, og må ikke overskride den reelle værdiforringelse.

Hvis der på et helt eller delvist afskrevet aktiv i en salgssituation opstår en fortjeneste i forhold til den bogførte værdi, skal kassen godskrives en andel af fortjenesten, beregnet på grundlag af samme fordelingsnøgle som afskrivningerne.

Hvis kassen og administrator anskaffer aktiver i fællesskab, skal kassens andel af aktiverne aktiveres i kassens regnskab.

Som alternativ til ovenstående kan der oprettes en lejekontrakt, hvilket specielt vedrørende lokaler og edb-udstyr ofte vil være hensigtsmæssigt. Lejekontrakten skal i givet fald udarbejdes efter almindeligt gældende regler, og lejen kan ikke overstige sædvanligt markedsniveau. Lejeudgiften skal ikke indgå i administrationsvederlaget, men skal derimod anføres direkte i kassens regnskab som enhver anden post, der fuldt ud betales af kassen.

Omkostningsfordelingen skal som udgangspunkt baseres på fordelingsnøgler, der fastsættes ud fra en individuel vurdering af de enkelte poster.

Det kan således ikke accepteres, at fordelingen baseres på en generel fordelingsnøgle, som anvendes på alle poster.

4.4. Regulering af administrationsvederlaget

(stk. 6).

Hvis det i årets løb betalte acontovederlag overstiger de faktisk afholdte udgifter, skal der foretages en regulering.

Reguleringen skal bogføres straks, den er opgjort, og udlignes efter reglerne i bekendtgørelsens § 16.

Af hensyn til direktoratets efterfølgende kontrol skal kassen senest den 30. juni efter regnskabsårets udløb indsende en specificeret opgørelse over de faktisk afholdte fællesudgifter til direktoratet. Opgørelsen skal specificeres på samme måde som beregningsgrundlaget i administrationsaftalen.

4.5. Forudbetaling af administrationsvederlaget

(stk. 7).

Forudbetaling af administrationsvederlaget kan højst svare til vederlaget for en måned, og kassen kan heller ikke i form af depositum eller lignende stille yderligere sikkerhed for vederlagets betaling.

4.6. Sikkerhedsstillelse for medlemskontingent til kassen

(stk. 8).

Hvis administrator opkræver medlemskontingent til kassen, og kontingentmidlerne passerer en bank- eller girokonto tilhørende administrator , skal administrator i forbindelse med aftalens indgåelse stille sikkerhed for et beløb svarende til medlemsbidraget til staten for seneste kvartal før aftalens indgåelse.

Formålet hermed er at sikre kassens kontingentmidler og dermed medlemsbidraget til staten i de situationer, hvor administrator er den økonomisk svage part.

Sikkerhedsstillelsen kan f.eks. ske i form af en forsikring eller en bankgaranti. Udgiften hertil kan ikke indgå i administrationsvederlaget.

Der skal også stilles sikkerhed, hvis medlemsbidraget til staten opkræves som en del af forbunds-/foreningskontingentet.

Det skal fremgå direkte af administrationsaftalen, hvordan sikkerhedsstillelsen er foretaget.

Det skal bemærkes, at selv om kassen ikke selv administrerer kontingentopkrævningen, skal der ikke stilles sikkerhed, hvis kassens kontingentmidler indgår direkte på en bank- eller girokonto tilhørende kassen uden at passere administrators bank- eller girokonto.

Det skal i så fald fremgå direkte af administrationsaftalen, at kassens kontingentmidler indsættes direkte på en konto tilhørende kassen uden at passere administrators bank- eller girokonto.

4.7. Administrators hæftelse

(stk. 9).

Administrator hæfter for fejl og forsømmelser i forbindelse med administrationen, hvilket bl.a. indebærer, at administrator hæfter for alle fejludbetalinger, hvor staten ikke yder refusion, hvis fejludbetalingen skyldes fejl og/eller forsømmelse fra administrators side.

Administrators ansvar kan hverken fraskrives eller frafaldes.

4.8. Fremsendelse af administrationsaftale til DfA

(stk. 10).

I modsætning til tidligere skal aftalen ikke indsendes til direktoratets godkendelse, men kun til orientering.

Ændringen er alene udtryk for en rent praktisk foranstaltning, idet direktoratet efterfølgende på grundlag af de faktiske regnskabstal fortsat vil kontrollere, at vederlaget ikke overstiger de med administrationen forbundne udgifter.

5. Mellemregning med administrator

(bekendtgørelsens § 16).

5.1. Registrering af mellemregningsforhold

(stk. 1).

Hvis kassen har indgået en administrationsaftale, skal ethvert mellemregningsforhold med administrator løbende registreres i kassens bogholderi.

5.2. Opgørelse og afregning af mellemregningsforhold

(stk. 2).

Mellemregningsforhold af enhver art skal opgøres og udlignes hver måned, hvis de er i kassens favør. Afregning skal ske senest den 10. i den efterfølgende måned.

Der vil typisk forekomme mellemregningsforhold i kassens favør i de tilfælde, hvor administrator opkræver et samlet kontingent bestående af kassekontingent og kontingent til administrator.

Mellemregningsforhold af andre årsager, den tidligere bekendtgørelses § 16, stk. 3, er nu placeret under § 4, stk. 1, punkterne 5 og 6, sammen med de øvrige generelle bogholderibestemmelser. Principperne for udligning og afregning ifølge § 16, stk. 2, finder tilsvarende anvendelse for de i § 4, stk. 1, punkterne 5 og 6 nævnte mellemregningsforhold.

Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen, den 25. januar 1991

Vibeke Dalbro

/ Torben Augustenborg

Bilag I, side 1

Budgettal for 19xx / regnskabstal for 19xx

Bilag I, side 2

Budgettal for 19xx / regnskabstal for 19xx

Ingen