Cirkulæreskrivelse vedrørende førelse af kirkegårdsprotokol m.v. på EDB (Til stiftsøvrighederne)

Cirkulæreskrivelse vedrørende førelse af kirkegårdsprotokol m.v. på EDB

(Til stiftsøvrighederne)

Ministeriet har fra flere sider modtaget henvendelse vedrørende anvendelse af kirkegårdes EDB-systemer til førelse af kirkegårdsprotokollen m.v.

Spørgsmålet har været forelagt Kirkeministeriets arbejdsgruppe til vejledning af provstiudvalg og menighedsråd vedrørende anskaffelse og brug af EDB.

På grundlag af arbejdsgruppens indstilling skal man meddele, at ministeriet intet finder at indvende imod, at kirkegårdsprotokoller m.v. føres på EDB, såfremt de nedenstående forudsætninger er opfyldt

I. Formelle krav.

A. kirkegårdsprotokollen skal i henhold til § 32 i bekendtgørelse nr. 389 af 20. juni 1986 om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde for hvert gravsted indeholde oplysning om

1. gravstedets plads,

2. nummer for hver enkelt gravplads i gravstedet,

3. navn, stilling, fødselsdato (personnummer) og dødsdag for de i hver enkelt gravplads begravede,

4. dato for hver enkelt begravelse,

5. til hvem, gravstedsbrev er udstedt,

6. tidspunktet for brugsperiodens udløb og

7. eventuel registrering af gravminde, jf. § 38, stk. 1, 1. punktum.

Endvidere skal der være mulighed for at tilføre særlige bemærkninger om gravstedet jf. Kirkeministeriets cirkulæreskrivelse af 25. september 1975 om flytning af urner pkt. 9 og Kirkeministeriets cirkulære af 5. august 1977 om brugsret til gravsteder, afsnit I og II.

Endelig skal tilførsler til EDB-protokollen registreres med dato for registreringen.

Disse bestemmelser skal overholdes ved såvel registreringen på EDB-systemet som ved udskrifter herfra.

Endvidere skal indlagte data kunne udtrækkes af systemet i såkaldt asciiformat.

B. En ajourført udskrift af protokollen skal forevises på det årlige syn over kirkegården. Mindst en gang årligt skal gravpladserne på kirkegården sammenholdes med begge eksemplarer af kirkegårdskortet samt med protokoludskriften og eventuelle uoverensstemmelser berigtiges.

C. Registrering af gravminder jf. bekendtgørelsens § 38 sker ved, at synet på protokoludskriften sætter et stempel ved det pågældende gravsted, og at registreringen umiddelbart efter synet indrapporteres i EDB-systemet, jf. ovenfor pkt. A 7. Registreringen foregår i øvrigt efter reglerne i lovens kap. IV og bekendtgørelsen kap. III, herunder ved anvendelse af kartotekskort.

D. Bestemmelse om føring af kirkegårdsprotokollen på EDB samt de nærmere vilkår herfor må optages i kirkegårdens vedtægt. Vedtægten godkendes af stiftsøvrigheden.

II. Sikkerhedsmæssige krav.

A. Der skal løbende tages sikkerhedskopi af kirkegårdsprotokollen samt foretages udskrifter af tilførsler til denne.

Frekvensen for sikkerhedskopiering og udskrift fastsættes under hensyntagen til hyppigheden af tilførsler til protokollen. Dog skal sikkerhedskopiering og udskrift foretages mindst hver 14. dag.

En fuldstændig udskrift af protokollen samt en sikkerhedskopi opbevares et andet sted end der, hvor EDB-systemet er placeret.

B. I Henhold til § 12 i bekendtgørelse nr. 621 af 2. oktober 1987 af lov om offentlige myndigheders registre skal der træffes de fornødne sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger misbruges eller kommer til uvedkommendes kendskab.

III. Tilsyn m.v.

A. I tilfælde, hvor kirkegårdsprotokollen ønskes ført på EDB, finder provstens autorisation efter § 12 i lov nr. 268 af 22. maj 1986 om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde sted ved, at provsten godkender systemet og dets anvendelse - herunder driftsrutiner og sikkerhedsprocedurer. Tilførsel herom sker til kirkens protokol og til provstiets synsprotokol.

B. Det daglige tilsyn påhviler menighedsrådet/kirkegårdsbestyrelsen.

C. Provsten kan anmode provstirevisor om, som et led i sit tilsyn med øvrige EDB-systemer, at påse, at de etablerede forretningsgange og rutiner vedrørende førelsen af kirkegårdsprotokollen på EDB er betryggende og hensigtsmæssige.

IV. Register og kartotek.

A. Alfabetisk register over de personer, der er begravede på kirkegården, jf. bekendtgørelse om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde § 32, stk. 2, kan ligeledes godkendes ført på EDB.

B. Kartotek over ibrugtagne gravsteder jf. Kirkeministeriets cirkulære af 15. juli 1985 om budget og regnskab for samt revision af kirkelige kasser m.v. pkt. E VI kan føres på EDB under forudsætning af, at de i bestemmelsen krævede oplysninger er indeholdt i systemet.

Kartoteket skal for hvert gravsted indeholde oplysninger om

Gravstedets betegnelse (nummer og placering).

Navn og adresse for indehaveren af gravstedsretten.

Erhvervsperioden.

Aftale om vedligeholdelse, betalingsdato og beløb m.v.

C. De sikkerhedsmæssige krav under afsnit II samt bestemmelserne i afsnit I, D og afsnit III, B og C gælder tilsvarende ved føring af register og kartotek på EDB.

V. Krematorieprotokol.

A. Den protokol, der efter Kirkeministeriets cirkulære af 1. december 1975 om udførelse af ligbrænding, pkt. I, 2 skal føres ved hvert krematorium om foretagne ligbrændinger, kan godkendes ført på EDB under forudsætning af, at de oplysninger, som bestemmelsen kræver, er indeholdt i systemet.

B. provstens autorisation af protokollen sker ved, at provsten godkender systemet og dets anvendelse. Tilførsel herom sker til provstiets synsprotokol.

C. Ved provstens uanmeldte eftersyn efter cirkulærets pkt. I, 3 forevises en ajourført udskrift af protokollen.

E. De sikkerhedsmæssige krav under afsnit II samt bestemmelserne i afsnit I, D og afsnit III, B og C finder tilsvarende anvendelse ved føring af krematorieprotokol på EDB.

Nærværende skrivelse bedes udsendt til menighedsrådene, kirkegårdsbestyrelserne, provstiudvalgene og provstirevisorerne.

Kirkeministeriet, den 8, august 1990

P.M.V.

E.B.

Steffen Brunes

/Peter Benned

Ingen