Cirkulæreskrivelse til kommunale myndigheder. Registeranvendelse i rådhusbutikker, kvickskranker m.v. (* 1)

Cirkulæreskrivelse til kommunale myndigheder. Registeranvendelse i rådhusbutikker, kvickskranker m.v. (* 1)

Spørgsmålet om etablering af rådhusbutikker, kvickskranker m.v. samt om registeranvendelse i sådanne rådhusbutikker har været genstand for en del debat. Spørgsmålet har senest været debatteret på Kommunernes Landsforenings registerlovskonference den 21. og 22. august 1990.

Registertilsynet har endvidere modtaget en række henvendelser fra kommuner vedrørende spøgsmålet om etablering af rådhusbutikker, kvickskranker m.v. Spørgsmålet om registeranvendelse i sådanne rådhusbutikker har herefter givet anledning til mere principielle overvejelser og har været behandlet på et møde i Registerrådet den 5. september 1990.

Registertilsynet skal herefter meddele, at Registertilsynet fremkom med følgende udtalelse

»Det fremgår af lov om offentlige myndigheders registre § 9, stk. 1, at der kun må registreres oplysninger, der klart er af betydning for varetagelsen af vedkommende myndigheds opgaver.

Det fremgår endvidere af lov om offentlige myndigheders registre § 12, stk. 1, at der skal træffes de fornødne sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysningerne misbruges eller kommer til uvedkommendes kendskab.

Af forarbejderne til ovennævnte bestemmelser fremgår, at det udtrykkeligt for hvert enkelt register skal angives, hvilke opgaver registeret skal varetage, og hvilke forvaltningsgrene indenfor en kommune, der må have adgang til at benytte registeret. Det fremgår endvidere, at de fornødne sikkerhedsforanstaltninger mod, at de registrerede oplysninger misbruges eller kommer til uvedkommendes kendskab, bl.a. kan ske gennem en organisatorisk - personalemæssig opdeling, således at de forskellige medarbejdergrupper kun får adgang og kendskab til en del af registeroplysningerne.

Registertilsynet er i den forbindelse opmærksom på ændringerne i den sociale styrelseslov samt skattestyrelsesloven, der trådte i kraft henholdsvis den 1. januar 1990 og den 1. april 1990, samt intentionerne hermed.

Registertilsynet er af den opfattelse, at det må anses for principielt betænkeligt og i strid med intentionerne bag lov om offentlige myndigheders registre, såfremt der generelt åbnes mulighed for terminaladgang for kommunalt personale til samtlige kommunens edb-registre, herunder til edb-registre indeholdende oplysninger af mere følsom karakter.

Registertilsynet vil imidlertid ikke udtale sig imod, at der i forbindelse med etablering af rådhusbutikker, kvickskranker m.v. med det formål at yde en bedre service over for borgerne i et vist omfang åbnes mulighed for terminaladgang til edb-registre til brug for de forskellige opgaver, den enkelte medarbejder skal varetage.

Registertilsynet har herved lagt vægt på, at arbejdsopgaverne i rådhusbutikkerne kan betegnes som »lettere sagsbehandling«, idet der i realiteten i vidt omfang er tale om her og nu-ekspeditioner af forholdsvis enkle forhold. Der er således efter det oplyste typisk tale om opgaver, der vil vedrøre kassefunktionen, herunder udbetaling af kontanthjælp, sygedagpenge og pension, udskrivning og ændring af diverse skattekort, sygesikringsopgaver, herunder lægevalg/ændring af sygesikringsbeviser, folkeregisteropgaver samt tidsbestilling til de enkelte fagforvaltninger. Derimod vil mere komplicerede sager samt sager, hvor det vil være nødvendigt af have adgang til flere og mere detaljerede oplysninger om den enkelte borger, herunder oplysninger af mere følsom karakter, blive henvist til behandling i den enkelte fagforvaltning.

Det er imidlertid en klar forudsætning, at den enkelte medarbejder i rådhusbutikken alene autoriseres til de dele af edb-registrene, som er nødvendige for dennes arbejdsopgaver. Registertilsynet forudsætter endvidere, at sagsbehandlingen i rådhusbutikkerne tilrettelægges, således at det sikres, at sagsbehandlingen hviler på en forudgående direkte henvendelse fra borgeren, og at borgeren i de tilfælde, hvor det som led i sagsbehandlingen kan være nødvendigt at indhente oplysninger fra forskellige forvaltningsgrene, er indforstået hermed.'

På given foranledning skal Registertilsynet meddele, at det ikke vil være nødvendigt at forelægge spørgsmålet om etableringen af en rådhusbutik, kvickskranker m.v., i det omfang registeranvendelsen i rådhusbutikken ligger indenfor rammerne af ovennævnte udtalelse.

P.R.V.

B.O. Jespersen

(* 1) Optrykt i registertilsynets årsberetning 1990