K 17 Statens standardkontrakt for standardiserede edb-systemer

K 17 Statens standardkontrakt for standardiserede edb-systemer

Direktoratet for Statens Indkøb

Af Finansministeriets cirkulære af 10. februar 1986 om Direktoratet for Statens Indkøb og om statslige myndigheders indkøbsvirksomhed fremgår, at direktoratet skal medvirke til, at statens indkøb foretages på et forretningsmæssigt grundlag, og at statsinstitutionerne foretager deres indkøb så økonomisk fordelagtigt som muligt. Det er endvidere direktoratets opgave at udarbejde generelle retningslinier for statsinstitutionernes indkøbsvirksomhed.

I overensstemmelse hermed har direktoratet i samarbejde med Kammeradvokaten og Administrations- og Personaledepartementet udarbejdet denne standardkontrakt til brug ved køb af standardiserede edb-systemer. Den nye standardkontrakt supplerer Statens Standardkontrakt for Edb-totalleverancer fra 1987, således at der nu foreligger standardiserede vilkår for anskaffelse af både specialudviklede systemer og standardiserede systemer. Ud over selve standardkontrakten er der udarbejdet en vejledning, som har til formål at hjælpe brugerne af standardkontrakten til at anvende og udfylde den rigtigt.

Standardkontraktens tekst fremgår som almindelig trykt tekst i det te hefte, men den er også lagt ind på den edb-diskette (5 1/4 tommer DOS), som er placeret i lommen bagest i heftet.

Det er tanken at revidere både standardkontrakten og vejledningen inden for et par år. Brugere af standardkontrakten anmodes derfor om til direktoratet løbende at indsende erfaringer fra kontraktens anvendelse, som kan nyttiggøres ved dens revision.

Preben Klit Jakobsen

Indholdsfortegnelse

1. Indledning

2. Kommentarer til standardkontrakten

- Generelt

- Behovsopgørelse

- Driftsprøve

- Vedligeholdelse

- Øvrige bestemmelser

- Rådgivning om anvendelse af standardkontrakten

3. Orientering om udarbejdelse af standardkontraktens bilag

- Generelt

- Hovedtidsplan (Bilag 1)

- Behovsopgørelse med eventuelle aftalte ændringer og forbehold (Bilag 2)

- Konfiguration (Bilag 3)

- Samling af leverandørens beskrivelser af udstyr og programmel, herunder allerede eksisterende dokumentation (Bilag 4)

- Specifikation af udstyr (Bilag 5)

- Specifikation af basisprogrammel (Bilag 6)

- Specifikation af anvendelsesprogrammel (Bilag 7)

- Andre ydelser (Bilag 8)

- Lokaleindretning mv. (Bilag 9)

- Specifikation af vedligeholdelsesforpligtelser (Bilag 10)

- Overtagelsesprøve (Bilag 11)

- Licensbetingelser vedrørende standardprogrammel og udstyr (Bilag 12)

- Svartider og måling af samme (Bilag 13)

- Bestillingsblanket (Bilag 14)

- Bilag 5

- Bilag 6

- Bilag 7

- Bilag 8

- Bilag 11

- Bilag 13

4. K17 - Statens standardkontrakt for standardiserede edb- systemer

1. Indledning

Standardkontrakt K17 sigter mod anskaffelse af edb-systemer, der ikke i større omfang kræver specialudviklet eller tilrettet program mel.

Standardkontrakten er en såkaldt systemkontrakt, hvilket vil sige, at den retter sig mod leverancer af udstyr og programmel, som til sammen skal fungere som en selvstændig helhed et edb-system. Kontrakten kan således ikke uden meget betydelige ændringer anvendes ved anskaffelser, der består af enten udstyr eller programmel.

Der er i forbindelse med udformningen af standardkontrakten lagt vægt på at opnå en balance mellem købers og sælgers rettigheder og forpligtelser. Kontrakten bygger på Statens Standardkontrakt for Edb-totalleverancer (K33) og på de kommercielle vilkår, som indgår i de statslige edb-indkøbsaftaler.

Kontrakten kan anvendes, hvor leverandøren i al væsentlighed kan opfylde kundens behov ved levering af standardprogrammel og udstyr. Kundens særlige behov kan medføre, at leverandøren må tilrette standardprogrammerne eller specialudvikle mindre programdele. Kontrakten vil også kunne anvendes i disse tilfælde, forudsat at udviklingsarbejdet er af begrænset omfang.

Hvis der i betydeligt omfang skal specialudvikles programmel, anbefales det at benytte standardkontrakten K33. Denne kontrakt er velegnet til anskaffelse af systemer, hvori indgår et betydeligt omfang af udviklingsarbejde.

Det er udviklingsarbejdets omfang og ikke selve kontraktsummen, der er afgørende for, hvilken af de to standardkontrakter der skal danne grundlag for anskaffelsen.

K17 er også velegnet at anvende ved anskaffelse af systemer, som købes via de statslige edb-indkøbsaftaler. Anskaffelse af udstyr, programmel m.v., der er omfattet af edb-indkøbsaftalerne, kan ske uden forudgående udbudsforretning, idet indkøbsaftalerne har været udbudt i henhold til de internationale regler om statslige indkøb. Det nødvendige grundlag for at indgå en aftale kan umiddelbart tilvejebringes ved at indhente løsningsforslag fra en eller flere af de leverandører, der er omfattet af aftalerne.

2. Kommentarer til standardkontrakten

Generelt

Ved indhentning af tilbud eller løsningsforslag anbefales det, at standardkontrakten vedlægges institutionens udbudsmateriale med opfordring til tilbudsgiverne om i tilbudet at nævne eventuelle forbehold til de kontraktlige vilkår, som synes uhensigtsmæssige i den konkrete sag. Institutionen har tilsvarende adgang til at foreslå tilføjelser eller ændringer til standardkontrakten.

Tilbudsgivernes eventuelle kontraktmæssige forbehold bør indgå i institutionens samlede vurdering af tilbudene.

I tilfælde, hvor det - grundet anskaffelsens karakter - er nødvendigt at foretage tilpasninger i kontraktteksten, bør man være opmærksom på, at integrationen i kontrakten ikke ændres, at parternes beføjelser fortsat er sikret tilfredsstillende, og at de er entydigt beskrevet.

Selve kontrakten indeholder en række forhold, der skal afklares/udfyldes inden aftalen indgås. Det drejer sig om afsnittene 4, 8.2, 8.3, 8.4, 8.5, 10.3, 12.1 og 13.3. Det anbefales, at institutionen - efter at disse forhold er afklaret - udarbejder det endelige kontraktforslag ved at indføje det, der er opnået enighed om i standardkontrakten. Institutionen kan derefter forelægge forslaget til godkendelse for den valgte leverandør.

Bilagsmaterialet indeholder både et antal bilag med standardiserede bestemmelser og et antal bilag, der skal udfyldes af parterne. Under vejledningens punkt 3 er givet en række råd og forslag til, hvorledes bilagene bør udformes.

Behovsopgørelse

Institutionens krav, ønsker og forventninger til systemet skal indeholdes i en behovsopgørelse.

Det forudsættes ikke som i K33, at institutionen udarbejder en egentlig kravspecifikation med en meget detaljeret beskrivelse af kravene til de enkelte dele i systemet. Det skyldes, at de produkter, der tænkes anskaffet under K17, overvejende er standardiserede produkter.

Behovsopgørelsen skal indeholde en beskrivelse af de funktioner v., som systemet skal kunne udføre. Beskrivelsen skal være så deltaljeret som mulig og indeholde samtlige krav til systemet. Det kan f.eks. være krav vedrørende funktioner, transaktioner, svartider, driftseffektivitet, brugervenlighed, sikkerhed, kommunikationsstandarder og udbygningsmuligheder. I tilfælde, hvor der ønskes specialudviklet eller tilrettet programmel, skal beskrivelsen være meget deltaljeret.

Det er vigtigt, at institutionen er omhyggelig med udarbejdelsen af behovsopgørelsen, og at samtlige krav, ønsker og forventninger er beskrevet. Det skyldes, at krav, der ikke er udtrykt i behovsopgørelsen, som udgangspunkt ikke efterfølgende kan kræves opfyldt.

Det anbefales, at behovsopgørelsen knyttes til udbudsmaterialet som et særskilt bilag, idet denne opgørelse - eventuelt i revideret form - senere skal indgå i kontrakten.

Den udbredte standardisering inden for udstyr og programmel åbner i dag store muligheder for, at institutionerne kan vælge perifert udstyr fra andre leverandører og/eller bibeholde eksisterende udstyr, samtidig med at det er rimeligt at forlange, at leverandøren af hovedleverancen påtager sig systemansvaret for det samlede system - jf. kontraktens punkt 2.6.

I tilfælde, hvor institutionen ønsker at stå frit ved valg af perifert udstyr eller bibeholde eksisterende udstyr, bør det fremgå af udbudsgrundlaget. Tilbudsgiverne bør i den forbindelse opfordres til at oplyse, hvilke krav der stilles til det perifere udstyr, for at der kan opnås fuld funktionalitet, og for at tilbudsgiveren kan påtage sig det samlede systemansvar. De samme oplysninger skal gives, hvis der indhentes løsningsforslag fra statsaftaleleverandørerne.

En mere fyldestgørende beskrivelse af behovsopgørelsens indhold kan bl.a. findes i »Vejledning om anskaffelse af edb-ydelser« udgivet af Administrations- og Personaledepartementet.

Driftsprøve

En driftsprøve, der består af måling af driftseffektivitet og svartider, bør som hovedregel afholdes. For at driftsprøven kan have en reel værdi, er det en forudsætning, at brugerne kender systemet, at an tallet af brugere på de enkelte delsystemer modsvarer normalbe lastningen af systemet, at der er indlagt data i tilstrækkeligt omfang, og at der er tale om en »normal« arbejdssituation.

Gennemførelsen af en driftsprøve er ressourcekrævende. Man bør overveje at afstå fra at gennemføre den i tilfælde, hvor der er tale om en lille installation (få arbejdspladser, små datamængder), og/eller hvor driftseffektiviteten og svartiderne ikke er kritiske. At kunden undlader at foretage en driftsprøve, fritager ikke leverandøren for de forpligtelser og garantier, der er gældende i henhold til kontrakten.

Retningslinierne for afholdelse af driftsprøven er beskrevet i kontraktens punkt 10, og der er normalt ikke behov for at udfærdige et særligt bilag herom.

Vedligeholdelse

Vedligeholdelse af det anskaffede udstyr og programmel er en integreret del af kontrakten. Leverandørens misligholdelse af vedligeholdelsesbestemmelserne vil således som udgangspunkt være en misligholdelse af hele kontrakten.

Til kontrakten er knyttet standardbestemmelser om udførelse af vedligeholdelse både i abonnement og efter regning. Disse bestem melser - der er indeholdt i bilag 10 - vil i de fleste tilfælde være tilstrækkelige sammen med bestemmelserne i selve kontrakten.

Når der er tale om mindre anlæg, er det efterhånden almindeligt, at vedligeholdelse udføres efter regning, specielt på perifere enheder. I forbindelse med service efter regning er der anført et maksimalt timetal, inden for hvilket leverandøren er forpligtet til at påbegynde reparationen.

I tilfælde, hvor der ikke indgås aftale om vedligeholdelse, bør kravet til systemets svartider alligevel anføres i kontrakten - jf. punkt 12.2 - idet leverandørens garantier på dette område altid vil være gældende 1 år regnet fra overtagelsesdagen.

Øvrige bestemmelser

I det følgende gives en kort orientering om de væsentligste af K17's øvrige bestemmelser.

Systemet skal leveres til et forud fastsat tidspunkt (punkt 7) og til en fast pris (punkt 8). Det er således leverandørens risiko, hvis det tager længere tid eller kræver flere ressourcer end beregnet at færdiggøre systemet. K17 forudsætter, at systemet leveres og afprøves samlet (punkt 10). Systemet er overtaget af kunden, når overtagelsesprøven er bestået (punkt 11).

I kontraktens punkt 13 garanterer leverandøren, at systemet vil opfylde alle de i kontrakten stillede krav, herunder kravene til driftseffektivitet og svartider. Hvis kravene ikke opfyldes, skal leverandøren uden beregning og inden for kontraktens tidsfrister levere sådant andet eller yderligere udstyr og programmel, som er nødvendigt for at opfylde kontrakten. Leverandørens garanti for driftseffektivitet og svartider er gældende i hele vedligeholdelsesperioden.

Kontraktens punkt 14-16 fastlægger kundens beføjelser i anledning af leverandørens misligholdelse. I tilfælde af mangler kan kunden under nærmere specificerede omstændigheder især kræve afhjælpning, bod, erstatning og ophævelse af kontrakten. Ved forsinkelse er misligholdelsesbeføjelserne bod, erstatning og ophævelse. Misligholdelsesbeføjelserne er ikke primært begrundet i kundens interesse i f.eks. at kunne oppebære bod, men formålet er at give leverandøren et incitament til at sætte alle kræfter ind på at opfylde kontrakten rigtigt.

Hvis systemet skal leveres i delleverancer (faseopdelt), skal adskillige af kontraktens bestemmelser omarbejdes. Hvilke konkrete ændringer, der skal foretages, afhænger af faktorer som antallet af delleverancer, disses størrelse og vigtighed i relation til den samlede leverance.

Rådgivning om anvendelse af standardkontrakten

Spørgsmål om anvendelse af kontrakten kan rettes til Direktoratet for Statens Indkøb. Desuden vil Kammeradvokaten kunne yde juridisk bistand mod sædvanligt honorar.

3. Orientering om udarbejdelse af standardkontraktens bilag

Generelt

Kontrakten udgør den generelle del af det samlede kontraktgrundag, mens bilagene udgør den specifikke del, hvor den konkrete leverance skal beskrives. Det er derfor vigtigt, at alle relevante forhold er indeholdt i bilagene, og at hvert enkelt forhold er placeret i det rigtige bilag, således at der opnås både sammenhæng og overskuelighed. Ved en grundig behandling og detaljeret udfyldelse af bilagene kan man reducere mulighederne betydeligt for at der senere opstår uoverensstemmelser mellem kunde og leverandør, idet forhold, som parterne ikke har været opmærksomme på under de forudgående forhandlinger, ofte dukker op i forbindelse med udfyldelse af bilagene.

Det frarådes at indføje juridiske bestemmelser i bilagene. Ud over uoverskuelighed kan det meget let medføre uoverensstemmelser mellem kontrakttekst og bilag med fortolkningstvivl til følge.

Følgende bilag indeholder standardbestemmelser

- Bilag 9: Lokaleindretning m.v.

- Bilag 10: Specifikation af vedligeholdelsesforpligtelser

- Bilag 14: Bestillingsblanket

Det anbefales, at der anvendes en fortløbende nummerering af de enkelte enheder i bilagene 5, 6, 7 og 14.

Til støtte ved udarbejdelsen af bilagsmaterialet er der i det følgende givet en række råd og forslag til, hvorledes de enkelte bilag bør udformes.

Hovedtidsplan (Bilag 1)

Tidsplanen bør indeholde samtlige aktiviteter, der skal udføres i forbindelse med leveringen af systemet. Aktiviteterne bør anføres i uge- og datoorden i den rækkefølge, hvori de skal udføres.

Som eksempler på aktiviteter kan nævnes: påbegyndelse og færdiggørelse af lokaler, besigtigelse af lokaler, installation af systemet, påbegyndelse og afslutning af overtagelsesprøve, konvertering af tekstfiler, nedtagning af eksisterende anlæg samt afholdelse af kurser.

Behovsopgørelse med eventuelle aftalte ændringer og forbehold

(Bilag 2)

Umiddelbart før kontrakten underskrives, bør kunde og leverandør sammen gennemgå kundens behovsopgørelse med henblik på en tilretning af denne i forhold til det system, der blev det endelige resultat af de førte drøftelser. Tilretningen kan ske enten ved en konkret ændring af behovsopgørelsen eller ved, at de aftalte ændringer/forbehold anføres i et tillæg til behovsopgørelsen.

Se i øvrigt kommentarerne under vejledningens punkt 2 samt kontraktens punkt 2 og 12.2.

Konfiguration (Bilag 3)

Dette bilag skal vise et diagram over den samlede konfiguration, herunder sammenhænge mellem de enkelte enheder. Diagrammet bør også vise, på hvilke enheder de forskellige dele af programmellet er placeret, eventuelt suppleret med en beskrivelse af, hvor afviklingen af programmellet sker.

Konfigurationsdiagrammet bør endvidere vise mulighederne for at udvide konfigurationen inden for nærmere aftalte rammer.

Se i øvrigt kontraktens punkt 2.1.

Samling af leverandørens beskrivelser af udstyr og programmel, herunder allerede eksisterende dokumentation (Bilag 4)

Dette bilag skal indeholde de dele af leverandørens tilbud, og den efterfølgende korrespondance, der konkret beskriver det system, der skal leveres og mulighederne for at udvide dette.

Det anbefales, at kunden og leverandøren umiddelbart før kontratens underskrift gennemgår det samlede materiale, og at leverandøren på baggrund heraf tilretter materialet, så at det i så høj grad som muligt fremstår som en samlet og overskuelig beskrivelse af systemet.

Leverandørens dokumentation til systemet samt de af leverandørens brochurer, der udgør et hensigtsmæssigt supplement til tilbudets beskrivelse af systemet, bør knyttes til dette bilag. Dette kan ske enten ved at materialet vedlægges bilaget eller ved en henvisning til det konkrete materiale med angivelse af version, nummer etc.

Se i øvrigt kontraktens punkt 2.1.

Specifikation af udstyr (Bilag 5)

I bilag 5 specificeres arten, mængden og priserne for udstyr med tilhørende dokumentation og installation.

I tilfælde, hvor kundens eksisterende anlæg helt eller delvist indgår i handelen, specificeres dette ligeledes i bilag 5.

På side 20 findes et forslag til udformning af bilag 5. Nedenstående bemærkninger refererer til dette forslag.

a) Her specificeres centralenhed, fil- og printservere mv. med angivelse af hoveddata (internt/eksternt lager, streamersystem, diskettestation mv.).

b) Her specificeres kommunikationsenheder som lokalnet, terminalservere, routere, broer, telefax, telex, teletex, modem etc.

c) Her specificeres terminaler og PC'er med angivelse af hoveddata. Hvis kundens egne enheder skal indgå i systemet med fuld funktionalitet, og leverandøren derfor skal levere skabeloner - evt. i tilrettet form - kan dette samt prisen herfor anføres under dette punkt.

d) Her specificeres skriverne med angivelse af hoveddata, skrifttyper mv. Hvis leverandøren skal levere særlige tabeller til kun dens egne skrivere, for at opnå fuld funktionalitet, skal dette samt prisen herfor også anføres.

e) Her anføres den samlede pris for installation af de under punkterne a-d nævnte enheder. Hvis der skal betales særskilt for kabler mv., kan dette specificeres under dette punkt.

f) Her anføres det eksisterende og det nye udstyr, som kunden har anskaffet fra anden side, og som leverandøren af systemet skal installere. Endvidere anføres kabler mv., som leverandøren skal anvende til brug for tilslutningen af dette udstyr. Den aftalte pris for installation kan anføres som en samlet sum.

g) Her anføres den dokumentation og systemvejledning, der medfølger til brug for den generelle administration af udstyret. Materialet leveres typisk vederlagsfrit, idet udgiften som regel er indeholdt i prisen for centralenheden.

h) I tilfælde, hvor kundens eksisterende anlæg indgår i handelen, udfyldes dette punkt med specifikation af de pågældende enheder samt den aftalte indbytningspris. Det bør præciseres, hvem der er ansvarlig for nedtagning og transport af anlægget. Det bør ligeledes fremgå, at enhederne er købt som beset og uden ansvar for kunden for mangler, bortset fra vanhjemmel. Såfremt det drejer sig om anlæg af betydelig værdi, bør det overvejes at indsætte mere specifikke bestemmelser herom i kontrakten.

i) Dette punkt udfyldes kun, hvis der er aftalt særlige priser for senere udvidelser, idet retningslinierne for supplerende leverancer er fastlagt i kontraktens punkt 29 og bilag 14.

j) Her anføres eventuelle regler for leverandørens tilbagekøb af udstyr i forbindelse med opgraderinger af systemet.

Se i øvrigt kontraktens punkter 2.5, 3 og 8.

Købspris

I bilagets priskolonner anføres den samlede listepris, rabatsatsen og den samlede købspris (listeprisen fratrukket rabatter) ud for hver enkelt position. Også i tilfælde, hvor en enhed leveres vederlagsfrit skal dette anføres i priskolonnen.

Priskolonnen »Købspris« sammentælles nederst på bilaget til en totalsum, der sammen med totalsummerne for bilag 6, 7 og 8 skal indgå i beregningen af den samlede kontraktsum. Den samlede kontraktsum anføres i kontraktens punkt 8.2.

Se i øvrigt kontraktens punkt 8.1.

Specifikation af basisprogrammel (Bilag 6)

I bilag 6 specificeres alt basisprogrammel med tilhørende dokumentation og installation.

På side 21 findes et forslag til udformning af bilag 6. Nedenstående bemærkninger refererer til dette forslag.

Vedrørende bilagets udfyldelse med priser henvises til bemærkningerne under bilag 5. Eventuelle løbende licensafgifter, der skal betales efter systemets overtagelse, bør beskrives i bilag 10.

a) Her specificeres basisprogrammellet bl.a. med angivelse af, hvilken version der skal leveres.

b) Prisen for installation kan anføres som en samlet sum.

c) Her specificeres den dokumentation, der leveres sammen med basisprogrammellet. Oftest vil der være tale om en systemvejledning til brug for den generelle administration af programmellet.

d) Dette punkt udfyldes kun, hvis der er aftalt særlige priser eller betingelser for senere udvidelser, idet retningslinierne for supplerende leverancer er fastlagt i kontraktens punkt 29 og bilag 14.

Se i øvrigt kontraktens punkt 1 og 8.

Specifikation af anvendelsesprogrammel (Bilag 7)

I bilag 7 specificeres alt anvendelsesprogrammel med tilhørende dokumentation og installation.

På side 22 findes et forslag til udformning af bilag 7. Nedenstående bemærkninger refererer til dette forslag.

Vedrørende bilagets udfyldelse med priser henvises til bemærkningerne under bilag 5. Eventuelle løbende licensafgifter, der skal betales efter systemets overtagelse, bør beskrives i bilag 10.

a) Her specificeres samtlige enheder af anvendelsesprogrammel bl.a. med angivelse af version.

b) Installationsprisen kan anføres som en samlet sum for det under punkt a) nævnte programmel.

c) Her specificeres den dokumentation, der leveres sammen med systemet. Det gælder både den, der leveres vederlagsfrit, og den, der skal betales for. Der leveres normalt vederlagsfrit et sæt betjenings- og brugervejledning til samtlige programmelpakker. Yderligere vejledninger til de enkelte programmelpakker speci ficeres med angivelse af antal, betegnelse og pris.

d) Da tilgangen til programmellicenserne ofte er forskellig afhængig af leverandør og produkt, kan der være behov for at beskrive, hvorledes dette i praksis fungerer i tilslutning til rubrikken »Max. antal samtidige brugere«. Dette kan samtidig tjene som en ekstra sikring af, at skønnet over antal samtidige brugere inden for de enkelte programmelmoduler står i et rimeligt forhold til det konkrete behov og de dermed forbundne priser. Man bør dog være opmærksom på, at en eventuel beskrivelse ikke er i modstrid med de licensbetingelser, der er indeholdt i bilag 12.

e) Dette punkt udfyldes kun, hvis der er aftalt særlige priser eller betingelser for senere udvidelser, idet retningslinierne for supplerende leverancer er fastlagt i kontraktens punkt 29 og bilag 14.

Se i øvrigt kontraktens punkt 1 og 8.

Andre ydelser (Bilag 8)

I bilag 8 anføres aftaler om ydelser, der ikke er omfattet af bilagene 5, 6 og 7.

Tidspunkterne for udførelsen af disse ydelser bør anføres i hovedtidsplanen - bilag 1.

På side 23 findes et forslag til udformning af bilag 8. Nedenstående bemærkninger refererer til dette forslag.

Vedrørende bilagets udfyldelse med priser henvises til bemærkningerne under bilag 5.

a) Her specificeres, hvilke af kundens eksisterende tekstfiler, kartoteker m.v. leverandøren skal konvertere og indlæse i det nye system. Det bør endvidere anføres om tilretninger, herunder om opbygning af skærmbilleder er nødvendige for en hensigtsmæssig anvendelse af det konverterede, samt om denne tilretning påhviler kunden eller leverandøren og i givet fald prisen herfor.

b) Her specificeres aftalte kurser. Ved aftaler om standardkurser er det normalt tilstrækkeligt at anføre kursets navn, antal deltagere samt prisen. Ved specielt udviklede kurser bør bilaget også indeholde en beskrivelse af kurset, hvilke hjælpemidler (f.eks. skærmterminaler), der er til rådighed i kursuslokalet, hvilket kursusmateriale og forplejning, der er indeholdt i prisen, på hvilken adresse kurset bliver afholdt og den daglige undervisingstid.

c) Her anføres eventuel bistand i forbindelse med ibrugtagning af anlægget, som undtagelsesvis ikke er indeholdt i prisen for installation af udstyr og programmel jf. bilagene 5, 6 og 7. Som eksempler på ydelser, hvor der ofte opstår uoverensstemmelser om, hvorvidt de er indeholdt i aftalen eller ej, kan nævnes: Adressering af arbejdspladser, indlægning af menusystem, oprettelse af brugere i sikkerhedssystem og opsætning af skrivere. Det anbefales derfor, at sådanne ydelser specificeres - også i tilfælde, hvor disse leveres vederlagsfrit.

Se i øvrigt kontraktens punkt 2.2 og 8.

Lokaleindretning mv (Bilag 9)

Kontraktens bilag 9 indeholder standardbestemmelser.

I bilaget skal installationsadressen indføjes, og det skal fremgå, hvilke opgaver kunden henholdsvis leverandøren skal udføre i lokalet forud for installation af anlægget. Alle krav til lokalernes installationer skal fremgå af dette bilag, herunder eventuelle krav om undersøgelse af kundens eksisterende installationer. Henvisninger til generelle installationsvejledninger bør undgås, idet dette kan vanskeliggøre afgørelsen af eventuelle tvister.

Den samlede el-installation bør specificeres således, at den også umiddelbart kan anvendes ved senere ændringer eller udbygninger af systemet.

Hvis leverandøren skal forestå etableringen af installationen - eventuelt via 3. part - anføres prisen herfor i bilag 5.

Se i øvrigt kontraktens punkt 3.

Specifikation af vedligeholdelsesforpligtelser

(Bilag 10)

Kontraktens bilag 10 indeholder standardbestemmelser om udfø relse af vedligeholdelse.

Hvis der i særlige tilfælde er behov for at foretage ændringer eller tilføjelser til standardbestemmelserne i bilag 10, bør man være opmærksom på, om integrationen med hovedkontrakten fortsat er til stede.

I bilaget er der en række punkter, der skal udfyldes. Da kontrakten åbner mulighed for, at kunden kan indgå aftale om vedligeholdelse frem til garantiperiodens udløb, bør der i bilag 10A fastsættes vedligeholdelsesafgifter for samtlige enheder i systemet. Dette bør ske, uanset om der ved kontraktens indgåelse er aftalt vedligeholdelse af samtlige af systemets enheder eller kun dele heraf. De i bilagene 5,6 og 7 anvendte positionsnumre, antal og betegnelser bør overføres til bilag 10A som specifikation af de enkelte enheder.

I tilfælde, hvor der skal betales løbende licensafgifter, skal såvel afgifternes størrelse som ydelsens omfang beskrives i bilag 10A. I de løbende licensafgifter er ofte inkluderet både fejlretning og nye udgaver af programmellet. Man bør derfor være opmærksom på dette, når der indgås aftale om vedligeholdelse af hele systemet, således at man ikke betaler flere gange for den samme ydelse.

Se i øvrigt kommentarerne under vejledningens punkt 2 samt kontraktens punkt 4, 5, 8.3, 8.4, 8.5, 12, 13 og 14.

Overtagelsesprøve (Bilag 11)

I bilag 11 fastlægges de nærmere retningslinier for gennemførelse af overtagelsesprøven.

På side 24 og 25 findes et eksempel på udformning af bilag 11.

Det anbefales, at man altid aftaler at gennemføre en overtagelsesprøve, idet kundens rettigheder og pligter i vidt omfang er knyttet til en af kunden godkendt overtagelsesprøve. Det vil ofte være hensigtsmæssigt, at en repræsentant for kunden, f.eks. systemadministratoren, har haft lejlighed til at arbejde med systemet i et par dage inden den formelle overtagelsesprøve afholdes.

Ved gennemførelse af overtagelsesprøven kan man med fordel lægge hovedvægten på afprøvning af eventuelle aftalte ændringer i standardprogrammel, integrationen mellem de enkelte programmer, aftalte tilpasninger i menusystemet og systemadministrative funktioner. Det bør også kontrolleres, at eventuelle data fra det »gamle« system er konverteret korrekt.

For så vidt angår kendte standardprogrampakker vil det være tilstrækkeligt at konstatere disses tilstedeværelse ved, at brugerne har adgang til dem. En eventuelt afprøvning kan begrænses til enkelte hovedfunktioner.

I skemaet - der er indeholdt i forslaget til bilag 11 - er vist eksempler på elementer, der typisk afprøves under overtagelsesprøven. Hvilke konkrete elementer, der skal afprøves, og hvorledes dette skal ske, må afhænge af det valgte system. Dette betyder, at skemaet i de konkrete situationer skal tilpasses eller suppleres med en mere detaljeret beskrivelse f.eks. i form af en egentlig afprøvningsplan.

Se i øvrigt kontraktens punkt 10 og 11.

Licensbetingelser vedrørende standardprogrammel og udstyr

(Bilag 12)

Til bilag 12 knyttes rettighedsindehaverens licensbetingelser samt aftalte ændringer hertil. Endvidere kan man anføre begrænsninger i rettighederne til reeksport af systemet. Disse begrænsninger bør ikke gå videre, end at leverandøren kun er berettiget til at nægte medvirken til reeksport, hvis dette forhindres af offentligretlige eksportforbud, som kan dokumenteres.

Bilaget bør tillige indeholde en beskrivelse af eventuelle deponeringsordninger for kildetekster til standardprogrammellet. En deponering bør omfatte kildetekster udskrevet både på papir og på maskinlæsbart medie. Deponeringen bør endvidere omfatte al tilhørende programdokumentation, herunder anvisninger på, hvilket oversætterprogram der skal anvendes for at oversætte kildeprogrammet til objektkode.

Se i øvrigt kontraktens punkt 6 og 21.

Svartider og måling af samme (Bilag 13)

I bilag 13 fastlægges kravene til systemets svartider, og hvorledes de måles.

Det anbefales, at institutionen meget nøje overvejer, hvilke krav man vil stille til systemets svartider, således at disse bliver så realistiske som muligt i forhold til institutionens konkrete behov. Man bør i den forbindelse også være opmærksom på, at kravene til svartider ud over at danne grundlaget for systemets dimensionering også har indflydelse på systemets pris.

På baggrund af den meget store spændvidde i de systemer, der kan anskaffes i henhold til (K17), er det ikke fundet hensigtsmæssigt at udarbejde egentlige standardiserede bestemmelser om svartider.

På side 26, 27 og 28 findes et eksempel på udformning af bilag 13. Eksemplet kan bruges som udgangspunkt for institutionens over vejelser og efterfølgende forhandlinger med leverandøren.

Opmærksomheden henledes på, at eksemplet ikke indeholder en beskrivelse af den prøvesituation, der skal danne grundlag for målingen af svartiderne. Denne beskrivelse udarbejdes af kunden og leverandøren i fællesskab ud fra den belastningssituation, som fastlægges i bilag 13.

En sådan beskrivelse svarer til en drejebog, hvor samtlige medvirkende får deres roller beskrevet detaljeret i relation til brugen af systemet og de målinger, der skal foretages. Beskrivelsen knyttes til bilagets punkt 3.

Se i øvrigt kontraktens punkt 12.

Bestillingsblanket (Bilag 14)

Kontraktens bilag 14 indeholder dels standardbestemmelser og dels en række punkter, der skal udfyldes.

Se i øvrigt kontraktens punkt 29.

Bilag 5: Specifikation af udstyr

--------------------------------------------------------------------- Pos.nr. Antal Type Betegnelse Listepris Rabat Købspris nr. kr. % kr. --------------------------------------------------------------------- a) Centralenhed/Server: - - b) Kommunikationsenheder: - - c) Terminaler og PC'er: - - d) Skrivere: - - e) Installation af ovennævnte enheder: - - f) Installation af enheder anskaffet af kunden: - - g) Dokumentation: - - --------------------------------------------------------------------- I alt Kr. --------------------------------------------------------------------- h) Indbytning af kundens eksisterende anlæg: - - - kr. --------------------------------------------------------------------- Totalsum til kontraktens punkt 8.2 Kr. --------------------------------------------------------------------- i) Udvidelser af udstyr: - - j) Tilbagekøb af udstyr: - - --------------------------------------------------------------------- Bilag 6: Specifikation af basisprogrammel --------------------------------------------------------------------- Pos.nr. Antal Type Betegnelse Listepris Rabat Købspris nr. kr. % kr. --------------------------------------------------------------------- a) Programmel: - - - b) Installation: - - - c) Dokumentation: - - - --------------------------------------------------------------------- Totalsum til kontraktens punkt 8.2 Kr. ---------------------------------------------------------------------

d) Udvidelse af basisprogrammel

Hvis antallet af arbejdspladser øges ud over ..., skal kunden betale for yderligere programmellicenser i grupper a ... brugere.

Bilag 7: Specifikation af anvendelsesprogrammel

--------------------------------------------------------------------- Pos.nr. Antal Type Betegnelse Listepris Rabat Købspris nr. kr. % kr. --------------------------------------------------------------------- a) Programmel: - - - b) Installation: - - - c) Dokumentation: - - - --------------------------------------------------------------------- Totalsum til kontraktens punkt 8.2 Kr. --------------------------------------------------------------------- d) Max.antal samtidige brugere: - - - e) Udvidelse af programmellicenser: Yderligere brugerlicenser for en eller flere programmelmoduler kan anskaffes i grupper a ... brugere, for licenstal under ... brugere dog i grupper a ... . Bilag 8: Andre ydelser --------------------------------------------------------------------- Betegnelse Listepris Rabat Købspris kr. % kr. --------------------------------------------------------------------- a) Konvertering af data: - - - b) Uddannelse: - - - c) Bistand ved ibrugtagning: - - - --------------------------------------------------------------------- Totalsum til kontraktens punkt 8.2 Kr. ---------------------------------------------------------------------

Bilag 11: Overtagelsesprøve

Formålet med overtagelsesprøven er at konstatere, om samtlige enheder - jf. bilag 5, 6 og 7 - fungerer i overensstemmelse med, hvad der er aftalt, og hvad kunden med føje kan forvente. Tidspunktet for overtagelsesprøven fremgår af hovedtidsplanen - bilag 1.

Kunden skal inden overtagelsesprøven have sammenholdt kontraktens specifikation af udstyr og dokumentation med leverandørens følgesedler og det faktisk leverede. I tilfælde, hvor kunden har konstateret mangler, skal dette fremgå af den protokol, der udarbejdes af parterne i forbindelse med overtagelsesprøven - jf. næste side.

Selve overtagelsesprøven gennemføres af leverandøren i samarbejde med kunden.

Kunden skal stille lokaler, personale og datamateriale til rådighed for prøvens gennemførelse.

Prøven indledes med en kontrol af, at alle skærme kan tændes, at alle tastaturer virker, at pc'er kan startes, og at alle skrivere virker.

Endvidere konstateres det, om det i bilag 6 aftalte maksimale antal brugere kan logge sig ind på systemet, samt om antallet af samtidige brugere pr. delsystem svarer til det aftalte - jf. bilag 7.

Kunden skal uden ugrundet ophold efter overtagelsesprøvens afslutning skriftlig meddele leverandøren, om

1. prøven er bestået med angivelse af evt. fejl i en mangelliste

2. prøven ikke er bestået.

Overtagelsesprøve den ---- /---- 19----.

Til denne protokol er knyttet ---- bilag.

--------------------------------------------------------------------- Programmel --------- Godkendt ------- Ja Nej Med forbehold ---------------------------------------------------------------------

Tekstbehandling

- dokumentoprettelse, indskrivning

- dokumentlagring

- dokumentfremfinding, ændring

- udskrivning

Regneark

- oprettelse, indlægning af data

- simulering/beregning

Menusystem

- trinvis skift mellem billeder

- springvis skift mellem billeder

Rapportgenerator

Kalender

On-line

Brugerstyrede funktioner

Ekstern kommunikation

Sagssystem

- sagsoprettelse

- sagsvedligeholdelse

- sagsafslutning

- søgning

- sagsstyring

- udskrivning af lister, rapporter

- statistik Systemadministrative funktioner

- fejldiagnosticering

- selvkonfigurering

- filtest

- adgangskontrol, sikkerhedssystem

- logningssystem

- selvstartsprogram (efter ikke planlagt strømafbrydelse)

Integration mellem forskellige programmer

Eventuel konvertering af gamle data til nyt system

--------------------------------------------------------------------- Dato ----------------- -------------------------- --------------------------- Kunde Leverandør

Bilag 13: Svartider og måling af samme

1. Generelt

1.1 Ved svartid skal forstås tidsintervallet, fra brugeren sender sin kommando, til systemet er klar til modtagelse af næste kommando. Ved kommando forstås den meddelse, der sendes til systemet, når Enter/Returntast, funktionstast eller tilsvarende tast aktiveres.

1.2 Ved kommandoer, hvor svaret strækker sig over flere skærmbilleder, skal svartiden opfattes som tiden, indtil det første skærmbillede er modtaget i hele sit omfang.

1.3Svartidsgarantien er baseret på, at der ikke samtidigt foretages egentlige batch-kørsler som f.eks. reorganisering af større registre og back-up, medmindre sådanne batchkørsler er en del af de normale daglige driftsopgaver - jf. bilag 2.

2. Specifikke krav og forudsætninger

2.1 Opgavesammensætningen hos kunden forudsættes at være følgende

Antal aktive Hovedopgaver brugere --------------------------------- ------------- 1. (f.eks. tekstbehandling) ------------- 2. (f.eks. databasetransaktioner) ------------- 3. (f.eks. ekstern kommunikation) ------------- 4. (andet) -------------

Samtidig med ovennævnte aktive brugere skal ---- skrivere kunne være aktive.

2.2 De aktive brugere må hver maksimalt igangsætte --- transaktioner pr. minut, hvor en transaktion skal forstås som den databehandling, der igangsættes af en kommando.

Transaktionerne fordeler sig procentvis på simple funktioner, på middelkomplekse funktioner og på komplekse funktioner som anført i skemaets punkt 5.

3. Måling af svartider (*)

Svartiderne måles manuelt med stopur (helst digitalt). Tastaturet skal betjenes af en øvet bruger, som igangsætter den pågældende transaktion samtidig med, at en anden person starter stopuret.

Der foretages et passende antal målinger af samme funktion. Hvis variationen forekommer stor, eller svartiderne er nær kravene, gennemføres et større antal målinger for at opnå et bedre bedømmelsesgrundlag.

4. Svartidsgaranti

Leverandøren garanterer, at svartiderne for samtlige aktive brugere vil være mindre end eller lig med de i punkt 5 anførte svartider for minimum 95% af transaktionerne.

Leverandøren garanterer endvidere, at markøren ikke må kunne »overhales« af brugere med op til 300 anslag pr. minut.

Såfremt en eller begge af ovennævnte garantier ikke opfyldes, anses kravene til svartider for ikke at være overholdt.

(*) Se vejledningens bemærkninger om prøvesituation.

5. Svartidskrav

Fordeling Transaktionsbeskrivelse Max. svartid --------------------------------------------------------------------- % Simple funktioner som f.eks.: sek. - Simple forespørgsler og dataregistrering - Redigering af et tekstdokument på max. 5 A4-sider - Fremfinding og lagring af tekstdokument på max. 5 A4-sider --------------------------------------------------------------------- % sek. Middelkomplekse funktioner som f.eks.: - Forespørgsler i databaser med op til 3 registre - Fremfinding og lagring af tekstdokument på 10 A4-sider - Simple forespørgsler og opdatering af data hos eksternt datacenter - Skift mellem forskellige applikationer/ delsystemer - Blokering af skærm ved udskrift --------------------------------------------------------------------- % sek. Komplekse funktioner som f.eks.: - Søgning efter tekstdokument ved hjælp af emneord - Generering af udskrifter over 10 A4-sider - Fritekstsøgninger i journaldata - Filoverførsel til/fra eksterne datacentre - Komplekse forespørgsler og beregninger - Anvendelse af rapportgenerator ---------------------------------------------------------------------

Ingen