Cirkulære om arbejdsformidlingens behandling af åbne jobordrer

Cirkulære om arbejdsformidlingens behandling af åbne jobordrer

1. Indledning og baggrund for cirkulæret

Dette cirkulære har til formål at fastlægge ensartede procedurer for AF's arbejde med åbne jobordrer.

Cirkulæret skal ses som et led i styrkelsen af AF's åbne formidling. Den åbne formidling består af forskellige tilbud, som har det til fælles, at AF etablerer muligheder for at virksomheder og arbejdssøgende bringes i kontakt med hinanden uden, at der er tale om egentlig an- eller henvisning. Kontakten er baseret på selvbetjeningsprincippet med mulighed for service og vejledning. Information om de ledige job videregives til de arbejdssøgende gennem jobcentre, jobaviser, jobbutikker o.lign.

Det har været et udbredt ønske i AF at få etableret muligheder - administrativt og teknisk - for at kunne registrere job, som AF har kendskab til, men som ikke er indgivet til AF som egentlige ordrer til an/henvisning. Dette med henblik på at øge AF's muligheder for at fungere som »marked« for formidling af kontakt mellem arbejdsgivere og arbejdssøgende samt skabe grundlag for at sikre den bedst mulige tilpasning mellem udbud og efterspørgsel (gennem visitering til uddannelse, overvågning, vejledning og information).

De væsentligste grunde for at arbejde mere systematisk med disse såkaldte åbne ordrer er derfor

- Jo flere job, der er registreret hos AF, jo bedre mulighed har AF for at betjene de arbejdssøgende,

- ved at udbrede kendskabet til de ledige job kan AF medvirke til at støtte virksomhederne og skabe en hurtigere omsætning på arbejdsmarkedet,

- flere registrerede job forbedrer AF's overblik over ar bejdsmarkedet, og

- registrering af de åbne ordrer vil bidrage til at give et mere sandt billede af AF's arbejde, idet den åbne formidling (som ofte ikke umiddelbart kan registreres) udgør en stadig større del af AF's aktiviteter.

For at sikre ensartede principper og procedurer i AF's arbejde med de åbne ordrer fastsættes der i det følgende en række retningslinjer for håndtering af ordrerne

2. Hvad er en åben ordre?

Ved en åben ordre forstås jobordre, som AF har fået virksomhedens tilladelse til at informere de arbejdssøgende om som led i den åbne formidling (på jobtavler, i jobaviser, jobbutikker o.lign.). Til forskel fra den almindelige jobformidling forpligter AF sig ikke til at an/henvise på de åbne ordrer.

Åbne ordrer omfatter ordinære, danske job og lære- og praktikpladser, men ikke tilskudsjob eller udenlandske ordrer. Af overvågnings- og statistikmæssige hensyn udskilles AF's formidling henover landegrænser. Denne må synliggøres på anden vis, f.eks. via nøgletallene.

Virksomheder, der ved konkrete jobordrer-både-ønsker åben formidling(eksempelvis i form af ophængning af stillingsannonce i jobbutik) -og-almindelig formidling (an/henvisning af arbejdssøgende), gøres opmærksom på, at ordren registreringsmæssigt bliver opfattet som en ordinær ordre jf. afsnit 4 i det følgende.

Det samme gælder for stående ordrer, hvor virksomheden ønsker, at AF an/henviser, hvis en arbejdssøgende med de relevante kvalifikationer findes. Afgrænsningen mellem en stående ordre og en åben ordre afhænger iøvrigt af, hvilken aftale der er indgået med virksomheden om AF's behandling af jobbet.

Det bemærkes endvidere, at ophængning af stillingsannoncer på f.eks. jobtavler uden forudgående aftale med virksomheden stadig kan finde sted. Disse stillinger opfattes dog ikke som ordrer og kan følgelig ikke registreres i AF-Match.

De åbne ordrer kan tilgå AF via

- stillingsannoncer-i aviser, fagblade og medier iøvrigt, hvor AF tager kontakt med virksomheden og efter nærmere aftale får tilsagn om at måtte informere de arbejdssøgende om jobbet. Dette betyder, at annoncens tidsmæssige præsentation forlænges,samt at kendskabet til jobbet generelt bliver udbredt (AF-Match som landsdækkende system).

- samarbejdsaftaler-, dvs. job, som anmeldes til AF i forbindelse med konkrete aftaler med virksomheder. Aftalen kan f.eks. bestå i, at AF får tilsendt alle opslag på ledige stillinger (evt. indenfor visse stillingskategorier) fra virksomheden med henblik på åben formidling.

- Jobanmeldelser-iøvrigt , dvs. job, som virksomheden anmelder til AF med henblik på åben formidling.

Annoncelæsning og samarbejdsaftaler, der resulterer i jobordrer indgivet med ønske om almindelig jobformidling (an/henvisning), behandles i AF som ordinære job.

3. Krav til arbejdet med de åbne ordrer

For indhentning af åbne ordrer gælder det, at det er virksomhedens geografiske tilhørsforhold, som bestemmer,-hvilken-region-der må-tage-kontakt -til-virksomheden-, med mindre andet aftales regionerne imellem (f.eks. hvor hovedsæde og filial ligger i forskellige regioner, eller hvor arbejdspladsen er mobil). Hovedsagen er, at virksomhederne får en koordineret service.

med hensyn til-de-regionsinterne-procedurer-for indhentning af åbne ordrer skal den enkelte region sikre, at man kontorerne imellem organiserer arbejdet, så dobbeltregistrering undgås, og virksomhederne oplever, at de får en koordineret service fra AF's side. Sådanne interne aftaler kan f.eks. bestå i, at der altid henvises til virksomhedens »hjem-kontor«, hvis en virksomhed henvender sig til et AF-kontor i et andet område (som ved de almindelige jobordrer).

For at AF kan registrere en åben ordre i AF-Match skal følgende-oplysninger -om-jobbet-som minimum være indhentet: Stillingsbetegnelse, kvalifikationskrav, branche, arbejdstid og -sted, jobbets varighed, ansøgningsfrist/tiltrædelse. De åbne ordrer registreres iøvrigt så omhyggeligt som muligt (jf. AF-cirkulære nr. 23/88 om behandling af jobordrer af 28. december 1988), og et resume eller uddrag af relevante afsnit i en evt. annoncetekst bør som minimum fremgå af friteksten.

Endelig skal det fremgå tydeligt, hvilken aftale der er indgået med virksomheden om håndteringen af de åbne ordrer med henblik på at sikre, at virksomheden får de rette forventninger til AF's service (hvad AF forpligter sig til og ikke forpligter sig til!). Denne aftale kan enten gå på den enkelte ordre eller være en stående samarbejdsaftale med virksomheden.

Følgende skal altid som minimum-aftales-med-virksomheden om proceduren for AF's arbejde med den åbne ordre

- Hvilke metoder AF skal anvende til at udbrede kendskabet til jobbet (skal det hænges op i jobcentret, jobbutikken, annonceres i jobavisen, og/eller skal AF konkret informere relevante arbejdssøgende om det),

- hvornår AF skal ophøre med at informere om jobbet (eksempelvis ved datoen for ansøgningsfristens udløb)

- hvilken form for opfølgning AF skal foretage (hvornår virksomheden kontaktes (efter x antal dage), f.eks. med henblik på fortsat aftale om åben formidling eller egentlig an/henvisning). AF skal dog-ved-alle-åbne-ordrer sikre, at der fastsættes en opfølgningsdato, og at AF efter et fastsat tidsrum får registreret, om ordren er besat eller annulleret.

4. Registrering af de åbne ordrer i AF-Match

Fra 1. marts 1990 skelnes der i AF-Match mellem to typer af jobordrer (her undtaget tilskudsjob), nemlig-ordinære-ordrer med henblik på almindelig jobformidling og-åbne-ordrer-, hvor AF alene påtager sig at formidle information om jobbene til de arbejdssøgende, jf. afsnit 2.

En jobordre skal herefter registreres-enten-som ordinær ordre-eller-som åben ordre. Ordren må kun registreres eet sted i AF-Match. I tilfælde hvor AF både foretager åben og almindelig formidling, skal jobordrer registreres som ordinære ordrer. Det betyder, at hvis en ordre indgår til AF som en åben ordre, og virksomheden senere ønsker, at AF an/henviser på den,, skal ordrekategorien ændres fra åben til ordinær ordre.

Hvad angår de-tekniske-procedurer-gælder følgende

Tilskudskoden 15 = »åben ordre« skal anvendes på alle åbne ordrer. Af hensyn til den forskellige ordrebehandlingsprocedure, herunder opfølgningen på ordrerne, kan der ikke an/henvises på en åben ordre via AF-Match (teknisk spærring). Såfremt en arbejdsgiver ønsker en person an/henvist, overføres ordren derfor til en almindelig kode 00-ordre (»ordinært job«).

Der skal altid registreres en-opfølgningsdato-på de åbne ordrer. Til brug for AF-medarbejderens planlægning af opfølgningen på ordren anvendes feltet »bortfaldstidspunkt« (0.25.20), som hermed for de åbne ordrers vedkommende udtrykker opfølgningsdatoen. Såfremt ordren skal fortsættes, fastsættes ny opfølgningsdato i samarbejde med virksomheden.

Ugen før den uge, hvori opfølgningsdatoen ligger, medtages ordren på en speciel opfølgningsliste, som ligger i printkøen om fredagen og kun indeholder de åbne ordrer (kode 15-ordrerne).

Ligger opfølgningsdatoen i registreringsugen, må der følges op manuelt.

Hvis en åben ordre skal overføres til en ordinær ordre, annulleres ordren (kode 3 = »annulleret«) og genoprettes med den aktuelle tilskudskode ved i 0.10.10 at indtaste det gamle ordrenummer og trykke PF10 (ordren kopieres. Ved kopiering vil det foreslåede antal pladser være = 1. Dette kan rettes. »Tiltrædelse«, »midlertidigt arbejde« og »slut den« kopieres ikke Fritekster får den aktuelle users initialer som normalt). For at sikre korrekt annullering og genoprettelse kan ordren ikke ændres ved blot at ændre tilskudskoden.

De åbne ordrer afsluttes med en af følgende betegnelser: Kode 5 = »besat iøvrigt« (med eller uden AF's medvirken), eller kode 3 = »annulleret«. For kategorien »besat iøvrigt« skelnes der ikke imellem, i hvilket omfang AF har bidraget til besættelsen, idet det kun er relevant at få registreret, at jobbet er besat.

Der udskrives ugentlige opfølgningslister (»restordrelister«) på kontorets åbne ordrer, ligesom de afmeldte, åbne ordrer udprintes for at lette ajourføringen af jobtavler etc.

5. Ikrafttræden

Cirkulæret træder i kraft 1. marts 1990.

Information om AF's service indenfor den åbne formidling er herefter et naturligt led i AF's betjening af virksomheder og arbejdssøgende.

P.S.V.

E.B.

Bente Strøier Larsen

fuldmægtig

(* 1) AF-cirkulære nr. 4/90 og AK-cirkl. nr. 4/90