Cirkulære om tjenesterejser i forbindelse med møder i EF's organer (Til samtlige ministerier og styrelser)

§ 1. Ved tjenesterejser, der foretages på EF-rådets anmodning eller

med henblik på deltagelse i et af Rådet indkaldt møde, godtgøres de

dermed forbundne rejseudgifter (billetudgiften) af

rådssekretariatet. Ligeledes godtgør EF-Kommissionen rejseudgifter i

forbindelse med deltagelse i en af de faste komiteer under

Kommissionen eller i en anden komite, der er indkaldt på

foranledning af Kommissionen. Rejseudgifterne refunderes normalt kun

for maksimalt to mødedeltagere.

Opholdsudgifter i forbindelse med deltagelse i møder, for hvilke rejseudgifterne refunderes, afholdes over Udenrigsministeriets finanslovsbevilling, forudsat at tjenesterejsen er anmeldt til og arrangeret af Udenrigsministeriet. Dette gælder også for så vidt angår privatpersoner eller repræsentanter for organisationer m.v., som deltager på en styrelses foranledning.

§ 2. Anmeldelse af sådanne tjenesterejser skal i så god tid som muligt ske skriftligt eller telefonisk til

Wagons-lits Rejsebureau

Afdeling Udenrigsministeriet

Asiatisk Plads 2

1448 København K

Tlf. 33 92 11 70/71/72/73/74

Anmeldelsen af tjenesterejser skal indeholde oplysning om mødedeltagerens navn, styrelsen, på hvis foranledning tjenesterejsen finder sted, tjenesterejsens anledning, herunder om mødet finder sted i råds- eller kommissionsregie, mødetid og -sted samt andre for rejsens tilrettelæggelse relevante oplysninger.

Udenrigsministeriet vil herefter drage omsorg for tegning af sædvanlig forsikring, bestilling af hotel, billet og rejsevaluta. Billet og rejsevaluta samt oplysning om hotelreservation vil blive tilsendt vedkommende tillige med skema til brug for regnskabsaflæggelse af tjenesterejsen samt vejledning i udfærdigelse af rejseregnskab.

Opmærksomheden henledes på, at Statens Hotelaftaler på baggrund af det store antal overnatninger i Bruxelles har truffet aftale med en række hoteller om en favørpris. Det henstilles derfor til de rejsende, at de ved anmeldelse af tjenesterejsen angiver, på hvilket af disse hoteller overnatning ønskes. Betaling for værelser foregår individuelt.

Sker der ændringer i en tjenesterejse, skal Udenrigsministeriet underrettes.

§ 3. Rejse- og opholdsudgifter i forbindelse med tjenesterejser til de nævnte møder i EF's organer afregnes efter statens sædvanlige regler for godtgørelse af udgifter ved tjenesterejser i udlandet. Rejseregnskab skal inden to uger efter rejsens afslutning indsendes til

Wagon-lits Rejsebureau

Afdeling Udenrigsministeriet

Asiatisk Plads 2

1448 København K

§ 4. I forbindelse med indsendelse af rejseregnskabet til Wagon-lits Rejsebureau, Afdeling Udenrigsministeriet, skal mødeindkaldelse og mødereferat vedlægges. Såfremt mødeindkaldelsen ikke medfølger rejseregnskabet, vil rejseudgifterne blive opkrævet hos den pågældende eller dennes styrelse.

§ 5. Ved rejser til møder i Bruxelles, for hvilke udgifterne afholdes i henhold til nærværende cirkulære, skal Udenrigsministeriets særlige taxi-fly som hovedregel benyttes.

§ 6. I tilfælde, hvor en tjenesterejsende deltager i møder under Kommissionen eller Rådet, og som af Udenrigsministeriet er bemyndiget til at foretage rejsen i egen bil, refunderer Udenrigsministeret transportudgifter på grundlag af prisen for en 1. klasses togbillet t/r.

§ 7. Der er med såvel Rådets sekretariat som kommissionen truffet den aftale, at embedsmænd, der rejser til møder i EF's organer, skal udfylde den særlige formular, der danner grundlag for EF's refusion af rejseudgifterne, således at refusionsbeløbet ved EF's foranstaltning indbetales til Udenrigsministeriets konto nr. 8059-6 i Danmarks Nationalbank. Mødedeltagere må således ikke lade sig godtgørelsen udbetale kontant.

§ 8. Cirkulæret træder i kraft den 1. september 1990, og har virkning for tjenesterejser i forbindelse med møder i EF's organer.

§ 9. Udenrigsministeriets cirkulære af 20. december 1974 om tjenesterejser i forbindelse med møder og om refusion af mødeudgifter i EF's organer ophæves samtidig hermed.

Udenrigsministeriet, den 31. august 1990

Niels Pultz

Cirkulære om tjenesterejser i forbindelse med møder i EF's organer

(Til samtlige ministerier og styrelser)

Ingen