Bestemmelser for forsvarets forsyningsforvaltningskontrol

Bestemmelser for forsvarets forsyningsforvaltningskontrol

Ref.: a. FKODIR O.205-1.

b. FKOBST M.231-1.

c. FKOBST Ø.205-1.

d. KFF B.3-1974, afsnit 6.

Tillæg: A. Centrale kontrolforanstaltninger.

B. Kontrol af beholdninger ved forsyningsinstallationer.

C. Kontrol af beholdninger ved forvaltende myndigheder.

D. Kontrol af beholdninger ved brugende enheder.

E. Tab og beskadigelse af forsyningsgenstande.

F. Definitioner.

-- Rapportering.é

INDLEDNING

1. Nærværende bestemmelse angiver de retningslinier m.m,. der er fastsat for kontrol og revision af forsvarets forvaltning af materiel og forsyninger, i det følgende benævnt forsyningsforvaltningskontrol.

FORMÅL

2. Forsyningsforvaltningskontrollen har til formål at sikre, at der inden for området forsyningsforvaltning opnås bedst mulig udnyttelse af til rådighed værende ressourcer, og at forvaltningen sker under overholdelse af de til enhver tid gældende bestemmelser.

Kontrollen skal herunder føre tilsyn med, at forvaltningen tilgodeser tjenstlige behov, kravene om effektivitet og den offentlige forvaltnings regnskabs- og revisionsmæssige krav.

KONTROLANSVAR (NIVEAUDELING)

3. Forsyningsforvaltningskontrollen indgår som en integreret del af styringsfunktionerne i forsvaret, hvorfor den vil være knyttet til chefsansvaret på forvaltningsniveauerne

- det overordnede planlæggende niveau,

- det centralforvaltende niveau,

- det lokalforvaltende niveau og

- det udførende/brugende niveau.

Ansvaret for udøvelsen af forsyningsforvaltningskontrollen indgår således i chefsansvaret på alle forvaltningsniveauer.

4. Den overordnede styring af forsyningsforvaltningskontrollen udøves af Forsvarskommandoen (FKO) og Hjemmeværnskommandoen (HJK) inden for respektive myndighedsområder som en del af den samlede styring af forsvarets kontrolvirksomhed. HJK udfører endvidere den centrale forsyningsforvaltningskontrol inden for sit myndighedsområde. I øvrigt forestår de faglige Kommandomyndigheder udøvelsen af den centrale forsyningsforvaltningskontrol, idet udførelse af forvaltningseftersyn (jfr. TILLÆG A) helt eller delvis vil kunne delegeres til parkområder, flådestationer og flyvestationer samt for flyvevåbnets vedkommende tillige Luftværnsgruppen og Kontrol- og Varslingsgruppen. For Forsvarets Materielintendanturs (FMI) vedkommende vil forvaltningseftersyn blive foretaget af Forsvarets Forvaltningsinspektør, jfr. i øvrigt ref. c. HJK udfører forvaltningsfaglig inspektion inden for eget myndighedsområde for så vidt angår kommandantskabsmateriel.

Følgende retningslinier skal dog følges

- Eftersyn ved parkområder, flådestationer og forsyningsdepoter, hovedværksteder i flyvevåbnet samt Orlogsværftet og Ammunitionsarsenalet udøves af de respektive materielkommandoers (MAK) centralledelse.

- A- og B-eftersyn ved forvaltende myndigheder og brugende enheder udføres af respektive MAK centralledelse henholdsvis HJK eller udøves efter direktiv fra denne.

- C-eftersyn udføres udelukkende af MAK centralledelse henholdsvis HJK.

FKO og HJK kan lade sig repræsentere ved forvaltningseftersyn.

5. Det pålægges kommandomyndigheder m.fl., der ved nærværende bestemmelse eller særlig instruks, direktiv eller lignende er tillagt forsyningsforvaltningskontrolansvar for et område, at etablere de fornødne kontrolsystemer samt udgive nærmere bestemmelser m.v. for kontroludøvelsen inden for det pågældende område (jfr. TILLÆG A, B, C, D og E).

Arkivering af relevante forsyningsblanketter m.v. skal finde sted på en sådan måde, at beholdningskontrollens behov for dokumentation af materielbevægelser kan tilgodeses inden for en løbende periode af 5 kalenderår.

Dokumenter, der udelukkende indeholder edb-udskrevne data, vil principielt kunne erstattes af elektroniske opbevaringsmidler, idet det forudsættes, at alle relevante referencer og data bibeholdes.

Blanketter, der f.eks. indeholder signaturer i forbindelse med godkendelse eller lignende, vil ikke umiddelbart kunne erstattes af elektroniske opbevaringsmidler.

Der bør således foreligge referencer og data m.v., der gør det muligt at følge behandlingen af en transaktion fra kilden til den endelig registrering på en lagerkonto, eller omvendt af følge transaktionen tilbage til kilden.

Særlige kontrolforanstaltninger må, hvis ingen særlige krav herom i øvrigt er fastsat, kun iværksættes, når der er sikkerhed for eller begrundet formodning om, at kontrol kan udføres med et rimeligt resultat i forhold til de medgåede ressourcer. Ud over de direkte målelige resultater må til rimelige resultater bl.a. henregnes forebyggende virkning, herunder positiv psykologisk virkning.

RELATIONER TIL RIGSREVISIONEN

6. Rigsrevisionen varetager den externe kontrol med gennemførelsen og effektiviteten af forsvarets egne interne kontrolmæssige foranstaltninger. I den forbindelse kan Rigsrevisionen lade sig repræsentere ved de eftersyn, forsvaret afholder, eller selv afholde beholdningseftersyn, jfr. Rigsrevisionens bekendtgørelse nr. 337 af 24 JUN 1977. (KFF B. 23-1978).

I overensstemmelse med § 12 i rigsrevisorloven, lov nr. 321 af 26 JUN 1975, kan Rigsrevisionen forlange sig meddelt alle sådanne oplysninger og forelagt alle sådanne aktstykker, som efter Rigsrevisionens skøn er af betydning for udførelsen af revisionens opgaver.

Ved udøvelsen af ovennævnte kontrol - for så vidt angår materiale af klassifikationsgrad højere end TIL TJENESTEBRUG - vil Rigsrevisionens repræsentanter være legitimeret med legitimationskort udstedt af Forsvarets Efterretningstjeneste.

7. Efter nærmere aftale mellem Forsvarsministeriet og Rigsrevisionen kan der for enkelte områder, hvor det af specielle militære sikkerhedshensyn anses for nødvendigt, fastlægges særlige regler for Rigsrevisionens tilsynsvirksomhed.

FORSYNINGSFORVALTNINGSKONTROLLENS FUNKTIONER

8. Forsyningsforvaltningskontrol omfatter

- Administrative kontrolforanstaltninger.

- Beholdningskontrol.

9. Administrative kontrolforanstaltninger består af kontrol med tilrettelæggelse og udførelse af de enkelte forvaltningsfunktioner, herunder

- tilrettelæggelse af administrative forretningsgange i forsyningsforvaltningen således, at de indbyrdes sammenhænge mellem de enkelte standardprocedurer i størst muligt omfang virker som kontrol for forvaltningsfunktionernes fulde og korrekte udførelse,

- vurdering af gennemførte handlinger (dispositionsgrundlag, handlingsforløb og registrering m.v.),

- vurdering af forholdet mellem indsats og udbytte, herunder kontrolfunktioners og -metoders rationalitet og lønsomhed set i lyset af en løbende prioritering af anvendelsen af den samlede kontrolkapacitet.

10. Beholdningskontrollen omfatter følgende hovedfunktioner

- Mønstring af tildelte/udlånte forsyningsgenstande.

- Optælling af lagerbeholdning.

- Registreringskontrol.

- Fordelingskontrol.

- Forbrugskontrol.

- Tilstandskontrol.

- Magasineringskontrol.

- Driftskontrol.

11. Mønstring betegner kontrollen med tilstedeværelsen ved brugende enheder og brugere af tildelte og/eller udlånte forsyningsgenstande. Kontrollen gennemføres på grundlag af norm- og beholdningslister, udlånskvitteringer m.v.

12. Optælling betegner kontrollen ved forsyningsinstallationer og forvaltende myndigheder med, at der er overensstemmelse mellem fysiske lagerbeholdninger og registrerede beholdningstal.

13. Registreringskontrol omfatter kontrol med,

- at registreringsforskrifterne er fyldestgørende,

- at registreringerne er tilrettelagt og gennemført i overensstemmelse med gældende forskrifter,

- at påbudte materielregnskaber er a jour og korrekt førte,

- at enhver postering, herunder berigtigelse af uoverensstemmelser, der er konstateret under beholdningskontrollen, er dokumenteret med gyldigt bilag.

14. Fordelingskontrol omfatter kontrol med,

- at de bestemmelser om forsynings- og udrustningsmængder (art og antal), der er fastsat i fordelingsnormer, organisationsskemaer o.l., overholdes,

- at udleveringer og udlån kun finder sted i overensstemmelse med gældende bestemmelser.

15. Forbrugskontrol omfatter kontrol med,

- at forbruget er sket til rette formål og i overensstemmelse med gældende bestemmelser, og

- at forbruget er sket under hensyntagen til forsvarlig økonomi.

16. Tilstandskontrol omfatter

- visuel kontrol af vedligeholdelsestilstand for oplagte forsyningsgenstande,

- kontrol med, at defekte forsyningsgenstande ombyttes, kasseres/genanskaffes i overensstemmelse med de herfor fastsatte regler.

17. Magasineringskontrol omfatter kontrol af

- magasineringsforskrifternes overholdelse,

- magasinernes egnethed til oplægning, herunder adgangsforhold m.v. 18. Driftskontrollen omfatter

- vurdering af udnyttelse af rådige ressourcer,

- kontrol af tilrettelæggelse og gennemførelse af lokale indkøb m.v.,

- kontrol med udnyttelse af gældende rammeaftaler o.lign.

FORSYNINGSFORVALTNINGSKONTROLLENS UDØVELSE

19. Forsyningsforvaltningskontrollens enkelte funktioner varetages efter De faglige Kommandomyndigheders henholdsvis HJK bestemmelse

- dels lokalt af brugende enheder, forvaltende myndigheder og forsyningsinstallationer,

- dels centralt af MAK og FMI, jfr. dog pkt. 4.

20. Ved De faglige Kommandomyndigheders etablering af de fornødne kontrolsystemer samt udgivelse af nærmere bestemmelser m.v. for forsyningsforvaltningskontrollens udøvelse - herunder fastsættelse af opgavefordeling mellem den lokale og den centrale kontrol - skal det påses,

- at den lokale og den centrale kontrol tilsammen dækker de forsvaret påhvilende kontrolfunktioner samtidig med, at overflødig dobbeltkontrol undgås,

- at ansvaret for de enkelte kontrolfunktioners udøvelse klart placeres,

- at omfanget af kontrolforanstaltningerne står i rimeligt forhold til kontrollens betydning for forsvaret og for staten,

- at de i TILLÆG A, B, C og D anførte minimumskrav tilgodeses.

RAPPORTERING

21. Forsyningsforvaltningen overvåges på overordnet niveau gennem anvendelse af de i FKO R-plan anførte rapporter.

Herudover gennemføres rapporteringsprocedurer som anført i TILLÆG G.

N.K.SKOV

generalmajor

Chef for Økonomistaben

Fordeling: Standardfordeling

TILLÆG A

CENTRALE KONTROLFORANSTALTNINGER

GENERELT

1. Ansvaret for udøvelsen af den centrale forsyningsforvaltningskontrol påhviler De faglige Kommandomyndigheder henholdsvis Hjemmeværnskommandoen for så vidt angår materiel og forsyninger under disse myndigheders forvaltningsområde.

2. Den centrale forsyningsforvaltningskontrol udøves gennem - forvaltningstilsyn.

FORVALTNINGSTILSYN

3. Forvaltningstilsyn er betegnelsen for de overordnede kommandomyndigheders tilsyn med den samlede forvaltning af materiel og forsyninger ved forsvarets forsyningsinstallationer, forvaltende myndigheder og brugende enheder.

Forvaltningstilsynsvirksomheden udøves gennem

- informationsindsamling og -bearbejdning og

- forvaltningseftersyn,

hvor forvaltningseftersynet for FMI vedkommende bliver foretaget af Forsvarets Forvaltningsinspektør. Hjemmeværnskommandoen udfører forvaltningsfaglig inspektion inden for eget myndighedsområde for så vidt angår kommandantskabsmateriel.

Informationsindsamling og -bearbejdning baseres på udnyttelse af rapporteringssystemer, der er etableret/etableres til andre formål (styringsformål), idet kontrolfunktionerne gennem udvælgelse af data vil kunne få tilgodeset deres væsentlige informationsbehov.

Forvaltningseftersyn tilrettelægges under hensyntagen til de forskelligartede situationsbestemte behov.

4. Der skelnes mellem 3 eftersynsformer: A-, B- og C-eftersyn.

a. A-eftersyn er planlagte eftersyn, som tilstræbes gennemført med et passende antal intervaller ved samtlige forsyningsinstallationer, forvaltende myndigheder og brugende enheder inden for en rimelig tidsramme. Planer/terminer for aktuelt kalenderårs A-eftersyn tilsendes Forsvarskommandoen og Hjemmeværnskommandoen med efterretningskopi til Rigsrevisionen.

Tilsvarende planer/terminer udsendes af Hjemmeværnskommandoen med efterretningskopi til Rigsrevisionen.

Afholdelsen og de herfor fastsatte tidspunkter skal forud være bekendtgjort for de involverede tjenestesteder.

Der udarbejdes nærmere retningslinier for eftersynenes afholdelse - herunder for forsyningsinstallationers, forvaltende myndigheders og enheders pligt til forud for eftersynenes afholdelse at tilrettelægge og forberede dele af eftersynene.

A-eftersyn omfatter

- Administrative kontrolforanstaltninger.

- Beholdningskontrol.

Kontroloptællinger af lagerbeholdninger bør i videst mulig omfang gennemføres som stikprøvevise optællinger efter statistiske metoder, og mere omfattende kontroloptællinger koncentreres om

- klassificerede genstande,

- farlige genstande,

- operativt/teknisk kontrollerede genstande,

- høj-værdi genstande og

- »souvenir«-prægede genstande.

b. B-eftersyn er eftersyn, hvis dybde og bredde planlægges ud fra de foreliggende omstændigheder i de enkelte tilfælde. Eftersynenes formål er

- at kompensere for unormalt lange (delvis uforudsete) intervaller mellem A-eftersyn,

- at overvåge afvikling af påtalte forhold i forbindelse med afholdte A-eftersyn,

- at virke generalpræventive.

B-eftersyn kan alt efter omstændighederne have karakter af anmeldte eller uanmeldte eftersyn.

c. C-eftersyn , der altid har karakter af uanmeldte eftersyn initieres på grundlag af viden eller underbyggede formodninger om manglende forvaltningseffektivitet, uregelmæssigheder m.m. hidrørende fra

- informationssystemer,

- A-eftersyn,

- B-eftersyn eller

- henvendelser fra myndigheder eller enkeltpersoner.

C-eftersyn vil være orienterede mod afgrænsede funktioner i forvaltningen. C-eftersyn kan i øvrigt afholdes af de faglige Kommandomyndigheder henholdsvis Hjemmeværnskommandoen, når disse finder det hensigtsmæssigt.

RAPPORTERING

5. Det påhviler de faglige kommandomyndigheder at foretage rapportering i henhold til herom fastsatte bestemmelser, jfr. TILLÆG G.

TILLÆG B

KONTROL AF BEHOLDNINGER VED FORSYNINGSINSTALLATIONER

GENERELT

1. De primære funktioner for kontrolforanstaltninger ved en forsyningsinstallation er

- optælling af lagerbeholdninger,

- berigtigelse af uoverensstemmelser.

Ansvaret for udøvelsen af disse kontrolforanstaltninger påhviler chefen for forsyningsinstallationen. Ved en chef for en forsyningsinstallation forstås i denne sammenhæng for

HRN: Chefen for et parkområde subsidiært chefen for et forsyningsdepotområde.

SVN: Chefen for en flådestations forsyningsafdeling.

FLV: Chefen for et forsyningsdepot.

FORMÅL

2. Optælling af lagerbeholdninger foretages med henblik på at konstatere, om der er overensstemmelse mellem de fysiske og de registrerede beholdninger.

I forbindelse med optælling foretages

- tilstandskontrol samt

- magasineringskontrol,

jfr. nærværende bestemmelses pkt. 16 og 17.

OMFANG

3. De nærmere regler for optællingernes omfang fastsættes af den faglige kommandomyndighed, idet optællinger normalt gennemføres som stikprøvevise optællinger, der i løbet af en periode dækker det totale område.

Herudover kan der ved forsyningsinstallationer for enkelte grupper af forsyningsgenstande iværksættes andre kontrolforanstaltninger alt efter den faglige kommandomyndigheds og/eller chefen for forsyningsinstallationens nærmere bestemmelse.

4. Ved kontrollens tilrettelæggelse skal der drages størst mulig fordel af edb-initierede automatiske optællingsprocedurer. Der må ikke sideløbende med den automatiske beholdningsregistrering føres manuelle regnskaber ved forsyningsinstallationen.

ORGANISATION

5. Såfremt personel ikke særskilt er tilkommanderet hertil, udpeges blandt øvrigt tilkommanderet/ansat personel en eller flere kontrolgrupper almindeligvis bestående af mindst 2 personer, der på chefens vegne skal varetage gennemførelse af beordrede kontrolfunktioner vedrørende forsyningsinstallationens beholdninger.

Der udarbejdes en skriftlig instruks for kontrolgruppens virksomhed.

Ved optælling af områder, hvor særlig fagkundskab kræves eller er ønskelig, kan der efter chefen for forsyningsinstallationens nærmere bestemmelse tilføres kontrolgruppen fornøden sagkyndig bistand.

Til kontrolgruppen må ikke udpeges personel, der har beholdningsansvar for de beholdninger, der er omfattet af kontrollen, og som hovedregel må kontrolgruppens personel ikke være umiddelbart foresat for eller undergivet de personer, der har beholdningsansvaret.

Det påhviler chefen for forsyningsinstallationen at tilsikre, at en tildelt personkode til MILLAG-systemet for kontrolgruppens personel kun giver adgang til forespørgsler, men ikke til registerændringer.

6. Kontrolgruppen udarbejder oversigt over gennemførte kontrolforanstaltninger og konstaterede uregelmæssigheder.

Oversigten forelægges chefen for forsyningsinstallationen til godkendelse og videre foranstaltning.

AFVIKLING AF UOVERENSSTEMMELSER

7. Det påhviler chefen for forsyningsinstallationen at søge klarlagt årsagerne til eventuelle uoverensstemmelser, herunder at søge ansvaret herfor placeret samt foranledige, at uoverensstemmelserne berigtiges, jfr. TILLÆG E.

RAPPORTERING

8. Det påhviler chefen for forsyningsinstallationen at foretage indberetning til den faglige kommandomyndighed om såvel gennemførte kontrolforanstaltninger som konstaterede uoverensstemmelser m.v. i henhold til herom af den faglige kommandomyndighed fastsatte bestemmelser, jfr. TILLÆG G.

ØVRIGT

9. Forsyningsgenstande, der er i brug ved forsyningsinstallationen, er underkastet bestemmelserne om mønstring, jfr. TILLÆG D.

TILLÆ C

KONTROL AF BEHOLDNINGER VED FORVALTENDE MYNDIGHEDER

GENERELT

1. De primære funktioner for kontrolforanstaltninger ved en forvaltende myndighed er

- optælling af lagerbeholdninger,

- berigtigelse af uoverensstemmelser.

Ansvaret for udøvelsen af disse kontrolforanstaltninger påhviler chefen for den forvaltende myndighed.

FORMÅL

2. Optælling af lagerbeholdninger foretages med henblik på at konstatere, om der er overensstemmelse mellem de fysiske og de registrerede beholdninger.

I forbindelse med optælling foretages

- registreringskontrol,

- fordelingskontrol,

- forbrugskontrol,

- tilstandskontrol samt

- magasineringskontrol,

jf. nærværende bestemmelses pkt. 13 og 17.

OMFANG

3. De nærmere regler for optællingernes omfang fastsættes af den faglige kommandomyndighed, idet optællinger normalt gennemføres som stikprøvevise optællinger, der i løbet af en periode dækker det totale område.

Total eller partiel optælling kan beordres gennemført af den forvaltende myndigheds chef og/eller den faglige kommandomyndighed henholdsvis Hjemmeværnskommandoen.

ORGANISATION

4. Chefen for en forvaltende myndighed udpeger blandt tilkommanderet/ansat personel en optællingskommission. Denne skal bestå af mindst 2 personer, som normalt ved siden af anden tjeneste på chefens vegne skal varetage gennemførelse af de beordrede kontrolfunktioner vedrørende den forvaltende myndigheds beholdninger.

Der udarbejdes en skriftlig instruks for optællingskommissionens virksomhed.

Ved optælling af områder, hvor særlig fagkundskab kræves eller er ønskelig, kan der efter chefen for den forvaltende myndigheds nærmere bestemmelse tilføres optællingskommissionen fornøden sagkyndig bistand.

Til optællingskommissionen må ikke udpeges personel, der har beholdningsansvar for eller har regnskabsmæssige funktioner i forbindelse med de beholdninger, der skal kontrolleres. Som hovedregel må kommissionens personel ikke være umiddelbart foresat for eller undergivet de personer, der har beholdningsansvaret eller regnskabsmæssige funktioner.

5. Optællingskommissionen udarbejder referat over gennemførte optællinger og eventuelt konstaterede uregelmæssigheder/ uoverensstemmelser.

Referatet forelægges chefen for den forvaltende myndighed til godkendelse.

AVIKLING AF UOVERENSSTEMMELSER

6. Det påhviler chefen for den forvaltende myndighed at søge klarlagt årsagerne til eventuelle uoverensstemmelser, herunder at søge ansvaret herfor placeret samt foranledige, at uoverensstemmelserne berigtiges, jfr. TILLÆG E.

RAPPORTERING

7. Det påhviler chefen for den forvaltende myndighed at foretage indberetning/rapportering i henhold til herom af den faglige kommandomyndighed fastsatte bestemmelser, jfr. TILLÆG G. For hjemmeværnets vedkommende fastsættes indberetning/rapportering af Hjemmeværnskommandoen.

ØVRIGT

8. Forsyningsgenstande, der er i brug ved den forvaltende myndighed, er underkastet bestemmelserne om mønstring, jfr. TILLÆG D.

TILLÆG D

KONTROL AF BEHOLDNINGER VED BRUGENDE ENHEDER

GENERELT

1. Kontrolforanstaltninger ved en brugende enhed omfatter

- mønstring af beholdningsregistrerede forsyningsgenstande,

- kontrol af beholdningsregistreringen samt

- forbrugskontrol.

Ansvaret for udøvelsen af disse kontrolforanstaltninger samt efterforskning og udligning af uoverensstemmelser påhviler chefen for/lederen af den brugende enhed.

FORMÅL

2. Mønstring af beholdningsregistrerede forsyningsgenstande foretages med henblik på at konstatere tilstedeværelsen og den almene vedligeholdelsestilstand.

OMFANG

3. De nærmere regler for mønstringers omfang fastsættes af den faglige kommandomyndighed henholdsvis Hjemmeværnskommandoen, idet mønstringer gennemføres som totale, partielle eller stikprøvevise mønstringer.

De af mønstringer omfattede forsyningsgenstande skal almindeligvis mønstres mindst een gang i løbet af en periode på 1 år, idet mønstringen eventuelt kan gennemføres i form af partielle mønstringer, der ved den enkelte beholdningsansvarlige foranstaltes gennemført på en sådan måde, at de partielle mønstringer tilsammen omfatter alt materiel.

Totalmønstring foretages altid i forbindelse med omskiftning af beholdningsansvarligt personel og skal omfatte det materiel, som dette i beholdningsmæssig henseende har ansvaret for.

Mønstringer kan foretages efter chefens/lederens nærmere bestemmelse af særligt udpeget materiel, eller hvor ønsket om særlig kontrol er aktuelt.

For hjemmeværnets vedkommende omfatter beholdningskontrollen mønstringer og forbrugskontrol i henhold til de af Hjemmeværnskommandoen udgivne bestemmelser.

4. Ved kontrol af beholdningsregistreringen undersøges, om alle materielbevægelser er registrerede. Det kontrolleres ligeledes, om regnskabet er anlagt således, at der skabes et samlet overblik over den brugende enheds forsyningssituation.

Der skal opbevares dokumentation i foreskrevet omfang for alle materielbevægelser.

5. Ved forbrugskontrol undersøges, hvorvidt forbruget er sket til rette formål og i overensstemmelse med gældende bestemmelser samt under hensyntagen til forsvarlig økonomi.

ORGANISATION

6. Enhver chef for/leder af en brugende enhed har beholdningskontrolansvar for det materiel, som forvaltes og anvendes inden for hans tjenesteområde.

Det påhviler ham at udgive fornødne supplerende ordrer og/eller detailbestemmelser, således at enhver beholdningsansvarlig er i stand til at udføre de pligter i forbindelse md forvaltningen, som hans ansvar omfatter.

Chefen for/lederen af en brugende enhed udpeger blandt egnet personel de personer, som skal udføre mønstringer. Disse personer må ikke have beholdningsansvar eller regnskabsmæssige funktioner for den del af beholdningerne, der skal mønstres.

7. Resultatet af foretagne mønstringer registreres efter pågældende faglige kommandomyndigheds henholdsvis Hjemmeværnskommandoens bestemmelse.

Mønstringsdokumenterne forelægges enhedens chef/leder til kontrol een gang månedlig eller umiddelbart efter mønstringens afslutning.

AFVIKLING AF UOVERENSSTEMMELSER

8. Det påhviler enhedens chef/leder at søge klarlagt årsagerne til eventuelle uoverensstemmelser, herunder at søge ansvaret herfor placeret samt foranledige, at uoverensstemmelserne udlignes, jfr. TILLÆG E.

RAPPORTERING

9. Det påhviler enhedens chef/leder at foretage indberetning/rapportering i henhold til herom af den faglige kommandomyndighed fastsatte bestemmelser, jfr. TILLÆG G. For hjemmeværnets vedkommende foretages indberetning til den forvaltende myndighed i henhold til de af Hjemmeværnskommandoen udgivne bestemmelser.

TILLÆG E

TAB OG BESKADIGELSE AF FORSYNINGSGENSTANDE

GENERELT

1. Nærværende TILLÆG omhandler de administrative forhold i sager vedrørende tab og beskadigelse af forsyningsgenstande i forsvaret.

Det heri anførte ændrer intet ved de af Forsvarskommandoen, faglige kommandomyndigheder m.fl. udsendte bestemmelser om udfærdigelse af særlige indberetninger og særlige forholdsregler bl.a. ved

- Færdselsuheld.

- Bortkomst af skydevåben.

- Bortkomst af ammunition.

- Uheld indtruffet p.g.a. fejlfunktionering eller fejl ved våben eller ammunition.

- Skader på forsvarets bygninger, anlæg og installationer.

- Tab af forsyningsgenstande som følge af brand.

- Havari af skibs- og flymateriel.

De i tilknytning hertil fornødne supplerende bestemmelser vedrørende forretningsgange m.m. udarbejdes af de respektive faglige kommandomyndigheder.

OMFANG

2. Hvor der i nærværende TILLÆG er tillagt chefer m.fl. beføjelser til afgørelse af tab og skader i den enkelte sag, forstås i det følgende tab eller beskadigelser af en eller flere forsyningsgenstande ved een og samme hændelse.

Som hændelser anses - ud over de rent øjebliksbetonede - udførelse af tjenstlige hverv af kortere varighed, f.eks. uddannelses- og øvelsesaktivitet, idet en hændelse betragtes som afsluttet, når rimelig mulighed for konstatering af tabet eller skaden er til stede.

En mønstring eller optælling skal i denne forbindelse betragtes som een hændelse, og konstaterede tab eller skader skal følgelig afvikles som een sag.

3. Erstatningsansvar kan kun og bør normalt altid søges gjort gældende, hvor bortkomst eller beskadigelse kan tilskrives en med forsæt eller grov uagtsomhed begået tilsidesættelse af gældende bestemmelser for brug og/eller opbevaring af forsyningsgenstande eller er sket ved anden tilsvarende uforsvarlig handlemåde.

OPGAVER OG BEFØJELSER

4.Chefen for en brugende enhed bemyndiges til at afgøre sager vedrørende tab eller beskadigelse af forsyningsgenstande, såfremt det samlede beløb i den enkelte sag, beregnet efter katalogpris/reparationsudgift, ikke overstiger kr. 2000. Kan tabs- eller skadevolderen ikke vedgå en foreholdt erstatningspligt, finder chefen, at erstatningsansvaret er tvivlsomt, eller overstiger det samlede beløb i den enkelte sag kr. 2.000, fremsendes sagen til nærmest højere kommandomyndighed med motiveret indstilling om sagens afgørelse. For hjemmeværnets vedkommende følges fremgangsmåden som anført i de af Hjemmeværnskommandoen udgivne bestemmelser.

5.Chefen for nærmest højere kommandomyndighed bemyndiges til at afgøre sager vedrørende tab eller beskadigelse af forsyningsgenstande, såfremt det samlede beløb i den enkelte sag, beregnet efter katalogpris/reparationsudgift, ikke overstiger kr. 10000. Kan tabs- eller skadevolderen ikke vedgå en foreholdt erstatningspligt, finder chefen, at erstatningsansvaret er tvivlsomt, eller overstiger det samlede beløb i den enkelte sag kr. 10.000, fremsendes sagen til vedkommende rettergangschef med motiveret indstilling om dens afgørelse. For hjemmeværnets vedkommende er chefen for et hjemmeværnsdistrikt eller en hjemmeværnsenhed på tilsvarende niveau bemyndiget til at afgøre sager vedrørende tab eller beskadigelse af forsyningsgenstande som anført i de af Hjemmeværnskommandoen udgivne bestemmelser.

Chefen for en forvaltende myndighed i hjemmeværnet er tillagt den i pkt. 6 omhandlede beføjelse.

6. Rettergangschefen og andre særligt udpegede chefer, herunder chefer for hjemmeværnets forvaltende myndigheder, bemyndiges til at afgøre forelagte sager vedrørende tab eller beskadigelse af forsyningsgenstande. Til brug herfor kan der indhentes udtalelser fra den faglige kommandomyndighed og/eller auditør. Pålægges det herunder den ansvarlige at erstatte tabet/skaden, skal han gøres opmærksom på, at der er adgang til at få sagen forelagt Forsvarskommandoen/Hjemmeværnskommandoen. Udtrykkes der ønske herom, kan eventuel lønindholdelse eller betaling for tabet/skaden ikke påbegyndes, før Forsvarskommandoens/Hjemmeværnskommandoens accept af den trufne afgørelse foreligger.

7. De nævnte chefer kan kun kræve, at den ansvarlige betaler erstatning i det omfang, det findes rimeligt under hensyn til den udviste skyld, skadens størrelse, den ansvarliges stilling og forhold samt omstændighederne i øvrigt.

Sager, hvor det skønnes, at ansvaret bør lempes, forelægges rettergangschefen, der træffer afgørelse, eventuelt efter indhentet udtalelse fra auditøren.

8. Den faglige kommandomyndighed definerer nærmere hvilke enheder, der jfr. pkt. 4 og 5 skal betegnes som brugende enheder, henholdsvis nærmest højere kommandomyndighed.

ERSTATNINGSBELØB

9. Forsvarets erstatningskrav skal principielt modsvare det lidte tab. Det vil i praksis kunne beregnes som den omhandlede genstands katalogpris med fradrag af en passende afskrivning i forhold til anskaffelsestidspunkt, slid m.v.

De nærmere retningslinier for beregning af eventuel afskrivning fastsattes af pågældende faglige kommandomyndighed.

Den faglige kommandomyndighed pålægges at udgive og ajourføre særlig prisliste over forsyningsgenstande, der hyppigt er underkastet tab og beskadigelse, og hvor den i MILLAG angivne pris ikke kan anvendes som udtryk for genanskaffelsesprisen.

10. Forsvarets erstatningskrav skal også i skadessager principielt modsvare det lidte tab. Det vil i praksis kunne ansættes til reparationsudgiften, med mindre denne overstiger genstandens værdi umiddelbart før beskadigelsen. I så fald fastsættes erstatningsbeløbets størrelse maksimalt til den nedskrevne værdi.

LØNINDHOLDELSE OG FRIVILLIGT FORLIG

11. Hvor afgørelsen af sagen resulterer i pålagt erstatningspligt, gives der i forbindelse med sagens afgørelse tabs- eller skadevolderen orientering om, hvorledes erstatningsbeløbet vil blive indeholdt.

I tilfælde, hvor erstatningsbeløb ikke kan forventes indeholdt i løn eller andet tilgodehavende, bør der straks søges indgået forlig med skyldneren om gældens betaling. Frivillige forlig skal forrentes med en årlig rente svarende til den til enhver tid fastsatte officielle diskonto + 6 pct. Vil skyldneren ikke underskrive et sådant frivilligt forlig, og finder rettergangschefen ikke tilstrækkeligt grundlag for at afskrive restgælden, fremsendes sagen til Forsvarskommandoen. For hjemmeværnets vedkommende følges fremgangsmåden som anført i de af Hjemmeværnskommandoen udgivne bestemmelser.

REGULERlNG AF BEHOLDNINGER

12. Genrekvirering af tabtgåede forsyningsgenstande skal ikke afvente sagens endelige afgørelse.

Ajourføring af berørte beholdningsregnskaber iværksættes snarest efter, at tabet er konstateret.

REFUSION

13. Kommer forsyningsgenstande, der har været tabtgået, og for hvilke der er betalt erstatning, atter til veje, drages der omsorg for, at erstatningsbeløbet tilbagebetales den erstatningspligtige, såfremt det kan sandsynliggøres, at genstanden hidrører fra den bestemte erstatningssag. Denne refusion kan begrænses i forhold til den eventuelle værdiforringelse, der måtte være indtruffet under bortkomsten.

Genfundne forsyningsgenstande optages i materielregnskabet ved en brugende enhed, henholdsvis i beholdningsregnskabet ved en forsyningsinstallation/forvaltende myndighed.

RAPPORTERING

14. Særlig indberetning/rapportering i forbindelse med tabs- og skadessager foretages i henhold til herom fastsatte bestemmelser, jfr. TILLÆG G.

TILLÆG F

DEFINITIONER

1. De i dette tillæg anførte definitioner dækker udelukkende begreber og definitioner med relation til teksten i denne FKOBST med tillæg.

Beholdningsansvar/beholdningsansvarlig: Ansvaret for tilstedeværelsen, opbevaringen og vedligeholdelsen af det materiel, som en person er pålagt eller beordret til at varetage den fysiske forvaltning af.

Beholdningskontrolansvar: Ansvaret for, at der udøves beholdningskontrol med det materiel, som forvaltes og anvendes inden for et fastsat tjenesteområde.

Beholdningsregistrerede forsyningsgenstande: Forsyningsgenstande, som enten er centralt beholdningsregistreret eller optaget i lokalt materielregnskab.

Chefer, særligt udpegede: I denne bestemmelse dækker udtrykket chefer for parkområder samt chefen for Ammunitionsarsenalet.

Faglig kommandomyndighed: En myndighed, der er ansvarlig for tilvejebringelse, fordeling og opretholdelse af de for den logistiske støtte nødvendige ressourcer i henhold til derom af FKO givne direktiver og ordrer. (HMAK, SMK, FMK og FMI ).

Farlige genstande: Omfatter forsyningsgenstande, som på grund af særlig fare for personel eller ejendom i forbindelse med opbevaring og behandling, af faglig kommandomyndighed er udpeget som farlige forsyningsgenstande (genstande).

Forsyningsforvaltning: Omfatter de administrative funktioner, der er nødvendige for udførelse af den med forsyningstjenesten forbundne virksomhed, og som tilgodeser den offentlige forvaltnings regnskabs- og revisionsmæssige krav.

Katalogpris: Den pris, der til brug ved erstatningssager er opført i særlig prisliste udgivet af den faglige kommandomyndighed. Alternativt anvendes for lagernummergivne forsyningsgenstande den pris, der er anført i MILLAG-systemet.

Findes prisen ikke i MILLAG-systemet, eller er den anførte pris åbenbart urimelig, anvendes genanskaffelsespris.

Mønstring: Betegnelse for kontrollen med tilstedeværelsen ved brugende enheder og brugere af tildelte og/eller udlånte forsyningsgenstande.

En mønstring betegnes som

-total, hvis den omfatter samtlige beholdningsregistrerede forsyningsgenstande,

-partiel, hvis den er begrænset til en kontrol af samtlige beholdningsregistrerede forsyningsgenstande inden for eet eller flere afgrænsede materielområder,

-stikprøvevis, hvis den er begrænset til at omfatte enkelte beholdningsregistrerede forsyningsgenstande.

TILLÆG G

RAPPORTERING

GENERELT

1. De i nærværende tillæg omhandlede indberetninger/rapporter har til formål

- at give oplysning om forhold, der har været genstand for undersøgelse, og om resultatet heraf,

- at være igangsættende for iværksættelse af foranstaltninger, der skal træffes af tjenestestedet, og i øvrigt være vejledende i løsningen af forvaltningsmæssige spørgsmål bl.a. ved at pege på og bidrage til mulige ændringer og forbedringer,

- at henlede overordnede og centralforvaltende myndigheders opmærksomhed på forhold, der måtte have deres interesse, hvad enten det er specielt gældende for tjenestestedet eller for forsvaret som helhed,

- at bidrage til at give tjenestestedet og Forsvarskommandoen eller Hjemmeværnskommandoen en vurdering af de inspicerede områders tilstand og effektivitet på baggrund af de på stedet gjorte observationer.

OMFANG

2. Resultatet af kontrolvirksomheden m.v. i relation til TILLÆG B, C, D og E ved henholdsvis forsyningsinstallationer, forvaltende myndigheder og brugende enheder indberettes/rapporteres efter retningslinier, som fastsættes af den faglige kommandomyndighed.

For så vidt angår hjemmeværnets forvaltende myndigheder og brugende enheder fastsættes retningslinierne af Hjemmeværnskommandoen.

3. De i TILLÆG A nævnte forvaltningseftersyn vil under alle forhold afstedkomme udfærdigelse af detaljerede rapporter, som fordeles efter behov af den faglige kommandomyndighed henholdsvis Hjemmeværnskommandoen.

4. På baggrund af de i pkt. 2 og 3 nævnte rapporter udarbejder den faglige kommandomyndighed pr. 30 JUN og 31 DEC en sammenfattende halvårsrapport, som inden henholdsvis 1 SEP og 1 MAR tilsendes Forsvarskommandoen med efterretning til pågældende operative kommando.

5. Statusrapporten skal indeholde følgende punkter:.

I. a. Inspicerede myndigheder og eftersynsform (A, B eller C ). b. Konstaterede mangler/uregelmæssigheder af væsentlig karakter. c. Foranstaltninger til afhjælpning. d. Sammenfattende helhedsindtryk pr. hovedfunktion. e. Eventuelle nye tiltag. II. a. Informationsindsamling og -bearbejdning. b. Tiltag i øvrigt. III. a. Eventuel opfølgning af sager omtalt i tidligere rapporter.

6. Forsvarskommandoen vil efter behandling af statusrapporterne tilsende disse med eventuelle bemærkninger til Rigsrevisionen.

7. I de tilfælde, hvor der ved forvaltningseftersyn konstateres uregelmæssigheder af en sådan art, at disse kræver auditørassistance og/eller politianmeldelse, skal rapport uden ophør tilsendes såvel Forsvarskommandoen som Rigsrevisionen.

Hjemmeværnskommandoen tilsender rapport direkte til Rigsrevisionen.

Ingen