FORSVARSKOMMANDOBESTEMMELSE M.604-1 om overordnede generelle principper for forsvarets anskaffelsesvirksomhed.

FORSVARSKOMMANDOBESTEMMELSE M.604-1 om overordnede generelle principper for forsvarets anskaffelsesvirksomhed.

Forsvarskommandobestemmelse nr. M.604-1 autoriseres herved til

brug i forsvaret.

Bestemmelsen indsættes i samlebind sammen med Forsvarets Indkøbsbestemmelser og Forsvarets Salgsbestemmelser for Kasseret Materiel, jf. FKOBST Ø.604-2 og Ø.605-1.

EB

T.K.SØRENSEN

generalmajor

Chef for Materielstaben

Fordeling: Jf. fordelingsliste.

INDHOLDSFORTEGNELSE

Autorisationsskrivelse

Rettelsesskema Indl-1 Indholdsfortegnelse - 3 Fordelingsliste - 5 1. Formål Side 1 2. Ansvar - 1 3. Principielle retningslinier - 1 4. Behovsanalysefasen - 2 a. Formål - 2 b. Materiel eller modifikation heraf til nye opgaver - 2 c. Erstatningsanskaffelse - 2 d. Supplering af beholdninger - 3 5. Kravsspecikationsfasen - 3 a. Formål - 3 b. Beskrivelse - 3 c. Indhold - 3 6. Markedsundersøgelsesfasen - 4 7. Udbudsspecikationsfasen - 5 8. Udbudsfasen - 6 9. Tilbuds-/vurderingsfasen - 7 a. Teknisk/operativt/økonomisk - 7 b. Logistisk - 7 c. Merkantilt - 7 d. Forhandlinger - 7 10. Ordreafgivelsesfasen - 8 11. Ordreafviklingsfasen - 9 a. Ordrerelaterede forhold - 9 b. Indfasningsaktiviteter - 10 12. Driftsfasen - 11 13. Kassationsfasen - 12 14. Salgsfasen - 13 15. Den praktiske gennemførelse af anskaffelsesfaserne - 13

FORDELINGSLISTE

Myndighed

1. Fordeles og forvaltes af HRFV (450)

2. Fordeles og forvaltes af SMK PUBSEK (100)

3. Fordeles og forvaltes af FMK PUBSEK (100)

4. Fordeles og forvaltes af FKO PUBSAM (35)

(intern fordeling)

OVERORDNEDE GENERELLE PRINCIPPER FOR FORSVARETS ANSKAFFELSESVIRKSOMHED

Ref.

a. FKOBST Ø.604-2 Forsvarets Indkøbsbestemmelser.

b. FKOBST Ø.605-1 Forsvarets salgsbestemmelser for kasseret materiel.

c. FKOBST M.607-3 Logistik.

d. FKOBST M.231-1 Bestemmelser for materielkommandoerne og

Forsvarets Materielintendantur.

FORMÅL

1. Formålet med nærværende FKOBST er at fastsætte grundlaget for etablering af hensigtsmæssige forretningsgange i forbindelse med forsvarets anskaffelser af materiel og tjenesteydelser. Bestemmelserne skal være vejledende ved definition af opgaver og fastlæggelse af kommissorier for projektgrupper m.v. i forbindelse med forsvarets anskaffelser.

ANSVAR

2. Enhver chef er indenfor sit ansvarsområde ansvarlig overfor sin foresatte myndighed for en optimal udnyttelse af de ressourcer, som er stillet til rådighed for anskaffelser. Udnyttelsen af forsvarets ressourcer skal være i overensstemmelse med ovennævnte referencer og nærværende FKOBST.

PRINCIPIELLE RETNINGSLINIER

3. Følgende principielle retningslinier er gældende for forsvarets anskaffelser, idet der i de enkelte faser er medtaget de aktiviteter, som er omfattet af den anskaffende myndigheds ansvar i forbindelse med anskaffelsers gennemførelse.

Af praktiske grunde er bestemmelsen udformet med henblik på anskaffelsen af materiel, men retningslinierne gælder analogt for anskaffelse af tjenesteydelser (teknisk udviklingsarbejde og konsulentydelser, reparation, håndværkerentrepriser, transport, rejsebureauydelser, rengøring, catering m.v.).

Bestemmelsen gælder således anskaffelser af såvel leverandørydelser som entreprenørydelser, og beskrivelsen af faserne for materiel kan direkte overføres til beskrivelsen af de tilsvarende faser for tjenesteydelser.

De nedenfor anførte faser beskriver principperne for en materielanskaffelses forløb fra materielbehovet opstår til materiellet afhændes. Principielt skal alle de i fasebeskrivelserne nævnte forhold overvejes i forbindelse med en anskaffelsesforretning.

BEHOVSANALYSEFASEN

4. a. Formål.

Behovsanalysefasen er en i tid meget udstrakt periode, i hvilken såvel materiel som evt. opgjorte materielmangler vurderes i forhold til opgaverne for forsvaret med henblik på beslutning om anskaffelse, modifikation og/eller kassation af materiel. De nævnte beslutninger vil finde sted på baggrund af ydre trusler eller på baggrund af udviklingen i forsvarets organisation, personel og økonomi.

Materielanskaffelser kan opdeles i områderne anskaffelse af materiel til nye opgaver, erstatningsanskaffelse/modifikation og beholdningssupplering.

b. Materiel eller modifikation heraf til nye opgaver.

Behovet udspringer ofte af ændringer i trusselsbilledet og/eller af ønsket om organisatoriske ændringer i forsvaret.

Behovet analyseres indledningsvis i f.eks. studiegrupper, der efter direktiv udvikler en delkoncept, der bl.a. skal indeholde tekniske løsningsmuligheder inden for foreløbige økonomiske rammer.

Hertil bidrager den anskaffende myndighed, der løbende holder sig orienteret om markedet, de teknologiske muligheder og prisdannelser.

Ved indpasning i Materielanskaffelsesplanen (MAP) sikres tidsmæssig sammenhæng med eksisterende leveringsmuligheder, eksempelvis med NATO-finansierede anlægsarbejder, eller med projekter med partnere i multinationale projekter.

Udarbejdelsen af Grundlæggende Militære Krav (GMK) forudsætter bl.a. bidrag fra relevante myndigheder med hensyn til materiellets ydeevne, og fra den anskaffende myndighed med hensyn til logistiske og tekniske krav, dikteret af danske myndighedskrav og internationale aftaler, som f.eks. ratificerede STANAGs (Standardization Agreements). Såfremt det ønskede materiel ikke er færdigudviklet, kan udviklingsarbejde iværksættes som en separat anskaffelsessag.

c. Erstatningsanskaffelse.

Manglende opfyldelse af krav, stigende fejlrate eller stigende driftsomkostninger er normalt en impuls til den anskaffende myndighed om at bringe erstatningsanskaffelse, modifikation eller levetidsforlængelse af eksisterende materiel i forslag, enten over eget driftsbudget eller over investeringsbudgettet.

Den anskaffende myndighed må hver gang undersøge, om brugerbehov og -krav har ændret sig siden sidste anskaffelse. I så fald gælder bemærkningerne om generering af GMK.

d. Supplering af beholdninger.

Supplering af beholdninger er en rutinefunktion, der sker i takt med det forventede forbrug til driftsformål, eller til erstatning for tabtgået materiel.

Forøget træk kan enten skyldes nedslidning eller være en funktion af opnormering eller øget aktivitet.

Under alle omstændigheder vurderes tilgængelighed, kvalitet og pris løbende.

KRAVSPECIFIKATIONSFASEN

5. a. Formål

Gennem fastlæggelse af operationelle krav til materiellet (for betydende anskaffelser i form af GMK) at danne grundlag for anskaffelse af materiel til forsvaret.

b. Beskrivelse.

Summen af operationelle krav udarbejdes på baggrund af værnsvise delkoncepter m.m. under medvirken af relevante skoler, myndigheder m.fl., herunder den anskaffende myndighed.

Kravene omfatter brugs- og funktionsmæssige forhold, der af teknologiske og/eller økonomiske årsager inddeles i ubetingede, betingede og ønskelige krav.

Kravene kan nedbrydes hierarkisk til mindre og mindre delfunktioner, der herefter prioriteres indbyrdes for at angive den enkelte delfunktions betydning i den samlede anskaffelse.

FKO anvender kravspecifikationer i forbindelse med materielplanlægningen og iværksættelse af markedsundersøgelser. Den anskaffende myndighed anvender derimod specifikationer i forbindelse med udarbejdelse af krav.

c. Indhold.

De operative krav kan opdeles i hovedområder og disses væsentligste delelementer således

Generelt.

- Motivering for udskiftning. (Ændringer i ydre og indre forhold).

- Almindelig karakteristik.

Konceptmæssige forhold.

- Taktiske forhold.

- Organisation.

- Logistik.

- Personel.

- Uddannelse.

Funktionsmæssige forhold.

- Anvendelse og ydeevne.

- Logistik.

- Personel.

- Uddannelse.

Kravspecifikationer er udtryk for brugerkrav. Supplerende tekniske specifikationer, nødvendige for markedsundersøgelse, kan udarbejdes, men vil normalt først blive opstillet ved udarbejdelse af udbudsmateriale.

Operationelle krav skal redegøre for eksisterende bindinger/krav/aftaler, herunder ratificerede STANAGs.

MARKEDSUNDERSØGELSEFASEN

Forsvaret har tidligere benyttet betegnelserne »indledende« og »egentlige« markedsundersøgelder. I nærværende FKOBST omfatter »Markedsundersøgelsesfasen« de aktiviteter, der tidligere betegnedes som den »indledende« markedsundersøgelse. Aktiviteterne i den »egentlige« markedsundersøgelse er i nærværende bestemmelse indeholdt i »Udbudsfasen« og i »Tilbuds-/vurderingefasen«.

I markedsundersøgelsesfasen vurderes systemløsninger og dertil hørende leveringsmuligheder.

Den omfatter undersøgelse af markedets muligheder for at opfylde de behov, der er specificeret i kravspecifikationsfasen.

Formålet med markedsundersøgelsen er således at skaffe teknisk, økonomisk og merkantilt kendskab til de forsyningskilder (potentielle leverandører), der kan dække forsvarets behov. Undersøgelsen bør afgrænses til et i forhold til materiellets anskaffelsesværdi rimeligt antal alternative leverandørmuligheder.

De faktorer, der skal undersøges er bl.a.

- Konkurrerende teknologiers muligheder og begrænsninger.

- Potentielle leverandører og disses tekniske og økonomiske kapacitet.

- Kvalitetsvurderinger af materiellet.

- Forventet leveringstid og prisniveau.

- Opnåelige/ønskelige betalingsvilkår (samt sikkerhedsstillelse).

- Mulighed for medproduktion/kompensation.

- Standardiseringshensyn og -muligheder, herunder bl.a. materiellets lighed med allerede eksisterende forsvarsmateriel.

- Geografiske forhold, herunder bl.a. transportafstande, transporttider og transportmuligheder til leverandørerne.

- Erfaringer fra andre brugere af materiellet.

- Særlige forhold ved køb i udlandet, herunder bl.a. sprogmæssige kommunikationsproblemer, såvel mundtligt som skriftligt (dokumentationsmaterialer, f.eks. vedligeholdelsesforskrifter). Andre kommunikationsvanskeligheder på grund af forskellige handelssædvaner, lovgivning og forskellig kultur.

Afhængig af materiellets kompleksitet og anskaffelsens økonomiske omfang foretages markedsundersøgelsen som en skrivebordsanalyse, baseret på statistikker, tidsskrifter, ambassadeoplysninger, tilbud og brochurer - og/eller som en ekstern analyse, baseret på

personlige henvendelser til firmaer, besøg på messer m.v.

De data, der er fremskaffet under denne fase, danner for investeringsanskaffelser sammen med oplysningerne fra behovsanalysen og kravspecifikationerne grundlag for valg af systemløsning samt fastlæggelse af den økonomiske ramme.

Vurderingerne omfatter også levetidsomkostninger, herunder personelomkostninger for udstyret.

UDBUDSSPECIFIKATIONSFASEN

7. Formålet med udbudsspecifikationsfasen er at behandle indsamlede data fra de foregående faser og eventuelt fra drift af tilsvarende udstyr og anvende disse data som grundlag for udarbejdelse af en udbudsspecifikation.

Med basis i kravspecifikationerne foretages en detaljeret beskrivelse af krav til købsobjektets operative ydeevne.

Der udarbejdes en tilsvarende teknisk specifikation, der fastlægger konstruktionsmæssige krav og tekniske parametre, som er nødvendig for at definere materiellet og dets relationer til andre systemer. Kravlisten omfatter herefter

- operativ ydeevne

- teknisk specifikation

- tekniske/operative afprøvninger

- kvalitetskontrolsystem

- installationsforskrifter

- dokumentation

- træning af personel - herunder leverandørens kursustilbud

- vedligeholdelsesforskrifter

- brugervejledninger

- kodificering

- træningsudstyr

- værkstedsudstyr, værktøj

- reservedele.

UDBUDSFASEN

8. Formålet med udbud er ved konkurrerende tilbud at fremskaffe det bedst mulige grundlag for ordrens placering såvel i henseende til ydeevne, teknik, økonomi, leveringstider som øvrige købsvilkår.

Der skal spørges et i forhold til købets økonomiske omfang og leveringsmuligheder passende antal leverandører.

Leverandørkredsen må ikke ubegrundet begrænses.

Ved udvælgelse af potentielle leverandører skal størst muligt hensyn tages til dansk industri.

Udbudsfasen indledes med tilvejebringelse af det for udbudet nødvendige grundlag, der bl.a. omhandler følgende forhold

- Udbudsspecifikationer - generelt som beskrevet i pkt. 7 ovenfor.

- Merkantile krav - herunder

- leveringspriser, omfattende bl.a. priserne for selve materiellet, transportomkostninger, dokumentation, uddannelse, vedligeholdelsesomkostninger og vedligeholdelsesmuligheder, tilstedeværelsen af officielle statistikker m.v.

- leveringstider - ved større leverancer i form af milepæle, der angiver leveringstidspunkt for delleverancer og for den endelige leverance. Endvidere leveringstiden for efterfølgende leverancer af reservedele og komponenter - samt tidsforbruget ved senere hovedeftersyn.

Udbudsmaterialet bør - i overensstemmelse med kravspecifikationen - angive en prioritering af de operative krav, samt foreskrive en struktur for tilbuddets opbygning, der gør det muligt i vurderingsfasen, dels at vurdere det enkelte tilbuds målopfyldelse, dels at foretage sammenlignende vurderinger mellem flere tilbud.

Ved udbud af kendte købsobjekter (genforsyning) anvendes normalt tekniske specifikationer.

Udbud skal iværksættes i så god tid forud for købet, at der gives leverandørerne rimelig tid til at afgive tilbud, samt at der gives fornøden tid til at vurdere tilbuddene og formulere ordren.

I udbudsperioden bør der gives leverandørkredsen mulighed for at få besvaret spørgsmål med henblik på forståelsen af udbudets indhold.

Det skal af udbuddet fremgå, om der er mulighed for afgivelse af alternative tilbud, hvorved forstås tilbud, der afviger fra en med udbudet given specifikation eller et eksempelvis angivet fabrikat.

Udbudsfasen afsluttes med åbning af tilbuddene.

TILBUDS-/VURDERINGSFASEN

9. Formålet med denne fase er på basis af de indkomne svar på udbuddet at finde frem til det/de bedste egnede konditionssvarende tilbud eller alternative tilbud.

a. Teknisk/operativt/økonomisk.

Der foretages indledningsvis en sondring mellem konditionssvarende/ikke-konditionssvarende tilbud.

Foreskriver udbuddet en adgang til at fremkomme med alternative tilbud, underkastes disse ligeledes en teknisk/operative/økonomiske vurdering med henblik på at gøre alle indkomne tilbud sammenlignelige.

Er udbuddet foretaget efter »Design to Cost« princippet, vurderes de indkomne tilbud teknisk med henblik på at sammenligne, afveje og om muligt værdiansætte de hævdede fordele. (Ved udbud efter »Design to Cost« forstås udbud ud fra en given beløbsramme, inden for hvilken køber ønsker flest mulige krav imødekommet, vægtet efter betydning). Ved udbud af komplekse systemer vil strukturen af tilbudet samt en indbyrdes prioritering af de stillede krav normalt være beskrevet. Vurderingen foretages efter en fastlagt metode, der tager objektive hensyn i totalvurderingen. Metoden vil oftest være baseret på en hierarkisk struktur, efter hvilken et system kan neddeles i undersystemer, der atter kan neddeles i underliggende niveauer af undersystemer. Vurdering af sådanne systemer gennemføres normalt under medvirken af brugerrepræsentanter.

b. Logistisk.

Tilbuddende underkastes en logistisk vurdering (vedligeholdelse, personel, uddannelse m.v.) med henblik på driftsfaseforhold og levetidsomkostninger. Herunder vurderes om eventuelle krav til levering, kodificering etc. er tilgodeset. Er der ikke fremsat specielle krav, afvejes tilbuddenes indbyrdes logistiske fordele og ulemper.

c. Merkantilt.

Tilbuddene vurderes merkantilt på basis af ordrens økonomiske omfang samt prismæssige, leveringstidsmæssige og handelsmæssige/erhvervsretlige aspekter. Blandt disse kan være pristyper og reguleringsforhold, betalingsvilkår, valutariske forhold, garantier, ansvarsafgrænsninger, leveringsvilkår og sælgers forbehold.

d. Forhandlinger.

De færreste tilbud belyser ovennævnte forhold tilstrækkeligt udførligt. Blandt andet derfor indgår der i tilbudsvurderingsfasen forhandlinger med et antal tilbudsgivere. I forhandlingerne søges tilbuddene på enhver måde forbedret, og man sigter mod en indkredsning af de potentielle leverandørmuligheder gennem evaluering af de bedste egnede tilbud. De udvalgte leverandører indgår herefter i Kortlisten for det videre arbejde. De endelige forhandlinger gennemføres dog først under ordreafgivelsesfasen. Forinden kandidat(er) vælges, skal den anskaffende myndighed have foretaget en vurdering af dennes/disses egnethed for opgaven (kapacitet, kapabilitet, organisations- og kvalitetsstyringsforhold).

For investeringsanskaffelser leder denne fase frem til den anskaffende myndigheds indstilling.

ORDREAFGIVELSESFASEN

10. Formålet med ordreafgivelsesfasen er ved afgivelsen af ordren til valgt leverandør

- at fastsætte ordrens omfang og specifikationer og

- at klarlægge det juridiske grundlag for købers og sælgers rettigheder og forpligtelser.

Ved anskaffelse af større komplekse systemer, udbudt ved kravspecifikationer, vil det normalt være påkrævet at gennemføre en »systemdefinition« forinden ordreafgivelse. En sådan »systemdefinition« gennemføres af konkurrencehensyn normalt med flere firmaer.

Mere specifikt omfatter ordrefasen bl.a. følgende forhold

- I fornødent omfang optages forhandlinger med leverandøren om tekniske, økonomiske, forsyningsmæssige og merkantile forhold ved tilbuddet med henblik på endelig definition og identifikation af købsobjektet, herunder fastlæggelse af købets omfang (købsmængder og disses specifikationer) og følgeanskaffelser, såsom

- uddannelse

- dokumentation

- vedligeholdelsesudstyr

- reservedele.

- Stillingtagen til en eventuel option.

- Fastlæggelse af krav til efterfølgende service, herunder bl.a. leverandørens pligt til senere levering af komponenter og reservedele, vedligeholdelseseftersyn, opfølgende uddannelse og andre kurser.

- Prissætning af ovenstående. Hvor prissætning ikke er mulig bør der træffes bedst mulige aftaler om prisernes senere dokumentation.

- Definition af projektstyringsværktøjer og -organisation.

- Definition af eventuelt ansvar for materiellets rette funktion (systemansvaret), herunder definition af krav til afprøvningsprocedurer.

- Aftaler om eventuelle statusmøder, købers deltagelse samt fastlæggelse af mødernes besluttende kompetence i forhold til ordren.

- Specifikation af eventuelle køberleverancer, herunder fastlæggelse af leveringsterminer herfor.

- Endelig forhandling af anskaffelsesspecifikke betingelser udover ovennævnte samt endelig ordreudformning.

- Fastlæggelse af kvalitetssikringsniveauer og kriterier for godkendelse/afvisning af købsobjekter (procedurer, AQL-værdier etc.).

- Købsordre udarbejdes og verificeres teknisk, økonomisk, forsyningsmæssigt og merkantilt før endelig accept afgives til leverandøren.

- Sikring af tilstedeværelse af den nødvendige bevilling før ordreindgåelse.

ORDREAFVIKLINGSFASEN

11. Ordreafviklingsfasen indeholder de aktiviteter, der stiler mod dels en hensigtsmæssig udnyttelse af kontrakten dels den optimale indfasning i forsvaret af det anskaffede materiel.

Ordreafviklingsfasen indledes efter ordreunderskrivelse og løber indtil alle aftalemæssige forhold er afsluttet.

Aktiviteterne kan omfatte

a. Ordrerelaterede forhold

- Ordreopfølgningsmøder med leverandør/underleverandør.

- Ordreændringer, herunder supplerende tekniske specifikationer (reservedele, testudstyr o.s.v.).

- Udførelse af teknisk modtagekontrol hos leverandør.

- Udførelse af miljøprøver.

- Udførelse af pålidelighedsprøver.

- Accept/kassation af materiellet hos leverandør.

- Opfølgning af aftaler med leverandør (kodificering, garanti, service, kurser, optioner).

- Kontrol af leveringstider og af overholdelse af den i kontrakten fastlagte tidsplan.

- Kontrol af modtaget mængde og identitet i forhold til kontrakt.

- Undersøgelse for evt. transportskader, erstatningsansvarsplacering.

- Kontrol af faktura mod ordre.

- Godkendelse af faktura.

- Betaling inden for den givne termin.

- Systemkontrol (installeret ydeevne, tilpasning til andre systemer o.s.v.).

- Etablering af system for service i garantiperiode (reklamationer).

- Overvågning/opfølgning af fejl i garantiperiode (evt. en operativ pålideligshedsprøve med henblik på evt. modifikation).

- Registrere reservedelsforbrug i garantiperiode af hensyn til eventuel justering af beholdninger.

b. Indfasningsaktiviteter

- Interne projektgruppemøder.

- Projektstyregruppemøder.

- Koordinationsmøder med andre myndigheder.

- Godkendelse af operative/tekniske ændringer/interfacespecifikationer.

- Planlægning af operative/tekniske kurser.

- Fastlæggelse af installationsinformation.

- Fastlæggelse af forsyningsinformation.

- Fastlæggelse af vedligeholdelsespolitik.

- Fastlæggelse af reservedelsbeholdning.

- Fastlæggelse af testudstyr til brugere og værksteder.

- Budgetjusteringer (beløbsændringer og fordelingsændringer over finansår).

- Eventuel revision af »acceptance test procedures«.

- Introduktion af materiellet i MILLAG.

- Fordeling af reservedele, testudstyr og dokumentation i henhold til normering.

- Planlægning af installation af materiellet til operativt brug, i skoler og på værksteder.

- Gennemførelse af installationerne i henhold til den givne prioritering.

- Funktionskontrol og afprøvning af installationerne.

- Aflevering til operativ drift.

- Levering af installationsdokumentation.

- Etablering af vedligeholdelsesforskrifter for brugere og værksteder.

- Etablering/levering af brugerforskrifter (operation).

- Uddannelse af teknisk vedligeholdelsespersonel ved enheder og værksteder.

- Overdragelse af materiellet til vedligeholdelsestjenesten.

DRIFTSFASEN

12. Driftsfasen indledes, når materiellet overgår til operativ anvendelse.

For at opnå optimal udnyttelse af de til rådighed stillede ressourcer må materiellet i hele levetiden sikres funktionsduelighed gennem opretholdelse af den nødvendige logistik, herunder bl.a. lagre, værksteder og dokumentation.

Driftsforstyrrelser eller stigende driftsudgifter skal udløse overvejelser om forbedring (modifikation) eller udskiftning af materiellet (behovsanalyse).

Evt. automatiske genanskaffelsesprocedurer må indrettes til at markere sådanne afvigelser fra normalbilledet.

Et modifikationsprogram kan have følgende formål

- at øge materiellets pålidelighed,

- at reducere materiellets driftsomkostninger,

- at øge materiellets ydeevne,

- at forlænge materiellets levetid.

Ved opfyldelse af et af disse mål imødekommes ofte flere på grund af nyere teknologi. Den optimale løsning kræver derfor en grundig analyse omfattende

- revurdering af behov,

- markedets muligheder,

- evt. udvikling og forsøg.

Uanset om valget bliver en modifikation eller nyt materiel, vil anskaffelsen i princippet gennemløbe alle hidtil nævnte faser.

Normalt kræves der indgået supplerende købsordre eller kontrakter med samme eller nye leverandører.

I tilfælde, hvor samme type materiel er anskaffet af flere NATO-lande, bør mulighederne for fælles reservedelsanskaffelse, eftersynsprogrammer og eventuelle modifikationsprogrammer vurderes, idet fællesskabet ofte medfører logistiske fordele. Sådanne internationale aftaler adskiller sig proceduremæssigt ikke fra nationale anskaffelser. De enkelte faser kan udføres af et NATO-agentur, der styres af medlemslandene. De tekniske, økonomiske og kontraktlige bindinger må fortsat afklares nationalt, før sådanne internationale aftaler bekræftes.

KASSATIONSFASEN

13. a. I kassationsfasen træffes beslutning om kassation af materiellet.

(1) For materielsystemer træffes beslutningen om kassation oftest som følge af

- at materiellet er forældet og ikke længere opfylder operative behov,

- at driftsudgifterne har nået en størrelse, hvor erstatningsanskaffelse er lønsomt,

- at organisatoriske eller operative ændringer gør materiellet overflødigt.

(2) For enkelte forsyningsgenstande træffes beslutningen om kassation oftest som følge af

- at materiellet er nedslidt/defekt, så reparation ikke er rentabel i forhold til køb,

- at beholdningerne er større end forventet forbrug,

- at materielsystemet, hvori forsyningsgenstanden indgår, er kasseret.

b. Når beslutning om udfasning af materiel foreligger, annulleres automatiske anskaffelsesprocedurer for reservedele og andre driftsmidler.

c. For materielsystemer etableres et særligt udfasningsprogram, der sikrer den nødvendige funktion i restlevetiden med den mest fordelagtige driftsøkonomi.

Heri bør også indgå overvejelser om brug af materiellet til andet formål, salg af det komplette system eller komponenter heraf til andet NATO-land. Dokumentation for materiellets konfiguration og tilstand bør derfor ajourføres i hele levetiden.

d. For materiel modtaget under Military Assistance Programme (MAP) og NATO ejet materiel følges særlige afhændelsesprocedurer.

SALGSFASEN

14. I salgsfasen søges opnået de bedst mulige priser for det kasserede materiel, idet der tilstræbes den hurtigst mulige afhændelse af materiellet.

De dele af materiellet, der fortsat kan anvendes af forsvaret, skal udskilles før salg.

For større, kostbare materielgenstande opsøges eventuelle liebhavere ved tilbud og annoncering.

Øvrigt materiel afhændes normalt på offentlig auktion.

DEN PRAKTISKE GENNEMFØRELSE AF ANSKAFFELSESFASERNE

15. a. For flere af fasernes vedkommende vil der være en betydelig tidsmæssig overlapning. Ved fastlæggelsen af tidsplanen for anskaffelsesprojektet bør der derfor tages hensyn til, at der sjældent er nogen skarp grænse mellem anskaffelsesfaserne.

b. For at sikre en tidsmæssig tilfredsstillende afvikling af et anskaffelsesprojekt må den anskaffende myndighed etablere en tidsplan og sikre en passende opfølgning af denne.

Anskaffelsesfaserne kan for investeringsanskaffelser typisk opdeles i en forberedelsesperiode, som omfatter

- behovsanalysefasen,

- kravsspecifikationsfasen,

- markedsanalysefasen,

- udbudsspecifikationsfasen,

- tilbuds/evalueringsfasen og

- udarbejdelse og fremsendelse af indstilling til Finansudvalget,

og i en ordreafviklingsperiode, som igangsættes ved modtagelsen af Finansudvalgets bevilling og omfatter

- ordreafgivelsesfasen og

- ordreafviklingsfasen.

c. Den anskaffende myndighed skal betids inddrage sin disponible ekspertise på såvel det teknisk/operative som på det merkantile område i anskaffelsesforløbet, således at samordningen af ekspertiser afspejler en logisk ansvarsfordeling. Der skabes konsekvens og overensstemmelse mellem ansvar og beføjelser indenfor såvel det teknisk/operative som det merkantile område ved bl.a. at udarbejde funktions- og ansvarsbeskrivelser, således at forretningsgangene demonstrerer en professionel og fagligt kompetent adfærd overfor leverandører/tilbudsgivere.

d. For at undgå uhensigtsmæssige og fejlbehæftede anskaffelser skal udnyttelsen af den mangeartede ekspertviden indenfor forsvaret prioriteres højt, og den eksisterende specialviden bør gives sin naturlige placering og indflydelse på en anskaffelses forløb.

Den organisatoriske samordning af ekspertiserne skal derfor være afklaret, og ansvaret for ekspertisens afgørelser tilsvarende entydigt placeret, hvor den hører hjemme i organisationen.

e. De ovenfor anførte fasebeskrivelser viser de aktiviteter, der i hovedsagen udgør den anskaffende myndigheds ansvarsområde i forbindelse med anskaffelser. I specielt »Behovsanalysefasen« og »Kravspecifikationsfasen« indeholdes dog aktiviteter, der primært er over- eller sideordnede myndigheders ansvarsområde. En udstrakt grad af koordination mellem flere myndigheder er derfor her påkrævet. Ansvaret for gennemførelsen af en anskaffelsesforretning pålægges een myndighed, der herefter ved procedurebeskrivelser må medinddrage andre relevante myndigheder (studiegrupper, skoler m.v.). F.eks. kan gennemførelsen af »Behovsanalysefasen« kun føre frem til attraktive anskaffelser i den udstrækning, der er taget hensyn til eksisterende data for teknik og rimelig driftsøkonomi.

Ingen