Vejledning om tavshedspligt, videregivelse og indhentelse af fortrolige oplysninger m.v. inden for den sociale lovgivning

Bilag 1

Den sociale styrelseslovs §§ 2 og 3

Bilag 2

Uddrag af Forvaltningsloven

§ 2. Kommunalbestyrelsen træffer bestemmelse om kommunens virksomhed på det sociale og sundhedsmæssige område. Kommunalbestyrelsen kan endvidere varetage visse arbejdsmarkedsmæssige forhold.

Stk. 2. Sager om ydelser m.v. til enkeltpersoner kan dog ikke behandles i den samlede kommunalbestyrelse. Afgørelse i disse sager træffes af det eller de udvalg, i kommuner med magistratsordning det eller de magistratsmedlemmer, som efter kommunens styrelsesvedtægt varetager de pågældende sagsområder.

§ 3. Kommunalbestyrelsen nedsætter et udvalg til forvaltning af opgaverne efter afsnit VIII i lov om social bistand.

Stk. 2. Udvalget består af 5 eller 7 medlemmer, der vælges af kommunalbestyrelsen blandt dens medlemmer. Samtidig vælges for hvert medlem en stedfortræder ligeledes blandt kommunalbestyrelsens medlemmer. Stedfortræderen kan indkaldes til at give møde ved medlemmets forfald.

Stk. 3. I øvrigt finder bestemmelserne i kapitel III om udvalg m.v. i lov om kommunernes styrelse tilsvarende anvendelse på udvalget, medmindre andet fremgår af bistandslovens afsnit VIII.

Stk. 4. Socialministeren kan godkende en særlig ordning for magistratskommuner med hensyn til udvalgets sammensætning og funktion.

Kapitel 8

Tavshedspligt m.v.

Tavshedspligt

§ 27. Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, har tavshedspligt, jf. borgerlig straffelov § 152 og §§ 152 c-152 f, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, herunder navnlig til

1) statens sikkerhed eller rigets forsvar,

2) rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, herunder forholdet til fremmede magter eller mellemfolkelige institutioner,

3) forebyggelse, efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser samt straffuldbyrdelse og beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning,

4) gennemførelse af offentlig kontrol-, regulerings- eller planlægningsvirksomhed eller af påtænkte foranstaltninger i henhold til skatte- og afgiftslovgivningen,

5) det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed,

6) enkeltpersoners eller private selskabers eller foreningers interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige eller interne, herunder økonomiske, forhold, eller

7) enkeltpersoners eller private selskabers eller foreningers økonomiske interesse i at beskytte oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold.

Stk. 2. Inden for den offentlige forvaltning kan der kun pålægges tavshedspligt med hensyn til en oplysning, når det er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til bestemte offentlige eller private interesser som nævnt i stk. 1.

Stk. 3. En forvaltningsmyndighed kan bestemme, at en person uden for den offentlige forvaltning har tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger, som myndigheden videregiver til den pågældende uden at være forpligtet hertil.

Stk. 4. Fastsættes der i henhold til § 1, stk. 2, regler om tavshedspligt eller pålægges der tavshedspligt efter stk. 3, finder straffelovens § 152 og §§ 152 c-152 f tilsvarende anvendelse på overtrædelse af sådanne regler eller pålæg.

Videregivelse af oplysninger til en anden forvaltningsmyndighed

§ 28. Oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, herunder oplysninger om race, religion og hudfarve, om politiske, foreningsmæssige, seksuelle og strafbare forhold samt oplysninger om helbredsforhold, væsentlige sociale problemer og misbrug af nydelsesmidler og lignende, må ikke videregives til en anden forvaltningsmyndighed.

Stk. 2. Videregivelse af de i stk. 1 nævnte oplysninger kan dog ske, når

1) den oplysningen angår, har givet samtykke,

2) det følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov, at oplysningen skal videregives,

3) videregivelsen sker til varetagelse af private eller offentlige interesser, der klart overstiger hensynet til de interesser, der begrunder hemmeligholdelse, herunder hensynet til den, oplysningen angår, eller

4) videregivelsen er et nødvendigt led i sagens behandling eller er nødvendig for, at en myndighed kan gennemføre tilsyns- eller kontrolopgaver.

Stk. 3. Andre fortrolige oplysninger må ud over de i stk. 2 nævnte tilfælde kun videregives til en anden forvaltningsmyndighed, når det må antages, at oplysningen vil være af væsentlig betydning for myndighedens virksomhed eller for en afgørelse, myndigheden skal træffe.

Stk. 4. Samtykke efter stk. 2, nr. 1, skal meddeles skriftligt og indeholde oplysning om, hvilken type oplysninger der må videregives, til hvem oplysninger må videregives og til hvilket formål. Kravet om skriftlighed kan dog fraviges, når sagens karakter eller omstændighederne taler derfor.

Stk. 5. Samtykke efter stk. 2, nr. 1, bortfalder senest et år efter det er givet.

Stk. 6. Lokale administrative organer, som ved lov er tillagt en selvstændig kompetence, anses som en selvstændig myndighed efter stk. 1 og 3.

§ 29. I sager der rejses ved ansøgning, må oplysninger om ansøgerens rent private forhold ikke indhentes fra andre dele af forvaltningen eller fra en anden forvaltningsmyndighed.

Stk. 2. Bestemmelsen i stk. 1 gælder ikke, hvis

1) ansøgeren har givet samtykke hertil,

2) andet følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov eller

3) særlige hensyn til ansøgeren eller tredjemand klart overstiger ansøgerens interesse i, at oplysningen ikke indhentes.

§ 30. Fortrolige oplysninger, der udelukkende er indhentet med henblik på statistiske uddrag eller som led i en videnskabelig undersøgelse, må ikke videregives til en forvaltningsmyndighed til anden anvendelse.

§ 31. I det omfang en forvaltningsmyndighed er berettiget til at videregive en oplysning, skal myndigheden på begæring af en anden forvaltningsmyndighed videregive oplysningen, hvis den er af betydning for myndighedens virksomhed eller for en afgørelse, som myndigheden skal træffe.

Stk. 2. Bestemmelsen i stk. 1 finder dog ikke anvendelse, hvis videregivelsen påfører myndigheden et merarbejde, der væsentligt overstiger den interesse, den anden myndighed har i at få oplysningerne.

§ 32. Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, må ikke i den forbindelse skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af den pågældendes opgaver.

Vejledning om tavshedspligt, videregivelse og indhentelse af fortrolige oplysninger m.v. inden for den sociale lovgivning

I. Indledning

Ved lov nr. 389 af 7. juni 1989, jf. bilag 1, er der med virkning fra 1. januar 1990 foretaget ændringer i den sociale styrelseslov samt i forskellige lovbestemmelser om det sociale udvalg.

Disse ændringer indebærer en ophævelse af det sociale udvalgs selvstændige kompetence.

Det sociale udvalgs selvstændige kompetence betød, at der for kommunerne var en pligt til at have et socialudvalg og en socialforvaltning. Det var alene det sociale udvalg, der kunne træffe afgørelse i sager om ydelser efter den sociale lovgivning.

Sagernes behandling kunne heller ikke henlægges til andre udvalg eller forvaltninger.

Med lovændringerne er der nu mulighed for, at kommunerne kan etablere andre udvalgs- og forvaltningsstrukturer efter de lokale behov og i takt med udviklingen. Kommunerne kan også vælge at beholde den nuværende struktur med et socialudvalg og en socialforvaltning.

Sager om ydelser m.v. til enkeltpersoner efter den sociale lovgivning kan dog fortsat ikke behandles i den samlede kommunalbestyrelse. Kommunalbestyrelsen henlægger behandlingen af disse sager til et eller flere stående udvalg, afhængig af den struktur, som den enkelte kommune vælger.

For amtskommunerne gjaldt en tilsvarende forpligtelse til at have et social- og sundhedsudvalg med tilhørende socialforvaltning, og der er med lovændringerne også nu for amtskommunerne mulighed for at ændre udvalgs- og forvaltningsstrukturerne.

I den kommunale styrelseslov omfatter udtrykket kommunalbestyrelse såvel kommunalbestyrelsen i en kommune som amtsrådet i en amtskommune. Udtrykket »kommunalbestyrelse« vil derfor i det følgende blive anvendt om begge organer.

Den sociale styrelseslovs § 3 indebærer endvidere, at kommunalbestyrelsen skal nedsætte et udvalg til varetagelse af opgaverne efter bistandslovens afsnit VIII om hjælpeforanstaltninger over for børn og unge uden forældremyndighedsindehaverens samtykke. Udvalget, der består af 5 eller 7 af kommunalbestyrelsens medlemmer, for hvem der skal vælges stedfortrædere, har en selvstændig kompetence i forhold til kommunalbestyrelsen. Det er forudsat, at der kan være personsammenfald med medlemmer af det eller de stående udvalg, som i øvrigt behandler enkeltsagerne efter den sociale lovgivning.

Bestemmelsen om det særlige afsnit VIII-udvalg skal ses på baggrund af det udvalgsarbejde, der for tiden finder sted i Socialministeriet om de retlige rammer for indsatsen over for børn og unge (Graversen-udvalget). Udvalget, der skal afslutte sit arbejde i 1990, er i sit arbejde ikke bundet af reglerne om afsnit VIII-udvalget.

Vejledningen har til formål at beskrive forholdet mellem forvaltningslovens regler om tavshedspligt m.v. og den sociale forvaltning, således som den kan fremstå efter den 1. januar 1990.

Samtidig er pkt. 28 til pkt. 31 i Socialministeriets cirkulære nr.

140 af 15. august 1975 om bistandslovens almindelige bestemmelser indarbejdet i vejledningen.

Vejledningen har virkning fra den 1. januar 1990.

II. Kommunalbestyrelsens stående udvalg

Efter de hidtidige regler havde det sociale udvalg en selvstændig kompetence. Efter den sociale lovgivning handlede det sociale udvalg på egne vegne i sager om ydelser til enkeltpersoner, og kommunalbestyrelsen kunne ikke gribe ind, heller ikke med generelle instrukser over for udvalget.

Ændringerne indebærer, at det sociale udvalgs beføjelser efter den sociale lovgivning er blevet overført til kommunalbestyrelsen.

Det sociale udvalg har endvidere haft en række opgaver i følge anden lovgivning, som også er blevet overført til kommunalbestyrelsen. Lovteknisk er »det sociale udvalg« i den sociale lovgivning og anden lovgivning blevet erstattet med »kommunalbestyrelsen«.

Under hensyn til det betydelige diskretionshensyn til den enkelte ansøger og familien, som også lå bag det sociale udvalgs selvstændige kompetence, er der dog i den sociale styrelseslovs § 2, stk.2, gjort en undtagelse herfra. Sager om ydelser m.v. efter den sociale lovgivning til enkeltpersoner kan således ikke behandles i den samlede kommunalbestyrelse. Kommunalbestyrelsen træffer i styrelsesvedtægten bestemmelse om, til hvilket eller hvilke stående udvalg, disse sager skal henlægges.

Kommunalbestyrelsen vil ikke kunne ændre de konkrete afgørelser, som træffes i udvalget eller udvalgene efter den sociale lovgivning eller kunne kræve oplysninger om og i enkeltsagerne.

Kommunalbestyrelsen vil endvidere ikke kunne give instruktion om, hvilken afgørelse der skal træffes i de enkelte konkrete sager.

I sager om ydelser m.v. efter den sociale lovgivning til enkeltpersoner er der således en ekstra beskyttelse af enkeltpersonen og sagens følsomme oplysninger, idet kommunalbestyrelsen ikke kan indhente en konkret sag til behandling, og sagerne adskiller sig herved fra fx. sager fra et teknisk udvalg.

Ophævelsen af det sociale udvalgs selvstændige kompetence medfører imidlertid, at kommunalbestyrelsen kan fastlægge generelle instruktioner for behandlingen og afgørelsen i sociale sager.

Kommunalbestyrelsen kan endvidere i sin styrelsesvedtægt etablere stående udvalg på tværs af den nuværende struktur.

Kommunalbestyrelsen vil også selv kunne vælge, om der skal fastsættes retningslinier for sagernes behandling i udvalget eller mellem udvalgene, og i givet fald hvilke retningslinier, der skal fastlægges. Udvalget eller udvalgene er derfor i et underordnelsesforhold til kommunalbestyrelsen, i det omfang der ikke er tale om behandlingen af konkrete sager vedrørende ydelser m.v. til enkeltpersoner.

Afgørelserne fra det eller de udvalg, der træffer afgørelse i de sociale sager, kan som hidtil omgøres af klagemyndighederne.

Borgmesteren har som hidtil mulighed for at indkalde en social sag til gennemsyn i de tilfælde, hvor en borger klager over selve sagsbehandlingen, dvs. personalets optræden, sagsbehandlingstiden o.l. Da borgmesteren som øverste politiske og administrative chef har ansvaret for personalet og sagernes ekspedition, må pågældende have mulighed for at se sagen for at kunne behandle klagen.

Kommunerne kan endvidere som hidtil etablere en central poståbning omfattende al post, der indgår til kommunen, herunder også post vedrørende sociale sager.

III. Udvalgene og reglerne om tavshedspligt, videregivelse af oplysninger m.v.

Reglerne om tavshedspligt, videregivelse af oplysninger m.v. fremgår af forvaltningslovens §§ 27 - 32, jf. lov nr. 571 af 19.december 1985, samt af straffelovens §§ 152 ff, jf. lovbekendtgørelse nr.

607 af 6.september 1986, som senest ændret ved lov nr. 373 af 7.juni 1989. Der henvises til Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven fra 1986, og i det følgende vil kun de vigtigste bestemmelser blive trukket frem i kort form.

Forvaltningslovens §§ 27 - 32 er gengivet i bilag 2.

Forvaltningsloven

Forvaltningslovens § 28

Forvaltningslovens § 28 opdeler fortrolige oplysninger i to kategorier, nemlig i rent private oplysninger og i almindeligt fortrolige oplysninger. Begge former for fortrolige oplysninger er omfattet af reglerne om tavshedspligt.

Oplysninger om rent private forhold

Efter forvaltningslovens § 28,stk.1, må oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold som f.eks. oplysninger om race, religion, seksuelle eller strafbare forhold, helbredsforhold og om væsentlige sociale problemer som hovedregel ikke videregives til en anden forvaltningsmyndighed. Oplysninger om rent private forhold kan dog videregives i følgende tilfælde, jf. § 28,stk.2,

1) den, som oplysningen angår, har givet samtykke, eller

2) det følger af anden lovhjemmel, at en oplysning skal videregives, eller

3) videregivelsen sker til varetagelse af private eller offentlige interesser, der klart overstiger hensynet til de interesser, der begrunder hemmeligholdelse, herunder hensynet til den, som oplysningen angår, eller

4) videregivelsen er et nødvendigt led i sagens behandling eller er nødvendig for, at en myndighed kan gennemføre tilsyns- eller kontrolopgaver.

Almindeligt fortrolige oplysninger

Andre fortrolige oplysninger end de, der er nævnt i § 28,stk.1, må efter § 28,stk.3, kun - ud over de situationer, der er nævnt i § 28,stk.2, - videregives til en anden forvaltningsmyndighed, når det må antages, at oplysningen vil være af væsentlig betydning for myndighedens virksomhed eller for en afgørelse, som myndigheden skal træffe. Videregivelse af almindeligt fortrolige oplysninger må således heller ikke ske mellem forskellige forvaltningsmyndigheder, medmindre der er et sagligt behov for det.

Forvaltningslovens § 28 gælder både i sager, der rejses af ansøgeren, og i sager der rejses af udvalget/forvaltningen.

Forvaltningslovens § 28,stk.6, bestemmer, at lokale administrative organer, som ved lov er tillagt en selvstændig kompetence, anses for en selvstændig myndighed efter § 28. I denne forbindelse bemærkes, at de enkelte folkeskoler har status som selvstændige forvaltningsmyndigheder, jf. VII, pkt. 6. Bestemmelsen om, hvilke administrative organer, der kan betragtes som selvstændige myndigheder, har hidtil omfattet det sociale udvalg/socialforvaltningen. Eftersom den selvstændige kompetence er ophævet, vil udvalget eller udvalgene ikke blive betragtet som en selvstændig myndighed i forhold til den øvrige kommunale organisation efter forvaltningslovens § 28. Med lovændringen og ønsket om smidigere strukturer i kommunerne er den yderligere beskyttelse i forvaltningslovens § 28,stk.6, bortfaldet. I sociale sager bør et samtykke dog normalt indhentes, før der sker videregivelse af fortrolige oplysninger. Der henvises herom til afsnit VI og VII. De sociale sager er endvidere fortsat omfattet af forvaltningslovens § 28 ved videregivelse til andre forvaltningsmyndigheder uden for den kommunale organisation.

Afsnit VIII-udvalgene

Som anført i indledningen har udvalget efter bistandslovens afsnit VIII fortsat en selvstændig kompetence, tillagt ved lov.

Forvaltningslovens § 28 finder derfor anvendelse på dette udvalg i fuldt omfang.

Forvaltningslovens § 27

Efter § 27 har den, der virker inden for den offentlige forvaltning, tavshedspligt, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det iøvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Brud på tavshedspligten er disciplinært sanktioneret og i grovere tilfælde strafferetligt sanktioneret efter straffeloven.

Forvaltningslovens § 29

Efter § 29 må oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold i ansøgningssager ikke indhentes fra andre dele af forvaltningen eller fra en anden forvaltningsmyndighed. Denne hovedregel brydes af

- ansøgerens samtykke

- andet følger af lov

- særlige hensyn til ansøgeren overstiger ansøgerens interesse i, at oplysningen ikke indhentes.

Med udtrykket »andre dele« af forvaltningen sigtes der til forvaltningsmyndigheder, som varetager forskellige forvaltningsopgaver, og derfor er opdelt i flere dele eller grene. Har kommunen derfor fx. organiseret sig med et udvalg, der alene behandler sociale sager og et udvalg, der alene behandler skolesager, og i tilknytning hertil etableret en socialforvaltning og en skoleforvaltning, indebærer § 29, at ansøgeren i en sag efter folkeskolelovgivningen skal meddele samtykke til, at skoleforvaltningen indhenter oplysninger fra den del af forvaltningen, som behandler sociale sager.

Har kommunen derimod etableret eet udvalg, som både behandler sociale sager og skolesager som et enkelt samlet forvaltningsområde, eller betjenes flere udvalg, der behandler sager inden for skoleområdet og det sociale område af een og samme forvaltningsgren, er der tale om »samme del af forvaltningen«, hvorfor samtykke efter § 29 normalt ikke vil være påkrævet. Det er i den forbindelse uden betydning, at forvaltningsgrenen er opdelt i en række kontorer eller afdelinger.

Der er endvidere i den sociale lovgivning positive lovhjemler til at indhente oplysninger også uden samtykke i sociale sager, f.eks. § 22 i lov om social pension og bistandslovens § 17. En indhentelse af oplysninger bør dog, jf. afsnit VII, i almindelighed ske i forståelse med den, som den fortrolige oplysning vedrører.

Forvaltningslovens § 31

I forvaltningslovens § 31 er der fastsat nærmere regler om, i hvilket omfang en forvaltningsmyndighed på begæring af en anden forvaltningsmyndighed skal videregive oplysninger.

Efter § 31,stk.1, skal oplysningerne videregives, hvis oplysningerne er af betydning for myndighedens virksomhed eller for en afgørelse, som myndigheden skal træffe. Den myndighed, der har oplysningen, afgør om videregivelsen er berettiget.

Efter § 31,stk.2, består en videregivelsespligt ikke, hvis videregivelsen medfører et merarbejde, der væsentligt overstiger den interesse, den anden myndighed har i at få oplysningerne.

Dette vil normalt ikke være tilfældet, når det alene drejer sig om oplysninger i enkelttilfælde.

Forvaltningslovens § 32

Efter § 32 må den, der virker inden for den offentlige forvaltning, ikke i den forbindelse skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af pågældendes opgaver.

Sammenfattende kan det siges, at videregivelse af oplysninger fra det eller de stående udvalg, som træffer afgørelse i konkrete sociale sager, til andre myndigheder uden for den kommunale forvaltning fortsat vil være omfattet af forvaltningslovens § 28.

Videregivelse fra udvalget eller udvalgene til andre udvalg og andre dele af den kommunale forvaltning, bortset fra afsnit VIII-udvalget, vil derimod ikke være omfattet af forvaltningslovens § 28. Men en sådan videregivelse vil være omfattet af forvaltningslovens §§ 27 og 32. Endelig gælder forvaltningslovens § 29 i ansøgningssagerne. Om anvendelsen af denne bestemmelse henvises til det ovenfor anførte.

IV. Personalesager

I sager om ansøgninger om ansættelse og forfremmelse inden for kommunen gælder forvaltningslovens regler, herunder forvaltningslovens § 29. Dette betyder, at indhentelse af oplysninger fra andre dele af forvaltningen - også fra den del af forvaltningen, der behandler sociale sager - normalt kun kan ske med ansøgerens samtykke. Herudover gælder for personalesager naturligvis reglerne om tavshedspligt m.v. i § 27 og reglen i § 32 om, at man ikke må skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke har betydning for sagens behandling.

V. Tavshedspligt og videregivelse samt indhentelse af oplysninger i sociale sager

Reglerne om tavshedspligt på det offentlige område fremgår af forvaltningslovens § 27 og straffelovens § 152 og §§ 152c - 152f.

1. Hvem har tavshedspligt?

I forvaltningslovens § 27 er det præciseret, at straffelovens almindelige bestemmelser om tavshedspligt i offentlig tjeneste eller hverv omfatter alle inden for den offentlige forvaltning, hvad enten de er tilknyttet den statslige eller den kommunale forvaltning. Også nævn og råd nedsat i tilknytning til den offentlige forvaltning samt personer tilknyttet kommunale fællesskaber er omfattet af forvaltningslovens § 27. Endvidere gælder tavshedspligten også for personer ansat ved dag- og døgninstitutioner på det sociale område med driftsoverenskomst med kommunerne/amtskommunerne.

Der henvises i øvrigt til pkt. 146 i Justitsministeriets vejledning fra 1986 om forvaltningsloven.

Tavshedspligten gælder såvel tjenestemænd som overenskomstansatte, og uanset om der er tale om midlertidig ansættelse eller deltidsbeskæftigelse. Tavshedspligten påhviler endvidere dem, der varetager offentlige hverv, hvad enten hvervet er varigt eller forbigående, lønnet eller ulønnet, frivilligt eller pligtmæssigt (ombud), og hvad enten det beror på beskikkelse eller valg, samt stedfortrædere (Justitsministeriets vejledning pkt. 147).

Kommunalbestyrelsesmedlemmer, amtsrådsmedlemmer, og stedfortrædere er således omfattet, såvel som personalet i de kommunale og amtskommunale forvaltninger.

Tavshedspligten bortfalder ikke med tjenestens eller hvervets ophør.

Også efter dette tidspunkt er tidligere offentligt ansatte m.fl.

bundet af deres tavshedspligt, således at det er dem forbudt uberettiget at videregive eller udnytte fortrolige oplysninger, som de har fået kendskab til i forbindelse med tjenesten eller hvervet.

2. Hvilke oplysninger?

En oplysning er omfattet af tavshedspligten, når den ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig.

»Anden gyldig bestemmelse« kan f.eks. være en bekendtgørelse, en forretningsorden eller en tjenestebefaling om tavshedspligt.

Adgangen til at give tjenestebefalinger er dog begrænset af bestemmelsen i forvaltningslovens § 27,stk.2.

En oplysning er i øvrigt omfattet af tavshedspligten, når det er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser.

I § 27, stk. 1, opregnes en række af de hensyn, der efter en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde kan føre til, at en oplysning er fortrolig og dermed undergivet tavshedspligt.

Særligt bestemmelsen i § 27,stk.1,nr.6, om enkeltpersoners eller private selskabers eller foreningers interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige eller interne, herunder økonomiske forhold, har betydning på det sociale område.

I det følgende uddybes § 27, stk. 1, nr. 6, nærmere, da det inden for det sociale område er tavshedspligtens rækkevidde i forhold til oplysninger om enkeltpersoners personlige forhold, som har størst betydning. Med hensyn til de øvrige typer af oplysninger, der er nævnt i § 27, stk. 1, henvises til Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven.

Bestemmelsen i § 27, stk. 1, nr. 6, har til formål at sikre beskyttelsen af privatlivets fred.

Omfattet af bestemmelsen er først og fremmest oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, herunder oplysninger om race, religion og hudfarve, om politiske, seksuelle og strafbare forhold samt oplysninger om helbredsforhold. Oplysninger om foreningsmæssige forhold og væsentlige sociale problemer samt misbrug af nydelsesmidler og lignende vil ligeledes typisk være omfattet af bestemmelsen.

Også andre oplysninger vedrørende enkeltpersoners forhold, der ikke er umiddelbart tilgængelige for andre, som kommer i forbindelse med den pågældende, vil efter bestemmelsen kunne være omfattet af tavshedspligten. Det gælder f.eks. oplysninger om familiemæssige forhold og oplysninger om indtægts- og formueforhold.

Om oplysningerne er så følsomme, at de skal hemmeligholdes, vil i øvrigt være afhængig af, i hvilken sammenhæng de fremkommer. En almindelig adresseoplysning vil således normalt ikke være fortrolig, men kan være det, hvis det deraf fremgår, at en person er indlagt på et psykiatrisk hospital eller er i fængsel. Det samme kan gælde oplysninger, der indirekte røber et klientforhold.

3. Hvem træffer afgørelse om, hvorvidt en oplysning er undergivet tavshedspligt ?

Tavshedspligten efter straffelovens §§ 152 - 152d og forvaltningslovens § 27, stk. 1, påhviler den enkelte ansatte m.v. i den offentlige forvaltning. Den, der i forbindelse med sit arbejde får kendskab til fortrolige oplysninger, skal således selv påse, at oplysningerne ikke videregives til uvedkommende.

I nogle tilfælde kan det give anledning til tvivl, om en oplysning er fortrolig. I et vist omfang kan sådanne tvivlsspørgsmål løses ved, at myndighedens ledelse over for de ansatte ved tjenestebefaling præciserer, i hvilket omfang bestemte oplysninger må anses for at være fortrolige. Herudover bør den, der er i tvivl, om en oplysning er undergivet tavshedspligt, altid søge råd hos sine foresatte inden for myndigheden.

4. Hvad indebærer tavshedspligten?

Det følger af straffelovens bestemmelser om tavshedspligt, at fortrolige oplysninger ikke uberettiget må videregives eller udnyttes.

Heri ligger for det første et forbud mod at videregive de fortrolige oplysninger til uvedkommende. Det er ingen betingelse, at oplysningerne er offentliggjort eller videregivet til en større personkreds. Brud på tavshedspligten kan således også foreligge, selv om de fortrolige oplysninger kun er røbet til en enkelt, eventuelt nærtstående person, i en snæver fortrolig kreds eller over for nogen, der har lovet ikke at bringe dem videre.

For det andet kan tavshedspligten tilsidesættes ved at udnytte de fortrolige oplysninger på retsstridig måde uden at videregive dem. Som eksempel kan nævnes en offentligt ansats udnyttelse af sin viden om, at myndighederne påtænker at gennemføre fysisk planlægning, til at skaffe sig eller andre økonomiske fordele ved at erhverve en fast ejendom, der er omfattet af planerne.

Endelig kan tavshedspligten efter omstændighederne tilsidesættes ved passivitet, f.eks. ved at fortrolige dokumenter opbevares på en så uforsvarlig måde, at uvedkommende kan få adgang til oplysninger. Dette kan sidestilles med en uberettiget videregivelse af oplysninger.

5. Begrænsninger i tavshedspligten

Det er i straffelovens bestemmelser om tavshedspligt i § 152 e udtrykkeligt fremhævet, at tavshedspligten ikke gælder i tilfælde, hvor den pågældende er forpligtet til at videregive oplysningen eller handler i berettiget varetagelse af åbenbar almen interesse eller af eget eller andres tarv.

Straffelovens bestemmelser om tavshedspligt finder ligesom andre bestemmelser i straffeloven ikke anvendelse i det omfang, en handling er berettiget i medfør af reglerne om nødværge, lovlig retshåndhævelse, nødret eller i medfør af principperne om uanmodet forretningsførelse eller samtykke.

Særligt med hensyn til pligt til videregivelse findes en række tilfælde, hvor der er pligt for personer i den offentlige forvaltning til at videregive oplysninger, som efter deres karakter er omfattet af tavshedspligt, jf. nærmere herom i afsnit VI om videregivelse af oplysninger.

VI. Videregivelse af fortrolige oplysninger i sociale sager

1. Videregivelse af fortrolige oplysninger

Reglerne om videregivelse af oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold findes, udover i forvaltningsloven § 27, i lovens §§ 28 og 31. Disse regler er nærmere gennemgået ovenfor i afsnit III.

Hovedreglen er, at disse oplysninger ikke kan videregives til andre forvaltningsmyndigheder. Der er en række undtagelser fra denne hovedregel: den vigtigste undtagelse er, at oplysningerne kan videregives, når den, oplysningerne angår, har givet samtykke.

Det sociale udvalg skulle før ændringerne i den sociale lovgivning opfattes som en selvstændig myndighed i forhold til resten af kommunen, i det omfang udvalget handlede inden for sin selvstændige kompetence.

Efter lovændringen har (på det sociale område) kun det nye afsnit VIII-udvalg en selvstændig kompetence, og som nævnt skal dette udvalg derfor opfattes som en selvstændig myndighed i forhold til resten af kommunen.

Men for den øvrige del af det sociale område findes ikke længere nogen selvstændig kompetence. Det vil sige, at uanset om kommunen vælger fortsat at lade sociale sager behandle i et socialudvalg, i et andet stående udvalg sammen med andre typer af sager eller vælger at lade forskellige typer sociale sager behandle i forskellige stående udvalg, vil udvalget eller udvalgene ikke skulle opfattes som en selvstændig myndighed eller selvstændige myndighederi forhold til resten af kommunen.

For videregivelse af fortrolige oplysninger i sociale sager til andre dele af den kommunale forvaltning gælder fortsat de begrænsninger, der følger af forvaltningsloven §§ 27 og 32. Med disse begrænsninger vil oplysninger kunne videregives inden for kommunen uden samtykke fra den, oplysningerne vedrører. Det følger dog af bestemmelsen i forvaltningslovens § 29, at oplysninger om rent private forhold som hovedregel ikke uden samtykke må videregives til andre dele af den kommunale forvaltning, som behandler ansøgningssager, ligesom oplysninger af denne karakter ikke bør indhentes i sager om social rådgivning, med mindre der foreligger sammentykke, jf. afsnit VII. Herudover kan hensynet til bevarelsen af tillidsforhold mellem borger og forvaltning i en række tilfælde tale for, at de dele af forvaltningen, der behandler sociale sager, inden videregivelsen sker, informerer klienten om videregivelsen eller indhenter et egentligt samtykke hertil, selv om loven ikke kræver det.

2. Særlige regler om videregivelse

Visse steder i lovgivningen er fastsat regler om en særlig pligt til at videregive også fortrolige oplysninger til organer, der behandler sociale sager

Efter bistandslovens § 19 kan socialministeren fastsætte regler om underretningspligt for

- personer, der udøver offentlig tjeneste eller hverv og herunder får kendskab til forhold, der giver formodning om, at en person har behov for social bistand.

- andre grupper af personer, der under udøvelse af deres erhverv får kendskab til forhold, der bevirker, at der kan være anledning til hjælpeforanstaltninger efter bistandsloven.

Socialministeriets bekendtgørelse nr. 889 af 11. december 1986 fastsætter de nærmere regler for underretningspligten.

En speciel regel om underretningspligt findes i bistandslovens § 20

Den fastsætter en ubetinget pligt til at underrette kommunen for enhver, der får kendskab til, at et barn under 18 år udsættes for vanrøgt eller nedværdigende behandling eller lever under forhold, der bringer dets sundhed eller udvikling i fare. Tilsidesættelse af denne underretningspligt straffes efter lovens § 21, nr. 3, med bøde eller hæfte.

Administrationen af lov om social pension medfører i visse tilfælde, at kommunen samarbejder med andre institutioner uden for den kommunale forvaltning, og her forekommer eksempler på en pligt til at videregive oplysninger til kommunen: Administrationen af pensionslovens regler om inddragelse af social pension (§ 46) nødvendiggør et samarbejde dels med amtsrådet eller den institution, der er bemyndiget til at træffe afgørelsen, dels med fængselsmyndighederne.

Amtsrådet eller den amtskommunale institution skal underrette kommunen, når betingelserne for inddragelse i pensionsloven § 46, stk.2, er opfyldt (§ 23 i Sikringsstyrelsens cirkulære af 23.

december 1987 om social pension). Endvidere skal institutionerne efter bistandslovens § 112,stk.1, og institutioner, anerkendt efter bistandslovens § 96, efter visse nærmere bestemmelser underrette kommunen, når en pensionist får ophold på institutionen (cirkulærets § 24). Fængselsmyndighederne er pålagt samme underretningspligt, som gælder for institutioner efter bistandsloven § 112, stk.1, (Justitsministeriets cirkulæreskrivelse af 13. december 1984).

VII. Indhentelse af oplysninger i sociale sager

1. Ansøgers medvirken ved sagens oplysning

I de sociale love findes regler om, hvordan den myndighed, der behandler en sag, kan få oplysninger til brug for behandlingen, således fx. i bistandslovens § 17 og i lov om social pension § 22. Oplysningerne må i første række komme fra ansøgeren selv.

Ansøgerens begrundelse for at søge en bestemt form for bistand vil som regel kunne danne udgangspunkt for bedømmelse af sagen.

Herudover må sagsbehandleren bede ansøgeren om supplerende oplysninger. Ansøgeren bør kun afkræves oplysninger om forhold af direkte betydning for den foreliggende sag. Der henvises herved til reglen i forvaltningslovens § 32, som er gennemgået ovenfor i afsnit III. Hvis ansøgeren søger bistand til et begrænset formål, fx. et hjælpemiddel til personligt brug, der ydes uden hensyn til økonomiske forhold, er der i almindelighed ikke grundlag for at indhente oplysninger, som vedrører ægtefællen.

Hvis helbredsmæssige forhold er af betydning for, hvilken bistand der kan ydes, kan det pålægges ansøgeren at lade sig undersøge af en læge. Der vil først og fremmest være tale om undersøgelse hos praktiserende læge, som regel ansøgerens egen læge. I visse sager, fx. ved ansøgninger om social pension, ved ansøgninger om hjælp til revalidering m.v. eller om hjælp til visse hjælpemidler, kan der dog blive tale om at lade ansøgeren undersøge af en speciallæge.

Endvidere kan den sagsbehandlende myndighed pålægge en ansøger at lade sig indlægge til observation eller behandling. Som regel vil det dreje sig om indlæggelse på et sygehus, men også indlæggelse på andre behandlingsinstitutioner kan komme på tale, fx. en af de alkoholklinikker, der er godkendt af Sundhedsministeriet.

2. Konsekvenser af ansøgers manglende medvirken

Hvis en ansøger i en social sag ikke vil give de nødvendige oplysninger eller på anden måde bidrage til sagens nødvendige oplysning, må myndigheden gøre opmærksom på, at dette indebærer, at sagen må afgøres på det foreliggende grundlag, hvilket kan betyde, at ansøgningen ikke imødekommes eller ikke imødekommes i fuldt omfang. Forvaltningslovens § 29, der er omtalt ovenfor i afsnit III, indskrænker nemlig det ellers grundlæggende princip i dansk forvaltningsret om, at myndigheden har pligt til at søge sagen oplyst (officialmaksimen). I særlige tilfælde kan det være nødvendigt at indhente oplysninger i en sag, der er rejst ved ansøgning, selv om ansøgeren nægter at medvirke, jf. omtalen under afsnit III ovenfor.

3. Indhentelse af oplysninger fra andre

Oplysninger kan endvidere indhentes fra andre, der har kendskab til forhold, som er af betydning for sagen. Hvis oplysninger om rent private forhold indhentes fra en anden myndighed, vil forvaltningslovens § 28,stk.1, være gældende for denne myndigheds videregivelse af oplysningerne. Andre fortrolige oplysninger end oplysninger om rent private forhold må efter § 28,stk.3, kun videregives, når oplysningerne antages at være af afgørende betydning for den afgørelse, som myndigheden skal træffe. Se nærmere om reglerne under afsnit III foran. Hvis sagen er rejst ved ansøgning gælder tillige forvaltningslovens § 29, jf. afsnit III ovenfor. § 29 gælder for indhentelse af oplysninger om rent private forhold både fra andre myndigheder og fra andre dele af forvaltningen (i en kommune således også fra andre dele af den kommunale forvaltning).

4. Hvornår kan rent private oplysninger indhentes fra andre myndigheder?

Hovedreglen i § 28 er, at oplysninger om rent private forhold ikke kan videregives til andre forvaltningsmyndigheder,jf. § 28, stk.1, og at andre fortrolige oplysninger end oplysninger om rent private forhold, jf. § 28, stk.3, kun må videregives til en anden forvaltningsmyndighed, når oplysningen må antages at være af væsentlig betydning for myndighedens afgørelse. Det gælder endvidere efter § 29 i ansøgningssager, at sådanne oplysninger ikke kan indhentes. § 29 indebærer således en indskrænkning i dansk forvaltningsrets grundlæggende princip om, at det er myndigheden, der har pligt til at søge sagen oplyst bedst muligt, enten fordi ansøgeren ikke vil eller kan fremskaffe de nødvendige oplysninger (officialmaximen).

Men der er en række undtagelser fra hovedregelen

Samtykke: Den vigtigste undtagelse er, at oplysninger om rent private forhold kan videregives/indhentes, når der foreligger samtykke fra den, oplysningerne vedrører. Sagsbehandleren må derfor i første række forsøge at sikre sig, at den pågældende er klar over, hvilke oplysninger der er tale om, og hvorfra de skal skaffes. Et samtykke til videregivelse af rent private oplysninger skal som hovedregel være skriftligt. Dette skriftlige samtykke skal efter forvaltningslovens § 28, stk. 4, indeholde oplysning om, hvilke oplysninger der er tale om, hvem de må videregives til og til hvilket formål. Samtykke bortfalder senest et år efter, det er givet. I ansøgningssager efter § 29 er der ikke krav om, at samtykket skal være skriftligt. Hvis der i en ansøgningssag er givet mundtligt samtykke til, at der indhentes rent private oplysninger fra en anden forvaltningsmyndighed, er det ikke nødvendigt, at denne anden myndighed derefter indhenter skriftligt samtykke efter § 28.

Lovhjemmel: Hovedreglen om, at oplysninger om rent private forhold ikke må videregives eller indhentes, kan desuden brydes, hvis det følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov. De fleste sociale love indeholder bestemmelser om, at den myndighed, der behandler sagen, kan afkræve andre, der har kendskab til forholdene, oplysninger, som må anses for nødvendige for sagen (f.eks. bistandslovens § 17, 2. pkt. og lov om social pension § 22, stk. 2, 2. pkt.). Disse vidtgående bestemmelser bør dog kun bruges af den sociale myndighed, når det har vist sig umuligt at opnå samtykke, og det samtidig skønnes, at oplysningerne er absolut nødvendige. Et manglende samtykke bør altså ikke automatisk føre til, at disse bestemmelser tages i anvendelse.

Virkningen af det manglende samtykke kan f.eks. - som nævnt ovenfor - i stedet være, at en ansøgning ikke imødekommes eller kun imødekommes i begrænset omfang.

Andre tilfælde: Det følger af § 28, stk.2, nr.3, at en forvaltningsmyndighed vil være berettiget til at videregive meget følsomme oplysninger til en anden forvaltningsmyndighed, når videregivelsen sker til varetagelse af private eller offentlige interesser, der klart overstiger hensynet til de interesser, der begrunder hemmeligholdelse, herunder hensynet til den, oplysningen angår. Videregivelse af fortrolige oplysninger efter denne bestemmelse må således kun ske, når der er et klart værdispring mellem på den ene side hensynet til de interesser, der begrunder hemmeligholdelsen selv over for andre myndigheder, og på den anden side afgørende modhensyn til enten private eller offentlige interesser.

Endelig kan oplysninger videregives, hvis det sker som et nødvendigt led i sagens behandling (hos den myndighed, der afgiver oplysningerne), eller hvis videregivelsen er nødvendig for, at myndigheden kan gennemføre tilsyns- eller kontrolopgaver.

5. Særligt om indhentelse af journaloplysninger

Som hovedregel må kun indhentes oplysninger om sygehusophold, der har betydning ved vurderingen af en ansøgers aktuelle helbredstilstand og arbejdsevne. Originale sygehusjournaler med arbejdsnotater om patientens tilstand under hospitalsopholdet m.v. kan indhentes af de sociale myndigheder, når det er fastsat i lovgivningen. Nødvendige oplysninger om sygehusophold i øvrigt bør tilvejebringes ved, at der indhentes journaludskrifter.

6. Indhentelse af rent private oplysninger fra andre dele af forvaltningen

Indhentelse af oplysninger fra andre dele af forvaltningen i sager, der ikke er rejst ved ansøgning, dækkes ikke af bestemmelserne i forvaltningslovens §§ 28 og 29. En sagsbehandler, der behandler en social sag, kan derfor indhente nødvendige oplysninger fra andre dele af den kommunale forvaltning, fx. fra skoleforvaltningen, herunder den skolepsykologiske rådgivning, men ikke fra den enkelte skole. I alle tilfælde er det dog vigtigt, at sagsbehandleren forsøger at få samtykke til indhentelse af oplysningerne, og reglen i § 32 gælder uindskrænket.

7 . Indhentelse af oplysninger fra private

Bestemmelserne i forvaltningslovens §§ 28 og 29 gælder for videregivelse af oplysninger til (og indhentelse fra) andre myndigheder og (for så vidt angår ansøgningssagerne) fra andre dele af den samme forvaltningsmyndighed. Indhentelse af oplysninger fra private dækkes ikke af disse bestemmelser.

Sådanne oplysninger - fx. fra en arbejdsgiver - bør dog i ansøgningssager og i rådgivnings- og vejledningssituationer kun indhentes med samtykke, og sagsbehandleren må være opmærksom på bestemmelsen i forvaltningslovens § 32 (om at man ikke må skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af opgaven, se ovenfor i afsnit III).

8. Oplysningspligtens begrænsninger

Som omtalt ovenfor i afsnit VI begrænses andre myndigheders oplysningspligt som hovedregel ikke af tavshedspligten i de tilfælde, hvor den pågældende er forpligtet til at videregive oplysningerne.

Pligten til at give oplysninger til de sociale myndigheder er i øvrigt undergivet samme begrænsninger som vidnepligten efter retsplejeloven. Begrænsninger gælder ifølge retsplejeloven i et vist mindre omfang

- For tjenestemænd og andre, der handler i offentligt eller dermed ligestillet hverv (§ 169).

- For præster, læger, forsvarere og advokater og personer, der i medfør af lovgivningen har tavshedspligt, samt deres medarbejdere (§ 170).

- For redaktionssekretærer og journalister (§ 172).

En parts nærmeste har ikke pligt til at afgive forklaring som vidne.

Pligt til at afgive forklaring foreligger heller ikke, hvis forklaringen kan antages at udsætte vidnet selv eller hans nærmeste for straf eller tab af velfærd eller at påføre dem anden væsentlig skade. Undtagelse kan dog i disse tilfælde gøres, når forklaringen anses for at være af afgørende betydning for sagens udfald og sagens beskaffenhed, og dens betydning for vedkommende part eller samfundet findes at berettige dertil (retsplejelovens § 171).

Det er de sociale myndigheder, der i sager efter den sociale lovgivning må skønne, om retsplejelovens regler i det konkrete tilfælde kan anvendes til at begrænse oplysningspligten.

9. Retsligt forhør

I bistandslovens § 17, i lov om social pension § 22 og i andre sociale love findes en bestemmelse om, at en myndighed kan kræve en sag belyst gennem optagelse af retsligt forhør i overensstemmelse med retsplejelovens § 1018. Henvendelse herom kan rettes til byretten i den retskreds, hvori den, der skal afhøres, bor eller opholder sig. Det må dog forudsættes, at denne adgang til at afholde forhør kun udnyttes i helt specielle situationer.

VIII. Klagemuligheder

Der kan i de fleste tilfælde klages over både indholdet af en afgørelse og over den måde, sagen er blevet behandlet på. Klager over afgørelsen behandles af særlige klageorganer, amtsankenævnene og Den Sociale Ankestyrelse.

Klager over den måde, en sag er blevet behandlet på, vil som oftest være forbundet med en klage over indholdet af afgørelsen. Klagen over sagsbehandlingen (formalitetsklagen) kan da opfattes som et led i argumentationen for realitetsklagen. Er dette tilfældet, behandles klagen i sin helhed af de sociale klageinstanser - amtsankenævn eller Den Sociale Ankestyrelse.

Hvis en formalitetsklage derimod ikke kan opfattes som et led i en realitetsklage, kan den ikke behandles af klageinstansen. I stedet kan klagen i visse tilfælde behandles af tilsynsmyndighederne. Socialministeriets vejledning af den 11. januar 1988 om klageregler og tilsyn på det sociale område behandler disse spørgsmål nærmere. Blandt andet indeholder vejledningen en fremstilling af tilsynsmyndighederne og deres opgaver, både det almindelige kommunale tilsyn (tilsynsrådene og Indenrigsministeriet) og det sociale tilsyn (Socialstyrelsen og Socialministeriet).

Socialministeriet, den 11. december 1989

Aase Olesen

/ K. Thorball

Ingen