Skrivelse til AF-kontorerne om Informationsgangene mellem AD og AF efter regionaliseringen.

Skrivelse til AF-kontorerne om Informationsgangene mellem AD og AF efter regionaliseringen.

Informationsgangene mellem AD og AF efter regionaliseringen.

En arbejdsgruppe med repræsentation fra AF og AD har drøftet informationsgange mellem AD og AF efter gennemførelse af regionalisering af ledelsesstrukturen indenfor AF.

Der fastsættes herefter følgende retningslinier

1. Adressatbetegnelser

Der anvendes kun følgende 3 adressatbetegnelser

A. Regionschef (som administrativ ansvarlig for regionen)

B. AF-kontor (= 28 driftsenheder).

c. Arbejdsmarkedsnævn d.v.s. , at afdelingskontorer ikke anvendes som adressater,

Bortset fra

- AFO-materiale, som stadig sendes direkte til materialesamlingerne, og d.v.s. , at adressater ikke tilskrives på personnavn,

Bortset fra

- udsendelse af fortroligt materiale til regionschef eller anden AF-chef. Her påføres pågældendes navn.

- udsendelse af materiale til medlemmer af arbejdgrupper

- udsendelse af kursusmateriale til tilmeldte kursister

- udsendelse af rekvireret materiale.

2. Generelt skriftligt materiale

Det skal angives på skriftligt materiale, hvem der har fået kopi.

A. Materiale , der kræver en reaktion fra adressaten, d.v.s., en tilbagemelding eller beslutning og iværksættelse af regional ledelsesmæssig karakter eller sagsbehandling

Materiale A sendes til regionschefen , som den administrativt ansvarlige for hele regionen

Bortset fra

- særlige situationer med kort svarfrist eller hvis sagen involverer alle AF-kontorer.

Her sendes ud til alle 28 AF-kontorer, hvilket tydeligt skal fremgå af fremsendelsen. Tilbagemelding via regionschefen.

- indkaldelse af tilmeldinger til kurser, konferencer og lignende sendes direkte til alle 28 AF-kontorer med tilbagemelding via den regionale uddannelsesperson.

Hvis der er tvivl om , hvorvidt materialet hører til A eller B materiale, skal det betragtes som A-materiale og sendes til regionschefen.

B. Informationsmateriale og materiale , der er nødvendig information for den daglige drift og lokale ledelse.

Eksempelvis cirkulærer, lovforslag, uddannelseskalender, årsstatistik, blanketmateriale o.s.v.

Materiale B sendes til de 28 AF-kontorer

Bortset fra

- Baggrundsmateriale, som kun er relevant for specialgrupper LVU-konsulenter, ligestillingskonsulenter, AMN-medarbejdere iøvrigt).

Baggrundsmaterialet sendes til regionschefen, der fordeler.

Bemærk: Kontaktpersonsordningen opretholdes, men materiale til kontaktpersoner sendes til det AF-kontor, som er ansvarligt på området, med angivelse i skrivelsen af det pågældende arbejdsområde og kontaktpersonens navn.

C. Materiale til AMN'ene

Eksempelvis budgetudmeldinger, chefansøgninger.

Den overvejende del af forsendelserne til AMN'ene har LAN som afsender. AD fungerer i visse situationer som ekspeditionskontor, f.eks. for Arbejdministeren (regler for AMN'enes arbejde, ansættelse af AF-chefer). Den gældende praksis opretholdes.

3. Specifikt, skriftlig materiale

Det skal angives på skriftligt materiale, hvem der har fået kopi.

Hvis der er tale om konkrete klagesager, f.eks. at en virksomhed har klaget til Arbejdsministeren eller Arbejdsdirektøren over AF's handlemåde i relation til virksomheden i forbindelse med anvisning/henvisning.

Her går departementets/AD's høring via regionschefen til det pågældende ikke-regionskontor, ligesom kontorets svar bør gå via regionskontoret. På samme måde skal en klage f.eks. i en ATB-sag gå via regionschefen til AD, evt. med regionschefens kommentarer.

Kompetencen til at træffe afgørelser kan meget vel stadig - iflg. lovteksten - ligge i den enkelte driftsenhed, men det regionale ledelsesansvar indebærer, at en sådan sag skal gå via regionschefen.

4. Mundtlig kontakt (telefonisk) fortsætter som hidtil

Den telefoniske kontakt AD-AF/AF-AD som muligheden for en uformel kontakt, der indebærer, at der fra begge sider kan gives »et godt råd« er fortsat tilstede.

Der kan skelnes mellem

- kontakt på sagsbehandlerniveau

- kontakt på kontaktpersonniveau

- kontakt på chefniveau.

Hvis der mellem AF-chef og chef for ressortkontor er tale om at indhente en mundtlig afgørelse (indenfor regionschefens kompetenceområde) forudsættes en aftale forinden lokalt, d.v.s. til regionschefen. AD vil i stigende omfang få en konsulentfunktion i forhold til AF.

Denne konsulentfunktion bør ikke på nogen måde forhindres. Men det er naturligvis en forudsætning, som hidtil, at muligheder for lokal og regional ekspertbistand bruges.

Konsulentfunktionen indebærer f.eks., at en ikke-regionschef kan spørge AD som konsulent, om en huslejeforhøjelse ligger inden for »normerne«.

5. Anvendelse af disketter

Disketter sendes med følgeskrivelse. Følger reglerne for udsendelse af skriftligt materiale.

6. AF-MATCH

AF-MATCH-gennemførelsen sker blandt andet ved brug af AF-MATCH kontaktpersoner og regionale arbejdsgrupper med deltagelse af AD-repræsentanter.

Informationer fra AD i forbindelse med AF-MATCH-gennemførelsen følger de oven for skitserede retningslinier.

Med venlig hilsen

E. Kongsted

fm.

Ingen