Vejledning i projektgennemgang i byggeriet

Vejledning i projektgennemgang i byggeriet

Vejledning i projektgennemgang i byggeriet

Byggestyrelsen september 1988

Indhold Side

1. Indledning 3

2. Forudsætninger og grundlag 6

3. Udbudsmaterialet 9

4. Fremgangsmåde 12

5. Dialog 16

Vejledningen er udarbejdet af en arbejdsgruppe, der har bestået af

Kontorchef Ib Steen Olsen, Byggestyrelsen (formand)

Kontorchef Flemming Lethan, Byggestyrelsen

Arkitekt Thyge Thygesen, Skaarup & Jespersen

udpeget af PAR

Arkitekt Per Svendsen, Byggefagenes Mesterforening,

udpeget af Håndværksrådet

Rådgivende ingeniør Brian Nielsen, Carl Bro A/S,

udpeget af FRI

Ingeniør Niels Nielsen, Entreprenørforeningen

Arbejdsgruppens faglige sekretær har været akademi-

ingeniør Mogens Høgsted, Kold Larsen A/S.

Vejledningens grundlag

1. Indledning

Vejledningen omhandler den projektgennemgang, som omtales i Byggestyrelsens »Cirkulære om kvalitetssikring af byggearbejder af den 12. november 1986.«

I § 7 i cirkulæret hedder det

»Det skal af udbudsmaterialet fremgå, i hvilket omfang entreprenører skal deltage i projektgennemgang og tilrettelæggelse vedrørende kvalitetssikring.«

Cirkulæret benævnes i denne vejledning kvalitetssikringscirkulæret.

Til kvalitetssikringscirkulæret hører »Vejledning om kvalitetssikring i byggeriet, 1986«. Projektgennemgang er heri omtalt på side 25 og 26.

Kvalitetssikringscirkulæret gælder for statsligt og statsstøttet byggeri.

Denne vejledning sigter principielt på at kunne give inspiration og anvisning til projektgennemgang ved alle former for byggeri.

I BPS-arbejdsrapporten »Forslag til definitioner for området kvalitetssikring«, defineres projektgennemgang således

»De projekterende og udførendes fælles gennemgang af projektmaterialet inden ydelsen påbegyndes.«

Denne definition er grundlag for denne vejledning.

I forbindelse med projektgennemgang anvendes betegnelserne de projekterende og de udførende. Hvor byggeriets parter i denne vejledning omtales i fx kontraktsammenhæng, anvendes dog betegnelserne i AB 72 (entreprenøren - bygherren - bygherrens tilsyn) eller betegnelserne i ABR 75 (projekteringsledelse - byggeledelse - fagtilsyn).

Betegnelsen accept anvendes om indgåelse af entrepriseaftalen, uanset om denne baseres på et acceptdokument, eller om der foreligger en egentlig kontrakt.

Formål med projektgennemgang

Formålet med projektgennemgang er, at de udførende og de projekterende ved en fælles gennemgang af projektmaterialet, inden udførelsen påbegyndes, får afdækket eventuelle forhold, som kan føre til svigt, eller som er særlig risikofyldte eller vanskelige at udføre.

Projektgennemgang har ikke til formål at foranledige revisioner i de intentioner, der er nedlagt i projektmaterialet.

Vejledningens sigte

Projektgennemgang, som et led i kvalitetssikringsreformen, vil finde stigende anvendelse i byggeriet. En forudsætning for, at dette kan ske så hensigtsmæssigt som muligt er, at projektgennemgang finder sted på en bevidst og planlagt måde. Vejledningen er en hjælp og inspiration ved tilrettelæggelsen i den konkrete byggesag.

Vejledningen giver ikke entydige anvisninger på alle spørgsmål om gennemførelse af projektgennemgang.

Den aktuelle fremgangsmåde vil afhænge af mange faktorer, herunder projektets størrelse og kompleksitet, samt udbudsformen.

Ansvar

Projektgennemgang ændrer ikke fordelingen af ansvar og risiko mellem bygherre og entreprenør og ej heller mellem bygherre og dennes rådgivere.

I praksis betyder dette, at bygherrens rådgivere har det fulde projektansvar for eventuelle ændringer. Kan rådgiveren ikke acceptere dette, kan bygherren naturligvis alligevel kræve en ændring udført.

Rådgiveren bør i så fald sikre sig, at det entydigt bliver angivet, for hvilke delløsninger rådgiveren ikke har projektansvar. Rådgiver og bygherre må - uanset om projektansvaret for ændringer stadig er hos rådgiveren - tage stilling til tidsforbrug til undersøgelser, koordinering mv., samt betaling for den eventuelle merydelse, der er forbundet med ændringen. At projektgennemgang er fastsat i udbudsmaterialet tilsidesætter ikke parternes pligt til uden opsættelse at gøre opmærksom på uklarheder, mangler eller fejl i projektmaterialet, når sådanne måtte konstateres.

Projektgennemgang er frivillig

Der er ikke i kvalitetssikringscirkulæret krav om projektgennemgang, men der ligger naturligvis en generel opfordring til at gennemføre projektgennemgang i den konkrete byggesag.

Vejledningens indhold

Vejledningen indeholder først en gennemgang af de spørgsmål, der skal afklares ved tilrettelæggelsen af projektgennemgang. Dernæst indeholder vejledningen forslag til bestemmelser i udbudsmaterialet om projektgennemgang samt et kommenteret forslag til dagsorden for projektgennemgang. Dialogen ved projektgennemgangen beskrives generelt i et afsluttende afsnit.

Forudsætninger

2. Forudsætninger og grundlag

Projektgennemgang forudsætter

- at udbud har fundet sted og bestemmelser om projektgennemgang fremgår af udbudsmaterialet

- at der foreligger et projektmateriale

- at der er udpeget en udførende for den pågældende entreprise (gennemgang af projektet af flere tilbudsgivere på samme entreprise er ikke omfattet af projektgennemgang, som det er beskrevet i denne vejledning)

- at der er tale om rådgivernes, entreprenørernes og eventuelt bygherrens fælles gennemgang, det vil sige en dialog, som normalt vil finde sted på et eller flere møder

- at dialogen foretages på grundlag af entreprenørens forberedte kommentarer til projektmaterialet og de projekterendes forberedte kommentarer til de udførelsesmæssige forhold.

Det vil sige, at projektgennemgang ikke forudsættes at foregå på basis af et byggeprogram. Der skal foreligge tegninger og beskrivelser, normalt svarende til hovedprojekt, men en projektgennemgang kan også foregå på grundlag af forprojekt eller projektforslag.

Det forudsættes altså i vejledningen, at de projekterende har udarbejdet projektmaterialet i bygherrens regie.

Vejledningen omfatter såvel udbud i hovedentreprise som udbud i fagentrepriser.

Projektgennemgang omhandler ikke aktiviteter som stillingtagen til alternative tilbud eller såkaldte »sparerunder« for at nedbringe en tilbudspris.

Det er principielt uden forskel for projektgennemgangens forløb, om de udførende er valgt ved offentligt eller begrænset udbud.

Entrepriseart og -størrelse

Ved entrepriser, som indeholder usædvanlige eller komplicerede løsninger, vil projektgennemgang - uanset entreprisens størrelse - normalt altid være hensigtsmæssig.

Ved små, enkle entrepriser, og entrepriser vedrørende gentagelsesydelser og standardleverancer vil projektgennemgang ikke altid være velbegrundet.

Hvornår

Projektgennemgang kan tidligst foregå, når den udførende for den konkrete entreprise er udpeget.

Projektgennemgang kan foregå før accept, både før og efter accept, eller efter accept.

Tidsmæssige forhold i den enkelte byggesag kan være bestemmende for, hvornår projektgennemgang bedst indpasses.

I det private byggeri forekommer det, at de udførende vælges, inden projektet er færdigt, og uden at der afholdes licitation.

Dialogen mellem de projekterende og de valgte udførende kan i så fald eventuelt påbegyndes inden projektmaterialets færdiggørelse.

Bygherren vil ofte finde det hensigtsmæssigt, at projektgennemgang finder sted inden accept, således at eventuelle projektændringer med ændringspriser kan indgå i entrepriseaftalen.

Hos de udførende kan der være en vis tilbageholdenhed med at deltage i projektgennemgang, når accepten ikke er på plads. Bl.a. skal der bruges tid herpå, uden der er truffet aftale om betaling.

Selv om projektgennemgang finder sted inden accept, må det være en forudsætning, at arbejdet overdrages til den udpegede entreprenør.

Da der ofte kan være kort tid fra valg af udførende til accept, må det forventes, at projektgennemgang i mange tilfælde vil finde sted efter accept.

I projektgennemgang bør såvidt muligt inddrages byggepladsledelsen hos de udførende, for at disses viden om udførelsesforhold kan nyttiggøres. Dette peger mod, at projektgennemgang finder sted så kort tid før arbejdets påbegyndelse, at de udførende helt eller delvis har udført deres procesgranskning.

Ved udbud i hovedentreprise vil det ofte være hensigtsmæssigt, at projektgennemgang afholdes i 2 omgange. Den første projektgennemgang bør omhandle de overordnede forhold.

Den anden projektgennemgang afholdes, når underentreprenører er valgt, og bør afholdes så sent som muligt før udførelsen.

Ved større, samlede udbud, der er opdelt i fagentrepriser, hvor den tidsmæssige afstand fra udbud til udførelse for nogle entrepriser kan være stor, vil det ligeledes være hensigtsmæssigt, at projektgennemgang afholdes i 2 eller flere omgange.

Det påhviler bygherren at sørge for, at der i byggeriets tidsplan er afsat den fornødne tid til, at de udførende kan forberede projektgennemgang.

Grundlaget

Projektgennemgang har som grundlag de projekterendes projektgranskning og de udførendes projektgranskning. Disse aktiviteter henhører til de to parters egne kvalitetssikringsydelser.

Tilbudsberegningen og procesgranskningen vil således være et væsentligt grundlag for den udførendes deltagelse i projektgennemgang.

Totalentreprise

Projektgennemgang i den her beskrevne form omhandler ikke totalentrepriseformen, hvor projektmaterialet helt eller delvis udarbejdes i totalentreprenørens regie, og hvor projekteringsansvaret er placeret hos totalentreprenøren.

Dette udelukker dog ikke, at en række af vejledningens delelementer og problemstillinger kan være relevante for de kvalitetsstyringsaktiviteter, som ved totalentrepriser foregår mellem totalentreprenøren og dennes projekterende teknikere.

3. Udbudsmaterialet

Udbudsmaterialet kan behandle følgende punkter om projektgennemgang

- krav om projektgennemgang

- deltagere

- tidspunkter

- ledelse

- forberedelse til projektgennemgang

Krav om projektgennemgang

Det anføres, hvis projektgennemgang skal finde sted.

Eksempelvis kan dette formuleres således

»Entreprenøren skal deltage i projektgennemgang, som det er beskrevet i dette afsnit«.

Såfremt der er tale om en hovedentreprise, kan betegnelsen entreprenøren erstattes af »entreprenøren og dennes underentreprenører«.

Deltagere

Bygherren afgør selv om og i hvilket omfang, han deltager i projektgennemgang.

De rådgivere, der har projekteret byggeriet, skal altid deltage.

Samtlige entrepriser bør omfattes af gennemgangen.

Normalt behandles kun en entreprise ad gangen.

De udførende bør planlægge deltagelsen i projektgennemgang således, at udførelsesplanlægningen inddrages i denne.

Afhængig af hvornår projektgennemgang finder sted, kan bygherresidens ansvar for projektgennemgangens gennemførelse ligge hos projekteringsledelsen (inden accept) eller hos bygherrens tilsyn respektive byggeledelsen (efter accept).

Fagtilsynet skal altid deltage.

De udførende kan enten optræde som fagentreprenører, entreprenører for flere områder (fx en råhusentreprenør) eller som hovedentreprenør.

Ved hovedentreprise må der tages stilling til, om og i hvilket omfang underentreprenører deltager i projektgennemgang.

Tidspunkter

Det anføres, hvornår i byggesagsforløbet projektgennemgang afholdes, og hvornår dagsorden udsendes, jf. nedenfor.

Det anføres, såfremt der afholdes projektgennemgang i flere omgange.

Ledelse

Projektgennemgang foregår i bygherrens regie.

Det anføres, hvem der indkalder til projektgennemgang og udarbejder referat. Dette vil ske fra bygherreside (normalt gennem de projekterende, eventuelt bygherren), som indkalder til projektgennemgang og udarbejder dagsorden samt referat. Ved hovedentrepriser kan det dog også være hovedentreprenøren, der indkalder.

Ved fagentrepriser er det bygherrens tilsyn respektive byggeledelsen, der koordinerer projektgennemgang for de enkelte fagentrepriser, medens det ved hovedentreprise er hovedentreprenøren, som koordinerer projektgennemgang for de enkelte underentrepriser.

Forberedelse til projektgennemgang

Det anbefales, at det i udbudsmaterialet anføres, hvorledes parterne skal forberede sig til projektgennemgang.

Forberedelsen sker mest hensigtsmæssigt ved, at de kvalitetssikringsaktiviteter, som parterne udfører, også tilrettelægges med henblik på projektgennemgang.

Følgende formuleringer kan anvendes

»Entreprenøren skal i rimeligt omfang inden projektgennemgangen have vurderet anvendelsen af sine ressourcer og øvrige produktionsforhold til arbejdets udførelse.

Entreprenøren forudsættes herudover inden projektgennemgangen at have gennemgået projektmaterialet til et relevant niveau, fx i forbindelse med sin procesgranskning. Entreprenøren bør herigennem have afdækket eventuelle forhold, som entreprenøren mener kan føre til svigt, eller som er særlig risikofyldte, eller som er vanskelige at udføre.

Ved projektgennemgangen vil de projekterende redegøre for eventuelle forhold, som måtte kræve særlig omhu i udførelsen, fordi disse afviger fra almindelig praksis, og hvor der er tilknyttet særlige kontrolprocedurer.

Entreprenøren kan fremsende bemærkninger om projektet til bygherren og dennes rådgivere inden mødet eller orientere disse foreløbig om mulige bemærkninger.«

Parternes forberedelse sigter på, at projektgennemgangen kan få et hensigtsmæssigt forløb, både hvad angår tidsforbruget, og hvad angår opfyldelse af formålet med projektgennemgangen.

De projekterendes indsats må bygge på deres projektgranskning, som er afsluttet inden udbud.

Ved projektgranskning (og i forbindelse med spørgsmål som eventuelt stilles til projektet i tilbudsfasen) kan det være hensigtsmæssigt at udarbejde en kommenteret liste over nøglepunkter, dvs. forhold i projektet, som kan føre til svigt, eller som er særlig risikofyldte eller vanskelige at udføre.

De udførendes gennemgang af projektmaterialet som forberedelse til projektgennemgangen sker normalt som et led i deres procesgranskning.

Standarddagsorden

4. Fremgangsmåde

Udbudsmaterialet kan indeholde en standarddagsorden.

Det anbefales, at der ved mødeindkaldelsen vedlægges en konkret dagsorden.

En standarddagsorden i udbudsmaterialet har til formål at give entreprenøren et indtryk af projektgennemgangens omfang og formål.

Et forslag til punkter på en standarddagsorden er

a. Kort præsentation af bygherrens og entreprenørens organisation i udførelsesfasen

b. Entreprenørens orientering om udførelse

c. Entreprenørens bemærkninger til projektmaterialet

d. De projekterendes orientering om projektmaterialet

e. Eventuelle ændringsforslag

f. Eventuelle andre emner.

Bemærkninger til standarddagsordenen

ad a Kort præsentation af bygherrens og entreprenørens organisation

i udførelsesfasen

Omfanget af denne præsentation afhænger af, om der iøvrigt afholdes møder, hvor der foregår denne gensidige orientering, samt af i hvilket omfang udbudsmaterialet indeholder oplysninger herom.

Bygherrens organisation omfatter projektopfølgningen samt byggeledelses- og tilsynsfunktionen.

Entreprenørens organisation omfatter planlægningsfunktion, byggepladsledelse, kvalitetssikringsfunktion, arbejdsledere og leverandører samt eventuelle underentreprenører.

ad b Entreprenørens orientering om udførelsen

Entreprenørens gennemgang kan indeholde

- gennemgang af procesvalg med henblik på særlige forhold

- gennemgang af ressourcevalg (materiel, materialer, medarbejdere, underentreprenører)

- gennemgang af eventuelt særlig vanskelige udførelsesmetoder og arbejdsprocesser.

ad c Entreprenørens bemærkninger til projektmaterialet

- bemærkninger til løsninger i projektmaterialet, som det teknisk kan være vanskeligt at udføre

- bemærkninger til løsninger i projektet, som entreprenøren af andre årsager måtte finde risikobetonede eller mindre egnede

- bemærkninger om mulige uklarheder i projektet.

Ved gennemgangen kan bygherren og de projekterende mv. stille spørgsmål, således at der kan gennemføres en dialog om projektet, jf. afsnit 5.

ad d De projekterendes orientering om projektmaterialet

De projekterendes orientering kan indeholde følgende

- orientering om generelle forudsætninger og overordnede kvalitetsmål i projektet

- orientering om de væsentligste tegninger og afsnit i entreprisefagbeskrivelsen

- relationer til andre entrepriser

- løsninger, der afviger fra almindelig praksis

- løsninger, der eventuelt kan give problemer ved udførelsen

- særlige kontrolkrav.

Ved gennemgangen kan entreprenøren stille spørgsmål.

Det bemærkes, at omfanget af de projekterendes orientering må afpasses den konkrete byggesag, herunder om der iøvrigt afholdes møder, hvori der indgår orientering om fx projektet, tidsforhold og kvalitetssikring iøvrigt.

ad e Eventuelle ændringsforslag

Det er en væsentlig fordel ved en systematiseret projektgennemgang, at eventuelle ændringer i projektet kan drøftes i så god tid inden udførelsen at alle parter kan nå at overskue ændringernes konsekvenser for projektet som helhed, inden udførelsen påbegyndes.

Eventuelle ændringer i projektet som følge af projektgennemgangen kan være begrundet i mange forhold, bl.a. ændring af valg af løsning, fordi udførelsen er teknisk vanskelig med tilsvarende øget risiko for fejl i udførelsen.

Andre årsager til projektændringer kan være

- opnåelse af en mere rationel og/eller tidsbesparende byggeproces

- udnyttelse af entreprenørens produktionsressourcer

- opnåelse af samme kvalitet med en billigere løsning

- opnåelse af en kvalitetsforbedring

- reduktion af omkostninger til drift og vedligehold.

Udover at afstedkomme egentlige ændringer i projektet kan projektgennemgang også indebære, at projektet suppleres fx med henblik på at tydeliggøre detaljer, og derudover at uklarheder og måske fejl i projektmaterialet fremdrages og korrigeres.

Eventuelle ændringer i projekt eller udførelsesforhold, som der umiddelbart er enighed om, og som parterne kan overskue konsekvenserne af, anføres i referatet. Det præciseres, hvori ændringen består, hvilke dokumenter, der ændres, hvilke øvrige entrepriser, der måtte berøres af ændringen, hvilke konsekvenser der måtte være for tids- og arbejdsplaner og for kvalitetskontrollen, samt om der måtte være konsekvenser vedrørende økonomi.

Dernæst anføres eventuelle forslag til ændringer, som kræver yderligere bearbejdning og overvejelser, forinden beslutning om eventuelle ændringer kan træffes.

Det aftales hvornår, og hvorledes afklaring heraf finder sted. Dette anføres i referatet.

Projektændringer som følge af projektgennemgang kan betyde krav om betaling for forøget ressourceforbrug for parterne og eventuel kompensation vedrørende øget tidsforbrug. Det kan også tænkes, at gennemgangen resulterer i besparelser. Disse forhold må vurderes i forbindelse med beslutning om projektændringer.

ad f Eventuelle andre emner

Projektgennemgang indebærer, at byggesagens parter mødes. I den konkrete byggesag vil man ofte søge at mindske antallet af møder ved at behandle flere emner i forbindelse med planlagte møder.

Afhængig af, hvornår i byggeprocessen projektgennemgang afholdes, kan det derfor være hensigtsmæssigt at behandle andre emner end projektgennemgang.

Nedenstående stikordsliste er alene illustrerende for emner, som man vil kunne overveje at behandle i forbindelse med projektgennemgang,

- kvalitetssikringsarbejdet iøvrigt, herunder kontrolplan og tilsynsplan, entreprenørens kvalitetsplan

- tids- og arbejdsplan

- dokumentadministration.

5. Dialog

I kvalitetssikringscirkulærets vejledning anføres på side 25

»Projektgennemgangen kan blive en dialog om projektets udførelse, hvor der både kommer information fra rådgiverne til entreprenørerne og fra disse til rådgiverne.«

Grundlaget for dialogen er det konkrete projekt og de bemærkninger til dette, der foreligger. Dialogen bør være så målrettet som muligt og ikke blive til lange diskussioner om generelle forhold.

Entreprenørens bemærkninger

Dialogen ved projektgennemgangen har som udgangspunkt entreprenørens bemærkninger til løsninger i projektet.

Disse bemærkninger kan enten være spørgsmål til forståelse af begrundelse for valg af en bestemt løsning, fx et materiale.

Eller bemærkningerne kan være et forslag til at vælge en anden løsning.

Entreprenøren skal ved dialogen begrunde sine bemærkninger, fx ved at henvise til tidligere erfaringer eller et dokumentationsmateriale om løsningen, som de projekterende kan være ubekendte med eller måske have tillagt mindre betydning ved projektets udformning.

De projekterendes grundlag

De projekterende kan herefter fremlægge det grundlag, der ved projekteringen har været for valg af løsning. (Kan den projekterende støtte sig til en eventuel rapport fra projektgranskningen, vil dette grundlag let kunne fremdrages).

Parterne må herefter - gennem dialogen - søge at nå en fælles opfattelse af, om den valgte løsning er den mest hensigtsmæssige. Selv om dialogen som hovedregel ikke vil medføre, at en løsning ændres, vil dialogen have øget parternes forståelse for, hvorfor en bestemt løsning er valgt.

Dialog og kritik

Entreprenøren bør ved formuleringen af sine bemærkninger tage udgangspunkt i, at løsninger i projektet er begrundede, og at ikke alle begrundelser behøver at fremgå af projektmaterialet.

Entreprenøren bør ligeledes tage udgangspunkt i, at den projekterende

fortsat skal have projektansvaret.

På den anden side bør disse udgangspunkter ikke afholde entreprenøren fra at nyttiggøre sin viden og erfaringer i dialogen med de projekterende.

De projekterende bør på deres side i dialogen søge at undgå at føle sig i en forsvarsposition, hvad angår de valgte løsninger.

Selv om disse løsninger som hovedregel fastholdes, vil entreprenørens bemærkninger kunne øge de projekterendes erfaringsbaggrund. Dette bør modtages positivt, fordi det kun kan bidrage til, at den projekterende - ved det næste projekt - vil have et bredere grundlag for valg af løsninger.

Desuden kan fagtilsynet gennem dialogen gøre de udførende opmærksom på erfaringer om udførelsesmetoder, som i andre byggesager har givet gode resultater.

Ingen