Cirkulære om indlæggelse af afgørelser i Retsinformation

Kapitel 1 Retsafgørelser

Kapitel 1

Retsafgørelser

§ 1. Retsafgørelser indlægges i deres autentiske form.

Kapitel 2 Administrative afgørelser

Kapitel 2

Administrative afgørelser

§ 2. Retsafgørelser, der indeholder personoplysninger, anonymiseres dog efter reglerne i stk. 2-7.

Stk. 2. Personnumres løbenummer udelades.

Stk. 3. Yderligere anonymisering består i udeladelse af personnavne, præcise adresseangivelser og eventuelt andre identifikationsoplysninger vedrørende personer. I stedet for de udeladte oplysninger indsættes neutrale betegnelser såsom A, B og C etc., eventuelt i kombination med processuelle betegnelser som sigtede og tiltalte m.fl., samt betegnelser som x-vej og lignende.

Stk. 4. Yderligere anonymisering foretages

1) i tilfælde, hvor dette følger af lovgivningen,

2) med hensyn til sigtede og tiltalte i straffesager og

3) i andre tilfælde, hvor der er særligt behov for beskyttelse af de pågældende personer.

Stk. 5. Ved vurderingen af, om anonymisering bør ske efter stk. 4, nr. 3, tages udgangspunkt i den praksis, der følges i Ugeskrift for Retsvæsen.

Stk. 6. Såfremt anonymisering ikke foretages af en repræsentant for vedkommende domstol, skal denne domstols godkendelse af retningslinier for anonymiseringens omfang indhentes, forinden de pågældende afgørelser indlægges i Retsinformation. Dette gælder dog ikke, såfremt samtlige de afgørelser, der ønskes indlagt, undergives anonymisering efter stk. 3.

Stk. 7. Personnavne, der efter reglerne i stk. 2-6 ikke er anonymiseret, forsynes inden indlæggelse i Retsinformation med en kode, der forhindrer søgning ved hjælp af sådanne navne. Det samme gælder præcise adresseangivelser vedrørende personer.

Kapitel 3 Fælles regler

Kapitel 3

Fælles regler

§ 3. Samtlige afgørelser forsynes med sagens originale journalnummer, saglistenummer m.v.

§ 4. Administrative afgørelser indlægges i den form, der efter drøftelse med Retsinformationsrådet fastsættes af vedkommende myndighed.

§ 5. Administrative afgørelser, der indeholder personoplysninger, anonymiseres dog efter reglerne i § 2, stk. 2-4.

Stk. 2. Ved vurderingen af, om anonymisering bør ske efter § 2, stk. 4, nr. 3, tages udgangspunkt i den praksis, der følges i eksisterende afgørelsessamlinger.

Stk. 3. Såfremt anonymisering ikke foretages af en repræsentant for vedkommende myndighed, skal denne myndigheds godkendelse af retningslinier for anonymiseringens omfang indhentes, forinden de pågældende afgørelser indlægges i Retsinformation. Dette gælder dog ikke, såfremt samtlige de afgørelser, der ønskes indlagt, undergives anonymisering efter § 2, stk. 3.

Stk. 4. Bestemmelsen i § 2, stk. 7, finder tilsvarende anvendelse.

§ 6. Samtlige afgørelser forsynes med sagens originale journalnummer.

§ 7. Afgørelserne er offentligt tilgængelige på de vilkår for terminaladgang m.v., der til enhver tid fastsættes for Retsinformation.

Stk. 2. I det omfang ajourføring af databaser sker ved hjælp af terminal, skal der træffes særlige foranstaltninger med henblik på at forhindre uberettiget ajourføring m.v., herunder ved tildeling af personlig autorisationskode.

§ 8. Afgørelserne slettes ikke, men kan med tiden overføres til historiske databaser.

§ 9. Hvis en afgørelse har været behandlet af en højere instans, skal dette samt udfaldet heraf fremgå af gengivelsen af sagen.

Stk. 2. Det skal kontrolleres, at der ikke er fejl i gengivelsen af afgørelserne. Fejl og lignende skal straks rettes eller slettes.

§ 10. Personer, der er omtalt i en afgørelses originale tekst, har på begæring ret til at få oplysning om gengivelsen af afgørelsen i Retsinformation. Det er en betingelse, at begæringen angiver sagens journalnummer.

Stk. 2. Henvendelse sker til vedkommende informationsleverandør, der skal vejlede den pågældende med hensyn til, hvorledes sagens journalnummer kan skaffes.

Stk. 3. Udlevering af oplysninger forudsætter, at der er rimelig sikkerhed for, at den pågældende er berettiget til de ønskede oplysninger.

Stk. 4. Oplysningerne kan gives enten ved forevisning på terminal eller ved tilsendelse af udskrift.

§ 10 indeholder ikke bestemmelser om med hvilke intervaller egen-access kan begæres. Normalt vil der kun være behov for oplysning een gang pr. afgørelse, medens der på den anden side må være et krav på egen-access for hver ny afgørelse, der vedrører den pågældende.

Om fornødent vil Sekretariatet for Retsinformation være personer, der søger egen-access, behjælpelig med at finde frem til rette informationsleverandør.

Til § 11.

Det følger af de almindelige vilkår for tilslutning til Retsinformation, at databaserne skal godkendes af Sekretariatet for Retsinformation. Det vil endvidere være et led i disse vilkår, at informationsleverandører iagttager retningslinierne vedrørende indlæggelse af afgørelser. Bestemmelsen i § 11 indebærer ikke, at Sekretariatet skal tage stilling til de enkelte dokumenter, herunder med hensyn til anonymisering. Derimod foretages stikprøver, således at eventuelle uoverensstemmelser med retningslinierne vil blive forlangt rettet forinden åbning af databaserne.

Til § 12.

Bestemmelsen fastslår, at ansvaret for overholdelsen af retningslinierne, herunder om anonymisering, påhviler den enkelte informationsleverandør. Der skal udpeges en bestemt medarbejder til varetagelse af denne opgave.

Til § 13.

Ved ikrafttrædelsesbestemmelsen er der taget hensyn til, at ændringer i allerede indlagte dokumenter kan være ganske ressourcekrævende. Med hensyn til sådanne afgørelser i Retsinformation skal retningslinierne således anvendes efter nærmere drøftelse med Retsinformationsrådet. Der vil på denne måde navnlig være mulighed for at give den fornødne udsættelse med gennemførelse af ændringer. Rådet har i øvrigt i den senere tid fulgt den praksis at betinge godkendelse af nye databaser af, at kommende retningslinier vedrørende anonymisering m.v. i det hele vil blive fulgt.

§ 11. Tilrettelæggelse, indhold og dokumentstruktur vedrørende databaser med afgørelser skal forinden åbning til intern eller ekstern brug være godkendt af Sekretariatet for Retsinformation.

§ 12. Det påhviler den enkelte informationsleverandør at påse, at reglerne i §§ 1-11 iagttages. Informationsleverandøren udpeger en bestemt medarbejder til at varetage denne opgave.

§ 13. Cirkulæret har virkning fra den 1. april 1988. For afgørelser, der er indlagt i Retsinformation før dette tidspunkt, finder cirkulærets bestemmelser anvendelse efter drøftelse med Retsinformationsrådet.

Justitsministeriet, den 8. juli 1988

ERIK NINN-HANSEN

/Christian Bache

Bilag

Bemærkninger til

Cirkulære om indlæggelse af afgørelser i Retsinformation.

Neden for gengives Retsinformationsrådets bemærkninger til det udkast, der ligger til grund for cirkulære om indlæggelse af afgørelser i Retsinformation.

Almindelige bemærkninger.

Ved lov om private registre m.v., § 2, stk. 4, og lov om offentlige myndigheders registre, § 1, stk. 4, er retskildemateriale, der indgår i Retsinformation, og som er offentligt tilgængeligt, undtaget fra registerlovgivningens bestemmelser. Det er ved de nævnte lovbestemmelser forudsat, at der fastsættes nærmere retningslinier for optagelsen af retskildemateriale i Retsinformation, herunder om anonymisering og andre foranstaltninger med henblik på integritetsbeskyttelse.

Udkastet indeholder sådanne retningslinier for så vidt angår retsafgørelser og administrative afgørelser.

Bemærkninger til de enkelte bestemmelser.

Til kapitel 1. Retsafgørelser

Til § 1.

Bestemmelsen fastsætter, at retsafgørelser - bortset fra de særlige anonymiseringsforanstaltninger, jf., udkastets § 2, - skal indlægges i deres autentiske form. Der er herved lagt afgørende vægt på, at såvel principielle som retsinformatoriske hensyn taler for, at der ændres mindst muligt ved afgørelsernes originale tekst. Bestemmelsen indebærer bl.a., at retsafgørelser ikke må optages i Retsinformation i forkortet form.

Til § 2.

Bestemmelsen indeholder retningslinier for anonymisering af retsafgørelser.

Anonymiseringsforanstaltninger skal efter stk. 1 foretages med hensyn til fysiske personer. Juridiske personer kan således i almindelighed angives med den autentiske benævnelse. Dette gælder i alle sager, såvel straffesager som civile sager, og af klarhedshensyn også selvom f.eks. et aktieselskab i sit navn rummer et personnavn (Peter Petersen A/S). Selskabers m.fl. repræsentanter, f.eks. et bestyrelsesmedlem eller en direktør, bør derimod behandles efter de regler, der fastsættes for fysiske personer.

Med hensyn til fysiske personer udelades efter stk. 2 generelt cpr-numres løbenumre.

I medfør af stk. 3 og 4 foretages yderligere anonymisering af personnavne, præcise adresseoplysninger og eventuelt andre identifikationsoplysninger

1) i tilfælde, hvor dette følger af lovgivningen,

2) med hensyn til sigtede og tiltalte i straffesager og

3) i andre tilfælde, hvor der er særligt behov for beskyttelse af de pågældende personer.

Det følger af bestemmelsen i stk. 5, at området for yderligere anonymisering mindst svarer til det, der i dag kendes fra Ugeskrift for Retsvæsen.

Med hensyn til anonymiseringsmåden henvises til stk. 3. Der bør herefter anvendes neutrale betegnelser såsom A, B, C etc., men også procestekniske betegnelser som sigtede eller tiltalte kan anvendes. Det afgørende bør være, at der gennemføres en reel anonymisering på en måde, der forringer forståeligheden mindst muligt. Medens en konsekvent anvendelse af processuelle betegnelser klart bør undgås, vil det eksempelvis i en straffesag med flere tiltalte være mere oplysende at tale om »tiltalte 1 (eller evt. T.1), 2, 3« etc. end om »A, B, C« etc.

Efter stk. 6 bør det skøn, der indgår i vurderingen af, hvorvidt anonymisering bør ske, jfr. navnlig stk. 4, nr. 3, udøves af et medlem af den domstol, der har truffet den pågældende afgørelse. Dette kan efter bestemmelsen ske enten ved, at redaktionsopgaven udføres af en dommer eller ved, at retten godkender retningslinier for anonymiseringens omfang. Disse regler kan i visse tilfælde, navnlig for private informationsleverandører, være mindre hensigtsmæssige. Det er derfor bestemt, at en informationsleverandør kan vælge i stedet at lade alle de pågældende afgørelser underkaste yderligere anonymisering efter stk. 3.

Efter stk. 7 skal personnavne m.v., der ikke er anonymiseret efter stk. 3, forsynes med en kode, der gør disse oplysninger usøgbare. Herved udelukkes, at man ved hjælp af Retsinformation systematisk kan finde frem til oplysninger om enkeltpersoner.

Til § 3.

Alle dokumenter i Retsinformation er forsynet med en eentydig nummeridentifikation. Efter bestemmelsen bør endvidere optages de originale journalnumre m.v. i søgbar form med henblik på genfinding m.v. Denne ordning er i sig selv af væsentlig betydning for brugen af Retsinformation og i øvrigt af betydning for regler om egen-access, jfr. § 10.

Til kapitel 2. Administrative afgørelser

Til § 4.

Bestemmelsen om den form, hvori afgørelserne optages i Retsinformation, er udformet anderledes med hensyn til administrative afgørelser end med hensyn til retsafgørelser, jfr. § 1. Dette skyldes navnlig, at administrative afgørelsers autentiske tekster traditionelt kan være mindre egnede til umiddelbar anvendelse i et retsinformationssystem. Bestemmelsen i § 4 giver således mulighed for, at administrative afgørelser kan optages i fx. omskrevet form. Af hensyn til såvel ensartetheden som det principielle aspekt ved omskrivninger m.v. er det fastsat, at spørgsmålet om formen skal drøftes med Retsinformationsrådet.

Til § 5.

Bestemmelsen fastsætter for administrative afgørelser regler om anonymisering, der svarer til reglerne om retsafgørelser i § 2. Det følger af § 5 stk. 2, at anonymiseringspraksis i bl.a. eksisterende specialsamlinger inden for det enkelte sagsområde vil danne udgangspunkt for skønnet over, i hvilket omfang anonymisering bør ske. En sådan hidtidig praksis vil således normalt angive et minimum for anonymiseringen.

Til § 6.

På samme måde som med hensyn til retsafgørelser bør de administrative afgørelsers originale journalnumre optages i systemet i søgbar form.

Til kapitel 3. Fælles bestemmelser

Til § 7.

I overensstemmelse med lov om private registre m.v., § 2, stk.4, og lov om offentlige myndigheders registre, § 1, stk. 4, fastsættes i stk. 1, at afgørelserne er offentligt tilgængelige. Oplysningerne kan således videregives til almeenheden på de vilkår, der til enhver tid gælder om brugen af Retsinformation, herunder om betaling, kodeord m.v.

Stk. 2 indeholder bestemmelser til sikring mod uberettigede indgreb i dataindholdet m.v.

Til § 8.

Spørgsmålet om udskillelse af uaktuelt eller historisk retskildestof rummer en række vanskelige problemstillinger. Der er endnu ikke taget stilling til, hvorledes udskillelse af forældet stof af databaser med konkrete afgørelser bør ske. På denne baggrund bestemmes, at afgørelserne kan opbevares uden sletning indtil videre. Det er endvidere ved bestemmelsen forudsat, at Retsinformationsrådet på et senere tidspunkt overvejer spørgsmålet om historiske databaser m.v. med henblik på særlige retningslinier herfor. Sådanne retningslinier vil være en del af de vilkår, der gælder for databaser i Retsinformation.

Til § 9.

Bestemmelsen i stk. 1 skal sikre mod forkert eller vildledende information, idet det altid skal fremgå, om en afgørelse er blevet appelleret eller påklaget. Endvidere skal udfaldet af behandlingen ved den overordnede instans fremgå, herunder om afgørelsen er blevet ændret og i givet fald hvorledes. Disse krav vil for retsafgørelsers vedkommende blive opfyldt på den måde, at appelafgørelsen indlægges i samme dokument som underinstansens afgørelse.

Der skal endvidere efter bestemmelsen i stk. 2 tilrettelægges arbejdsrutiner, der sikrer mod fejl i form af forkert gengivelse af afgørelserne, fejl ved anonymiseringen m.v. Sådanne fejl skal rettes, hvad enten de opdages inden eller efter indlæggelse i databaserne.

Til § 10.

En bestemmelse om egen-access spiller næppe den store praktiske rolle med hensyn til retsinformationssystemer, der er offentligt tilgængelige. Allerede for at modvirke falske forestillinger om, hvad systemet indeholder, er der imidlertid fastsat bestemmelser om egen-access i § 10. Det er en praktisk forudsætning for gennemførelsen af egen-access, at journalnummer eller lignende kendes. I alle normalt forekommende tilfælde vil en person, der med rimelighed mener sig omtalt i en afgørelse, enten være i besiddelse af sagens journalnummer eller dog oplysninger, der gør det muligt at fremfinde journalnummeret.

Efter stk. 2 skal den enkelte informationsleverandør være behjælpelig med gennemførelse af egen-access, herunder med vejledning om, hvorledes journalnummer kan skaffes.

Cirkulære om indlæggelse af afgørelser i Retsinformation

Efter drøftelse med Retsinformationsrådet og forelæggelse for Registertilsynet fastsættes følgende med hensyn til indlæggelse af retsafgørelser og administrative afgørelser i databaser under Retsinformation

Ingen